BAB II KAJIAN PUSTAKA
B. Sistem Penggajian
1. Sistem Penggajian Manual
Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Adapun beberapa definisi gaji seperti berikut ini:
Menurut Soemarso (2005:307) “Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrasi dari pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulanan.”
Menurut Mulyadi (2016:309) “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.”
Sedangkan pengertian sitem penggajian menurut Amir Abadi Jusuf (2000:5) “Sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai
secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajer.”
Dari paparan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut biasanya diberikan secara bulanan kepada pegawai.
b. Elemen-Elemen dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Elemen atau fungsi dalam sistem penggajian sangat berperan penting dalam kelangsungan prosedur atas sistem penggajian dalam sebuah perusahaan. Ada beberapa elemen atau fungsi dalam sistem penggajian yang saling terkait dan bekerja sama satu sama lain untuk melaksanakan tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2016:317) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan Umum.
2) Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan tugas pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatatan waktu berada di tangan Pencatat Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada di tangan Bagian Gaji, di bawah Departemen Personalia dan Umum.
4) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menjawab kewajiban yamg timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak dan utang dana pensiun). Dalam struktur
organisasi, fungsi akuntansi penggajian berada di tangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.
1. Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi pencatatan utang yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.
2. Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap dafar gaji dan kartu jam kerja.
3. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal. 5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap
karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan berada di Bagian Kassa.
c. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
Dalam pelaksanaan penggajian di sebuah perusahaan, dokumen terkait yang digunakan berperan penting sebagai barang bukti pendukung bagi kelangsungan penggajian karyawan yang bersangkutan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2016:310) adalah sebagai berikut:
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerja (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat dafar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji karyawan.
2) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat setiap jam hadir karyawan di perusahaan, catatan jam
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
4) Daftar Gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang
karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5) Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini merupakan ringksasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah.
6) Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai postingan yang menjadi beban setiap karyawan.
7) Amplop Gaji
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Mulyadi (2016:319), sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk
menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumya bertarif di atas tarif gaji biasa).
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
4) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar 5) Prosedur Pembayaran Gaji
Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembayaran gaji biasanya dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.
Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembayaran gaji bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah perusahaan atau organisasi merupakan sebuah prosedur yang dibuat atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat.
e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual
Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
mulai
Mencatat jam hadir karyawan
Kartu jam hadir
Membuat daftar hadir KJH 2 Daftar hadir 1 karyawan 8 DG Bukti kas 1 keluar 2 Kartu Penghasilan Karyawan T KJH 1 Daftar hadir 1 karyawan Membuat Daftar gaji Membuat Rekap gaji SPG RPG Daftar gaji 2 2 1 1 Kartu penghasilan karyawan 2 1
KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji
T
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
DG 2 7 Kartu penghasilan karyawan SPG RDG 2 2 1 RDG 1 Bukti kas keluar 2 Daftar gaji 1 9 Membuat bukti kas keluar Kartu pengahasilan karyawan SPG 2 RDG 1 2 1 3 2 Bukti kas keluar 1 4 Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar
3
Register bukti kas keluar
Bagian Utang
Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
4 6 Kartu penghasilan karyawan SPG RDG 2 2 Kartu penghasilan karyawan Daftar gaji 1 SPG RDG 2 3 2 Bukti kas 1 keluar Daftar gaji 1 3 Bukti kas 1 keluar
Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek 8 dimasukkan kedalam amplop gaji bersama dgn pemasukan uang gaji 7 Menguangkan cek ke
bank & memasukkan uang ke amplop gaji
Membayarkan gaji kpd karyawan & meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan karyawan
Membubuhkan cap lunas pada bukti dokumen
6
Bagian Keuangan
5 BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 Kartu biaya Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
3 9 RDG BKK 1 RDG Daftar 2 1 2 Bukti kas 1 keluar Membuat bukti memorial Register cek BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 selesai Jurnal umum 5
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
