A. Metode Pengadaan Barang/Jasa secara Kontes/Sayembara 1. Pengumuman Kontes/Sayembara
a. Unit Umum/Tim Pengadaan mengumumkan secara luas adanya Kontes/Sayembara melalui website PT Jasa Raharja (Persero) dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, atau media elektronik.
b. Isi pengumuman memuat sekurang-kurangnya :
1) nama dan alamat Perusahaan/ UnitUmum/TimPengadaan yang akan mengadakan Kontes/Sayembara;
2) uraian mengenai Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan;
3) pagu anggaran dan rincian imbalan/hadiah;
4) ketentuan Kontes/Sayembara;
5) pernyataan tidak ada pungutan biaya kepada peserta Kontes/
Sayembara; dan
6) tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk menyampaikan barang yang akan dikonteskan/disayembarakan.
c. Kontes/Sayembara dapat diikuti oleh perorangan, badan usaha, kelompok, lembaga pendidikan/riset dan lain-lain.
2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kontes/Sayembara
Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kontes sesuai dengan jadual yang ada dalam pengumuman dengan ketentuan sebagai berikut :
a. mendaftar dan mengambil langsung Dokumen Kontes kepada Unit Umum/TimPengadaan; atau
b. mendaftar dan mengunduh Dokumen Kontes melalui website PT Jasa Raharja (Persero).
3. Pemberian Penjelasan
a. Unit Umum/Tim Pengadaan beserta Tim Juri/Tim Ahli menjelaskan seluruh ketentuan Kontes/Sayembara kepada peserta di tempat dan waktu yang ditentukan dalam pengumuman.
b. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan peserta.
c. Pemberian penjelasan hanya dapat dihadiri oleh peserta yang terdaftar.
d. Dalam pemberian penjelasan, harus dijelaskan kepada peserta mengenai:
1) waktu, tempat dan cara penyampaian barang yang akan dikonteskan/ disayembarakan;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 78
2) dokumen yang harus dilampirkan dalam penyampaian barang yang akan dikonteskan/disayembarakan (apabila diperlukan) ; 3) persyaratan Kontes/Sayembara;
4) unsur-unsur yang dinilai oleh Tim Juri/Tim Ahli;
5) surat perjanjian yang akan digunakan (apabila diperlukan); dan 6) pagu anggaran dan rincian imbalan/hadiah.
e. Pemberian penjelasan, pertanyaan dari peserta, jawaban dari Unit Umum/Tim Pengadaan dan/atau Tim Juri/Tim Ahli, serta keterangan lain, dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh Unit Umum/Tim/Pejabat Pengadaan dan Tim Juri/Tim Ahli yang hadir.
f. Pemberian penjelasan dilakukan dengan cara:
1) penjelasan administrasi dilakukan oleh UnitUmum/TimPengadaan;
2) penjelasan teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli.
4. Penyampaian Barang Yang Akan Dikonteskan/Disayembarakan a. Metode dan tata cara penyampaian Barang yang akan dikonteskan
harus mengikuti ketentuan yang dipersyaratkan dalam Dokumen Kontes/Sayembara.
b. Penyampaian barang/jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan disertai dokumen persyaratan administrasi dan teknis (apabila diperlukan) dilakukan pada hari, tanggal, waktu dan tempat sesuai yang ditentukan dalam pengumuman.
c. Peserta dapat menyampaikan lebih dari 1 (satu) barang/jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan.
d. Dokumen persyaratan administrasi dan teknis : 1) persyaratan administrasi meliputi:
a) salinan kartu identitas untuk perorangan/kelompok, akte pendirian badan usaha, surat keputusan pembentukan lembaga atau surat identitas lainnya; dan
b) salinan NPWP.
2) persyaratan teknis, meliputi:
a) spesifikasi barang yang akan dikonteskan/disayembarakan; dan b) keterangan tentang metode pembuatan/ pelaksanaannya.
3) Dokumen administrasi dan teknis disampaikan sebanyak 2 (dua) rangkap, terdiri dari: dokumen asli 1 (satu) rangkap dan rekamannya 1 (satu) rangkap ditandai “ASLI” dan “COPY”.
4) Semua dokumen dimasukkan dalam sampul penutup dan ditulis
“Dokumen Kontes/Sayembara”, nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, dan disampaikan bersama barang yang akan dikonteskan/disayembarakan kepada Unit Umum/ Tim Pengadaan.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 79
5) Peserta menyampaikan langsung Barang yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara kepada Unit Umum/Tim Pengadaan sesuai jadual yang ditetapkan. Batas akhir penyampaian Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara dapat sama dengan waktu pelaksanaan Kontes/Sayembara.
