ANALISIS PENGOLAHAN SKRIPSI ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) Dalam Program Studi Ilmu
Perpustakaan
SAHAT MARULITUA SINAGA NIM : 120709056
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN SAINS INFORMASI MEDAN
2019
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik Pada Perpustakaan HKBP Nomensen Medan
Oleh : Sahat Marulitua Sinaga
NIM : 120709056
Pembimbing : Himma Dewiyana, S.T, M.Hum
NIP : 197208252006042001
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal : 10 Oktober 2019
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik Pada Perpustakaan HKBP Nomensen Medan
Oleh : Sahat Marulitua Sinaga
NIM : 120709056
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dra. Eva Rabita, M.Hum.
NIP : 19560331 198603 2 001
Tanda Tangan :
____________________
Tanggal : 10 Oktober 2019
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S.
NIP : 19600805 198703 1 001
Tanda Tangan :
____________________
Tanggal : 10 Oktober 2019
ABSTRAK
Sinaga, Sahat Marulitua. 2019. Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Medan:
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan skripsi elektronik pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan berdasarkan pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif, informan dalam penelitian ini adalah pustakawan berjumlah 2 orang yaitu Kepala Perpustakaan dan Staf bagian pengolahan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa prosedur pengolahan skripsi elektronik pada Perpustakaan Nommensen Medan dimulai dari menerima dan menyeleksi skripsi. Lalu skripsi diproses dengan cara mengkonversi dari word ke .pdf, pemecahan file menjadi beberapa bagian (Bab I-III). Selanjutnya dokumen elektronik skripsi tersebut siap diupload ke repositori perpustakaan. Untuk mengakses dokumen elektronik skripsi dalam bentuk teks penuh (fulltext), pengguna harus datang langsung ke perpustakaan bagian ruang skripsi agar diizinkan untuk foto copy.
Kata Kunci : Dokumen Elektronik.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
penyertaan, perlindungan dan berkat yang telah diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ANALISIS PENGOLAHAN SKRIPSI
ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN.
Penulis menyadari bahwa apa yang telah dilalui selama proses penyelesaian skripsi ini tidak terlepas dari bantuan, dukungan dan semangat dari keluarga yang tanpa hentinya memberikan cintanya yang luar biasa kepada saya. Oleh karna itu, penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada bapak dan ibu saya tercinta, yang telah banyak memberikan bantuan moril dan materi serta perhatiannya yang besar kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Dalam pengerjaan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan masukan dan bantuan dari beberapa pihak yang telah memberikan bimbingan dan arahan. Oleh karna itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Eva Rabita, M. Hum selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi.
3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan, masukan dan bimbingan dalam penulisan skripsi ini.
4. Seluruh dosen pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi yang dengan tulus dalam menyalurkan ilmu penegtahuan yang dimiliki.
5. Seluruh staf di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang telah membantu dan menyemangati saya dalam menyelesaikan penelitian ini.
6. Adik-adikku tersayang Daniel Sinaga, Wanda Sinaga, Winda Sinaga dan Daut Sinaga.
7. Abang dan kakakku tersayang, Chapryn Saragi, Dewi Hutabarat, Esriwanty Sitinjak, Daolan Joseph Siregar, Nathanael Siregar dan Johannes Keynes Harianja.
8. Teman-teman seperjuangan mahasiswa/i stambuk 2012 yang telah memberikan masukan, materi dan semangat kepada penulis selama mengerjakan skripsi ini.
Semoga karya yang singkat ini dapat berguna bagi banyak orang dan lebih memperkaya khasanah bidang ilmu perpustakaan dan sains informasi. Saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Tuhan memberkati kita semua
Medan, 10 Oktober 2019 Penulis,
Sahat Marulitua Sinaga Nim. 120709056
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL... vii
BAB I PENDAHLUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Rumusan Penelitian ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 6
1.4 Manfaat Penelitian ... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN TEORI ... 7
2.1 Dokumen Elektronik ... 7
2.1.1 Defenisi Dokumen Elektronik ... 7
2.1.2 Format Dokumen Elektronik ... 8
2.2 Pengolahan Dokumen Elektronik ... 10
2.2.1 Pengumpulan Dokumen ... 11
2.2.2 Pemrosesan Dokumen ... 13
2.2.3 Proses Penyimpanan ... 16
2.2.4 Proses Pengawasan Dokumen ... 17
2.3 Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ... 18
2.4 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ... 19
2.5 DSpace ... 21
2.6 Metadata ... 22
BAB III METODE PENELITIAN ... 29
3.1 Metode Penelitian ... 29
3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian ... 30
3.3 Proses Penelitian ... 30
3.4 Teknik Pengumpulan dan Sumber Data... 31
3.5 Analisis Data ... 31
3.6 Keabsahan Data... 32
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN... 33
4.1 Karakteristik Informan ... 33
4.2 Prosedur Pengolahan ... 34
4.2.1 Proses Pengumpulan Dokumen ... 34
4.2.2 Pemrosesan Dokumen ... 35
4.2.3 Proses Penyimpanan ... 37
4.2.4 Pengawasan Dokumen ... 37
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
5.1 Kesimpulan ... 40
5.2 Saran ... 41
DAFTAR PUSTAKA ... 42 LAMPIRAN ...
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach ... 13 Tabel 2 Unsur Metadata Dublin Core ... 31 Tabel 3 Karakteristik Informan ... 37
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Di era sekarang ini, perkembangan informasi semakin berkembang pesat, sehingga bentuk penyajian informasi banyak dikemas berbagai bentuk. Salah satu lembaga yang mengkaji dan melayankan informasi tersebut adalah perpustakaan.
Dalam Undang-Undang Perpustakaan Nomor 43 tahun 2007 disebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Tujuan utama sebuah perpustakaan adalah menyediakan layanan akses informasi bagi pemakai. Keberadaan perpustakaan sangat bermanfaat, tetapi sering kali dihadapkan pada permasalahan dalam hal akuisisi (pengadaan), penyimpanan, dan penanganan dokumen maupun berkas-berkas sesuai kebutuhan.
