(Sukoco, 2007) menjelaskan bahwa kontrol biaya menyangkut pengeluaran terjadi ketika kegiatan administrasi perkantoran berlangsung. Kontrol biaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimal mungkin. Biasanya, jumlah waktu yang digunakan manajer administrasi perkantoran akan mempengaruhi aktivitas kontrol biaya. Semakin sering dilakukan aktivitas pengontrolan, semakin dapat diharapkan varians yang terjadi karena pemborosan akan semakin kecil dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Hal penting dalam pengontrolan biaya:
1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran.
2. Mengembangkan kesadaran akan biaya yang ditimbulkan pada karyawan. 3. Membantu pengembangan prosedur operasi yang efisien.
4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan.
5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efisien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
2.7.1 Teknik Untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran Menurut (Sukoco, 2007), untuk mengontrol biaya administrasi perkantoran, biaya kegiatan administrasi perkantoran aktual dibandingkan dengan
standar biaya yang telah ditetapkan. Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan dari kondisi tersebut. Selanjutnya, manajer administrasi dapat membuat rencana perbaikan biaya dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan administrasi perkantoran hingga mencapai tingkat kinerja yang dibutuhkan.
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran (Sokoco, 2007):
1. Standar Biaya. Dengan menetapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh manajer.
2. Studi Analisis Biaya. Cara ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Jika biaya saat ini lebih besar dari tahun lalu, maka alasan kenaikan harus diteliti. Kerena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan biaya kegiatan administrasi perkantoran, maka diperlukan dasar untuk mengetahui bahwa kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi atau karena fungsi administrasi yang tidak efisien.
3. Mengambil Tindakan Koreksi. Apabila biaya aktual melebihi biaya yang telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga supervisor bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena banyak karyawan beranggapan bahwa kontrol sebagai hukuman, orang yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, karena tidak
semua orang bereaksi sama atas tindakan koreksi. Berikut adalah beberapa alasan biaya aktual melebihi biaya yang diperkirakan:
a. Prosedur kerja tidak efektif.
b. Karyawan tidak dilatih secara baik untuk mengerjakan tugas yang diberikan. c. Peralatan kurang berfungsi dengan baik.
d. Perlengkapan tidak memiliki kualitas yang sesuai dengan situasi. e. Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan biaya yang ditimbulkan.
f. Karyawan kurang memiliki motivasi untuk bekerja pada level kinerja yang diharapkan.
2.8 Metodologi Penelitian 2.8.1 Metode Pengumpulan Data a. Observasi
Observasi atau observation adalah teknik pengumpulan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem. Observasi merupakan satu dari sekian banyak teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari sebuah sistem (Whitten et al, 2004).
Observasi memiliki keuntungan dan kelemahan, berikut keuntungan dan kelemahan observasi menurut (Whitten et al, 2004).
1. Data yang dikumpulkan berdasarkan observasi dapat sangat reliabel. Kadang-kadang observasi dilakukan untuk memeriksa validitas data yang dapat dilihat langsung dari individu.
2. Analis dapat melihat apa yang sebenarnya terjadi. Tugas-tugas kompleks kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, analis sistem dapat mengidentifikasi tugas yang hilang atau tidak digambarkan dengan akurat oleh teknik penemuan fakta lain. Analis juga dapat menemukan data yang menjelaskan lingkungan fisik dari suatu tugas.
3. Observasi relatif tidak mahal disbanding teknik penemuan fakta yang lain. Teknik penemuan fakta yang lain biasanya membutuhkan waktu khusus dari pekerja dan mengeluarkan banyak biaya.
4. Observasi memberi peluang kepada analis untuk melakukan pengukuran kerja. Kelemahan Observasi:
Orang biasanya merasa tidak nyaman saat diawasi, mereka mungkin akan berlaku secara berbeda saat diobservasi.
1. Pekerjaan yang diobservasi kemungkinan tidak memasukkan tingkat kesulitan atau volume yang biasanya dialami selama periode waktu tersebut.
2. Beberapa aktivitas sistem dapat terjadi disaat yang tidak wajar, membuat penjadwalan menjadi tidak nyaman bagi analis sistem.
3. Tugas yang sedang diobservasi adalah subyek untuk berbagai tipe interupsi. 4. Beberapa tugas mungkin tidak selalu dilakukan dengan cara seperti yang
b. Wawancara
Wawancara (interview) adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden (Jogiyanto, 2008).
Kebaikan-kebaikan dari wawancara adalah sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2008): 1. Kerjasama yang baik dari responden dapat dilakukan.
2. Pewawancara dapat melakukan probing (teknik untuk menstimulasi responden menjawab lebih banyak dan lebih relevan) untuk jawaban yang bias.
3. Bantuan visual khusus atau alat penilai lainnya dapat dilakukan. 4. Responden yang tidak mempunyai pengetahuan dapat diidentifikasi. 5. Pewawancara dapat menyaring responden sesuai dengan yang dibutuhkan.
Sebaliknya, kelemahan-kelemahan atau kejelekan-kejelekan dari wawancara adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2008):
1. Biaya mahal jika responden tidak dapat mudah diakses. 2. Membutuhkan pewawancara yang terlatih.
3. Waktu pengumpulan data lama.
4. Beberapa responden tidak mau berbicara dengan orang yang tidak dikenal di rumahnya.
5. Beberapa area pemukiman sulit untuk dijangkau.
6. Responden dapat diatur atau dilatih oleh pewawancara untuk menjawab sesuai kehendak pewawancara.
c. Studi Pustaka
Dokumen adalah catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. Jurnal dalam bidang keilmuan tertentu termasuk dokumen
yang penting merupakan acuan bagi peneliti dalam memahami objek penelitiannya. Bahkan literature-literatur yang relevan dimasukkan pula dalam kategoti dokumen yang mendukung penelitian. Semua dokumen yang berhubungan dengan penelitian yang bersangkutan perlu dicatat sebagai sumber informasi (Gulo, 2002).
2.8.2 Metode Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem adalah satu set aktivitas, metode, praktek terbaik, siap dikirimkan, dan peralatan terotomasi yang digunakan stockholder untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan perangkat lunak (Whitten et al, 2004). Kebanyakan organisasi memiliki system development process/proses pengembangan sistem resmi yang terdiri dari satu set standar proses-proses atau langkah-langkah yang mereka harapkan akan diikuti semua proyek pengembangan sistem. Sementara proses ini dapat bervariasi untuk organisasi yang berbeda, ada karakteristik umum yang ditentukan: proses pengembangan sistem di kebanyakan organisasi mengikuti pendekatan pemecahan masalah. Pendekatan tersebut biasanya terdiri dari beberapa langkah pemecahan masalah yang umum (Whitten et al, 2004):
1. Mengidentifikasi masalah.
2. Menganalisis dan memahami masalah.
3. Mengidentifikasi persyaratan dan harapan solusi.
4. Mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih tindakan yang “terbaik”. 5. Mendesain solusi yang dipilih.
7. Mengevaluasi hasilnya (Jika masalah tidak terpecahkan, kembalilah ke langkah 1 atau 2 seperlunya).