TATA RUANG KANTOR
D. Mengelola Perbekalan Kantor
Perlu diketahui bahwa untuk menangani masalah peralatan/ perlengkapan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian kantor pada dasarnya meliputi kegitan-kegiatan sebagai berikut:
1. Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan atau sumbangan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor:
a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
b. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang. Jika tidak ada persediaan, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
c. Surat diserahkan ke bendahara .
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan.
e. Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
f. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji.
g. Jika sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.
h. Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian yang membutuhkannya.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus di daftar terlebih dahulu dalam Daftar Kebutuhan Peralatan Kantor, yaitu suatu daftar yang berisi dan menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan/peralatankantor yang disusun dalam periode teretentu. Daftar ini biasanya dibuat secara berkala, misalnya dibuat secara bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Akan tetapi biasanya disusun dalam satu tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/ rumah tangga.
Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/perlengkapan suatu kantor:
No. Kode Nama Barang Tipe Spesifikasi Merk Jumlah
1 02-03-17-02-23-00 Amplop coklat 27,5 x 43 cm JAYA 2 box 2 02-04-44-00-72-32 Bateray Calkulator fx-992 Casio 10 buah 3 02-05-58-08-10-00 Benang Tali Rapia plastik ~ 1 kg 4 01-01-21-00-00-04 Keyboard 102 keys - - 5 buah
Untuk memudahkan dalam menentukan jenis perlengkapan apa saja yang perlu diajukan, di bawah ini beberapa peralatan/ perlengkapan kantor yang perlu dimiliki oleh suatu kantor sebaga acuan untuk mengidentifikasi kebutuahan peralatan kantor.
Daftar peralatan/perlengkapan kantor :
1) Baki surat 2) Kalender meja
3) Buku Agenda 4) Sampul
5) Buku alamat penting 6) Pembuka surat (letter opener)
7) Buku Diary 8) Stempel, bak stempel,
9) Buku telepon 10) Tancapan surat (spindle file)
11) Dictaphone 12) Kalender
13) Earphone 14) Tangkai pena
15) Ensiklopedi, kamus 16) Tinta
17) Gunting 18) Pita mesin
19) Brankas, box Cash 20) Macam-macam kertas
21) Kalkulator, sempoa 22) Map, Folder, Ordner, Snelhechter
23) Micro film, Paper shredder 24) Stapler (hechtmacine), remover
25) Kapur tulis 26) Correction fluid, Tipp-Ex
27) Karet penghapus 28) Perekat, lem
29) Mesin hitung (kalkulator) 30) Cellotape
31) Kertas Isap 32) Penggaris
33) Kartu nama 34) Jangka
35) Komputer, 36) Sablon
37) Papan Panel 38) Timbangan surat
39) Pena, pensil, marker 40) Telephone, faksimili, aiphone
41) Numerator 42) Mesin tik
43) Pensil berwarna 44) OHP, slide, datashow
45) Cutter, pemotong kertas 46) Paper shredder (penghancur
kertas)
47) Penjilid (binding machine) 48) Fotocopy, Scanner, stensil., offset
49) Printer 50) Mesin absensi
2. Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri). a. Tujuan penyimpanan
1) Agar barang tidak cepat rusak. 2) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
4) Memudahkan dalam pengawasan. 5) Memudahkan dalam analisis barang. b. Cara penyimpanan barang/bahan kantor
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, merek, berat dan satuan barang).
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih.
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi. 4) Barang disimpan di tempat yang memadai.
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
6) Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
7) Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan dan sebaliknya.
5. Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
6. Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. b. Agar barang tidak mudah hilang.
e. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. 7. Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
E. Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Format pencatatan inventarisasi bisa dilihat pada contoh di bawah.
1. Tujuan inventarisasi:
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang. c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
2. Pengadministrasian barang inventaris kantor dapat dilakukan melalui: a. Buku Induk Barang Inventaris
Buku Induk Barang Inventaris adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris (barang tidak habis pakai) yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan ogansasi di lingkungannya. Buku ini merupakan sumber informasi mengenai semua barang-barang tidak habis pakai yang dimiliki oleh suatu kantor.
b. Buku Golongan Barang inventaris
Buku Golongan Barang Inventaris adalah Suatu buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris kantor yang dicatat berdasarkan golongan/klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan. Pengisian buku ini dilakukan setelah pencatatan barang tersebut ke dalam buku induk inventaris barang.
c. Buku Catatan Barang Non Inventaris
Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. Barang-barang non inventaris ini adalah barang-barang habis pakai kantor.
