URAIAN TEORITIS
2.2 Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi manusia meliputi berbagai bidang komunikasi diantaranya ialah komunikasi organisasi. Komunikasi merupakan suatu bagian yang penting dalam hubungan-hubungan organisasi, karena menyangkut hubungan antar manusia yang ada didalamnya. Tanpa adanya komunikasi sebuah perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuan akhirnya.
Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari karena sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui prinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk tujuan organisasi, baik organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri maupun organisasi-organisasi sosial seperti lembaga rumah sakit maupu n institusi pendidikan.
Komunikasi merupakan alat untuk menjelaskan tentang kebijakan-kebijakan organisasi, perintah, pesan, saran, dan lain-lain. Adanya komunikasi yang baik akan membantu menciptakan arah pertumbuhan yang positif bagi organisasi. Conrad, 1985 (Dalam Steward, 2005:170), mengidentifikasi tiga fungsi komunikasi dalam organisasi.
Fungsi-fungsi tersebut adalah : 1. Fungsi perintah.
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah”. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi orang lain dalam organisasi. Hasil dan fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi rasional.
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain”. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai acara.
3. Fungsi manajemen ambigu.
Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi.
Tujuan komunikasi harus disebarluaskan kepada seluruh karyawan sehingga mereka dapat mengetahui secara jelas tentang mksud-maksud yang ingin dicapai oleh perusahaan. Komunikasi merupakan alat yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang kebijakan-kebijakan perusahaan, perintah, pesan-pesan, saran-saran, dan lain-lain.
Manusia merupakan unsur terpenting dari unsur-unsur produksi lainnya, karena mempunyai rasio dan perasaan. Sedangkan unsur-unsur lainnya seperti, tujuan, fungsi organisasi dan peralatan hanya merupakan benda mati tanpa adanya manusia. Hubungan yang harmonis dalam perusahaan dapat dicapai dengan adanya
komunikasi. Komunikasi merupakan sebagian besar kegiatan hidup. Demikian pula dalam suatu organisasi. Interaksi yang harmonis diantara para karyawan dalam suatu organisasi, baik dalam hubungannya secara timbale balik antara atasan dan bawahan dikarenakan adanya komunikasi. Komuniksi merupakan alat yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan tentang kebijaksanaan-kebijkasanaan perusahaan, perintah, pesan-pesan, saran-saran, dan lain-lain. Masalah itu menjadi sumber utama untuk
mengadakan interaksi diantara para karyawan, dilakukan melalui saluran formal (misalnya: berbincang-bincang sehabis makan siang antara atasan dengan bawahan maupun sesame karyawan). Adanya komunikasi yang baik akan membantu
menciptakan arah pertumbuhan yang positif dari suatu organisasi.
Interaksi yang terjadi didalam suatu organisasi baik sesame karyawan maupun antara atasan dengan karyawan hanya dapat lancar dengan komunikasi.
Betapa pentingnya komunikasi dalam organisasi oleh Munhammad
disimpulkan bahwa komunikasi dalam organisasi merupakan proses untuk mencipta dan saling tukar menukar pesan dalam rangkaian hubungan yang saling bergantung antara satu dengan yang lain untuk menyelesaikan suatu masalah yang berlaku dilingkungan yang tidak menentu (Muhammad, 1995:66).
Organisasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerja sama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan (Gitosudarmo & Sudila, 2000:57).
“Sehein mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hirarki otoritas dan tanggung jawab. Ia juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tegantung kepada komunikasi manusia untuk menkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang
dimaksudkan Sehein ini adalah merupakan suatu sistem”. (Muhammad,1995:68).
1. Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
Organisasi dibentuk atau disusun atas dasar adanya tujuan. Jelasnya tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.
2. Prinsip skala Hirarki
Adanya garis kewenang yang jelas dari pimpinan tingkat atas sampai pada setiap pimpinan tingkat bawahan, berarti garis pelimpahan wewenang dan garis pertanggung jawaban nya akan lebih efektif. Demikian pula proses pengambilan keputusan, sistem komunikasi dan koordinasinya suatu organisasi.
3. Prinsip Kesatuan perintah/komando
Bahwa seseorang hanya menerima perintah dan bertanggung jawab terhadap seorang atasannya saja.
