BAB IV : GAMBARAN LOKASI KAJIAN
5.1. Manajemen Perusahaan Yang telah Menerapkan ISO 9001
Waktu, sub bidang yang dilakukan melalui penerapan ISO 9001, dan klasifikasi perusahaan di 10 perusahaan yang dijadikan sampel relatif sama. Hal tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel. 4. Waktu Pelaksanaan, Sub Bidang yang di ISO 9001 dan Klasifikasi Perusahaan Jasa Konstruksi.
No Nama Perusahaan Waktu Penerapan Sub Bidang Klasifikasi Perusahaan
1 PT. Hasrat Tata Jaya 01 Februari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 2 PT. Johanes Aneka Kontraktor 02 Januari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 3 PT. Bina Riau Jaya 06 Januari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 4 PT. Usaha Kita Lestari 01 Mei 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 5 PT. Dharma Abdi Primaju 01 agustus 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 6 PT. Dharma Abdi Group 07 Februari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 7 PT. Semangat Hasrat Jaya 4 Januari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 8 PT. Bangun Purba Satahi 4 Juni 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 9 PT. Ranah Katialo 21 Februari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil 10 PT. Indra Sejati 12 Februari 2002 Jalan Dan Jembatan Bukan Usaha Kecil
Proses penyiapan penerapan ISO 9001 pada sepuluh perusahaan tersebut memakan waktu sekitar enam bulan. Keberhasilan pelaksanaan ISO 9001 di masing- masing perusahaan tersebut ditentukan oleh beberapa faktor yaitu: Sistem manajemun
mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumberdaya, realisasi produk, pengukuran analisis dan peningkatan.
Berdasarkan hasil interview dari beberapa manajemen perusahaan didapat informasi tentang sistem manajemen mutu yang dimiliki oleh perusahaan-perusahaan tersebut meliputi beberapa faktor diantaranya: pengendalian dokumen, pengendalian catatan, dan penetapan dan pemeliharaan pedoman mutu. Sistem manajemen mutu akan memberikan kemampuan kepada perusahaan atau organisasi dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapasitas bisnis. Dengan adanya sistem manajemen mutu diharapkan perusahaan-perusahaan akan lebih terbantu dalam mencapai, mempertahankan dan meningkatkan mutu produk atau layanan yang disediakan secara ekonomis. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu untuk dapat bertindak dengan lebih baik dibanding sebelumnya.
Tanggung jawab manajemen dalam penerapan ISO 9001 pada kesepuluh perusahaan meliputi beberapa faktor yaitu: sasaran mutu, kebijakan mutu, pedoman mutu (profil perusahaan, ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu, struktur organisasi, audit internal dan eksternal, fokus pelanggan, dan persyaratan standar yang tidak diterapkan).
Sedangkan manajemen sumberdaya yang juga dijadikan faktor penentu dalam keberhasilan pelaksanaan ISO 9001 meliputi beberapa faktor yaitu: sumberdaya manusia, infrastruktur dan lingkungan kerja. Selain manajemen sumberdaya, realisasi produk juga merupakan faktor penentu dalam pelaksanaan ISO 9001 yaitu meliputi perencanaan produk, proses yang berhubungan dengan pelanggan, pembelian, pengukuran analisis dan peningkatan yang terdiri dari pemantauan dan pengukuran produk, pemantauan dan pengukuran proses, pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan, pengendalian sistem manajemen mutu, pengendalian produk yang tidak sesuai, analisis data, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, peninjauan dan penyempurnaan sistem manajemen mutu.
Kebijakan mutu merupakan salah satu tekad direksi dan seluruh karyawan/karyawati perusahaan tersebut untuk memuaskan pelanggan dan pihak- pihak yang terkait dengan cara: memberikan pelayanan dan menyediakan produk
yang sesuai dengan permintaan pelanggan serta tepat waktu, mengutamakan kesehatan dan keselamatan kerja, memenuhi peraturan yang berlaku, melakukan perbaikan secara berkesinambungan (continual improvement).
Di perusahaan jasa kontruksi ini persyaratan-persyaratan standar yang tidak dapat diterapkan adalah: klausul 7.3 ISO 9001:2000 (perancangan dan pengembangan). Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena semua perancangan telah ditetapkan oleh pemberi jasa (owner). Klausul 7.5.2 ISO 9001:2000 yaitu pembenaran proses untuk produksi dan pembenaran jasa. Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan/spesifikasi owner dapat diverifikasi atau dipantau pada setiap tahapan proses.
Manajemen sumberdaya merupakan faktor penentu dalam keberhasilan pelaksanan ISO pada kesepuluh perusahaan tersebut. Manajemen sumberdaya meliputi merencanakan, menetapkan dan menyediakan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu untuk menjamin terpenuhinya persyaratan pelanggan dan pihak-pihak yang terkait lainnya.
Sumberdaya manusia merupakan salah satu faktor dari manajemen sumberdaya diatas, tercermin dari personil-personil yang melakukan pekerjaan yang dapat mempengaruhi mutu, serta memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang memadai. Pelatihan selalu direncanakan, di identifikasi dan dilaksanakan atas pertimbangan relevansi serta kontribusinya terhadap pencapaian sasaran-saran mutu. Hasil-hasil pelatihan di evaluasi untuk memastikan efektifitas pelaksanaannya. Seluruh catatan yang berkaitan dengan kompetensi personil disimpan dan dipelihara dengan baik.
Realisasi produk terdiri dari: perencanaan produk, proses yang berhubungan dengan pelanggan, pembelian, dan pengukuran analisis dan peningkatan merupakan tiga faktor yang menjadi bagian dari realisasi produk untuk memenuhi syarat dalam pelaksanaan ISO 9001.
Masing-masing faktor ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Perencanaan Produk
Perencanaan produk adalah merencanakan dan mendokumentasikan sistem manajemen mutu yang merupakan kerangka untuk menjamin kesesuaian persyaratan pelanggan bahwa pengendalian bahan, proses dan kegiatan pemeriksaan produk telah dilakukan dengan baik. Manajemen melakukan tinjauan untuk memastikan bahwa realisasi produk telah konsisten dengan perencanaan.
2. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
Proses yang berhubungan dengan pelanggan disini adalah semua kontrak/order ditinjau untuk menilai apakah persyaratan pelanggan cukup jelas dan mudah dimengerti, serta menilai apakah perusahaan cukup memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, termasuk dilakukannya komunikasi yang efektif dengan pelanggan.
3. Pembelian
Pembelian material dari pemasok yang dapat memenuhi persyaratan mutu, kesesuaian spesifikasi yang telah ditetapkan, waktu pemesanan sesuai kebutuhan, harga pembelian yang wajar. Informasi dan dokumen pembelian harus jelas dan lengkap yang menggambarkan material yang dipesan termasuk persyaratan mutunya, spesifikasi teknis, tanggal pengiriman dan harga pembelian. Hasil kerja pemasok selalu ditinjau dan dievaluasi.
Pelaksanaan penerapan pelatihan ISO 9001 pada perusahaan tersebut menetapkan perencanaan dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisa dan peningkatan yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian produk serta kesesuaian sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk meningkatkan terus- menerus efektivitas dari sistem manajemen mutu. Pemantauan, pengukuran dan analisa dilakukan melalui metode-metode yang dapat diterapkan, termasuk teknik- teknik statistika dan lainnya.
Pemantauan dan pengukuran produk dilakukan baik dari segi mutu, kesesuaian dengan persyaratan pelanggan, maupun dari segi keakuratan jumlah produk yang dipesan. Pemantauan dan pengukuran produk dilakukan mulai dari
pengadaan bahan material sampai produk siap dikirimkan ke pelanggan. Catatan hasil pengendalian dipelihara sebagai bukti atas pemenuhan persyaratan yang ditetapkan.
