Penentuan Kerangka Kerja Lazim Bagi Fungsi Pengurusan Penyewaan

ANALISIS DATA II: PEMBENTUKAN KERANGKA KERJA

7.3 Penentuan Kerangka Kerja Lazim

7.3.1 Penentuan Kerangka Kerja Lazim Bagi Fungsi Pengurusan Penyewaan

Keterangan yang berkaitan dengan kerangka kerja lazim bagi fungsi pengurusan penyewaan ini telah dianalisis dengan menggunakan kaedah analisis kandungan. Hasil yang diperolehi adalah sepertimana yang ditunjukkan dalam jadual 7.1. Menerusi jadual tersebut sebanyak 12 set kerangka kerja telah berjaya dikenalpasti berdasarkan keterangan yang diberikan oleh para responden. Setiap set kerangka kerja tersebut mempunyai kandungan langkah kerja atau panduan perlaksanaan fungsi pengurusan penyewaan yang berbeza-beza mengikut pandangan para responden yang terlibat.

Jadual 7.1: Hasil analisis kandungan terhadap keterangan tentang kerangka kerja lazim bagi fungsi pengurusan penyewaaan.

Senarai Kerangka

Kerja ^Kandungan

Kerangka Kerja Pertama

i. Pembentukan objektif pengurusan penyewaan ii. Penerimaan harta tanah

iii. Pemasaran harta tanah sewaan iv. Memproses permohonan sewa v. Mengawal proses penyewaan Kerangka

Kerja Kedua

i. Mengiklankan ruang atau unit harta tanah untuk sewaan ii. Menerima permohonan sewa

iii. Membuat pemilihan penyewa

iv. Menyenaraikan keputusan penyewaan v. Membuat tawaran sewa

vi. Membuat perjanjian sewa vii. Menerima deposit penyewaan viii. Memantau proses penyewaan Kerangka

Kerja Ketiga

i. Membuat cadangan, semakan dan kajian sewa

ii. Membuat penilaian untuk tujuan menentukan nilai sewa iii. Memproses permohonan sewa

iv. Menentukan ruang untuk penyewaan

v. Mengatur sesi temuduga ke atas pemohon sewaan vi. Membuat pemilihan penyewa

vii. Membuat tawaran sewa

viii. Merekodkan pembayaran sewa

ix. Menyediakan maklumat untuk penyediaan perjanjian sewa x. Menyediakan notis dan bil-bil sewaan

xi. Menghantar notis dan bil-bil sewaan xii. Mengutip bayaran sewa

xiii. Memantau status pembayaran sewa xiv. Mengeluarkan notis tunggakan sewa

xv. Menyenaraikan penyewa yang gagal membayar sewa untuk tindakan lanjut

xvi. Mengeluarkan notis penamatan sewa Kerangka

Kerja Keempat

i. Menerima dan memproses permohonan sewa ii. Membuat cadangan, semakan dan kajian sewa iii. Membuat pemilihan penyewa

iv. Membuat tawaran sewa

v. Menyediakan bil dan notis sewaan vi. Menghantar bil atau notis penyewaan vii. Mengutip bayaran sewa

viii. Memantau status pembayaran sewa ix. Mengeluarkan notis tunggakan sewa

x. Menyenaraikan penyewa yang gagal membayar sewa untuk tindakan lanjut

xi. Mengeluarkan notis penamatan sewa Kerangka

Kerja Kelima

i. Merancang keperluan perlaksanaan

iii. Mengawal proses pengurusan penyewaan Kerangka

Kerja Keenam

i. Mengiklankan penawaran sewa ii. Menerima permohonan sewa iii. Membuat pemilihan penyewa

iv. Membuat undian untuk lokasi penyewaan

v. Membuat panggilan untuk menandatangani perjanjian sewaan

vi. Menerima pembayaran deposit vii. Memantau proses penyewaan Kerangka

Kerja Ketujuh

i. Membuat cadangan, semakan dan kajian sewa

ii. Membuat penilaian untuk tujuan menentukan nilai sewa iii. Memproses permohonan sewa

iv. Menentukan ruang untuk penyewaan

v. Mengatur sesi temuduga ke atas pemohon sewaan vi. Membuat pemilihan penyewa

vii. Mengurus proses penawaran sewa viii. Merekodkan pembayaran sewa

ix. Menyediakan maklumat untuk penyediaan perjanjian sewa x. Menyediakan notis dan bil-bil sewaan

