Sekretaris Perusahaan
Corporate Secretary
Sekretaris Perusahaan memiliki misi untuk menetapkan, mengembangkan, mengarahkan dan menyusun strategi dalam pelaksanaan Investor Relation dan Corporate
Communication, implementasi Good Corporate Governance
serta administrasi kesekretariatan perusahaan, dengan tetap memperhatikan prinsip Standar Etika Perusahaan dan nilai-nilai Perusahaan.
Pembentukan Sekretaris Perusahaan dilaksanakan sejak bulan Juli 2003 pada saat Perseroan berubah menjadi perusahaan publik dan pengangkatannya oleh Direksi telah sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor: 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik.
Pada tahun 2015, posisi Sekretaris Perusahaan TEMAS Line dijabat oleh Marthalia Vigita. Beliau merupakan warga negara Indonesia, berusia 36 tahun. Menjabat sebagai Sekretaris Perusahaan sejak 6 Juni 2014 berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. 019/LGL/S.Kep-DIR/TE-JKT/VI/14 tanggal 6 Juni 2014, Marthalia adalah Sarjana di bidang Manajemen Keuangan, Universitas 17 Agustus 1945, Jakarta. Beliau bergabung dengan PT Pelayaran Tempuran Emas, Tbk. pada tahun 2003 sebagai Secretary to Director and Commissioners hingga tahun 2011, kemudian menjabat sebagai Asisten Corporate Secretary
(2011-2013). Sebelum berkarir bersama Perseroan, Marthalia Vigita pernah menjabat Secretary to Director PT Intraco Penta, Tbk. (2000-2003).
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan bertugas dan bertanggung jawab untuk:
1. Mengikuti perkembangan Pasar Modal, khususnya mengenai peraturan yang berlaku di Pasar Modal; 2. Memberikan keterangan kepada masyarakat (pemodal)
atas informasi yang berkaitan dengan kondisi Perseroan;
Corporate Secretary has the mission to establish, develop, direct and formulate strategy in the implementation of Investor Relation and Corporate Communication, Good Corporate Governance and corporate secretarial administration, while paying attention to the Company's Code of Conduct and corporate values.
The establishment of Corporate Secretary has been carried out since July 2003 at a time when the Company transformed into public company. The appointment by Board of Directors has been in accordance with Regulation of Financial Services Authority Number: 35/POJK.04/2014 about Corporate Secretary of Issuers or Public Companies. In 2015, Corporate Secretary of TEMAS Line was assigned to Marthalia Vigita. She is Indonesian citizen, 36 years old. Served as Company’s Corporate Secretary since June 6, 2014, based on Decree of Board of Directors No. 019/ LGL/S.Kep-DIR/TE-JKT/VI/14 on June 6, 2014. Marthalia holds Bachelor's degree in Financial Management, University of 17 Agustus 1945, Jakarta. She joined PT Pelayaran Tempuran Emas, Tbk. in 2003 as Secretary to Director and Commissioners until 2011, then served as Assistant to Corporate Secretary (2011-2013). Prior to join the Company, Marthalia Vigita served as Secretary to Director of PT Intraco Penta, Tbk. (2000-2003).
Duties and Responsibilities of Corporate Secretary
The Corporate Secretary’s duties and responsibilities are: 1. To keep updated with Capital Market development,
particularly regarding with Capital Market regulations; 2. To disseminate information of the Company’s condition
3. Memberikan masukan kepada Direksi untuk memenuhi ketentuan Pasar Modal;
4. Menjadi penghubung antara Perseroan dengan Pasar Modal dan masyarakat;
5. Menyiapkan daftar khusus yang berkaitan dengan Direksi dan Dewan Komisaris, baik dalam perusahaan tercatat dan ailiasinya.
6. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS);
7. Menyampaikan pelaporan atas hal-hal yang menyangkut kepatuhan, seperti pelaporan keterbukaan informasi atas kegiatan Perseroan, laporan keuangan, dan laporan tahunan kepada OJK dan Bursa Efek Indonesia.
