INSTITUSI DOSEN
4.1. MANAJEMEN FINANSIAL
Penyelenggaraan PS TF yang akan dilaksanakan secara terintegrasi,berkualitas standar (nasional dan internasional) dan berkesinambungan merupakan suatu tuntutan yang harus diperhatikan oleh seluruh civitas akademika. Banyak faktor baik internal dan eksternal yang akan mempengaruhi kinerja penyelenggaraan PS TF termasuk diantaranya terkait isu manajemen finansial,karena hal itu akan sangat berkaitan dengan banyak aspek, yakni aspek investasi awal untuk pengadaan dan pengembangan infrastruktur dan fasilitas lainnya (baik yang termasuk perangkat keras dan perangkat lunak), aspek pembiayaanpembiayaan rutin (contohnya gaji rutin pegawai, laboran, dan pengelola lainnya; biaya rutin bahan habis perkantoran dan aktifitas perkuliahan); biaya pelaksananan riset dan kegiatan-kegiatan publikasi, biaya penyelenggaraan workshop/seminar/konferensi baik level nasional dan internasional, biaya-biaya kunjungan singkat di dalam negeri dan luar negeri untuk menjalin kerjasama yang saling menguntungkan (contohnya double degree, kerjasama riset, short visiting researcher/lecturer, dan kegiatan-kegiatan pertukaran mahasiswa, kegiatan magang staf di indsutri atau universitas); serta pembiayaan-pembiayaan teknis terkait operasional dan pemeliharaan; biaya pengurusan license resmi sejumlah perangkat lunak pendukung kegiatan riset dan edukasi yang lebih mutakhir yang dibutuhkan oleh civitas akademika Universitas Kartini Surabaya dan atau lainnya.
4.1.1. Kebutuhan Dana Investasi
Untuk menjamin kelancaran operasional penyelenggaraan PS TF, kebutuhan dana investasi awal tidaklah dibutuhkan untuk tahapan pelaksanaannya, paling tidak hingga tahun kedua fase implementasinya dikarenakan sejumlah kondisi faktual yang sangat kondusif dan mendukung seperti dijelaskan berikut ini.
PS TF dapat menggunakan sarana dan prasarana yang ada di Jurusan Industri, FTI atau Laboratorium Teknik Informatika FTI Universitas Kartini Surabaya maupun program studi lainnya. Program Studi Industri dan Teknik Informatika saat ini memiliki sarana/prasarana gedung perkuliahan berlantai tiga dan satu gedung laboratorium yang representative serta dilengkapi tempat parkir yang luas, baik untuk kendaraan roda empat maupun kendaraan roda dua.
Kegiatan perkuliahan dan penelitian PS TF masih dapat ditunjang dengan berbagai fasilitas-fasilitas standar dan berkualitas sangat baik yang dimiliki oleh FTI umumnya dan khususnya Jurusan Teknik Industri dan Teknik Informatika baik berupa fasilitas fisik seperti gedung dan perlengkapannya yang berlokasi di Kampus Universitas Kartini Surabaya maupun bentuk dukungan yang penuh dari seluruh civitas akademika.
Dukungan yang kuat akan bertambah baik bagi kesuksesan penyelenggaraan PS TF apabila di masa yang akan datang, sejalan dengan program pengembangan kampus tersebut akan terdapat sejumlah perbaikan kinerja terutama dari kualifikasi staf pengajar/peneliti, pemutakhiran perangkat-perangkat laboratorium (hardware dan software) yang diperuntukkan untuk keperluan
laboratorium pendidikan dan laboratorium riset, serta perbaikan mutu infrastruktur dan fasilitas- fasilitas akademik dan riset.
Selain itu adanya ketersediaaan pendanaan dari DIKTI, Kementrian Pendidikan Nasional dan Kebudayaan seperti program S3, program pemagangan/recharging program untuk kalangan peneliti/pengajar, hibah bantuan seminar/wokshop internasional, hibah bantuan penulisan Disertasi, ketersediaan akses jurnal atau artikel ilmiah yang terakreditasi/bertaraf internasional yang ada di Universitas Kartini Surabaya dan DIKTI, serta berbagai hibah riset lainnya merupakan suatu aset yang sangat penting dan mendukung program penyelenggaraan PS TF.
