BAGIAN PERTAMA. Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014 Tanggal 12Maret PT Jasa Raharja (Persero) Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 1

(1)

PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa 1

BAGIAN PERTAMA

Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014

Tanggal 12Maret 2014

(2)

BAB I

PENGERTIAN DAN ISTILAH 1. Anak Perusahaan BUMN adalah:

a. Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh PT Jasa Raharja;

b. Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain;

c. Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN minimum 90%;

2. Badan Usaha Milik Negara, yang selanjutnya disebut BUMN, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Negara melalui penyertaan secara langsung yang merupakan kekayaan Negara yang dipisahkan.

3. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.

4. Belanja Modal, adalah pengeluaran yang akan dilakukan dalam satu periode akuntansi sebagai aset perusahaan. Sifat dari biaya tersebut tidak sering terjadi dan memiliki manfaat untuk beberapa periode akuntansi mendatang;

misal, pengeluaran untuk pembangunan gedung, pembelian kendaraan bermotor, pembelian peralatan dan perabot kantor.

5. Belanja Pengadaan, adalah pengeluaran yang dipergunakan untuk pelaksanaan pengadaan Barang/jasa dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok, yaitu pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) atau biasa disebut sebagai belanja rutin dan pengeluaran modal (capital expenditure) atau biasa disebut sebagai belanja modal.

6. Belanja Rutin, adalah pengeluaran sebagai biaya untuk operasional perusahaan. Sifat dari biaya tersebut sering terjadi dan hanya memiliki manfaat selama periode akuntansi yang bersangkutan. Misal, biaya pemeliharaan kendaraan, biaya pembelian alat tulis kantor, biaya sewa gedung, biaya pencetakan materiil tehnik, biaya pencetakan materiil umum.

7. Berita Acara Serah Terima (BAST) adalah berita acara yang berisi penyerahan Barang/Jasa dari penyedia Barang/Jasa kepada PT Jasa Raharja (Persero) sesuai dengan tahapan sebagaimana yang diatur dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan.

8. Daftar hitam (blacklist) adalah daftar nama perusahaan yang oleh PT Jasa Raharja (Persero) dikategorikan sebagai penyedia Barang/Jasa yang melakukan tindakan pelanggaran di tahapan tertentu dalam proses pengadaan.

(3)

9. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disusun oleh Tim Pengadaan/Divisi umum yang memuat informasi dan ketentuan yang akan digunakan sebagai pedoman oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi.

10. Dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan adalah dokumen yang berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa/Jasa Konstruksi berupa perikatan tertulis berikut seluruh lampirannya yang memuat persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh pihak-pihak yang terkait.

11. E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik.

12. E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.

13. Ganti rugi adalah penggantian terhadap kerugian baik bersifat fisik dan/atau non fisik sebagai akibat pengadaan tanah kepada pihak yang mempunyai hak atas tanah, bangunan, tanaman, dan/atau benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah yang dapat memberikan kelangsungan hidup yang lebih baik dari tingkat kehidupan sosial ekonomi sebelum terkena pengadaan tanah.

14. Hak atas tanah adalah hak atas bidang tanah sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-pokok Agraria.

15. Harga Perkiraan sendiri (HPS) adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

16. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware) berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang ditetapkan oleh pengguna.

17. Jasa Lainnya adalah jasa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan Pengadaan Barang.

18. Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan Barang/ benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

(4)

19. Klasifikasi adalah penggolongan penyedia barang/jasa menurut tingkat kemampuan dasar pada masing-masing bidang, subbidang dan lingkup pekerjaannya.

20. Kualifikasi adalah persyaratan dalam penilaian kinerja penyedia barang/jasa menurut persyaratan minimal administrasi, kemampuan finansial, personalia, dan peralatan yang dimiliki.

21. Laporan Uji Teknis adalah laporan yang dibuat dan ditandatangani oleh unit teknis terkait atau konsultan pengawas yang berisi tentang pengujian teknis dari Barang dan atau Jasa yang diserahkan oleh penyedia Barang/Jasa kepada PT Jasa Raharja (Persero).

22. Musyawarah adalah kegiatan yang mengandung proses saling mendengar, saling memberi dan saling menerima pendapat, serta keinginan untuk mencapai kesepakatan mengenai bentuk dan besarnya ganti rugi dan masalah lain yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan tanah atas dasar kesukarelaan dan kesetaraan antara pihak yang mempunyai hak atas tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah dengan pihak yang memerlukan tanah.

23. Panitia Pengadaan Tanah adalah sejumlah personil yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melakukan pengadaan tanah, yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh hak atas tanah.

24. Pakta Integritas (letter of undertaking) adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Tim Pengadaan / Panitia Pengadaan /Pejabat Perusahaan dan Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai Pelaksana Pengadaan, yang berisi ikrar untuk melaksanakan pengadaan sesuai dengan ketentuan pengadaan Barang/Jasa yang berlaku.

25. Pengadaan Barang/Jasa adalah suatu usaha atau kegiatan pengadaan barang/jasa yang diperlukan perusahaan, yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

26. Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat khusus adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang merupakan satu kesatuan sistem yang saling mempengaruhi satu sama lain dan sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satu penyedia barang/jasa dan barang-barang karya seni.

27. Pengadaan/Pembelian Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Pemilihan/

Penunjukan Langsung.

(5)

28. Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

29. Pengadaan tanah adalah setiap kegiatan untuk memperoleh hak atas tanah dengan cara memberikan ganti rugi kepada yang melepaskan atau menyerahkan tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda yang berkaitan dengan tanah.

30. Pembina adalah Penanggungjawab Pengadaan Barang / Jasa :

a. Direksi, dalam hal pengadaan dimaksud berhubungan dengan hal-hal strategis yang berpengaruh terhadap kelangsungan kegiatan usaha Perusahaan;

b. Direktur yang membawahi bidang tugas terkait;

c. Kepala Divisi Umum atau Kepala Cabang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan Barang / Jasa sesuai dengan kewenangannya.

31. Perusahaan Terafilisasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN, atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.

32. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan, koperasi, perguruan tinggi, lembaga ilmiah pemerintah dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

33. Penanggungjawab pengadaan adalah Direksi/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kewenangannya.

34. Penerima Barang/Jasa adalah pejabat yang bertugas menerima dan memeriksa kesesuaian Barang/Jasa yang dipesan/diperjanjikan dari Penyedia Barang/Jasa.

35. Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya yang spesifikasi teknisnya ditentukan oleh pengguna.

36. Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan adalah perjanjian tertulis antara perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) dengan penyedia Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola.

37. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang/jasa yang dibuat dan/atau dihasilkan di dalam negeri.

(6)

38. Pemilihan Langsung, atau seleksi langsung untuk pengadaan jasa konsultan, yaitu pengadaan Barang/Jasa yang ditawarkan kepada beberapa Pihak terbatas sekurang-kurangnya 2 (dua) penawar yang memenuhi Syarat.

39. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa dengan syarat tertentu.

40. Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.

41. Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi, mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus dan/atau pekerjaan senilai tertentu yang ditentukan oleh Direksi/Penanggungjawab Pengadaan.

42. Pelepasan atau penyerahan hak atas tanah adalah kegiatan melepaskan hubungan hukum antara pemegang hak atas tanah dengan tanah yang dikuasainya dengan memberikan ganti rugi atas dasar musyawarah.

Pelepasan atau penyerahan hak atas tanah tersebut dilakukan berdasarkan prinsip penghormatan terhadap hak atas tanah.

43. Pihak yang melepaskan atau menyerahkan tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah adalah perseorangan, badan hukum, lembaga, unit usaha yang mempunyai hak penguasaan atas tanah dan/atau bangunan serta tanaman yang ada di atas tanah.

44. Pemegang hak atas tanah adalah orang atau badan hukum yang mempunyai hak atas tanah menurut Undang-undang Pokok Agraria, termasuk bangunan, tanaman dan/ atau benda-benda lainnya yang terkait dengan tanah yang bersangkutan.

45. Rencana Tata Ruang Wilayah adalah hasil perencanaan mengenai peruntukan tanah diwilayah tersebut yang dituangkan dalam Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW).

46. Seleksi adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi syarat.

47. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Penanggung Jawab Pengadaan/Unit Kerja Kantor Pusat/Kepala Cabang.

(7)

48. Surat Perintah Kerja atau Surat Pesanan adalah perikatan antara perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) dengan penyedia Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola.

49. Sanggahan adalah ketidak setujuan dari Penyedia Barang/Jasa peserta pelelangan atas penunjukan Penyedia Barang/Jasa lainnya sebagai Pelaksana pengadaan Barang/Jasa pada saat pengumuman pemenang lelang karena diduga dalam proses pengadaannya terdapat perlakuan yang menyimpang dari ketentuan Pengadaan Barang/Jasa.

50. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Asuransi atau Lembaga Keuangan lainnya yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Penyedia Barang/Jasa.

51. Sayembara adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

52. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J) adalah Surat yang diterbitkan oleh PT Jasa Raharja (Persero) yang ditujukan kepada pemenang pengadaan melalui metode pemilihan langsung atau pelelangan.

53. Tim Pengadaan adalah sejumlah personil yang diberi tugas oleh Direksi/Penanggungjawab Pengadaan untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa.

54. Usaha Kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam Undang-undang Nomor 9 Tahun 1995 tentang Usaha Kecil, termasuk koperasi skala usaha kecil.

55. Urusan Pengadaan adalah bagian organisasi PT Jasa Raharja (Persero) yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di PT Jasa Raharja (Persero) baik untuk keperluannya maupun atas permintaan unit lain sesuai kewenangannya yang bersifat permanen atau melekat pada Unit Umum.

(8)

BAB II

KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA

Menimbang besarnya pengeluaran yang dilaksanakan melalui proses pengadaan Barang/Jasa dan potensi proses pengadaan Barang/Jasa yang dapat mempengaruhi prilaku berbagai Pihak serta harapan untuk memecahkan permasalahan umum dilingkungan yang strategis ini, maka beberapa kebijakan umum yang diberlakukan dalam melakukan pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut : 1. Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.

2. Menciptakan iklim persaingan yang sehat, tertib, adil dan terkendali dengan cara meningkatkan transparansi.

3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang/jasa.

4. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan tanggung-jawab para perencana, pelaksana, dan pengawas pengadaan barang/jasa.

5. Pengguna barang/jasa mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil dan koperasi sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.

6. Dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, pengguna barang/jasa dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7. Pengguna barang/jasa mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan sepanjang barang/jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN dan/ atau anak perusahaan yang bersangkutan, dan sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.

8. Memberikan kesempatan yang lebih besar kepada Usaha Kecil atau Koperasi untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa

9. Melaksanakan pengadaan di dalam wilayah Negara Republik Indonesia.

10. Dilarang memecah nilai pengadaan barang/jasa dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan (Paket Pekerjaan dipecah menjadi beberapa Paket Pengadaan).

(9)

11. Dilarang menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif.

12. Dilarang mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya.

Kecuali jika ada ijin dari Direksi.

13. Pelelangan yang belum ada anggarannya namun telah diketahui besarnya biaya yang diperlukan dan telah masuk dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dapat dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. bilamana pengadaan tersebut tidak disetujui dalam anggaran maka pelelangan dinyatakan gagal;

b. telah dituangkan dalam RKS;

c. surat penunjukan penyedia barang / jasa ditandatangani setelah anggaran disahkan.

14. Proses Pengadaan Barang / Jasa dapat dilaksanakan secara elektronik atau E- Procurement dengan cara E-Tendering atau E-Purchasing.

15. Pelaksanaan E-Tendering meliputi proses pengumuman pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Pengumuman pemenang dengan menggunakan sistem secara elektronik yang melalui website Pengadaan Jasa Raharja.

16. E-Purchasing dapat dilaksanakan dalam pengadaan Barang/Jasa.

17. Divisi Umum/Kantor Cabang membuat daftar dan rekam jejak (track record) penyedia barang/jasa rekanan melalui kuesioner kepuasan supplier dan evaluasi kinerja supplier setelah proses pengadaan barang/jasa selesai.

(10)

BAB III

TATA NILAI PENGADAAN

Pengadaan Barang/Jasa pada hakikatnya merupakan upaya perusahaan untuk mendapatkan Barang /Jasa yang diperlukan, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya.

Agar esensi pengadaan Barang /Jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, maka perusahaan dan penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan barang/jasa, yaitu upaya untuk mendapatkan barang/Jasa yang diinginkan dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis, tunduk pada etika dan norma pengadaan barang /jasa yang berlaku, mengikuti prinsip-prinsip, metode dan proses pengadaan barang /jasa yang baku, yaitu :

A. Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa

Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah;

2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan;

3. Kompetitif, berarti pengadaan barang/jasaharus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang dan jasa yang berminat;

5. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat;

6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

(11)

B. Etika Pengadaan Barang/Jasa

Penanggung jawab atau personil yang ditugaskan untuk melakukan pengadaan dan peserta pengadaan dalam pelaksanaan pengadaan harus memiliki etika atau asas-asas akhlak/moral. Etika dalam pengadaan Barang/Jasa adalah perilaku yang baik dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses pengadaan, yaitu perilaku untuk saling menghormati terhadap tugas dan fungsi masing- masing pihak, bertindak secara profesional, dan tidak saling mempengaruhi untuk maksud tercela atau untuk kepentingan/keuntungan pribadi dan/atau kelompok dengan merugikan Pihak lain/Perusahaan. Etika dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Melaksanakan tugas secara tertib dan bertanggung jawab untuk mencapai sasaran atau tujuan pengadaan.

2. Bekerja secara profesional, menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan menjaga informasi yang bersifat rahasia.

3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang dapat mengakibatkan persaingan tidak sehat di dalam proses pengadaan.

4. Menerima dan bertanggung-jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangan yang ada.

5. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan (conflict of interest) dari pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan.

6. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan perusahaan dalam pengadaan barang/jasa.

7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain yang merugikan perusahaan.

8. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak memberi janji akan memberi hadiah, imbalan, atau berupa apapun kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan.

C. Norma Pengadaan Barang/Jasa

Sistem pengadaan Barang/Jasa yang baik adalah system pengadaan barang/jasa yang mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance).

(12)

Para Pihak akan memiliki norma-norma yang menyimpang apabila secara terus menerus tidak mampu menerapkan prinsip-prinsip good corporate governance yang disebabkan oleh system pengadaan yang tidak mendukung penerapan dan pelaksanaan prinsip-prinsip tersebut. Oleh karena itu agar tujuan pengadaan Barang/Jasa dapat tercapai dengan baik, semua Pihak dalam proses pengadaan harus mengikuti norma yang berlaku, yaitu :

1. Norma tertulis atau norma pengadaan yang bersifat operasional yang pada umumnya telah dirumuskan dan dituangkan dalam peraturan perundang- undangan yaitu berupa undang-undang, peraturan, pedoman atau petunjuk pengadaan barang/jasa.

2. Norma tidak tertulis pada umumnya bersifat ideal, norma ideal pengadaan tersirat dalam pengertian tentang hakikat, filosofis, etika dan profesionalisme dalam pengadaan Barang/Jasa.

D. Penggunaan Produk Dalam Negeri

1. Dalam setiap pelaksanaan pengadaan barang/jasa, diharapkan:

a. Memaksimalkan penggunaan barang/jasa hasil produksi dalam negeri, termasuk rancang-bangun dan perekayasaan nasional dalam pengadaan barang/jasa.

b. Mengikut sertakan konsultan dan penyedia barang/jasa nasional.

2. Pada saat melakukan persiapan pengadaan barang/jasa, yang dimulai dari tahap studi, tahap rancang-bangun, penyusunan dokumen pengadaan, dan perjanjian atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan pengadaan barang/jasa, diharapkan sudah mencantumkan persyaratan :

a. Penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI) atau standar lain yang berlaku atau Standar Internasional atau setara yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang.

b. Penggunaan produksi dalam negeri sesuai kemampuan industri nasional.

c. Penggunaan tenaga ahli dan atau Penyedia barang/jasa dalam negeri.

3. Pengadaan barang/jasa impor, dapat dilakukan apabila:

a. Barang/jasa tersebut belum diproduksi atau dihasilkan di dalam negeri, dan atau

b. Spesifikasi teknis barang/jasa yang diproduksi atau dihasilkan di dalam negeri tidak memenuhi persyaratan atau waktu penyerahannya tidak memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan, dan atau

(13)

c. Harga penawaran barang produksi dalam negeri lebih tinggi dari penawaran barang/jasa impor, meskipun telah diperhitungkan tambahan preferensi harga.

4. Untuk melaksanakan ketentuan di atas (pengadaan barang/jasa impor), Penyedia barang/jasa yang bersangkutan semaksimal mungkin menggunakan jasa-jasa pelayanan dari dalam negeri, antara lain : jasa asuransi, angkutan, ekspedisi, dan perbankan.

5. Penyedia barang/jasa asing wajib bekerjasama dengan penyedia barang/jasa nasional dalam bentuk kemitraan, sub Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan, atau bentuk kerjasama lainnya.

E. Tata Tertib Pengadaan Barang/Jasa

Tata tertib pengadaan barang atau jasa, adalah sebagai berikut:

1. Pihak-pihak yang terkait dalam proses pengadaan barang / jasa, wajib melaksanakan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan.

2. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang, dapat melakukan perubahan terhadap dokumen pengadaan yang mengatur persyaratan, kriteria, dan tata cara evaluasi penawaran pada saat penjelasan dokumen pengadaan dan dituangkan dalam Berita Acara.

3. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang melakukan evaluasi atas penawaran yang masuk, berdasarkan metode evaluasi yang dituangkan dalam dokumen pengadaan.

4. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menetapkan urutan calon penyedia barang/jasa dari penawar yang terbaik dan memenuhi syarat seperti dituangkan dalam dokumen pengadaan serta mengusulkannya kepada Penanggungjawab Pengadaan.

5. Berdasarkan usulan Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menetapkan pemenang peserta pelelangan, pemilihan langsung, dan penunjukan langsung yang menawarkan harga yang menguntungkan perusahaan dari penawaran yang responsif. Penawaran responsif adalah penawaran yang memenuhi ketentuan dan persyaratan pokok administrasi dan spesifikasi teknis yang ditentukan dalam dokumen pengadaan tanpa terdapat penyimpangan yang berarti atau penting.

(14)

6. Penyimpangan yang berarti atau penting adalah penyimpangan yang tidak dapat ditoleransi, sehingga penawaran yang bersangkutan gugur, antara lain meliputi :

a. penyimpangan yang berakibat mengurangi hak PT Jasa Raharja (Persero) atau kewajiban penyedia barang/jasa;

b. penyimpangan yang menguntungkan penyedia barang/jasa tertentu dan atau mempengaruhi perhitungan nilai penawarannya.

