Perumus
Pemeriksaan Rahmat Tri S, ST, MT Pemeriksa Standar
Penetapan Ir. Eko Julianto, M.Sc., MRINA Direktur
Pengendalian Wibowo Arnin Putranto, ST.,
M.Kom
Kepala Pusat Jaminan
Mutu
1. Visi dan Misi PPNS
Visi Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya (PPNS) :
“Menjadi Politeknik bereputasi global dalam melaksanakan dan mengembangkan teknologi kemaritiman dan teknologi penunjangnya serta berperan aktif mengimplementasikannya”
Misi Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya :
1. Melaksanakan program pendidikan vokasi dan penelitian terapan di bidang teknologi kemaritiman, teknologi penunjang kemaritiman, serta teknik keselamatan & kesehatan kerja (professionalism-sustainability);
2. Berperan dalam kegiatan kemasyarakatan secara aktif dan produktif, untuk mengembangkan teknologi kemaritiman, teknologi penunjang kemaritiman, serta teknik keselamatan dan kesehatan kerja (good governance-professionalism);
3. Membangun masyarakat akademis berkualitas yang mampu berkompetisi secara global (sustainability-professionalism);
4. Membentuk jejaring kerja dengan sektor industri kemaritiman serta berbagai institusi terkait untuk merealisasikan sistem pendidikan yang komprehensif (good governance-sustainability).
5. Mengintegrasikan pengembangan kepribadian dalam proses pembelajaran dan/ atau kegiatan ekstra kurikuler untuk meningkatkan keimanan dan ketakwaan pada Tuhan Yang Maha Esa serta kemuliaan akhlak (moral value).
2. Definisi Istilah 1. Standar Pengelolaan adalah kriteria mengenai perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan, kabupaten/kota, provinsi, atau nasional agar tercapai efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pendidikan.
2. Pengawasan Internal adalah seluruh proses kegiatan audit, review, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi yang bertujuan untuk mengendalikan kegiatan, mengamankan harta dan aset, terselenggaranya laporan keuangan yang baik, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, dan mendeteksi secara dini terjadinya penyimpangan dan ketidak patuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Satuan Pengawasan Intern yang selanjutnya disebut SPI adalah satuan pengawasan yang dibentuk untuk membantu penyelenggaraan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas unit kerja di lingkungan Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya (PPNS).
4. Audit adalah kegiatan yang dimulai dengan inspeksi melalui observasi yang cermat; koreksi untuk mengidentifikasi ketidakbenaran/penyimpangan; dan verifikasi sebagai upaya untuk perbaikan yang dapat dilakukan.
5. Review adalah adalah kegiatan penelaahan atas penyelenggaraan Perguruan Tinggi Negeri (PTN) oleh Auditor yang kompeten untuk memberikan keyakinan terbatas bahwa Laporan Keuangan telah disajikan sesuai dengan SAP (Standar Akuntansi Pemerintahan) dalam upaya menghasilkan laporan keuangan yang berkualitas. 6. Evaluasi adalah analisis terhadap pemanfaatan anggaran pada program sesuai
dengan perencanaannya serta mencermati efisiensi dan efektivitas penyelenggaraannya sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang relevan. 7. Pemantauan atau monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program.
8. Program adalah kumpulan kegiatan yang berhubungan dan telah dirancang untuk melaksanakan sebuah tindakan yang harmonis dan integratif untuk mencapai sasaran kebijaksanaan secara keseluruhan.
9. Kegiatan merupakan bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit kerja adalah tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa sumber daya manusia, barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dan dana sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) tertentu sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada program tersebut.
3. Rasional Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya (PPNS) merupakan salah satu politekik negeri yang dituntut mampu berperan dalam penyediaan sumberdaya manusia berkualitas di bidang teknologi perkapalan dan penunjangnya. Institusi ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas untuk merealisasikan kegiatan belajar-mengajar; sehingga dapat dijamin menghasilkan lulusan berkualitas. Penyediaan maupun operasional fasilitas tersebut diarahkan untuk mencapai kondisi optimal; baik secara teknis maupun ekonomis. Tidak dipungkiri saat ini, perguruan tinggi dituntut memiliki standar-standar yang diakui; diterapkan; serta dapat dievaluasi secara obyektif (terukur) dan akuntabel. Standar ini dicanangkan menjadi jaminan kondisi faktual yang dilaksanakan dan/atau target yang harus dicapai pada kurun waktu tertentu. Standar Akademik Nasional menjadi salah satu format standar yang harus dimiliki dan disusun oleh masing-masing perguruan tinggi sebagai bentuk komitmen terhadap menjaminan mutu; sesuai perundangan serta peraturan yang ditetapkan pemerintah.