Uji Kompetensi
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan:
a. perbekalan kantor b. Perabot kantor c. Interior kantor
d. Perlengkapan kantor e. Peralatan kantor
2. Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor!
3. Apa yang dimaksud dengan inventarisasi?
4. Apa perbedaan barang habis pakai dengan barang tidak habis pakai? Berilah contohnya!
5. Isilah daftar kebutuhan perbekalan kantor berikut dengan barang- barang habis pakai
No Kode Nama
Barang Tipe Spesifikasi Merk Jumlah
1 2 3 4 5 Portofolio
Bentuklah kelompok kerja yang terdiri dari 5 orang. Kemudian buatlah kliping tentang perbekalan kantor. Tulisan/artikel dan gambar- gambar tentang perbekalan kantor dapat dicari dari berbagai sumber.
HVS A4 semenarik mungkin. Berilah komentar/analisa/kesimpulan terhadap materi tersebut. Jilidlah dengan rapi hasil pekerjaanmu, kemudian kumpulkan kepada Gurumu!
Uji Kompetensi Teori Semester 2
1. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Secara etimologi, kata komunikasi berasal dari kata Communicatio.
Istilah ini berasal dari bahasa ...
a. Inggris d. Italia
b. Latin e. Belanda
c. Yunani
2. Yang bukan merupakan unsur komunikasi adalah ...
a. Komunikator d. Pesan
b. Komunikan e. Feed Back
c. Sms
3. Berikut ini merupakan contoh komunikasi verbal, kecuali ...
a. Diskusi d. Membaca koran
b. Tersenyum e. Facebook
c. Menelepon
4. Berikut ini yang bukan komunikasi non-verbal adalah ...
a. Nonton TV d. Tersenyum
b. Menangis e. Mengangguk
c. Melambaikan tangan
5. Di bawah ini yang bukan termasuk teknik komunikasi adalah ...
a. Berbicara d. Membaca
b. Mendengar e. Menulis
c. Melihat
6. Media komunikasi yang bisa dilihat adalah ...
a. Audio d. Audio player
b. Video e. Visual
c. Audio-visual
7. Yang bukan termasuk teknik membaca berikut ini adalah ...
b. Membaca detail e. Membaca lengkap c. Membaca selektif
8. Adanya pandangan yang bersifat apriori dalam komunikasi termasuk hambatan ...
a. Struktur d. Jarak
b. Perilaku e. Latar belakang
c. Bahasa
9. Menggunakan kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele termasuk hambatan ...
a. Teknis d. Bahasa
b. Perilaku e. Latar belakang
c. Jarak
10. Pelaksanaan komunikasi kantor meliputi ...
a. Komunikasi vertikal d. a, b dan c benar
b. Komunikasi horizontal e. Semua salah
c. Komunikasi diagonal
11. Telepon berasal dari kata tele dan phone, yang berarti ...
a. Jauh dan memandang d. Jauh dan berkata
b. Jauh dan mendengar e. Semua benar
c. Jauh dan berbicara
12. LPT merupakan singkatan dari ... a. Laporan pertanggungjawaban b. Laporan panggilan telepon c. Lembar penanganan telepon d. Lembar pesan telepon
e. Semua salah
13. Tata ruang kantor dikenal dengan istilah ...
a. Office boy d. Office room
b. Office layout e. Paperless office
14. Ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu dinamakan ...
a. Tata ruang terbuka d. Tata ruang tertutup
b. Tata ruang semi terbuka e. Semua benar
c. Tata ruang semi tertutup
15. Berikut ini adalah asas-asas tata ruang kantor, kecuali ... a. Asas jarak terpendek
b. Asas rangkaian kerja
c. Asas perubahan susunan tempat kerja d. Asas penggunaan seluruh ruangan e. Asas penggunaan peralatan kantor
16. Berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor, kecuali ...
a. Lokasi d. Suara
b. Cahaya e. Udara
c. Warna
17. Salah satu cara untuk mengatur udara di kantor adalah ...
a. Memiliki kulkas d. Memasang kipas angin
b. Menutup jendela e. Mematikan AC
c. Menyediakan air minum
18. Ilmu terapan yang mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan tingkat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi memuaskan kebutuhan fisik dan psikologis pegawai di kantor adalah ...
