TINJAUAN TEORITIS
1.1 Latar Belakang Masalah
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Manajemen pengetahuan pada awalnya diterapkan dalam dunia bisnis yang dapat membantu komunikasi dari top manajemen hingga ke bagian operasional untuk memperbaiki proses kerja. Seiring dengan kecepatan perolehan informasi, manajemen pengetahuan diterapkan pada bidang pendidikan (dalam cakupan perpustakaan) sebagai media penyebaran informasi yang tidak terbatas. Oleh sebab itu pemenuhan kebutuhan informasi melalui lembaga perpustakaan harus mampu menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi.
Teknologi informasi berperan penting dalam manajemen pengetahuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan pengetahuan. Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mengakibatkan perubahan paradigma perpustakaan dari manajemen informasi ke manajemen pengetahuan. Perubahan paradigma tersebut tidak hanya merubah kebiasaan umum organisasi tetapi juga telah menghasilkan kebijakan, pelatihan, keamanan, hak cipta dan lain-lain.
Berbagai definisi manajemen pengetahuan juga telah dikemukakan oleh sejumlah ahli sesuai dengan lingkungan kerja, institusi dan kebutuhannya masing-masing. Gartner Group yang dikutip oleh Srikantaiah berpendapat bahwa manajemen pengetahuan merupakan fungsi perpustakaan yang meliputi mengumpulkan, mengolah dan menemukembalikan informasi. Informasi yang
2 dimaksud merupakan objek dalam ilmu perpustakaan seperti database, dokumen, kebijakan koleksi dan sejenisnya.
Dalam konsep manajemen pengetahuan, pengetahuan dibedakan atas pengetahuan eksplisit dan pengetahuan implisit. Pengetahuan eksplisit yang sudah terdokumentasi dalam kata-kata dan angka, sedangkan pengetahuan implisit/tacit yang berwujud dalam pendidikan dan keterampilan kerja. Contohnya manual, buku, laporan penelitian, artikel, dokumen, surat, file-file elektronik dan sebagainya. Pengetahuan eksplisit juga siap disebar pada yang lainnya, selain itu pengetahuan eksplisit dapat dengan mudah diproses oleh komputer, alat elektronik, atau basis data penyimpanan. Pengetahuan implisit atau disebut juga pengetahuan yang tidak terstruktur tersimpan dalam pengalaman pribadi, wawasan, gerak hati dan firasat.. Sebelum dikomunikasikan pengetahuan tacit harus diubah dalam bentuk kata-kata, model, atau angka-angka yang dapat dipahami.
Berdasarkan definisi pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit tersebut,
grey literature (literatur abu-abu) termasuk dalam pengetahuan eksplisit yang jenis koleksinya terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, prosiding, makalah seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya.
Dalam menemukan informasi, pengguna perpustakaan memanfaatkan grey literature sebagai referensi yang baik, begitupun dalam pelaksanaan penelitian selanjutnya sehingga koleksi ini perlu dikelola dengan baik. Banyak cara yang digunakan masing-masing perpustakaan dalam mengelola koleksi ini, namun tidak jauh berbeda antara perpustakaan satu dengan yang lainnya. Kegiatan
3 pengolahan grey literature dimulai dari proses pengadaan, pengorganisasian dan penyimpanan, sampai koleksi grey literature tersebut dapat diakses dan ditemukan kembali serta dimanfaatkan kembali sebagai pengetahuan yang baru.
Manajemen pengetahuan bukanlah hal yang baru dibidang perpustakaan dan aktivitas manajemen pengetahuan itu sendiri sudah menjadi aktivitas keseharian perpustakaan. Aktivitas tersebut meliputi pengadaan, penyaringan, pengorganisasian, penyimpanan, penyebaran dan akses, serta pemanfaatan pengetahuan. Dalam kegiatan pengolahan koleksi grey literature perpustakaan harus menerapkan manajemen pengetahuan, karena hal ini merupakan cara efektif dalam penyediaan informasi dan pengetahuan bagi sivitas akademika. Konsep manajemen pengetahuan tersebut diaplikasikan dalam hal pemerolehan, pengumpulan, pengorganisasian, dan pendistribusian pengetahuan yang menyangkut lembaga induknya sehingga seluruh dokumen yang tergolong grey literature dapat tersedia di perpustakaan maupun di situs web perpustakaan itu sendiri.
Perpustakaan Universitas Negeri Medan tidak luput dari keharusan untuk melengkapi koleksi grey literature. Hal ini erat hubungannya dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai pusat deposit terbitan Universitas Negeri Medan baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Sesuai dengan fungsinya, perpustakaan berperan dalam pengelolaan pengetahuan dalam organisasi yang menaunginya. Melalui observasi awal, jumlah koleksi grey literature tercetak saat ini sebanyak 53.657 eksemplar dan elektronik sebanyak 34.617 judul yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, kertas karya, materi perkuliahan, karya ilmiah dosen,
4 seminar, laporan penelitian dan prosiding. Koleksi grey literature ini terdapat dalam dua bentuk yaitu tercetak dan elektronik. Dalam pengolahan grey literature
tercetak dilakukan sama halnya demgan pengolahan buku (monograf). Setelah
grey literature diterima langsung diberikan stempel/cap milik perpustakaan
kemudian diinventarisasi dengan memberikan nomor klasifikasi sampai proses
shelving. Sedangkan untuk bentuk elektroniknya, grey literature dikonversi ke bentuk digital kemudian dibuat metadata dan ditempatkan pada database perpustakaan yang dapat diakses melalui internet. Koleksi grey literature yang tercetak disimpan atau ditempatkan pada layanan deposit yang berada di lantai 3 Perpustakaan Universitas Negeri Medan namun pengadaan koleksi disertasi masih sangat minim. Hal ini dapat dilihat dari rak-rak untuk disertasi hanya berisi 4 eksemplar. Sedangkan koleksi elektronik tersedia pada Unimed Repository yang dapat diakses melalui situs web digilib.unimed.ac.id tetapi masih belum dapat diakses secara terbuka.
Berdasarkan observasi awal, perpustakaan Universitas Negeri Medan telah menerapkan konsep manajemen pengetahuan dalam layanannya. Contohnya dalam pemenuhan informasi user khususnya peneliti, perpustakaan mempermudah temu kembali melalui katalog online. Namun perpustakaan UNIMED masih membatasi pengguna yang dapat mengunduh dalam situs web yaitu hanya mahasiswa dan dosen UNIMED yang terdaftar sebagai anggota (member) perpustakaan dan dokumen seperti skripsi, tesis, disertasi masih belum dapat diakses secara full text melainkan hanya dimulai dari cover sampai bab 1 dan bab 5 saja. Hal ini membatasi pengguna dalam menemukan dokumen yang
5 dibutuhkan secara penuh dan jika ingin melihat sepenuhnya pengguna hanya dapat melihat koleksi tercetak di perpustakaan.
Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih mendetail mengenai pengolahan koleksi grey literature yang dimiliki dan mengetahui sejauhmana penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan grey literature pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan. Untuk itu penulis menetapkan judul penelitian “Penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan grey literature pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan.”
Penetapan Perpustakaan Universitas Negeri Medan sebagai unit analisis dikarenakan Perpustakaan Universitas Negeri Medan memiliki ketersediaan koleksi grey literature yang cukup besar dan tidak hanya tersedia dalam bentuk tercetak saja tetapi juga dalam bentuk elektronik.
