PENERAPAN AUTOMASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DHARMA AGUNG MEDAN
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Oleh
RAHEL B BR. TARIGAN 100723007
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
ABSTRAK
Tarigan, Rahel B Br. 2014. Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Universitas Dharma Agung Medan.
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Dharma Agung Medan, Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui penerapan automasi pada Perpustakaan UDA. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi Perpustakaan Dharma Agung Medan, peneliti, peneliti selanjutnya.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Populasi penelitian ini adalah pengelola/pustakawan Perpustakaan UDA. Teknik pengumpulan data Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam (depth interview) secara struktur dan observasi.
Hasil penelitian menunjukkan pengetahuan informan tentang sistem automasi perpustakaan sudah baik. Automasi perpustakaan pertama kali diimplementasi di perpustakaan UDA sejak tahun 2012 atas inisiatif dari pustakawan untuk mengakomodir kebutuhan dan menjalankan fungsi perpustakaan. Alasan utama Perpustakaan UDA menerapkan sistem automasi perpustakaan adalah mempermudah dan mempercepat pekerjaan serta pelayanan, Efisiensi dan efektifitas pengelolaan perpustakaan.
Kendala utama dalam penerapan automasi Perpustakaan UDA yaitu kurangnya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi khusus dalam menangani masalah pada automasi perpustakaan,kendala kedua yaitu kurangnya dana dalam melengkapi kebutuhan sarana pendukung aplikasi seperti komputer barcode dan printer.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesempatan dan kesehatan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan guna mencapai gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Adapaun judul
skripsi ini adalah “ Penerapan Automasi Pada Perpustakaan Universitas Darma
Agung Medan”.
Penulis menyadari bahwa sekripsi ini tidak luput dari kekurangan dan kelemahan dalam berbagai hal, baik dari hasil penulisan, penyajian, maupun penguraian dari isinya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini sehingga dapat meningkatkan kemampuan penulis pada masa yang akan datang.
Dalam penulisan ini dan penyusunan skripsi ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu ijinkan secara khusus penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada M Tarigan dan Ibu saya K br Bangun yang telah banyak memberikan nasehat, doa, dukungan moril maupun materil kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
Oleh karena itu penulis dalam kesempatan ini mengucapkan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Dr.Ahmad Ridwan Siregar S. H., M.Lib selaku dosen pembimbing I
yang telah banyak memberikan bantuan, bimbingan, dan pengarahan serta meluangkan waktu kepada penulis dalam penulisan skripsi ini.
4. Ibu Himma Dewiyana, ST , M.Hum, selakun dosen pembimbing II yang
banyak memberikan bantuan, bimbingan, dan pengarahan serta meluangkan waktu kepada penulis dalam penulisan skripsi ini.
5. Kepada seluruh Dosen Jurusan Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
6. Teristimewa penulis ucapkan terimakasih kepada Ayahnanda M Tarigan dan Ibunda K Br Bangun selaku orangtua penulis yang telah banyak memberikan bantuan moril dan material kepada penulis selama dalam penyusunan skripsi ini.
7. Kepada seluruh staf pustakawan di Perpustakaan Universitas Darma Agung
Medan yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian ini terutama dalam hal pengumpulan data.
8. Kepada abang, kakak, dan adik saya terimakasih buat dukungan, doa dan
semangat serta kasih sayang dalam setiap keadaan dalam menyemangati saya selama pnyusunan skripsi, karna dukungan, doa dan semangat yang kalian berikan kepada saya merupakan penyemangat saya dalam menyusun skripsi ini.
9. Kepada semua sahabat-sahabatku yang tak dapat aku sebutin satu persatu
namanya terima kasih banyak telah memberikan dorongan dan semangat yang besar dalam penyelesaian.
Akhir kata, penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangan dan kelemahan, untuk itu sangat diharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini dan semoga skripsi ini dapat berguna di masa yang akan datang.
Medan, April 2014
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...
DAFTAR ISI... i
DAFTAR LAMPIRAN ... ii
DAFTAR PUSTAKA ... ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah………...1
1.2 Rumusan Masalah... 2
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 3
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Automasi Perpustakaan ... 4
2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan ... 4
2.1.2 Alasan Automasi Perpustakaan ... 5
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Automasi Perpustakaan ... 6
2.1.4 Manfaat Automasi Perpustakaan ... 8
2.2 Cakupan Automasi Perpustakaan ... 9
2.2.1 Pengadaan ... 9
2.2.2 Pengatalogan ... 10
2.2.3 Pengawasan Sirkulasi ... 12
2.2.4 Pengawasan Serial ... 13
2.2.5 Informasi Manajemen ... 14
2.3.1 Metode Pemilihan Sistem Automasi Perpustakaan ... 19
2.3.2 Unsur-unsur Automasi Perpustakaan ... 20
2.3.3 Kendala Dalam Automasi Perpustakaan ... 21
BAB III Metode Penelitian 3.1Jenis Penelitian ... 24
3.2 Lokasi Penelitian ... 24
3.3 Proses Penelitian ... 24
3.4 Tehnik Pengumpulan Data ... 26
3.5 Instrumen Penelitian. ... 28
3.6 Jenis dan Sumber Data ... 28
3.7 Informan ... 29
3.8 Keabsahan Data (Validity) ... 30
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Profil Perpustakaan UDA Medan ... 4.1.1 Sejarah singkat berdirinya Perpustakaan UDA Medan ... 31
4.2 Tujuan Perpustakaan UDA Medan ... 32
4.3 Tugas dan Fungsi Perpustakaan UDA Medan ... 32
4.4 Visi dan Misi Perpustakaan UDA Medan ... 33
4.5 Karakteristik Informan ... 34
4.6 Kategori ... 35
4.6.1 Sumber Daya Software ... 35
4.6.2 Sumber Daya Hardware ... 37
4.6.3 Sumber Daya Jaringan ... 38
4.6.4 Sumber Daya Data ... 39
4.6.5 Sumber Daya Manusia ... 40
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 43 5.1 Saran 43
ABSTRAK
Tarigan, Rahel B Br. 2014. Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Universitas Dharma Agung Medan.
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Dharma Agung Medan, Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui penerapan automasi pada Perpustakaan UDA. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi Perpustakaan Dharma Agung Medan, peneliti, peneliti selanjutnya.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Populasi penelitian ini adalah pengelola/pustakawan Perpustakaan UDA. Teknik pengumpulan data Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam (depth interview) secara struktur dan observasi.
Hasil penelitian menunjukkan pengetahuan informan tentang sistem automasi perpustakaan sudah baik. Automasi perpustakaan pertama kali diimplementasi di perpustakaan UDA sejak tahun 2012 atas inisiatif dari pustakawan untuk mengakomodir kebutuhan dan menjalankan fungsi perpustakaan. Alasan utama Perpustakaan UDA menerapkan sistem automasi perpustakaan adalah mempermudah dan mempercepat pekerjaan serta pelayanan, Efisiensi dan efektifitas pengelolaan perpustakaan.
