MODUL II PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN
9. Metode komunikasi
a. Komunikasi langsung, disampaikan secara langsung.
b. Komunikasi tidak langsung, disampaikan secara tidak langsung
DASAR-DASAR MANAJEMEN 39 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
c. Komunikasi horizontal, disampaikan hanya untuk menjalin hubungan bagian
d. Komunikasi searah, disampaikan berupa induktinasi
e. Komunikasi dua arah, disampaikan dengan berperan aktif antara komunikator dan komunikan.
Dengan komunikasi manajer dapat melakukan penggerakan, memimpin dan memberikan motivasi untuk mengambil keputusan (decission making).
Rangkuman
1. Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen karena organizing, staffing, directing dan controling pun harus terlebih dahulu direncanakan.
2. Rencana adalah suatu proses untuk menentukan perencanaan sehingga produk dari Rencana adalah Perencanaan.
3. pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat/wadah manajer melakukan aktivitas dalam mencapai tujuan.
4. Pelaksanaan/penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, mengarahkan dan mengatur segala kegiatan yang telah diberikan untuk mencapai suatu tujuan.
5. Fungsi-fungsi penggerakkan:
a. Untuk mempengaruhi seseorang agar mengerjakan sesuai dengan kehendaknya;
b. Melunakkan dengan reistensi (bertahan, melawan dan menentang) kepada seseorang;
c. Membuat seseorang memelihara dan memupuk kesetiaan, kesayangan, kecintaan kepada pimpinan, tugas serta organisasi.
d. Menanamkan, memupuk rasa tanggung jawab secara penuh terhadap organisasi.
DASAR-DASAR MANAJEMEN 40 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
Latihan
1. Jelaskan pengertian rencana!
2. Jelaskan azas-azas perencanaan!
3. Jelaskan pengertian pengorganisasian!
4. Jelaskan macam-macam organisasi!
5. Jelaskan pengertian pelaksanaan!
6. Jelaskan fungsi pelaksanaan!
DASAR-DASAR MANAJEMEN 41 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
MODUL 03
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
2 JP (90 menit)
Pengantar
Dalam modul ini dibahas tentang Pengertian Pengawasan, Tujuan pengawasan, Proses pengawasan, Bentuk pengawasan, Karakteristik/sifat dan waktu pengendalian,standar pengawasan, Fungsi pengawasan, Syarat-syarat pengawasan, Cara-cara pengawasan, Sifat pengawasan, Sistem pengawasan, Macam-macam pengawasan.
Tujuan diberikannya materi ini adalah agar peserta didik memahami tentang tujuan dan manfaat pengawasan dan pengendalian.
Kompetensi Dasar
Memahami pengawasan dan pengendalian. Indikator Hasil Belajar :
1. Menjelaskan pengertian pengawasan;
2. Menjelaskan tujuan pengawasan;
3. Menjelaskan proses pengawasan;
4. menjelaskan bentuk pengawasan;
5. Menjelaskan karakteristik/ sifat dan waktu pengendalian;
6. Menjelaskan standar pengawasan;
7. Menjelaskan fungsi pengawasan.
8. Menjelaskan syarat-syarat pengawasan;
9. Menjelaskan cara-cara pengawasan;
10. Menjelaskan sifat pengawasan;
11. Menjelaskan sistem pengawasan;
12. Menjelaskan macam-macam pengawasan.
DASAR-DASAR MANAJEMEN 42 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
Materi Pelajaran
Pokok bahasan:
Pengawasan;
Sub pokok bahasan:
1. Pengertian Pengawasan;
2. Tujuan pengawasan;
3. Proses pengawasan;
4. Bentuk pengawasan;
5. Karakteristik/ sifat dan waktu pengendalian;
6. standar pengawasan;
7. Fungsi pengawasan.
8. Syarat-syarat pengawasan;
9. Cara-cara pengawasan;
10. Sifat pengawasan;
11. Sistem pengawasan;
12. Macam-macam pengawasan.
Metode Pembelajaran
Metode digunakan untuk menjelaskan materi tentang : 1. Metode Ceramah
Metode ini digunakan pendidik untuk digunakan untuk menjelaskan materi tentang dasar-dasar manajemen secara umum kepada peserta didik.
2. Metode Brainstorming/curah pendapat
Metode ini digunakan pendidik untuk mengeksplor pendapat peserta didik tentang dasar-dasar manajemen.
3. Metode tanya Jawab
Metode ini digunakan pendidik untuk bertanya dan menjawab kepada peserta didik dalam rangka mengetahui sejauh mana pemahaman peserta didik tentang materi yang telah disampaikan.
4. Metode penugasan
Metode ini digunakan pendidik untuk menugaskan peserta didik membuat resume tentang materi yang telah diberikan.
DASAR-DASAR MANAJEMEN 43 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
Alat/Media Bahan, dan Sumber Belajar
1. Alat/sarana:
a. White Board;
b. penghapus;
c. LCD/proyektor;
d. laptop.
2. Bahan:
a. alat tulis;
b. kertas flipchart/HVS.
3. sumber belajar:
Modul dasar-dasar manajemen.
Kegiatan Pembelajaran
1. Tahap awal : 10 menit
Pendidik menyampaikan apersepsi yang berisi pengantar mata pelajaran, kompetensi dasar dan materi pokok.
2. Tahap inti : 70 menit
a Pendidik mengeksplor pengetahuan peserta didik yang berkaitan dengan pengawasan;
a. Pendidik menjelaskan materi tentang pengawasan;
b. Peserta memperhatikan, mencatat hal-hal yang penting, bertanya jika ada materi yang belum dimengerti/dipahami.
c. Pendidik menugaskan Peserta didik untuk membuat resume tentang materi yang telah diberikan.
d. Pendidik menyimpulkan materi kepada peserta didik tentang materi yang telah disampaikan.
3. Tahap akhir : 10 menit a. Penguatan materi :
Pendidik memberikan ulasan secara umum terkait dengan proses pembelajaran.
b. Cek penguasaan materi :
Pendidik mengecek penguasaan materi pembelajaran dengan cara bertanya secara lisan dan acak kepada peserta didik.
DASAR-DASAR MANAJEMEN 44 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
Tagihan/Tugas
Peserta didik mengumpulkan hasil resume.
Lembar Kegiatan
Peserta didik membuat resume tentang materi yang telah diberikan.
Bahan Bacaan
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN (CONTROLLING)
1. Pengertian Pengawasan
Fungsi pengawasan (Controling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen, fungsi ini penting dan menentukan pelaksanaan proses manajemen karena harus sebaik-baiknya untuk menjamin pelaksanaan dan tujuan bisa tercapai.
a. Drs. M. Manulang
Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sedang dan atau sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi agar pelaksanaan sesuai dengan rencana semula.
b. Harold Koontz
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan organisasi dapat terselenggara.
2. Tujuan Pengawasan
a. Agar proses pelaksanaan dilakukan sesuai rencana;
b. Melakukan tindakan perbaikan (corrective), jika terdapat penyimpangan (deviasi);
DASAR-DASAR MANAJEMEN 45 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI c. Agar tujuan yang dicapai sesuai dengan rencana.
Pengawasan bukan merupakan tujuan, akan tetapi berusaha menghindari terjadinya kesalahan serta memperbaiki jika terdapat kesalahan, sehingga pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses dan setelah proses manajemen dilakukan, hingga hasil akhirnya diketahui.
Tujuan utama dari kegiatan pengawasan adalah membuat kegiatan-kegiatan manajemen dinamis dan berhasil secara efektif dan efisien. Sesuai dengan perannya dalam sebuah organisasi, pengawasan memiliki beberapa fungsi.
