EVALUASI SISTEM AUTOMASI MENGGUNAKAN KERANGKA PIECES PAĐA PERPUSTAKAN UNIVERSITAS MEDAN AREA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH :
DONI KRISTOPEL SINAGA 140709142
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN
MEDAN
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, 18 Oktober 2018 Penulis,
Doni Kristopel Sinaga NIM. 140709142
ABSTRAK
Sinaga, Doni Kristopel. 2018. “ Evaluasi Sistem Automasi Menggunakan Kerangka PIECES Pada Perpustakaan Medan Area”. Medan.
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan Pada Perpustakan Universitas Medan Area.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sitem automasi Perpustakaan yang ada pada Perpustakan Universitas Medan Area. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif yaitu dengan metode wawancara dan observasi. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan secara deskriptif tentang sistem automasi perustakaan Universitas Medan Area yaitu mengenai kinerja sistem, informasi yang dihasilkan, dalam ekonomi, pengendalian sistem, efisiensi, dan pelayanan pada perpustakaan Universitas Medan Area. Peneliti mendapatkan data langsung dari informan melalui wawancara mendalam dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Sistem automasi Perpustakaan Universitas Medan Area sudah baik, karena perpustakaan Universitas Medan Area sudah menggunakan sistem automasi SLIMS yang dapat terintegrasi ke semua cabang perpustakaan Fakultas yang ada di Universitas Medan Area. Tetapi masih ada beberapa kekurangan dalam penerapan sistem automasi pada perpustakaan Universitas Medan Area. Seperti Kelengkapan input data yang masih kurang, biaya operasional sistem automasi yang mahal daripada sistem automasi Perpustakaan Medan Area sebelumnya.
Kata Kunci : Sistem Automasi, Kerangka PIECES
ABSTRAK
Sinaga, Doni Kristopel. 2018. “ Evaluasi Sistem Automasi Menggunakan Kerangka PIECES Pada Perpustakaan Medan Area”. Medan.
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan Pada Perpustakan Universitas Medan Area.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sitem automasi Perpustakaan yang ada pada Perpustakan Universitas Medan Area. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif yaitu dengan metode wawancara dan observasi. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan secara deskriptif tentang sistem automasi perustakaan Universitas Medan Area yaitu mengenai kinerja sistem, informasi yang dihasilkan, dalam ekonomi, pengendalian sistem, efisiensi, dan pelayanan pada perpustakaan Universitas Medan Area. Peneliti mendapatkan data langsung dari informan melalui wawancara mendalam dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Sistem automasi Perpustakaan Universitas Medan Area sudah baik, karena perpustakaan Universitas Medan Area sudah menggunakan sistem automasi SLIMS yang dapat terintegrasi ke semua cabang perpustakaan Fakultas yang ada di Universitas Medan Area. Tetapi masih ada beberapa kekurangan dalam penerapan sistem automasi pada perpustakaan Universitas Medan Area. Seperti Kelengkapan input data yang masih kurang, biaya operasional sistem automasi yang mahal daripada sistem automasi Perpustakaan Medan Area sebelumnya.
Kata Kunci : Sistem Automasi, Kerangka PIECES
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Allah Tritunggal atas pertolongan dan penyertaaan-Nya yang sempurna yang telah Ia berikan sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Evaluasi Sistem Automasi Menggunakan Kerangka PIECES Pada Perpustakaan Universitas Medan Area”.
Skripsi ini merupakan Tugas akhir peneliti untuk menyelesaikan pendidikan di Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara.
Dalam skripsi ini, peneliti membahas kualitas sistem automasi menggunakan kerangka PIECES pada perpustakaan Universitas Medan Area dan permasalahan yang ditemui dalam sistem automasi perpustakaan Universitas Medan Area. Dalam proses penyusunan skripsi ini, peneliti mendapat banyak bimbingan, dorongan dan bantuan dari berbagai pihak bagi baik berupa maupun material. Untuk itu, peneliti ingin menyampaikan terimakasih pertama kali untu kedua orang tua yang sangat saya cintai Ayahanda Richard Sinaga dan Ibunda Heddy Silaban yang selalu memberikan doa, semangat, dan saran kepada peneliti sejak perkuliahan sampai menyelesaikan skripsi ini. Tidak lupa juga kepada ketiga saudara kandung saya yang sangat saya sayangi. Kepada kakak saya Rina Hardiyanti Sinaga, terimakasih sudah motivasi serta doa selama peneliti kuliah.
Kepada kedua adik kandung saya Ginonggom Sinaga dan Wilman Sinaga, terimakasih sudah memberikan semangat dan saran selama peneliti kuliah sampai menyelesaikan skripsi ini. Selain itu, Peneliti juga ingin menyampaikan terimakasih kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Ishak, S.S.,M.Hum. selaku Ketua Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera.
3. Ibu Hotlan Siahaan, S,Sos, M.Ikom. Selaku pembimbing Skripsi yang telah banyak memberikan arahan, bimbingan, dorongan dan masukan kepada peneliti selama penyusunan skripsi ini.
4. Bapak Dr.Drs. Joner Hasugian, M.Si. selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan saran dan masukan kepada Peneliti dalam penyusunan skripsi ini.
5. Bapak Drs. Dirmansyah, M.A. selaku Dosen Penguji II saya yang telah memberikan saran dan masukan kepada Peneliti dalam penyusunan skripsi ini.
6. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. selaku Dosen Pembimbing Akademik saya yang telah memberikan arahan, bimbingan dan masukan selama masa perkuliahan.
7. Seluruh Dosen dan staf pegawai administrasi Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan pengetahuan dan bantuannya selama penulis menjadi mahasiswa.
8. Ibu Utari Maharani Barus, SH., M.Hum. selaku Wakil Rektor Bidang Administrasi Universitas Medan Area yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melaksanakan penelitian di perpustakaan Universitas Medan Area
9. Seluruh keluargaku, terkhusus Bang Rolas Harianto Sinaga, Abang Ronald Ambarita, Nenek yang memberi dukungan, saran dan semangat.
10. Kelompok Tumbuh Bersamaku sekaligus Sahabat Tumbuh Bersama “ DanRiella” ( Kak Lela Mariati Bangun sebagai PKKku, dan Pasu Silaban, Agustinus Situmorang, Chandra Sigalingging, Milva Sihotang, Asriyati Purba dan Putri Pertiwi Sinaga sebagai teman KTBku). Terimakasih untuk setiap doa, dukungan, semangat, dan perhatian, yang telah diberikan kepada peneliti selama masa perkuliahan sampai menyelesaikan skripsi ini.
11. Teman-teman stambuk 2014, terimakasih untuk bantuan, semangat dan kebersamaan yang boleh dirasakan sejak masa perkuliahan sampai peneliti menyelesaikan studi. Terimaksih sudah menjadi bagian dari hidupku. IMPUS tetap di hati!
