BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Mendeskripsikan Bagian, Data, Dokumen dan Prosedur
1. Mendeskripsikan Bagian-Bagian yang Terkait dalam Sistem Penggajian
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian pada Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilaksanakan oleh bagian Sumber Daya Manusia (SDM) atau Bagian Personalia yang bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan serta pemberhentian karyawan. Bagian Personalia juga bertanggung jawab dalam proses penggajian dan menyiapkan data untuk kelengkapan dokumen pendukung dalam biaya penggajian, serta bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen gaji pokok sesuai dengan pangkat/golongan dan jabatan karyawan, santunan sosial, kompensasi serta potongan atas keikutsertaan karyawan dalam organisasi tertentu.
b. Fungsi Pencatat Waktu Hadir
Fungsi pencatat waktu hadir bertanggung jawab untuk mencatat waktu hadir bagi semua karyawan Rumah Sakit Bethesda. Fungsi pencatat waktu ini dilakukan dengan menggunankan mesin presensi berupa fingerprint. Karyawan hanya perlu menempelkan ibu jarinya ke mesin fingerprint pada tempat yang telah disediakan,
dan otomatis mesin tersebut mencatat waktu hadir karyawan. Hal ini dilakukan pada saat karyawan masuk dan pulang kerja. Hasil presensi karyawan selama satu bulan di rekap pada masing-masing gugus tugas sebelum dikirimkan ke Bagian Personalia yang memegang fungsi penggajian. Mesin ini diletakkan di setiap lantai pada beberapa tempat di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang dapat dengan mudah dijangkau oleh karyawan.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk mencatat penghasilan karyawan dan potongan oleh karyawan. Pada Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta, fungsi ini dilaksanakan oleh bagian personalia. Daftar gaji merupakan dokumen terkomputerisasi yang berisi nama karyawan, nomor induk karyawan, gugus tugas karyawan yang bersangkutan, dan komponen gaji karyawan. Daftar gaji juga memuat total seluruh gaji karyawan per bagian yang akan diterima.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pension) serta mencatat biaya gaji ke dalam jurnal umum dan memposting ke buku besar. Selain itu, bagian akuntansi juga bertanggung jawab untuk membuat SPMU (Surat Perintah
Mengeluarkan Uang) yang ditujukan ke bagian keuangan untuk mencairkan gaji karyawan.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengeluarkan uang sesuai dengan SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) yang dibuat oleh bagian akuntansi. SPMU tersebut telah diteliti dan diverifikasi sesuai dengan daftar slip gaji masing-masing karyawan. 2. Mendeskripsikan Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem
Penggajian a. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat besarnya distribusi biaya tenaga kerja / biaya gaji yang dikeluarkan ke dalam masing-masing gugus tugas pada Rumah Sakit Bethesda. Jurnal Umum dibuat oleh bagian akuntansi. Berdasarkan pengamatan, pencatatan jurnal umum dilakukan secara manual
Kas xxx
Bank xxx (Mencatat kas keluar)
Gaji Karyawan xxx Biaya Adinistrasi xxx
Bank xxx (Mencatat transfer gaji karyawan)
b. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan pada periode tertentu. Pada Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta, kartu penghasilan sudah terkomputerisasi dan disebut sebagai Tabel Perhitungan Gaji. Tabel perhitungan ini merupakan catatan mengenai penghasilan yang diterima karyawan, prestasi kerja, jam kerja, tunjangan dan potongan-potongan oleh karyawan.
3. Mendeskripsikan Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
a. Daftar Gaji
Daftar gaji merupakan dokumen yang berisi nama karyawan, nomor induk karyawan, gugus tugas karyawan yang bersangkutan, dan komponen gaji karyawan. Daftar gaji juga memuat total seluruh gaji karyawan yang akan diterima.
b. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini diperlukan apabila ada karyawan yang mengalami perubahan gaji yang dikarenakan oleh adanya kenaikan pangkat. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Personalia dan diotorisasi oleh direktur utama.
c. Kartu jam hadir
Pada Rumah Sakit Bethesda, kartu jam hadir digantikan oleh fungsi presensi dengan sidik jari (fingerprint) yang nantinya akan direkap
setiap akhir bulan oleh masing-masing kepala gugus tugas. Data hasil olah presensi fingerprint ini memuat nama karyawan, nomor induk karyawan, jam karyawan tersebut hadir dan jam karyawan tersebut pulang.
d. Kartu Jam Kerja
Kartu jam kerja merupakan jadwal jam kerja karyawan setiap hari yang sudah diatur oleh tiap masing-masing gugus tugas selama periode tertentu.
e. Rekap daftar gaji
Rekap daftar gaji ini memuat kode gugus tugas, gugus tugas, gaji pokok, tunjangan khusus, tunjangan fungsional, tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan perbaikan, penghasilan lain, penghargaan kinerja, THR, upah lembur, jasa perawat, dan tunjangan peralihan.
f. Surat Pernyataan Gaji
Surat pernyataan gaji atau surat keterangan penghasilan ditujukan untuk menerangkan rincian jumlah gaji karyawan. Surat ini dibuat dan dikeluarkan oleh Bagian Personalia.
g. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan bukti pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian akuntansi. Kas yang dikeluarkan disesuaikan jumlahnya dengan daftar gaji yang dibuat oleh bagian personalia.