4. Prinsip Pelimpahan wewenang
Disebabkan seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas, dalam melaksanakan segala pekerjaannya, maka kewenangan itu harus
dilimpahkan kepada pejabat-pejabat pimpinan sampai yang terendah sekalipun. Pelimpahan wewenang itu harus dapat menjamin hail yang diharapkan. Yang dimaksud dengan pelimpahan wewenang ialah wewenang para pejabat pimpinan itu untuk mengambil keputusan,
melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
5. Prinsip pertanggung jawaban.
Dalam menjalankan tugas bawahannya harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasannya. Sekalipun demikan atasan tidak dapat menghindarkan pertanggung jawabannya atas segala kegiatan/perbuatan yang dilakukan oleh bawahannya.
6. Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Pembagian pekerjaan timbul disebabkan bahwa seseorang mempunyai kemampuan terbatas untuk melakukan segala macam pekerjaan. Oleh karena itu pembagian pekerjaan berarti bahwa kegiatan-kegiatan dalam melakukan pekerjaan harus dikhususkan secara sempurna (spesialisasi). Kegiatan-kegiatan itu harus jelas ditentukan dan dikelompokkan agar lebih effektif dalam mencapai tujuan organisasi.
Jenjang/rentang pengendalian artinya bahwa jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Oleh karena itu tingkat-tingkat kewenangan harus dibatasi seminim munkin, agar biaya overhead dapat ditekan serendah mungkin. Sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, maka rentang/jenjang pengendalian (span of control), terdiri atas :
a. Rentang pengendalian yang sempit, yaitu apabila jumlah bawahan yang harus dikendalikan itu relatif kecil (4-8 orang).
b. Rentang pengendalian yang luas yaitu apabila jumlah bawahan yang dikendalikan oleh seorang atasan relatif besar (8-15 orang). 8. Prinsip Fungsional
Bahwa seorang dalam organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja serta tanggung jawabnya dalam melaksanakan tercapainya tujuan organisasi.
9. Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10.Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang effektif dengan tujuan organisasi. Keseimbangan antara beban tugas pekerjaan dengan funsi-fungsi manajer. Dalam prakteknya keseimbangan itu mungkin terjadi pada bidang-bidang tertentu, misalnya : pada struktur organisasi, yaitu apabila jenjang/rentang pengendalian (span of control) tidak effisien, karena komunikasi yang luas tidak juga effisien dan sebagainya.
11.Prinsip Fleksibelitas.
Sesuatu pertumbuhan dan perkembangan organisasi harus disesuaikan dengan perubahan dan dinamika organisasi itu, sebab kalau tidak dapat menyesuaikan maka organisasi itu tidak dapat memenuhi tujuannya. Oleh karena itu diperlukan reorganisasi, karena mungkin perubahan
pimpinannya, perubahan metode dan prosedurnya, mungkin juga tidak sesuai lagi dengan tugasnya, sehingga harus disesuaikan dengan tugasnya yang baru.
Sekalipun susunan organisasi tekah ditetapkan, wewenang telah dilimpahkan kepada para manajer untuk melaksanakan tugas tersebut dengan sebaik-baiknya, tetapi lebih daripada itu diperlukan adanya kemampuan kepemimpinan . pengorganisasian adalah tehnik peningkatan daripada kepemimpinan, karena dapat menciptakan situasi, dimana manajer dapat memimpin kearah yang lebih effektif (Handayaningrat, 1986).
Atau dengan meminjam defenisi dari GoldHaber (Muhammad, 1995:67) yang menyatakan bahwa komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Redding dan Sanborn (Muhammad, 1995:65) memberikan pengertian bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Kemudian Katz dan Kahn (Muhammad, 1995:65) menyatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan
pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Sedangkan Greenbaunm mengatakan bahwa bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi (Muhammad, 2006:65).
Meskipun bermacam-macam persepsi para ahli mengenai komunikasi
organisasi ini tapi dari semuanya itu ada beberapa hal yang umumdapat disimpulkan, yaitu :
A. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem yang terbuka, yang kompleks, dan yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
B. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media. C. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya,
hubungannya dan keterampilannya atau skillnya.