a. Sosiologi d. Biologi
b. Antropologi e. Ergonomi
c. Ekonomi
19. Berikut ini adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menelaah lingkungan kantor, kecuali ...
c. Faktor kimia
20. Menata dan mendesain ruang kerja agar cocok dengan kapasitas dan keterbatasan pegawai dalam melakukan pekerjaan kantor, merupakan ...
a. Tujuan kantor d. Tujuan lingkungan kantor
b. Tujuan fasilitas kantor e. Tujuan inventarisasi
c. Tujuan ergonomi
21. Perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran adalah ...
a. Formulir d. Hectmachine
b. Perforator e. Letter opener
c. Stepler
22. Nama perkantoran untuk pelubang kertas adalah ...
a. Formulir d. Cutter
b. Perforator e. Steples
c. Desk tray
23. Perlengkapan berupa buku yang diperlukan di kantor adalah ...
a. Buku utang d. Buku telepon
b. Buku block note e. Buku diary
c. Buku agenda
24. Berikut ini yang termasuk kegiatan memelihara dan merawat peralatan kantor adalah ...
a. Laci dan lemari dibuka
b. Menyatukan barang yang rusak dengan yang tidak rusak c. Menyediakan alat pemadam kebakaran
d. Menghidupkan AC sepanjang hari e. Buka jendela sebelum pulang kantor
25. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang yang habis pakai adalah ...
a. Buku induk d. Buku golongan barang inventaris
b. Buku inventaris e. Buku golongan barang non-inventaris
2. Esai
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan:
a. Komunikasi b. Media komunikasi
2. Sebutkan unsur-unsur komunikasi!
3. Bagaimana proses komunikasi itu berlangsung?
4. Apa perbedaan komunikasi verbal dengan non-verbal? Berikan contohnya!
5. Sebutkan jenis-jenis media komunikasi! 6. Bagaimana teknik berbicara secara efektif?
7. Ada berapakah teknik mendengarkan yang efektif? Sebutkan dan jelaskan!
8. Bagaimana teknik membaca selektif? Jelaskan! 9. Sebutkan manfaat membaca!
10. Ada berapakah komunikasi kantor? Sebutkan dan jelaskan!
11. Mengapa sering terjadi kesalahpahaman di dalam komunikasi? Apa penyebabnya?
12. Bagaimana cara menangani panggilan telepon masuk? 13. Bagaimana cara melakukan panggilan telepon?
14. Bagaimana cara mentransfer hubungan telepon? 15. Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor? 16. Sebutkan tujuan tata ruang kantor!
17. Sebutkan dan jelaskan bentuk-bentuk tata ruang kantor!
18. Jelaskan asas jarak terpendek dan asas penggunaan seluruh ruangan!
19. Sebutkan prinsip-prinsip tata ruang kantor (minimal 5)!
20. Faktor apa saja yang dapat mempengaruhi tata ruang kantor? 21. Penerangan yang paling baik adalah menggunakan cahaya tak
22. Apa yang harus dilakukan untuk mengatur udara di dalam ruangan kantor?
23. Mengapa suara juga dapat mempengaruhi ruangan kantor? Jelaskan!
24. Apa yang dimaksud dengan ergonomi? 25. Apa tujuan dari ergonomi?
26. Apa yang dimaksud dengan: a. Bekal kantor
b. Perabot kantor c. Interior kantor
d. Perlengkapan kantor e. Peralatan kantor
27. Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor!
28. Apa perbedaan barang habis pakai dengan barang tidak habis pakai? Berilah contohnya!
29. Apa yang dimaksud dengan inventarisasi?
30. Isilah daftar kebutuhan perbekalan kantor berikut dengan barang- barang habis pakai
No Kode Nama
Barang Tipe Spesifikasi Merk Jumlah
1 2 3 4 5