7. Peserta pengadaan yang ditunjuk sebagai pemenang, wajib menerima keputusan yang dibuat oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang. Apabila peserta pertama yang ditetapkan mengundurkan diri, maka jaminan penawaran peserta yang bersangkutan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero).

8. Peserta pengadaan yang mengundurkan diri sebelum berakhirnya masa penawaran, dikenakan sanksi berupa pencairan jaminan penawaran dan dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun.

9. Penanggungjawab pengadaan atau pejabat yang ditunjuk, bertanggung jawab atas :

a. penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen pelaksanaan pengadaan barang atau jasa;

b. pemberian informasi kepada para peserta pengadaan barang/jasa apabila penawarannya ditolak karena kalah atau gugur.

10. Apabila penanggungjawab pengadaan tidak sependapat dengan usulan Tim Pengadaan, maka penanggungjawab pengadaan membahas perbedaan pendapat tersebut dengan Tim Pengadaan untuk mengambil putusan akhir, dengan bentuk sebagai berikut:

a. menyetujui usulan Tim Pengadaan, atau

b. meminta Tim Pengadaan untuk melakukan evaluasi ulang berdasarkan ketentuan di dalam dokumen pengadaan, atau

c. menetapkan putusan yang disepakati bersama.

F. Sumber Dana Dan Kewenangan Pengadaan

Sumber dana yang digunakan untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa dibagi menjadi 2 (dua) sumber, yaitu :

1. Anggaran Belanja Modal.

Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja modal.

(15)

2. Anggaran Belanja dan/atau Beban Rutin.

Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja dan/atau beban rutin.

Kewenangan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa diatur sebagai berikut:

1. Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja modal hanya dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur SDM dan Umum, Kepala Divisi Umum, atau Kepala Cabang sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan;

2. Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja dan/atau beban rutin dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur, Kepala Divisi/SPI/Sekper, Kepala Cabang, atau Kepala Perwakilan sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.

(16)

BAB IV

PARA PIHAK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA A. Penanggungjawab Pengadaan

Penanggungjawab atas pengadaan barang/jasa secara keseluruhan adalah Direksi. Sedangkan penanggungjawab pelaksanaan pengadaan barang/jasa adalah Direktur yang membidangi Unit Kerja yang merencanakan atau memprakarsai pengadaan barang/jasa.

Penanggungjawab pelaksanaan pengadaan barang/jasa, memiliki tugas pokok sebagai berikut:

1. Menyusun rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan.

2. Menetapkan dan mengesahkan rencana pengadaan barang/jasa, ketentuan mengenai kewajiban penggunaan produksi dalam negeri, perluasan kesempatan usaha bagi usaha kecil atau koperasi kecil, lembaga ilmiah, Lembaga Swadaya Masyarakat dan unit penelitian.

3. Menetapkan Tim Pengadaan Barang/Jasa/Pelaksanaan Swakelola.

4. Menetapkan/menunjuk Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.

5. Melaksanakan perikatan (Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan) dengan pihak penyedia barang/jasa.

6. Memantau, mengendalikan, dan mengawasi pelaksanaan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan yang bersangkutan.

7. Melimpahkan tanggung jawab Penggunaan Anggaran kepada Unit Kerja dan Kepala Cabang.

8. Penanggungjawab pengadaan, dilarang:

a. Memecah nilai pengadaan barang/jasa yang merupakan paket pekerjaan yang telah ditetapkan dalam rencana pengadaan Barang/Jasa, dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan.

b. Menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif.

c. Mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya.

9. Melakukan Pengadaan yang menyimpang dari ketentuan Prosedur Pengadaan Barang/Jasa.

B. Tim Pengadaan

Tim Pengadaan adalah sekelompok personil yang diberi tugas, wewenang, dan tanggung-jawab oleh penanggungjawab pengadaan untuk melakukan pengadaan barang/jasa. Pembentukan Tim Pengadaan Barang/Jasa dilakukan dengan mempertimbangkan hal hal sebagai berikut :

(17)

1. Tim Pengadaan dibentuk dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja modal atau anggaran rutin dengan mengacu kepada keputusan Direksi tentang pendelegasian wewenang pengelolaan administrasi dan keuangan.

2. Untuk pengadaan dengan nominal yang melebihi batas kewenangan Kepala Divisi atau Kepala Cabang sebagaimana diatur dalam Keputusan Direksi Tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan harus mendapat ijin prinsip dan kewenangan dari Direksi/Penanggung jawab Pengadaan, termasuk persetujuan spesifikasi pekerjaan/Barang (seperti : design, logo, warna, lay out, tulisan dan lain- lain).

3. Pelaksanaan pengadaan yang tidak dilakukan oleh Tim Pengadaan, di Kantor Pusat melekat pada Divisi Umum melalui Urusan Pengadaan, sedangkan di Cabang oleh Kepala Cabang masing-masing, melalui Bagian Administrasi di Cabang tipe A dan B dan Unit SDM &Umum di Cabang tipe C sebagai pengguna anggaran, sesuai dengan kewenangan yang dilimpahkan oleh Penanggungjawab Pengadaaan, yang pelaksanaannya mengikuti pada prinsip-prinsip, etika dan norma pengadaan barang/Jasa dan best practice yang berlaku.

4. Tim Pengadaan diusulkan oleh unit kerja yang merencanakan atau memprakarsai pengadaan barang/jasa jumlahnya gasal (ganjil) disesuaikan dengan nilai dan kompleksnya pekerjaan, secara administratif ditetapkan dengan Surat Keputusan Direksi yang ditandatangani oleh Direktur Umum melalui Divisi Umum.

5. Tim Pengadaan bertanggung jawab kepada penanggungjawab pengadaan dan secara teknis dan administratif dibina oleh Direktur SDM &Umum.

6. Tim Pengadaan harus beranggotakan personil-personil yang berkompeten terdiri atas unsur atau unit kerja; perencana pengadaan atau kegiatan yang bersangkutan;pengelola keuangan; pengelola barang/jasa; unit pengadaan;

mengerti hukum Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan atau yang menguasai administrasi Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan. Dalam hal pengadaan barang/jasa yang bersifat teknis, keanggotaan tim pengadaan dapat berasal dari unit teknis yang bersangkutan sesuai dengan jenis pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan.