6) Peserta dapat menyampaikan Barang yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara melalui pos/jasa pengiriman dengan ketentuan sudah diterima Unit Umum/Tim Pengadaan sebelum batas akhir penerimaan Barang yang akan dikonteskan /disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara dengan segala risiko keterlambatan dan kerusakan menjadi risiko peserta.
7) Dalam hal Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara disampaikan melalui pos/jasa pengiriman, maka sampul penutup dimasukkan ke dalam sampul luar yang hanya mencantumkan alamat Unit Umum/Tim Pengadaan.
8) Unit Umum/Tim Pengadaan membuat tanda terima Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara.
9) Unit Umum/Tim Pengadaan menolak semua Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara yang masuk setelah batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara.
10) Pada batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes, salah satu anggota Tim Pengadaan/Pejabat Pengadaan menutup penerimaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes, dengan mencoret tepat di bawah daftar peserta terakhir serta membubuhkan tanda tangan.
11) Segera setelah batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, Unit Umum/Tim Pengadaan menyatakan dihadapan para peserta bahwa saat pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara telah ditutup sesuai waktunya, dan membuka Barang yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara yang masuk.
12) Tidak diperkenankan mengubah tempat dan batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, kecuali keadaan kahar.
13) Perubahan tempat dan batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara karena terjadi kahar, dituangkan dalam
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 80
Adendum Dokumen Kontes dan disampaikan kepada seluruh peserta.
5. Pembukaan Barang Yang Akan Dikonteskan Serta Dokumen Kontes/
Sayembara
a. Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/ Sayembara dibuka dihadapan peserta pada waktu dan tempat sesuai ketentuan.
b. Unit Unit Umum/Tim Pengadaan menghitung jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/
Sayembara yang masuk dihadapan peserta.
c. Unit Unit Umum/Tim Pengadaan membuka Barang/Jasa yang akan dikonteskan /disayembarakan serta Dokumen Kontes /Sayembara di hadapan peserta kemudian dijadikan lampiran Berita Acara Pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara.
d. Unit Umum/Tim Pengadaan memeriksa, dan menunjukkan dihadapan para peserta mengenai kelengkapan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang terdiri dari:
1) persyaratan administrasi 2) proposal teknis
e. UnitUmum/TimPengadaan tidak boleh menggugurkan peserta pada waktu pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes kecuali untuk yang terlambat.
f. UnitUmum/TimPengadaan/Pejabat Pengadaan segera membuat Berita Acara Pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, yang paling sedikit memuat :
1) jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang masuk;
2) jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang lengkap dan tidak lengkap;
3) kelainan-kelainan yang dijumpai dalam Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara;
4) tanggal pembuatan Berita Acara; dan 5) tanda tangan Unit Umum/Tim.
g. Setelah dibacakan dengan jelas, Berita Acara ditandatangani oleh Unit Unit Umum/Tim Pengadaan yang hadir.
h. Berita Acara dilampiri Dokumen Kontes/Sayembara.
i. Salinan Berita Acara dibagikan kepada peserta yang hadir tanpa dilampiri Dokumen Kontes/Sayembara.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 81
6. Pemeriksaan Administrasi dan Teknis
a. Pemeriksaan administrasi dilakukan oleh UnitUmum/TimPengadaan.
b. Peserta yang lulus pemeriksaan administasi akan dilanjutkan dengan penilaian teknis.
c. Penilaian teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli.
7. Pembuatan Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara (BAHK/S)
a. BAHK/S merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan Dokumen Kontes/sayembara yang dibuat oleh Unit UnitUmum/TimPengadaan dan penilaian Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan yang dibuat oleh Tim Juri/Tim Ahli dan ditandatangani oleh paling kurang 1 (satu) orang UnitUmum/TimPengadaan.
b. BAHK/S bersifat rahasia sampai dengan pengumuman pemenang.
c. BAHK/S harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1) nama semua peserta;
2) persyaratan Kontes/Sayembara;
3) unsur-unsur yang dinilai oleh Tim Juri/Tim Ahli;
4) Apabila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat, BAHK/S harus mencantumkan pernyataan bahwa Kontes/Sayembara dinyatakan gagal, dan harus segera dilakukan Kontes/Sayembara ulang. Apabila peserta yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga), maka peserta tersebut tetap diusulkan sebagai calon pemenang.
