KASI PEMANTAUAN, EVALUASI & PENGENDALIAN KUANTITAS
C. Mencapai Pelayanan yang Optimal
Keberhasilan suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh cara perusahaan tersebut memuaskan pelanggan, baik secara internal maupun eksternal yang di tuju. Perusahaan, sebagai individu dalam suatu sistem, memfokuskan kegiatan pada pelanggan eksternal agar dapat lebih efektif dan efesien dalam menjalankan kegiatannya . pada pihak lain, perusahaan sebagai suatu sistem, juga harus memuaskan pelanggan internal (karyawan) agar dapat memberikan layanan yang berkualitas, karena karyawan berfungsi sebagai produsen jasa. Pelayanan kepada pelanggan sebaiknya diarahkan kepada pelayanan yang berkesinambungan, bahkan sampai seumur hidup. Perusahaan sebainya memfokuskan aktifitas pada rantai nilai (value chain), yang dapat menghasilkan pelayanan yang berkualitas. Dengan berfokus kepada pelanggan perusahaan menjadi lebih efektif dan kepuasan pelanggan dapat dicapai optimal. (Alit Sarino, 2010: Vol. 9. No.9)
Untuk mencapai pelayan yang otimal diperlukan program-program yang tepat dan upaya yang bagus. Sebagaimana yang telah dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar dalam mewujudkan itu semua. Pelayanan merupakan sesuatu yang menjadi wajib dilaksanakan apabila berhubungan langsung dengan masyarakat, bagaimana bentuk-bentuk pelayan yang baik baik dari sikap, tindakan sehingga bisa membuat masyarakat nyaman sehingga tujuannya pun akan tercapai.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Arwis (Senin, 7 Januari 2019) selaku Kepala Bidang pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar. Penulis menanyakan perilal bentuk-bentuk efektifitas pelayanan dalam mencapai pelayanan yang optimal.Berdasarkan penjelasan bapak untuk meningkatkan efektifitas pelayan yang dilakukan adalah percepatan pelayanan. Percepatan yang dimaksud di sini adalah dimana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar berupaya melakukan pelayanan yang optimal sehingga masyakat tidak harus datang jauh-jauh ke Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar. Sehingga untuk mengantisipasi masalah itu telah dibentuk petugas registrasi nagari yang merupakan perpanjangan tangan dari kabupaten.
Pelayanan itu dimulai dari memverifikasi maksudnya dilakukan pengecekan persyaratan pada tingkat bawah kemudian falidasi dimana apabila persyaratan sudah sama maka baru diserahkan kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar kalau misalnya dalam persyaratan tersebut masih ada yang berbeda maka itu adalah tugas registrasi Nagari untuk mencocokkan apakah masih ada persyaratan yang masih belum lengkap.
Selanjutnya berdasarkan wawancara lanjutan dengan Arwis selaku Kepala Bidang Teknis kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar. .Artinya di sini apabila pada tingkat Nagari persyaratan yang diajukan sudah sesuai maka di Kabupaten tidak aka nada masalah. Namun apabila dokumen tersebut sudah sampai di Kabupaten masih akan tetap dilakukan ferifikasi dan falidasi. Artinya apabila petugas registrasi nagari sudah melakukan tugasnya dengan baik sesuai dengan SOP yang telah ditettapkan maka percepatan ferifikasi akan lebih terlihat. Sehingga masyarakat yang datang ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar tidak harus bolak balik. Disisi lain disini masyarakat akan datang ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar apabila dalam keadaan mendesak. Namun apabila masyarakat mempunyai kesibukan tidak bisa datang ke kabupaten maka cukup kenagari. Disinilah tugas dari petugas registrasi nagari untuk membantu membuat dokumen-dokumen yang diperlukan. Dan dalam proses tersebut tidak dipungut biaya apapun, dan petugas registrasi nagari akan datang ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar dalam kurun waktu satu kali seminggu.
Selanjutnya berdasarkan wawancara lanjutan dengan Arwis selaku Kepala Bidang Teknis kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUCAPIL) Kabupaten Tanah Datar. Bahwasanya Bentuk efektifitas pelayan lainnya yang dilakukan adalah dengan memberikan persyaratan yang optimal sebagai contoh apabila ada anak sekolah membuat akta kelahiran maka dalam pengajuan persyaratan akan dimintak ijazah dan kartu keluarga sebagai perbandingan. Jadi efektifitas akan tampak apabila pelayanan prima telah diwujudkan. Selajutnya kendala yang ditemui dalam meningkatkan efektifitas pelayanan adalah apabila ada pergantian Wali Nagari baru dimana kebiasaan wali nagari baru mereka melakukan perombakan perangkat nagari termasuk perangkat registrasi nagari sedangkan perangkat registrasi nagari tersebut belum mendapatkan bimbingan atau pelatihan sehingga masih ada kesalahan pada saat melakukan verifikasi dan validasi. Sehingga dari semua kendala atau masalah yang ada maka imbasnya adalah kepada pencapaian target yang belum optimal seperti pembuatan KK berdasarkan UU untuk pembuatan KK itu harus sudah 100% tetapi masih banyak yang belum memiliki KK begitupun dokumen-dokumen kependudukan lainnya.
