BAB XII MEKANISME PENGELOLAAN HIBAH
G. MEKANISME PENGELOLAAN HIBAH LANGSUNG BENTUK JASA
1. Perjanjian Hibah
a. Draf Dokumen Kerja Sama (Kerangka Acuan Kerja) dari Unit Kerja yang sudah disetujui oleh Pengampu dan Asisten Utama atau Sekretaris Jenderal disampaikan kepada Kepala Biro Hukum, Kerja Sama dan Organisasi (Kelompok Kerja Sama).
b. Telaah draf Dokumen Kerja Sama (MoU atau lainnya) Biro Hukum, Kerja Sama dan Organisasi bersama unit kerja terkait.
c. Draf Final yang sudah disetujui oleh Ketua dan/atau Wakil Ketua Ombudsman.
d. Tanda tangan MoU oleh Ketua dan/atau Wakil Ketua Ombudsman yang dihadiri oleh Pengampu, Asisten Utama, Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro Hukum, Kerja Sama dan Organisasi (HKO).
e. Melampirkan dokumen pendukung (Kerangka Acuan Kerja, Rencana Biaya Anggaran dan Dokumen pendukung lainnya dari Unit Kerja (Keasistenan/ Kesekretariatan)).
2. Penatausahaan
Pengajuan Nomor Register kepada Kementerian Keuangan c.q.
Direktur Evaluasi Akuntansi dan Setelmen (EAS).
- 126 -
3. Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban
a. Pengajuan dari Unit Kerja kepada Biro HKO melalui Kelompok Kerja Sama.
b. Biro HKO menyampaikan usulan pengajuan kerja sama hibah kepada Pimpinan (Ketua, Wakil Ketua Ombudsman, Pengampu Biro HKO), dan Sekretaris Jenderal.
c. Usulan pengajuan kerja sama hibah mendapatkan persetujuan Pimpinan, Biro HKO melakukan penjajakan bersama Unit Kerja terkait dengan Pihak Pemberi Hibah.
d. Penyusunan dan pembahasan Kerangka Acuan Kerja dan Rincian Anggaran Biaya bersama pihak terkait.
e. Pengadministrasian dan penandatanganan Dokumen Kerja Sama oleh pihak terkait.
f. Pelaksanaan kegiatan.
g. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan* dari tiap Unit Kerja/PIC.
h. Penyampaian Laporan Pelaksanaan Kegiatan kepada Pimpinan (Ketua dan Wakil Ketua Ombudsman), Pengampu Biro HKO dan Sekretaris Jenderal.
i. Penyelesaian Berita Acara Serah Terima** (posisi akhir tahun anggaran donor) yang dikelola Ombudsman dan ditandantangani oleh Sekretaris Jenderal dan Pemberi Hibah, yang isinya termuat rincian pelaksanaan kegiatan (uraian kegiatan, nilai tiap paket/nilai hibah, waktu pelaksanaan, dan melampirkan TOR dan RAB).
4. Pelaporan dan Rekonsiliasi
a. Melaporkan kepada Pimpinan (Ketua dan Wakil Ketua Ombudsman), Asisten Utama dan Sekretaris Jenderal, tembusan kepada Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.
b. Melaksanakan rekonsiliasi Pengesahan Hibah dengan KPPN.
- 127 -
c. Membuat Berita Acara Konfirmasi dan Laporan Hasil Konfirmasi atas hibah yang telah selesai dilaksanakan setiap triwulan dan melakukan rekonsiliasi data dengan DJPPR.
2. Ombudsman Sebagai Beneficiary
Ombudsman sebagai penerima manfaat hanya melakukan proses sebagai berikut:
1. Perjanjian Hibah
a. Pengajuan dari Unit Kerja kepada Biro HKO melalui Kelompok Kerja Sama.
b. Biro HKO menyampaikan usulan pengajuan kerja sama hibah kepada Ketua, Wakil Ketua Ombudsman, Pengampu Biro HKO, dan Sekretaris Jendral.
c. Usulan pengajuan kerja sama hibah mendapatkan persetujuan Ketua, Wakil Ketua Ombudsman, dan Pengampu Biro HKO, Biro HKO melakukan penjajakan bersama Unit Kerja terkait dengan Pihak Pemberi Hibah.
d. Penyusunan dan pembahasan Kerangka Acuan Kerja dan Rincian Anggaran Biaya bersama pihak terkait.
e. Pengadministrasian dan penandatanganan Dokumen Kerja Sama oleh pihak terkait.
2. Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban
a. Pengajuan dari Unit Kerja kepada Biro HKO melalui Kelompok Kerja Sama.
b. Biro HKO menyampaikan usulan pengajuan kerja sama hibah kepada Ketua, Wakil Ketua Ombudsman, Pengampu Biro HKO, dan Sekretaris Jenderal.
c. Usulan pengajuan kerja sama hibah mendapatkan persetujuan Ketua, Wakil Ketua Ombudsman, dan
- 128 -
Pengampu Biro HKO, Biro HKO melakukan penjajakan bersama Unit Kerja terkait dengan Pihak Pemberi Hibah.
d. Penyusunan dan pembahasan Kerangka Acuan Kerja dan Rincian Anggaran Biaya bersama pihak terkait.
e. Pengadministrasian dan penandatanganan Dokumen Kerja Sama oleh pihak terkait.
f. Pelaksanaan kegiatan.
g. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan dari tiap Unit Kerja/PIC. Lampiran Format Laporan mengikuti Peraturan Ombudsman Nomor 53 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Ombudsman Republik Indonesia Format 17A.
h. Penyampaian Laporan Pelaksanaan Kegiatan kepada Pimpinan (Ketua dan Wakil Ketua Ombudsman), Pengampu Biro HKO dan Sekretaris Jenderal.
i. Penyelesaian Berita Acara Serah Terima (posisi akhir tahun anggaran donor) yang dikeluarkan oleh Pihak Pemberi Hibah ditandantangani oleh Sekretaris Jenderal dan Pemberi Hibah, yang isinya termuat rincian pelaksanaan kegiatan (uraian kegiatan, nilai tiap paket/nilai hibah, waktu pelaksanaan, dan melampirkan TOR dan RAB).
3. Pengesahan dan Pencatatan Hibah
a. Kepala Satker/KPA mengajukan SP3HL BJS (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga) dalam rangkap 3 (tiga) kepada DJPPR cq. Direktur EAS dengan melampirkan surat penetapan nomor register, BAST, dan SPTML. Pengesahan Hibah meliputi:
1) pengesahan pendapatan Hibah dalam barang atau jasa;
2) pencatatan beban jasa untuk pencatatan jasa yang bersumber dari Hibah dalam bentuk jasa; dan
- 129 -
3) pencatatan barang persediaan, aset tetap, dan/atau aset lainnya untuk pencatatan persediaan, aset tetap, dan/atau aset lainnya yang bersumber dari Hibah dalam bentuk barang.
b. Pencatatan hibah bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga sebagai berikut:
1) KPA mengajukan Memo Pencatatan Hibah Langsung Barang/Jasa/Surat Berharga (MPHL BJS) kepada KPPN mitra kerjanya dengan melampirkan surat penetapan nomor register, BAST, dan SPTMHL;
2) Atas dasar persetujuan MPHL BJS yang diterima dari KPPN, KPA membubuhkan belanja barang untuk pencatatan persediaan dari hibah/belanja modal untuk pencatatan aset tetap atau aset lainnya dari hibah.
3) Penerimaan Hibah Barang yang diterima oleh Ombudsman dari Kementerian Keuangan dan/atau Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan status pencatatan dalam aplikasi SIMAKBMN adalah Tranfer Masuk.
4) Penerimaan Hibah Barang yang diterima oleh Ombudsman dari selain huruf (c) status pencatatan dalam aplikasi SIMAKBMN adalah Hibah Langsung bentuk Barang.
4. Pelaporan dan Rekonsiliasi
a. Melaporkan kepada Pimpinan (Ketua dan/atau Wakil Ketua Ombudsman), Asisten Utama dan Sekretaris Jenderal, tembusan kepada Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.
b. Melaksanakan rekonsiliasi Pengesahan Hibah dengan KPPN.
c. Membuat Berita Acara Konfirmasi dan Laporan Hasil Konfirmasi atas hibah yang telah selesai dilaksanakan
- 130 -
setiap triwulan dan melakukan rekonsiliasi data dengan DJPPR.