Sistem pengadaan yang baik adalah system pengadaan barang/jasa yang mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance), oleh karenanya anggota tim pengadaan tidak mengganggu tugas pokok unit kerjanya masing-masing atau

(18)

keanggotaannya dalam tim pengadaan akan menyita waktu tugas pokoknya.

7. Ketua Tim Pengadaan dapat dipilih dari Unit Kerja yang merencanakan atau memprakarsai pengadaan barang/jasa. Sedangkan sekretaris tim pengadaan dipilih dengan mempertimbangkan aspek kelancaran kegiatan pengadaan barang/jasa.

8. Penanggung Jawab Pengadaan menunjuk Unit Kerja Kantor Pusat (Divisi Umum) sebagai Koordinator administrasi dan laporan seluruh Pengadaan Barang/Jasa.

9. Personil yang diikut-sertakan dalam tim pengadaan memiliki kualifikasi sebagai berikut:

a. Memiliki integritas, moral, disiplin, tanggung jawab, kemampuan teknis danmanajerial dalam rangka pelaksanaan tugas.

b. Memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugas Tim Pengadaan.

c. Mengetahui dan menguasai metode, prosedur dan materi dokumen pengadaan.

d. Tidak memiliki jabatan yang lebih tinggi dari Direksi.

10. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Tim Pengadaan, adalah sebagai berikut:

a. Menyusun jadwal, tatacara, dan spesifikasi pengadaan barang/jasa sesuai dengan RKAP atau alokasi anggaran yang telah ditetapkan yang dituangkan dalam Rencana Kerja dan Syarat (RKS).

b. Menyusun dan menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dengan memperhatikan alokasi anggaran yang tersedia.

c. Menyiapkan dokumen pengadaan yang dapat dijadikan sebagai panduan bagi penyedia barang/jasa dalam mengajukan penawaran.

d. Menginformasikan atau mengumumkan rencana pengadaan barang/jasa melalui salah satu media, apabila rencana pengadaan tersebut akan dilakukan dengan metode pelelangan.

e. Melakukan seleksi terhadap calon peserta pengadaan yang memenuhi persyaratan untuk diikut sertakan dalam pengadaan barang/jasa.

f. Menyampaikan undangan atau surat permintaan penawaran atau surat-surat lainnya kepada peserta pengadaan dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.

g. Memberikan penjelasan kepada peserta pengadaan mengenai materi yang terkandung dalam dokumen pengadaan atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat pengadaan, temasuk metode evaluasi penawaran.

(19)

h. Menyampaikan perubahan spesifikasi teknis pekerjaan dalam hal terjadi perubahan dan dituangkan dalam Berita Acara.

i. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran dari peserta pengadaan dan menetapkan nominasi calon pemenang pengadaan, melakukan negosiasi dalam pemilihan langsung atau penunjukan langsung.

j. Mengusulkan calon pemenang pengadaan barang/jasa kepada penanggungjawab pengadaan.

k. Menjawab Sanggahan melalui Penanggung Jawab Pengadaan.

l. Menginformasikan kepada peserta pengadaan tentang pemenang pengadaan yang telah disetujui penanggungjawab pengadaan.

m. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan Barang/Jasa kepada penanggungjawab pengadaan.

n. Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyediaan Barang/Jasa.

11. Masa kerja tim pengadaan berakhir setelah surat perintah kerja atau surat pesanan atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan ditanda tangani oleh pihak Penanggungjawab Pengadaan dan pihak penyedia Barang/Jasa atau sesuai dengan masa penugasannya, kecuali ditentukan lain.

12. Honorarium dan biaya yang berkaitan dengan Tim Pengadaan dan kegiatan pengadaan dibebankan pada mata anggaran yang telah ditetapkan atau ditentukan tersendiri oleh Penanggungjawab Pengadaan.

13. Tim Pengadaan atau Panitia Pengadaan wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking).

14. Aparat pengawasan intern ataupun ekstern yang melakukan pengawasan melalui audit, review, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap fungsi dan tugas perusahaan dilarang duduk sebagai anggota Tim/Panitia Pengadaan.

15. Ketentuan mengenai Tim Pengadaan secara mutatis mutandis berlaku bagi Panitia yang melaksanakan tugas pengadaan.

C. Penerima Barang/Jasa

Penerima Barang/Jasa pada prinsipnya merupakan kewenangan Penanggungjawab Pengadaan, pelaksanaannya untuk Pengadaan melalui Pusat kewenangannya dilimpahkan kepada yang memprakarsai dalam hal ini Divisi/Unit Umum dan di Cabang dilimpahkan kewenangannya melalui Kepala Cabang, dengan persyaratan dan tugas pokok sebagai berikut :

(20)

1. Penerima Barang/Jasa harus memiliki integritas, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;

2. Penerima Barang/Jasa mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Menerima dan memeriksa kesesuaian barang/jasa yang diterima dengan yang dipesan/diperjanjikan.

b. Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa atas dasar butir 1.

D. Penyedia Barang/Jasa

Penyedia Barang/Jasa yang diperkenankan ikut dalam pengadaan barang/jasa, adalah yang memenuhi persyaratan, kualifikasi, atau klasifikasi yang ditentukan oleh pihak yang berwenang.

Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lain, dapat berupa usaha perorangan atau perusahaan (Badan hukum) yang memiliki Surat Izin Usaha yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat dan/atau daerah, sertifikat yang dikeluarkan oleh asosiasi atau informasi lain melalui internet yang dikelola oleh asosiasi yang bersangkutan.

Penyedia Jasa Konsultansi terdiri atas perusahaan (Badan hukum) jasa konsultansi, lembaga ilmiah, Lembaga Swadaya Masyarakat atau lembaga nirlaba (non profit) lainnya, perusahaan jasa industri dan perbankan yang memiliki unit penelitian dan pengembangan dengan keahlian khusus dan konsultan perorangan, antara lain :

1. Lembaga ilmiah lebih utama melakukan pekerjaan-pekerjaan penelitian dan pengembangan sesuai dengan bidangnya.

2. LSM biasanya lebih tepat melakukan usaha jasa konsultansi dalam rangka pengembangan masyarakat (community development), peningkatan partisipasi masyarakat dalam kegiatan pembangunan di bidang pendidikan dan penyuluhan untuk masyarakat, serta penerapan dan penyebarluasan teknologi sederhana dan madya yang tepat guna.

