BAB II KERANGKA TEORI
2.2 Teori dan Konsep – Konsep yang Digunakan
2.2.2 Manajemen Event
2.2.2.1 Definisi Manajemen Event
Manajemen didefinisikan sebagai sesuatu yang berkaitan dengan organisasi, administrasi maupun kontrol. Manajemen dimulai untuk melihat event sebagai bentuk dari kreativitas manusia yang diselenggarakan untuk mencapai tujuan tertentu. Melalui kedua definisi diatas, Razaq, Paul & Tahir (2010, h.24) mendefinisikan manajemen event sebagai kemampuan dan kontrol terhadap proses dari tujuan, sumber daya manusia dan juga tempat, dimana suatu acara diselenggarakan.
Sedangkan menurut Dellyana, Wasini, Tetty, Nisa, Mutomimah & Nur Astri (2014, h.63) menjelaskan manajemen event sebagai “event organizer
sistematis, efisien, dan efektif baik itu dari awal persiapan, pelaksanaan, pengawasan yang akhirnya akan di pertanggung jawabkan terkait keberhasilan
event tersebut.
2.2.2.2 Manfaat dan tujuan event
Menurut Lynn Van Der Wagen dan Lauren White (2010, h.25-26) yang menjadi tujuan dari sebuah event adalah harus dapat mendorong semua perencanaan yang ada dan membantu dalam memilih dan memilah perbedaan pendapat dalam tim sehingga mempermudah untuk mengelola konflik. Perencanaan untuk event harus mempertimbangkan penentuan tujuan yang spesifik dan dapat diukur, berikut beberapa target yang harus dipertimbangkan dalam suatu perencanaan event :
1. Jumlah orang yang hadir 2. Jumlah partisipan
3. Kontribusi sponsor 4. Nilai hibah dan donasi
5. Impas atau jumlah keuntungan 6. Tujuan untuk sumbangan amal 7. Tingkat paparan media
8. Jumlah pengunjung berulang 9. Nilai merchadise terjual
10. Nilai makanan dan minuman yang terjual 11. Jumlah peserta pameran, pemegang kios
2.2.2.3 Ruang Lingkup Public Relations dalam Event
Dalam setiap penyelenggaraan event tidak terlepas dari ruang lingkup pekerjaan public relations dalam aktivitasnya. Rachmat Kriyantono (2008, h.23) menjelaskan ruang lingkup pekerjaan public relations yang secara sederhana disingkat menjadi PENCILS, yakni :
1. Publication & Publicity, yakni memperkenalkan perusahaan kepada publik. Misalnya dengan pembuatan tulisan yang disebarkan melalui saluran media massa, newsletter, artikel, dan lainnya.
2. Events, melalui perencanaan event atau kegiatan sebagai bentuk dari upaya membentuk citra
3. News, public relations diharapkan mampu menghasilkan tulisan – tulisan yang memiliki sifat yakni menyebarkan informasi kepada publik. Bentuk – bentuk tulisan yang dimaksud adalah seperti press
release, newsletter, berita, dan lain – lain.
4. Community Involvement, public relations diharapkan mampu menciptakan program yang dapat melibatkan komunitas atau masyarakat sekitar
5. Identity Media, public relations diharapkan mampu membina hubungan dan komunikasi yang baik dengan media (pers)
6. Lobbying, keahlian dalam melakukan lobbying sangat diperlukan dalam pekerjaan public relations melalui upaya persuasi yang dilakukan misalnya pada saat terjadi krisis manajemen.
7. Social Investment, dalam hal ini public relations diharapkan mampu menciptakan program – program yang memiliki manfaat bagi kepentingan dan kesejahteraan sosial.
2.2.2.4 Tahap - Tahap Perencanaan Penyelenggaraan Event
Menurut Any Noor (2013, h.132) Proses perencanaan event diawali dengan menentukan tujuan yang dapat diterima secara jelas oleh semua anggota tim yang nantinya akan terlibat dalam pelaksanaan event. Kejelasan tujuan itu dimunculkan pada proses perencanaan guna membawa setiap anggota tim menuju tujuan dengan arah yang sama dalam pelaksanaan event.
Any Noor menjelaskan bahwa dalam menentukan rencana awal penyelenggaraan event, dapat diawali dengan dua tahap yaitu :
1. Mencari informasi terkait event yang akan dilaksanakan. Proses pencarian informasi ini dilakukan untuk meninjau terkait kelayakan dari perencanaan penyelenggaraan event tersebut dan apakah penyelenggaraan event tersebut memberikan manfaat yang banyak atau tidak.