Kendala utama dalam penerapan automasi Perpustakaan UDA yaitu kurangnya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi khusus dalam menangani masalah pada automasi perpustakaan,kendala kedua yaitu kurangnya dana dalam melengkapi kebutuhan sarana pendukung aplikasi seperti komputer barcode dan printer.
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah
Information explosion atau ledakan informasi merupakan fenomena dalam era globalisasi dan informasi.Informasi dari seluruh dunia mengalir deras dalam berbagai bentuk, format, isi dan jenis seakan-akan tidak mengenal batas ruang dan waktu maupun birokrasi-birokrasi. Hal tersebut di atas terkait dengan pesatnya perkembangan teknologi komputer dan komunikasi yang sering disebut dengan Teknologi Informasi (TI). Kata TI berasal dari kata Information Technology. Kata Technology berdasarkan Kamus Advanced Leaner’s Dictionary of Current English (1974) adalah “penerapan pengetahuan secara sistematis pada tugas-tugas praktis dalam suatu industri”. Senada dengan definisi tersebut Sulistyo-Basuki (1992) menyatakan bahwa “teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan”.
Khusus di bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Sulistyo-Basuki dalam Suwanto (2003) menyatakan bahwa TI adalah “teknologi yang digunakan untuk menyimpan, mengolah, menghasilkan, dan menyebar-luaskan informasi”. Perkembangan TI juga menimbulkan konsep baru di perpustakaan, yaitu konsep pengelolaan perpustakaan dari konvensional menjadi perpustakaan terautomasi yang memanfaatkan TI untuk pekerjaan rutin perpustakaan .
Penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk salah satunya adalah sebagai sistem informasi perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan angggota, statistik, dan sebagainya. Fungsi ini di kenal sebagai automasi perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Dharma Agung (UDA) Medan merupakan salah satu fasilitas perguruan tinggi, yang berfungsi sebagai lembaga penyedia informasi, seperti laporan, artikel, jurnal, atau bahkan buku teks. Untuk meningkatkan kualitas proses belajar mahasiswa dan pengetahuan dosen, Perpustakaan UDA berusaha memberikan layanan terbaik sehingga dapat memberikan kepuasaan bagi seluruh sivitas akademikanya.
membantu di dalam pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi bagi seluruh sivitas akademika UDA dalam pengelolaan dan manajemennya menerapkan sistem informasi perpustakaan yang diharapkan agar perpustakaan senantiasa dapat memberikan layanan yang berkualitas serta menyeluruh kepada seluruh penggunanya.
Perpustakaan UDA telah menerapkan TI pada pelayanannya. Namun dari pengamatan penulis ada beberapa kendala dalam penerapan sistem automasi perpustakaan. Pertama belum sepenuhnya sistem kerumahtanggaan perpustakaan dapat diautomasikan, seperti pengadaan dan pengolahan koleksi berkala. Kedua pada saat transaksi peminjaman di pelayanan sirkulasi sering jika pengguna melakukan transaksi koleksi yang sudah memiliki barcode, automasi dapat mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan pustakawan, mengatasi waktu sehingga pustakawan dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. Namun jika melakukan transaksi peminjaman yang memiliki barcode dan tidak memiliki barcode secara bersamaan, maka automasi yang sudah diterapkan akan mempersulit pustakawan. Selain itu, pencari informasi menemukan suatu judul buku yang terjawab tersedia dalam OPAC atau tidak dalam status terpinjam , tetapi tidak ditemukan di rak buku.
Pada Perpustakaan Universitas Dharma Agung pengembangan automasi perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan pelayanan bagi pengguna dan kualitas perpustakaan tersebut. Berdasarkan paparan di atas, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul ”Penerapan Automasi Pada Perpustakaan Universitas Dharma Agung Medan”.
1.2Rumusan Maslah
Dari latar belakang dan identifikasi permasalahan tersebut di atas, rumusan masalah diajukan dalam penelitian ini adalah bagaimana penerapan automasi pada Perpustakaan UDA Medan.
1.3Tujuan Penelitian
1.4Manfaat Penelitian
1 Sebagai bahan evaluasi dalam pengembangan automasi pada Perpustakaan
UDA.
2 Sebagai bahan referensi dalam melakukan penelitian pada topik yang sama.
3 Untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan automasi pada perpustakaan UDA
khususnya dalam kegiatan pengadaan, pengatalogan dan pengawasan sirkulasi.
1.5Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah penerapan automasi pada Perpustakaan UDA yang meliputi sumber daya software,sumber daya hardware, sumber daya
jaringan,sumber daya data dan sumber daya manusia. Skripsi ini tidak membicarakan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Automasi Perpustakaan
2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan
Automasi adalah pengendalian suatu kegiatan secara otomatis dengan memanfaatkat mesian. Pengertian automasi adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) yaitu komputer, maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan artinya proses pengolahan data menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembal (Saiful 2007, 6). Definisi lain menurut (Siregar 2004, 24) automasi perpustakaan adalah “suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penggunaan sebahagian atau seluruh kegiatan rutinnya”.
Dari pendapat yang mengemukakan definisi dan arti automasi secara umum di atas, maka automasi merupakan tehnik untuk proses suatu kegiatan atau sistem yang berjalan secara otomatis, mengendalikan secara otomatis untuk menggantikan organ manusia dengan memanfaatkan mesin (komputer). Sedangkan dalam konteks perpustakaan, automasi adalah cara untuk membuat sistem pengelolaan perpustakaan berjalan secara otomatis dengan menggunakan bantuan teknologi komputer.
Sulistyo Basuki dalam bukunya periodesasi perpustakaan menyatakan bahwa: Automasi adalah salah satu aspek pemanfaatan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, pengatalogan hingga ke jasa pelayanan informasi bagi pembaca. Atau sering juga disebut dengan istilah komputerisasi perpustakaan (1995, 96).
Menurut Lasa (2001, 8) automasi perpustakaan (library automation) merupakan proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut.
Sedangkan menurut Duval dan Main yang dikutip oleh Hasugian (2003, 1) automasi perpustakaan adalah “pemanfaatan komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, serial kontrol, pangkalan data/manajemen katalog, sirkulasi, katalog online, laporan statistik dan penyebaran informasi”.
automasi perpustakaan mencakup pemanfaatan komputer dalam seluruh kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pelayanan dan penyusunan laporan.