Dengan perkembangan perpustakaan dari model perpustakaan yang sederhana sampai seperti dewasa ini, hambatan yang dialami adalah munculnya pemakaian teknologi informasi sebagai sarana penyedia layanan sehingga perubahan ini sangat berpengaruh pada metode akuisisi, penyimpanan, pengiriman, atau prosedur penelusuran. Untuk mencapai tujuan agar perpustakaan tidak ketinggalan jauh dengan adanya perkembangan di bidang teknologi informasi, upaya dalam hal perbaikan teknologi harus terus-menerus dilakukan agar seluruh
kegiatan pengolahan perpustakaan dapat bekerja dengan lebih cepat, akhirnya dapat menjangkau pengguna yang lebih banyak.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang berimbas juga ke pengolahan perpustakaan, mengakibatkan adanya paradigma baru dalam bidang perpustakaan. Perubahan tersebut sangat terlihat pada kinerja dan layanan perpustakaan seperti orientasi pustakawan dari penjaga koleksi menjadi penyedia informasi dan pengguna yang awalnya hanya membutuhkan satu media menjadi multimedia.
Perkembangan media penyimpan tidak hanya sampai dengan bentuk film maupun mikro, bentuk lebih ringkas muncul seiring dengan munculnya teknologi komputer. Bentuk ini ditandai dengan munculnya media penyimpan elektronik dalam bentuk disket, kemudian diikuti dengan munculnya CD-ROM.
Fenomena yang terjadi pada saat ini membuat banyak kalangan ingin memperoleh informasi yang cepat dan mudah ditelusuri, sehingga orang gencar untuk memperoleh informasi melalui akses jaringan melalui internet. Kemudahan orang-orang mendapatkan informasi membuat berbagai badan institusi, seperti perpustakaan perguruan tinggi menyediakan layanan sumber informasi yang dikemas dalam bentuk elektronik yang dapat diakses secara digital.
Salah satu perpustakaan yang mengolah dokumen elektronik yang dapat diakses secara online adalah perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah lembaga yang melayankan koleksi informasi baik tercetak maupun elektronik yang
mendukung dalam kegiatan civitas akademik, terutama untuk memenuhi kebutuhan informasi studi mahasiswa. Perpustakaan ini juga tidak luput menyediakan karya ilmiah dari mahasiswa tersebut. Hal ini berhubungan kaitannya dengan koleksi deposit yang dilayankan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, seperti karya ilmiah berupa Skripsi, yang telah dikerjakan oleh mahasiswa lulusan strata S-1.
Ketersediaan koleksi ini pada repositori perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dapat memudahkan pengguna untuk menemukan informasi yang relevan karna dapat diakses melalui website resmi perpustakaan, tanpa harus datang ke gedung perpustakaan. Dengan dukungan teknologi sekarang ini, pendokumentasian skripsi ini dapat dikemas dalam bentuk Compact Disk (CD).
Koleksi skripsi yang terdapat pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan terdapat 2 bentuk yaitu ada yang tercetak dan elektronik.
Melalui observasi awal, jumlah koleksi skripsi tercetak ada sekitar 3.772 dan 1.929 yang elektronik yang sudah dipublikasi di repositori Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen. Skripsi tercetak tersebut jumlahnya akan terus meningkat setiap tahunnya dan jumlah skripsi rata-rata yang bertambah sekitar 800 eksemplar per tahunnya. Sementara pustakawan mengakui bahwa tempat dan rak untuk tercetak terbatas dan dalam ruangan hanya ada sekitar 11 rak saja.
Mengingat setiap tahunnya skripsi yang diterima oleh pustakawan perpustakaan sekitar 800 eksemplar, untuk itu skripsi sekitar yang 2 tahun terpajang di ruangan akan dipindahkan ke ruangan khusus seperti ruangan gudang supaya skripsi yang baru dientry atau diterima dapat memiliki tempat penyimpanan di rak ruangan
deposit perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Koleksi skrispi elektronik ini bersifat un-publised karna pemanfaatannya tidak dapat dipinjam dan hanya bisa digunakan oleh pengguna pada saat di ruang baca Grey Literature.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki fasilitas fotocopy sehingga dapat memudahkan mahasiswa untuk menggandakan bagian informasi yang ingin diperoleh atau yang mereka butuhkan. Selama ini metode yang dilakukan adalah skripsi yang sudah diterima langsung diinventarisasi, yaitu diberi stempel inventaris, nomor inventaris, setelah itu diklasifikasi dan dikatalog, lalu data skripsi dientri kedalam repositori. Setelah data dientri, skripsi disimpan dan dimasukkan kedalam rak yang sudah tersedia. Adapun lokasi ruangan dari layanan skripsi ini berada dilantai 2 perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
Sejak tahun 2018, perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dalam melakukan pengolahannya sudah menggunakan perangkat lunak aplikasi DSPACE. Sehingga pengolahannya dapat dilakukan dengan cepat dan mudah tanpa harus melakukan metode konvensional. Mahasiswa dapat mengakses informasi skripsi yang ingin dicari melalui layanan penelusuran repositori melalui beberapa komputer yang sudah disediakan. Salah satu kelebihan pengguna ketika ingin mencari skripsi melalui repositori adalah adanya cantuman abstrak skripsi sehingga memudahkan untuk mengetahui ringkasan inti informasi yang dikaji dalam skripsi tersebut. Koleksi skripsi ini dapat diakses melalui situs resmi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, yaitu http:/repositori.uhn.ac.id/. Adapun sumber daya manusia (SDM) yang menangani
pengolahan dokumen skripsi elektronik dalam bagian repositori hanya ada 1 orang. Pustakawan mengakui memiliki kendala dalam mengupload dokumen skripsi elektronik yang ada dalam CD karena ada banyak dokumen skripsi yang ada dalam CD yang tidak mencantumkan Kata Pengantar dan Abstrak, mengingat pengerjaan SDM yang mengupload bagian dokumen skripsi elektronik ke repositori hanya ada 1 orang, sehingga sering kesulitan karna harus mengetik ulang kata pengantar dan abstrak pada skripsi untuk dicantumkan pada saat mengupload dokumen skripsi ke repositori.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin mengkaji dan menganalisis bagaimana pengolahan skripsi elektronik yang dikerjakan oleh pegawai di perpustakaan tersebut. Oleh karena itu penulis membuat dan menetapkan judul penelitian ini adalah “Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis menetapkan rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimanakah proses pengolahan skripsi elektronik pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pengolahan skripsi elektronik Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Berdasarkan hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, sebagai petunjuk dan masukan dalam pengolahan skripsi elektronik di Universitas HKBP Nommensen Medan.
2. Bagi Peneliti lainnya, sebagai bahan rujukan dan masukan untuk penelitian yang berikutnya dengan topik yang berkaitan dengan penelitian ini.
3. Bagi Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang menganalis proses pengolahan skripsi elektronik.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Dengan ini penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang dalam pengolahan skripsi elektronik Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan meliputi; pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan.
BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Dokumen Elektronik
2.1.1 Definisi Dokumen Elektronik
Pengertian informasi menurut Turban, Rainer dan Potter (2003),
“Informasi adlah kumpulan fakta yang terorganisir dalam beberapa cara, misalnya informasi dalam saldo rekening bank yang disertai dengan identitas pemegang rekening.”
Dengan kata lain, informasi bersumber dari data yang telah diproses.
Informasi elektronik dapat berupa catatan elektronik, dan atau dokumen elektronik, surat elektronik, atau tanda tangan elektronik. Suatu data/informasi yang telah yang telah diolah oleh sistem informasi secara elektronik tersebut akan tersimpan didalam sautu media tertentu secara elektronik, yang dinamakan dokumen elektronik.
Dengan kata lain dokumen elektronik adalah suatu data/informasi yang diolah oleh sistem informasi secara elektronis yang tersimpan dalam media tertentu secara elektronis juga ( Makarim 2005, 4).
Pengaturan informasi elektronik dan dokumen elektronik terdapat pada Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik serta Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik. Sebagai alat bukti,
informasi elektronik dan dokumen elektronik dapat dipercaya menjadi alat bukti jika dilakukan dengan beberapa syarat, yaitu :
a. Menggunakan peralatan komputer untuk menyimpan dan memproduksi print-out;
b. Proses data seperti pada umumnya dengan memasukkan inisial dalam sistem pengolahan arsip yang dikomputerisasikan;
c. Menguji data dalam waktu yang tepat, setelah data dituliskan oleh seseorang yang mengetahui peristiwa hukumnya.
Pendapat diatas dapat diartikan bahwa dokumen elektronik adalah data yang direkam atau disimpan pada media apapun atau oleh sistem komputer atau perangkat lainnya yang sejenis dan yang dapat dibaca atau dipahami oleh seseorang atau sebuah sistem komputer atau prangkat sejenis lainnya. Ini termasuk layar, hasil cetak atau hasil cetak lain dari data).
2.1.2 Format Dokumen Elektronik
Menurut Ardoni (2008) penyajian dokumen elektronik terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Format teks
Dokumen elektronik dalam format teks dapat dibaca dengan perangkat lunak pembaca teks, seperti Mc.Word. keterbukaan adalah sifat computer tidak selalu menguntungkan, terutama terhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam format teks. Begitu dapat membaca dokumen tersebut, pemakai memiliki kesempatan untuk mengobrak-abrik isi dokumen. Hal ini
disebabkan oleh populernya program pembaca teks dan pemakai cukup mengenal bahkan cukup sering menggunakan program tersebut untuk kepentingan lain. Kelemahan format teks tersebut dapat diatasi dengan member sandi pada dokumen tersebut, namun akibatnya tentu pemakai tidak leluasa memanfaatkan dokumen tersebut, pemakai akan selalu meminta bantuan pustakawan untuk membuka sandi dan pustakawan terpaksa memperhatikan pemakai secara teliti saat membaca dokumen. Dalam beberapa sistem, dokumen format teks dapat dibuat read-only, namun untuk menghilangkan atribut ini tidaklah sulit bagi pemakai yang memiliki sedikit saja kemampuan mengutak atik komputer.
2. Format gambar
Dokumen dalam format gambar dibaca dengan perangkat lunak pembaca gambar, seperti Adobe Acrobat Reader. Berbeda dengan format teks, dokumen elektronik format gambar relatif lebih aman dari kejahilan pemakai.
Dengan menyimpan dokumen dalam format gambar, misalnya PDF (Portable Dokumen Format), maka pemakai hanya dapat membaca dan tidak dapat mengubah sedikitpun dokumen tersebut. Alasannya adalah format PDF dibaca dengan Adobe Acrobat Reader yang hanya adapat digunakan untuk pembaca. Format PDF juga berukuran besar seperti format gambar lain, seperti BMP,JPG, atau TIFF. Format PDF juga merupakan pilihan yang lebih baik bila digunakan untuk dokumen hasil alih media dari kertas ke elektronik, misalnya pada alihmedia skripsi. Perangkat keras pengalih media memiliki fasilitas untuk membuat dokumen elektronik berformat PDF.
Format apapun yang akan dipilih, pustakawan perlu menetapkan format baku yang akan digunakan terhadap dokumen elektronik sebelum mengelola dokumen tersebut.
2.2 Pengolahan Dokumen Elektronik
Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan istilah Pengolahan data elektronik. Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi data ke dalam bentuk yang berguna dan lebih berarti, berupa informasi.
Definisi pengolahan data elektronik menurut Bodnar dan Hopwood (2004, 4) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Siagian (2003, 81), Pengolahan data elektronik adalah serangkaian kegiatan yang dimaksud untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan pengawasan hasil olahan tersebut.
Sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE) merupakan sistem aplikasi pengolahan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, pdf, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di unggah ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah diunggah dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan
dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengolahan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu penyimpanan dokumen dalam media CD-R, DVD, dan media yang lainnya, serta sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya.
Dalam prosedur pengolahan dokumen elektronik ada beberapa tahapan, diantaranya proses pengumpulan, pemrosesan, penimpanan, dan pengawasan.
2.2.1 Pengumpulan Dokumen
Proses pengumpulan masuk ke dalam tahap perencanaan digitalisasi dokumen. Menurut Arba’i (2010, 8) tahap perencanaan digitalisasi adalah sebagai berikut:
1. Pra-digitalisasi
Pra-digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar,dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut:
a. Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir) terbitan tahun 2000 ke atas.
b. Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar).
c. Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen.
d. Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran).
e. Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya.
2. Proses Digitalisasi di Perpustakaan
Untuk memberikan gambaran riil tentang digitalisasi dokumen local content di sebuah perpustakaan berikut ini dijelaskan proses digitalisasi yang dilakukan pada Perpustakaan. Pada tahap ini telah disepakati beberapa hal yang mengacu kepada kebijakan dan peraturan (SOP Proses Digitalisasi Bahan Perpustakaan) untuk melakukan proses digitalisasi adalah sebagai berikut:
a. Dokumen yang akan di digitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi, dan kertas karya (tugas akhir).
b. Skripsi, Tesis, dan, Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran.
c. Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi digitalnya,dan Untuk melindungi karya tersebut,
dipilih format PDF Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh dicetak (print) dan tidak bisa diedit.
d. Untuk tahap awal, ditetapkan bahwa koleksi tersebut dapat diakses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server.
3. Kebutuhan SDM
4. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software)
Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi dapat dan perlu di alih mediakan. Proses digitalisasi ini jugs meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses dokumen tersebut dan berapa lama dokumen tersebut disimpan.
Dokumen elektronik yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik.
2.2.2 Pemrosesan Dokumen
Menurut Terry Kuny (1995) “digitalisasi adalah mengacu pada proses menterjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam bit‐bit. Bit adalah satuan dasar informasi di dalam suatu sistem komputer. Sedangkan menurut Marilyn Deegan “digitisasi adalah
proses konversi dari segala bentuk dokumen tercetak atau yang lain ke dalam penyajian bentuk digital”.
Pengertian diatas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan meng-digitalisasi segala sesuatu yang bisa didigitasi.
Dalam bidang perpustakaan, proses digitalisasi adalah kegiatan mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi ini dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk koleksi atau bahan pustaka seperti, peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, audio visual, lukisan, dan sebagainya. Untuk mendigitalisasi masing‐masing bentuk koleksi tersebut tentunya digunakan cara yang berbeda. Misalnya untuk karya seni patung dan lukisan, biasanya menggunakan kamera digital atau merekamnya dalam bentuk gambar bergerak sehingga menghasilkan foto digital atau video. Sedangkan untuk dokumen cetak lain biasanya menggunakan mesin scanner.
Proses digitalisasi dibagi dalam 3 tata cara, yaitu :
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagian tersebut tampak bahwa lat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF didalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink,
dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi didalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak skripsi, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Kami menggunakan software OMNIPAGE PRO 14 karena software tersebut mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98%. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan :
- Alasan Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata didalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks.
- Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran kertas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran kertas dalam bentuk gambar, namun dengan
teknologi hardisk saat ini semakin maju –ukuran hardisk saat ini semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit dan lain-lain.
(Pendit, 2007:244)
Dari penjelasan diatas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi dokumen terdiri dari 3 tahapan: Scanning, yaitu proses transformasi format dalam bentuk dokumen tercetak menjadi dokumen dalam bentuk digital. Editing, yaitu proses pengolahan dokumen digital dikomputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi hyperlink. Uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke dalam sistem pangkalan data perpustakaan.
2.2.3 Proses Penyimpanan
Connoly dan Begg dalam Wahono (2006, 4) menyebutkan bahwa “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file basis approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.
Adapun 2 pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1. Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
Sumber: Supriyanto dan Ahmad (2008,45)
Dari dua pendekatan tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan yang bisa dipakai berdasarkan kebutuhan.
2.2.4 Proses Pengawasan Dokumen
Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting agar pekerjaan maupun tugas yang dibebankan kepada aparat pelaksana terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan (Nurmayani, 2009: 81).
Menurut Sujamto (1983, 17), pengawasan adalah segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan, apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak . Pengertian pengawasan tersebut menekankan pada suatu proses pengawasan yang berjalan
FileBase Approach Database Approach
Data Duplication Data sharing and no duplication
Data Dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
secara sistematis sesuai dengan tahap-tahap yang telah ditentukan. Hal ini sesuai dengan pendapat dari Soekarno K. yang menyatakan bahwa pengawasan adalah proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana (Nurmayani, 2009: 82). Hal ini dipertegas kembali oleh T. Hani Handoko yang menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai (T. Hani Handoko, 1984: 354).
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut di atas, peneliti sepaham dengan pengertian pengawasan yang diungkapkan oleh Sondang P. Siagian karena pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
2.3 Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat di akses dari berbagai tempat. Intinya pada sistem manajemen dokumen adalah tempat penyimpanan terpusat (centralized repository), sebuah medium elektronik tempat penyimpanan (storage) dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses kedalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi. Sebuah sistem manajeman dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang relevan dengan baik pada suatu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang umum. Manajemen dokumen dibangun pada central repository
dengan menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval) dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang independen. (Panduwinata, Frans, 2004).
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sistem aplikasi pengelolaan dokumen berupa kertas, microfilm, dll yang sudah dialih-mediakan menjadi format digital maupun file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokum en atau arsip tersebut berada pada tempat lain. (Yasin, Permana Peni, 2010).
Document Management adalah proses-proses yang dilakukan pada dokumen- dokumen yang dimiliki organisasi, dengan pertimbangan pembuatannya, distribusinya, dan penghapusannya.
2.4 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
Menurut Permana Peni Yasin (2010) ada beberapa manfaat penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini:
1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari 3. Bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen
dan lain sebagainya.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/ memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode).
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.
8. Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
2.5 DSpace
DSpace (www.DSpace.org) adalah aplikasi repositori digital, dibuat sebagai proyek bersama oleh Perpustakaan MIT dan Perusahaan Hewlett-Packard, dan dirilis ke publik pada bulan November 2002 sebagai Aplikasi Open Source.
Aplikasi repositori digital tersedia secara bebas sebagai perangkat lunak open source dari SourceForge (www.sourceforge.net/projects/DSpace) dengan lisensi distribusi BSD. Aplikasi open source DSpace tersedia untuk siapa saja yang ingin mengunduh dan menggunakan aplikasi pada semua jenis institusi, organisasi, maupun perusahaan (atau bahkan hanya individu). Pengguna juga mengizinkan modifikasi DSpace untuk memenuhi keputuhan spesifik organisasi. Aturan khusus penggunaan dijelaskan dalam lisensi distribusi Berkeley Software Distribution (BSD).
DSpace adalah salah satu platform perangkat lunak open source untuk menyimpan, mengelola dan mendistribusikan koleksi ke dalam format digital.
Seperti halnya konten dunia yang sekarang dikembangkan dan disebarluaskan dalam format digital, aplikasi DSpace mendukung generasi pengarsipan digital yang lebih permanen dan dapat di bagikan dibanding dengan pengarsipan analog saat ini. DSpace dapat mendukung berbagai macam artefak, termasuk buku, tesis, dan scan 3D digital seperti object, film fotografi, video, kumpulan data penelitian dan segala bentuk konten lainnya.
DSpace dikembangkan dalam menanggapi kebutuhan universitas akan aplikasi yang mudah digunakan, memiliki layanan yang handal dan dapat dikelola, sebagai host, serta memelihara dan mendistribusikan material universitas
dalam format digital. Menawarkan keuntungan dan kemudahan dalam penyimpanan dan penyebaran berbasis web. DSpace dapat menampung berbagai file seperti; dokumen, dataset, gambar dalam format sepeti; txt, pdf, doc, dan jpg.
DSpace mengatur dan mendistribusikan materi digital, terdiri dari file digital (atau
“bitstream”) dan memungkinkan untuk membuat, mengindeks, dan mencari metadata terkait untuk mencari dan mengambil materi. Hal ini juga dirancang untuk mendukung pelestarian jangka panjang dari materi digital yang disimpan dalam repositori.
DSpace menyediakan cara untuk mengelola bahan penelitian dan publikasi dengan cara pengelolaan profesional untuk memberikan pengguna aksesibilitas yang lebih besar dari waktu ke waktu.
2.6 Metadata
Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan atau menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan atau dikelola. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file atau data itu nantinya dalam suatu basis data.
World Wide Web Consortium (1998) menyatakan bahwa metadata sebagai mesin yang dapat memahami informasi tentang objek web serta menyatakan bahwa metadata dapat dikembangkan ke sumber daya elektronik (electronic resources) lainnya pada masa depan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa metadata adalah data yang terstruktur untuk data atau informasi. Data tersebut dikodekan untuk menjelaskan karakteristik informasi untuk memudahkan dalam identifikasi, penemuan, penilaian dan pengolahan informasi.
Metadata yang sering digunakan diperpustakaan, yaitu:
1. MARC dan INDOMARC
MARC merupakan salah satu hasil dan juga sebagai salah satu standar untuk penulisan katalog koleksi bahan perpustakaan, contohnya pada penerapan struktur data OPAC. Dalam penerapannya, MARC memiliki standar metadata yang memiliki elemen lengkap dibandingkan standar metadata lainnya. “Dengan menggunakan metadata MARC, sebuah dokumen dapat direpresentasikan secara mendetail” (Gunawan 2011, 9).
Dalam situs Library of Congress (LC) dinyatakan bahwa standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh mereka pada pertengahan tahun 1960 dan diprakarsai oleh Henriette Avram yang juga seorang anggota dari LC. Format LC MARC diketahui sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.
MARC pada dasarnya merupakan sekumpulan format data yang memungkinkan pertukaran antar katalog atau bentuk data lainnya terkait sistem perpustakaan yang menggunakan perangkat elektronik berupa komputer. MARC dikembangkan oleh orang-
orang yang memiliki latarpendidikan dan pekerjaan di bidang perpustakaan, sehingga MARC dianggap mampu mewakili kebutuhan dunia perpustakaan terhadap sebuah standar metadata.
Bahasa yang digunakan MARC terdiri atas angka, huruf, dan karakter sehingga MARC terkadang hanya dimengerti oleh orang- orang yang berada dalam lingkup dunia perpustakaan (Primadesi 2012, 7-11).
Menurut Library of Congress (LC 2008, 1) “A MARC record is composed of three elements: the record structure, the content designation, and the data content of the record”. (Rekod MARC terdiri dari 3 unsur, yaitu: struktur rekod, penunjukan konten, dan konten data dari rekod).
Lebih lanjut, LC (2008, 1) menjelaskan lebih detail ketiga unsur yang merupakan bagian dari rekod MARC diantaranya:
1.Struktur rekod
Merupakan implementasi dari standar internasional Format for Information Exchange (ISO 2709) dari Amerika, dan Bibliographic Information Interchange (ANSI/NISO Z39.2).
2. Penunjukan konten
Kode dan konvensi yang ditetapkan secara eksplisit untuk mengidentifikasi dan mencirikan elemen data dalam catatan dan untuk mendukung manipulasi data yang didefinisikan oleh masing-masing format MARC.
3. Konten data atau isi
Isi dari elemen data yang terbentuk dari rekod MARC biasanya diartikan oleh sebuah standar tertentu. Contohnya adalah International Standard Bibliographic Description (ISBD), Anglo-American Cataloguing Rules (AACR), Library of Congress Subject Headings (LCSH), Tesaurus Subjek, atau peraturan katalogisasi lainnya.
Masing-masing negara mengembangkan format MARC sendiri sesuai dengan kebutuhan spesifik dari negara tersebut, sebagai contoh:
Indonesia mengembangkan IndoMARC, Inggris mengembangkan
UKMARC, Rusia mengembangkan RUSMARC, dan Malaysia mengembangkan MALMARC.
Menurut Taylor (2004), format MARC menjadi berbeda penerapannya di beberapa negara karena beberapa hal diantaranya:
1. MARC merupakan pengembangan sistem katalogisasi, 2. Adanya perbedaan subject control dan sistem klasifikasi, 3. Perbedaan bahasa resmi yang digunakan,
4. Perbedaan script bahasa,
5. Perbedaan set karakter dan kode, dan
6. Beberapa perbedaan teknik yang pada umumnya disesuaikan dengan kebutuhan pengembang konsep MARC tersebut.
IndoMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) 2709 untuk Indonesia, yang merupakan format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media terbacakan mesin (machine-readable). Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subjek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik (Suharyanto 2012, 2).
IndoMARC menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik objek fisik sumber pengetahuan, seperti monograf (BK); manuskrip (AM);
dan terbitan berseri (SE) termasuk buku pamflet, lembar tercetak, atlas, skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan jurnal buku langka (LC 2008, 2).
2. Dublin Core
Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) atau yang biasa disebut sebagai Dublin Core merupakan standar metadata yang sangat terkenal dan dipakai secara luas di berbagai bidang ilmu termasuk salah satunya perpustakaan, yaitu pada USU-IR. “Standar metadata Dublin Core memiliki elemen yang sederhana, namun efektif untuk merepresentasikan berbagai sumber daya” (Gunawan 2011, 6).
National Information Standards Organization (NISO 2004, 3) menyatakan bahwa Dublin Core muncul sejak tahun 1995 tepatnya di kota Dublin, Ohio. Dengan dukungan dari Online Computer Library Center (OCLC) dan National Center for Supercomputing Applications (NCSA), metadata Dublin Core dibangun berdasarkan 15 unsur yang bertujuan untuk mendeskripsikan kumpulan elemen yang dibuat oleh suatu mesin pengendali informasi berbasis web.
Lebih lanjut, NISO mengemukakan metadata Dublin Core yang terdiri atas 15 unsur tersebut, yaitu sebagai berikut:
Tabel 2. Unsur Metadata Dublin Core
No Elemen Keterangan
1. Title Judul dari sumber informasi 2. Creator Pencipta sumber informasi
3. Subject Pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description Keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher Orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi 6. Contributor Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date Tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type Jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya 9. Format Bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi,
sumber informasi
10. Identifier
Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang
mengidentifikasikan sumber informasi. Contoh: URI atau alamat situs
11. Source Rujukan ke sumber asal atau suatu sumber informasi 12. Language Bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi 13. Relation Hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber
informasi lainnya
14. Coverage Cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu 15. Rights Pemilik hak cipta sumber informasi
Sumber: NISO 2013, 2
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Lima belas elemen Dublin Core yang telah dijelaskan dalam standar ini adalah bagian dari metadata kosakata dan spesifikasi teknis yang dikelola oleh Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).
Seperti yang dikemukakan oleh Ajie (2011, 3) metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara umum, dan
3. Bersifat expandable yang memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Dublin Core memiliki kesederhanaan dalam menciptakan dan memelihara metadata, semantik yang bisa diterima dan dimengerti secara luas serta berpotensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode sebagaimana dalam kamus besar bahasa indonesia adalah cara yang teratur dan terpikir baik-baik untuk mencapai maksud. Sementara itu metode dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif.
Penulis menggunakan penelitian ini dengan maksud prosedur penelitian yang dihasilkan adalah data deskriptif yang mengkaji kata-kata tertulis maupun lisan dari orang dan perilaku yang dapat dianalisis. Dalam penelitan ini, tidak mengkhususkan besar atau kecilnya populasi yang digunakan, tetapi lebih mengutamakan kualitas data, sehingga dalam penelitiannya mengkaji pemaparan pengolahan informasi elektronik yang lebih relevan, aktual dan mendalam.
Bahwasanya penelitian deskriptif kualitatif dirancang untuk mengumpulkan informasi tentang keadaan-keadaan nyata sekarang yang sementara berlangsung.
Adapun penggunaan metode ini akan menunjukkan deskripsi tentang Pustakawan dalam melakukan fungsi dan tugas dalam mengelola informasi elektronik yaitu skripsi kedalam repositori perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan dibagian ruangan Grey Literature Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Agustus 2019.
3.3 Proses Penelitian
Penulis menentukan informan terlebih dahulu dalam mengumpulkan beberapa data yang akan dianalisis. Pemilihan informan adalah hal yang penting dalam proses penelitian ini. Informan adalah orang dalam latar penelitian. Mereka adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi mengenai situasi atau kondisi dari latar penelitian (Moleong, 2005 : 132). Dalam penelitian ini yang menjadi informan penelitian adalah Pustakawan yang melaksanakan pengadaan dan pengolahan dokumen skripsi elektronik yang akan diakses pengguna nanti.
Dari data yang diperoleh, ada 2 (dua) orang yaitu Kepala Perpustakaan dan Staf perpustakaan Bagian Pengolahan Skripsi.
Alat dan teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara semi terstruktur, artinya kalimat serta urutan pertanyaan yang diajukan tidak mengikuti ketentuan secara ketat. Hasil wawancara yang telah dilakukan akan dibuat dalam bentuk tertulis secara verbal, yang diteliti dan dikaji ulang untuk menghasilkan data yang relevan. Wawancara dilakukan dengan media perekam suara dan catatan yang dipersiapkan peneliti.
3.4 Teknik Pengumpulan dan Sumber Data
Untuk penelitian ini, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, adapun sebagai berikut :
1. Wawancara, yaitu pengamatan dan pengumpulan data berupa kata- kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama dalam menjelaskan data.
2. Observasi, yaitu suatu penelitian yang dilakukan secara sistematis dalam mengemukakan ucapan indera manusia. Dengan ini penulis melakukan observasi partisipan yaitu dengan melakukan pengamatan langsung dan ikutserta dalam kegiatan pengolahan bagian Repositori Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
3. Studi kepustakaan, yaitu mengumpulkan data yang bersumber dari buku, jurnal, dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah penelitian, yang kan digunakan dalam mendorong keberhasilan penelitian ini.
3.5 Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan langkah seperti yang dikemukakan oleh Burhan Bungin (2003:70), yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyaijan data dan penarikan kesimpulan yang akan menjadi sumber penyajian hasil penelitian.
Pengumpulan data merupakan bagian integral dari analisis data.
Reduksi data adalah proses pemilihan dan penyederhanaan data. Penyajian data adalah sekumpulan informasi informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Sedangkan penarikan kesimpulan berupa kegiatan interpretasi yaitu menemukan kesimpulan dari hasil reduksi dan penyajian data.
3.6 Keabsahan Data
Keabsahan data dalam penelitian kualitatif deskriptif sangatlah penting. Melalui keabsahan data kredibilitas (kepercayaan) penelitian kualitatif deskriptif dapat tercapai. Dalam penelitian ini menggunakan teknik trianggulasi data. Adapun trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu (Moleong, 2007:330). Dalam memenuhi keabsahan data penelitian ini dilakukan trianggulasi dengan sumber seperti hasil wawancara, teori dan observasi. Trianggulasi dengan sumber yang dilaksanakan pada penelitian ini yaitu membandingkan hasil wawancara dengan isi dokumen yang berkaitan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan dan Staf Perpustakaan di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang terlibat dalam tugas mengelola dokumen elektronik skripsi hingga siap untuk dilayankan melalui Sistem Perpustakaan Online.
Tabel 3. Karakteristik Informan
No Kode Informan Informan Penempatan Tugas
1 Pustakawan Kepala Perpustakaan
2 Staf Staf bagian pengolahan
Kedua informan tersebut berhasil diwawancarai dengan pendekatan perkenalan terlebih dahulu, kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan daripada penelitian ini yang dalam pengumpulan datanya dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. Wawancara terhadap kedua informan berlangsung secara informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan wawancara mendalam (depth interview). Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
4.2 Prosedur Pengolahan
Saat ini Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melakukan prosedur pengolahan skripsi elektronik melalui 4 tahapan yaitu pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan. Pertama dilakukan proses penerimaan dokumen elektronik (CD) yang diterima dari mahasiswa saat penyerahan skripsi tercetak, kemudian dilakukan proses editing dengan memberikan watermark dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload metadata-metadata yang diperlukan ke dalam sistem.
4.2.1 Proses Pengumpulan Dokumen
Semua dokumen hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna. Langkah pertama yang dilakukan pustakawan dalam proses penerimaan dokumen yaitu menerima file skripsi tercetak dan elektronik dari mahasiswa/i Universitas HKBP Nommensen Medan. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh :
Prosedur kerja pertama, mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD) ke perpustakaan. Pustakawan akan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak dengan elektronik yang dilampirkan. Dan sebelumnya pustakawan sudah menampaikan lewat selebaran kalau skripsi dalam bentuk CD harus mencantumkan abstrak. Jika sudah dicantumkan,
mahasiswa akan diberikan surat tanda terima kasih dari perpustakaan.
Terakhir, skripsi di proses agar dapat dilayankan.
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa dokumen elektronik Sistem Perpustakaan Online Universitas HKBP Nommensen Medan hanya diperoleh dari skripsi yang diberikan mahasiswa/i dalam bentuk file tercetak dan elektronik (CD) yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda.
4.2.2 Pemrosesan Dokumen
Pemrosesan dokumen elektronik di Perpustakaan Nommensen Medan melalui 2 tahap, aitu editing dan uploading. Dimana proses editing adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di- upload ke dalam Sistem Perpustakaan Online. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing pada Perpustakaan HKBP Nommensen Medan yaitu proses konversi dan proses pemecahan file sesuai dengan pernyataan :
Dalam proses editing ada dua kegiatan yang harus dilakukan. Yaitu pertama proses konversi file .doc menjadi .pdf, dan kedua proses pemecahan file menjadi beberapa bagian.
Berdasarkan observasi, langkah-langkah yang dilakukan dalam proses editing adalah sebagai berikut:
1. Konversi
Pustakawan memasukkan Compact Disk (CD) ke komputer. Kemudian file dalam CD yang berbentuk format .doc di copy dan disimpan ke dalam folder komputer “Skripsi” dan subfolder yang diberi nama sesuai dengan “NIM dan nama mahasiswa” pemilik skripsi. Contoh : 140709140-Renggaditra, agar lebih mudah ditemukan. Sesudah di-copy, CD di keluarkan kembali. Begitu seterusnya untuk skripsi selanjutnya. Kemudian file skripsi tersebut dikonversi dari dokumen elektronik bentuk .doc menjadi bentuk .pdf dengan menggunakan aplikasi Nitro pro 9 yang sudah terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Word 2007.
2. Pemecahan File
Pustakawan menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro kemudian memecahkan file menjadi beberapa bagian yaitu Chapter I, Chapter II, dan Chapter III dalam bentuk format .pdf dan disimpan dalam satu folder yang sama pada proses awal konversi.
Setelah dokumen elektronik melalui proses penerimaan dan proses penyuntingan (editing), maka langkah selanjutnya adalah meng-upload dokumen elektronik skripsi tersebut ke Sistem Perpustakaan Online Universitas Nommensen Medan. Pada Perpustakaan Nommensen Medan sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu.
Proses entry data merupakan proses penentuan deskripsi fisik, tajuk subjek
lengkap. Dalam kegiatan ini Perpustakaan Nommensen Medan sudah menggunakan sistem. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh .
Sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu. Untuk proses entry data, pustakawan menggunakan perangkat lunak aplikasi perpustakaan DSPACE. Dengan begitu hasil outputnya dapat diakses melalui repositori Nommensen Medan. Proses entry data mulai dari memasukkan abstrak, judul skripsi, kemudian Bab I-III, dan proses attachment file untuk mengupload dokumen elektronik.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses entry data adalah memasukkan data-data berupa abstrak, judul skripsi, bab I-III hingga lampiran dokumen dimasukkan secara lengkap dalam komputer menggunakan perangkat lunak. Aplikasi tersebut juga menyediakan fasilitas OPAC sebagai sarana penelusuran sehingga pengguna lebih mudah dalam melakukan pencarian koleksi yang dibutuhkan dan mengetahui letak koleksi skripsi tercetak disimpan.
4.2.3 Proses Penyimpanan
Dalam proses penyimpanan dokumen elektronik skripsi di Perpustakaan Nommensen Medan cukup sederhana. Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh
:
Dalam proses penyimpanannya kami menyimpan di media komputer oleh bagian pusat sistem informasi (PSI). Yaitu dengan membuat database file-file skripsi elektronik.
Dokumen elektronik skripsi tersebut disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama “Skripsi” dengan subfolder berdasarkan NIM dan nama mahasiswa pemilik skripsi. Subfolder tersebut berisikan “Abstrak, Chapter I, Chapter II, Chapter III, dan Lampiran” dalam bentuk PDF. Hal itu dilakukan agar mempermudah pustakawan ketika mencari folder tersebut pada saat proses upload ke Sistem Perpustakaan Online Nommensen Medan.
Sedangkan dokumen elektronik skripsi yang disimpan dalam media Compact Disk (CD) adalah seluruh dokumen elektronik skripsi yang sudah di-upload untuk disimpan berdasarkan tahun yang kemudian akan diletakkan di rak penyimpanan CD sebagai back-up data.
Format file dokumen elektronik yang dilayankan hanya bentuk Portable Document Format (PDF) saja. Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh :
Bentuk format elektronik yang dilayankan kepada pengguna hanya PDF saja.
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa format elektronik yang dilayankan kepada pengguna pada Sistem Perpustakaan Online Nommensen Medan yaitu Portable Document Format (PDF).
4.2.4 Pengawasan Dokumen
Pengawasan skripsi elektronik dalam hal ini yaitu pengguna dibatasi dalam pengaksesannya, hanya bab I-III yang bisa dilayankan kepada pengguna. Isi skripsi elektronik yang biasanya dilayankan kepada pengguna adalah berupa abstrak dan teks penuh (fulltext). Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh :
Format isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna hanya sebagian saja, yaitu Bab I – Bab III saja. Kalau untuk mendapatkan full text, pengguna harus datang langsung ke perpustakaan bagian ruang grey literatur agar diizinkan untuk foto copy.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa isi dokumen elektronik hanya sebagian saja yang disediakan. Sedangkan bagi pengguna yang ingin mendapatkan fulltext harus izin terlebih dahulu ke ruangan skripsi untuk foto copy.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah diperoleh, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Koleksi dokumen elektronik Perpustakaan Nommensen Medan saat ini adalah karya ilmiah skripsi yang dihasilkan oleh mahasiswa/i dalam bentuk file tercetak dan elektronik (CD) yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda.
2. Dalam pengolahan koleksi skripsi tercetak maupun skripsi elektronik, Perpustakaan Nommensen Medan menggunakan aplikasi perangkat lunak DSPACE.
3. Format isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna hanya sebagian saa, yaitu Bab I – Bab III saja. Kalau untuk mendapatkan full text, pengguna harus datang langsung ke perpustakaan bagian ruang grey literatur agar diizinkan untuk foto copy.
5.2 Saran
Berdasarkan pembahasan hasil dari wawancara dan observasi yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai berikut:
1. Perpustakaan Nommensen Medan hendaknya menambah sumber daya manusia pendukung untuk pengolahan dokumen elektronik baik dari segi jumlah maupun pengetahuan.
2. Untuk dapat menampung dokumen elektronik yang banyak baik dari lingkungan Nommensen Medan maupun dari luar Nommensen Medan, sebaiknya Perpustakaan Nommensen Medan membuat box penyimpanan untuk dokumen elektronik.