12. Sahabat seperjuangan kampung Club Library ( Eunike Napitupulu, Renta Togatorop, Freddy sinaga, Dedy Nababan, Josua manalu, Ramasta, Eunike Tambunan, Devi, Luvita) yang memberikan saran dan semangat.
13. Kepada Teman seperjuangan latihan dan kejuaraan UKM Taekwondo USU yaitu terhusus ( Bang jon sipayung, Niklas Orrow, Willy, Dicky, Ema, Kevin, Hersi).
14. Teman–teman sepelayanan di UKM KMK UP FIB yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu namanya, terimakasih atas dukungan, semangat, kebersamaan dalam pelayanan dan doa-doanya.
15. Teman-teman seperjuangan di kepanitiaan Retreat UKM KMK UP FIB 2018, termakasih telah memberikan semangat, saran, dan dukungan selama peneliti mengerjakan skripsi.
16. Semua Staf pegawai Perpustakaan UMA terkhususnya staf pustakawan yang saya jadikan Informan yng telah bersedia memberikan informasi kepada saya untuk membantu peneliti dalam menyelesaikan skripsi.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa maupun penulisannya. Untuk itu, penulis mengharapkan kristik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebaik- baiknya, terimakasih. Tuhan memberkati kita semua.
Medan, 04 Oktober 2018 Penulis,
Doni Kristopel Sinaga NIM. 140709142
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB 1PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
1.4.1 Manfaat Teoritis ... 5
1.4.2Manfaat Praktis ... 5
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
BAB IITINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem automasi perpustakaan ... 7
2.1.1Alasan penerapan Automasi di Perpustakaan ... 8
2.1.2 Tujuan Automasi Perpustakaan ... 9
2.1.3 Manfaat Automasi Perpustakaan... 10
2.1.4 Unsur-unsur atau syarat Sistem Automasi ... 10
2.1.5 Elemen – Elemen Sistem Terautomasi ... 11
2.1.6Kebutuhan Sistem Automasi ... 13
2.1.7 Pemilihan Sistem Automasi ... 14
2.1.8 Metode Pemilihan Sistem Automasi ... 14
2.1.9 Memilih Perangkat Komputer ... 16
2.1.10 Pemilihan Perangkat Lunak ... 17
2.1.11 Pemilihan Perangkat Keras ... 18
2.2 Kerangka PIECES (Framework) ... 18
BAB IIIMETODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian dan Metode yang digunakan ... 23
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 23
3.2.1 Lokasi Penelitian ... 23
3.2.2 Waktu Penelitian ... 23
3.3Data dan Sumber Data ... 24
3.4Prosedur Pengumpulan Data ... 24
3.5Analisis Data ... 26
3.6Keabsahan Data ... 27
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Data ... 30
4.1.1 Deskripsi data ... 32
4.1.2Temuan Penelitian ... 32
4.2 Hasil Analisis ... 33
4.2.1 Performance ( kinerja)... 34
4.2.2 Information ( informasi) ... 45
4.2.3 Economy (Informasi) ... 52
4.2.4 Control ( Pengendalian ) ... 54
4.2.5 Efficiency ( Efisiensi ) ... 57
4.2.6 Service ( Pelayanan ) ... 58
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 62
5.2 Saran ... 67
DAFTAR PUSTAKA ... 68
LAMPIRAN ... 70
DAFTAR TABEL
Tabel 3.4 Identifikasi Informan... 25 Tabel 4.1 Daftar Karakteristik Informan ... 31 Tabel 4.2 Kerangka PIECES ... 33
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Pedoman Wawanacara... 69
Lampiran 2 : Hasil Transkrip Wwancara ... 70
Lampiran 3 : Struktur Organisasi Perpustakaan ... 113
Lampiran 4 : Dokumentasi Gambar Wawancara ... 114
Lampiran 5 : Surat Balasan Izin Penlitian... 117
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang bertugas untuk memajukan pendidikan, meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan mencerdaskan kehidupan bangsa, karena di perpustakaaan terdapat berbagai jenis bahan pustaka yang berisi informasi tentang ilmu pengetahuan yang dikumpulkan dan dikelola dengan pengorganisasian yang baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi para pengguna perpustakaan. Salah satu jenis perpustakaan tersebut adalah perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit organisasi yang mendukung perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya. Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas untuk mengumpulkan, mengolah, memelihara, melestarikan dan mendayagunakan informasi dalam berbagai bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang bersangkutan maupun dari pihak luar.
Tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah membantu menjalankan program pengajaran, dengan memenuhi kebutuhan informasi civitas akademika, dan turut mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.
Memasuki era digital, perkembangan teknologi informasi telah dirasakan berkembang begitu pesat dan telah menjangkau ke semua aspek kehidupan
termasuk globalisasi informasi. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi tersebut, perpustakaan perguruan tinggi dituntut untuk dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Layanan manual atau konvensional secara perlahan akan bergeser dan bahkan akan ditinggalkan oleh para pencari informasi di perpustakaan. Begitu juga halnya dengan jenis kebutuhan informasi pengguna yang sudah semakin meningkat dan bervariasi, sehingga peranan teknologi informasi dirasakan sangat diperlukan untuk dapat meningkatkan peranan perpustakaan sebagai pusat sumber informasi. Salah satu upaya perpustakaan dalam menjawab tantangan zaman dan kebutuhan pemakainya adalah dengan menerapkan sistem automasi perpustakaan.
Sistem automasi perpustakaan merupakan suatu sistem dengan menerapkan teknologi informasi pada perpustakaan yang bertujuan untuk mempermudah dan membantu menangani aktifitas pustakawan dalam mengelola perpustakaan. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang sudah menggunakan sistem automasi tersebut adalah Perpustakaan Universitas Medan Area.
Perpustakaan Universitas Medan Area merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang berpusat di lantai I Gedung Biro Rektor yang berlokasi di Jl. Kolam No.1 Medan Estate, Kota Medan, Sumatera Utara. Perpustakaan Universitas Medan Area mempunyai perpustakaan cabang disetiap fakultas yang ada di Universitas Medan Area yaitu terdiri dari perpustakaan : Fakultas Psikologi, Fakultas Pertanian, Fakultas Biologi, Fakultas Hukum, Fakultas ISIPOL, Fakultas Ekonomi,Fakultas Teknik dan Pasca Sarjana.
Berdasarkan hasil observasi, Perpustakaan Universitas Medan Area pada tahun 2015 yang lalu sudah mulai menerapkan sistem automasi yang bernama SIPUSTAKA (Sistem Informasi Perpustakaan) yang merupakan hasil rancangan staf pegawai Teknologi Informasi Universitas Medan Area. Sistem SIPUSTAKA yang diterapkan masih berbasis desktop (desktop based). Sistem automasi yang berbasis desktop adalah sistem yang memberikan kemudahan bagi para pustakawan untuk memberikan pelayanan sirkulasi koleksi perpustakaan di tempat atau dengan kata lain masih diterapkan pada server lokal dan belum bisa terintegrasi ke semua cabang perpustakaan Universitas Medan Area, sehingga tidak dapat diakses oleh pengguna perpustakaan dimanapun berada.
Seiring dengan berjalannya sistem automasi SIPUSTAKA selama lebih dari 1 tahun, staf atau pustakawan perpustakaan Universitas Medan Area merasa sistem ini kurang efektif dan kurang efisien lagi dalam melayani pengguna perpustakaan Universitas Medan Area, karena kebutuhan pengguna perpustakaan sudah semakin meningkat dan teknologi informasi juga sudah semakin berkembang. Sehingga pada bulan Desember 2016 perpustakaan Universitas Medan Area sudah mulai mengubah sistem automasi mereka menjadi sistem automasi berbasis web (web based) yang bernama SLIMS (Senayan Library Management System) yang sudah terintegrasi ke semua cabang perpustakaan fakultas yang ada di Universitas Medan Area. Sistem automasi berbasis web (web based) merupakan suatu konsep sistem automasi perpustakaan yang dapat membuat pengguna mampu mengakses informasi perpustakaan di manapun berada melalui media internet.
Dari data observasi awal yang diperoleh oleh Peneliti pada sistem automasi perpustakaan Universitas Medan Area, peneliti menemukan beberapa masalah dalam sistem automasi perpustakaan Universitas Medan Area diantaranya:koleksi yang telah terdaftar di OPAC (Online Public Access Catalog) terkadang tidak ditemukan pemustaka di rak buku sehingga koleksi tersebut tidak dapat dimanfaatkan, sistem automasi SLIMS yang digunakan terkadang harus diperbaharui (update) untuk pengembangannya, dan terkadang terjadi error pada sistem saat ingin membuka OPAC.
Sehubungan dengan masalah yang ada pada sistem automasi perpustakaan Universitas Medan Area, maka perlu diadakan proses evaluasi. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui sistem yang ada di perpustakaan telah berjalan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan atau tidak. Evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan kerangka PIECES yang terdiri dari indikator : Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Service. Kerangka kerja PIECES bertujuan untuk mengukur sistem yang ada dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES digunakan untuk menganalisa baik pada sistem manual maupun sistem yang berbasis komputer.
Berdasarkan latar belakang uraian masalah tersebut peneliti tertarik untuk menulis skripsi dengan judul penelitian “Evaluasi Sistem Automasi Menggunakan Kerangka PIECES Pada Perpustakan Universitas Medan Area.”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang peneliti paparkan maka rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimanakah kualitas sistem automasi diukur dengan menggunakan kerangka PIECES pada perpustakaan Universitas Medan Area ? 1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk meneliti kualitas sistem automasi menggunakan kerangka PIECES pada perpustakaan Universitas Medan Area.
1.4 Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis
Memperkaya Khazanah ilmu pengetahuan terutama dalam bidang evaluasi sistem automasi menggunakan kerangka PIECES Pada perpustakaan.
2. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi :
1. Perpustakaan Universitas Medan Area, sebagai masukan dalam pengambilan kebijakan khususnya dalam pengembangan sistem automasi perpustakaan.
2. Peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi untuk melakukan penelitian selanjutnya yang berkaitan dengan sitem automasi perpustakaan.
3. Peneliti, menambah pengetahuan di bidang evaluasi sistem automasi menggunakan kerangka PIECES.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian mencakup seluruh aspek kerangka PIECES yang terdiri dari :Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Service.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Automasi Perpustakaan
Sistem automasi merupakan suatu penerapan teknologi informasi pada layanan perpustakaan supaya dapat memudahkan pengguna dalam mencari koleksi informasi dengan efektif, efisien dan mempercepat pekerjaan staf pegawai perpustakaan.
Menurut Hendarsyah (2008), sistem automasi perpustakaan merupakan suatu manajemen sistem yang dapat mempermudah akses baik bagi pengelola maupun pengguna perpustakaan. Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah sistem yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka,pengelolaan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi (peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman), keanggotaan (membership), pengaturan hak akses keanggotaan, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, sistem booking dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi, apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Sedangkan, menurut Bilal (2002,3), menyatakan bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan TI maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat sehingga menjadi lebih efisien.
Selain itu proses pengolahan data bahan perpustakaan menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer.
Dari beberapa defenisi diatas dapat dinyatakan bahwa automasi perpustakaan adalah suatu pengelolaan perpustakaan yang menerapkan Teknologi Informasi untuk mempermudah akses bagi pengelola maupun pengguna perpustakaan dengan cepat dan akurat.
2.1.1 Alasan penerapan Automasi di Perpustakaan
Mempercepat dan memudahkan pelayanan kepada pengguna merupakan alasan diterapkannya automasi perpustakaan. Ada beberapa alasan ketika perpustakaan beralih dan memilih untuk mengimplentasikan otomasi perpustakaan menurut Wahyuni (2016), yaitu antara lain:
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan Sebelum mengimplementasikan otomasi perpustakaan, kegiatan dan pekerjaan yang ada di perpustakaan masih bersifat tradisional sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pelaksanaannya. Namun dengan adanya otomasi perpustakaan, maka pekerjaan rutin pustakawan atau staf perpustakaan akan lebih mudah dan tidak membutuhkan waktu yang relatif lama. Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya otomasi perpustakaan, pekerjaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan Pergeseran layanan yang berhubungan langsung dengan pemakai seperti layanan sirkulasi yang pada awal mulanya tradisional menjadi layanan terotomasi (terkomputerisasi) maupun pemakaian katalog manual menjadi katalog online memberikan dampak positif khususnya bagi pemakai perpustakaan. Dengan layanan terotomasi dan tersedianya katalog online atau yang sering disebut OPAC maka pemakai (pemustaka) lebih mudah dan lebih cepat dalam mendapatkan layanan dari perpustakaan. Hal tersebut sangat berdampak pada kepuasan pemakai sehingga layanan perpustakaan semakin baik dan memuaskan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan
Dengan penerapan otomasi perpustakaan maka image perpustakaan akan lebih baik karena semua layanan perpustakaan sudah berorientasi dengan bantuan komputer. Perpustakaan tidak dianggap sebagai penyedia informasi yang tradisional dan manual lagi tapi perpustakaan sudah bisa mengikuti perkembangan teknologi informasi.
Sejalan dengan pendapat itu, menurut Duval dan Main (1992) menyatakan dari berbagai alasan untuk melakukan automasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu:
Meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency), memperbaiki pelayanan kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information). Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen.
Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan perpustakaan untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan informasi managemen yang baik.
Dari penjabaran diatas dapat dinyatakan bahwa alasan diterapkannya sistem automasi pada perpustakaan adalah untuk mempermudah dan mengefisienkan pekerjaan dalam perpustakaan dan supaya menghemat biaya operasional perpustakaan tersebut.
2.1.2 Tujuan Automasi Perpustakaan
Secara sederhana tujuan dari Automasi perpustakaan adalah untuk mempermudah pekerjaan pegawai perpustakaan dan supaya melayani pengguna semakin efektif dan efisien.
Menurut Cochrane yang dikutip dalam Ajie (2009) mengemukakan bahwa tujuan otomasi perpustakaan adalah :
1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan.
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan.
3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan.
4. Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan
6. Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan,dan 7. Meningkatkan efisien
Sedangkan menurut Cohen (1981), menyatakan bahwa tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Mengatasi keterbatasan waktu.
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama.
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian.
5. Memperingan pekerjaan.
6. Meningkatkan layanan.
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik.
8. Menghemat biaya
9. Menumbuhkan rasa bangga, dan
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Berdasarkan penjabaran tujuan perpustakaan diatas dapat dinyatakan bahwa tujuan automasi perpustakaan adalah memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, menghindari duplikasi kegiatan, memperluas jasa perpustakaan, meningkatkan efisiensi layanan, menghemat biaya dan mempercepat proses pelayanan perpustakaan.
2.1.3 Manfaat Automasi Perpustakaan
Untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan pegawai perpustakaan dapat dilakukan dengan menerapkan sistem automasi pada perpustakaan tersebut.
Menurut Sophia (1998), Penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat :
1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval) 2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka, dan 3. Komunikasi antar perpustakaan, serta
4. Menjamin pengolahan data administrasi perpustakaan.
2.1.4 Unsur – Unsur atau Syarat Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya.
Menurut Supriyanto (2008, 38), unsur-unsur atau syarat tersebut sebagai berikut:
1. Pengguna (user)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan dan pengembangannya melalui konsultasi dengan pustakawan, staf/ teknisi/ operator, anggota perpustakaan/ pemustaka. Konsultasikan agar otomasi perpustakaan memberikan manfaat dan memenuhi kebutuhan kepada pengguna.
2. Perangkat keras (Hardware)
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara tepat dan tepat serta diperlukan progam untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengkonversinya ke dalam bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras otomasi perpustakaan antara lain komputer, scanner, digital kamera, dan CD writer.
3. Perangkat lunak (Software)
Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang mengoperasikan perangkat keras untuk melakukan tugas sesuai dengan perintah.
4. Jaringan
Jaringan adalah sebuah jaringan yang menghubungkan computer induk (server) dengan computer yang lain dan dengan alat-alat penunjang sistem otomasi yang lain dalam sebuah sistem yang terintegrasi.
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet, angka maupun simbol khusus.
6. Panduan Operasional/ Manual
Panduan operasional/ manual merupakan penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
2.1.5 Elemen – Elemen Sistem Terautomasi
Menurut Siregar (2004 ,26), jika komputer digunakan untuk melakukan sebahagian atau semua kegiatan pekerjaan kerumahtanggaan perpustakaan, maka dihasilkanlah suatu sistem perpustakaan terautomasi atau sistem perpustakaan berbasis komputer. Setiap elemen terautomasi terdiri dari sejumlah elemen. Setiap sistem mempunyai satu atau lebih sasaran atau tujuan, membutuhkan suatu masukan operasi pengolahan tertentu terhadap masukan, menghasilkan hasil akhir (out put), memerlukan suatu lingkungan yang ada, dan memerlukan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, komunikasi data, sumberdaya manusia, informasi, dan sumberdaya lainnya untuk bisa beroperasi.
1. Sasaran atau Tujuan Sistem
Suatu sistem perpustakaan mempunyai satu atau lebih sasaran atau tujuan yang menyatakan misi atau prestasi yang dituju dalam upaya menjalankan dan mengoperasikan sistem. Sebagai contoh, tujuan dari
suatu sistem sirkulasi adalah untuk peminjaman yang sah dalam kondisi baik dan menyediakan kondisi yang dapat dipertanggungjawabkan untuk kesuksesan pengembaliannya.
2. Input Sistem
Setiap sistem membutuhklan input informasim, bahan pustaka, atau objek fisik lainnya sebagai bahan mentah untuk diubah atau diolah menjadi output yang diinginkan . Informasi yang dibutuhkan bisa berupa informasi verbalatau terekam, misalnya informasi tekstual, bibliografis dan sitasi, abstrak transaksi, dan manajemen.
3. Operasi Pengolahan
Setiap sistem perpustakaan mempunyai satu kumpulan atau kelompok operasi pengolahan tertentu yang dilakukan terhadap input informasi, bahan pustaka atau objek fisik lainnya. Input sistem diubah kebentukoutput yang dilakaukan secara bertahap. Operasi ini secara umum mencakup perekaman, verifikasi, klasisfikasi, pengurutan, perhitungan, temu-balik, pelaporan, penggandaan, dan diseminasi.
4. Output Sistem
Setiap sistem terotomasi menghasilkan hasil akhir yang disebut output yang diproses dari input, misalnya daftar bibliografi dan sebagainya.
Output dari suatu sistem sering menjadi input bagi sistem yang lain.
Misalnya output-output dari sistem pengadaan menjadi input untuk sistem pangatalogan.
5. Lingkungan Sistem
Suatu sistem harus ditempatkan atau dioperasikan di dalam suatu jumlah tertentu ruang fisik, dengan tingkat pencahayaan, temperatur, kelembaban, kebersihan yang sesuai. Perlu dicatat bahwa beberapa sistem yang menggunakan sebahagian atau semua sumber daya yang sama dapat menempati ruang fisik yang sama.
6. Perangkat Keras Komputer
Suatu sumberdaya untuk sistem terotomasi adalah perangkat keras komputer,termasuk peralatan-peralatan lainnya seperti printer, barcode reader, scanner, CD writer, LAN server, web server, cabling, kartu modem atau Ethernet dan Hub. Jumlah dan jenis peralatan yang diperlukan tergantung pada sasaran atau tujuan yang ingin dicapai dan dana yang tersedia.
7. Perangkat lunak Komputer
Sumberdaya lain adalah perangkat lunak komputer, yang terdiri dari perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem yang diperlukan tergantung pada desain sistem yang akan dibangun. Untuk sistem stand-alone misalnya diperlukan hanya DOS atau windows, sedangkan untuk sistem client-server mungkin diperlukan windows NT, UNIX, dan Lainnya. Perangkat lunak aplikasi yang diperlukan juga tergantung pada desain, misalnya dengan menggunakan CDS/ISIS yang dapat diperoleh secara gratis, perangkat lunak DBMS yang dikembangkan sendiri (in-house), atau perangkat lunak lain yang dibeli melalui vendors.
8. Komunikasi Data
Sumberdaya lainnya yang mungkin diperlukan lagi adalah suatu jenis sistem komunikasi data adalah transmisi atau transfer informasi atau pesan dari suatu titik, orang, atau peralatan ke yang lain melalui hubungan komunikasi atau saluran.
9. Sumberdaya Fisik Lainnya
Sistem komputer dan fasilitas komunikasi data yang digunakan dalam suatu sistem terotomasi merupakan sumberdaya fisik. Sumberdaya Fisik lainnya yang diperlukan oleh suatu sistem pada waktu oiperasi termasuk antara lain bahan-bahan habis pakai seperti kertas, tinta printer, daya listrik, furnitur, serta mesin-mesin serata peralatan lainnya.
10. Sumber Daya Manusia
Sumberdaya manusia diperlukan untuk mengoperasikan sistem, mengelola dan merencanakan sistem, dan memelihara mesin dan peralatan yang digunakan oleh suatu sistem. Kegagalan pemeliharaan sistem terotomasi pada umumnya adalah disebakan ketidakmampuan para manajer perpustakaan untuk memilih dan memelihara sumberdaya manusia yang dibutuhkan untuk menjamin kelangsiungan hidup sistem.
Penanganan khusus bagi mereka yang memiliki keahlian di bidang teknologi informasi dan komunikasi (ICT) harus dilakukan.
11. Sumberdaya Keuangan
Sumberdaya keuangan diperlukan untuk membeli sumberdaya fisik dan manusia yang diperlukan untuk memelihara dan mengoperasikan sistem. Suatu sistem dioperasikan sesuai dengan anggaran biaya yang tersedia. jika biaya yang tersedia terbatas. Perlu juga duiperhatikan bahwa teknologi perangkat keras komputer semakin cepat usang, biasanya paling lama lima tahun. Oleh karena itu, pemeliharaan perangkat keras harus dilakukan secara berkelanjutan.
12. Sumberdaya Informasi
Setiap sistem terotomasi membutuhkan suatu informasi yang tersimpan yang dapat digunkan untuk masukan atau keluaran. Sumberdaya informasi terbesar yang terdapat di suatu perpustakaan adalah koleksi perpustakaan. Data bibliografis, indeks, abstrak dan katalog adalah juga sebagai sumberdaya jika digunakan sebagai masukan kedalam suatu sistem. Database atau file yang digunakan sebagai sumberdaya oleh sistem termasuk file peminjam, file transaksi, file pemasok (supplier) bahan pustaka, dan file anggaran.
2.1.6 Kebutuhan Sistem Automasi
Hasugian (2011, 172), menyatakan bahwa pada perpustakaan yang sistem kerumahtanggannya masih manual/ konvensional, semua kegiatan pelayanan dan pengolahan koleksi dikerjakan sepenuhnya dengan menggunakan tenaga manusia.
Kegiatan rutin pada perpustakaan yang sifatnya berulang-ulang sering kali menimbulkan kejenuan bagi pelaksananya. Kemampuan manusia untuk mengerjakan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal
pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat.
Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya, akan dicatat pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini, dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library system) menjadi primadona sistem yang dibutuhkan perpustakaan. Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut masing- masing bagian atau unit pada kerumahtanggaan perpustakaan akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis, yang tentunya akan menghasilkan efesiensi yang tinggi. Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan.
2.1.7 Pemilihan Sistem Automasi
Menurut Hasugian ( 2011, 173), menyatakan sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan- kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware).
2.1.8 Metode Pemilihan Sistem Automasi
Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna.
Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai.
Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem Turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal
(locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems)
1. Membeli Sistem Turnkey
Sistem turnkey adalah suatu sistem computer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh (vendor atau supplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan.
Vendor lain hanya menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardwarenya. Mengembangkan sistem automasi dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :
a. Sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi. Biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan.
b. Spesialis sistem dan computer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian.
c. Staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer.
Pada sisi lain sistem turnkey juga mempunyai kelemahan, antara lain:
a. Beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan karena sistem ini dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum.
b. Harganya mahal
c. Beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat diubah setelah dipasang (Corbin 1985, 9-14).
2. Mengadaptasi sistem
Hasugian (2011, 174) menyatakan bahwa Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan. Karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan bersama.
Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memiliki tenaga ahli komputer karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersebut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna sistem dan anggota
jaringan dapat berbeda. Sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem local, yang sering disebut dengan ”in house development systems”. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya.
Keuntungan dari sistem lokal adalah bahwa sistem dirancang dandiprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan.
Kelemahannya adalah pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer (Hasugian 2011, 174).
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Menurut Hasugian (2011, 175), metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam ranggka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini perpustakaan dapat menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram, dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak. Karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut.
Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.
2.1.9 Memilih Perangkat Komputer
Hasugian(2009, 175 ), menyatakan dewasa ini ada keinginan dari berbagai perpustakaan tertentu dalam rangkaian membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara membeli sistem turnkey, karena disamping lebih praktis, sejumlah perangkat lunak (software) khusus untuk kerumahtanggaan perpustakaan semakin mudah ditemukan di pasar komersial seperti VTLS, Dynix, dan sebagainya.
2.1.10 Pemilihan Perangkat Lunak
Dalam pemilihan perangkat lunak (software), ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut dapat diidentifikasikan dengan mengajukan pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, dimana, dan berapa.
Menurut Butan (1995,60 ) faktor yang harus dipertimbangkan adalah:
1. Faktor umum, yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan software adalah:
a. Apakah software itu dipakai oleh perpustakaan lain. Jika “ya” perlu dipelajari bagaimana pengalaman mereka dalam menggunakan software tersebut.
b. Berapa harga software tersebut, persoalan murah atau mahalnya software tersebut harus dipertimbangkan sesuai dengan fasilitas yang dipersiapkan.
c. Siapa yang memproduksi atau merancang software tersebut, yang harus dipertimbangkan perpustakaan adalah bagaimana kualitas software tersebut.
2. Faktor teknis, yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan software adalah:
a. Apakah software tersebut memiliki fasilitas bahasa inggris atau bahasa asing lainnya.
b. Apakah software itu hanya bisa dijalankan dengan konfigurasi hardware yang minimum.
c. Apakah menggunakan sistem software yang lain, seperti program edit sebelum software tersebut digunakan.
d. Berapa jumlah records, besarnya file, jumlah fields, besarnya fields, dan besarnya records.
e. Apakah software itu dirancang atau dipergunakan oleh umum.
f. Apakah salah satu diantara format itu sesuai dengan sistem komputer yang di pergunakan.
3. Faktor pendukung, yang perlu dan dievaluasi dalam pemilihan software adalah menyangkut dokumentasi. Apakah sistem dilengkapi dengan dokumentasi.
4. Faktor hukum, dalam pemilihan software faktor hukum tidak boleh diabaikan, adapun pertanyaan yang dapat diajukan dalam pemilihan software adalah apakah ada jaminan dalam pembelian software.
2.1.11 Pemilihan Perangkat Keras
Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi prossesor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain ketersediaan suku cadang. Oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karaktertik dan transmisi (Hasugian 2011, 177).
2.2. Kerangka PIECES
Dalam melakukan evaluasi sistem informasi, terdapat bermacam- macampengukuran, salah satu diantaranya adalah PIECES. Kerangka kerja PIECES terdiri dari Performance, Information, Economic, Control,Efficiency, Service. Kerangka kerja ini dapat digunakan untuk menganalisa baik pada sistem manual maupun sistem yang berbasis komputer.
Menurut Whitten dalam Apit Riana (2006), kerangka PIECES yang dibagi lagi menjadi beberapa kriteria :
1. Performance/Penampilan, diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang, terdiri dari:
a. Throughput, yaitu dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja yang dilakukan pada beberapa periode waktu.
b. Respon time, yaitu waktu tunda rata-rata antara transaksi dan respon dari transaksi tersebut.
c. Audibilitas, yaitu kecocokan dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa.
d. Kelaziman komunikasi, yaitu tingkat dimana interface standar, protokol, dan bandwith digunakan.
e. Kelengkapan, yaitu derajat di mana implementasi penuh dari fungsi yang diharapkan telah tercapai.
f. Konsistensi, yaitu penggunaan desain dan teknik dokumentasi yang seragam pada keseluruhan proyek pengembangan perangkat lunak.
g. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan.
h. Generalitas, yaitu luas aplikasi potensial dari komponen program.
2. Information and Data / Informasi dan Data yaitu untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan, terdiri dari :
a. Accuracy (akurat), dimana Informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan tinggi.
b. Relevansi Informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan.
c. Penyajian Informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai.
d. Fleksibilitas Data, dimana informasi mudah disesuaikan dengan kebutuhan
e. Kelaziman data, yaitu penggunaan struktur dan tipe data standar pada seluruh Program.
f. Ekspandibilitas, yaitu tingkat dimana arsitektur, data, atau desain prosedural dapat diperluas.
3. Economiy/ Ekonomi
a. Reusability, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali di dalam aplikasi yang lain.
b. Sumber Daya, jumlah sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumberdaya ekonomi.
4. Control and Security / Kontrol dan Keamanan
a. Integritas,yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol.
b. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan data.
5. Efficiency / Efisiensi
a. Usability, Usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input, dan menginterpretasikan output suatu program
b. Maintainability, Usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program.
6. Service / Pelayanan, yaitu untuk mengetahui bagaimana meningkatkankepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen.
a. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol.
b. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya melakukan fungsi yang diminta.
c. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran.
Sedangkan menurut Adi Supriyatna (2015), PIECES merupakan praktek pembelajaran terbaik dan inisiatif pengembangan yang menyediakan suatu pendekatan untuk memahami dan meningkatkan perawatan bagi individu dengan kebutuhan yang kompleks fisik dan kognitif serta perubahan perilaku. PIECES memungkinkan dalam peningkatan perawatan bersama secara berkelanjutan melalui pengembangan sumber daya manusia. Dalam PIECES framework terdapat enam komponen yang dapat digunakan dalam evaluasi sistem automasi perpustakaan, yaitu :
1. Performance
Kehandalan suatu sistem merupakan variabel pertama dari PIECES Framework dimana memiliki peran penting untuk melihat sejauh mana dan seberapa handal suatu sistem informasi dalam memproses atau mengolah data untuk menghasilkan informasi dan tujuan yang diharapkan.
Terdapat dua komponen yang harus diperhatikan sebagai acuan atau pedoman dalam mengevaluasi kinerja suatu sistem yaitu:
a. Apakah suatu sistem dapat atau mampu mengerjakan sejumlah perintah dalam periode waktu yang telah ditentukan dengan baik dan tanpa hambatan.
b. Sejauh mana kemampuan sebuah sistem dalam merespon suatu perintah maupun permintaan terhadap suatu transaksi apakah cepat atau lambat.
2. Information
Informasi dan data yang disajikan ataupun dibutuhkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu perusahaan.
Informasi yang dihasilkan sistem informasi harus benar-benar memiliki nilai yang berguna untuk pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
3. Economy
Variabel economy menjadi suatu parameter apakah dengan pengorbanan perusahaan untuk mengaplikasikan sistem informasi perpustakaan yang saat ini digunakan sepadan dengan hasil yang diperoleh perusahaan.
Dalam segi ekonomi terdapat dua komponen yang diperhatikan dalam mengevaluasi sebuah sistem yaitu:
a. Biaya, merupakan evaluasi terhadap sejauh mana biaya yang dikeluarkan setelah perusahaan menggunakan atau menerapkan penggunaan sistem informasi.
b. Keuntungan, merupakan evaluasi apakah dalam penggunaan sistem informasi mampu memberikan keuntungan kepada perusahaan agar perusahaan dapat menuju ke arah yang lebih baik.
4. Control & Security
Sebaik-baiknya suatu sistem jika tidak disertai dengan pengendalian dan pengamanan yang baik, akan menjadi suatu sistem yang sangat lemah sehingga pihak dari luar sistem sangat mudah untuk masuk dan mengacaukan sistem tersebut. Oleh karena itu perlu adanya suatu pengendalian dan poengamanan terhadap suatu sistem informasi dengan memperhatikan hal – hal yang terkait pengendalian dan pengamanan sistem, yaitu :
a. Pengendalian dan pengamanan terhadap sistem terlalu lemah.
b. Pengendalian dan pengamanan terhadap sistem terlalu tinggi atau kompleks.
5. Efficiency
Sistem informasi yang digunakan secara mutlak harus memiliki nilai keunggulan jika dibandingkan dengan penggunaan sistem secara manual.
Keunggulan tersebut terletak pada tingkat keefisienan saat sistem informasi tersebut beroperasi.
Acuan atau pedoman yang digunakan dalam menganalisis dan mengevaluasi suatu sistem dilihat dari segi keefisienannya jika dibandingkan pada saat penggunaan sistem manual, yaitu:
a. Karyawan, mesin atau komputer dalam penggunaannya membuang waktu terlalu banyak atau pemborosan dalam penggunaan persediaan dan material perusahaan.
b. Dalam memenuhi tugas atau pekerjaan, apakah usaha yang diperlukan dalam menjalankan kegiatan menjadi terlalu berlebihan.
c. Pemenuhan kebutuhan material secara berlebihan hanya untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.
6. Service
Pelayanan terhadap konsumen sangatlah penting, pada penelitian ini yang dimaksud sebagai konsumen adalah pengguna sistem informasi perpustakaan.