3. Unit penelitian dan pengembangan dalam perusahaan jasa industri dan perbankan lebih melaksanakan pekerjaan khusus sesuai dengan bidang spesialisasinya.

4. Konsultan perorangan dalam segala bidang, yang memiliki kriteria sebagai berikut:

a. pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan padanya tidak memerlukan kerja kelompok (team work) untuk penyelesaiannya;

b. pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang ahli di bidangnya.

Keahlian tersebut dibuktikan dengan sertifikat dari asosiasi profesi terkait yang telah dilakukan akreditasi (sepanjang asosiasi tersebut telah ada);

(21)

c. jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus dari perusahaan untuk memberikan masukan atau nasehat dalam pelaksanaan kegiatan serta kegiatan khusus lain yang ditentukan oleh Penanggungjawab Pengadaan;

d. konsultan perorangan yang ditunjuk harus mampu menyelesaikan tugasanya secara mandiri ditinjau dari segi teknis, waktu dan biaya.

5. Penyedia Barang/Jasa yang ingin berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa harus memenuhi persyaratan profesional sesuai yang ditentukan dalam dokumen pengadaan, sebagai berikut :

a. Penyedia jasapekerjaan konstruksi atau penyedia barang/jasa atau penyedia jasa lain, diharuskan :

1) memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial dalam bidang usaha yang bersangkutan, antara lain dapat dibuktikan dengan sertifikasi kualifikasi atau klasifikasi yang dikeluarkan oleh asosiasi perusahaan atau profesi bersangkutan;

2) memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa;

3) secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan pengadaan barang/jasa;

4) tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan atau tidak sedang menjalani sanksi pidana;

5) sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir;

6) tidak membuat pernyataan palsu tentang kualifikasi, klasifikasi, dan sertifikasi yang dimilikinya.

7) memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman.

8) Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya menimbulkan pertentangan kepentingan, dilarang menjadi Penyedia Barang/Jasa, kecuali dalam pelaksanaan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Terima Jadi (turn key contract)

b. Penyedia jasa konsultansi, diharuskan memiliki data administrasi sesuai yang ditentukan dalam dokumen pengadaan antara lain :

1) memiliki NPWP dan bukti penyelesaian kewajiban pajak;

2) fotokopi ijazah lulusan perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus ujian negara atau yang telah diakreditasi atau perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi;

(22)

3) mempunyai pengalaman di bidangnya sesuai dengan referensi pengalaman kerja yang dituangkan di dalam daftar riwayat hidup yang harus ditulis dengan teliti dan benar, ditanda-tangani oleh yang bersangkutan (konsultan perorangan) dan diketahui oleh pimpinan perusahaan (konsultan berbadan hukum);

4) tenaga ahli LSM memiliki pengalaman dan keahlian di bidangnya, yang dituangkan di dalam daftar pekerjaan dan atau riwayat hidup yang ditandatangani oleh yang bersangkutan dan memenuhi persyaratan lain yang ditetapkan oleh kepala kantor LSM yang bersangkutan.

6. Syarat-syarat peserta pengadaan barang/jasa untuk metode selain pembelian langsung adalah sebagai berikut:

a. Penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti pengadaan barang/jasa adalah penyedia barang/jasa yang telah memenuhi persyaratan profesi, kualifikasi, klasifikasi, dan memiliki kemampuan sumber daya dan dana yang memadai.

b. Penyedia barang/jasa, harus menyerahkan salinan :

1) akta pendirian beserta perubahannya (jika ada perubahan)untuk Badan Usaha;

2) NPWP/Surat Pengukuhan Pengusaha kena pajak (bagi penyedia barang/jasa PKP)/Surat pernyataan bukan PKP dan bukti pembayaran kewajiban pajak pada tahun terakhir;

3) dokumen lainnya (misal Ijin Domisili, SIUP, SUJK untuk Jasa Konstruksi, TDP, dan sertifikat lainnya;) yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, sesuai dengan bidang perusahaan.

7. Penyedia Barang/Jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pengadaan atau yang ditunjuk oleh Penanggung jawab Pengadaan wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) ditujukan pada pemilihan langsung, pelelangan dan seleksi.

(23)

BAB V

PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa merupakan kegiatan merealisasikan rencana pengadaan barang/jasa yang mana anggarannya telah disediakan seperti tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. Proses Pengadaan dimulai dari Perencanaan, Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sampai diterimanya hasil pekerjaan.

A. Maksud Dan Tujuan

Tujuan pengadaan barang/jasa adalah untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan Perusahaan dalam jumlah yang cukup,dengan kualitas yang dapat dipertanggung jawabkan, serta harga yang sewajar mungkin dalam waktu tertentu, secara efisien, menurut ketentuan dan prosedur yang berlaku.

Pengadan barang/jasa dalam hal ini meliputi pengadaan barang termasuk tanah, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya.

B. Rencana Pengadaan Barang/Jasa

1. Kebijakan Umum Rencana Pengadaan Barang/Jasa antara lain meliputi : a. Setiap awal tahun, sesuai RKAP yang telah disahkan unit kerja (user)

dan seluruh Kantor Cabang wajib menyampaikan rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) kepada Divisi Umum.

b. Hal ini juga berlaku terhadap proses kegiatan pengadaan barang/jasa yang merupakan kewenangan di Kantor Cabang. Setiap awal tahun, sesuai RKAP yang telah disahkan sub bagian/unit (user) wajib menyampaikan rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) kepada bagian administrasi/unit SDM &

Umum.

c. Divisi Umum/bagian administrasi/unit SDM & Umum kemudian mengkompilasi semua rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang diterimanya dari unit kerja terkait untuk dibuat Rencana Umum Pengadaan (RUP).

d. Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang dibuat oleh Divisi Umum/bagian administrasi/unit SDM & Umum menjadi acuan perusahaan dalam rangka melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan RKAP berjalan.

e. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Tim Pengadaan/Unit kerja terkait (user) menyusun Kerangka Acuan Kerja yang mendukung pelaksanaan kegiatan/pekerjaan yang minimal memuat informasi tentang:

(24)

1) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi kegiatan serta jumlah tenaga yang diperlukan;

2) waktu yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan/pekerjaan tersebut mulai dari pengumuman, rencana pengadaan sampai dengan penyerahan barang/jasa;

3) spesifikasi teknis barang/Jasa yang dibutuhkan;

4) besarnya perkiraan biaya pekerjaan termasuk pajak kegiatan tersebut.

