METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4. Pembantu Direktur III Bidang Kemahasiswaan (PD-III)
4.4 Sistem Penilaian
4.5.3 Langkah-langkah Pengerjaan menggunakan Microsoft Excel
Terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan untuk melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan data akuntansi sampai dengan menjadi laporan keuangan. Adapun langkah-langkah tersebut antara lain:
a. Klik tombol star-up pada pojok kiri bawa layar komputer, lalu pilih menu Microsoft Excel untuk membuka file pengerjaan Aplikasi Pemrosesan Akuntansi. Perhatikan gambar 4.12 berikut:
Gambar 4.12 Menu Windows
Sumber: Telah diolah kembali
b. Setelah membuka file pengerjaan Aplikasi Pemrosesan Akuntansi (APA), maka akan muncul lah “Sheet Home”. Sheet home merupakan lembar
pertama pada Microsoft Excel yang berisi daftar pilihan menu, jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo sebelum dan sesudah penyesuaian, laporan keuangan, dsb. Berikut tampilan sheet home pada gambar 4.13:
Gambar 4.13 Tampilan Menu Home
Sumber: telah diolah kembali
c. Langkah pertama yang dapat dikerjakan yaitu membuat kode akun, nama akun, posisi normal akun dan pos akun dengan mengklik menu “account code”, Sheet Account Code ini merupakan lembar kerja kedua yang dilakukan agar para pengguna tahu dimana posisi normal akun dan apakah akun tersebut masuk kedalam kelompok laporan laba rugi (income statement) atau laporan posisi keuangan (statement of financial position). Perhatikan Gambar 4.14, ketika semua kode, nama, posisi akun, dan pos akun telah terisi. Pengguna bisa menggunakan menu define name yang telah ada untuk melengkapi fungsi pengisian jurnal (journal), buku besar (general ledger), neraca saldo (trial balance), neraca lajur (worksheet), laporan keuangan yang terdiri dari laporan laba rugi (income statement), laporan perubahan ekuitas (statement of changes equity), dan laporan posisi keuangan (statement of financial position).
Supplier and Customer Table Depreciation Asset
Inventory Card
PT MUSTIKA
Account Code
Post Closing Trial Balance Worksheet Income Statement
Cash Payment Journal Purchase Journal
Sales Journal
General Journal
Statement of Changes in Equity Adjustment Journal
Statement of Financial Position Closing Entries
Trial Balance After Adjustment
Cash Receipt Journal General Ledger
Account Receivable Subsidiary Ledger Account Payable Subsidiary Ledger
Trial Balance Before Adjustment
MENU L E D G E R O T H E R FINANCIAL STATEMENT SPECIAL JOURNAL GENERAL JOURNAL
Gambar 4.14 Form Account Code
Sumber: Telah diolah kembali
d. Setelah menginput form account code, hal yang mesti dilakukan adalah menginput data supplier dan customer yang berupa kode, nama, deskripsi, nomor telepon, dan alamat masing-masing supplier dan customer pada lembar ketiga. Perhatikan Gambar 4.15 berikut ini:
Gambar 4.15 Form Supplier dan Customer
Sumber: Telah diolah kembali
e. Lembar kerja keempat yaitu berisi table depreciation asset yang digunakan perusahaan. setiap table disesuaikan dengan metode depresiasi yang digunakan. Berikut tampilannya pada gambar 4.16:
Debit Credit 1101 Cash DEBIT Statement of Financial Position
Balance No Account Account Normal Balance Dr/Cr Financial Statement PT MUSTIKA ACCOUNT CODE JULY-DECEMBER, 2013
SUPPLIER & CUSTOMER CODE JULY-DECEMBER, 2013
No. Name Description Telephone Address
PT MUSTIKA
SUPPLIER CODE & NAME Supplier
Code
CUSTOMER CODE & NAME
No. Customer Name Description Telephone Address Code
Gambar 4.16 Table Depreciation Asset
Sumber: Telah diolah kembali
f. Lembar kerja kelima mengisi form kartu persediaan (inventory card) yang telah disediakan. Pengguna dapat mengisi nama barang disetiap kartu persediaan sebagai kode agar mempermudah pengguna untuk membedakan jenis barang yang dijual. Contoh form kartu persediaannya pada gambar 4.17 sebagai berikut:
Gambar 4.17 Form Inventory Card
Sumber: Telah diolah kembali
Cara pengisian masing-masing kolom pada buku pembantu sediaan barang dagang adalah sebagai berikut:
: : :
Year Work Time Machine Depreciation Accum Dep Total Accum Dep Book Value
PT MUSTIKA
TABLE DEPRECIATION ASSET JULY-DECEMBER, 2013
Item Description
Depreciation Method
Unit Unit Price Amount Unit Unit Price Amount Unit Unit Price Amount Name of Item: Date Invoice Number Description In Out Balance No. Item: JULY-DECEMBER, 2013 INVENTORY CARD PT MUSTIKA
Kolom In Kolom yang disediakan untuk mencantumkan hasil posting buku jurnal pembelian ke buku pembantu sediaan barang dagang. Kolom pembelian terbagi ke dalam tiga kolom yaitu:
1) Kolom unit Disediakan untuk mencantumkan jumlah unit fisik barang degang yang dibeli.
