KASI PEMANTAUAN, EVALUASI & PENGENDALIAN KUANTITAS
1. Membangun Pola Komunikasi atau sosialisasi program yang ada Sebagaimana yang dikutip Wiryanto (2007:7), menurut Harold D
Lasweell cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah “ dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who, Say, What, In Wich Channel. To Home, With What Effect. Memahami komunikasi berarti memahami apa yang telah terjadi selama komunikasi berlangsung, mengapa itu terjadi, manfaat apa yang dirasakan, akibat-akibat apa yang ditimbulan, apakah tujuan dan aktivitas berkomunikasi sesuai dengan apa yang diinginkan.(Amrin Tegar Sentosa, 2015: vol.3). Merujuk pada pengertian Ruben dan Steward mengenai komunikasi yaitu bahwa komunikasi adalh proses yang melibatkan individu-individu dalm suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan mencitakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain. Didalam komunikasi terbagi dua:
a. Komunikasi Verbal
Symbol atau pesan verbal adalah semuah jenis symbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Hampis semua rangsangan wicara yang kita sadari termasuk kedalam kategori pesan verbal disengaja, yaitu usaha-usaha yang dilakukan secara sadar untuk berhubungan dengan orang lain secara lisan. Bahasa verbal adalah sarana utama untuk menyatakan fikiran dan maksud kita. Bahasa verbal menggnakan kata-kata yang mempersentasikan sebagai aspek realitas individual kita.
b. Komunikasi Non Verbal
Istilah non-verbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi diluar kata-kata terucap dan tertulis. Pada saat yang sama kita harus menyadari bahwa banyak peristiwa dan perilaku non verbal ini ditafsirkan melaui symbol-simbol verbal. (Nabella Rundingan, 2013 :Vol 2. No. 1)
Dinas Kependudukan dan pencatatan sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar merupakan salah satu instansi pemerintah yang sangat penting bagi masyarakat dalam mengurus administrasi kependudukan termasuk pembuatan dokumen-dokumen penting lain yang harus ada. Sebagai pelayan masyarakat sudah seharusnya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat sehingga memudahkan masyarakat untuk memperoleh dokumen-dokumen penting yang diperlukan.
Dalam menetapkan suatu program Dinas Kependudukan dan pencatatan sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar memiliki SOP (Standar Operation Procedure) yang telah disusun sedemikian rupa dimana SOP (Standar operation Procedure) ini dibuat setiap tahunnya dengan harapan rencana atau program yang dibuat dapat berjalan lancar. Penyederhanaan dan pengembangan dilakukan sedemikian rupa agar terciptanya pelayanan yang prima.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Armen Yudi (Senin 7 Januari 2019) selaku kepala kesekretariatan pada Dinas Kependudukan dan pencatatan sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar. Peneliti menanyakan apa-apa saja program yang dilaksanakan Dinas Kependudukan dan pencatatan sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar dalam pelayanan masyarakat. Berdasarkan penjelasan bapak Armen Yudi, untuk meningkatkan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat perlu dilakukan program-program untuk memudahkan masyarakat dalam pembuatan dokumen-dokumen kependudukan.
Selanjutnya melalui wawancara lanjutan dengan Armen Yudi selaku Kepala Kesekretariatan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar bahwasanya Pogram tersebut harus dijalankan sesuai dengan SOP yang ditetapkan.. Salah satu bentuk program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar memililiki perpanjangan tangan dari nagari yang disebut dengan Petugas Registrasi Nagari dimana tugasnya adalah membantu
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar untuk memudahkan masyarakat mengurus administrasi kependudukan. Sehingga masyarakat tidak harus datang langsung ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar sehingga akan lebih menghemat waktu, memudahkan masyarakat apabila ada dokumen yang salah sehingga bisa cepat di perbaiki. Petugas registrasi nagari ini sendiri langsung dilantik oleh bupati dan dikeluarkan SK-nya serta diberikan pelatihan-pelatihan, pembinaan terkait dengan masalah kependudukan.
Selanjutnya melalui wawancara lanjutan dengan Armen Yudi selaku Kepala Kesekretariatan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar .Namun dalam menjalankan program tersebut terdapat kendala-kendala baik dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar langsung maupun perpanjangan tangan dari nagari-nagari. Di antaranya ketidak pedulian masyarakat untuk membuat dokumen-dokumen kependudukan karena mereka masih beranggapan itu tidak penting, selanjutnya latar belakang pendidikan masyarakat yang masih rendah sehingga pola pemikiran mereka masih belum luas terkait pentingnya admistrasi kependudukan, selanjutnya ada sebagian masyarakat yang memiliki keterbatasan atau bisa dikatan upnormal sehingga tidak memiliki dokumen-dokumen kependudukan, selanjutnya ada sebagian masyarakat yang sulit dijangkau. Dijangkau maksudnya disini adalah dari segi tempat tinggal atau bisa dibilang terisolir dikarena masyarakat kebanyakan hidup secara berkelompok, selanjutnya adalah kesadaran masyarakat untuk membuat dokumen kependudukan masih sangat rendah, kebanyakan masyarakat tersebut berurusan dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar apabila sudah dalam keadaan mendesak.
Selain itu dalam menjalankan program-program pelayanan terhadap masyarakat petugas registrasi nagari yang merupakan perpanjangan tangan
dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar tidak menjalankan tugasnya dengan baik seperti tidak ada himbauan kepada masyarakat baik secara lisan maupun tulisan untuk memberikan masukan bahwa pentingnya memiliki dokumen-dokumen kependudukan. Masalah lainnya adalah pergantian kepala nagari juga menjadi masalah dalam menjalankan program pelayanan masyarakat dikarenakan apabila pergantian kepala nagari otomatis akan ada pertukaran staf di nagari tersebut akan bertukar sehingga kepala nagari tidak melihat kopetensi apa yang dimiliki oleh aparatur nagari tersebut. Kebanyakan disini menggunakan politik yang tidak baik.Sehingga petugas registrasi nagari tidak terlalu paham akan tugasnya sebagai perpanjangan tangan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar.
Berdasarkan paparan di atas, menurut analisa penulis mengenai bagaimana cara membangun pola komunikasi atau sosialisasi program yang ada. Dalam upaya membangun pola komunikasi atau sosialisasi program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar telah melalukan upaya untuk mencapai pelayanan optimal kepada masyarakat yaitu memberikan program-program yang bertujuan supaya masyarakat lebih mudah, efesien dalam melakukan admistrasi kependudukan dibuktikan dengan adanya petugas registarsi nagari yang langsung dilantik untuk diberikan pemahaman, pengetahuan terkait dokumen kependudukan mulai dari pengetahuan tentang admistrasi kependudukan serta persyaratan pembuatan dokumen-dokumen kependudukan.Namun di sini dalam menjalankan program-program tersebut adanya masalah-masalah dilihat dari bentuk sosialisasi atau himbauan-himbauan yang masih minim sehingga kesadaran masyarakat atau keinginan masyakat untuk mengurus admistrasi kependudukan tidak ada.