2.1.2 Alasan Automasi Perpustakaan
Setiap perpustakan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggannya dari sistem manual menjadi suatu sistem berbasis komputer. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Hermawan (2009, 6-7), ada dua kecendrungan yang kecenderungan yang harus dipertimbangkan di dalam kegiatan automasi perpustakaan, yang pertama: kecenderungan penggunaan komputer untuk kepentingan pemakai; kedua: kecenderungan penggunaan komputer untuk melaksanakan pekerjaan rutinitas di perpustakaan. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Berikut ini adalah alasan-alasan yang bersifat umum menurut Saiful (2007, 6):
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global
Sedangkan faktor penggerak membuat automasi perpustakaan menurut Purwono (2008, 3) adalah:
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Kemampuan dari teknologi informasi 4. Tuntutan layanan masyarakat serba klik
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya.
Fungsi automasi pada perpustakaan menurut Sukrino (2008, 5) : 1. Fungsi pengganti dari pekerjaan manual menjadi automasi
2. Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, sehingga fungsi
pengaturan manusia berkurang
3. Fungsi informasi, fungsi yang didasarkan pada komunikasi data jaringan
kerja komputer dengan berbagai jenis bahasa 4. Fungsi komputasi didasarkan atas data
5. Fungsi koordinasi yaitu fungsi yang didasarkan pada sistem informasi
manajemen, pengajaran berbantu komputer, pelaksanaan penelitian dan membuat model.
Menurut Saiful (2007, 6) tujuan automasi perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan
Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustakan dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustakan tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penulusuran bahan pustaka. Dengan adanya automasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasi sehingga stok bahan pustakan secara lasung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustakan karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpsutakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang peminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.
2. Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan
Dengan adanya automasi maka akan memudahkan kerjasama antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakan dapat melukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukarmenukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.
3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
demikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor id bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan cukup memanfaatkan basis data yang tersedia.
4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan automasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka , katalog bahan pustakan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan.
5. Memperluas Jasa Perpustakaan
Dengan adanya automasi perpustakaan maka jasa perpsutakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pustakaan dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu. Hal dapat terjadi kerena ada jasa layan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkin sampai pada fulltext.
6. Memberikan Peluang untuk Memasarkan Jasa Perpustakaan
Dengan automasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunakan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah berbentu soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi. 7. Meningkatkan Efisiensi
Automasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpsutakaan tersebut. Dengan adanya automasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.
2.1.4 Manfaat Automasi Perpustakaan
Menurut Saleh (1996, 21) manfaat yang dapat diperoleh apabila basis data diolah dengan komput er (automasi) perpustakaan antara lain sebagai berikut:
1. Satu kali data dimasukkan atau diketik ke komputer, maka untuk data yang
sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain: a) Dapat mencetak kartu katalog.
b) Mencetak daftar tambahan buku. c) Dapat mencetak Bibliografi.
d) Dapat mencetak buku induk jika diperlukan. e) Dapat mencetak label nomor panggil. f) Dapat mencetak kartu buku, dan lain-lain.
2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access points). Bukan saja berdasarkan nama pengarang judul buku atau subyek, sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dari seluruh kata dan melalui seluruh ruas serta sub ruas yang ada dalam basis data.
3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara
tradisional.
4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa
diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi).
5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit
dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional. 6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan.
7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari
informasi dengan komputer.
Dengan adanya automasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Salain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.
2.2 Cakupan Automasi Perpustakaan
Untuk mengetahui pemanfaatan komputer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, Pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Marguartd seperti dikutip oleh Siregar (1997, 11-12) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi.”
Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”.
2.2.1 Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah.
Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Pengolahan bahan pustaka menjadi cermin baik tidaknya suatu perpustakaan. Perpustakaan yang baik harus didukung oleh jumlah koleksi yang memadai baik dari segi keragaman judul maupun jumblah eksemplar.
Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar (1997, 5-9) subsistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti catalog penjual buku.
2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara
mencocokan isi kartu dengan file catalog, file pesanan dan file desiderata
3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur
biasanaya diterima bersamaan.
4. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkannya dengan
daftar pesanan.
5. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus dimana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan.
Subsistem pengadaan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem dapat mendukung proses pemilihan bahan pustaka yang akan dipesan.
Untuk itu, suatu dile desiderata tersedia 2. Sistem dapat memroses pesanan berikut:
a Pengentrian data dengan layar terformat
b Temu-blik sebelum pemesanan dan pengubahan cantuman desiderata
menjadi cantuman pesanan
c Fasilitas untuk melengkapi cantuman bibliografi
d Sistem dapat membuat tanggal dan nomor pesanan
e Menampilakan total harga untuk pesanan lebih dari satu eksemplar f Mencetak daftar pesanan berdasarkan penerbitan
3. Sistem dapat memproses penerimaan bahan baru seperti berikut:
a Temu balik cantuman menggunakan beberapa kata kunci, termasuk nomor
b Cara perekaman tanda terima dengan hanya menekan beberapa tombol dan dapat langsung mengubah status cantuman bahan pustaka yang baru diterima
c Sistem dapat membuat tanggal penerimaan
d Cara meremajakan cantuman dan
e Peremajaan langsung informasi dana yang tersedia
4. Sistem dapat mencetak daftar bahan pustaka yang akan diajukan tuntutan
(claims) dan sekaligus dengan surat pengantar.
5. Sistem dapat menjawab pertanyaan yang berrkaitan dengan file pesanan,
desiderata dan bahan pustaka yang baru diterima melalui pengarang, nomor pesanan, dsb.
6. Sistem dapat menampilkan laporan dan statistik tentang pesanan
2.2.2 Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain itu alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem pengatalogan berbasis computer merupakan semua aktifitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk catalog dengan menggunakan komputer sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) catalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, catalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal computer, disebut juga OPAC (Online Public acces Catalog) Siregar (1996, 2-3).