2) Kolom unit price Disediakan untuk mencantumkan nilai rupiah harga beli per satuan barang dagang.
3) Kolom amount Disediakan untuk mencantumkan keseluruhan nilai rupiah harga beli barang dagang.
Kolom Harga Pokok Penjualan Kolom yang disediakan untuk mencantumkan harga pokok buku jurnal penjualan ke buku pembantu sediaan barang dagang. Kolom harga pokok penjualan terbagi ke dalam tiga kolom, yaitu:
1) Kolom unit Disediakan untuk mencantumkan jumlah unit fisik barang dagang yang dijual.
2) Kolom unit price Disediakan untuk mencantumkan nilai rupiah harga pokok penjualan per satuan barang dagang.
3) Kolom amount Disediakan untuk mencantumkan keseluruhan nilai rupiah harga pokok penjualan barang dagang.
Kolom Persediaan Kolom yang disediakan untuk mencantumkan hasil posting buku jurnal pembelian ke buku pembantu persediaan barang dagang atau hasil posting buku jurnal penjualan. Kolom ini terbagi ke dalam tiga kolom, yaitu:
1) Kolom unit Disediakan untuk mencantumkan jumlah unit fisik barang dagang yang tersedia suatu saat setelah mempertimbangkan pembelian maupun penjualan barang dagang.
2) Kolom unit price Disediakan untuk mencantumkan nilai rupiah harga beli persatuan barang dagang yang tersedia suatu saat setelah mempertimbangkan pembelian maupun penjualan barang dagang. 3) Koloma amount Disediakan untuk mencantumkan keseluruhan
nilai rupiah harga beli barang dagang yang tersedia suatu saat setelah mempertimbangkan pembelian maupun penjualan barang dagang.
g. Lembar kerja selanjutnya Sheet Special Journal/Jurnal Khusus. Jurnal khusus pada Microsot Excel terbagi menjadi empat sheet/form. Form pertama adalah Cash Receipt Journal yang berfungsi mencatat pembelian barang dagang dari supplier secara kredit. Form kedua adalah Cash Payment Journal yang berfungsi mencatat penjualan barang dagang kepada customer secara kredit. Form ketiga adalah Sales Journal yang berfungsi mencatat pengeluaran kas atas pelunasan pembelian ke supplier dan beban operasi perusahaan. Form keempat adalah Purchase Journal yang berfungsi mencatat penerimaan kas atas pelunasan pembelian dari customer dan pendapatan operasi perusahaan. Berikut tampilannya pada gambar 4.18, 4.19, 4.20, dan 4.21:
Gambar 4.18 Cash Receipt Journal
Sumber: Telah diolah kembali
Gambar 4.19 Cash Payment Journal
Sumber: Telah diolah kembali
Gambar 4.20 Sales Journal
Sumber: Telah diolah kembali
Account
No Name of Account Amount
Account
No Name of Account Amount
-Rp Rp - Rp - Rp -TOTAL Debit Credit Others Account Receivable Others Cash Evidence
Number Description Ref
PT MUSTIKA CASH RECEIPT JOURNAL
JULY-DECEMBER, 2013 Date Account No Name of Account Amount Account No Name of Account Amount Total Rp - Rp - Rp - Rp -PT MUSTIKA CASH PAYMENT JOURNAL
JULY-DECEMBER, 2013 Account Payable Others Cash Others Debit Credit Date Evidence
Number Description Ref
Account No
Name of
Account Amount COMP CPU PRINT Accoun t No Name of Account Amount -Rp Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp
-Term Ref Account Receivable
Others Sales Others
PPN Outcome Debit TOTAL PT MUSTIKA SALES JOURNAL JULY-DECEMBER,2013 (Dalam Jutaan Rupiah)
Date Invoice NumberDescription
Gambar 4.21 Purchase Journal
Sumber: Telah diolah kembali