Kesemuanya dapat dioptimalisasikan penggunaannya bagi penunjang keberhasilan pelaksanaan PS TF selama kurun 2 hingga 3 tahun pertama. Berdasarkan pertimbangan bahwa PS TF hanya memanfaatkan dan mengoptimalkan penggunaan sarana/prasarana yang ada, maka PS TF tidak membutuhkan dana investasi awal untuk dapat berjalan. Tetapi, untuk lebih menjamin “Image” and “Quality” dari PS TF supaya dapat berperan aktif dalam aktifitas TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI dikancah nasional maupun internasional kebutuhan akan adanya aksi-aksi diversifikasi sumber pendanaan bukan hanya semata-mata berasal dari SPP mahasiswa tetapi juga sejumlah grant-grant kompetitif untuk perbaikan mutu pendidikan dan riset akan terus ditelusuri dan dikerjakan atau juga berusaha mencari link-link pendanaan lain yang berasal baik dari dalam negeri dan luar negeri di masa- masa yang akan datang.
4.1.2. Kebutuhan Dana operasional dan pemeliharaan
Pembiayaan proses pembelajaran dan administratif pendidikan sebagian besar diperoleh dari mahasiswa peserta didik. Dan mekanisme pengelolaan anggarannya dikendalikan Biro Keuangan Universitas yang dikelompokkan dalam Biaya Akademik, Biaya Operasional dan Biaya Investasi.
Untuk menggambarkan mekanisme pembiayaan Program Studi Teknik Informatikasecara lengkap yang mendistribusikan seluruh komponen penerimaan dan pengeluaran dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 4.1.
Pengelolaan penerimaan dan pengeluaran yang memungkinkan terjadi saldo yang dapat digunakan untuk proses keberlanjutan program studi ini dijelaskan dalam perhitungan sampai dengan 5 tahun. Tahun ke-6 sampai dengan ke-10 diproyeksikan sudah mencapai kondisi stabil dalam masalah pendanaan program studi ini. Secara detil “proyeksi cash-flow” dijelaskan dalam lampiran 10.
Pengembangan pola pembiayaan mandiri yang direncanakan untuk membentuk laboratorium mandiri, diusulkan beberapa kerjasama yang akan dilakukan antara Kaprogdi bersama dengan beberapa stakeholder. Sebagai proyeksi percontohan adalah pengelolaan laboratorium komputer grafis yang dapat dimanfaatkan sebagai pemegang lisensi desain terhadap klien pihak ketiga yang akan diajak kerjasama. Nilai kontrak yang diberikan akan dikelola secara mandiri untuk pengembangan laboratorium.
Kebijakan Pengelolaan Dana Program Studi Dikaitkan Dengan Anggaran Univeritas
Sumber dana yang digunakan untuk membiayai pendidikan, penelitian, sarana dan prasarana serta investasi sumber daya manusia dan lainya adalah bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan sesuai program Tridharma Perguruan Tinggi yang bermutu tinggi.
Jumlah dana yang diperlukan untuk pembiayaan proses pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat serta sarana dan prasarana mencukupi keperluan operasional dan pengembangan, penggunaan dana dan pengelolaan dana dilakukan secara transparan dan akuntabel serta dilakukan audit oleh auditor. Dana yang diterima fakultas dapat berasal dari :
a. Mahasiswa
b. PT. Sendiri/Yayasan c. Hibah DIKTI d. Kerja sama.
Setiap tahun Pimpinan Fakultas Sipil dan Perencanaan (FTI) bersama Ketua Program Studi se-FTI beserta Kepala Laboratorium secara aktif membuat
- Program kerja dan merumuskan pengembangan program - Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).
RKA unit kerja merupakan bagian dari RKA universitas, setiap pimpinan unit bertugas dan berwenang melaksanakan RKA masing-masing unit sesuai aturan dan prosedur berlaku.
- Dalam pelaksanaannya, untuk kegiatan pengembangan unit mengajukan proposal, kemudian dipertanggung jawabkan kepada Wakil Rektor.
- Sebagai kontrol, tiap triwulan pimpinan fakultas membuat laporan tentang pelaksanaan program - Evaluasi program, dibahas dalam rapat pimpinan Fakultas Teknologi Industri.
Apabila dalam pelaksanaan program ada kegiatan mengalami kekurangan dana, maka ketua program mengajukan permohonan anggaran disertai alasannya, atas persetujuan pimpinan dilakukan proses pengalihan dana.
Dalam pelaksanaan RKA setiap program/kegiatan harus diperhatikan enam faktor (sesuai rencana strategis Universitas Kartini Surabaya 2007-2012) berikut ini:
1. Terpusat pada Visi dan Misi
Kegiatan yang dilaksanakan hendaknya merupakan penjabaran lebih lanjut dari pencapaian Misi Universitas.
2. Kebutuhan
Kegiatan yang diselenggarakan hendaknya sesuai kebutuhan dalam pengembangan unit terkait.
3. Kualitas
Kegiatan yang diselenggarakan hendaknya memperlihatkan peningkatkan kualitas yang tinggi.
Pemanfaatan sumberdaya hendaknya dapat secara efektif mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan disepakati, dengan memperhatikan keseimbangan antara kualitas,terpusat pada misi, dan kebutuhan.