Sebuah system katalog yang dirancang dengan baik merupakan factor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem pengatalogan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem menyediakan fasilitas pengentrian data seperti berikut:
a Pengentrian cantuman menggunakan layar terformat
b Cantuman memiliki ruas-ruas yang sama dengan catalog
c Pengecekan duplikasi dan fasilitas untuk penambahan jumlah eksemplar
d Fasilitas untuk mentransfer dan mengubah (upgrade) cantuman bahan
pustaka yang baru diterima
e Fasilitas untuk pengeditan dan mengubah cantuman dengan sedikit
pengetikan, dan
f Fasilitas untuk berbagai jenis bahan pustaka
2. Sistem dapat menerima cantuman dari file perantara (downloading) 3. Sistem dapat menyediakan fasilitas akses langsung on-line: seperti berikut:
a Menu driven dan command driven
b Fasilitas temu balik menggunakan kata kunci dan ungkapan
c Penampilan katalog dengan bentuk yang sama seperti kartu catalog 4. Sistem dapat mencetak:
a Kartu-kartu katalog
b Label punggung bahan pustaka, dan
c Bibliografi dan daftar koleksi tajuk subjek
2.2.3 Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi seperti berikut :
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk:
a Jenis bahan pustaka yang berbeda b. Kategori peminjam yang berbeda b Kalender (untuk hari libur, jam buika dan tutup)
c Batas waktu reservasi berlaku
2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti berikut:
a Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka melalui papan tombol atau
barcode reader
b Sistem dapat memerangkap (traps) jumlah pinjaman dan bahan pustaka
yang terlambat
c Menampilkan tanggal kembali di layar
d Dapat mengubah tanggal kembali dan
e Peremajaan langsung cantuman peminjam dan bahan pustaka
3. Sistem dapat memproses pengembalian seperti berikut:
a Nomor bahan pustaka dientri melalui papan tombola tau barcode reader
b Pengecekan bahan pustaka yang terlambat dan perhitungan jumlah denda
4. Sistem dapat memproses perpanjangan seperti berikut:
a Pengentrian nomor bahan pustaka melalui papan tombol atau barcode
reader
b Peminjaman dan bahan pustaka dicek dengan cara yang sama seperti
proses peminjaman.
5. Sistem dapat memproses denda seperti berikut:
a Perhitungan jumlah denda berdasarkan kategori peminjaman dan bahan
pustaka
b Perhitungan denda dengan basis hari dan jam dengan memperhitungkan
jumlah hari libur
c Pembayaran denda sebagian atau penuh melalui fingsi pengembalian atau
dengan akses langsung pada denda.
d Jumlah denda maksimum berdasarkan kategori peminjaman dan bahan
pustaka.
6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan
a Mengidentifikasi bahan pustaka yang diminta melalui semua kata kunci
temu balik biasanya atau mentransfer melalui fungsi temu-balik
b Mengidentifikasi peminjam melalui nama atau nomor anggota
c Dapat membuat status reservasi pada semua eksemplar atau hanya
eksemplar tertentu saja dengan pembatalan otomatis pada eksemplar lain jika salah satu reservasi telah terpenuhi
d Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh lebih dari satu orang e Pembatalan reservasi
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjam singkat
yang biasanya berlaku untuk satu malam
8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut:
a Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman anggota
b Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat, profesi dan kategori anggota
c Mengakses file anggota melalaui nama atau nomor anggota
9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut:
a Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau nomor anggota untuk
melihat rincian bahan pustaka yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat, denda, dan reservasi yang bersangkutan
b Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua kata kunci
temu-balik biasa untuk mengetahui rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang dipinjam, rincian pinjaman, termasuk peminjam dan rincian reservasi bahan pustaka
10.Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan
11.Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik sebagai
berikut:
a Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk: peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan
2.2.4 Pengawasan Serial
Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup kegiatan/organisasi perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja. Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan, terbitan berkala atau serial Hasugian (2009, 8).
Fungsi dasar sub-sistem pengawasa serial terautomasi adalah untuk mempermudah pengecekan berkala apa yang di pesan dan nomor apa saja yang sudah diterima, sehingga hasil yang diterima akurat.
2.2.5 Informasi Manajemen
Sistem perpustakaan berbasis computer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis statistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif.
Berdasarkan pendapat di atas, seluruh kegiatan tersebutlah yang hendak diautomasikan. Kegiatan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, dengan automasi akan dikerjakan secara cepat dan tepat dengan menggunakan komputer.
2.3 Implementasi Sistem Automasi Perpustakaan
Sistem informasi didefinisikan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM (1999, 11) adalah “suat mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Sedangkan menurut O’Brien dalam bukunya pengantar sistem informasi (2005, 5)
(jaringan mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi”.
[image:22.595.163.437.162.395.2]Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 tentang komponen
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi
Sumber: James O’Brien dalam Buku Pengantar Sistem Informasi Ed.12 Pada Gambar 2.1 di atas dapat dijelaskan:
1. Sumber Daya Manusia
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).
2. Sumber Daya Software
Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi. 3. Sumber Daya Hardware
4. Sumber Daya Data
Merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.
5. Sumber Daya Jaringan
Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda
Dari gambar diatas juga dapat dijelaskan aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi sebagai berikut:
1. Input Sumber Daya Data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.
2. Pemrosesan Data Menjadi Informasi
Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.
3. Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.
4. Penyimpanan Sumber Daya Data
Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian
5. Pengendalian Kinerja Sistem
kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
Dari beberapa definisi di atas dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah yang menggabungkan suatu kombinasi teratur dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komputer an mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi.
Loudon (2005), menyatakan bahwa tujuan dari sistem informasi adalah “mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan informasi dari lingkungan organisasi dan operasi internal untuk mendukung fungsi-fungsi organisasi dan pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, kendali, analisis dan visualisasi”. Sistem informasi mentransformasi basis-basis data menjadi informasi yang berarti dan berguna melalui tiga aktifitas dasar: masukan, proses dan keluaran. Sistem informasi dalam perpustakaan digital adalah ba gian dari serangkaian aktifitas penambah nilai dalam mengambil, mentransformasi dan menyebarkan informasi yang dapat digunakan para pengambil kebijakan di perpustakaan untuk menjalankan tugas yang diembannya demikian pula dapat memperluas kinerja organisasi perpustakaan dan akhirnya dapat meningkatkan orientasi perpustakaan menjadi profit oriented yang lebih mengutamakan kepuasan pengguna.
Menurut Sutedjo (2006:144) tahapan pembangunan sistem dibagi menjadi:
Fase Perencanaan Sistem
Perencanaan pengembangan Sistem Informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan Sistem Informasi apa saja yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Beberapa studi kelayakan yang menjadi pertimbangan dalam fase perencanaan, yaitu :
a. Kelayakan Operasional
Menyangkut apakah secara operasional system yang baru dapat dilaksanakan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training yang ditawarkan, pelayanan purna jual atau pemeliharaan serta efisiensi dan efektivitas sistem baru.
b. Kelayakan Teknis
c. Kelayakan Ekonomis
Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan system baru serta keuntungan yang akan diperoleh dari sistem tersebut.
Fase Pembentukan Sistem
a. Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan system baru serta
keuntungan yang akan diperoleh dari sistem tersebut.
b. Membangun Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer yang akan
mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. Sistem Informasi Manajemen ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh aliran informasi secara langsung dan otomatis.
c. Membangun Sistem Pendukung Keputusan (SPK) untuk mengolah database
yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pimpinan dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial. Mereka dapat melakukan
berbagai simulasi variable-variabel yang berpengaruh sehingga
keputusan-keputusan manajerial yang diambil oleh pihak-pihak yang berwenang semakin berkualitas.