Kemajuan perusahaan juga ditentukan dari variabel ini, apakah para pengguna tersebut tertarik dan merasa puas dengan pelayanan yang dimiliki perusahaan, sehingga memungkinkan para pengguna untuk tidak beralih ke pesaing- pesaing bisnis yang lain.
Oleh karena itu diperlukan beberapa hal yang dinilai penting dalam mempertahankan konsumen yang dimiliki perusahaan, yaitu:
a. Sistem harus dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan akurat.
b. Hasil yang diperoleh dari sebuah sistem haruslah konsisten.
c. Informasi yang dihasilkan harus bisa diandalkan sehingga konsumen dapat mempercayai atas informasi yang didapatkan oleh pengguna.
d. Sistem yang diterapkan atau digunakan harus mudah dipelajari, dimengerti dan mudah untuk digunakan oleh pengguna, sehingga pengguna akan merasa nyaman dalam menggunakan sistem informasi tersebut.
e. Sistem harus bersifat fleksibel dan kompatibel.
Dari ke dua teori diatas menjelaskan hal-hal yang dapat di ukur dari sebuah sistem yang ada berdasarkan Performance (kinerja), Information (informasi), Economy (Ekonomi), Control (kontrol), Efficiency (Efisiensi), serta Service (pelayanan). Whittenlebih memperluas cangkupan bahasan dari setiap bagian kerangka PIECES, sementara Adi Supriyatna lebih menjelaskan kepada pengertian dari masing-masingbagian kerangka PIECES.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Pendekatan dan Metode yang Digunakan
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif yang bertujuan untuk memperoleh gambaran mengenai sistem automasi perpustakaan.
penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan yang ditemukan pada latar alamiah.
Menurut Moleong (2006, 6), “Penelitian kualitatif adalah penelitian yangbermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami olehsubjek peneliti misalnya, perilaku, persepsi, motivasi, tindakan”.
Dalam pendekatan deskriptif, data-data yang dikumpulkan adalah berupa kata-kata gambar bukan angka-angka. Data tersebut berasal dari naskah wawancara, observasi dan dokumentasi.
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian 3.2.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada perpustakaan pusat Universitas Medan Area yang beralamatkan di Jl. Kolam No. 1 Medan Estate, Kota Medan, Sumatera Utara.
3.2.2 Waktu Penelitian
Kegiatan penelitian ini direncanakan oleh peneliti selama satu bulan dimulai dari bulan September 2018.
3.3. Data dan Sumber Data
Data dan sumber data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai beriikut :
1. Data Primer
Data yang langsung diperoleh dari responden melalui wawancara dan observasi peneliti.
2. Data Sekunder
Data yang mendukung data primer yang diperoleh melalui buku, jurnal, internet ataupun dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan penelitian.
3.4. Prosedur Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.
Percakapan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut (Moleong 2006, 186). Metode ini peneliti gunakan sebagai metode pengumpulan data dari informan sehingga diketahui apa yang akan menjadi kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi.
Informan yang ditetapkan oleh peneliti menggunakan teknik purposive sampling. Purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel dengan pertimbangan tertentu yang dianggap berkompetensi dibidang sistem automasi perpustakaan. Dalam teknik purposive sampling dipilih 5 orang pengelola perpustakaan Universitas Medan Area sebagai informan.
Tabel 3.4 Identifikasi Informan
INFORMAN JABATAN
Informan 1
Ramdani Ardiyansyah
Kepala Bidang TI Perpustakaan UMA
Informan 2
Irsyad Hanif Hutagalung
Kepala Bidang Pengembangan Koleksi Perpustakaan UMA
Informan 3
Adly Candra Kirana Saraan
Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan UMA
Informan 4
Risky Angriawan Prasetya
Kepala Bidang Kerjasama Perpustakaan UMA
Informan 5
Husnul Muhajir Nasution
Kepala Sub Bidang Automasi Perpustakaan UMA
2. Observasi
Sebagai metode ilmiah, observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematik fenomena-fenomena yang diselidiki (Hadi 2004, 134).Teknik pengumpulan data observasi dilakukan dengan mengamati dan mencatat langsung Sistem automasi Perpustakaan Universitas Medan Area.
3. Studi Literatur
Studi literatur merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan mengumpulkan informasi lebih lanjut mengenai permasalahan yang akan dibahas seperti informasi penelitian terlebih dahulu, dan bahan kepustakaan lain seperti buku, jurnal, artikel, dan lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk menunjang kelengkapan data. Informan yang diwawancarai oleh peneliti ialah pustakawan yang bekerja atau yang mengoperasikan Sistem Automasi Perpustakaan Universitas Medan Area.
3.5. Analisis Data
Menurut Sugiyono (2006, 217), analisis data adalah proses mencari dan menyusun data yang diperoleh secara sistematis, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting mana yang perlu dipelajari, serta membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri maupun orang lain.
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Adapun tahapan analisis data dalam penelitian ini, menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Editing Data
Editing data adalah pengecekan data yang telah diperoleh secara berulang-ulang. Pengecekan ini bertujuan untuk memperbaiki kualitas data yang diperoleh.
2. Kategorisasi
Kategorisasi adalah menyusun informasi atau data serta mengelompokkan data berdasarkan kategorisasi yang berbeda berdasarkan pada pedoman tertentu.
3. Penafsiran Data
Dalam penelitian kualitatif, tujuan penafsiran data ialah untuk mencapai teori subtantif. Adapun yang dimaksud dengan teori subtantif adalah suatu teori dasar, dimana peneliti harus menampakkan atau menjabarkan metafora atau rancangan yang telah dikerjakannya dalam analisis dengan bahasanya sendiri. (Moleong 2006, 251)
Dengan kata lain, penafsiran data adalah penulisan teori setelah menyelesaikan tahap penyusunan kategori dan hipotesisi kerja dengan disiplin bahasa masing-masing peneliti. Menurut Moleong, ada beberapa penulisan teori yaitu cara argumentasi, deskripsi, perbandingan, analisis proses, analisis sebab-akibat, dan pemanfaatan analogi. Pada penafsiran data kali ini, peneliti menggunakan cara deskripsi.
3.6. Keabsahan Data
Penelitian kualitatif harus mengungkap penelitian yang objektif. Oleh karena keabsaahan data dalam sebuah penelitianm sangatlah penting. Melalui proses keabsahan data maka validitas penelitian dapat tercapai. Dalam penelitian ini untuk mendapatkan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi.
Menurut Moleong (2006,330) “triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu atau keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu”.
Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan data sekunder. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil dokumentasi. Peneliti mewawancarai pustakawan perpustakaan Universitas Medan Area yang dijadikan sebagai informan penelitian.
