BAB I PENDAHLUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Di era sekarang ini, perkembangan informasi semakin berkembang pesat, sehingga bentuk penyajian informasi banyak dikemas berbagai bentuk. Salah satu lembaga yang mengkaji dan melayankan informasi tersebut adalah perpustakaan.
Dalam Undang-Undang Perpustakaan Nomor 43 tahun 2007 disebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Tujuan utama sebuah perpustakaan adalah menyediakan layanan akses informasi bagi pemakai. Keberadaan perpustakaan sangat bermanfaat, tetapi sering kali dihadapkan pada permasalahan dalam hal akuisisi (pengadaan), penyimpanan, dan penanganan dokumen maupun berkas-berkas sesuai kebutuhan.
Dengan perkembangan perpustakaan dari model perpustakaan yang sederhana sampai seperti dewasa ini, hambatan yang dialami adalah munculnya pemakaian teknologi informasi sebagai sarana penyedia layanan sehingga perubahan ini sangat berpengaruh pada metode akuisisi, penyimpanan, pengiriman, atau prosedur penelusuran. Untuk mencapai tujuan agar perpustakaan tidak ketinggalan jauh dengan adanya perkembangan di bidang teknologi informasi, upaya dalam hal perbaikan teknologi harus terus-menerus dilakukan agar seluruh
kegiatan pengolahan perpustakaan dapat bekerja dengan lebih cepat, akhirnya dapat menjangkau pengguna yang lebih banyak.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang berimbas juga ke pengolahan perpustakaan, mengakibatkan adanya paradigma baru dalam bidang perpustakaan. Perubahan tersebut sangat terlihat pada kinerja dan layanan perpustakaan seperti orientasi pustakawan dari penjaga koleksi menjadi penyedia informasi dan pengguna yang awalnya hanya membutuhkan satu media menjadi multimedia.
Perkembangan media penyimpan tidak hanya sampai dengan bentuk film maupun mikro, bentuk lebih ringkas muncul seiring dengan munculnya teknologi komputer. Bentuk ini ditandai dengan munculnya media penyimpan elektronik dalam bentuk disket, kemudian diikuti dengan munculnya CD-ROM.
Fenomena yang terjadi pada saat ini membuat banyak kalangan ingin memperoleh informasi yang cepat dan mudah ditelusuri, sehingga orang gencar untuk memperoleh informasi melalui akses jaringan melalui internet. Kemudahan orang-orang mendapatkan informasi membuat berbagai badan institusi, seperti perpustakaan perguruan tinggi menyediakan layanan sumber informasi yang dikemas dalam bentuk elektronik yang dapat diakses secara digital.
Salah satu perpustakaan yang mengolah dokumen elektronik yang dapat diakses secara online adalah perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah lembaga yang melayankan koleksi informasi baik tercetak maupun elektronik yang
mendukung dalam kegiatan civitas akademik, terutama untuk memenuhi kebutuhan informasi studi mahasiswa. Perpustakaan ini juga tidak luput menyediakan karya ilmiah dari mahasiswa tersebut. Hal ini berhubungan kaitannya dengan koleksi deposit yang dilayankan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, seperti karya ilmiah berupa Skripsi, yang telah dikerjakan oleh mahasiswa lulusan strata S-1.
Ketersediaan koleksi ini pada repositori perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dapat memudahkan pengguna untuk menemukan informasi yang relevan karna dapat diakses melalui website resmi perpustakaan, tanpa harus datang ke gedung perpustakaan. Dengan dukungan teknologi sekarang ini, pendokumentasian skripsi ini dapat dikemas dalam bentuk Compact Disk (CD).
Koleksi skripsi yang terdapat pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan terdapat 2 bentuk yaitu ada yang tercetak dan elektronik.
Melalui observasi awal, jumlah koleksi skripsi tercetak ada sekitar 3.772 dan 1.929 yang elektronik yang sudah dipublikasi di repositori Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen. Skripsi tercetak tersebut jumlahnya akan terus meningkat setiap tahunnya dan jumlah skripsi rata-rata yang bertambah sekitar 800 eksemplar per tahunnya. Sementara pustakawan mengakui bahwa tempat dan rak untuk tercetak terbatas dan dalam ruangan hanya ada sekitar 11 rak saja.