xi. Menghantar notis dan bil-bil sewaan xii. Memantau status pembayaran sewa xiii. Mengeluarkan notis tunggakan sewa

xiv. Menyenaraikan penyewa yang gagal membayar sewa untuk tindakan lanjut

xv. Mengeluarkan notis penamatan sewa Kerangka

Kerja Kelapan

i. Penawaran ruang

ii. Pengurusan permohonan sewa iii. Proses penyewaan

iv. Perjanjiaan sewa

v. Pemantauan dan penguatkuasaan Kerangka

Kerja Kesembilan

i. Menerima permohonan sewa

ii. Mendaftar permohonan sewa (senarai menunggu) iii. Membuat notis (permohonan dibuka)

iv. Membuat notis (permohonan ditutup) v. Mengendalikan temuduga

vi. Menerima keputusan temuduga vii. Mewartakan dalam mesyuarat sewaan viii. Mewartakan dalam mesyuarat penuh ix. Mendapatkan kelulusan dan pengesahan x. Memaklumkan kepada pemohon

xi. Mengeluarkan surat tawaran sewa dan perjanjian sewa xii. Memantau proses penyewa

xiii. Menyenaraikan penyewa yang memungkiri perjanjian xiv. Menarik balik ruang sewaan.

Kerangka Kerja Kesepuluh

i. Menentukan tujuan perlaksanaan fungsi pengurusan penyewaan

ii. Memastikan tahap penglibatan atau peranan bahagian

iii. Merangka pendekatan yang khusus dalam melaksanakan fungsi pengurusan penyewaan.

yang berkaitan mengikut peranan yang telah ditentukan. v. Menyemak dan mengesahkan bahawa setiap aktiviti

penyewaan telah dilaksanakan mengikut ketetapan. vi. Membuat tindakan pembetulan mengikut kesesuaian. Kerangka

Kerja Kesebelas

i. Menerima permohonan sewa ii. Memproses permohonan sewa

iii. Melaksanakan temuduga dan pemilihan

iv. Menghantar surat tawaran kepada pemohon yang berjaya v. Meminta cagaran dan menandatangani perjanjian

vi. Melakukan lawat periksaan bagi mengesahkan perniagaan vii. Memantau proses penyewaan

viii. Menyediakan laporan dan merekodkan maklumat yang berkaitan

Kerangka

Kerja Kedua Belas

i. Mengiklankan kekosongan premis untuk sewaan ii. Menerima permohonan

iii. Menemuduga pemohon iv. Mengeluarkan keputusan

v. Mengeluarkan surat tawaran sewa vi. Menyediakan surat perjanjian

vii. Memantau proses penyewaan berdasarkan kandungan surat perjanjian

viii. Menarik balik hak penyewaan

Merujuk kepada keseluruhan kerangka kerja yang dinyatakan ini, didapati secara amnya fokus atau keterangan tentang langkah-langkah kerja yang terkandung di dalamnya adalah berbeza. Ini bererti para responden telah mengenegahkan pendekatan yang berbeza bagi mengemukakan sesuatu kerangka kerja yang dibangunkan sebagai panduan bagi melaksanakan fungsi pengurusan penyewaan. Berdasarkan keterangan yang terkandung di dalam kesemua kerangka kerja yang dinyatakan, didapati secara amnya terdapat tiga pendekatan berbeza yang telah digunapakai bagai mengemukakan kandungan sesuatu kerangka kerja. Pertamanya, langkah-langkah kerja yang disenaraikan di dalam sesuatu kerangka kerja adalah dibangunkan dengan merujuk kepada keseluruhan tindakan utama yang dilakukan bagi menjayakan perlaksanaan fungsi pengurusan penyewaaan yang terlibat. Justeru itu, langkah-langkah kerja yang disenaraikan itu akan melibatkan tindakan yang perlu dibuat mengikut keseluruhan atau sebahagian besar proses-proses pengurusan seperti perancangan, penyusunan, perlaksanaan dan pengawalan. Kerangka kerja pertama, kelima dan kesepuluh merupakan contoh-contoh kerangka kerja yang telah dibangunkan mengikut pendekatan pertama ini.