Peneliti juga melakukan kegiatan pengumpulan berbagai informasi dandata dari beberapa dokumen yaitu melalui buku, majalah, jurnal, hasil seminar maupun artikel.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada Bab II untuk dipergunakan pada pembahasan penelitian dan menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel jurnal, buku yang menguras tentang sistem automasi perpustakaan.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara metode dokumentasi, serta metode observasi. Metode yang dapat digunakan pada penelitian ini ialah wawancara ke sumber penelitian dan observasi. Peneliti melakukan analisa dari hasil wawancara dan hasil observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti terhadap staf atau pustakawan Universitas Medan Area.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Data
a. Profil Perpustakaan
Sejarah perpustakaan Universitas Medan Area dimulai dari berdirinya Universitas Mnedan Area (UMA) pada tahun 1983. Perpustakaan pertama yang didirikan adalah perpustakaan yang berada di jl.Gatot Subroto, kemudian pada tahun 1989 perpustakaan pindah ke kampus jl. Kolam no. 1 Medan Estate yang berada di gedung biro rektor lantai 1 dan perpustakaan inilah yang menjadi perpustakaan pusat Universitas Medan Area sampai sekarang. Perpustakaan Universitas Medan Area memiliki luas ± 550 m² dan jumlah koleksi sebanyak ± 13.000 judul buku dengan jumlah ± 23.000 eksemplar yang terdiri dari jenis koleksi buku, jurnal, majalah ilmiah, dan karya ilmiah.
Pada tahun 2008, Perpustakaan membuka beberapa cabang pada tingkat fakultas. Pembukaan perpustakaan cabang ini bertujuan untuk mendekatkan pelayanan perpustakaan kepada pengguna dan juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruangan perpustakaan induk. Perpustakaan cabang yang dibuka diantaranya fakultas Psikologi, Teknik, Hukum, Isipol, Pertanian, Biologi, Ekonomi dan Pascasarjana.
b. Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini terdiri dari beberapa staf pegawai perpustakaan Universitas Medan Area yang sudah berkompetensi dibidang sistem automasi perpustakaan Universitas Medan Area. Wawancara dalam penelitian ini dilakukan kepada 5 orang informan. Pada saat proses wawancara, kelima informan tersebut memberikan jawaban yang hampir sama, Adapun karakteristik dari informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1. Daftar karakteristik Informan
Kode Informan Jabatan Loaksi Wawanca Hari/Tanggal Wawancara I1 Informan 1 Kepala Bidang TI
Perpustakaan UMA
Perpustakaan Pusat UMA
Rabu, 24 September
2018 I2 Informan 2 Kepala Bidang
Pengembangan Koleksi Perpustakaan
UMA
Perpustakaan Pusat UMA
Rabu, 24 September 2018
I3 Informan 3 Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan
UMA
Perpustakaan Pusat UMA
Rabu, 24 September
2018
I4 Informan 4 Kepala Bidang Kerjasama Perpustakaan
UMA
Perpustakaan Pusat UMA
Rabu, 24 September
2018 I5 Informan 5 Kepala Sub Bidang
Automasi Perpustakaan
UMA
Perpustakaan Cabang Fakultas
Hukum UMA
Rabu, 24 September
2018
Wawancara berlangsung secara informal. Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dengan teknik wawancara mendalam.
Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif, dimana wawancara dilakukan tidak harus disuatu tempat tertentu. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal. Isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan. Peneliti juga melakukan pengamatan melalui web dan OPAC perpustakaan untuk melihat data perpustakaan.
4.1.1 Deskripsi Data
Data diperoleh dari sumber data, yaitu informan utama yang telah ditentukan. Data hasil wawancara dan observasi diolah berdasarkan kategori yang telah dibuat oleh peneliti yaitu dengan menggunakan kerangka PIECES. Kerangka PIECES terdiri dari Peformance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service. Analisis menggunakan PIECES dilakukan guna mengetahui sistem automasi yang ada pada perpustakaan Universitas Medan Area sesuai atau tidak dengan kebutuhan perpustakaan.
4.1.2. Temuan Penelitian
Berdasarkan observasi yang dilakukan Peneliti pada perpustakaan UMA, didapati bahwa sistem automasi yang diterapkan oleh perpustakaan UMA secara keseluruhan dapat dikategorikan baik, terlihat dari kinerja perpustakaan yang lebih cepat (berdasarkan waktu respon), informasi yang dihasilkan relevan, akurat
dilihat dari OPAC perpustakaan UMA bahwa data koleksi yang di-entry sesuai dengan yang di rak, meski belum semua koleksi buku di-entry kedalam sistem sehingga pengguna tidak dapat meminjam buku yang tidak ter- entry pada sistem.
Pemanfaatan IT ternyata mendukung dalam operasi sistem, namun sering menjadi masalah jika listrik padam dan sistem harus restart ulang sehingga menghambat pelayanan sirkulasi perpustakaan, hal ini cukup merepotkan pustakawan dalam input ulang data, dapat terjadi error, dan terkadang terjadi masalah server mati sehingga menghambat proses pelayanan perpustakaan.
4.2. Hasil Analisis
Berdasarkan hasil wawancara, Peneliti menyusun kerangka awal analisis sebagai acuan pedoman menggunakan kerangka PIECES. Lalu Peneliti membaca kembali transkip wawancara dan melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian. Kerangka PIECES terdiri dari:
Tabel 4.2 Kerangka PIECES
No Indikator Sub Indikator
1 Performance a. Throughput ( Kinerja) b. Respon time
c. Audibilitas
d. Kelaziman komunikasi e. Kelengkapan
f. Konsistensi
g. Toleransi kesalahan h. Generalitas
2 Information a. Accuracy / akurasi b. Relevansi informasi c. Penyajian informasi d. Flesibilitas data e. Kelaziman data f. Ekspandibilitas
3 Economy a. Reusability b. Sumber daya
4 Control a. Integritas
b. Keamanan
5 Efficiency a. Usability
b. Maintainability
6 Service a. Akurasi
b. reliabilitas c. kesederhanaan
4.2.1. Performance (Kinerja)
Kategori pertama yang diperoleh peneliti berdasarkan transkrip hasil wawancara dengan kelima informan adalah mengenai Performance (kinerja) yang terdiri dari Throughput (produksi), Respon Time (proses kerja sistem), Audibilitas, Kelaziman komunikasi, Kelengkapan, Konsistensi, dan Tolelansi kesalahan.
a. Throughput (produksi)
Salah satu sub indikator Performance (kinerja) adalah Throughput (produksi) yaitu waktu yang dibutuhkan dalam menghasilkan suatu perintah pada setiap tugas kerja yang ada di dalam sistem automasi perpustakaan. Dan dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja atau output yang dihasilkan pada beberapa periode saat memakai sistem automasi di perpustakaan UMA. Maka peneliti mewawancarai informan 1,2,3,4 dan 5.
P : Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menghasilkan suatu perintah pada setiap tugas dalam sistem automasi perpustakaan UMA bang ?
( misalnya: entri data, peminjaman)?
