BAGAN ALIR 7.5.4.g.8 PENGAJUAN SERTIFIKAT SEMENTARA ( IPC)
16. Peringatan Dini Terkait Klaim
7.5.7 Konsultan Audit Teknis dan Finansial (TFAC)
World Bank akan menugasi Konsultan Khusus untuk melaksanakan Audit Teknis dan Keuangan selama pelaksanaan pekerjaan untuk memeriksa kualitas dan keefektifan pelaksanaan, termasuk aspek-aspek
lingkungan. Pelaksanaan TFAC tergantung ketersediaan alokasi dana grant di World Bank. Konsultan Audit
Teknis dan Finansial (TFAC) akan memberikan laporan kepada World Bank dan Ditjen. Bina Marga. World Bank
memiliki hak untuk menahan atau membatalkan pembayaran dari pinjaman berkaitan dengan sub-proyek tertentu yang tidak melakukan tindakan memadai untuk menghindari hasil pekerjaan berkualitas rendah. Audit akan dijadwalkan berlangsung pada masa pelaksanaan sehingga hasilnya dapat memperbaiki sisa pekerjaan, dan hasil audit teknik harus dipertimbangkan oleh yang mengevaluasi masing-masing paket kontrak pada saat serah terima.
Semua Laporan Audit akan digunakan bersama oleh auditor-auditor lain (Inspektorat Jenderal Kementerian PU, BPKP, dsb) untuk mengurangi jumlah pengujian selama audit yang dapat mengganggu pekerjaan dan mengurangi duplikasi tes-tes tersebut.
Obyek, metode tes dan jadwal audit akan ditentukan dalam Kerangka Acuan Kerja TFAC, setelah dibahas antara
World Bank dengan Ditjen.Bina Marga. Peralatan, personil dan biaya operasional akan disediakan oleh TFAC.
TFAC harus diberikan akses bebas ke semua bagian pekerjaan, dan ke fasilitas-fasilitas Penyedia Jasa dan
Konsultan untuk melaksanakan investigasinya. Untuk memenuhi tujuan ini, Direktur Bina Program akan menginformasikan kepada Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I, dan kantor Balai/Balai Besar terkait mengenai
kunjungan audit TFAC dan usulan jadwal audit.
7.5.7.1 Prosedur Tanggapan atas Audit Teknis dan Keuangan
Laporan Konsultan Audit Teknis dan Keuangan diharapkan agar mengidentifikasi kekurangan dan ketidaksesuaian pekerjaan yang dilakukan oleh Penyedia Jasa; kekurangan prosedur dan pelaksanaan
Penyedia Jasa yang dapat menimbulkan masalah, dan kekurangan dalam kinerja fungsi supervisi oleh DSC.
Sangatlah penting agar semua kegagalan tersebut diidentifikasi secara jelas dan segera diperbaiki sehingga kualitas akhir pekerjaan tidak terganggu.
Untuk memastikan agar temuan proses TFAC bermanfaat bagi Kualitas Konstruksi dan Standar Supervisi,
sangatlah penting agar prosedur Tanggapan Audit resmi dipertahankan untuk menjamin bahwa semua pihak segera melakukan tindakan yang diperlukan.
Pengguna Jasa untuk setiap paket akan bertanggung jawab memastikan bahwa semua tindakan perbaikan dan penyesuaian terhadap temuan audit dilaksanakan seluruhnya dan diselesaikan tepat waktu.
Prosedur Tanggapan hasil audit terdiri atas kegiatan-kegiatan utama berikut:
1. Rapat Penutupan Audit (Audit Close Meeting) – verifikasi/saran awal terhadap draft Temuan Audit
kepada PPK, DSC- FST, Penyedia Jasa.
3. Rapat Tanggapan Hasil Audit (Audit Response Meeting) – Pengguna Jasa mengadakan pertemuan
dengan DSC- FST dan Penyedia Jasa untuk me review tindakan perbaikan dan jadwal waktu perbaikan
4. Pelaksanaan, Pemantauan, dan Pelaporan Tindakan Perbaikan, DSC- FST dan Penyedia Jasa melakukan
tindakan perbaikan yang diperlukan, dan dipantau oleh Penguna Jasa. DSC- FST memberikan laporan
hasil penyelesaian yang memuaskan terhadap tanggapan, dan Pengguna Jasa melaporkan kesimpulannya kepada Ditjen.Bina Marga
5. Ditjen Bina Marga memberikan tanggapan formal kepada World Bank.
7.5.7.2 Rapat Penutupan Audit
Rapat Penutupan Audit akan diselenggarakan di setiap lapangan di mana audit telah berlangsung. Rapat
akan diadakan pada akhir audit ketika tim TFAC masih berada di lapangan. Rapat Penutupan Audit akan
dipimpin oleh Pengguna Jasa, dan tim TFAC akan menyampaikan draft temuan hasil audit ke semua pihak
(Pengguna Jasa, DSC- FST, dan Penyedia Jasa) untuk memastikan bahwa semua pihak:
Memeriksa/ verifikasi temuan audit ke Pengguna Jasa , DSC- FST, dan Penyedia Jasa
Memberi saran terhadap temuan audit dan alasan/dasar temuan
Diberi kesempatan untuk membetulkan kemungkinan salah interpretasi atau kesalahpahaman auditor,
dan/atau mengemukakan ketidaksetujuan terhadap kesimpulan Auditor
Dapat memberikan kontribusi tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki isu-isu yang diidentifikasi
dalam Audit.
Lembar Audit yang disampaikan dalam rapat ini akan ditandatangani oleh Pengguna Jasa , DSC- FST,
dan Penyedia Jasa, sebagai pengakuan terhadap temuan audit.
7.5.7.3 Penyiapan/Distribusi Laporan Audit TFAC
Auditor akan menyiapkan dan menyampaikan Laporan final Audit TFAC kepada World Bank, yang kemudian
akan menyampaikannya secara resmi kepada Ditjen.Bina Marga melalui Direktur Bina Program. Direktor Bina Program akan menyampaikan laporan audit kepada Ditjen.Bina Marga, Inspektorat Jenderal PU, Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I, Kepala Balai, Kepala Satker, Pengguna Jasa, DSC- FST, dan Penyedia Jasa.
Lembar Audit yang disampaikan dalam Rapat Penutupan Audit akan dilampirkan dalam Laporan final Audit
TFAC. Setiap temuan dalam Lembar Audit akan dijelaskan secara rinci dan disusun menjadi sebuah daftar
temuan audit.
Daftar temuan audit sebagaimana dicantumkan dalam Laporan Audit TFAC, akan menjadi dasar
penanganan tindak lanjut temuan audit TFAC dan laporan pemantauan bagi pihak lain, jika diperlukan.
7.5.7.4 Rapat Tanggapan Hasil Audit
Setelah Laporan Audit TFAC diterbitkan secara resmi, Pengguna Jasa akan mengadakan Rapat Tanggapan
Hasil Audit di lokasi proyek atau kantor Pengguna Jasa, dan rapat akan dipimpin oleh Pengguna Jasa. Rapat
ini akan memberikan kesempatan resmi bagi DSC- FST dan Penyedia Jasa untuk meninjau temuan audit, dan
juga kesempatan bagi DSC - FST untuk mengkonfirmasikan tindakan perbaikan yang diperlukan dan jadwal
pelaksanaan tindakan perbaikan tersebut. Berita Acara Rapat akan mencatat periode waktu yang dialokasikan dan disetujui untuk menyelesaikan tindakan perbaikan.
Peran Pengguna Jasa sebagai pemimpin rapat adalah untuk memfasilitasi dan mengawasi diskusi, mencatat
keputusan yang diambil DSC- FST, dan memberitahu kepada semua pihak bahwa Pengguna Jasa akan
memantau kesesuaian dan ketepatan waktu penyelesaian semua tindakan perbaikan yang diperlukan agar memenuhi temuan hasil audit.
7.5.7.5 Pelaksanaan, Pemantauan dan Pelaporan Tindakan Perbaikan
DSC- FST akan mengawasi perbaikan kekurangan, kerusakan atau kesalahan pekerjaan lain yang dilakukan
oleh Penyedia Jasa dan pada penyelesaiannya akan menyiapkan Laporan Kesesuaian Audit TFAC (TFAC Audit
akan mendokumentasikan penyelesaian yang memuaskan atas semua tindakan perbaikan yang dilakukan
Penyedia Jasa, dan tindakan yang dilakukan DSC- FST dan Penyedia Jasa untuk memperbaiki praktek dan
prosedur kerja yang tidak memuaskan. Salinan semua Perintah Enjinir (E gi eer s I stru tio ), hasil tes dan
korespondesi terkait Tanggapan Hasil Audit harus dilampirkan dalam laporan ini.
Pengguna Jasa akan memantau kinerja DSC- FST dan Penyedia Jasa dalam kegiatan ini, dan akan
memberikan intervensi yang diperlukan untuk memastikan agar semua tindakan perbaikan yang diperlukan
berjalan sesuai jadwal yang disepakati. Surat Instruksi dari Pengguna Jasa kepada DSC- FST harus
dilampirkan dalam laporan Pengguna Jasa.
Setelah Pengguna Jasa sepenuhnya puas bahwa semua tindakan yang diperlukan telah diselesaikan secara memuaskan, Pengguna Jasa memberi laporan kepada Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I Ditjen.Bina
Marga dengan menyampaikan Laporan Kesesuaian Audit TFAC dari FST.
7.5.7.6 Tanggapan Ditjen Bina Marga atas Temuan Audit
Pada saat menerima Laporan dari Pengguna Jasa, Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah-I akan memeriksa
kelengkapan Laporan Kesesuaian Audit TFAC dan menandai kepuasannya atas temuan audit TFAC.
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I kemudian akan menyampaikan laporan ini kepada Direktur Bina
Program untuk diteruskan kepada World Bank.
Direktur Bina Program akan memberikan Laporan Tanggapan atas Hasil Audit kepada World Bank dengan
melampirkan salinan Laporan Kesesuaian hasil Audit TFAC. Laporan yang sama juga akan disampaikan
kepada Inspektorat Jenderal PU.
7.5.7.7 Jadwal Waktu Tanggapan Audit
Sebagaimana dapat dilihat dalam Jadwal Waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini, manajemen waktu yang cermat oleh semua pihak, khususnya oleh Pengguna Jasa, sangatlahpenting untuk memastikan ketepatan penyelesaian semua pekerjaan perbaikan yang diperlukan dalam jangka waktu yang wajar.
Jadwal Waktu Tanggapan Audit dapat dilihat pada Tabel 7 – 2
Tabel 7 - 2 Jadwal Waktu Tanggapan Audit
No. Prosedur/ Proses Jangka
Waktu
Kumulatif
(hari) Penanggungjawab Hasil
1. Rapat Penutupan Audit/
Audit Closing Meeting
1 hari Tim (TL- DSC) Draft Lembar Audit
ditandatangani oleh ketiga pihak 2 World Bank menerima
Laporan Final Audit
7 hari Tim TFAC -
3. World Bank secara resmi menyampaikan laporan ke Ditjen.Bina Marga melalui Dir.Bipram
3 hari 1 World Bank Laporan Audit
TFAC
4. Direktur Bina Program
mengirim Laporan Audit ke Dirjen.Bina Marga, Inspektorat Jenderal PU, dan Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I
3 hari 4 Ditjen Bina Marga
(Dir.Bipram)
Laporan Audit
TFAC dikirim ke Dirjen.Bina Marga, Inspektorat Jenderal PU, dan Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I
No. Prosedur/ Proses Jangka Waktu
Kumulatif
(hari) Penanggungjawab Hasil
5. Direktur Bina Pelaksanaan
Wilayah-I mengirim Laporan Audit ke Kepala Balai, Satker, Pengguna Jasa, DSC – FST dan Penyedia Jasa
3 hari 7 Dir Bina
Pelaksanaan Wilayah-I Laporan Audit TFAC dikirim ke Kepala Balai, Satker, Pengguna Jasa, DSC – FST dan Penyedia Jasa 6. Pengguna Jasa menyelenggarakan rapat untuk mereview
5 hari 12 Pengguna Jasa Undangan Rapat
Tanggapan Hasil Audit
7. Rapat Tanggapan Hasil
Audit
1 hari 13 Pengguna Jasa -
8.* Pengguna Jasa, DSC
menyetujui tindakan perbaikan, mengeluarkan instruksi dan jadwal ke
DSC – FST dan Penyedia Jasa 3 hari 16 DSC-FST Instruksi ke Penyedia Jasa 9. Penyedia Jasa melaksanakan, FST memantau dan melaporkan penyelesaian pekerjaan ke PPK 21 hari 37 DSC – FST dan Penyedia Jasa Laporan DSC-FST 10. FST melaporkan penyesuaian terhadap Audit dan perbaikan
3 hari 40 DSC-FST SE Laporan
Kesesuaian Audit
TFAC dari SE
11. Pengguna Jasa, mereview
dan setelah hasilnya memuaskan, mengirim ke Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah I, Kantor Pusat Ditjen Bina Marga
2 hari 42 Pengguna Jasa Laporan Pengguna
Jasa tentang kesesuain hasil audit
12. Direktur Bina Pelaksanaan
Wilayah I mengirim Audit
TFAC ke Direktur Bina
Program
2 hari 44 Dir Bina
Pelaksanaan Wilayah-I
Surat Dir Bina Pelaksanaan Wilayah-I tentang Laporan Kesesuain
Audit TFAC
13. Ditjen Bina Marga
mengirim secara resmi ke
World Bank sebagai tanggapan atas Audit
TFAC
(salinan dikirim ke Inspektorat Jenderal)
3 hari 47 Ditjen Bina Marga
(Dir.Bipram)
Surat Dir Bina Program dengan Laporan Kesesuaian Audit
TFAC
*Catatan untuk Nomor 8 di atas:
Beberapa tindakan perbaikan harus dilaksanakan segera jika berpotensi membahayakan sesuai dengan saran temuan hasil audit. Namun, tindakan ini perlu dicatat dan didokumentasikan dengan baik selama proses penyesuaian audit.
Mungkin sulit untuk sepenuhnya memperbaiki beberapa temuan audit (masalah proses) dalam jangka waktu pelaporan. Namun kemajuan pekerjaan ini harus dilaporkan dalam jadwal perbaikan dan pemantauan selanjutnya. Penyampaian laporan tidak boleh ditunda dan harus disampaikan dalam waktu 7 minggu sejak Laporan Audit diterima oleh Ditjen.Bina Marga (langkah 3).