METODOLOGI KAJIAN
5.5 Kajian Penandaarasan
5.5.2 Menentukan Rakan Penandaarasan
Merujuk kepada pandangan yang dinyatakan oleh Chang dan Kelly (1994), umumnya penentuan rakan penandaarasan adalah disasarkan kepada mana-mana organisasi terbaik dalam industri. Walau bagaimanapun, pemilihan organisasi terbaik itu hendaklah dirujuk kepada organisasi-organisasi yang sebanding. Secara amnya, terdapat tiga pendekatan yang boleh digunapakai bagi menentukan rakan penandaarasan. Pertamanya, rakan penandaarasan boleh dipilih secara bebas dengan merujuk kepada pelbagai sumber sedia ada yang menyatakan dengan terperinci tentang organisasi-organisasi yang telah diperakui sebagai yang terbaik. Menurut Spendolini (1992), sumber-sumber tersebut adalah merangkumi pekerja-pekerja di dalam organisasi yang telah ditandaaras, perunding, penganalisis, sumber-sumber kerajaan, sorotan perniagaan, laporan industri dan pangkalan data berasaskan komputer. Manakala menurut Maxon
dan Trefty (1995) pula, sumber-sumber untuk memilih rakan penandaraasan juga boleh diketahui dengan merujuk kepada pengguna dan pembekal, anugerah kualiti, kelab-kelab penandaarasan, rangkaian penandaarasan dan lembaga-lembaga penandaarasan.
Seterusnya, penentuan rakan penandaarasan juga boleh dilakukan dengan cara yang tersendiri iaitu dengan menetapkan suatu senarai kriteria-kriteria atau petunjuk yang sewajarnya dipertimbangkan dalam pemilihan rakan penandaarasan yang terlibat. Secara amnya, terdapat pelbagai elemen yang boleh dipertimbangkan sebagai kriteria kriteria pemilihan rakan penandaarasan. Menurut American Productivity & Quality Center (1993), terdapat tiga elemen yang boleh digunakan sebagai petunjuk dalam memilih rakan penandaarasan, iaitu pemenang anugerah industri, kecemerlangan fungsi yang diketahui umum dan memiliki anugerah kualiti kebangsaan. Manakala Patterson (1996) pula telah mencadangkan agar pemilihan rakan penandaarasan dilakukan dengan merujuk kepada tujuh kriteria tertentu iaitu orentasi kualiti, orentasi perkhidmatan, reputasi, kecemerlang terhadap kitaran masa, kebolehpercayaan, saiz syarikat dan penambahbaikan yang berlaku dari masa ke semasa dalam aspek pertumbuhan jualan dan keuntungan.Sementara itu, menurut Wen (1998), terdapat dua elemen penting yang perlu dipertimbangkan sebagai kriteria pemilihan rakan penandaarasan iaitu kerjasama dan prestasi. Seterusnya Johnson (1998) pula telah menyenaraikan tiga belas kriteria yang sewajarnya dipertimbangkan oleh sesebuah organisasi dalam memilih rakan penandaarasan. Kriteria-kriteria tersebut adalah terdiri daripada kesanggupan untuk bertemu mengikut jadual, berminat terhadap penandaarasan, reputasi yang cemerlang, kesediaan untuk menjadi rakan, kesediaan untuk berkongsi data dan maklumat, memiliki status yang sebanding, memiliki ciri-ciri yang sebanding, proses yang sama jenis, bilangan pekerja yang sama, kesediaan untuk menyimpan rahsia, berpengalaman dalam penandaarasan, jenis organisasi yang sama dan para pekerja memiliki beban kerja yang sama.
Selain itu, Czarnecki (1995) misalnya telah menyatakan bahawa pemilihan rakan penandaarasan boleh dilaksanakan dalam bidang pengurusan penjagaan kesihatan dengan merujuk kepada beberapa kriteria tertentu yang merangkumi saiz dan jenis
organisasi, amalan terbaik, geografi, industri, bilangan pekerja, jenis proses, faktor perundangan dan anugerah. Manakala dengan merujuk kepada perlaksanaan proses penandaarasan di dalam sektor awam, Keehley et al. (1997) telah menetap bahawa terdapatnya sebelas kriteria yang perlu dipertimbangkan bagi memilih rakan penandaarasan di mana ia terdiri daripada prestasi yang ditunjukkan, proses kerja, misi, bidang profesional, bilangan fungsi yang ditandaaras, pengukuran prestasi, jenis kerajaan, demografi, lokasi geografi, saiz organisasi dan teknologi. Merujuk kepada keseluruhan perbincangan di atas juga, didapati penetapan kriteria-kriteria yang terlibat adalah merangkumi beberapa aspek tertentu yang merangkumi kerjasama, minat pengalaman, reputasi, prestasi, kesamaan, wawasan dan faktor geografi.