Dalam upaya menjaga kualitas pengelolaan anggaran, perguruan tinggi negeri harus melengkapi organ kelembagaan dengan Satuan Pengawas Internal (SPI). Organ ini menjadi partner manajemen dalam perencanaan program yang sekaligus mengait pada satuan biaya dan anggaran yang dibutuhkan serta harus diserap. Dalam pelaksanaannya, organ ini harus dilengkapi dengan tim audit internal yang terampil dan berkomitmen. Manfaat lain, tim audit ini dapat berperan di berbagai kegiatan auditing; termasuk audit penerapan sistem ISO, audit kinerja SDM, audit fasilitas/teknologi, maupun audit energi. Kelengkapan tim auditor di dalam organ SPI diperlukan untuk menjamin pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) yang obyektif dengan
mengedepankan azas fairness, transparences, accountability, equality, sustainability. SPI harus dibentuk di Perguruan Tinggi merujuk pada PP 66/2010 ps. 58D ayat.1.c. SPI sebagai organ yang berfungsi dalam pengawasan bidang non akademik Fungsi ini dirincikan dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional 47/2011 ps. 4 sebagai berikut:
1. penyusunan program pengawasan; 2. pengawasan kebijakan dan program;
3. pengawasan pengelolaan kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara; 4. pemantauan dan pengkoordinasian tindak lanjut hasil pemeriksaan internal dan
eksternal;
5. pedampingan dan review laporan keuangan; 6. pemberian saran dan rekomendasi;
7. penyusunan laporan hasil pengawasan; dan 8. pelaksanaan evaluasi hasil pengawasan. 4. Pernyataan Isi
Standar
1. SPI menerima salinan perencanaan program dan Anggaran Tahun T+1 yang telah diformalkan (SK) oleh Direktur sebagai rujukan dalam melakukan pengawasan kebijakan dan implementasi anggaran pada bulan Desember tahun anggaran berjalan;
2. SPI menerima rancangan penjadwalan penyerapan Anggaran tahun T+1 berdasarkan rencana Anggaran yang telah diformalkan (SK) oleh Direktur pada bulan Desember tahun Anggaran berjalan;
3. SPI menerima perbaikan Anggaran (bila ada) dan penjadwalannya untuk tahun T+1 yang terkait dengan kebijakan dan strategi Kementrian dan/atau DirJen satu minggu setelah perbaikan dilaksanakan;
4. Dalam perencanaan, SPI dapat memberikan konsultasi anggaran kepada kelompok kerja yang membutuhkan; peninjauan ulang dan evaluasi terhadap program dan anggarannya yang beresiko tidak aman; arahan terkait upaya tindak lanjut temuan pemeriksaan eksternal dalam perencanaan program dan anggaran; 5. Dalam pengawasan dan pengendalian, SPI dapat melakukan penilaian terhadap
pengelolaan program beresiko tidak aman; pemeriksaan terhadap unit kerja secara berkala berdasarkan hasil analisis resiko; pengawasan terhadap tindak lanjut temuan pemeriksaan ekternal;
6. Dalam evaluasi, SPI dapat memberikan rekomendasi untuk meningkatkan pengelolaan organisasi; pendampingan dalam pemeriksaan ekternal; dan agenda tindak lanjut temuan pemeriksaan ekternal;
7. SPI melakukan pengawasan atas program berdasarkan rencana anggaran dan penjadwalan penyerapan;
8. SPI membuat review atas rencana dan penjadwalan penyerapan Anggaran tahun berjalan sebagai bagian dari implementasi manajemen resiko untuk menghasilkan skala prioritas obyek audit internal tahun anggaran tersebut pada bulan Februari tahun anggaran berjalan;
9. SPI menyusun jadwal review/audit internal program berjalan merujuk pada poin 5;
10. SPI memberitahukan rencana pelaksanaan review kepada unit kerja yang melaksanakan program terpilih (hasil poin 6) pada tahun anggaran berjalan; 11. SPI berkoordinasi dengan Wakil Direktur II untuk melaksanakan review yang
dijadwalkan supaya tidak mengganggu operasional program lainnya;
12. SPI menerima draft laporan Keuangan Semester Gasal (LKSGs) tahun anggaran berjalan untuk di-review 2 (dua) minggu sebelum laporan tersebut di kirim ke Jakarta;
13. SPI melakukan review atas LKSGs selama 1 (satu) minggu setelah dokumen tersebut diterima untuk divalidasi; dan menyerahkan kembali kepada Wakil Direktur II melalui Bagian Umum dan Keuangan (BUK);
14. SPI menyusun persiapan review kemajuan (progress) keuangan Semester Genap tahun anggaran berjalan dengan mempertimbangkan pencapaian serapan anggranan pada LKSGs;