Berdasarkan paparan di atas, menurut analisa penulis mengenai bagaimana meningkatkan efektifitas pelayanan dalam mencapai program. Bahwasanya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar dan setelah dilakukan wawancara dengan narasumber yang terkait. Intinya efektifitas pelayan yang diberikan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten. Tanah Datar sudah baik namun dalam aktualisasinya masih harus ada pembenahan baik dari segi manejerialisasi maupun teknis yang dilakukan.
Sehingga disini diperlukan pengawasan yang lebih optimal serta himbauan-himabuan yang secaran rutin dilakukan baik itu dari Dinas maupun perpanjangan tangan yang dilakukan oleh petugas registrasi nagari. Selanjutnya disini penulis masih melihat adanya kesenjangan antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah
Datar dengan aparatur nagari dimana pada saat masyarakat ingin membuat sebuah dokumen maka masih banyak kesalahan-kesalahan dalam persyaratan dokumen di akibatkan himabauan yang dilakukan tidak optimal ini berawal dari petugas registrasi yang tidak terlalu paham dengan tugasnya tersebut. Sehingga masyakarat sering bolak balik untuk melengkapi yang kurang sehingga ini menjadi salah satu pemicu masyarakat malas untuk membuat dokumen kependudukan dikarenan informasi yang diberikan berbelit-belit.
80 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pada focus masalah yang peneliti temukan, maka peneliti memberikan beberapa kesimpulan terkait penelitian yang peniliti lakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar, tentang Optimalisasi Manajemen pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar dalam pelayanan masyarakat. Pengoptimalan pelayanan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar sudah cukup baik dalam bentuk efektifitas pelayanan serta program yang dilaksanakan. Hal ini dapat dilihat dari program-program yang dilakukan salah satunya dengan membentuk yang namanya Petugas Registrasi nagari yang akan membantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar pengurusan admistrasi kependudukan.Dimana ini dapat membantu masyarakat sehingga masyarakat tidak harus datang ke kabupaten sehingga dapat menghemat waktu, tenaga maupun fikiran. Membentuk program-program dalam penataan admistrasi kependudukan diantaranya Membentuk yang namanya Petugas Registrasi Nagari yang merupakan perpanjangan tangan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar.
Selanjutnya untuk mencapai pelayanan yang optimal efektifitas pelayan yang diberikan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten. Tanah Datar sudah baik namun dalam aktualisasinya masih harus ada pembenahan baik dari segi manejerialisasi maupun teknis yang dilakukan. Selanjutnya disini penulis masih melihat adanya kesenjangan antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar dengan aparatur nagari dimana pada saat masyarakat ingin membuat sebuah dokumen maka masih banyak kesalahan-kesalahan dalam persyaratan dokumen di akibatkan himabauan yang dilakukan tidak optimal ini berawal dari petugas registrasi yang tidak
terlalu paham dengan tugasnya tersebut. Sehingga masyakarat sering bolak balik untuk melengkapi yang kurang sehingga ini menjadi salah satu pemicu masyarakat malas untuk membuat dokumen kependudukan dikarenan informasi yang diberikan berbelit-belit.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang diatas, maka peneliti memberikan saran sebagai bahan evaluasi antara lain sebagai berikut:
1. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tanah Datar sebagai instansi yang bertugas melayani masyarakat dalam proses admistasi kependudukan untuk lebih optimal lagi dalam melakukan pelayanan baik dari segi sikap dan tindakan yang dilakukan.
2. Selanjutnya dalam menjalankan program-program sebaiknya lebih diperhatian atau dilakukan pengawasan yang lebih optimal, diberikan himbauan atau sosialisasi akan pentingnya memiliki dokumen kependudukan. Baik ini ditujukan kepada petugas registrasi nagari sebagai perpanjangan tangan maupun kepada masyarakat itu langsung.
3. Membentuk manajerialisasi yang kokoh dan independen sebagai pelayan masyarakat secara sturuktural dan berkelanjutan demi mencapai pelayan yang optimal.
82