2. Dalam melaksanakan pemaketan barang/jasa, Unit Pusat/Tim Pengadaan/

Pejabat Pengadaan tidak dibenarkan :

a. menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar dibeberapa cabang yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di cabang masing-masing;

b. menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya bisa dipisahkan, atau besaran nilainya seharusnya bisa dilakukan oleh usaha kecil serta atau koperasi;

c. memecah pengadaan barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari pelelangan;

d. menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif dan/atau pertimbangan yang tidak obyektif.

C. Metode Penilaian Kualifikasi

Untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya calon Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, Tim Pengadaan Barang/Jasa dapat melakukan kualifikasi. Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :

1. Prakualifikasi

Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan oleh Tim Pengadaan sebelum pemasukan penawaran dari Penyedia Barang/Jasa. Prakualifikasi dilaksanakan untuk pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi dan pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bersifat kompleks melalui pelelangan serta untuk pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang menggunakan metode Penunjukan Langsung bukan untuk penanganan darurat.

Proses prakualifikasi untuk Penunjukan Langsung dalam penanganan darurat dilakukan bersamaan dengan pemasukan Dokumen Penawaran.

Dengan proses prakualifikasi akan menghasilkan Daftar Calon Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya atau Daftar Calon Penyedia Jasa Konsultansi.

(25)

2. Pascakualifikasi

Pasckualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan oleh Tim Pengadaan setelah pemasukan penawaran dari Penyedia Barang/Jasa. Pascakualifikasi dilaksanakan untuk pengadaan dengan metode Pelelangan, kecuali Pelelangan untuk Pekerjaan Kompleks dan Pemilihan Langsung.

D. Harga Perkiraan Sendiri / Survey Harga Pasar Pengadaan Barang/Jasa Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owner’s Estimate (OE) yaitu Harga yang dikalkulasikan secara keahlian untuk menetapkan harga yang wajar berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Nilai total HPS dapat terbuka dan tidak rahasia (dapat diberitahukan atau tidak diberitahukan kepada peserta pengadaan, sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan). Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan Harga Satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan. Namun demikian, rincian Harga Satuan dalam perhitungan HPS bersifat rahasia. HPS tidak dapat dijadikan sebagai dasar untuk menggugurkan penawaran (baik yang lebih rendah maupun yang lebih tinggi dari HPS sepanjang masih dibawah anggaran/dana yang tersedia).

Kegunaan HPS :

1. digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga penawaran

2. menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam pengadaan Barang/ Jasa / Pekerjaan Konstruksi / Jasa Lainnya dan Jasa Konsultansi yang menggunakan Pagu Anggaran,

3. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran ( 1% - 3% nilai total HPS)

4. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran terkoreksi antara 80% (delapan puluh perseratus) sampai dengan 100% (seratus perseratus) dari nilai total HPS, Jaminan Pelaksanaan adalah sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja; sedangkan untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% (delapan puluh perseratus) dari nilai total HPS, besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS.

5. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Sanggahan Banding ditetapkan sebesar 2‰ (dua perseribu) dari nilai total HPS

Penyusunan HPS /OE dapat dilakukan oleh pihak ketiga (konsultan) untuk pengadaan barang/jasa/pekerjaan konstruksi yang memerlukan keahlian tertentu dan tidak dimiliki oleh unit kerja user/Tim Pengadaan.

(26)

Penyusunan HPS untuk pengadaan barang/jasa harus dilakukan secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan antara lain dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. di dalam HPS agar memperhitungkan:

a. preferensi harga bagi penyedia barang/jasa usaha kecil/koperasi;

b. penggunaan produksi dalam negeri;

c. pajak pertambahan nilai dan bea masuk sesuai perundang-undangan yang berlaku;

d. keuntungan yang wajar bagi penyedia barang/jasa.

2. di dalam HPS tidak boleh dimasukkan:

a. biaya tak terduga; dan

b. Pajak penghasilan (PPh) penyedia barang/jasa.

3. beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan, pengesahan dan kerahasiaan HPS, adalah sebagai berikut :

a. HPS disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan dan disahkan oleh Kepala Divisi/Kepala Cabang/Ketua Tim apabila memenuhi kondisi sebagai berikut ;

1) Pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan merupakan tindak lanjut dari program kerja tahun yang bersangkutan yang dituangkan dalam RKAP;

2) HPS yang disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan secara teknis baik jenis, sifat, kuantitas, kualitas, kondisi dan lokasi barang/jasa maupun metode pengadaan yang akan dilaksanakan, tidak bertentangan dengan yang telah ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan;

3) Nilai total HPS yang disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan didukung oleh sumber dana yang tersedia dan tidak lebih besar dari jumlah rencana biaya yang ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan.

b. Penyusunan HPS didasarkan pada data harga pasar setempat, yang diperoleh berdasarkan hasil survei, dengan mempertimbangkan :

1) Daftar biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan/didapat dari pabrikan/distributor tunggal, iklan, internet, harga toko dan informasi yang dipublikasikan oleh asosiasi terkait;

2) Hasil perbandingan dengan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan sejenis yang pernah dilaksanakan;

3) Daftar harga standar/tarif harga yang dikeluarkan instansi berwenang;

(27)

4) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);

5) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait (contoh: Pedoman standar minimal Inkindo ) dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;

6) Biaya Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya;

7) Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

8) Hasil perbandingan dengan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;

9) Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate);

10) Norma indeks; dan/atau

11) Price list, brosur, katalog, print out browsing internet, daftar harga atau buku jurnal yang diterbitkan oleh asosiasi serta sumber lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan;

12) Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

c. Waktu Penetapan HPS :

Waktu penetapan HPS ditentukan oleh Tim Pengadaan/Unit Umum.

4. Penerapan HPS dalam pelaksanaan evaluasi harga, adalah sebagai berikut:

a. harga penawaran terendah dari calon pemenang pemilihan langsung ataupelelangan masih dianggap wajar dan tidak perlu dilakukan analisis secara tertulis, apabila:

1) telah lulus evaluasi administrasi dan teknis;

2) tidak lebih rendah sebesar 20% (dua puluh perseratus) dari HPS;

3) tidak lebih tinggi dari HPS.

b. harga penawaran terendah dari calon pemenang pemilihan langsung atau pelelangan lebih rendah atau lebih tinggi 20% (dua puluh perseratus) dari HPS, tetapi masih dibawah dana yang tersedia harus dianalisis secara tertulis atas perbedaan harga tersebut. Analisis perbedaan harga tersebut harus ditandatangani oleh sekurang- kurangnya dua pertiga dari jumlah anggota Tim Pengadaan dalam hal terdapat Tim Pengadaan. Diluar Tim Pengadaan, analisis perbedaan harus ditandatangani kepala Divisi/Kepala Cabang.