Pelaksanaan Tugas Sekretaris Perusahaan Tahun 2015
Pelaksanaan Tugas Sekretaris Perusahaan Tahun 2015 Sesuai dengan fungsi Sekretaris Perusahaan, beberapa kegiatan yang dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan selama tahun 2015 adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan keterbukaan informasi yang perlu diketahui publik melalui Otoritas Jasa Keuangan dan Bursa Efek Indonesia, di antaranya:
a. Keterbukaan Informasi: Penjualan Saham oleh Temas Lestari sebanyak 9.180.512 lembar saham, pada tanggal 20 Januari 2015;
b. Keterbukaan Informasi: Penjualan Saham oleh Temas Lestari sebanyak 50.000.000 lembar saham, pada tanggal 29 Januari 2015;
c. Keterbukaan Informasi atas Penjelasan kenaikan volume transaksi dan kenaikan harga sebesar 0,69% pada tanggal 30 Januari 2015
d. Keterbukaan Informasi: Transaksi Hutang Ailiasi, tanggal 10 April 2015;
e. Keterbukaan Informasi: Transaksi Sewa Kantor dengan Ailiasi, pada tanggal 3 September 2015. f. Keterbukaan Informasi: Pindah Alamat Kantor,
tanggal 21 September 2015;
g. Keterbukaan Informasi: Transaksi Perjanjian Hutang Piutang Entitas Anak Perseroan (Anemi-RG), pada tanggal 3 November 2015;
h. Keterbukaan Informasi: Pengunduran Diri Anggota Komite Audit Perseroan, tanggal 11 November 2015;
i. Keterbukaan Informasi atas Penjelasan kenaikan volume transaksi dan kenaikan harga saham sebesar 16,07% pada tanggal 10 November 2015; j. Keterbukaan Informasi: Pembelian 1 Unit Kapal 2nd
Hand, tanggal 16 November 2015
k. Keterbukaan Informasi: Penetapan Susunan Komite Audit Perseroan, tanggal 16 November 2015.
3. To provide inputs to Board of Directors to meet the conditions of Capital Market;
4. To be a liaison between the Company with Capital Market and public;
5. To prepare a special list of the Boards of Directors and Commissioners, both within Registered Company and its afiliates.
6. To be responsible for organizing General Meeting of Shareholders (GMS);
7. To deliver reports of compliance, such as information disclosure of the Company's activities, inancial statements, and annual reports to OJK and Indonesia Stock Exchange.
Implementation of Duties of Corporate Secretary in 2015
In accordance with Corporate Secretary function, some activities carried out by Corporate Secretary in 2015 are as follows:
1. Disclosed information to the public through Financial Services Authority and Indonesia Stock Exchange, including:
a. Information Disclosure: Stock sale by Temas Lestari as much as 9,180,512 shares, on January 20, 2015;
b. Information Disclosure: Stock sale by Temas Lestari as much as 50,000,000 shares on January 29, 2015; c. Information Disclosure over Explanation of increase
in trading volume and rising price of 0.69% on January 30, 2015;
d. Information Disclosure: Afiliate Debt Transaction on April 10, 2015;
e. Information Disclosure: Ofice Lease Transaction with Afiliates on September 3, 2015;
f. Information Disclosure: Change of Ofice Address on September 21, 2015;
g. Information Disclosure: Transaction on Agreement of Subsidiaries’ Debt Receivables (Anemi-RG) on November 3, 2015;
h. Information Disclosure: Resignation of a member of the Company’s Audit Committee on November 11, 2015;
i. Information Disclosure over Explanation of increase in trading volume and rising stock price of 16.07% on November 10, 2015;
j. Information Disclosure: Purchase of 1 Unit of 2nd Hand Vessel on November 16, 2015;
k. Information Disclosure: Settlement of the Company’s Audit Committee composition on November 16, 2015.