3. Untuk dapat mempermudah pengguna mengakses dokumen elektronik lebih cepat di Perpustakaan Nommensen Medan, sebaiknya Perpustakaan menambah kecepatan jaringan baik dari lingkungan Nommensen Medan maupun luar Nommensen.
DAFTAR PUSTAKA
Ajie, Miyarso Dwi. 2011. “Metadata: Pengatalogan Abad 21”. Direktori Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Website.
<http://file.upi.edu/direktori/fip/prodi._perpustakaan_dan_informasi/miyarso _dwi_ajie/makalah_a.n_miyarso_dwiajie/hand_out_%2311-metadata.pdf>
(diakses 14 Juli 2019).
Anselm, Strauss dan Juliet Corbin. 2003. Dasar-Dasar Penelitian Kualitatif.
Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Ardoni. 2008. Pedoman Pengelolaan Dokumen Elektronik. Pustaha, No.1, Juni.
Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi.
Bungin, Burhan. 2003. Analisa Data Penelitian Kualitatif: Pemahaman Filosofis dan Metodologis ke Arah Penguasaan Model Aplikasi. Jakarta : Raja Grafindo Persada
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi.
Edisi 9. Diterjemahkan oleh: Agung Saputra, Julianto dan Lilis Setiawati.
Yogyakarta: ANDI.
Caplan, P. 2003. Metadata Fundamentals for All Librarians. Chicago: ALA Edition.
Deegan, Marilyn and Simon Tanner. 2002. Digital Futures: strategies for the information age. London: Library Association Publishing.
Dictionary, Business. Digitalization Definition. 2008.
http://www.businessdictionary.com/definition/digitalization.html
Gunawan, Dani. 2011. Peningkatan Perolehan Metadata Melalui Sistem Terdistribusi. Tesis., Universitas Sumatera Utara (USU).
<http://www.repositori.usu.ac.id/bitstream/123456789/29699/chapter%20ii.p df> (diakses 3 Agustus 2019).
Handoko, Hani T.. 1984. Dasar-Dasar Menajemen Produksi dan Operasi.BPFE.
Yogyakarta.<http://digilib.unila.ac.id/393/4/Ahmad%20Denny%20Salthori_
Bab%20II.pdf> (diakses 10 Oktober 2019).
Horgan, Gerald Patrick. 1994. Staff Use of Online Public Access Catalogues (OPAC) in an University Library, University of Wales, http://www.iol.ie/~parkbeg/opac.htm
Kuny, Terry. 1995. An Introduction to Digitization Technologies and Issues
<http://www.collectionscanada.ca/9/1/p1-213-e.html> (diakses 23 Juli 2019) LC. Library of Congress. Introduction MARC Bibliographic. 22 April 2008.
<http://www.loc.gov/marc/bibliographic/bdintro.html> (diakses 3 Agustus 2019).
Lexy J. Moleong. 2005. metodologi penelitian kualitatif, Bandung: Remaja Rosdakarya
Makarim, Edmon. 2005. Pengantar Hukum Telematika (Suatu Kompilasi Kajian).
Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Malhotra, Naresh, 2007. Marketing Research : an applied orientation, pearson education, inc., fifth edition. New Jearsey : USA
National Information Standard Organization. 2004. “Understanding Metadata”.
Disunting oleh Rebecca Guenther dan Jacqueline Radebaugh. NISO Website.
1st ed. Bathesda, USA: NISO Press.
<http://www.niso.org/publications/press/understandingmetadata.pdf>
(diakses 2 Agustus 2019).
Nurmayani. 2009. Hukum Administrasi Daerah. Universitas Lampung, Bandar Lampung.http://digilib.unila.ac.id/393/4/Ahmad%20Denny%20Salthori_Bab
%20II.pdf. (diakses 10 Oktober 2019)
Panduwinata, Frans. 2004. Perancangan Sitem Manajemen Dokumen Elektronik untuk materi E-Learning sebagai sarana Knowledge Repository dan Knowledge Sharing.
Peraturan Pemerintah RI Nomor 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. https://luk.staff.ugm.ac.id/atur/PP82- 2012TransaksiElektronik.pdf
Primadesi, Yona. 2012. “Metadata: Antara MARC dan MODS”.
<https://yonaprimadesi.files.wordpress.com/2012/04/oi-metadata-organisasi- informasi.pdf> (diakses 14 Juli 2019).
Siagian, Sondang P, 2003. Teori dan Praktek Kepemimpinan. PT Rineka Cipta.
Jakarta.https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789 /2941/Bab%202.pdf?sequence=7 (diakses 10 Oktober 2019)
Suharyanto. 2012. “Indonesian Machine Readable Cataloging (IndoMARC):
Sejarah, Perkembangan dan Penerapannya di Perpustakaan Nasional RI”.
Jurnal disampaikan pada Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia ke-5, Oktober 2012, Labuan Bajo, Nusa Tenggara Timur.
<http://www.academia.edu/6229316/indonesian_machine_readable_catalogin g?login=&email_was_taken=true> (diakses 15 Juli, 2019).
Sujamto, 1989. Aspek-Aspek Pengawasan Di Indonesia. Jakarta: Sinar Grafika Taylor, Arlene G. 2004. The Organization of Information. London: Library
Unlimited.
Turban, E., Rainer, R. K., & Potter, R. E. 2003. Introduction to Information Technology. SecondEdition. New York: John Wiley & Sons Inc.
Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007. Tentang Perpustakaan.
Undang-Undang RI Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas Undang- Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
https://jdih.kominfo.go.id/produk_hukum/unduh/id/555/t/undangundang Wahono, Romi Satrio. 2006. Teknologi Informasi Untuk Perpustakaan:
Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan
<http://romisatriowahono.net/wp-content/uploads/2006/09/romi otomasiperpustakaan-15september2006.pdf> (diakses 25 Juli 2019)
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA
1. Editing
Bagaimanakah proses kerja bagian editing?
Apa kendala yang dihadapi saat melakukan proses editing skripsi?
Adakah perbedaan entry data skripsi dengan entry data buku ke dalam sistem?
Apakah infrastruktur yang mendukung terlaksananya proses editing sudah memadai?
Siapa sajakah yang terlibat dalam proses editing skripsi di perpustakaan UHN?
2. Uploading
Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (apakah dalam bentuk fulltext atau abstrak)
Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (apakah dalam bentuk HTML, PDF, DOC, PPT)
Apa kendala yang dihadapi saat melakukan proses uploading skripsi?
Bagaimanakah proses kerja bagian uploading?
3. Penyimpanan
Bagaimanakah proses kerja bagian penyimpanan?
Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media back- up data?
Bagaimana penerapan sistem automasi yang digunakan dalam proses penyimpanan dokumen elektronik skripsi?
