BAB II KAJIAN TEORITIS
2.3 Layanan Referensi
Salah satu layanan yang terdapat pada perpustakaan umum dalam memberikan kebutuhan informasi bagi penggunanya adalah layanan referensi.
Layanan referensi menitikberatkan pada pelayanan kepada individu dalam memperoleh sumber rujukan yang lebih khusus.
Menurut Darmono (2001, 141) bahwa:
“Layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedia, almanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca di tempat”.
Sedangkan menurut Yusuf yang dikutip oleh Sitompul (2015, 33)
“Layanan referensi diperpustakaan umum ditujukan untuk keperluan konsultasi, bahan rujukan, dan informasi umum yang dikaitkan dengan aspek pembangunan nasional daerah”.
Menurut Rahayuningsih (2007, 103), menyatakan bahwa :
“layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi”.
Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa layanan referensi merupakan layanan yang diberikan perpustakaan kepada penggunanya untuk memperoleh bahan rujukan dan informasi yang dibutuhkan sesuai dengan keinginan dari pengguna perpustakaan.
2.3.1 Tujuan Layanan Referensi
Dalam kegiatan layanan referensi memiliki tujuan mendasar yaitu memudahkan penggunanya menemukan informasi yang berasal sumber atau bahan rujukan yang lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan dari pengguna perpustakaan.
Menurut Murniaty (2006, 6), tujuan layanan referensi antara lain sebagai berikut :
1. Mengarahkan pengguna Perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
2. Mengusahakan pengguna Perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas.
3. Mengusahakan pengguna Perpustakaan menggunakan setiap koleksi referensi dengan lebih tepat guna.
Sependapat dengan Murniaty, menurut Rahayuningsih (2007, 104), layanan referensi memiliki tujuan :
1. Memungkinkan pengguna menemukan informasi secara cepat dan tepat.
2. Memungkinkan pengguna menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas.
3. Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna.
Sedangkan menurut Widyawan (2012, 5) bahwa :
“tujuan layanan referensi adalah : Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka mencakup pencarian informasi, menggunakan sumber informasi yang ada di Perpustakaan dan memberikan layanan secara adil dan tidak memihak, serta mempromosikan nilai informasi untuk pemecahan masalah kesenjangan informasi”.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa, tujuan dari layanan referensi adalah memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemustaka yang ada di perpustakaan secara cepat dan tepat, serta mempromosikan nilai informasi untuk pemecahan masalah kesenjangan informasi agar menjadi lebih tepat guna.
2.3.2 Fungsi Layanan Referensi
Fungsi dari layanan referensi dilaksanakan agar tujuan dari layanan referensi yang dikembangkan oleh perpustakaan umum dapat terlaksanan dengan baik dan optimal.
Menurut Departemen pendidikan dan kebudayaan 2008, yang dikutip pada Almah (2013, 12 – 13) agar tugas layanan referensi dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya, maka petugas perlu memahami terlebih dahulu fungsi – fungsi referensi sebagai berikut:
1. Fungsi Supervisi/Pengawasan.
Petugas referensi dalam hal ini dapat mengamati pengunjung, baik dalam hal kebutuhan informasi yang mereka perlukan maupun latar belakang sosial dan juga tingkat pendidikan mereka. Misalnya saja bagi perpustakaan sekolah, kita harus dapat mencarikan sumber referensi yang tepaat dan aktual untuk memberikan informasi kepada para siswa maupun guru sekolah yang ingin mendapatkan jawaban sebuah pertanyaan.
2. Fungsi Informasi.
Fungsi informasi terpenting dari pada layanan referensi ialah memberikan informasi kepada pemakai. Memberikan informasi ini dimaksudkan untuk memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuraan informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan bahan-bahan yang dibutuhkan. Dalam hal ini petugas harus dapat menjelaskan sumber-sumber yang tepat.
3. Fungsi Bimbingan.
Petugas referensi harus dapat menyediakan waktu guna memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan.Misalnya saja dalam hal penggunaan katalog perpustakaan, alat-alat audio visual, buku-buku referensi serta bahan pustaka lainnya.
4. Fungsi Instruksi/petunjuk.
Pemberian instruksi disini bukan saja dimaksudkan sebagai cara untuk memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana menggunakan perpustakaan yang baik, akan tetapi ditujukan juga kepada usaha untuk menggairahkan dan meningkatkan penggunaan perpustakaan itu sendiri.
5. Fungsi Bibliografis
Untuk keperluan penelitian atau mengenai bacaan yang baik dan menarik maka petugas referensi perlu secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi. Penyusunan bibliografi ini lazimnya dipergunakan untuk berbagai tujuan, yakni;
a. Untuk menyusun suatu bibliografi tentang suatu subyek tertentu.
b. Untuk menyusun suatu bibliografi yakni mengenai daftar bacaan yang baik dan menarik untuk keperluan karya tulis, atas permintaan guru, siswa atau orang lain yang memerlukannya.
Dan menurut Murniaty (2006, 7), bahwa fungsi layanan referensi : 1. Fungsi pengawasan.
Maksud dari pengawasan tersebut adalah untuk mengamati kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pengguna Perpustakaan.
2. Fungsi informasi.
Memberikan jawaban atas pertanyaan pengguna, dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang memang segera harus diketahui oleh pengguna.
3. Fungsi bimbingan.
Memberikan bimbingan kepada pengguna Perpustakaan untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing dan bagaimana cara menggunakannya, serta untuk mencari atau menemukan informasi yang dikehendaki.
4. Fungsi instruksi.
Memberikan pengarahan dan petunjuk bagaimana cara memanfaatkan Perpustakaan.
5. Fungsi bibliografi.
Mengenalkan kepada pengguna daftar bacaan yang menarik dan hal ini akan bermanfaat bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian.
Sedangkan menurut Rahayuningsih (2007, 104), bahwa fungsi layanan referensi yaitu :
1. Informasi.
Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau kebutuhan pengguna Perpustakaan akan informasi.
2. Bimbingan.
Memberikan bimbingan untuk menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai dengan minat pengguna.
3. Pengarahan/instruksi.
Memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan Perpustakaan maupun koleksi referensi.
Dari beberapa pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa ada beberapa fungsi utama dari layanan referensi antara lain, fungsi pengawasan, fungsi informasi, fungsi bimbingan, fungsi instruksi, dan fungsi bibliografi kepada pengguna/pemustaka perpustakaan umum.
2.3.3 Unsur – Unsur Layanan Referensi
Layanan referensi merupakan layanan langsung pustakawan dengan pengguna perpustakaan dalam memperoleh bahan rujukan dan informasi yang dibutuhkan langsung oleh penggunanya. Sehingga perpustakaan dalam memberikan layanan referensi harus memenuhi beberapa unsur – unsur.
Menurut Muchdlor (2012, 2), bahwa unsur – unsur dari layanan referensi adalah :
1. Tata ruang referensi dipisahkan dari ruang layanan lain, pintu masuk tersendiri untuk menjaga keamanan koleksi, dan dekat pintu masuk tersedia meja pustakawan referensi secara langsung bias memberi bantuan pada pemustaka dalam penelusuran.
2. Koleksi yang berada di ruangan referensi dan ruangan layanan lainnya bisa digunakan pustakawan referensi guna memenuhi kebutuha pemustaka.
3. Pustakawan referensi merupakan perantara ataupun penghubung koleksi dengan pemustaka maka pustakawan harus memenuhi standar kompetensi pustakawan referensi.
Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 108-112), ada tiga unsur layanan referensi yaitu :
1. Pertanyaan yang diajukan, maksudnya seorang pustakawan layanan referensi harus sabar dan bersikap sopan dalam menanyakan kembali
pertanyaan pemustaka yang masih kabur sehingga pertanyaan tersebut jelas dan dimengerti oleh pustakawan. Pustakawan perlu mencatat setiap pertanyaan agar bias dijadikan rujukan untuk layanan selanjutnya.
2. Bantuan dalam penelusuran, maksudnya seorang pustakawan mengembangkan teknik untuk mewawancarai pemustaka, lalu menganalisa maksud pertanyaan pemustaka, dan selanjutnya melakukan penelusuran didekat pemustaka. Jika hasil penelusuran belum memenuhi kebutuhan informasi pemustaka maka pustakawan mencarikan informasi pada pusat-pusat informasi.
3. Bahan pustaka sebagai sumber informasi, maksudnya buku-buku referensi yang dijadikan sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi tertentu. Berdasarkan cakupan isi dan jenis pertanyaan pemustaka akan dijawab berdasarka jenis jenis koleksi referensi seperti ensiklopedia, kamus, sumber biografi, direktori, buku tahunan dan almanak, buku pedoman, bibliografi, indeks dan abstrak, dan terbitan resmi pemerintah.
Dari dua pendapat di atas, layanan referensi harus memenuhi beberapa unsur tata ruang referensi, koleksi atau bahan pustaka sebagai sumber informasi, bantuan dalam penelusuran, pertanyaan yang diajukan dan pustakawan referensi sebagai perantara atau penghubung koleksi dengan pengguna perpustakaan.
2.3.4 Jenis Koleksi Layanan Referensi
Koleksi merupakan salah satu elemen penting pada perpustakaan. Tanpa koleksi baik yang tercetak maupun elektronik perpustakaan tidak dapat memberikan layanan kepada penggunanya. Tidak terlepas pada layanan referensiyang merupakan layanan yang memberikan koleksi – koleksi khusus dan tertentu yang menjadi sumber rujukan bagi pengguna informasi pada perpustakaan.