TATA KELOLA PERUSAHAAN Good Corporate Governance
Laporan Tahunan
PT Pelayaran Tempuran Emas Tbk 84
2. Menyampaikan Laporan Berkala kepada Otoritas Jasa Keuangan dan Bursa Efek Indonesia secara tepat waktu, di antaranya:
a. Laporan kepemilikan saham setiap bulan b. Laporan Keuangan per 31 Desember 2014
(yang telah diaudit)
c. Laporan Keuangan per 31 Maret 2015 (yang tidak diaudit)
d. Laporan Tahunan 2014
e. Laporan Keuangan per 30 Juni 2015 (yang tidak diaudit)
3. Penyelenggaraan dan Dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham dan Paparan Publik, di antaranya: a. Menyampaikan Pemberitahuan Rencana Rapat
Umum Pemegang Saham Tahunan dan Luar Biasa kepada Otoritas Jasa Keuangan dan Bursa Efek Indonesia;
b. Mengeluarkan Iklan Pemberitahuan, Panggilan, dan Hasil Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan Luar Biasa di Harian Bisnis Indonesia;
c. Menyampaikan Rencana dan Jadwal, Materi, dan Hasil Paparan Publik kepada Otoritas Jasa Keuangan dan Bursa Efek Indonesia;
d. Melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan Luar Biasa, serta Paparan Publik pada tanggal 26 Juni 2015, bertempat di Gedung Bursa Efek Indonesia, Jakarta;
e. Menyampaikan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (Akta No. 96) dan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (Akta No. 97) kepada Otoritas Jasa Keuangan dan Bursa Efek Indonesia;
f. Menyampaikan jadwal dan tata cara pembagian dividen untuk tahun buku 2014;
g. Melakukan koordinasi dengan Biro Administrasi Efek dan Kustodian Sentral Efek Indonesia untuk pelaksanaan pembagian Dividen
4. Melaksanakan dan mendokumentasikan hasil Rapat Gabungan Direksi dan Dewan Komisaris. Selama tahun 2015 Direksi dan Dewan Komisaris telah melaksanakan rapat sebanyak 13x.
5. Mengeluarkan Release terkait dengan beberapa kejadian di dalam Perseroan, di antaranya:
a. Press Release terkait dengan dibukanya rute Surabaya-Palu.
b. Release terkait dengan insiden jatuhnya muatan KM Spring Mas di Laut Banda.
2. Delivered Periodic Report to Financial Services Authority and Indonesia Stock Exchange in a timely manner, including:
a. Report of monthly share ownership
b. Financial Statements as of 31 December 2014 (audited)
c. Financial Statements as of 31 March 2015 (unaudited)
d. Annual Report 2014
e. Financial Statements as of 30 June 2015 (unaudited)
3. Organized and Documented General Meeting of Shareholders and Public Exposure, including:
a. Notifying the Plan of Annual and Extraordinary General Meeting of Shareholders to Financial Services Authority and Indonesia Stock Exchange; b. Publishing an Advertisement of Notiication,
Invitation, and Results of Annual and Extraordinary General Meeting of Shareholders in Bisnis Indonesia Daily;
c. Delivering the Plan and Schedule, Contents, and Results of Public Exposure to Financial Services Authority and Indonesia Stock Exchange;
d. Carrying out Annual and Extraordinary General Meeting of Shareholders, and Public Exposure on June 26, 2015, located in Indonesia Stock Exchange Building, Jakarta;
e. Delivering Minutes of Annual General Meeting of Shareholders (Deed No. 96) and Minutes of Extraordinary General Meeting of Shareholders (Deed No. 97) to Financial Services Authority and Indonesia Stock Exchange;
f. Delivering schedule and mechanism of dividend distribution for the year 2014;
g. Conducting coordination with Share Registrar and Indonesia Central Securities Depository for the execution of dividend distribution
4. Carried out and documented the results of Joint Meeting of the Boards of Directors and Commissioners. During 2015, the Boards have conducted 13 joint meetings. 5. Issued Releases related to several events within the
Company, such as:
a. Press Release for the opening of Surabaya-Palu route
b. Release of KM Spring Mas incident in Banda Sea. TATA KELOLA PERUSAHAAN
6. Melaksanakan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility – CSR), antara lain: a. Pemberian Dana Pendidikan kepada salah seorang
anak dari Crew di cabang Bitung
b. Pembuatan Buku Cerita Anak, yang nantinya akan didistribusikan kepada anak Sekolah Dasar kelas VI c. Renovasi kantor RW 08, Kelurahan Tanjung Priok,
yang berlokasi di belakang depo Tembang; serta memberikan sumbangan untuk pengadaan jack hammer
d. Ikut berpartisipasi dalam pengadaan 1 unit perahu layar yang diserahkan kepada PORLASI
7. Pembuatan Buku Pedoman Perilaku (Code of Conduct), dan Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) yang belum selesai dicetak, rencana akan didistribusikan kepada seluruh karyawan.