Fase Pembangunan Sistem a. Investigasi Sistem
Manfaat dari sistem ini adalah untuk menentukan masalah ataupun kebutuhan yang timbul. Hal ini membutuhkan pengembangan sistem yang menyeluruh ataukah ada usaha lain yang dapat dilakukan untuk memecahkannya.
b. Analisis Sistem
Tahap analisis bertitik tolak pada kegiatan-kegiatan dan tugas-tugas dimana sistem yang berjalan dipelajari lebih mendalam untuk menjadi landasan bagi sistem yang baru akan dibangun. Salah satu tujuan penting dari tahap ini adalah untuk mendefinisikan sistem berjalan.
c. Desain Sistem
Tahap ini sebagian besar kegiatannya berorientasi pada komputer. Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang telah disusun pada tahap sebelumnya ditinjau kembali dan disempurnakan. Rencana pembuatan program dilaksanakan untuk kemudian diuji coba. Tujuan desain sistem:
1) Untuk memenuhi kepada pemakai sistem.
2) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli–ahli teknik lainnya yang terlibat.
d. Implementasi Sistem
Tujuan dari tahap implementasi ini adalah untuk menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, menguji serta mendokumentasikan program-program dan prosedur system yang diperlukan, memastikan bahwa personil yang terlibat dapat mengoperasikan sistem yang baru dan memastikan bahwa konversi sistem lama ke sistem baru dapat berjalan dengan baik dan benar.
e. Pemeliharaan Sistem
meminimalkan gangguan control dan gangguan operasional yang disebabkan oleh proses pemeliharaan sistem.
2.3.1 Metode Pemilihan Sistem Automasi Perpustakaan
Sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware).
Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai. Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin sebagaimana dikutip oleh Bustan (2001, 55) membagi metode penerapan automasi perpustakaan atas 4 (empat) yaitu:
1. Membeli Sistem Turnkey Sistem Turnkey adalah sistem komputer yang telah dirancang, diprogram, diuji, dan kemudian dijual oleh perusahaan kepada perpustakaan dalam siap dipasang dan dioperasikan.
2. Mengembangkan Sistem Melalui Jaringan (Network System). Perpustakaan
juga dapat mengembangkan sistem dengan cara mengadaptasikan sistem melalui kerjasama jaringan.
3. Mengadaptasikan Sistem dari Perpustakaan Lain. Cara lain yang dapat
digunakan perpustakaan dalam mengembangkan automasi perpustakaan adalah menduplikasi atau mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain.
4. Mengembangkan Sistem Lokal Perpustakaan dapat juga mengembangkan
sistem lokal atau in-house development sistem.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa setiap metode sistem automasi perpustakaan memiliki beberapa keuntungan dan kelemahan. Jadi, metode apapun yang akan digunakan maka pihak perpustakaan haruslah mempertimbangkannya terlebih dahulu dan harus disesuaikan dengan kondisi perpustakaannya.
2.3.2 Unsur-Unsur Automasi Perpustakaan
memanfaatkan komputer untuk berbagai keperluan. Dalam menjalankan suatu automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur-unsur automasi perpustakaan yang saling mendukung dan terkait antara satu dengan yang lainnya Ajie (2009, 36 ) yaitu terdiri dari:
a) Pengguna (user)
Pengguna (user) merupakan unsur utama yang sangat berpengaruh dalam
sistem automasi perpustakaan. Dalam membangun dan mengembangkan sistem automasi perpustakaan alangkah baiknya didiskusikan terlebih dahulu dengan staf perpustakaan, pustakawan serta para pemustaka atau pengguna perpustakaan. Automasi perpustakaan dibangun dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan para penggunanya, sehingga automasi yang akan dibuat akan membantu para pengguna.
b) Perangkat keras (hardware)
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras adalah untuk menumpulkan data dan mengkonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras
dalam Automasi perpustakaan diantaranya komputer, scanner, digital
camera, dan CD writer. Pengadaan perangkat keras ini perlu disesuaikan dengan software yang akan digunakan.
c) Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak merupakan unsur penting dalam sistem automasi. Perangkat lunak sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan baik multi-tasking maupun multi-user. Perangkat lunak (software) untuk sistem automasi perpustakaan adalah seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet.
d) Data
Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol-simbol khusus. Dalam perpustakaan data ini dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi dan lain sebagainya.
e) Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangannya yang terjadi di dalam automasi perpustakaan sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumberdaya melalui teknologi. Tujuan utama adalah melakukan pertukaran data. Jaringan komputer adalah hubungan dua simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih untuk melakukan pertukaran data Hermawan (2009, 6-7).
2.3.3 Kendala dalam Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan mempunyai peran penting dalam menerapkan pelayanan yang lebih dalam perpustakaan. Menurut Harmawan (2009, 6-7) dalam tulisannya yang berjudul Sistem Automasi Perpustakaan kendala dalam automasi perpustakaan antara lain sebagai berikut:
1) Kesalah pahaman tentang automasi Perpustakaan
Setidaknya ada 2 hal yang menyebabkan kesalahpahaman tentang automasi perpustakaan yaitu :
a) Ketakutan kehilangan pekerjaan
Dalam automasi perpustakaan, ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawaan sebenarnya tidak perlu terjadi karena tidak semua pekerjaan dapat diambil oleh komputer. Pada bidang-bidang tertentu masih tetap diperlukan campur tanggan manusia misalnya klasifikasi, layanan referensi dan majalah secara standar dan pekerjan-pekerjaan lain yang dapat menumbuh kembangkan perpustakaan menjadi lebih baik. Oleh karenanya ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawan tidak perlu terjadi.
b) Biaya Automasi Perpustakaan
Sebagian orang beranggapan bahwa otomasi perpustakaan memerlukan biaya yang besar. Berbicara biaya sangat relatif karena bila dibandingan dengan output atau hasil dari automasi perpustakaan jelas anggap ini adalah salah. Hal ini dapat dibandingkan bila pekerjaan perpustakaan dikerjakan secara manual jelas terkesan sangat tidak efektif dan efisien, namun bila dikerjakan secara otomasi akan terlihat sekali tingkat efisiennya dari segi tenaga dan waktu dan biaya.
2) Kurangnya Staf Terlatih
Memang tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak pustakawan yang belum mempunyai pemahaman yang baik dalam bidang teknologi informasi dan komunikas(TIK). Ini menjadi tantang tersendiri bagi pustakawan, dan kalau mau pustakawan dapat mempelajari bidang teknologi informasi dan komunikasi(TIK) sendiri tanpa harus ditakuti karena ilmu teknologi dan komunikasi merupakan ilmu terapan(applied science). Ilmu terapan adalah ilmu yang dapat dipelajari dengan menerapkan sistem bisa karena biasa. Misalnya banyak orang-orang yang tidak memiliki pendidikan dibidang TIK tapi mereka ahli dalam bidang tersebut.
3) Kurangnya Dukungan dari Pimpinan
4) Input Data
Bila kendala yang lain dapat diatasi kendala berikutnya adalah input data. Input data merupakan kendala yang serius bila jumlah datanya cukup banyak. Hal ini dapat menyebabkan ketidak berhasilan dalam automasi. Untuk mengatasinya adalah dengan memasukan biaya input data dalam biaya proyek automasi perpustakaan. Bila tidak maka yang terjadi adalah tersendatnya ketersediaan data, yang pada akhirnya akan sia-sia pekerjaan automasi perpustakaan.
Sedangkan menurut Supriyanto (2008, 11) kendala dalam menerapkan automasi perpustakaan antara lain sebagai berikut:
1. Kurangnya pengetahuan pustakawan akan komputer dan aplikasinya, banyak
kalangan pustakawan yang masih gagap teknologi (Gaptek) khususnya pemahaman tentang Automasi dan Teknlogi Informasi.
2. Kurangnya SDM yang menguasai komputer sekaligus menguasai masalah
perpustakaan
3. Belum adanya format baku sehingga masing-masing perpustakaan
menggunakan format berlainan. Hal ini yang mengakibatkan perpustakaan membuat data sesuai dengan keinginan masing-masing.
4. Belum adanya peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yang
diterima oleh semua pihak. Automasi perpustakaan khususnya automasi katalog, bertujuan antara lain memudahkan pertukaran data antarperpustakan. Pertukaran data ini memerlukan keseragaman peraturan pengkatalogan. Namun praktik pengkatalogan di Indonesia belumlah seragam (khususnya untuk penentuan tajuk entri utama nama pengarang)
5. Keterbatasan dana untuk pengadaan software. Lazimnya perpustakaan
menyediakan dana khusus untuk software seperti halnya dana yangdisediakan untuk perangkat kerasnya (membeli komputer, ATK, bahan habis pakai dll.) akibatnya perpustakaan membeli software di pasaran yangbelum tentu cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan.
6. Kurangnya jaringan dan kerjasama antar perpustakan.
BAB III
METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian
Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif deskriptif adalah penelitian untuk membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian apa adanya. Menurut Suratmo (2002, 16) “metode deskripsi adalah penelitian didasarkan pada data deskripsi dari suatu status, keadaan, sikap, hubungan atau suatu sistem pemikiran suatu masalah yang menjadi objek penelitian.
Menurut Glaser dan Strauss dalam Pendit .”(2003, 297), data kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma, penyimpangan, proses, pola dan sistem sosial yang ada di sebuah masyarakat, sesuai dengan apa yang selama ini dialami dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu.
Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode wawancara. Metode ini memungkinkan peneliti mendapatkan informasi dengan cara memberikan pertanyaan terstruktur secara tertulis kepada responden, kemudian hasil wawancara akan dianalisa dengan metode deskriptif.
3.2 Lokasi Penelitian
Penentuan lokasi merupakan tahapan yang harus dilakukan dalam penelitian. Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Darma Agung Jl. Dr. TD. Pardede No.21 Medan. Sedangkan waktu pengambilan data dilakukan pada bulan November 2013.
3.3 Proses Penelitian
Proses penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adlah;
1. Mengidentefikasi Informan
Menurut Sugiono (2006, 61) Purpose sampling adalah”tehnik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu”.
Penelitian yang dilakukan disini tidak adanya penentuan jumlah informan untuk diwawancarai, tetapi lebih ditentukan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti. Informan dalam penelitian ini adalah pustakawan pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan.
2. Mengumpulkan Data
Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam (depth interview) secara struktur dimana pertanyaan yang diajukan terlebih dahulu telah disiapkan serta dibuat kerangkanya secara sistematis sebelum berada di lokasi penelitian, data yang diperoleh direkam dengan tape recorder dan dibantu dengan alat tulis lainnya. Data yang diperoleh kemudian dibaca berulang-ulang agar penulis benar-benar mengerti data atau hasil yang telah diperoleh.
3. Analisis Data
Analisis data merupakan suatu cara untuk menata data dari hasil wawancara yang didapatkan. Menutur Patton yang dikutif oleh Moleong (2002, 103) analisis data adalah “proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar”. Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk meningkatkan pemahaman itu adalah:
a) Pengelompokan Berdasarkan Kategori, Tema dan Pola Jawaban
Pada tahapan ini dibutuhkan adanya pengetahuan yang mendalam terhadap data serta adanya keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul di luar lapangan dengan apa yang ingin digali.
b) Menguji Asumsi atau Permasalahan yang ada Terhadap Data
Setelah kategori dan data tergambar jelas, kemudian peneliti menguji data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini.
c) Mencari Alternatif Penjelasan bagi Data
Berdasarkan kesimpulan yang telah diperoleh, penulis merasa perlu mencari suatu alternatif atau penjelasan lain tentang kesimpulan yang didapat.
4.Menulis Hasil Penelitian
Data dari informan yang telah didapatkan kemudian diperiksa kembali apakah kesimpulan yang dibuat telah selesai. Dalam penelitian ini, penulisan data-data hasil penelitian berdasarkan wawancara mendalam dan observasi.
5.Menarik Kesimpulan
Pada dasarnya kesimpulan awal sudah dapat ditarik pada saat matriks terisi, tetapi hal tersebut belum begitu jelas, dalam hal ini dapat menggiring pada pengambilan keputusan untuk menentukan langkah-langkah berikutnya yang harus dilakukan. Kesimpulan akhir merupakan keadaan yang belum jelas kemudian meningkat sampai pada pernyataan yang telah dimiliki landasan yang kuat dari proses analisis terhadap gejala yang ada atau atau dari beberapa permasalahan didiskusikan dengan berbagai pihak yang relevan yang akhirnya terjadi sebuah kesimpulan. Hal ini dimaksudkan apabila ada data baru kemudian akan merubah kesimpulan sementara segera melakukan perbaikan melalui data yang diperoleh selanjutnya.
3.4 Tehnik Pengumpulan Data
Tehnik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan secara langsung dengan pustakawan. Ada beberapa macam wawancara, yaitu”tidak berstruktur (unstructured), tersetruktur (structured), campuran (mixed), pemecahan masalah, dan stres interview” Handoko (1997, 94).
Sedangkan Nasution (1982, 135) menyatakan pada umumnya wawancara dibedakan dua macam yaitu:
1. Wawancara berstruktur dilakukan berdasarkan daftar pertanyaan dengan
maksud dapat mengontrol dan mengatur berbagai dimensi wawancara itu antara lain pertanyaan yang diajukan telah ditentukan bahkan kadang-kadang juga jawabannya, demikian pula ruang lingkup masalah, sehingga benar-benar dibatasi.
