TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
C. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan ini bertempat di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Yang beralamat di Jalan Slamet Riyadi No. 538 Surakarta. Telp.(0271)719424. Adapun alasan-alasan pemilihan lokasi yaitu :
a. Di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta tersebut masing-masing seksi memiliki tugas yang berkaitan dengan kearsipan menggunakan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik sehingga hal tersebut berkaitan dengan pengamatan yang dilakukan penulis.
b. Pihak PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan pengamatan sehingga memungkinkan penulis mendapatkan data, informasi dan referensi yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati. c. Secara geografis lokasi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor
Cabang Surakarta mudah dijangkau, sehingga memudahkan penulis dalam melakukan pengamatan di lokasi tersebut.
2. Jenis Pengamatan
Penelitian ini digunakan sebagai bahan laporan pengamatan yang berusaha untuk memperoleh gambaran secara jelas mengenai suatu keadaan dilapangan. Dalam hal ini penulis melakukan penelitian dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta untuk mengetahui secara jelas apa saja yang terjadi di lapangan secara nyata, oleh karena itu penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang temuannya tidak didasarkan atas analisis statistik, karena data yang dikumpulkan adalah data deskriptif berupa kata kata lisan, tulisan, serta perilaku subjek yang diamati dan
18
pengumpulan datanya sangat bergantung pada proses pengamatan peneliti. (Zuldafrial dan Muhammad Lahir. 2014:21).
Dengan menggunakan metode penelitian ini, maka penulis berharap dapat memperoleh informasi-informasi yang sesuai dengan pengamatan sehingga dapat menggambarkan realita yang ada di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta dalam hal sistem penyimpanan arsip elektronik.
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Teknik penentuan sampel
Menurut Sugiyono (2013:85) Purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Pertimbangan tertentu ini misalnya orang tersebut yang dianggap paling tahu tentang apa yang kita harapkan, atau mungkin dia sebagai penguasa sehingga akan memudahkan peneliti menjelajahi objek atau situasi sosial yang diteliti. Misalnya saja seorang peneliti melakukan penelitian tentang kualitas makanan, maka sampel sumber datanya adalah orang yang ahli makanan. Sampel ini cocok untuk digunakan untuk penelitian kualitatif.
Dalam teknik ini penulis mengambil sampel beberapa orang pegawai pada seksi keuangan dan umum serta seksi pertanggungan yang mampu menjelaskan mengenai sistem penyimpanan arsip elektronik yang diterapkan di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
b. Sumber Data
Menurut Zuldafrial dan Muhammad Lahir (2012:46) Sumber data dalam penelitian kualitatif adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Sehingga dalam pengamatan ini, penentuan sumber data yang penulis gunakan yaitu ada beberapa macam antara lain :
1) Narasumber
Sumber data yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam pengamatan ini yaitu seorang narasumber atau informan yang dipercaya dan dianggap mewakili semua data yang diperlukan penulis. Teknik ini dilakukan untuk mengungkapkan berbagai hal yang diketahui oleh narasumber dalam kaitannya tentang sistem arsip elektronik. Adapun Informan yang dipilih untuk penentuan sumber data di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu Bapak Donny Oktavianus, S.E selaku kasi umum dan keuangan, Bp. Rodiq Rovian A, S,Si selaku kasi pertanggungan serta Ibu Izatun Nisa selaku Pegawai Administrasi Pertanggungan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
2) Peristiwa atau aktivitas
Menurut HB Sutopo (2002:58-59) mengemukakan bahwa dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, penulis bisa mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena penulis menyaksikan sendiri secara langsung. Perisiwa yang digunakan sebagai sumber data dalam pengamatan ini dapat terjadi secara sengaja maupun tidak sengaja. Sedangkan aktivias yaitu berupa suatu kegiatan yang formal dan bisa diamati oleh siapa saja.
Penulis telah melakukan observasi ditempat kejadian atau lokasi pengamatan secara langsung, yang didalamya terdapat peristiwa atau aktivitas yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diamati oleh penulis. Peristiwa atau aktivitas tersebut yaitu berupa kegiatan sistem penyimpanan arsip berbasis elektronik di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
20
3) Dokumen
Menurut Zuldafrial dan Muhammad Lahir (2012:86) dokumen artinya barang-barang tertulis yang digunakan karena merupakan sumber data yang penting berguna sebagai bukti untuk suatu pengujian.