5. Efisiensi
Pemanfaatan sumberdaya untuk menyelenggarakan suatu kegiatan hendaknya dilaksanakan dengan efisien.
6. Faktor eksternal
Universitas harus tanggap terhadap persyaratan yang ditentukan oleh lembaga pemerintah.
4.1.3. Penerimaan Internal
Penerimaan internal PS TF berasal dari dana SPP yang diterima dari mahasiswa PS TF sebesar Rp. 3.000.000,- persemester/orang, Sumbangan Uang Pangkal Rp. 2.000.000,-/Orang, Biaya Kuliah Per-SKS Rp. 750.000,- dan IKOMA Rp. 200.000,- /Orang. Dengan asumsi bahwa jumlah mahasiswa yang diterima setiap tahun rata-rata 60 orang dengan waktu penyelesaian 4 tahun (8 semester) maka total penerimaan untuk satu angkatan sebesar:
SPP Per-Tahun + Sumbangan Uang Pangkal + Biaya Kuliah Per-SKS + IKOMA + Lab Proses Cetak + Laboratorium
Penyusunan Rencana Anggaran
Pada awal penyusunan anggaran untuk tahun berikutnya, Program Studi mendapatkan panduan yang digunakan untuk penyusunan anggaran. Berdasarkan panduan tersebut, Program Studi akan merumuskan arah pengembangan dan kebijakan tahun depan melalui rapat Program Studi. Selanjutnya hasil rapat akan diterjemahkan dalam bentuk program-program kegiatan tahun depan yang mendukung arah pengembangan Program Studi. Program kegiatan tersebut akan diubah
dalam bentuk program anggaran yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi, para Kepala Laboratorium dan dosen pengusul kegiatan. Selanjutnya hasil anggaran tersebut akan dibahas pada Lokakarya atau Rapat Program Studi untuk finalisasi dan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan. Hasilnya diserahkan kepada Fakultas untuk dibahas pada tingkat Fakultas. Jika Fakultas memiliki masukan atau perbaikan terhadap rencana anggaran Program Studi maka akan dilakukan revisi oleh Ketua Program Studi dan perbaikan tersebut di bahas kembali pada rapat Program Studi. Hasilnya diserahkan kembali ke Fakultas untuk mendapatkan persetujuan dan digabungkan untuk anggaran Fakultas. Selanjutnya rencana anggaran Fakultas tersebut diserahkan kepada Universitas.
Pengelolaan Dana
Setelah Program Studi mendapatkan informasi berkaitan dengan disetujui atau tidaknya rencana kegiatan dan anggaran yang diajukan, maka Program Studi mulai melakukan pengajuan dana ke Fakultas sesuai dengan jadwal pelaksanaan kegiatan. Setelah kegiatan dilakukan maka Program Studi memberikan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana, dan jika ada sisa dana diserahkan kepada Fakultas. Pengalihan anggaran dapat dilakukan jika suatu kegiatan mengalami kekurangan dana. Prosesnya dilakukan dengan pengajuan permohonan pengalihan anggaran oleh Program Studi ke Fakultas disertai dengan alasan pengalihannya.
4.1.4. Penerimaan Ekternal
Penerimaan eksternal PS TF diharapkan dari sumber-sumber dana lainnya berupa sumbangan dari perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepekaan terhadap pendidikan, bantuan tidak tetap lainnya yang sifatnya tidak mengikat. Ketersediaan dana untuk meningkatkan mutu pendidikan direncanakan akan terus dievaluasi dan akan diadakan terobosan-terobosan penting lainnya untuk peningkatan secara berkesinambungan. Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan (FTI) yang sudah melakukan kerjasama dengan pihak luar seperti Instansi Pemerintah Daerah (Bappeda) di wilayah PT. Freeport Indonesia Company, PT. Kaltim Prima Coal, Assosiasi Pengusaha Jasa Konstruksi, CV. Mekar Hadi Suryo, dan Asosiasi
kontraktor Listrik Indonesia, LPJKD dan lain-lain yang besarnya penerimaan belum diketahui karena masih dalam taraf penjajakan.
4.1.5. Sumber Pendanaan Program
Pendanaan dalam rangka pembukaan Program studi Teknik Informatika ini terdiri dari pendanaan awal yang disiapkan oleh Universitas Kartini Surabaya dan juga pendanaan yang didapat dari mahasiswa peserta Program Studi Teknik Informatika. Secara garis besar, sumber penyelenggaraan Program Studi Teknik Informatika berasal dari sumber antara lain:
1. Yayasan Harapan Utama Surabaya Indonesia (YHUSI) yang menaungi Universitas Kartini Surabaya.
2. Penerimaan/ pembayaran SPP dari mahasiswa 3. Pihak ketiga.