2. Wawancara tak berstruktur dilakukan dengan tidak mempersiapkan
pertanyaan sebelumnya, pewawancara boleh menanyakan apa saja yang dianggapnya perlu dalam situasi wawancara itu. Pertanyaan tidak diajukan dalam urutan yang sama, bahkan pertanyaanya pun tak selalu sama.
3. Namun ada baiknya bila pewawancara sebagai pegangan mencatat
pokok-pokok penting yang akan dibicarakan sesuai dengan tujuan wawancara. Peneliti memilih menggunakan tehnik wawancara berstruktur dalam melakukan penelitian. Apabila terdapat keterangan kurang jelas terhadap jawaban yang diberikan, peneliti dapat mengulang pertanyaan wawancara yang diambil dari pedoman wawancara. Data dari wawancara direkam dengan memakai media tertentu dan juga dibantu dengan alat tulis lainnya. Hasil rekaman wawancara dibuat dalam bentuk tertulis, yang kemudian dibaca dan diteliti ulang untuk mendapatkan data yang benar.
2. Observasi
Selain wawancara, tehnik pengumpulan data dapat dilakukan dengan observasi. Menurut Arikunto (2002, 103) menyatakan: “Observasi adalah kegiatan yang meliput i pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Kegiatan observasi dilakukan pada lokasi penelitian yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan.
3. Studi Dokumentasi
3.5 Instrumen Penelitian
Dalam penelitian ini, guna memperoleh data-data yang diinginkan maka digunakan instrumen penelitian. Menurut Nasution (1992, 9) “ instrumen penelitian terdiri dari instrumen utama dan instrumen penunjang”. Instrumen utama dalam dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri, sedangkan instrumen penunjang adalah berupa daftar pertanyaan, catatan-catatan lapangan dan rekaman taperecorder.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan alat bantu, yaitu:
1. Pedoman wawancara, pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan
pada saat melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.
2. Perekam suara, perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara
dengan peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga perlu adanya perekaman suara.
3. Pedoman observasi, pedoman observasi digunakan agar peneliti dapat melakukan
pengamatan sesuai dengan tujuan penelitian. Pedoman observasi disususun berdasarkan hasil observasi terhadap perilaku subjek selama wawancara dan observasi terhadap lingkungan atau setting, wawancara, serta pengaruhnya terhadap perilaku subjek dan informasi yang muncul pada saat berlangsungnya wawancara.
3.6 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data yang diperlukan adalah: 1. Data primer
Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interprestasi data.
2. Data Sekunder
3.7Informan
Informan adalah orang yang memberikan informasi tentang data-data penelitian yang dibutuhkan oleh peneliti Arikunto (200, 122) dalam kegiatan penelitian informan dapat dianalogian dengan responden penelitian. Eksistensi Informan dalam penelitian kualitatif untuk mempertajam proses evaluasi yang dilakukan oleh peneliti.
[image:35.595.78.494.306.505.2]Untuk memperoleh evaluasi yang mendalam maka perlu dipilih informan yang berkompeten dalam otomasi perpustakaan serta paham tentang program automasi perpustakaan yang digunakan Perpustakaan Universitas Darma Agung. Informan dalam penelitian ini adalah:
Tabel 3.1. Pustakawan Perpustakaan Universitas Darma Agung
No Kode
Informan
Pendidikan Lokasi Wawancara
1 I1 S1 Tehnik Sipil
Universitas Darma Agung Medan.
Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan
2 I2 S1Tehnik Sipil Unversitas
Darma Agung Medan
Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan
3 I3 D3 Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan
Pemilihan ketiga informan tersebut berdasarkan alasan bahwa ketiga informan tersebut dipandang paham mengenai otomasi perpustakaan yang sudah berjalan pada Perpustakaan Universitas Darma Agung dalam pemberian layanan peminjaman dan pengembalian. Dan juga informan tersebut dipilih dengan alasan mereka merupakan operator sekaligus pengguna sistem otomasi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung.
3.8Keabsahan Data (Validity)
lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun tehnik triangulasi yang digunakan adalah:
1. Triangulasi
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3. Triangulasi Metode
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil Perpustakaan Universitas Darma Agung
4.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perpustakaan Darma Agung
Perpustakaan Universitas Darma Agung berdiri pada tanggal 27 Mei 1957 bersamaan dengan berdirinya Universitasnya yang beralamat di Jl. TD Pardede No. 41. Awalnya Perpustakaan UDA memiliki koleksi buku yang sangat minim serta posisinya kurang strategis sehingga pengguna perpustakaan enggan untuk berkunjung ke perpustakaan. Pada tahun 1995 Perpustakaan UDA Medan Pindah ke gedung baru baru dengan luas perpustakaan yang lebih luas dan letaknya cukup strategis, sehingga mudah dijangkau oleh pengunjung.
Perpustakaan UDA Medan bertujuan membantu proses belajar mengajar di UDA Medan. Upaya yang dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut melalui aspek pengumpulan, pengolahan, pelestarian, pemanfaatan, dan penyebaran informasi. Fungsi umum dari perpustakaan sebagai wahana penyimpanan, melestarikan karya cetak, karya rekam. Tugasnya adalah melakukan kegiatan administrasi, layanan teknis dan layanan pengguna. Menyediaan jasa layanan informasi dalam berbagai jenis bidang ilmu pengetahuan. Hal ini merupakan wujud penyebaran informasi kepada seluruh sivitas akademika. Dari terpenuhinya kebutuhan informasi pengguna menunjukkan keberhasilan kegiatan yang dijalankan oleh perpustakaan.
Perpustakaan UDA Medan terdiri dari beberapa ruangan yaitu:
1. Ruang kordinator Perpustakaan
2. Ruang sirkulasi
3. Ruang baca yang bergabung dengan ruang koleksi
4. Ruang referensi
5. Ruang kerja petugas perpustakaan
teknologi komputerisasi (automasi perpustakaan) yaitu dengan menggunakan program SLiMS yang meliputi program pengolahan data (input data), selain itu sistem penelusuran buku juga menggunakan teknologi komputer yaitu sistem katalog online (OPAC), program sirkulasi yang meliputi peminjaman maupun pengembalian dengan menggunakan barcode buku.
4.2 Tujuan Perpustakaan UDA Medan
Sebagai bahan integral dari suatu perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program perogram perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengabdian pada masyarakat.
Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan UDA Medan antara lain:
1. Menyediakan bahan pustaka, informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna
perpustakaan.
2. Memberikan pelayanan semaksimal mungkin kepada para pengguna
perpustakaan.