Selain itu untuk pemantauan dilakukan pada setiap mata rantai proses penerapan sistem manajemen mutu. Kriteria keberhasilan proses serta parameter kinerja ditetapkan dalam dokumen proses. Parameter kinerja untuk setiap proses digunakan sebagai dasar dalam penetapan sasaran mutu pada setiap bagian penerapan sistem manajemen mutu ini. Pemantauan dan pengukuran kinerja keberhasilan proses menjadi tanggung jawab kepala bagian, termasuk didalamnya analisis data-data hasil pengukuran.
Masing-masing perusahaan melakukan pemantauan atas kepuasan pelanggan, karena hal tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja perusahaan yang secara langsung akan berdampak terhadap revenue perusahaan. Pada dasarnya pemantauan kepuasan pelanggan dilakukan secara langsung dengan cara mengkomunikasikan setiap terjadi ketidaksesuaian. Selain itu perusahaan-perusahaan tersebut juga melakukan pemantauan kepuasan pelanggan dengan teknik-teknik statistik yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Wakil Manajemen (Management Representative).
Wakil Manajemen (Management Representative) bertanggung jawab untuk menyusun perencanaan audit internal, yang meliputi kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan pelaksana audit (auditor). Prosedur terdokumentasi telah ditetapkan untuk menjamin pelaksanaan audit internal. Pemantauan dan pengukuran Sistem manajemen mutu dilakukan melalui kegiatan audit internal.
Sampai saat ini kesepuluh perusahaan diatas telah menetapkan prosedur terdokumentasi yang memuat tatacara dan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mengambil keputusan apabila terjadi ketidaksesuaian agar proses pengendalian berjalan sesuai persyaratan yang ditetapkan.
Manajemen telah menetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan untuk memperagakan kesesuaian dan efektifitas serta evaluasi terhadap penyempurnaan sistem manajemen mutu secara berkesinambungan.
Tindakan perbaikan yang merupakan salah satu faktor pengukuran analisis dan peningkatan dalam pelaksanaan penerapan ISO 9001 di dalam perusahaan, ditetapkan melalui prosedur yang terdokumentasi. Dokumentasi ini memuat berbagai tindakan perbaikan yang telah dilakukan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian agar tidak terulang lagi. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan tindakan perbaikan telah ditetapkan, yaitu: meninjau ketidaksesuaian (termasuk setiap adanya keluhan pelanggan), menetapkan penyebab ketidaksesuaian, mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan guna memastikan tidak terulangnya ketidaksesuaian, menetapkan dan menerapkan tindakan perbaikan yang dibutuhkan, melakukan perekaman atas hasil tindakan perbaikan yang telah dilakukan, meninjau efektifitas tindakan perbaikan yang telah diterapkan.
Tindakan pencegahan juga dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam rangka menetapkan prosedur terdokumentasi tindakan pencegahan yang memuat tindakan untuk pencegahan apabila teridentifikasi atas potensi terjadinya ketidaksesuaian. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan tindakan pencegahan telah ditetapkan, yaitu: menetapkan potensi ketidaksesuaian dan penyebab-penyebabnya, mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan guna memastikan agar ketidaksesuaian tersebut tidak terjadi, menetapkan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan, melakukan perekaman atas hasil tindakan yang telah dilakukan, meninjau efektifitas tindakan yang telah diterapkan.
Perusahaan-perusahaan ini terus melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap efektivitas sistem manajemen mutu melalui peninjauan dan perbaikan-perbaikan kebijakan mutu, sasaran-sasaran mutu, hasil audit internal, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Hal ini dilakukan untuk mencapai peningkatan yang berkesinambungan yang merupakan sasaran strategis dalam rangka mempertinggi kinerja perusahaan dan kepuasan pelanggan serta pihak- pihak yang terkait lainnya.