E. Pengadaan Barang/Jasa Jangka Panjang

1. Pekerjaan yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau multi-years,dapat dilakukan pengadaan barang/jasa 1 (satu) kali untuk

(28)

jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari Perusahaan, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.

2. Pengadaan barang/jasa secara multi-years dilakukan sesuai metode Pengadaan barang/jasa dalam Keputusan Direksi ini dengan beban anggaran/pagu anggaran sebagaimana dituangkan dalam RKAP dan telah mendapat persetujuan RUPS.

3. Penyesuaian Harga (price adjustment) pada pengadaan jangka panjang atau multi- years dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. penyesuaian harga diberlakukan terhadap Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Tahun Jamak berbentuk Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Harga Satuan, berdasarkan ketentuan yang diatur dalam Dokumen Pengadaan atau perubahan Dokumen Pengadaan;

b. tata cara perhitungan penyesuaian harga harus dicantumkan dengan jelas dalam Dokumen Pengadaan disesuaikan dengan kondisi pasar dan best practice.

F. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Dengan memperhatikan jenis, sifat, dan nilai barang/jasa, serta kondisi, lokasi, dan jumlah penyedia barang/jasa yang ada, penanggungjawab pengadaan atau Tim pengadaan, dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa terlebih dahulu harus menetapkan metode pengadaan yang akan digunakan.

Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui:

a. pemilihan penyedia barang/jasa, yang dilakukan dengan metode:

pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung, pengadaan langsung, pembelian langsung, atau kontes/sayembara;

b. swakelola.

Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa,

1. Pembelian Langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara membeli langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan yaitu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang/Kepala Perwakilan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum.

2. Pengadaan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara mengadakan langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan yaitu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang/Kepala Perwakilan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum.

(29)

3. Pemilihan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara mengundang beberapa penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat untuk mengajukan penawaran. Berdasarkan penawaran tersebut akan dipilih penyedia barang/jasa yang terbaik.

4. Penunjukan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan menunjuk 1 (satu) atau lebih penyedia barang/jasa oleh Direksi, Direktur, Kepala Divisi Umum atau pejabat yang berwenang.

5. Pelelangan, adalah metode pemilihan penyediabarang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tatacara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat sehingga terpilih penyedia barang/jasa yang terbaik. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada prinsipnya dilakukan melalui metode Pelelangan dengan pascakualifikasi.

6. Kontes/Sayembara adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar, atau memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu, yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.

7. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Penanggung Jawab Pengadaan/Unit Kerja Kantor Pusat/Kepala Cabang selaku pengguna anggaran

(30)

BAB VI

PEMBELIAN LANGSUNG

A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pembelian Langsung

1. Pembelian Langsung adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara membeli langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Perusahaan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum;

2. Pembelian Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;

3. Pejabat Perusahaan dilarang menggunakan metode Pembelian Langsung sebagai alasan untuk memecah paket Pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan dan pemilihan langsung;

4. Pembelian langsung kepada penyedia barang/jasa berdasarkan harga pasar setempat dengan ketentuan bahwa barang/jasa/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya merupakan kebutuhan operasional, teknologi sederhana, risiko kecil dan/atau dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha perseorangan/badan usaha kecil serta koperasi kecuali pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi.

5. Besaran nilai nominal pembelian langsung ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.

6. Bila diperlukan dapat dikeluarkan Surat Pesanan.

B. Tahapan Pembelian Langsung

Tahapan Pembelian Langsung meliputi:

1. Surat permintaan barang/jasa;

2. Laporan survey harga (bila diperlukan);

3. klarifikasi dan negosiasi harga (bila diperlukan);

4. Surat Pesanan (bila diperlukan);

5. bukti pembelian, delivery order atau kuitansi,jika diperlukan dapat disertakan Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).

(31)

BAB VII

PENGADAAN LANGSUNG

A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pengadaan Langsung

1. Pengadaan langsung adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara mengadakan langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Perusahaan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum;

2. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;

3. Pejabat Pengadaan dilarang menggunakan metode Pengadaan Langsung sebagai alasan untuk memecah paket pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan dan pemilihan langsung;

4. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan ketentuan bahwa barang/jasa/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya merupakan kebutuhan operasional, bersifat rutin, teknologi sederhana, risiko kecil dan/atau diaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha perseorangan/badan usaha kecil serta koperasi kecuali pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi.

5. Besaran nilai nominal Pengadaan Langsung ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.

6. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan metode Pengadaan Langsung mengikuti tahapan paling kurang sebagai berikut :

a. Menerbitkan surat permintaan penawaran harga kepada sekurang kurangnya 2 (dua) penyedia barang/jasa;

b. survei harga pasar dengan cara membandingkan minimal dari 1 (satu) PenyediaBarang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang berbeda;

c. membandingkan harga penawaran dengan HPS, dan d. klarifikasi teknis dan/atau negosiasi harga/biaya.

(32)

7. Negosiasi dan/atau Klarifikasi harga dilakukan untuk menilai bahwa penawaran dari peserta pengadaan dianggap perlu dilakukan negosiasi dan hanya dilakukan kepada peserta pengadaan yang dicalonkan sebagai pemenang dalam pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu dapat dilakukan:

a. klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau spesifikasi yang lebih tinggi;

b. negosiasi hanya pada harga total saja;

c. klarifikasi dan/atau negosiasi terutama terhadap harga satuan masing masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS.

8. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi.

9. Surat Perintah Kerja dikeluarkan dan ditandatangani oleh para pihak.

B. Tahapan Pengadaan Langsung

Tahapan Pengadaan Langsung meliputi:

a. Kerangka Acuan Kerja (KAK);

b. penyusunan dan penetapan HPS;

c. Penerbitan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH);

d. pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH;

e. klarifikasi/negosiasi harga;

f. Surat Perintah Kerja (SPK);

g. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).