3. Membantu proses belajar mengajar UDA Medan.
4.3 Tugas dan Fungsi Perpustakaan UDA Medan
Perpustakaan sebagai suatu unit kerja di perpustakaan perguruan tinggi harus mampu menyusun kebijakan dan melakukan tugas mereka secara rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan kepada para pengguna perpustakaan.
Adapun tugas Perpustakaan UDA Medan antara lain:
1. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas lembaga yang dilayani.
2. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota di lingkungan
tempat perpustakaan bernaung.
3. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi
literature dalam segala bentuk penelitian.
Fungsi Perpustakaan UDA Medan sebagai berikut:
1. Fungsi Pendidikan
Perpustakaan UDA Medan menyediakan koleksi buku-buku agar memperlancar pelaksanaan sivitas akademika di tempat perpustakaan.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan UDA Medan sebagai sarana tugas informasi, penelitian bagi para penggunanya.
3. Fungsi Administratif
Fungsi ini terlihat jelas pada Perpustakaan UDA Medan dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka (koleksi).
4. Fungsi Rekreatif
Perpustakaan UDA Medan menyediakan bahan pustaka untuk menikmati bacaan yang telah disediakan oleh perpustakaan.
4.4 Visi dan Misi Perpustakaan UDA
Perpustakaan UDA Medan mempunyai visi dan misi dalam mengembangkan perpustakaannya.
Adapun yang menjadi visi dan Perpustakaan UDA Medan yaitu:
1. Menjadi perpustakaan pendidikan tinggi yang dapat menyediakan jasa layanan
informasi dalam berbagai jenis bidang ilmu pengetahuan .
2. Sarana pendukung dalam kegiatan belajar-mengajar, penelitian, pengabdian
pada masyarakat pada umumnya seraya memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai kebutuhan sehingga menimbulkan kapuasan akan kebutuhan informasi para pengguna.
Sedangkan yang menjadi misi Perpustakaan UDA Medan yaitu:
1. Berusaha menjadi sumber informasi dan sarana informasi sesuai dengan
kebutuhan pendidikan maupun diktat.
2. Mengembangkan jenis dan sistem pelayanan sesuai dengan perkembangan
perubahan zaman.
3. Membina kemampuan sumberdaya manusia (SDM) perpustakaan untuk
Membina kerjasama dengan perpustakaan lain dalam proses penyediaan informasi bahan pustaka tercetak maupun tercetak.
4.5 Karakteristik Informan
[image:40.595.138.461.310.398.2]Informan dalam penelitian ini adalah beberapa orang staf perpustakaan yang ada di Perpustakaan Universitas Darma Agung. Informan yang diperoleh ada 3 orang yang dianggap mengetahui baik terhadap masalah penelitian ini. Dimana wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu. Setelah melalui perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancara. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel : Karakteristik Informan
No. Kode Jabatan Lokasi Wawancara
1 I1 Kepala Perpustakaan Ruang baca Koleksi UDA
2 I2 Bagian Sirkulasi Ruang baca Koleksi UDA
3 I3 Bagian Pengolahan Ruang baca Koleksi UDA
Wawancara yang dilakukan dengan Informan I1,I2, dan I3 berlangsung secara
informal, dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan wawancara mendalam (depth interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan secara subtatif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Wawancara pun dilakukan pada jam yang telah ditetapkan pada saat membuat janji untuk wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal, walau terkadang peneliti menggunakan istilah-istilah perpustakaan. Isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
4.6 Kategori
menghasilkan beberapa kategori, akhirnya penulis dapat menurunkan lima kategori yang berkaitan dengan penerapan automasi perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Dharma Agung Medan. Adapun kelima kategori itu adalah sebagai berikut :
1. Sumber daya software (program dan prosedur)
2. Sumber daya hardware
3. Sumber daya jaringan
4. Sumber daya data
5. SDM (pegawai perpustakaan)
4.6.1 Sumber Daya Software
Kategori pertama yang di peroleh dari hasil transkrip wawancara dengan responden adalah sumber daya software. Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Sistem otomasi dapat didefinisikan sebagai suatu teknologi yang berkaitan dengan aplikasi mekanik, elektronik dan sistem yang berbasis komputer (komputer, PLC atau mikro). Semuanya bergabung menjadi satu untuk memberikan fungsi terhadap manipulator (mekanik) sehingga akan memiliki fungsi tertentu.
Pengetahuan informan tentang software automasi perpustakaan dapat dilihat pada pernyataan I1 sebagai berikut:
“...automasi perpustakaan itu perangkat lunak yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan...”
Automasi perpustakaan pertama kali diimplementasi di perpustakaan UDA sejak tahun 2012 atas inisiatif dari pustakawan untuk mengakomodir kebutuhan dan menjalankan fungsi perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 yaitu:
I1: “perpustakaan UDA memakai sistem automasisejak tahun 2012”
Sebelum terautomasi seperti sekarang ini, pada awalnya perpustakaan UDA menggunakan pola konvensional dimana setiap kegiatan perpustakaan mulai dari
untuk mengotomasi perpustakaan merupakan jawaban dari perkembangan yang terjadi pada perpustakaan dimana perpustakaan harus memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika UDA secara cepat, efisien dan tepat. Hal ini membuat perpustakaan meluaskan cakupan bahan dan sumber-sumber koleksinya. Sesuai dengan jawaban I1
mengenai faktor yang menjadi pertimbangan utama automasi perpustakaan adalah: I1: “kebutuhan karena sudah banyak bukunya…. Selain itu untuk memudahkan
identifikasi user”.
Pada awal proses implementasi, perpustakaan tidak langsung mengganti secara
keseluruhan sistem manual yang sudah ada, tetapi otomasi dilakukan dengan
mensinergikan antara manual dan computerized. Hal ini dilakukan selain untuk alasan sebagai back up atas data-data yang ada, tetapi juga untuk alasan penyesuaian sistem dengan staf perpustakaan atas tutorials. Sedangkan aplikasi (perangkat lunak) yang digunakan untuk sistem automasi perpustakaan di Perpustakaan UDA menggunakan aplikasi open sources SLiMS, hal ini sesuai dengan pendapat I1 dan I2
yaitu:
I1: “aplikasi yang kami gunakan adalah aplikasi open sources SLiMS (Senayan
Library Management System).... selain gratis dari segi fitur sudah cukup membantu kami dalam pekerjaan sehari-hari”.
I2: “kami menggunakan aplikasi SLiMS....”
Alasan paling mendasar di terapkannya sistem automasi perpustakaan di Perpustakaan UDA sesuai dengan pernyataan responden I1, I2, dan I3 adalah:
I1: “alasannya tentu saja untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan dan
pelayanan perpustakaan, serta untuk efesiensi dan efektifitas dalam pengolahan perpustakaan”.
I3: “aplikasi ini memang sederhana, sesuai dengan harganya murah dan mudah
untuk digunak
