Dalam melakukan evaluasi sistem informasi, terdapat bermacam-macampengukuran, salah satu diantaranya adalah PIECES. Kerangka kerja PIECES terdiri dari Performance, Information, Economic, Control,Efficiency, Service. Kerangka kerja ini dapat digunakan untuk menganalisa baik pada sistem manual maupun sistem yang berbasis komputer.
Menurut Whitten dalam Apit Riana (2006), kerangka PIECES yang dibagi lagi menjadi beberapa kriteria :
1. Performance/Penampilan, diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang, terdiri dari:
a. Throughput, yaitu dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja yang dilakukan pada beberapa periode waktu.
b. Respon time, yaitu waktu tunda rata-rata antara transaksi dan respon dari transaksi tersebut.
c. Audibilitas, yaitu kecocokan dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa.
d. Kelaziman komunikasi, yaitu tingkat dimana interface standar, protokol, dan bandwith digunakan.
e. Kelengkapan, yaitu derajat di mana implementasi penuh dari fungsi yang diharapkan telah tercapai.
f. Konsistensi, yaitu penggunaan desain dan teknik dokumentasi yang seragam pada keseluruhan proyek pengembangan perangkat lunak.
g. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan.
h. Generalitas, yaitu luas aplikasi potensial dari komponen program.
2. Information and Data / Informasi dan Data yaitu untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan, terdiri dari :
a. Accuracy (akurat), dimana Informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan tinggi.
b. Relevansi Informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan.
c. Penyajian Informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai.
d. Fleksibilitas Data, dimana informasi mudah disesuaikan dengan kebutuhan
e. Kelaziman data, yaitu penggunaan struktur dan tipe data standar pada seluruh Program.
f. Ekspandibilitas, yaitu tingkat dimana arsitektur, data, atau desain prosedural dapat diperluas.
3. Economiy/ Ekonomi
a. Reusability, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali di dalam aplikasi yang lain.
b. Sumber Daya, jumlah sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumberdaya ekonomi.
4. Control and Security / Kontrol dan Keamanan
a. Integritas,yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol.
b. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan data.
5. Efficiency / Efisiensi
a. Usability, Usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input, dan menginterpretasikan output suatu program
b. Maintainability, Usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program.
6. Service / Pelayanan, yaitu untuk mengetahui bagaimana meningkatkankepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen.
a. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol.
b. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya melakukan fungsi yang diminta.
c. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran.
Sedangkan menurut Adi Supriyatna (2015), PIECES merupakan praktek pembelajaran terbaik dan inisiatif pengembangan yang menyediakan suatu pendekatan untuk memahami dan meningkatkan perawatan bagi individu dengan kebutuhan yang kompleks fisik dan kognitif serta perubahan perilaku. PIECES memungkinkan dalam peningkatan perawatan bersama secara berkelanjutan melalui pengembangan sumber daya manusia. Dalam PIECES framework terdapat enam komponen yang dapat digunakan dalam evaluasi sistem automasi perpustakaan, yaitu :
1. Performance
Kehandalan suatu sistem merupakan variabel pertama dari PIECES Framework dimana memiliki peran penting untuk melihat sejauh mana dan seberapa handal suatu sistem informasi dalam memproses atau mengolah data untuk menghasilkan informasi dan tujuan yang diharapkan.
Terdapat dua komponen yang harus diperhatikan sebagai acuan atau pedoman dalam mengevaluasi kinerja suatu sistem yaitu:
a. Apakah suatu sistem dapat atau mampu mengerjakan sejumlah perintah dalam periode waktu yang telah ditentukan dengan baik dan tanpa hambatan.
b. Sejauh mana kemampuan sebuah sistem dalam merespon suatu perintah maupun permintaan terhadap suatu transaksi apakah cepat atau lambat.
2. Information
Informasi dan data yang disajikan ataupun dibutuhkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu perusahaan.
Informasi yang dihasilkan sistem informasi harus benar-benar memiliki nilai yang berguna untuk pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
3. Economy
Variabel economy menjadi suatu parameter apakah dengan pengorbanan perusahaan untuk mengaplikasikan sistem informasi perpustakaan yang saat ini digunakan sepadan dengan hasil yang diperoleh perusahaan.
Dalam segi ekonomi terdapat dua komponen yang diperhatikan dalam mengevaluasi sebuah sistem yaitu:
a. Biaya, merupakan evaluasi terhadap sejauh mana biaya yang dikeluarkan setelah perusahaan menggunakan atau menerapkan penggunaan sistem informasi.
b. Keuntungan, merupakan evaluasi apakah dalam penggunaan sistem informasi mampu memberikan keuntungan kepada perusahaan agar perusahaan dapat menuju ke arah yang lebih baik.
4. Control & Security
Sebaik-baiknya suatu sistem jika tidak disertai dengan pengendalian dan pengamanan yang baik, akan menjadi suatu sistem yang sangat lemah sehingga pihak dari luar sistem sangat mudah untuk masuk dan mengacaukan sistem tersebut. Oleh karena itu perlu adanya suatu pengendalian dan poengamanan terhadap suatu sistem informasi dengan memperhatikan hal – hal yang terkait pengendalian dan pengamanan sistem, yaitu :
a. Pengendalian dan pengamanan terhadap sistem terlalu lemah.
b. Pengendalian dan pengamanan terhadap sistem terlalu tinggi atau kompleks.
5. Efficiency
Sistem informasi yang digunakan secara mutlak harus memiliki nilai keunggulan jika dibandingkan dengan penggunaan sistem secara manual.
Keunggulan tersebut terletak pada tingkat keefisienan saat sistem informasi tersebut beroperasi.
Acuan atau pedoman yang digunakan dalam menganalisis dan mengevaluasi suatu sistem dilihat dari segi keefisienannya jika dibandingkan pada saat penggunaan sistem manual, yaitu:
a. Karyawan, mesin atau komputer dalam penggunaannya membuang waktu terlalu banyak atau pemborosan dalam penggunaan persediaan dan material perusahaan.
b. Dalam memenuhi tugas atau pekerjaan, apakah usaha yang diperlukan dalam menjalankan kegiatan menjadi terlalu berlebihan.
c. Pemenuhan kebutuhan material secara berlebihan hanya untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.
6. Service
Pelayanan terhadap konsumen sangatlah penting, pada penelitian ini yang dimaksud sebagai konsumen adalah pengguna sistem informasi perpustakaan.
Kemajuan perusahaan juga ditentukan dari variabel ini, apakah para pengguna tersebut tertarik dan merasa puas dengan pelayanan yang dimiliki perusahaan, sehingga memungkinkan para pengguna untuk tidak beralih ke pesaing-pesaing bisnis yang lain.
Oleh karena itu diperlukan beberapa hal yang dinilai penting dalam mempertahankan konsumen yang dimiliki perusahaan, yaitu:
a. Sistem harus dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan akurat.
b. Hasil yang diperoleh dari sebuah sistem haruslah konsisten.
c. Informasi yang dihasilkan harus bisa diandalkan sehingga konsumen dapat mempercayai atas informasi yang didapatkan oleh pengguna.
d. Sistem yang diterapkan atau digunakan harus mudah dipelajari, dimengerti dan mudah untuk digunakan oleh pengguna, sehingga pengguna akan merasa nyaman dalam menggunakan sistem informasi tersebut.
e. Sistem harus bersifat fleksibel dan kompatibel.
Dari ke dua teori diatas menjelaskan hal-hal yang dapat di ukur dari sebuah sistem yang ada berdasarkan Performance (kinerja), Information (informasi), Economy (Ekonomi), Control (kontrol), Efficiency (Efisiensi), serta Service (pelayanan). Whittenlebih memperluas cangkupan bahasan dari setiap bagian kerangka PIECES, sementara Adi Supriyatna lebih menjelaskan kepada pengertian dari masing-masingbagian kerangka PIECES.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Pendekatan dan Metode yang Digunakan
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif yang bertujuan untuk memperoleh gambaran mengenai sistem automasi perpustakaan.
penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan yang ditemukan pada latar alamiah.
Menurut Moleong (2006, 6), “Penelitian kualitatif adalah penelitian yangbermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami olehsubjek peneliti misalnya, perilaku, persepsi, motivasi, tindakan”.
Dalam pendekatan deskriptif, data-data yang dikumpulkan adalah berupa kata-kata gambar bukan angka-angka. Data tersebut berasal dari naskah wawancara, observasi dan dokumentasi.
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian