Gambar 2.2
Organisasi Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT)
Keterangan :
* Asisten sebanyak-banyaknya 5 orang ** Ditetapkan menurut kebutuhan Kegiatan
Lapangan Keterangan :
* Asisten sebanyak-banyaknya 5 orang ** Ditetapkan menurut kebutuhan Kegiatan
Lapangan
Asisten Kegiatan *
2.2 TUGAS PROJECT MANAGEMENT UNIT (PMU) WINRIP
Tugas PMU WINRIP secara umum adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan manajemen/pengelolaan penatausahaan pinjaman/Loan, dan memonitor
kegiatan-kegiatan internal di Ditjen Bina Marga, dan instansi-instansi eksternal yang terkait dengan WINRIP.
b. Memfasilitasi komunikasi dan korespondensi dengan IBRD dan instansi-instansi terkait melalui
Direktorat Bina Program, Ditjen. Bina Marga.
c. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan sub-proyek sesuai dengan Project Implementation
Plan (PIP) dan Project Management Manual (PMM) sampai dengan Western Indonesia National Road Improvement Project (WINRIP) selesai;
d. Memeriksa, memfasilitasi dan melaksanakan pengendalian terhadap Usulan Teknis (penyiapan
Detail Engineering Design / DED, penyiapan Standard Bidding Document, usulan Justifikasi Teknis,
Usulan Perpanjangan Waktu, Usulan Penyesuaian Harga) dengan berkoordinasi dengan Direktorat –
Direktorat di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, dan instansi lainnya yang terkait.
e. Memfasilitasi pelaksanaan pengadaan di masing-masing unit pelaksanaan (Project Implementation
Unit / PIU) dengan berkoordinasi dengan Balai terkait.
f. Melaksanakan pengendalian pelaksanaan konstruksi di lapangan.
g. Melaksanakan dan memfasilitasi pengendalian terhadap tindak lanjut kesepakatan penanganan
lingkungan dan sosial dengan berkoordinasi dengan Direktorat Bina Teknik.
h. Menyampaikan antara lain usulan-usulan revisi desain, aspek lingkungan dari instansi-instansi
terkait kepada IBRD untuk mendapat persetujuan.
i. Menindaklanjuti dan menfasilitasi hal-hal khusus yang berkaitan dengan kualitas pelaksanaan
pekerjaan untuk semua kegiatan (civil works, technical assistance and goods).
j. Memfasilitasi pelaksanaan Audit Teknis dengan Itjen, dan Konsolidasi Audit Keuangan dengan BPK.
k. Menyusun laporan interim un-audited financial yang terdiri dari: keuangan, kemajuan fisik dan
pengadaan barang / jasa dari masing-masing Proyek, serta konsolidasi interim un-audited financial
secara nasional yang akan disampaikan kepada IBRD.
l. Menyampaikan laporan interim un-audited financial setiap 3 bulan sekali kepada IBRD
selambat-lambatnya 30 hari setelah akhir triwulan bersangkutan
m. Menyusun dan menyosialisasikan, dan memutakhirkan Project Management Manual (PMM), sesuai
perkembangan
n. Memberi masukan tindak turun tangan kepada Tim Pengarah / Steering Committee, dan
melaksanakan kebijaksanaan yang digariskan oleh Tim Pengarah/Steering Committee serta
bertanggung jawab mengkoordinasikan seluruh sasaran proyek sesuai Loan Agreement.
o. Memfasilitasi kegiatan Sekretariat Tim Pengarah/Steering Committee.
p. Melaksanakan dan memfasilitasi tugas-tugas yang tercantum di perubahan Loan Agreement (jika
ada).
Untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut di atas, maka Pimpinan PMU yang terdiri dari Ketua (Direktur Bina Program) dan Ketua Pelaksana Harian dibantu oleh para asisten ( gambar 2.3) dengan tugas-tugas sebagai berikut:
a. Asisten Perencanaan dan Program
1. Melaksanakan kajian/review terhadap usulan proyek yang akan disampaikan ke IBRD untuk
mendapat persetujuan;
2. Menyampaikan Standard Operation Procedures (SOP) dan Petunjuk Pelaksanaan kepada
Proyek;
b. Asisten Pelaksana
1. Memfasilitasi dan turut memeriksa persiapan pelaksanaan pekerjaan di masing-masing Unit
Pelaksanaan antara lain: Mobilisasi, Pre-Construction Meeting.
2. Monitoring dan evaluasi terhadap kualitas dan pelaksanaan pekerjaan proyek.
3. Mengevaluasi dan merekomendasikan atas review, revised design, technical justification, dan
price adjustment yang diusulkan oleh proyek yang akan diusulkan ke Bank Dunia.
4. Memfasilitasi dan turut memeriksa/memonitor pelaksanaan penyerahan penyelesaian
pekerjaan (Provisional Hand Over / PHO dan Final Hand Over / FHO)
5. Memfasilitasi terhadap pembahasan/penyelesaian permasalahan-permasalahan dalam
pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
6. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.
c. Asisten Keuangan dan Pelaporan
1. Menyiapkan, menyimpan, dan memonitor data akuntansi termasuk prosedur, audit,
dokumentasi dan konsolidasi neraca sesuai permintaan dan prosedur Bantuan IBRD.
2. Memonitor status penyerapan dana per Loan Category.
3. Menyiapkan laporan bulanan, tiga bulanan, dan tahunan untuk keseluruhan proyek dan
disampaikan kepada IBRD sesuai dengan guidelines.
4. Memfasilitasi pelaksanaan konsolidasi audit keuangan oleh BPK .
5. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.
d. Asisten Pendamping Keselamatan Jalan
1. Memfasilitasi pelaksanaan Road Safety Audit pada masing – masing Unit Pelaksana.
2. Memonitor dan mengevakuasi pelaksanaan Road Safety Audit pada masing – masing Unit
Pelaksana.
3. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.
e. Asisten Pendamping Lingkungan
1. Memfasilitasi pelaksanan penyaringan dan memberikan rekomendasi
dari aspek lingkungan terhadap usulan paket-paket yang (akan) disampaikan kepada IBRD; 2. Mengevaluasi dan memonitor pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan aspek lingkungan,
sosial dan safeguard issue;
3. Mengevaluasi dan merekomendasi atas pelaksanaan aspek lingkungan.
4. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.
f. Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah
Membantu Ketua Pelaksanaan Harian untuk memfasilitasi dan sebagai penghubung pelaksanaan kegiatan PMU WINRIP di Unit Instansi Pelaksana (Project Implementing Unit/PIU), Satker/PPK dalam pengelolaan pinjaman IBRD sesuai dengan lingkup kegiatan.
KETUA
Direktur Bina Program
WAKIL KETUA
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah I
KOORDINATOR
(Kasubdit Pembiayaan dan Kerja Sama Luar Negeri (PKLN))
KETUA PELAKSANAAN HARIAN
(Kasubdit Sistem dan Pengendalian Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I)
SEKRETARIS
(Kasi Kerja Sama Luar Negeri)
Asisten Perencanaan dan Program (Kasi Pengendalian Penyiapan Pelaksanaan Wialayah I) Asisten Pelaksana (Kasi Pengendalian Pelaksanaan Wialayah I)
Asisten Keuangan dan Pelaporan (Dwisman Wijaya, ST. MT) Asisten Pendamping Keselamatan Jalan (Kasi Keselamatan Jalan) Asisten Pendamping Teknik Lingkungan (Kasi Teknik Lingkungan dan Mitigasi Bencana) Gambar 2.3
STRUKTUR ORGANISASI PROJECT MANAGEMEN UNIT (PMU) WESTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP)
Gambar 2.3
STRUKTUR ORGANISASI PROJECT MANAGEMEN UNIT (PMU) WESTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP)
Ruang Lingkup Wilayah WINRIP : Propinsi Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu dan Lampung Ruang Lingkup Wilayah WINRIP : Propinsi Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu dan Lampung
Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah SUMBAR/BENGKULU/
JAMBI
(Kasi Pelaksanaan Wil. Subdit I C)
Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah
SUMUT
(Kasi Pelaksanaan Wil. Subdit I B)
Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah
LAMPUNG
(Kasi Pelaksanaan Wil Subdit I D) Tim Pengarah/Steering Committee
(Bappenas, Kementrian Keuangan, Kementrian Pekerjaan Umum (Ditjen Bina Marga), Kementrian Perhubungan (Ditjen Hub. Darat), Kementrian Dalam Negeri)
2.3 LINGKUP TUGAS JASA KONSULTANSI UNTUK KEGIATAN MENDUKUNG PELAKSANAAN PROYEK WINRIP
Untuk mendukung pelaksanaan proyek WINRIP sesuai yang dituangkan dalam Naskah Perjanjian Pinjaman WINRIP, maka diadakan jasa konsultansi yaitu:
a. Core Team Consultant (CTC)
Tugas utama Konsultan CTC adalah untuk mendukung PMU WINRIP dan Ditjen Bina Marga dalam pengelolaan/manajemen, monitoring dan pelaporan terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan-kegiatan sub proyek WINRIP sesuai dengan kesepakatan dalam Naskah Perjanjian Pinjaman dan Tujuan Proyek yaitu untuk mencapai standar tinggi, efisien dan transparansi, serta kinerja yang optimal .
Tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Mendukung PMU sepenuhnya dalam pelaksanaan semua fungsinya dan semua aspek pengelolaan
proyek serta memantau jadwal dan kegiatan implementasi.
2. Menyiapkan Financial Management Information System (FMIS) serta prosedur-prosedur
pemantauan dan pelaporan yang tepat bagi kebutuhan Pemerintah Indonesia dan World Bank, serta menjamin laporan keuangan tepat waktu dan akurat.
3. Menyiapkan dan distribusi Monthly Project Progress Report (MPPR) yang memenuhi kebutuhan
semua stakeholder, serta menjamin semua laporan tepat waktu dan akurat.
4. Melakukan review kualitas teknis terhadap Penyiapan Desain oleh DSC.
5. Melakukan pemantauan kinerja secara independent terhadap efektivitas supervisi konstruksi atas
nama Employer.
6. Implementasi Tindak Anti-Korupsi, dan memantau efektivitasnya berdasarkan Anti-Corruption
Action Plan (ACAP).
7. Memantau proses pengadaan (procurement) serta membuat rekomendasi tentang cara
meningkatkan standard.
8. Mengelola dan menyebarkan informasi. Membantu pembuatan dan pengelolaan system dan
prosedur penangkapan data dan informasi, menjamin tersedianya semua informasi yang perlu.
9. Mendukung implementasi Environmental and Social Safeguards (ESS), membantu PMU memastikan
semua upaya perlindungan lingkungan dan sosial yang diperlukan diterapkan dengan baik.
10. Mendukung Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Proyek, memberi dukungan administrasi untuk
pelaksanaan survey pasca implementasi tentang kinerja proyek, menggunakan pedoman dan prosedur yang telah disiapkan sebelumnya.
11. Mendukung implementasi Program Pelatihan yang diusulkan untuk menunjang implementasi
proyek
12. Menyiapkan berbagai laporan: Inception Report, Monthly Project Progress Report, Procurement
Committee Readiness Assessment Report, Draft Project Completion Report, dan Project Completion Report.
Konsultan CTC berkoordinasi dengan Direktorat Bina Program dan berkedudukan di Jakarta. Mengingat banyak pihak yang terlibat (pengelola proyek, panitia pengadaan, dsb.) dirasa perlu melaksanakan program pelatihan sebelum dan selama implementasi proyek.
Pelatihan diperlukan untuk menunjang dan memperkuat administrasi dan manajemen proyek selama implementasinya. Ini diharapkan membantu meyakinkan bahwa prosedur pengadaan, administrasi dan pemantauan proyek dipahami dengan baik, serta untuk menyosialisasikan aspek upaya perlindungan
termasuk ACAP dan ESS, serta memperkuat pedoman-pedoman teknik.
Pelatihan yang akan dilaksanakan merupakan kelanjutan program pelatihan Ditjen Bina Marga yang lalu, antara lain: (1) Procurement Training (termasuk ACAP), (2) Pelatihan Project Management, (3) Aplikasi
Project Management Manual (PMM), (4) Financial Management & Reporting, (5) Environmental Monitoring Workshop, (6) Refresher Training on Project Management, (7) Pelatihan untuk Bendahara.
Pelatihan yang langsung sangat dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek WINRIP akan diprioritaskan,
termasuk tentang prosedur-prosedur dan safeguard yang baru atau masih kurang dipahami.
Ada kemungkinan dalam perjalanan waktu suatu jenis pelatihan dirasa perlu diganti dengan yang lebih dibutuhkan, misalnya karena ada perubahan peraturan, kebijakan baru dsb. Usul perubahan atau penggantian maupun penambahan jenis pelatihan baru (bila ada) harus dibahas dan disetujui oleh PMU. Kegiatan pelatihan ini akan dikelola dengan dana Provisional SUM.
Gambar 2 - 4 Struktur Organisasi Core Team Consultant (CTC)
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Core Team Consultant (CTC)
Project Management Unit (PMU)
MONITORING & ADVICE TEAM - Senior Highway Engineer - Highway Engineer
- Quality Assurance Specialist - Financial Management Specialist - MIS/Programmer/Information Management Specialist - Environmental Specialist - Social Impact Specialist - Community Development Officer
- Senior Procurement Specialist - Procurement Specialist