Menurut Lasa yang dikutip oleh Junaida (2011, 4), jenis jenis koleksi layanan referensi adalah sebagai berikut :
1. Kamus (Dictionary), adalah kumpulan kata-kata. Kamus memberikan pertolongan pembaca yang menemukan kesulitan tentang kata. Sebab
koleksi ini berisi daftar kata yang disusun alfabetis, tiap kata dianalisis dan diolah menurut asal kata, ucapannya, artinya maupun cara penggunaanya juga sering diberikan sinonim, lawan kata.
Kadang diberi foto, grafik maupun gambar untuk memperjelas arti.
Contoh Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).
2. Ensiklopedi (Encyclopedia), merupakan salah satu koleksi referensi yang banyak dipergunakan pemakai. Jenis karya ini merupakan karya universal, menyeluruh yang berisi ukuran ringkas tentang berbagai cabang ilmu atau bidang ilmu pengetahuan. Entri-entrinya disusun alfabetis seperti pada kamus dan uraiannya dalam bentuk artikel-artikel yang terpisah. Contoh : Americana, Brittanica, Colliers dan World Book”.
3. Bibliografi (Bibliography), terdiri dari kata ”bibliografi” yang berasal dari bahasa Yunani kuno/Greek ”Biblion” yang berarti buku dan
”Grapheine” berarti menulis. Kemudian arti ini berkembang menjadi pengertian menulis tentang buku. Juga dapat diartikan sebagai daftar pustaka yang disusun menurut aturan maupun pola tertentu.
4. Sumber Biografi, berasal dari kata “Bio” berarti hidup, dan
“Grapheine” yang berarti menulis dan mencatat. Maka biografi diartikan catatan maupun tulisan-tulisan tentang riwayat hidup seseorang atau beberapa orang sejak kecil sampai dewasa yang ditulis seobjektif mungkin. Riwayat hidup ini ditulis sendiri atau ditulis oleh orang lain. Riwayat hidup yang ditulis sendiri oleh pelakunya disebut autobiografi. Contoh : Biografi nasional (Biografi yang mencantumkan sejumlah nama, tokoh dalam bidangnya dalam suatu negara), dan Biografi khusus (Biografi yang hanya mencantumkan nama-nama orang yang ahli atau tokoh dalam bidang tertentu).
5. Indeks (Index), dapat diartikan sebagai tanda atau petunjuk indikasi.
Misalnya; IP (indeks prestasi/Index Prestation), berarti menunjukkan prestasinya juga misalnya indeks bahan makanan, indeks harga dan lain sebagainya.
6. Abstrak (Abstrac), adalah uraian yang dipadatkan dari suatu karangan atau artikel yang biasannya bersifat ilmiah.
7. Buku pedoman/handbook & guidebook, yang dimaksud buku pedoman atau pegangan disini berbeda dengan buku pegangan untuk mengajar bagi Guru-guru SD-SMTA. Akan tetapi jenis ini pada umumnya berisi uraian yang dapat dipergunakan untuk mengerjakan sesuatu. Juga merupakan petunjuk ringkas tetapi menyeluruh dalam satu bidang. Di dalam buku ini petunjuk-petunjuknya diberikan secara mendalam dan dilengkapi dengan gambar-gambar agar mudah digunakan.
8. Directori (Directory), koleksi ini berupa daftar nama-nama orang, lembaga, organisasi maupun perkumpulan lain yang disusun alfabetis maupun sistematis. Dicantumkan pula data pendukung lainnya
terutama untuk menghubungi orang-orang tertentu maupun akan mengunjungi lembaga tertentu.
9. Almanak (Almanac), mula-mula almanak diartikan sebagai kalender, penanggalan dalam waktu satu tahun. Kemudia arti ini berkembang menjadi catatan peristiwa dalam berbagai bidang selama waktu tertentu. Pada umumnya, almanak menyajikan fakta, statistik serta informasi dasar tentang berbagai hal sejak soal-soal pertanian sampai pada binatang. Almanak merupakan bahan rujukan tentang kependudukan, bisnis, olahraga serta soal-soal statistik pertanian.
10. Buku Tahunan (Year Book), adalah buku yang memuat peristiwa-peristiwa selama setahun terakhir. Pada umumnya buku tahunan ini berisi masalahmasalah statistik dan kejadian-kejadian penting selama setahun lewat.
Sedangkan menurut Murniaty (2006, 7), koleksi referensi antara lain sebagai berikut: “Ensiklopedia, kamus, direktori, buku tahunan, buku pegangan, almanak, bibliografi, indeks, abstrak, penerbitan pemerintah, sumber geografi, dan sumber biografi”.
Sehingga dapat diketahui dari pendapat di atas, koleksi – koleksi layanan referensi antara lain kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi dan sumber geografi, indeks, abstrak, buku pedoman, direktori, almanak, penerbitan pemerintah dan buku tahunan.