h. Langkah berikutnya yaitu mengisi form jurnal umum (general journal) pada Microsoft Excel berfungsi mencatat transaksi operasional perusahaan. Jurnal penyesuaian (adjustment journal) berfungsi untuk menyesuaikan transaksi apabila perusahaan ingin menutup periode pembukuan, maka transaksi yang berhubungan dengan beban, pendapatan dan depresiasi asset tetap perusahaan harus disesuaikan. Jurnal koreksi (correcting journal) berfungsi untuk mencatat pembetulan transaksi apabila terjadi kesalahan pencatatan sebelumnya. Jurnal pembalik (reversing journal) berfungsi untuk mengnolkan saldo yang salah input agar bisa dibuat jurnal koreksi (correcting journal). Jurnal penutup (closing journal) berfungsi untuk mencatat jurnal penutupan beban dan pendapatan perusahaan dengan mengosongkan saldo dan di tutup ke laba ditahan. Berikut tampilan pada gambar 4.22 untuk mewakili jurnal yang telah dijelaskan diatas:
Credit -Rp Rp - Rp -TOTAL PT MUSTIKA PURCHASE JOURNAL JULY-DECEMBER,2013 Date Invoice
Number Description Term Ref
Debit Merchandise
Gambar 4.22 Form General Journal
Sumber: Telah diolah kembali
Setelah menjurnal pengguna dapat melakukan rekapitulasi disetiap form jurnal yang tertera disampingnya. Form rekapitulasi sudah otomatis menggunakan fungsi vlookup kode akun. Perhatikan gambar 4.23 berikut ini:
Gambar 4.23 Form Rekapitulasi
Sumber: Telah diolah kembali
i. Setelah menjurnal transaksi dan merekap jurnal maka, selanjutnya memasukan hasil rekap jurnal kedalam masing-masing buku besar (general ledger) yang telah tertera pilhan kode akun dan nama akun
-Rp Rp -Description TOTAL Debit Credit PT MUSTIKA GENERAL JOURNAL Date Evidence Number Ref JULY-DECEMBER, 2013
disetiap form buku besar. Berikut contoh form buku besar (general ledger):
Gambar 4.24 Form General Ledger
Sumber: telah diolah kembali
j. Selanjutnya pengguna diarahkan untuk mengerjakan neraca lajur (worksheet). Pengisian worksheet diawali dengan memindahkan saldo akhir buku besar sebelum penyesuain kekolom “Trial Balance”. Hal ini dilakukan agar pengguna dipermudah pada saat menyusun laporan keuangan. Berikut tampilan worksheet pada gambar 4.25:
Gambar 4.25 Worksheet
Sumber: Telah diolah Kembali
Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit 1101 1102 1103 1104 1105 1106 1107 1108 1201 1202 1203 1204 1205 -Rp Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp
-Net Income/ -Net Loss Rp - Rp
-Rp Rp - Rp - Rp -TOTAL TOTAL PT MUSTIKA WORKSHEET December 31, 2013
Statement of Financial Position Account
No Account
k. Buku pembantu piutang (A/R Subsidiary Ledger) berfungsi untuk mencatat adanya saldo piutang akhir atas hasil transaksi penjualan barang dagang oleh perusahaan kepada customer perusahaan pada periode tertentu. Sedangkan buku pembantu utang (A/P Subsidiary Ledger) berfungsi untuk mencatat adanya saldo utang akhir atas hasil transaksi pembelian barang dagang oleh perusahaan dari supplier perusahaan pada periode tertentu. Berikut tampilannya pada gambar 4.26 dan 4.27:
Gambar 4.26 Form Account Receivable Subsidiary Ledger
Sumber: Telah diolah kembali
Gambar 4.27 Form Account Payable Subsidiary Ledger
Sumber: Telah diolah kembali
l. Sheet neraca saldo sebelum penyesuaian (trial balance before adjustment)
berfungsi untuk mencatat saldo akhir dari tiap-tiap akun yang ada di buku besar untuk mengetahui saldo balance sebelum disesuaikan. Sedangkan neraca saldo sesudah penyesuaian (trial balance after adjustment)
No. Account:
Description Ref Debit Credit Balance
Date
PT MUSTIKA
ACCOUNT RECEIVABLE SUBSIDIARY LEDGER JULY-DECEMBER, 2013
CUSTOMER :
2013
No. Account:
Description Ref Debit Credit Balance Date
PT MUSTIKA
ACCOUNT PAYABLE SUBSIDIARY LEDGER JULY-DECEMBER, 2013
SUPPLIER : 2013
berfungsi untuk mencatat saldo akhir dari tiap-tiap akun yang ada dibuku besar untuk mengetahui saldo balance sesudah disesuaikan. Berikut tampilannya pada gambar 4.28 dan 4.29:
Gambar 4.28 Trial Balance Before Adjustment
Sumber: Telah diolah kembali
Gambar 4.29 Trial Balance After Adjustment
Sumber: Telah diolah kembali