Arsip dan dokumen resmi yang mengenai pelaksanaan sistem arsip elektronik di kantor tempat pengamatan berlangsung yaitu di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Dalam hal ini dokumen yang dikumpulkan oleh penulis untuk mendukung pengamatan tersebut yaitu berupa dokumen polis, dokumen top-up, dokumen SIP (Surat Ijin Pembayaran) dan dokumen klaim. Sehingga dari hal tersebut dapat diketahui bahwa penyimpanan arsip di dalam perusahaan harus dilakukan dengan baik dan benar.
4. Teknik Pengumpulan Data
Sesuai dengan jenis pengamatan yang digunakan penulis yaitu pengamatan deskriptif kualitatif, maka teknik pengumpulan data yang diperlukan untuk menjawab rumusan masalah yaitu sebagai berikut :
a. Wawancara
Menurut Afifudin dan Beni Ahmad Saebani (2012:131) wawancara adalah metode pengambilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang yang menjadi informan atau responden. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang pertanyaan-pertanyaannya telah disiapkan, dengan menggunakan pedoman wawancara. Ini berarti penulis telah mengetahui data dan menentukan fokus serta perumusan masalahnya.
Dalam pengamatan ini, penulis melakukan wawancara terhadap Kepala Seksi Keuangan dan Umum, Kepala dan Administrasi Seksi
Pertanggungan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yang menangani aktivitas penyimpanan arsip dalam bagian keuangan dan umum. Teknik wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan data yang diperlukan penulis dalam membantu penyusunan dan penyempurnaan laporan tugas akhir penulis.
b. Observasi
Selain wawancara, pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian kualitatif ini yaitu melalui observasi. Menurut J R Raco (2010:112) observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan. Dalam teknik observasi ini, penulis terlibat secara langsung dalam kegiatan sehari-hari dari subjek atau kelompok yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Dalam melakukan pengamatan, penulis ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh responden. Oleh karena itu, penelitian ini disebut juga dengan penelitian partisipan atau pengamatan berperan serta.
Penulis menggunakan metode ini untuk menggali data dari sumbernya secara langsung berupa peristiwa secara nyata yang berada di lokasi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Dalam hal ini penulis juga berperan aktif sebagai pengamat masalah di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta tersebut guna medapatkan data yang tepat dan akurat mengenai sistem penyimpanan arsip elektronik yang digunakan dalam kantor tersebut.
c. Kajian Dokumen
Menurut Holsti (Moleong. 2007:220) kajian dokumen adalah teknik apapun yang digunakan untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan, dan dilakukan secara objektif ,dan sistematis. Teknik ini merupakan penguasaan dan
22
pemahaman mengenai teknik pengkajian isi dokumen yang akan dijadikan sebagai sumber data.
Penulis menggunakan metode ini untuk melengkapi data dalam pengamatan. Dokumen yang dikaji oleh penulis dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini berupa dokumen polis asuransi, dokumen transaksi pembayaran premi, dokumen agen maupun dokumen klaim. Oleh karena itu, pengkajian dokumen merupakan metode yang wajib digunakan untuk mendukung proses pengamatan agar suatu dokumen bisa menjadi sumber data yang akurat.
5. Teknik Analisis Data
Analisis data yang dipergunakan dalam pengamatan ini adalah teknik teknik deskriptif, maka menurut Miles Uberman (Sugiyono, 2013:91-99) terdapat tiga alur kegiatan yaitu reduksi data, sajian data serta penarikan kesimpulan.
a. Reduksi data
Data yang diperoleh dari lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu maka perlu dicatat secara teliti dan rinci. Mereduksi data berarti merangkum, memilah hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambarang yang lebih jelas, dan mempermudah penulis untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya bila diperlukan.
b. Penyajian data
Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data atau penyajian data. Melalui penyajian data tersebut, maka data terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan, sehingga akan mudah dipahami. Dalam penelitian
kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
c. Penarikan kesimpulan
Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan pada tahap awal masih bersifat sementara, tetapi apabila kesimpulan didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat penulis kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel. Oleh karena itu, penarikan kesimpulan ini merupakan upaya yang diperoleh selama pengumpulan data berlangsung.
24 BAB III