15. SPI menerima jadwal audit eksternal dari Direktur melalui Wakil Direktur II untuk pendampingan pemeriksaan penerapan anggaran (Laporan Keuangan); 16. SPI menerima hasil audit eksternal dari Direktur melalui Wakil Direktur II untuk
pedampingan perbaikan sesuai dengan catatan yang diberikan oleh auditor eksternal (Irjen Kemendikbud maupun BPKP);
17. SPI memberikan saran dan rekomendasi terkait dengan pengelolaan kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara untuk peningkatan kualitas perencanaan, penerapan, maupun pelaporan atas system pengelolaan tersebut; 18. SPI dapat menyampaikan hasil pengawasan (temuan) atas pengelolaan
kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara yang berdampak jangka pendek maupun panjang terhadap perencanaan program dan anggaran secara tertulis kepada Direksi;
19. SPI menerima draft laporan Keuangan Semester Genap (LKSGn) tahun anggaran berjalan untuk di-review 2 (dua) minggu sebelum laporan tersebut di kirim ke Jakarta;
20. SPI melakukan review atas LKSGn selama 1 (satu) minggu setelah dokumen tersebut diterima untuk divalidasi; dan menyerahkan kembali kepada Wakil Direktur II melalui Bagian Umum dan Keuangan (BUK);
21. SPI menyusun laporan dan evaluasi hasil pengawasan untuk disampaikan kepada Direktur sebagai pertanggungjawaban tahunan;
5. Strategi
Pencapaian dan Pengendalian Standar
1. Pelatihan audit keuangan untuk membangun tim audit yang terampil mencermati perencanaan, penyerapan, dan pelaporan anggaran;
2. Penyusunan dokumen SPI sesuai dengan kebutuhan dalam menjalankan tugas, fungsi, dan peran sebagai satuan pengawasan internal;
3. Publikasi ke masyarakat internal kampus PPNS (sivitas akademik dan tenaga kependidikan) mengenai tugas, fungsi, dan peran SPI dalam membangun sistem pengelolaan yang transparan dan akuntabel; serta merealisasikan good and clean government.
4. Pembuatan instrumen publikasi berupa leaflet/brosur, banner, spanduk, dan stiker; 5. Pernyataan ajakan/seruan/pengetahuan terkait anti korupsi, anti gratifikasi, anti plagiat, anti narkoba; serta peduli lingkungan, peduli K-3, peduli kesetaraan gender dan berkebutuhan khusus, peduli berkeadilan dan kebermanfaatan, transparansi dan akuntabilitas;
6. Pembukaan sekretariat SPI sebagai senter poin untuk verifikasi gratifikasi, temuan tindak korupsi dan manipulasi, serta konsultasi review terkait kegiatan dan anggaran.
6. Indikator 1. Standar pengelolaan SPI
a. Surat Keluar dan Masuk;
b. Tanda terima perencanaan anggaran dan penjadwalan penyerapan anggaran; c. Konsultasi perencanaan anggaran program/kegiatan;
d. Pengawasan dan Pengendalian; e. Evaluasi;
f. Permintaan Review dan Audit Anggaran;
g. Pelaksanaan dan Pelaporan Review dan Audit Anggaran h. Pelaporan Gratifikasi
i. Saran dan Rekomendasi; j. Laporan Tahunan
3. Frekuensi konsultasi perencanaan kegiatan dan anggaran oleh unit kerja di 2. Sistem prosedur operasional SPI
7. Dokumen terkait Untuk melaksanakan standar ini, diperlukan: 1. Surat Keluar dan Masuk;
2. Tanda terima perencanaan anggaran dan penjadwalan penyerapan anggaran; 3. Konsultasi perencanaan anggaran program/kegiatan;
4. Pengawasan dan Pengendalian; 5. Evaluasi;
6. Permintaan Review dan Audit Anggaran;
7. Pelaksanaan dan Pelaporan Review dan Audit Anggaran 8. Pelaporan Gratifikasi
9. Saran dan Rekomendasi; 10. Laporan Tahunan
8. Referensi 1. UU 12 thn 2012 tentang Pendidikan Tinggi
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomer 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
4. Permendikbud No 6 Thn 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja PPNS
5. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2014 Tentang Statuta Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya
6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2011 Tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional.
9. Penanggung jawab dan pihak terkait
1. Direktur
2. Wakil Direktur II 3. Anggota Senat
lingkungan PPNS
4. Review laporan keuangan semester dan akhir tahun tepat waktu 5. Jumlah temuan untuk berisiko tidak aman
6. Temuan pemeriksaan internal yang disampaikan/dikoordinasikan dengan SPI 7. Pendampingan peningkatan/perbaikan terkait temuan pemeriksaan eksternal
4. Kepala BUK
5. Semua Ketua unit kerja yang memiliki program beranggaran mauapun tidak 6. Kepala Pusat Jaminan Mutu
7. Sivitas Akademik 8. Tenaga Kependidikan