Akhir sekali iaitu dalam pendekatan yang ketiga, penentuan rakan penandaarasan juga boleh dilakukan dengan membuat pemilihan secara terbuka. Ini kerana menurut Mansell (1995), tiada ukuran khusus yang boleh digunakan bagi memilih rakan terbaik penandaarasan, namun demikian pemilihan rakan tersebut sewajarnya dilakukan dengan merujuk kepada organisasi-organisasi terbaik yang berada dalam kumpulan yang sama.. Merujuk kepada pandangan yang sedemikian, maka untuk menentukan rakan penandaarasan, pihak-pihak yang terlibat di dalam sesuatu proses penandaarasan sememangnya mempunyai kebebasan dan berhak untuk memilih mana-mana organisasi yang pada pada pandangan mereka merupakan yang terbaik di kalangan mereka dan layak dijadikan rakan penandaarasan. Dalam kumpulan yang sama, pemilihan rakan terbaik tidaklah begitu sukar untuk ditentukan kerana menurut Mansell (1995), dalam sektor industri, rakan terbaik lazimnya terkenal di kalangan ahli-ahli dalam sektor tersebut. Justeru itu, menerusi pendekatan ketiga ini, pihak-pihak yang ingin melaksanakan proses penandaarasan boleh menentukan rakan penandarasan dengan menyenaraikan mana-mana organisasi yang diyakini oleh mereka sebagai antara yang terbaik di kalangan mereka.
Dalam kajian ini, pada mulanya pendekatan kedua telah diputuskan sebagai suatu pendekatan khusus yang akan digunakan bagi menentukan rakan penandaarasan yang terlibat. Merujuk kepada keputusan tersebut, maka suatu set soalan soal selidik yang
berkaitan telahpun dibentuk (sila rujuk seksyen F, bahagian kedua borang soal selidik seperti di lampiran E). Soalan-soalan tersebut secara amnya telah menyenaraikan lapan penyataan tertentu yang dipertimbangkan sebagai kriteria-kriteria pemilihan rakan penandaarasan. Merujuk kepada penyenaraian kriteria tersebut, maka para responden yang terlibat dikehendaki menyatakan tahap kepentingan bagi setiap kriteria yang terlibat mengikut skala jawapan lima mata yang telah ditetapkan. Namun demikian, setelah data yang terlibat dianalisis, didapati para responden yang terlibat telah memutuskan bahawa kelapan-lapan kriteria tersebut adalah dianggap penting dalam usaha untuk menentukan rakan penandaarasan. Merujuk kepada penemuan yang sedemikian, maka untuk menentukan rakan penandaarasan yang dapat memenuhi kesemua kriteria tersebut adalah begitu rumit. Tambahan pula, terdapatnya kriteria yang sukar untuk diadili secara saksama. Misalnya, jika kriteria pretasi dirujuk kepada sumbangan pendapatan yang mampu dihasilkan oleh sesebuah BPHTPBT, maka untuk memutuskan berapakah jumlah sumbangan pendapatan yang boleh melayakkan sesebuah BPHTPBT itu menjadi rakan penandaarasan adalah begitu sukar. Ini kerana lazimnya kuantiti dan jenis harta tanah yang diurus oleh sesebuah BPHTPBT adalah berbeza antara satu sama lain. Berdasarkan kesukaran-kesukaran yang telah dibincangkan ini, maka pendekatan ketiga telah digunakan sebagai suatu pendekatan alternatif bagi menentukan rakan penandaarasan yang terlibat dalam kajian ini.
Menerusi pendekatan yang ketiga ini, para responden yang terlibat telah diberikan kebebasan untuk mencalonkan mana-mana tiga BPHTPBT yang pada pandangan mereka layak untuk dijadikan rakan penandaarasan. Kebebasan tersebut adalah sepertimana yang ditunjukkan dalam seksyen F, bahagian kedua borang soal selidik yang diedarkan menerusi perlaksanaan kajian soal selidik. Pertimbangan untuk memilih tiga BPHTPBT sebagai rakan penandaarasan ini adalah dirujuk kepada perlaksanaan kajian yang dibuat oleh Chen (1999), di mana dalam kajian tersebut sebanyak hanya tiga universiti di California telah dipilih sebagai rakan penandaarasan. Tambahan pula, pengkaji berpendapat bahawa semakin banyak bilangan rakan penandaarasan, maka semakin sukarlah untuk menghasilkan suatu kerangka kerja
gabungan yang kelak akan digunakan sebagai suatu cadangan kerangka kerja yang lebih baik bagi fungsi pengurusan penyewaan dan pengurusan penyelenggaraan.