Manakala pendekatan kedua pula memperlihatkan bahawa penyenaraian langkah-langkah kerja yang terkandung di dalam sesuatu kerja adalah dirujuk kepada tindakan atau aktiviti-aktiviti yang lazimnya dilakukan bagi menjelaskan bagaimana proses pengurusan penyewaan dilakukan. Menerusi pendekatan ini, langkah-langkah kerja yang disenaraikan di dalam sesuatu kerangka kerja adalah terdiri daripada penyenaraian beberapa aktiviti tertentu yang lazimnya diketengahkan dalam proses perlaksanaaan seperti mengiklankan unit harta tanah untuk sewaan, menerima permohonan sewa, membuat pemilihan penyewa dan sebagainya. Contoh-contoh kerangka kerja yang dibentuk dengan mengenegahkan pendekatan ini ialah kerangka kerja kedua, ketiga, keempat, keenam, ketujuh, kesembilan, kesebelas dan kedua belas.

Pendekatan ketiga pula telah memperlihatkan bahawa kandungan kerangka kerja yang terlibat telah dikemukakan oleh para responden dengan merujuk kepada kategori kerja atau aspek-aspek tertentu yang berlaku di dalam perlaksanaan sesuatu fungsi pengurusan penyewaaan. Ini kerana perlaksanaan fungsi ini lazimnya boleh dipecahkan kepada beberapa kategori kerja atau aspek tertentu. Misalnya perlaksanaan aktiviti memproses permohonan sewa, mengatur sesi temuduga ke atas pemohon, membuat pemilihan penyewa, menyediakan notis-notis sewaan dan membuat tawaran penyewaan merupakan suatu rangkaian aktiviti yang lazimnya dikategorikan di bawah aspek pengurusan permohonan sewaan. Manakala aktiviti memantau status pembayaran sewa, mengeluarkan notis tunggakan sewa, menyenaraikan penyewa yang gagal membayar sewa dan mengeluarkan notis penamatan sewa lazimnya dikategorikan di bawah aspek pemantauan dan penguatkuasaan. Kerangka kerja kelapan merupakan satu contoh kerangka kerja yang dinyatakan dengan merujuk kepada pendekatan yang ketiga ini.

Seterusnya bagi mengenalpasti jumlah kekerapan yang diterima oleh setiap set kerangka kerja yang terlibat, maka ia telah dianalisis dengan menggunakan kaedah analisis frekuensi. Hasil analisis yang diperolahi adalah sepertimana yang ditunjukkan dalam rajah 7.2. Berpandukan hasil analisis yang ditunjukkan dalam rajah tersebut, didapati daripada 12 set kerangka kerja tersebut, kerangka kerja kelima telah mencatatkan jumlah kekerapan yang paling tinggi iaitu sebanyak 4 kali, Manakala kerangka kerja pertama, ketiga dan ketujuh pula telah mencatatkan jumlah

kekerapan kedua tertinggi iaitu masing-masing telah mencatatkan jumlah kekerapan sebanyak 3 kali, diikuti dengan kerangka kerja kedua, keempat dan kesepuluh yang mana masing-masing telah mencatatkan jumlah kekerapan sebanyak 2 kali. Sementara itu, terdapat 5 set kerangka kerja pengurusan penyewaan yang hanya mencatatkan jumlah kekerapan sebanyak 1 kali sahaja iaitu kerangka kerja keenam, kelapan, kesembilan, kesebelas dan kedua belas. Merujuk kepada hasil analisis ini, maka dapatlah dijelaskan bahawa kerangka kerja kelima merupakan kerangka kerja yang paling lazim diketengahkan oleh BPHTPBT dalam melaksanakan fungsi pengurusan penyewaan.

Senarai Kerangka Kerja Bagi Fungsi Pengurusan Penyewaan

4 3 3 3 2 2 2 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 Ke^ra ng^ka ke^rja 5 Ke^ra ng^ka ke^rja 1 Ke^ra ng^{ka kerja} 3 Ke^ra ng^ka ker^ja 7 Ke^ra ng^ka ke^rja 2 Ke^ra ng^{ka kerja} 4 K^er an^gka ke^rja 1⁰ Ke^rang ka ker ja 6 Ke^ra ng^{ka kerja} 8 Ke^ra ng^{ka kerja} 9 Ke^ra ng^{ka ke} rja 1 1 Ke^ran gk^{a k} erj^{a 12}

Senarai Kerangka Kerja

Frekuensi

Rajah 7.2 : Senarai kerangka kerja lazim bagi fungsi pengurusan penyewaan.

7.3.2 Penentuan Kerangka Kerja Lazim Bagi Fungsi Pengurusan