Prosedur merapikan general ledger PT DMS dilakukan untuk tahun buku 2019 (Lampiran 7). Dalam merapikan general ledger, auditor terlebih dahulu menerima softcopy folder sub ledger klien dari senior auditor. Dalam softcopy folder ledger terdapat file softcopy sub ledger berupa format file Microsoft Excel untuk masing-masing akun. Sub ledger PT DMS merupakan hasil output dari software akuntansi yang digunakan oleh PT DMS lalu dikonversi ke dalam format file Microsoft Excel. Gambar berikut merupakan contoh sebagian salah satu sub ledger PT DMS yang diperoleh dari senior auditor:
Gambar 3.1
Sub Ledger Kas Kecil PT DMS Tahun 2019
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.1 merupakan tampilan sebagain sub ledger PT DMS.
Berdasarkan Gambar 3.1, dalam file sub ledger kas kecil PT DMS terdapat
103 keterangan saldo awal pada bagian atas kumpulan data transaksi dan tabel yang terdiri dari kolom Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit, Balance, Nomor Transaksi, dan Keterangan. Sementara, keterangan nomor akun dan nama akun terletak pada bagian atas kumpulan data transaksi yang merupakan bagian dari akun tersebut. Auditor harus menggabungkan sub ledger semua akun menjadi general ledger. Untuk mempermudah auditor ketika menyalin sub ledger setiap akun ke dalam tabel general ledger yang akan dibuat kemudian pada file Microsoft Excel yang baru, auditor dapat memindahkan kolom Nomor Transaksi ke sebelah kanan kolom Tanggal. Auditor memasukkan kolom baru (insert column) di sebelah kanan kolom Tanggal dengan cut-paste dari kolom Nomor Transaksi ke kolom kosong sebelah kolom Tanggal. Setelah itu, menghapus kolom kosong yang dihasilkan dari cut-paste kolom Nomor Transaksi (kolom Nomor Transaksi sebelumnya). Pemindahan kolom Nomor Transaksi dilakukan pada seluruh file sub ledger akun seperti yang ditunjukkan gambar berikut:
Gambar 3.2
Pemindahan Kolom Nomor Transaksi Pada Sub Ledger Kas Kecil PT DMS
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Berdasarkan Gambar 3.2, tampilan kolom pada tabel dalam file sub ledger masing-masing akun adalah Tanggal, Nomor Transksi, Deskripsi,
104 Debit, Kredit, Balance, dan Keterangan. Setelah itu, auditor membuat file Microsoft Excel yang baru untuk menggabungkan sub ledger semua akun menjadi general ledger. Auditor menuliskan judul tabel pada file Microsoft Excel general ledger dengan menuliskan nama perusahaan, nama sheet, dan periode yang diaudit. Lalu, membuat tabel general ledger seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Gambar 3.3
Tabel General Ledger PT DMS Tahun 2019
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.3 merupakan tabel general ledger yang telah dibuat dengan software Microsoft Excel beserta dengan judul pada bagian pojok kiri atas sheet. Tabel general ledger terdiri dari kolom Nomor Akun, Nama Akun, Tanggal, Nomor Transaksi, Deskripsi, Debit, Kredit, dan Balance. Pada kolom Tanggal, Nomor Transaksi, Deskripsi, Debit, dan Kredit diisi dengan menyalin data transaksi dari tabel sub ledger masing-masing akun. Auditor menyalin tabel sub ledger masing-masing akun dari kolom Tanggal hingga kolom Kredit,
105 lalu hasil salinan dipindahkan pada tabel general ledger. Hasil copy-paste value dari sub ledger ke tabel general ledger sebagai berikut:
Gambar 3.4
Copy-Paste Value dari Sub General Ledger PT DMS
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.4 merupakan hasil copy-paste value dari file sub ledger ke dalam file general ledger. Berdasarkan Gambar 3.4, kolom-kolom yang telah terisi adalah kolom Tanggal, Nomor Transaksi, Deskripsi, Debit, dan Kredit.
Sedangkan kolom-kolom yang belum terisi adalah kolom Nomor Akun, Nama Akun, dan Balance. Pada kolom Nomor Akun dan Nama Akun diisi berdasarkan keterangan Nomor Akun dan Nama Akun yang berada di paling atas sub ledger masing-masing akun. Kemudian auditor memindahkan Nomor Akun dan Nama Akun pada kolom tabel general ledger yang telah disiapkan sehingga setiap transaksi dalam general ledger dapat teridentifikasi berdasarkan nomor dan nama akun seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini:
106 Gambar 3.5
Kolom Nomor dan Nama Akun General Ledger PT DMS
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Pada Gambar 3.5, general ledger PT DMS yang telah ditambahkan dengan keterangan nomor dan nama Akun. Sebagai contoh pada Gambar 3.5, nomor akun untuk kumpulan data transaksi adalah 111110 dan nama akun untuk kumpulan data transaksi adalah Kas Kecil. Setelah menambahkan dan mengisi kolom Nomor Akun dan Nama Akun, selanjutnya auditor mengisi kolom Balance dengan mengurangkan saldo pada kolom Debit dengan saldo pada kolom Kredit untuk seluruh transaksi pada general ledger seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:
Gambar 3.6
Hasil Akhir Merapikan General Ledger PT DMS Tahun 2019
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
107 Pada Gambar 3.6, kolom Balance telah diisi berdasarkan hasil pengurangan debit dan kredit dan hasil yang diperoleh berupa angka positif atau angka negatif. Angka positif yang dihasilkan pada kolom Balance menandakan bahwa angka saldo merupakan saldo debit. Sedangkan, angka negatif yang dihasilkan pada kolom Balance menandakan bahwa angka saldo merupakan saldo kredit. Gambar 3.6 menunjukkan bahwa tabel general ledger telah diberikan filter yang digunakan untuk memudahkan auditor dalam mencari transaksi tertentu pada general ledger. Auditor menambahkan baris tambahan juga di atas tabel general ledger untuk jumlah saldo kolom Debit, Kredit, serta Balance dengan menggunakan rumus penjumlahan (sum).
Setelah baris ditambahkan, auditor mengecek kesesuaian jumlah kolom Debit dengan kolom Kredit. Jumlah kolom Debit harus sama dengan jumlah kolom Kredit. Sementara jumlah kolom Balance harus sama dengan 0 (nol).
Secara keseluruhan, terdapat 155.236 baris data transaksi dengan 97 akun dalam general ledger PT DMS yang dirapikan oleh auditor. General ledger yang telah dirapikan, disimpan dan diserahkan kepada senior auditor. Prosedur merapikan general ledger juga dilakukan untuk PT INC untuk tahun buku 2019 (Lampiran 8). Pada general ledger PT INC terdapat 4.804 baris data transaksi dengan 37 akun yang dirapikan oleh auditor. Lalu, auditor merapikan general ledger PT CNR untuk tahun 2018 (Lampiran 9) dan tahun 2019 (Lampiran 10).
General ledger PT CNR tahun 2018 terdapat 11.884 baris data transaksi dengan 155 akun, sementara pada tahun 2019 terdapat 16.989 baris data transaksi dengan 69 akun. Merapikan general ledger juga dilakukan untuk PT
108 AAA dengan periode audit tahun 2019 (Lampiran 11). Pada general ledger PT AAA tahun 2019 terdapat 95.792 baris data transaksi dengan 411 akun.