Informasi yang berhubungan dapat terkait informasi mengenai dampak dari adanya penyelenggaraan event ini, langkah yang perlu diambil guna meminimalisir dampak negatif, informasi terkait pihak pendukung jika event yang akan dilaksanakan berkaitan dengan pihak penyedia barang atau jasa, dan jumlah orang yang terlibat dalam penyelenggaraan event dengan mempertimbangkan berapa hari event akan diselenggarakan, kerjasama dengan pihak penyedia akomodasi, dan sarana transportasi bagi yang mengalami keterbatasan alat transportasi untuk mencapai lokasi diselenggarakannya event.
Selain menentukan perencanaan awal, Shone dan Parry seperti dikutip dalam Noor, 2013, h.135) membagi tahapan proses perencanaan penyelenggaraan event kedalam beberapa tahap yaitu :
1. Rencana Awal
Meliputi pencarian informasi terkait kompetitor atau event sejenis, masalah persamaan, dan pihak yang terlibat serta mengumpulkan informasi terkait tanggal yang ideal, biaya dan sumber pendapatan dan juga tempat dimana event akan diselenggarakan.
2. Rencana Detil
Terdiri atas rencana – rencana detil dari beberapa aspek, yaitu : o Rencana Keuangan
Terkait penetapan anggaran, tiket, kerjasama sponsor, investasi, dan laporan keuangan.
o Rencana Operasional
Terkait penetapan sumberdaya, staff atau tim, lokasi, peralatan, jadwal pekerjaan, kesehatan, keselamatan dan keamanan.
o Rencana Pemasaran
Terkait riset, aktivitas pemasaran, promosi, public relations dan jadwal pemasaran.
3. Diskusi tentang Perencanaan
Terdiri atas beberapa aktivitas, yaitu : o Mengatur persiapan event
Mengembangkan aktivitas dalam upaya persiapan dan tenggat waktu dari penyelenggaraan event.
o Penyelenggaraan event
Melakukan kontrol terhadap kegiatan operasional dan pelaksanaan event.
o Legalitas
Meliputi kegiatan evaluasi, masukan terkait penyelenggaraan event.
2.2.2.5 Evaluasi
Dalam merencanakan kegiatan evaluasi, menurut Wagen dan White (2010, h.359 – 360) sangatlah penting untuk melakukan pencarian terkait informasi – informasi apa saja yang dibutuhkan yang memiliki tujuan mempermudah proses evaluasi untuk event baik yang sedang
berlangsung, maupun untuk event yang akan diselenggarakan di waktu yang akan datang.
Menurut O’Toole dan Mikolaitis (2009, h.347) dalam proses evaluasi dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu :
1. Menentukan seberapa baik isi acara yang berhubungan dengan tujuan event. Pertanyaan yang terkait isi acara dapat memberikan umpan balik secara langsung terkait unsur – unsur
event meliputi pembicara, kegiatan, seberapa bernilai event
menurut pengunjung dan kemungkinan ketertarikan pengunjung untuk datang ke event yang akan datang.
2. Melakukan penyesuaian antara tujuan dengan tempat dimana event akan dilaksanakan. Penyesuaian dilakukan dengan cara membandingkan tujuan – tujuan dengan fasilitas dan juga layanan yang tersedia.
Selain peran pengunjung, didalam tahap evaluasi, pihak vendor perlu dilibatkan guna mendapatkan feedback yang berdasarkan pengamatan dan pengalaman mereka yang didapatkan selama proses perencanaan dan pelaksanaan event. Masukan – masukan 2.2.2.6 Minat
Menurut Djaali (2008, h.121) minat dapat didefinisikan sebagai bentuk penerimaan terhadap suatu hubungan antara diri sendiri dengan seseuatu yang berasal dari luar diri.
Sedangkan menurut Sardiman (2011, h.76) minat merupakan suatu kondisi dimana seseorang melihat ciri – ciri atau situasi secara sementara yang berkaitan dengan keinginan – keinginan atau kebutuhannya sendiri.
Bentuk penerimaan terkait sesuatu yang berasal dari diri sendiri yang didasari oleh keinginan dan kebutuhan, memberikan pengaruh terhadap pembentukan sikap seseorang. Menurut Suryani (2008, h. 174) terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pembentukan sikap, antara lain :
1. Pengalaman Langsung
Berdasarkan pengalaman yang dirasakan langsung terkait objek dari waktu ke waktu baik itu terkait kecocokan terhadap produk atau pelayanan jasa yang diberikan bersifat memuaskan.
2. Pengaruh Keluarga
Keluarga memegang peranan yang penting terkait pembentukan sikap karena merupakan lingkungan yang paling dekat dimana seseorang melakukan interaksi secara lebih intensif. Sikap konsumen terhadap sebuah produk atau jasa dari pengaruh keluarga cenderung terbentuk berdasarkan pengalaman terkait kecocokan yang dipengaruhi oleh orang terdekatnya.
3. Teman Sebaya
Teman sebaya memiliki peranan yang cukup besar dalam pembentukan sikap seseorang terutama pada anak – anak yang dipengaruhi melalui penerimaan yang bersifat positif terkait produk atau jasa yang bersumber dari teman – teman.
4. Pemasaran Langsung
Penawaran secara langsung baik itu yang dilakukan oleh perusahaan terhadap suatu produk atau jasa memberikan pengaruh terhadap pembentukan sikap seseorang yang mendapatkan banyak informasi misalnya melalui telepon atau surat.
5. Tayangan Media Masssa
Merupaka sarana yang berperan sangat penting dalam proses pembentukan sikap. Oleh Karena itu perusahaan perlu mengetahui terkait media apa saja yang biasa dikonsumsi oleh target audience nya.
2.2.2.7 Target Pasar
Menurut Any Noor (2013, h. 236) target pasar adalah orang atau kelompok yang disasar untuk hadir ke sebuah event, meskipun pada kenyataannya banyak sekali target pasar yang tidak hadir pada event yang diselenggarakan, tetapi mereka dapat melihat event melalui media. Untuk mengetahui target pasar dari sebuah event, berikut adalah beberapa pertanyaan kunci yang perlu dijawab :
1. Apakah event yang diselenggarakan diperuntukkan bagi kalangan tertentu atau masyarakat secara umum?
2. Pada rentang usia berapa event yang diselenggarakan akan menarik perhatian pengunjung?
3. Apakah event yang diselenggarakan menarik kelompok tertentu?
4. Dapatkah Event organizer mengidentifikasi segmen pasar atau kelompok yang berbeda?
5. Apakah segmen yang berbeda berpengaruh terhadap perbedaan harga juga?
Any Noor (2013, h.241) menjelaskan terdapat beberapa hal yang menjadi harapan pengunjung ketika hadir pada sebuah event, yaitu :
1. Manfaat apa yang didapat dengan menghadiri event atau nilai apa yang akan di dapat dari event yang didatangi
2. Pengalaman yang menyenangkan, menghibur, dan memberikan edukasi serta pengetahuan
3. Lokasi tempat penyelenggaraan event dengan jarak tempat tinggal pengunjung 4. Ketersediaan alat transportasi yang dapat digunakan, termasuk penggunaan jenis transportasi yang lainnya misalnya transportasi udara dan fasilitas pendukung lainnya.
5. Kemudahan untuk mencapai tempat diselenggarakannya event dari berbagai tujuan asal, berhubungan dengan tingkat kepadatan jalan raya dan akses jalan lainnya.
6. Area parkir yang cukup memadai mempertimbangkan jumlah pengunjung yang diharapkan hadir
7. Pengelolaan event dilakukan secara professional, amatir, atau dikelola oleh sukarelawan. Biasanya pengelolaan yang baik memiliki nilai yang sepadan dengan jumlah anggaran yang dikeluarkan
8. Staf yang bekerja pada event harus memiliki pengetahuan yang baik, berkomitmen yang tinggi dan antusias terhadap kegiatan event
9. Nilai anggaran yang dikeluarkan (value) sebanding dengan keuntungan dari
event yang diselenggarakan
10. Ketersediaan fasilitas yang mendukung event menjadi memiliki nilai lebih, misalnya interaksi yang intens dengan pengunjung, pencahayaan dan tata suara yang disesuaikan dengan tema event. Dan penggunaan teknologi pada
event bisa memberi pengalaman tersendiri kepada pengunjung.
11. Kemudahan memperoleh informasi atau jawaban atas setiap pertanyaan pengunjung mengenai event
12. Kemudahan membeli tiket dan fasilitas lainnya yang berkaitan dengan event 13. Ketersediaan fasilitas lain yang diperlukan pengunjung dalam event.