m. Sheet Income Statement merupakan salah satu laporan keuangan yang
berisi semua jumlah pendapatan perusahaan berupa pendapatan penjualan, pendapatan diterima dimuka, dan pendapatan lainnya dikurangi jumlah
Debit Credit
-Rp Rp
-PT MUSTIKA
TRIAL BALANCE BEFORE ADJUSTMENT December 31, 2013 No Account Balance TOTAL Name of Account Debit Credit -Rp Rp -PT MUSTIKA
TRIAL BALANCE AFTER ADJUSTMENT December 31, 2013 No Account Balance TOTAL Name of Account
semua beban perusahaan berupa harga pokok pembelian barang dagang, beban operasional perusahaan dan beban lainnya. Sehingga perusahaan dapat memperkirakan keuntungan atau kerugian perusahaan pada periode tertentu. Berikut tampilannya pada gambar 4.30:
Gambar 4.30 Income Statement
Sumber: Telah diolah kembali
Sales Revenue
Sales of Computer Rp -Sales of CPU Rp
-Sales of Printer Rp - Rp -Less: Sales Return
Sales Return Computer Rp -Sales Return CPU Rp -Sales Return Printer Rp
-Rp Sales Discount
Sales Discount Computer Rp -Sales Discount CPU Rp -Sales Discount Printer Rp
-Rp -Rp Net Sales Rp -Expense
Cost of Goods Sold
Cost of Goods Sold of Computer Rp -Cost of Goods Sold of CPU Rp -Cost of Goods Sold of Printer Rp
-Rp Gross Profit Rp -Less Operating Expense Advertising Expenses Rp -Electricity Telephone & Water ExpensRp -Office Supplies Expenses Rp -Depreciation Expenses Rp -Insurance Expenses Rp -Salaries Expense Rp -Rent Expense Rp -Other Operating Expense Rp
-Rp -Rp Net Income PT MUSTIKA INCOME STATEMENT For the Month Ended December 31, 2013
n. Sheet Statement of Changes in Equity merupakan salah satu form laporan
keuangan yang berisi modal awal perusahaan ditambah dengan laba/rugi perusahaan dikurangi dividen kepada investor atau drawing si pemilik/investor jika ada. Sehingga dapat diketahui saldo modal akhir untuk di letakkan diperiode selanjutnya. Berikut tampilannya pada gambar 4.31:
Gambar 4.31 Statement of Changes in Equity
Sumber: Telah diolah Kembali
o. Sheet Statement of Financial Position merupakan salah satu form laporan
keuangan yang berisi total saldo akhir dari seluruh aktiva perusahaan dan total saldo akhir dari seluruh pasiva perusahaan. Aktiva dan pasiva perusahaan dapat diketahui apakah saldo akhirnya seimbang (balance) atau sebaliknya. Berikut tampilannya pada gambar 4.32:
Beginning July 1, 2013 Rp - Rp - Rp -Net Income / -Net Loss Rp - Rp -Less
Dividend Rp - Rp -Ending Balance December 31, 2013 Rp - Rp - Rp
-PT MUSTIKA
Share Capital
Ordinary Retained Earnings TOTAL EQUITY
STATEMENT OF CHANGES IN EQUITY For The Month Ended December 31, 2013
Gambar 4.32 Statement of Financial Position
Sumber: Telah diolah kembali
Non-curent assets
Equipment at Cost (Faximili) Rp -Accum. Dep. Of Equipment (Faximili) Rp -Motor Vehicle (Truck) Rp -Accum. Dep. Of Motor Vehicle (Truck) Rp -Equipment at Cost (Chair) Rp -Accum. Dep. Of Equipment (Chair) Rp -Equipment at Cost (Tabel) Rp -Accum. Dep. Of Equipment (Table) Rp -Equipment at Cost (Cabinet) Rp -Accum. Dep. Of Equipment (Cabinet) Rp -Equipment at Cost (Handy Talkie) Rp -Accum. Dep. Of Equipment (Handy Talkie) Rp
Total non-current assets Rp
-Current assets Cash Rp -Account Receivable Rp -Merchandise Inventory Rp -Office Supplies Rp -Prepaid Insurance Rp -Prepaid Rent Rp -Prepaid Advertising Rp -PPN Income Rp
Total current assets Rp
-Total Assets Rp
-Equity
Share Capital - Ordinary
Devidend Rp -Retained Earnings Rp -Total Equity Rp -Liabilities Account Payable Rp -PPN Outcome Rp -PPN Payable Rp -Salaries Payable Rp -Devidend Payable Rp -Total Liabilities Rp
-Total Equity and Liabilities Rp
-PT MUSTIKA
STATEMENT OF FINANCIAL POSITION As of the End of December 31, 2013
Equity and Liabilities Assets