Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik (Hasugian 2008, 12).
Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya:
Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Dalam kutipan di atas dikatakan dengan jelas bahwa informasi elektronik tersebut tidak terbatas pada tulisan saja, informasi elektronik juga termasuk pada suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah sehingga mampu dipahami dan dimengerti orang lain.
Koleksi digital adalah segala jenis dokumen yang diberi nama file dan disimpan dalam elektronik. Objek atau segala jenis dokumen tersebut disimpan dalam bentuk CD atau di dalam internet. Koleksi digital ini dapat memudahkan pengguna dalam mencari dan memperoleh informasi yang mereka inginkan dengan cepat dan up to date (informasi yang paling mutakhir dan terkini).
Menurut Reitz (2004) dalam Dictionary For Library and Information Science koleksi digital di defenisikan sebagai:
“a collection of library or archival materials converted to machine -readable format for preservation or to provide electronic access...Also library materials produced in electronic formats, including zines, e-jornals, ebooks, reference works published online and on CD-ROM, bibliographic database and other web-based resource....”.
Dapat diartikan bahwa koleksi digital adalah koleksi perpustakaan atau arsip yang dikonversikan kedalam format yang terbaca oleh mesin
(machine-readable format) untuk tujuan pelestarian atau penyediaan akses elektronik juga termasuk materi yang diproduksi dalam bentuk elektronik mencakup zines, e-journals,e- books, karya referensi yang dipublikasikan secara online dan dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber berbasis web lainnya.
Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa koleksi digital merupakan koleksi perpustakaan yang dialihmediakan ke dalam format yang dapat dibaca oleh mesin dengan tujuan utnuk melestarikan bahan pustaka tersebut.
Berdasarkan sifat media sumber informasi dan isinya, Pendit (2007, 211) koleksi digital dibedakan menjadi:
1. Bahan dan sumber daya full-text termasuk e-journal, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), e-books, e-newspapers, dan tesis serta disertasi digital.
2. Sumberdaya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks, dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya.
3. Bahan-bahan multimedia digital 4. Aneka situs di internet
Koleksi digital terdiri dari materi-materi bahan pustaka yang merupakan hasil digitasi, materi digital yang merupakan hasil dari pembelian biasanya dalam bentuk CD-ROM dan materi yang hak aksesnya diperoleh perpustakaan, akan tetapi sistemnya berada di luar pengawasan perpustakaan dan dapat diakses melalui jaringan global (Lang, 1998, 229).
Seperti yang diungkapkan sebelumnya, salah satu bentuk koleksi digital merupakan koleksi hasil proses digitalisasi. Digitalisasi merupakan proses konversi dari segala bentuk fisik atau analog ke dalam bentuk digital (Deegan 2002, 38). Feather (1996, 14) mendefinisikan digitalisasi sebagai transripsi data ke dalam bentuk digital sehingga dapat diproses secara langsung dengan menggunakan komputer.
2.5.1 Format Koleksi Digital
Menurut A. Kosasih (2008, 8), penyajian koleksi perpustakaan dalam bentuk digital terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Jenis teks digital
a. RTF (Rich Text Format)
b. PDF (Portable Document Format) 2. TIFF
a. JPEG dan GIF b. Photo CD c. PNG
d. Pyramid File Format
e. Format lainnya seperti: PICT, BMP, PDF dan DjVU 2. Jenis video/ film digital
a. MPEG
b. Digital video broadcasting
Seperti yang diketahui, saat ini banyak perpustakaan yang mempertimbangkan untuk mengkonversi dari koleksi tercetak yang dimilikinya kedalam bentuk digital. Pertimbangan ini didasarkan pada kelebihan- kelebihan koleksi dalam format digital. Harvey (1993, 178) berpendapat kelebihan format digital antara lain :
1. Dapat dipublikasikan dengan cepat dan disebarkan tanpa penurunan kualitas melalui jaringan komunikasi elektronik dimanapun pengguna berada.
2. Menghemat ruang penyimpanan
3. Dapat disimpan dalam berbagai bentuk media dan dapat ditransfer dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan laiinya.
4. Menawarkan proses temu kembali serta akses terhadap informasi dengan lebih cepat.
2.5.2 Pengembangan Koleksi Digital
Kegiatan pengembangan koleksi digital meliputi kegiatan seleksi, pengadaan, penyiangan, dan evaluasi koleksi (Collection Development Plan,
2005). Walaupun komputer merupakan perkakas utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital, tetapi sumber daya manusia merupakan yang terpenting untuk mengembangkan dan membuatnya bekerja (Siregar, 2008, 2).
Lang (1998, 229) juga berpendapat bahwa koleksi digital perlu untuk diolah (organised), dikategorikan (categorised), diindeks (indexed) agar dapat diakses secara lebih mudah. Koleksi digital juga harus disimpan dan dipelihara sedemikian rupa untuk memastikan bahwa koleksi digital tersebut agar terus tersedia selama mungkin.
2.5.3 Sifat Koleksi Digital Sifat koleksi digital adalah:
1. Rekaman gambar, misalnya film, compact disc (CD), mikrofilm, dan mikrofis.
2. Rekaman suara, misalnya piringan hitam, CD dan kaset.
3. Rekaman data magnetik/digital, misalnya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan data. (Perpustakaan Nasional RI, 1999, 11-12)
Masing-masing dari sifat tersebut sesuai dengan karakter jenis koleksi digital. Setiap jenis dari koleksi digital dipergunakan oleh perpustakaan untuk mempermudah pengguna dalam pencarian informasi. Biasanya koleksi digital tidak dipinjamkan, hanya dapat dipergunakan di perpustakaan.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Menurut Sugiyono (2006 : 11), “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri baik satu variabel atau lebih (independent) tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel yang lain”.
Sedangkan menurut Moleong (2007, 6):
Penelitian kualitatif yaitu penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata- kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah.