BAB III METODE PENELITIAN
3.6 Keabsahan Data
Keabsahan data dalam penelitian kualitatif deskriptif sangatlah penting. Melalui keabsahan data kredibilitas (kepercayaan) penelitian kualitatif deskriptif dapat tercapai. Dalam penelitian ini menggunakan teknik trianggulasi data. Adapun trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu (Moleong, 2007:330). Dalam memenuhi keabsahan data penelitian ini dilakukan trianggulasi dengan sumber seperti hasil wawancara, teori dan observasi. Trianggulasi dengan sumber yang dilaksanakan pada penelitian ini yaitu membandingkan hasil wawancara dengan isi dokumen yang berkaitan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan dan Staf Perpustakaan di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang terlibat dalam tugas mengelola dokumen elektronik skripsi hingga siap untuk dilayankan melalui Sistem Perpustakaan Online.
Tabel 3. Karakteristik Informan
No Kode Informan Informan Penempatan Tugas
1 Pustakawan Kepala Perpustakaan
2 Staf Staf bagian pengolahan
Kedua informan tersebut berhasil diwawancarai dengan pendekatan perkenalan terlebih dahulu, kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan daripada penelitian ini yang dalam pengumpulan datanya dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. Wawancara terhadap kedua informan berlangsung secara informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan wawancara mendalam (depth interview). Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
4.2 Prosedur Pengolahan
Saat ini Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melakukan prosedur pengolahan skripsi elektronik melalui 4 tahapan yaitu pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan. Pertama dilakukan proses penerimaan dokumen elektronik (CD) yang diterima dari mahasiswa saat penyerahan skripsi tercetak, kemudian dilakukan proses editing dengan memberikan watermark dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload metadata-metadata yang diperlukan ke dalam sistem.
4.2.1 Proses Pengumpulan Dokumen
Semua dokumen hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna. Langkah pertama yang dilakukan pustakawan dalam proses penerimaan dokumen yaitu menerima file skripsi tercetak dan elektronik dari mahasiswa/i Universitas HKBP Nommensen Medan. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh :
Prosedur kerja pertama, mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD) ke perpustakaan. Pustakawan akan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak dengan elektronik yang dilampirkan. Dan sebelumnya pustakawan sudah menampaikan lewat selebaran kalau skripsi dalam bentuk CD harus mencantumkan abstrak. Jika sudah dicantumkan,
mahasiswa akan diberikan surat tanda terima kasih dari perpustakaan.
Terakhir, skripsi di proses agar dapat dilayankan.
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa dokumen elektronik Sistem Perpustakaan Online Universitas HKBP Nommensen Medan hanya diperoleh dari skripsi yang diberikan mahasiswa/i dalam bentuk file tercetak dan elektronik (CD) yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda.
4.2.2 Pemrosesan Dokumen
Pemrosesan dokumen elektronik di Perpustakaan Nommensen Medan melalui 2 tahap, aitu editing dan uploading. Dimana proses editing adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di-upload ke dalam Sistem Perpustakaan Online. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing pada Perpustakaan HKBP Nommensen Medan yaitu proses konversi dan proses pemecahan file sesuai dengan pernyataan :
Dalam proses editing ada dua kegiatan yang harus dilakukan. Yaitu pertama proses konversi file .doc menjadi .pdf, dan kedua proses pemecahan file menjadi beberapa bagian.
Berdasarkan observasi, langkah-langkah yang dilakukan dalam proses editing adalah sebagai berikut:
1. Konversi
Pustakawan memasukkan Compact Disk (CD) ke komputer. Kemudian file dalam CD yang berbentuk format .doc di copy dan disimpan ke dalam folder komputer “Skripsi” dan subfolder yang diberi nama sesuai dengan “NIM dan nama mahasiswa” pemilik skripsi. Contoh : 140709140-Renggaditra, agar lebih mudah ditemukan. Sesudah di-copy, CD di keluarkan kembali. Begitu seterusnya untuk skripsi selanjutnya. Kemudian file skripsi tersebut dikonversi dari dokumen elektronik bentuk .doc menjadi bentuk .pdf dengan menggunakan aplikasi Nitro pro 9 yang sudah terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Word 2007.
2. Pemecahan File
Pustakawan menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro kemudian memecahkan file menjadi beberapa bagian yaitu Chapter I, Chapter II, dan Chapter III dalam bentuk format .pdf dan disimpan dalam satu folder yang sama pada proses awal konversi.
Setelah dokumen elektronik melalui proses penerimaan dan proses penyuntingan (editing), maka langkah selanjutnya adalah meng-upload dokumen elektronik skripsi tersebut ke Sistem Perpustakaan Online Universitas Nommensen Medan. Pada Perpustakaan Nommensen Medan sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu.
Proses entry data merupakan proses penentuan deskripsi fisik, tajuk subjek
lengkap. Dalam kegiatan ini Perpustakaan Nommensen Medan sudah menggunakan sistem. Berikut pendapat yang dikemukakan oleh .
Sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu. Untuk proses entry data, pustakawan menggunakan perangkat lunak aplikasi perpustakaan DSPACE. Dengan begitu hasil outputnya dapat diakses melalui repositori Nommensen Medan. Proses entry data mulai dari memasukkan abstrak, judul skripsi, kemudian Bab I-III, dan proses attachment file untuk mengupload dokumen elektronik.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa proses entry data adalah memasukkan data-data berupa abstrak, judul skripsi, bab I-III hingga lampiran dokumen dimasukkan secara lengkap dalam komputer menggunakan perangkat lunak. Aplikasi tersebut juga menyediakan fasilitas OPAC sebagai sarana penelusuran sehingga pengguna lebih mudah dalam melakukan pencarian koleksi yang dibutuhkan dan mengetahui letak koleksi skripsi tercetak disimpan.
4.2.3 Proses Penyimpanan
Dalam proses penyimpanan dokumen elektronik skripsi di Perpustakaan Nommensen Medan cukup sederhana. Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh
:
Dalam proses penyimpanannya kami menyimpan di media komputer oleh bagian pusat sistem informasi (PSI). Yaitu dengan membuat database file-file skripsi elektronik.
Dokumen elektronik skripsi tersebut disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama “Skripsi” dengan subfolder berdasarkan NIM dan nama mahasiswa pemilik skripsi. Subfolder tersebut berisikan “Abstrak, Chapter I, Chapter II, Chapter III, dan Lampiran” dalam bentuk PDF. Hal itu dilakukan agar mempermudah pustakawan ketika mencari folder tersebut pada saat proses upload ke Sistem Perpustakaan Online Nommensen Medan.
Sedangkan dokumen elektronik skripsi yang disimpan dalam media Compact Disk (CD) adalah seluruh dokumen elektronik skripsi yang sudah di-upload untuk disimpan berdasarkan tahun yang kemudian akan diletakkan di rak penyimpanan CD sebagai back-up data.
Format file dokumen elektronik yang dilayankan hanya bentuk Portable Document Format (PDF) saja. Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh :
Bentuk format elektronik yang dilayankan kepada pengguna hanya PDF saja.
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa format elektronik yang dilayankan kepada pengguna pada Sistem Perpustakaan Online Nommensen Medan yaitu Portable Document Format (PDF).
4.2.4 Pengawasan Dokumen
Pengawasan skripsi elektronik dalam hal ini yaitu pengguna dibatasi dalam pengaksesannya, hanya bab I-III yang bisa dilayankan kepada pengguna. Isi skripsi elektronik yang biasanya dilayankan kepada pengguna adalah berupa abstrak dan teks penuh (fulltext). Berikut pernyataan yang dikemukakan oleh :
Format isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna hanya sebagian saja, yaitu Bab I – Bab III saja. Kalau untuk mendapatkan full text, pengguna harus datang langsung ke perpustakaan bagian ruang grey literatur agar diizinkan untuk foto copy.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa isi dokumen elektronik hanya sebagian saja yang disediakan. Sedangkan bagi pengguna yang ingin mendapatkan fulltext harus izin terlebih dahulu ke ruangan skripsi untuk foto copy.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah diperoleh, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Koleksi dokumen elektronik Perpustakaan Nommensen Medan saat ini adalah karya ilmiah skripsi yang dihasilkan oleh mahasiswa/i dalam bentuk file tercetak dan elektronik (CD) yang diserahkan ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda.
2. Dalam pengolahan koleksi skripsi tercetak maupun skripsi elektronik, Perpustakaan Nommensen Medan menggunakan aplikasi perangkat lunak DSPACE.
3. Format isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna hanya sebagian saa, yaitu Bab I – Bab III saja. Kalau untuk mendapatkan full text, pengguna harus datang langsung ke perpustakaan bagian ruang grey literatur agar diizinkan untuk foto copy.
5.2 Saran
Berdasarkan pembahasan hasil dari wawancara dan observasi yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai berikut:
1. Perpustakaan Nommensen Medan hendaknya menambah sumber daya manusia pendukung untuk pengolahan dokumen elektronik baik dari segi jumlah maupun pengetahuan.
2. Untuk dapat menampung dokumen elektronik yang banyak baik dari lingkungan Nommensen Medan maupun dari luar Nommensen Medan, sebaiknya Perpustakaan Nommensen Medan membuat box penyimpanan untuk dokumen elektronik.
3. Untuk dapat mempermudah pengguna mengakses dokumen elektronik lebih cepat di Perpustakaan Nommensen Medan, sebaiknya Perpustakaan menambah kecepatan jaringan baik dari lingkungan Nommensen Medan maupun luar Nommensen.
DAFTAR PUSTAKA
Ajie, Miyarso Dwi. 2011. “Metadata: Pengatalogan Abad 21”. Direktori Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Website.
<http://file.upi.edu/direktori/fip/prodi._perpustakaan_dan_informasi/miyarso _dwi_ajie/makalah_a.n_miyarso_dwiajie/hand_out_%2311-metadata.pdf>
(diakses 14 Juli 2019).
Anselm, Strauss dan Juliet Corbin. 2003. Dasar-Dasar Penelitian Kualitatif.
Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Ardoni. 2008. Pedoman Pengelolaan Dokumen Elektronik. Pustaha, No.1, Juni.
Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi.
Bungin, Burhan. 2003. Analisa Data Penelitian Kualitatif: Pemahaman Filosofis dan Metodologis ke Arah Penguasaan Model Aplikasi. Jakarta : Raja Grafindo Persada
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi.
Edisi 9. Diterjemahkan oleh: Agung Saputra, Julianto dan Lilis Setiawati.
Yogyakarta: ANDI.
Caplan, P. 2003. Metadata Fundamentals for All Librarians. Chicago: ALA Edition.
Deegan, Marilyn and Simon Tanner. 2002. Digital Futures: strategies for the information age. London: Library Association Publishing.
Dictionary, Business. Digitalization Definition. 2008.
http://www.businessdictionary.com/definition/digitalization.html
Gunawan, Dani. 2011. Peningkatan Perolehan Metadata Melalui Sistem Terdistribusi. Tesis., Universitas Sumatera Utara (USU).
<http://www.repositori.usu.ac.id/bitstream/123456789/29699/chapter%20ii.p df> (diakses 3 Agustus 2019).
Handoko, Hani T.. 1984. Dasar-Dasar Menajemen Produksi dan Operasi.BPFE.
Yogyakarta.<http://digilib.unila.ac.id/393/4/Ahmad%20Denny%20Salthori_
Bab%20II.pdf> (diakses 10 Oktober 2019).
Horgan, Gerald Patrick. 1994. Staff Use of Online Public Access Catalogues (OPAC) in an University Library, University of Wales, http://www.iol.ie/~parkbeg/opac.htm
Kuny, Terry. 1995. An Introduction to Digitization Technologies and Issues
<http://www.collectionscanada.ca/9/1/p1-213-e.html> (diakses 23 Juli 2019) LC. Library of Congress. Introduction MARC Bibliographic. 22 April 2008.
<http://www.loc.gov/marc/bibliographic/bdintro.html> (diakses 3 Agustus 2019).
Lexy J. Moleong. 2005. metodologi penelitian kualitatif, Bandung: Remaja Rosdakarya
Makarim, Edmon. 2005. Pengantar Hukum Telematika (Suatu Kompilasi Kajian).
Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Malhotra, Naresh, 2007. Marketing Research : an applied orientation, pearson education, inc., fifth edition. New Jearsey : USA
National Information Standard Organization. 2004. “Understanding Metadata”.
Disunting oleh Rebecca Guenther dan Jacqueline Radebaugh. NISO Website.
1st ed. Bathesda, USA: NISO Press.
<http://www.niso.org/publications/press/understandingmetadata.pdf>
(diakses 2 Agustus 2019).
Nurmayani. 2009. Hukum Administrasi Daerah. Universitas Lampung, Bandar Lampung.http://digilib.unila.ac.id/393/4/Ahmad%20Denny%20Salthori_Bab
%20II.pdf. (diakses 10 Oktober 2019)
Panduwinata, Frans. 2004. Perancangan Sitem Manajemen Dokumen Elektronik untuk materi E-Learning sebagai sarana Knowledge Repository dan Knowledge Sharing.
Peraturan Pemerintah RI Nomor 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. https://luk.staff.ugm.ac.id/atur/PP82-2012TransaksiElektronik.pdf
Primadesi, Yona. 2012. “Metadata: Antara MARC dan MODS”.
<https://yonaprimadesi.files.wordpress.com/2012/04/oi-metadata-organisasi-informasi.pdf> (diakses 14 Juli 2019).
Siagian, Sondang P, 2003. Teori dan Praktek Kepemimpinan. PT Rineka Cipta.
Jakarta.https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789 /2941/Bab%202.pdf?sequence=7 (diakses 10 Oktober 2019)
Suharyanto. 2012. “Indonesian Machine Readable Cataloging (IndoMARC):
Sejarah, Perkembangan dan Penerapannya di Perpustakaan Nasional RI”.
Jurnal disampaikan pada Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia ke-5, Oktober 2012, Labuan Bajo, Nusa Tenggara Timur.
<http://www.academia.edu/6229316/indonesian_machine_readable_catalogin g?login=&email_was_taken=true> (diakses 15 Juli, 2019).
Sujamto, 1989. Aspek-Aspek Pengawasan Di Indonesia. Jakarta: Sinar Grafika Taylor, Arlene G. 2004. The Organization of Information. London: Library
Unlimited.
Turban, E., Rainer, R. K., & Potter, R. E. 2003. Introduction to Information Technology. SecondEdition. New York: John Wiley & Sons Inc.
Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007. Tentang Perpustakaan.
Undang RI Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
https://jdih.kominfo.go.id/produk_hukum/unduh/id/555/t/undangundang Wahono, Romi Satrio. 2006. Teknologi Informasi Untuk Perpustakaan:
Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan
<http://romisatriowahono.net/wp-content/uploads/2006/09/romi otomasiperpustakaan-15september2006.pdf> (diakses 25 Juli 2019)
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA
1. Editing
Bagaimanakah proses kerja bagian editing?
Apa kendala yang dihadapi saat melakukan proses editing skripsi?
Adakah perbedaan entry data skripsi dengan entry data buku ke dalam sistem?
Apakah infrastruktur yang mendukung terlaksananya proses editing sudah memadai?
Siapa sajakah yang terlibat dalam proses editing skripsi di perpustakaan UHN?
2. Uploading
Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (apakah dalam bentuk fulltext atau abstrak)
Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (apakah dalam bentuk HTML, PDF, DOC, PPT)
Apa kendala yang dihadapi saat melakukan proses uploading skripsi?
Bagaimanakah proses kerja bagian uploading?
3. Penyimpanan
Bagaimanakah proses kerja bagian penyimpanan?
Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media back-up data?
Bagaimana penerapan sistem automasi yang digunakan dalam proses penyimpanan dokumen elektronik skripsi?
4. Temu Kembali (Efektifitas)
Bagaimanakah proses pengaksesan dan temu kembalinya?
Bagaimana pemanfaatan hasil dari koleksi skripsi yang sudah di digitalisasi?
Apakah bisa di online kan atau tidak?
LAMPIRAN
TRANSKRIP WAWANCARA
1. Hasil wawancara dengan informan 1
Hari/ Tanggal : Rabu/ 09 Oktober 2019
Waktu : 11.00 wib
Lokasi : Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
P : Latar belakang pendidikan staf disini apa aja ya buk?
I1 : Bagian pengolahan basic ilmunya SMA (tetapi pernah mengikuti pelatihan perpustakaan UGM). Kalau saya sebagai kepala perpustakaan basicnya yah S1 Ilmu Perpustakaan dan sekarang sedang melanutkan S2.
P : Bagaimana dengan standar metadata pengolahan dokumen elektronik yang digunakan buk? abukah menggunakan standar metadata umum seperti Dublin Core?
I1 : Kalau disini standar metadata pengolahan dokumen elektronik di Perpustakaan ini masih menggunakan Format MARC.
P : Jadi, bagaimanakah prosedur kerja pengolahan dokumen elektronik skripsi dan siapakah yang terlibat di dalamnya?
I1 : Mulai dari penerimaan, editing, dan proses upload. Semua bagian ini dilakukan oleh bagian pengolahan skripsi.
P : Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media back-up data?
I1 : Dalam proses penyimpanannya kami menyimpan di media komputer oleh bagian pusat sistem informasi (PSI). Yaitu dengan membuat database file-file skripsi elektronik.
P : Bagaimanakah proses pengaksesan dan temu kembalinya buk?
I1 : Di Sistem Perpustakaan Online kami ada 2 cara penelusuran. Pertama, pengguna cukup mengetikkan kata kunci pada website repositori. Kedua, penguna bisa melakukan penelusuran melalui google scholar.
P : Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna buk? apakah dalam bentuk fulltext atau hanya abstrak?
I1 : Format isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna hanya sebagian saa, yaitu Bab I – Bab III saja. Kalau untuk mendapatkan full text, pengguna harus datang langsung ke perpustakaan bagian ruang grey literatur agar diizinkan untuk foto copy.
P : Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? abukah dalam bentuk HTML, PDF, DOC, PPT?
I1 : Bentuk format elektronik yang dilayankan kepada pengguna hanya PDF saja.
2. Hasil wawancara dengan informan 2
Hari/ Tanggal : Rabu/ 09 Oktober 2019
Waktu : 11.00 wib
Lokasi : Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
P : Berapa jumlah skripsi potensial setiap tahunnya?
I2 : Sekitar 900 judul per tahun. Ditahun 2018 ini, ada sekitar 1600 judul.
P : Pertanyaan selanjutnya kak. Bagaimanakah prosedur kerja dalam penerimaan dokumen elektronik?
I2 : Prosedur kerja pertama, mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD) ke perpustakaan. Pustakawan akan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak dengan elektronik yang dilampirkan. Dan sebelumnya pustakawan sudah menampaikan lewat selebaran kalau skripsi dalam bentuk CD harus mencantumkan abstrak. Jika sudah dicantumkan, mahasiswa akan diberikan surat tanda terima kasih dari perpustakaan.
Terakhir, skripsi di proses agar dapat dilayankan.
P : Bagaimanakah proses kerja bagian editing bu? Apa yang dilakukan?
I2 : Dalam proses editing ada dua kegiatan yang harus dilakukan. Yaitu pertama proses konversi file .doc menjadi .pdf, dan kedua proses pemecahan file menjadi beberapa bagian.
P : Bagaimanakah dengan proses uploading bu? Apa yang dilakukan?
I2 : Sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu. Untuk proses entry data, pustakawan menggunakan perangkat lunak aplikasi perpustakaan DSPACE. Dengan begitu hasil outputnya dapat diakses melalui repositori Nommensen Medan. Proses entry data mulai dari memasukkan abstrak, judul skripsi, kemudian Bab I-III, dan proses attachment file untuk mengupload dokumen elektronik.
LAMPIRAN