Mengingat setiap tahunnya skripsi yang diterima oleh pustakawan perpustakaan sekitar 800 eksemplar, untuk itu skripsi sekitar yang 2 tahun terpajang di ruangan akan dipindahkan ke ruangan khusus seperti ruangan gudang supaya skripsi yang baru dientry atau diterima dapat memiliki tempat penyimpanan di rak ruangan
deposit perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Koleksi skrispi elektronik ini bersifat un-publised karna pemanfaatannya tidak dapat dipinjam dan hanya bisa digunakan oleh pengguna pada saat di ruang baca Grey Literature.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki fasilitas fotocopy sehingga dapat memudahkan mahasiswa untuk menggandakan bagian informasi yang ingin diperoleh atau yang mereka butuhkan. Selama ini metode yang dilakukan adalah skripsi yang sudah diterima langsung diinventarisasi, yaitu diberi stempel inventaris, nomor inventaris, setelah itu diklasifikasi dan dikatalog, lalu data skripsi dientri kedalam repositori. Setelah data dientri, skripsi disimpan dan dimasukkan kedalam rak yang sudah tersedia. Adapun lokasi ruangan dari layanan skripsi ini berada dilantai 2 perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
Sejak tahun 2018, perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dalam melakukan pengolahannya sudah menggunakan perangkat lunak aplikasi DSPACE. Sehingga pengolahannya dapat dilakukan dengan cepat dan mudah tanpa harus melakukan metode konvensional. Mahasiswa dapat mengakses informasi skripsi yang ingin dicari melalui layanan penelusuran repositori melalui beberapa komputer yang sudah disediakan. Salah satu kelebihan pengguna ketika ingin mencari skripsi melalui repositori adalah adanya cantuman abstrak skripsi sehingga memudahkan untuk mengetahui ringkasan inti informasi yang dikaji dalam skripsi tersebut. Koleksi skripsi ini dapat diakses melalui situs resmi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, yaitu http:/repositori.uhn.ac.id/. Adapun sumber daya manusia (SDM) yang menangani
pengolahan dokumen skripsi elektronik dalam bagian repositori hanya ada 1 orang. Pustakawan mengakui memiliki kendala dalam mengupload dokumen skripsi elektronik yang ada dalam CD karena ada banyak dokumen skripsi yang ada dalam CD yang tidak mencantumkan Kata Pengantar dan Abstrak, mengingat pengerjaan SDM yang mengupload bagian dokumen skripsi elektronik ke repositori hanya ada 1 orang, sehingga sering kesulitan karna harus mengetik ulang kata pengantar dan abstrak pada skripsi untuk dicantumkan pada saat mengupload dokumen skripsi ke repositori.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin mengkaji dan menganalisis bagaimana pengolahan skripsi elektronik yang dikerjakan oleh pegawai di perpustakaan tersebut. Oleh karena itu penulis membuat dan menetapkan judul penelitian ini adalah “Analisis Pengolahan Skripsi Elektronik pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis menetapkan rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimanakah proses pengolahan skripsi elektronik pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pengolahan skripsi elektronik Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Berdasarkan hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, sebagai petunjuk dan masukan dalam pengolahan skripsi elektronik di Universitas HKBP Nommensen Medan.
2. Bagi Peneliti lainnya, sebagai bahan rujukan dan masukan untuk penelitian yang berikutnya dengan topik yang berkaitan dengan penelitian ini.
3. Bagi Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang menganalis proses pengolahan skripsi elektronik.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Dengan ini penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang dalam pengolahan skripsi elektronik Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan meliputi; pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan.
BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Dokumen Elektronik
2.1.1 Definisi Dokumen Elektronik
Pengertian informasi menurut Turban, Rainer dan Potter (2003),
“Informasi adlah kumpulan fakta yang terorganisir dalam beberapa cara, misalnya informasi dalam saldo rekening bank yang disertai dengan identitas pemegang rekening.”
Dengan kata lain, informasi bersumber dari data yang telah diproses.
Informasi elektronik dapat berupa catatan elektronik, dan atau dokumen elektronik, surat elektronik, atau tanda tangan elektronik. Suatu data/informasi yang telah yang telah diolah oleh sistem informasi secara elektronik tersebut akan tersimpan didalam sautu media tertentu secara elektronik, yang dinamakan dokumen elektronik.
Dengan kata lain dokumen elektronik adalah suatu data/informasi yang diolah oleh sistem informasi secara elektronis yang tersimpan dalam media tertentu secara elektronis juga ( Makarim 2005, 4).
Pengaturan informasi elektronik dan dokumen elektronik terdapat pada Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik serta Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik. Sebagai alat bukti,
informasi elektronik dan dokumen elektronik dapat dipercaya menjadi alat bukti jika dilakukan dengan beberapa syarat, yaitu :
a. Menggunakan peralatan komputer untuk menyimpan dan memproduksi print-out;
b. Proses data seperti pada umumnya dengan memasukkan inisial dalam sistem pengolahan arsip yang dikomputerisasikan;
c. Menguji data dalam waktu yang tepat, setelah data dituliskan oleh seseorang yang mengetahui peristiwa hukumnya.
Pendapat diatas dapat diartikan bahwa dokumen elektronik adalah data yang direkam atau disimpan pada media apapun atau oleh sistem komputer atau perangkat lainnya yang sejenis dan yang dapat dibaca atau dipahami oleh seseorang atau sebuah sistem komputer atau prangkat sejenis lainnya. Ini termasuk layar, hasil cetak atau hasil cetak lain dari data).
2.1.2 Format Dokumen Elektronik
Menurut Ardoni (2008) penyajian dokumen elektronik terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Format teks
Dokumen elektronik dalam format teks dapat dibaca dengan perangkat lunak pembaca teks, seperti Mc.Word. keterbukaan adalah sifat computer tidak selalu menguntungkan, terutama terhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam format teks. Begitu dapat membaca dokumen tersebut, pemakai memiliki kesempatan untuk mengobrak-abrik isi dokumen. Hal ini
disebabkan oleh populernya program pembaca teks dan pemakai cukup mengenal bahkan cukup sering menggunakan program tersebut untuk kepentingan lain. Kelemahan format teks tersebut dapat diatasi dengan member sandi pada dokumen tersebut, namun akibatnya tentu pemakai tidak leluasa memanfaatkan dokumen tersebut, pemakai akan selalu meminta bantuan pustakawan untuk membuka sandi dan pustakawan terpaksa memperhatikan pemakai secara teliti saat membaca dokumen. Dalam beberapa sistem, dokumen format teks dapat dibuat read-only, namun untuk menghilangkan atribut ini tidaklah sulit bagi pemakai yang memiliki sedikit saja kemampuan mengutak atik komputer.
2. Format gambar
Dokumen dalam format gambar dibaca dengan perangkat lunak pembaca gambar, seperti Adobe Acrobat Reader. Berbeda dengan format teks, dokumen elektronik format gambar relatif lebih aman dari kejahilan pemakai.
Dengan menyimpan dokumen dalam format gambar, misalnya PDF (Portable Dokumen Format), maka pemakai hanya dapat membaca dan tidak dapat mengubah sedikitpun dokumen tersebut. Alasannya adalah format PDF dibaca dengan Adobe Acrobat Reader yang hanya adapat digunakan untuk pembaca. Format PDF juga berukuran besar seperti format gambar lain, seperti BMP,JPG, atau TIFF. Format PDF juga merupakan pilihan yang lebih baik bila digunakan untuk dokumen hasil alih media dari kertas ke elektronik, misalnya pada alihmedia skripsi. Perangkat keras pengalih media memiliki fasilitas untuk membuat dokumen elektronik berformat PDF.
Format apapun yang akan dipilih, pustakawan perlu menetapkan format baku yang akan digunakan terhadap dokumen elektronik sebelum mengelola dokumen tersebut.
2.2 Pengolahan Dokumen Elektronik
Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan istilah Pengolahan data elektronik. Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi data ke dalam bentuk yang berguna dan lebih berarti, berupa informasi.
Definisi pengolahan data elektronik menurut Bodnar dan Hopwood (2004, 4) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Siagian (2003, 81), Pengolahan data elektronik adalah serangkaian kegiatan yang dimaksud untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan pengawasan hasil olahan tersebut.
Sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE) merupakan sistem aplikasi pengolahan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, pdf, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di unggah ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah diunggah dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan
dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengolahan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu penyimpanan dokumen dalam media CD-R, DVD, dan media yang lainnya, serta sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya.
Dalam prosedur pengolahan dokumen elektronik ada beberapa tahapan, diantaranya proses pengumpulan, pemrosesan, penimpanan, dan pengawasan.
2.2.1 Pengumpulan Dokumen
Proses pengumpulan masuk ke dalam tahap perencanaan digitalisasi dokumen. Menurut Arba’i (2010, 8) tahap perencanaan digitalisasi adalah sebagai berikut:
1. Pra-digitalisasi
Pra-digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar,dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut:
a. Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir) terbitan tahun 2000 ke atas.
b. Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar).
c. Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen.
d. Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran).
e. Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya.
2. Proses Digitalisasi di Perpustakaan
Untuk memberikan gambaran riil tentang digitalisasi dokumen local content di sebuah perpustakaan berikut ini dijelaskan proses digitalisasi yang dilakukan pada Perpustakaan. Pada tahap ini telah disepakati beberapa hal yang mengacu kepada kebijakan dan peraturan (SOP Proses Digitalisasi Bahan Perpustakaan) untuk melakukan proses digitalisasi adalah sebagai berikut:
a. Dokumen yang akan di digitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi, dan kertas karya (tugas akhir).
b. Skripsi, Tesis, dan, Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran.
c. Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi digitalnya,dan Untuk melindungi karya tersebut,
dipilih format PDF Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh dicetak (print) dan tidak bisa diedit.
d. Untuk tahap awal, ditetapkan bahwa koleksi tersebut dapat diakses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server.
3. Kebutuhan SDM
4. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software)
Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi dapat dan perlu di alih mediakan. Proses digitalisasi ini jugs meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses dokumen tersebut dan berapa lama dokumen tersebut disimpan.
Dokumen elektronik yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik.
2.2.2 Pemrosesan Dokumen
Menurut Terry Kuny (1995) “digitalisasi adalah mengacu pada proses menterjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam bit‐bit. Bit adalah satuan dasar informasi di dalam suatu sistem komputer. Sedangkan menurut Marilyn Deegan “digitisasi adalah
proses konversi dari segala bentuk dokumen tercetak atau yang lain ke dalam penyajian bentuk digital”.
Pengertian diatas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan meng-digitalisasi segala sesuatu yang bisa didigitasi.
Dalam bidang perpustakaan, proses digitalisasi adalah kegiatan mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi ini dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk koleksi atau bahan pustaka seperti, peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, audio visual, lukisan, dan sebagainya. Untuk mendigitalisasi masing‐masing bentuk koleksi tersebut tentunya digunakan cara yang berbeda. Misalnya untuk karya seni patung dan lukisan, biasanya menggunakan kamera digital atau merekamnya dalam bentuk gambar bergerak sehingga menghasilkan foto digital atau video. Sedangkan untuk dokumen cetak lain biasanya menggunakan mesin scanner.
Proses digitalisasi dibagi dalam 3 tata cara, yaitu :
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagian tersebut tampak bahwa lat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF didalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink,
dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi didalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak skripsi, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Kami menggunakan software OMNIPAGE PRO 14 karena software tersebut mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98%. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan :
- Alasan Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata didalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks.
- Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran kertas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran kertas dalam bentuk gambar, namun dengan
teknologi hardisk saat ini semakin maju –ukuran hardisk saat ini semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit dan lain-lain.
(Pendit, 2007:244)
Dari penjelasan diatas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi dokumen terdiri dari 3 tahapan: Scanning, yaitu proses transformasi format dalam bentuk dokumen tercetak menjadi dokumen dalam bentuk digital. Editing, yaitu proses pengolahan dokumen digital dikomputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi hyperlink. Uploading yaitu proses input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke dalam sistem pangkalan data perpustakaan.
2.2.3 Proses Penyimpanan
Connoly dan Begg dalam Wahono (2006, 4) menyebutkan bahwa “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file basis approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.
Adapun 2 pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1. Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
Sumber: Supriyanto dan Ahmad (2008,45)
Dari dua pendekatan tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan yang bisa dipakai berdasarkan kebutuhan.
2.2.4 Proses Pengawasan Dokumen
Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting agar pekerjaan maupun tugas yang dibebankan kepada aparat pelaksana terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan (Nurmayani, 2009: 81).
Menurut Sujamto (1983, 17), pengawasan adalah segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan, apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak . Pengertian pengawasan tersebut menekankan pada suatu proses pengawasan yang berjalan
FileBase Approach Database Approach
Data Duplication Data sharing and no duplication
Data Dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
secara sistematis sesuai dengan tahap-tahap yang telah ditentukan. Hal ini sesuai dengan pendapat dari Soekarno K. yang menyatakan bahwa pengawasan adalah proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana (Nurmayani, 2009: 82). Hal ini dipertegas kembali oleh T. Hani Handoko yang menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai (T. Hani Handoko, 1984: 354).
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut di atas, peneliti sepaham dengan pengertian pengawasan yang diungkapkan oleh Sondang P. Siagian karena pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
2.3 Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat di akses dari berbagai tempat. Intinya pada sistem manajemen dokumen adalah tempat penyimpanan
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat di akses dari berbagai tempat. Intinya pada sistem manajemen dokumen adalah tempat penyimpanan