Bukti bank keluar ini merupakan dokumen tambahan yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang diperlukan sebagai bukti bahwa bank telah mengeluarkan sejumlah uang untuk dibayarkan sebagai gaji kepada karyawan Rumah Sakit Bethesda. Dalam bukti bank keluar terdapat rekening, kepada siapa bukti bank keluar tersebut ditujukan, nomor giro cek, tanggal, dan nomor bukti bank keluar.
4. Mendeskripsikan Prosedur yang Dilakukan dalam Sistem Penggajian a. Prosedur Pencatat Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu dan jam hadir karyawan. Mesin sidik jari (fingerprint) diletakkan per lantai yang mudah dijangkau oleh karyawan. Karyawan melakukan presensi dengan cara menempelkan ibu jari pada saat masuk dan jam pulang kerja. Daftar hadir pegawai berdasarkan data yang ditransfer oleh mesin sidik jari (fingerprint) kemudian diotorisasi setiap bulannya oleh kepala bagian masing-masing gugus tugas. Hasil presensi karyawan tersebut kemudian diserahkan kepada Bagian Personalia untuk proses selanjutnya.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian Personalia. Pembuatan daftar gaji ini berdasarkan pada daftar hadir karyawan yang dicocokkan dengan jam kerja karyawan, potongan-potongan yang dimiliki karyawan, surat keputusan pengangkatan karyawan, surat kenaikan
gaji, dan daftar hadir karyawan yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang.
c. Prosedur Pembuatan Bukti Bank Keluar
Prosedur pembuatan bukti bank keluar dilaksanakan oleh bagian keuangan. Pengeluaran kas pada Rumah Sakit Bethesda diproses oleh bagian keuangan berdasarkan pengajuan kas untuk keperluan gaji dan kemudian memproses bukti transfer bank pada bank yang telah ditunjuk oleh Rumah Sakit Bethesdda.
d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Biaya gaji karyawan ditransfer oleh bagian keuangan melalui Bank BRI ke masing-masing nomor rekening karyawan.
e. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Sudah terdapat form bukti kas keluar dalam sistem komputerisasi akuntansi Rumah Sakit Bethesda. Bagian yang berwenang untuk mengeluarkan bukti kas keluar ini adalah bagian akuntansi yang sudah diotorisasi oleh kepala bagian keuangan.
f. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan setelah mendapat SPMU dari bagian akuntansi kemudian memproses transfer gaji yang sesuai dengan daftar gaji masing-masing karyawan untuk proses transfer ke masing-masing-masing-masing nomor rekening karyawan.
5. Mendeskripsikan Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian a. Struktur Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan. Pada Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta, fungsi pembuat daftar gaji dilakukan Bagian Personalia sedangkan fungsi keuangan dilakukan Bagian Keuangan yang bertanggung jawab melakukan pembayaran gaji berdasarkan SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) yang telah dibuat dan diotorisasi oleh Bagian Akuntansi.
2) Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.
Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan mesin sidik jari (fingerprint) yang secara otomatis akan mencatat waktu hadir dan pulang karyawan, sedangkan fungsi operasi dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki surat keputusan pengangkatan karyawan yang ditandatangani oleh bagian personalia.
2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan tambahan keluarga dilakukan berdasarkan surat keputusan dari Direktur dan diketahui oleh Bagian Personalia.
3) Setiap potongan gaji karyawan selain pajak penghasilan berdasarkan surat potongan gaji sudah diotorisasi oleh Bagian Personalia.
4) Kartu jam hadir diotorisasi oleh masing-masing kepala gugus tugas dari mesin fingerprint sebelum dikirimkan ke Bagian Personalia
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh masing-masing kepala gugus tugas.
6) Daftar gaji diotorisasi oleh Bagian Personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
8) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan di rekonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.
c. Praktik yang Sehat
1) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pada Rumah Sakit Bethesda, kartu jam hadir digantikan oleh presensi dengan menggunakan sidik jari (fingerprint). Rekap sidik jari di rekap setiap bulan oleh masing-masing kepala bagian gugus tugas dan diotorisasi oleh masing-masing kepala gugus tugas.
2) Kartu jam hadir dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pada Rumah Sakit Bethesda, rekap
presensi fingerprint akan dicocokkan dengan jadwal masing-masing karyawan untuk mengetahui apakah ada kelebihan jam kerja yang digunakan sebagai dasar perhitungan tambahan upah. 3) Bagian akuntansi harus memverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji karyawan yang dilakukan oleh bagian personalia sebelum membuat SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) untuk diberikan kepada bagian keuangan untuk pembayaran gaji karyawan.
4) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh Bagian Personalia. 5) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan catatan penghasilan karyawan oleh bagian personalia.
d. Karyawan yang Kompeten Sesuai dengan Tanggung Jawabnya 1) Perekrutan karyawan melalui proses seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dibutuhkan oleh masing-masing gugus tugas.
2) Telah dilakukan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan di Rumah Sakit Bethesda sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. Contohnya adalah program pendidikan dan pelatihan BHD (Bantuan Hidup Dasar) yang dilaksanakan setiap 3 tahun sekali. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan mutu perawat dalam memberikan pelayanan yang tanggap darurat.
C. Pembahasan Evaluasi Hasil Temuan Lapangan dengan Teori yang