8. Pembuatan Laporan Tahunan 2015, proses yang telah dilakukan sebagai berikut:
a. Melakukan tender agency Annual Report, sebanyak 4 agency masuk menyerahkan design dan proposal.
b. Penulisan materi laporan manajemen
9. Melakukan tender Audit Laporan Keuangan untuk tahun buku 2015, sebanyak 7 Kantor Akuntan Publik yang diundang. Dari hasil seleksi telah diputuskan dalam Rapat Gabungan BOD dan BOC untuk tetap menggunakan Kantor Akuntan Publik EY.
10. Mengikuti beberapa acara yang diadakan oleh OJK, BEI dan AEI terkait dengan sosialisasi Penerapan Peraturan Capital Market yang baru, seperti:
a. Penerapan GCG pada perusahaan terbuka
b. Penerapan Peraturan BI No. 17/ 3/PBI/2015 tentang kewajiban penggunaan Rupiah
c. Sosialisasi KSEI tentang AKSES serta penerapan sangsi
d. Sosialisasi OJK terkait Buy back saham
e. Sosialisasi AEI terkait PUB, Penawaran Umum Berkelanjutan dengan HMETD dan Tanpa HMETD
f. Rapat anggota AEI dengan pembahasan ALF IDX dan Laporan Tahunan serta penetapan Pengurus AEI
Pelatihan Sekretaris Perusahaan
Selama tahun 2015, Sekretaris Perusahaan tidak mengikuti program pelatihan, namun pernah mengikuti beberapa seminar yang diselenggarakan oleh OJK dan IDX serta beberapa sosialisasi terkait peraturan Pasar Modal.
6. Implemented Corporate Social Responsibility (CSR), including:
a. Donation of Educational Fund to one of the Crew’s children in Bitung branch
b. Publishing Kid’s Storybook, which will be distributed to 6th Grade Elementary Students
c. Renovation of 08 Hamlet ofice, Urban Village of Tanjung Priok, located behind Tembang depo; and donation to procure jack hammer
d. Participation to procure 1 unit of sailboat to PORLASI
7. Prepared the Book of Code of Conduct and Good Corporate Governance that were uninished to print to be later distributed to all employees.
8. Prepared Annual Report 2015 with a process conducted as follows:
a. Organizing a selection of Annual Report agency from a number of 4 agencies after submitting design and proposal
b. Drafting contents of management report
9. Organizing a selection of Financial Statements Auditing for the iscal year 2015 from a number of 7 Public Accountant Ofices. The selection result decided in Joint Meeting of the BOD and BOC to remain hiring EY Public Accountant Ofice.
10. Attending some events organized by OJK, BEI and AEI concerning with socialization of Implementation of new Capital Market Regulations, such as:
a. GCG implementation in listed companies
b. Implementation of BI Regulation No. 17/3/PBI/2015 about the obligation to use Rupiah
c. KSEI Dissemination about AKSES sanction application
d. OJK Dissemination about share Buy back
e. AEI Dissemination about Shelf Public Offering, Shelf Public Offering with Preemptive Rights and without Preemptive Rights
f. Meeting of AEI Members to discuss ALF IDX, Annual Reports and settlement of AEI Management
Training for Corporate Secretary
During 2015, Corporate Secretary did not participate any training programs, but has attended several seminars organized by OJK and IDX as well as some socializations related to Capital Market regulations.
TATA KELOLA PERUSAHAAN Good Corporate Governance
Laporan Tahunan
PT Pelayaran Tempuran Emas Tbk 86