8. Penetapan Pemenang Kontes/Sayembara
a. UnitUmum/TimPengadaan/Pejabat Pengadaan menetapkan calon pemenang yang menguntungkan bagi perusahaan dalam arti:
1) penawaran memenuhi syarat administratif dan teknis yang ditentukan dalam Dokumen Kontes/Sayembara;
2) telah memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin hasil produksi dalam negeri; dan
3) pengembangan gagasan orisinal, kreativitas dan inovasi.
b. Penetapan pemenang dilakukan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan setelah mendapat masukan dari Tim Juri/Tim Ahli.
c. Calon pemenang harus sudah ditetapkan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan/Pejabat Pengadaan selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja setelah pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/
disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara.
d. Unit Umum/Tim Pengadaan melaporkan kepada Direksi/Penanggung jawab yang disertai penjelasan atau keterangan lain yang dianggap perlu.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 82
e. Penetapan pemenang disusun sesuai dengan urutannya dan harus memuat
1) nama Kontes/Sayembara;
2) besar hadiah;
3) nama dan alamat pemenang;
4) hasil pemeriksaan administrasi dan teknis; dan 5) NPWP.
f. Penunjukan pemenang dilakukan dengan didukung data sebagai berikut:
1) Dokumen Kontes/Sayembara;
2) BAPP;
3) BAHK/S;
4) Surat penetapan pemenang oleh UnitUmum/TimPengadaan;
5) Ringkasan proses dan hasil Kontes/Sayembara; dan 6) Proposal dari pemenang 1, 2 dan 3.
9. Pengumuman Pemenang Kontes/Sayembara
a. Berdasarkan Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara (BAHK/S) dan surat penetapan pemenang, UnitUmum/TimPengadaan mengumumkan pemenang Kontes/Sayembara di website PT Jasa Raharja (Persero) dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, yang paling sedikit memuat:
1) nama Kontes/Sayembara;
2) besar hadiah;
3) nama dan alamat pemenang;
4) hasil pemeriksaan administrasi dan teknis; dan 5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
b. Pemenang diumumkan dan diberitahukan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan kepada para peserta paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah Surat Penetapan Pemenang.
c. Keputusan pemenang bersifat final tidak dapat diganggu gugat.
10. Penunjukan Pemenang Kontes/Sayembara
a. Direksi/Penanggung jawab melalui Unit Umum/TimPengadaan mengeluarkan Surat Penunjukan Pemenang.
b. Dalam hal peserta yang bersangkutan tidak bersedia ditunjuk sebagai pemenang, maka Barang/Jasa yang dikonteskan/
disayembarakan menjadi hak PT Jasa Raharja (Persero) dan kepada peserta yang bersangkutan tidak dapat menuntut kerugian dalam bentuk apapun.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 83
c. Surat Penunjukan Pemenang harus dibuat paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang dan segera disampaikan kepada pemenang.
11. Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja dan Perjanjian Kerjasama
Surat Perjanjian ditandatangani paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah diterbitkannya Surat Penunjukan Pemenang.
B. Tahapan Kontes/Sayembara 1. pengumuman;
2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kontes/Sayembara;
3. pemberian penjelasan dan penyusunan BAPP;
4. pemasukan Proposal;
5. pembukaan Proposal;
6. pemeriksaan administrasi dan penilaian Proposal teknis;
7. pembuatan BAHK/S;
8. penetapan pemenang; dan 9. pengumuman pemenang;
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 84
BAB XIV
E-PROCUREMENT
Dalam menyikapi era globalisasi, pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat menggunakan sarana elektronik (internet, Electronic Data Interchange dan e-mail). Pelaksanaan e-procurement disesuaikan dengan kepentingan pengguna barang/jasa dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1. Pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara elektronik dengan cara e-tendering atau e-purchasing.
2. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan..
3. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.
4. Layanan sistem pengadaan elektronik PT Jasa Raharja (Persero) dapat diakses melalui http://eprocurement.jasaraharja.co.id.
5. Teknis/pedoman pelaksanaan E-Procurement akan diatur tersendiri.
Tujuan e-Procurement adalah :
1. Memudahkan sourcing, proses pengadaan, dan pembayaran;
2. Komunikasi On-line antara pemberi pekerjaan dan pelaksana pekerjaan;
3. Mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan;
4. Menghemat biaya dan mempercepat proses.
PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 85
BAB XV
PERJANJIAN KERJASAMA/SURAT PERINTAH