3. Proses Pengawasan
a. Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengawasan , sistem, standar, operasional;
b. Mengukur pelaksanaan/hasil yang telah dicapai;
c. Membandingkan pelaksanaan/hasil dengan standar dan menemukan penyimpangan;
d. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
4. Bentuk Pengawasan
a. Pengawasan langsung;
b. Pengawasan tidak langsung;
c. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
5. Karakteristik Pengawasan / Sifat dan Waktu Pengendalian a. Preventif control adalah pengawasan yang dilakukan
sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan.
b. Repressif control ialah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan yang diinginkan.
c. Pengawasan saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
d. Pengendalian berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara periodik.
e. Pengawasan mendadak adalah pengawasan yang dilakukan tanpa pemberitahuan untuk mengetahui apakah kegiatan dilaksanakan dengan baik.
DASAR-DASAR MANAJEMEN 46 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 6. Standar Pengawasan
a. Standar fisik;
b. Standar anggaran;
c. Standar abstrak (intangible):
1) Untuk mengukur sikap anggota terhadap organisasi;
2) Untuk mengukur hubungan atasan dan bawahan.
Standar dalam bentuk fisik adalah semua standar yang diperlukan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk materi. Standar fisik bersifat kuantitatif misalnya jumlah hasil pekerjaan.
Standar dalam bentuk anggaran adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan dalam bentuk produk berdasarkan anggaran yang tersedia. Jenis ini merupakan standar penilaian yang bersifat kualitatif.
Standar untuk mengukur/menilai kegaiatan bawahan dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang. Golongan ini merupakan standar investasi nilai sikap organisasi seperti keluhan pegawai mangkir dan sebagainya.
7. Fungsi Pengawasan
a. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan;
b. Untuk memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;
c. Mendinamisir organisasi serta segenap kegiatan manajemen;
d. Untuk meningkatkan rasa tanggung jawab.
8. Syarat-syarat Pengawasan
a. Memperhatikan sifat dan kebutuhan organisasi;
b. Menjamin adanya perbaikan/korektif;
c. Bersifat fleksibel dan dinamis;
d. Memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi;
e. Adanya rencana yang jelas dalam pola / tata organisasi.
9. Cara-cara Mengawasi
a. Pengawasan Perorangan;
b. Interview/Wawancara;
DASAR-DASAR MANAJEMEN 47 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI c. Laporan tertulis;
d. Pengawasan terhadap hal-hal yang tidak wajar.
10. Sifat-sifat Pengawasan
a. Bersifat menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas harus dijalankan dalam organisasi. (fact finding);
b. Bersifat preventif, harus dapat mencegah timbulnya penyimpangan dan penyelewengan sedini mungkin;
c. Diarahkan pada kegiatan yang sedang berlangsung;
d. Sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi;
e. Sebagai alat administrasi, mempermudah mencapai tujuan;
f. Bersifat membimbing dan mengarahkan.
11. Sistem Pengawasan
a. Inspektif, ialah melakukan pemeriksaan setempat, guna mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya;
b. Komparatif, yakni membandingkan antara hasil yang dilakukan dengan rencana sebelumnya;
c. Verifikasi, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama dalam bidang keuangan dan material;
d. Investigatif, yakni melakukan penyelidikan untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
12. Macam-macam Pengawasan
a. Dilihat dari sudut subyek yang mengawasi:
1) Pengawasan internal dan eksternal;
2) Pengawasan langsung dan tidak langsung;
3) Pengawasan manajerial dan staf.
b. Dilihat dari sudut obyek yang diawasi;
1) Bidang material dan produk a) Kualitas dan kuantitas;
b) Penyimpangan.
2) Bidang Anggaran a) Keuangan;
b) Produk yang dihasilkan.
3) Bidang waktu
a) Ketepatan penggunaan waktu;
b) Masa/Usia Produk.
DASAR-DASAR MANAJEMEN 48 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI
4) Bidang personalia a) Ketidak hadiran;
b) Kedisiplinan;
c) Sikap tampang dan tingkah laku;
d) Kesetiaan pada organisasi;
e) Loyalitas terhadap rekan, bawahan dan atasan.
Rangkuman
1. Pengawasan (Controling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen, fungsi ini penting dan menentukan pelaksanaan proses manajemen karena harus sebaik-baiknya untuk menjamin pelaksanaan dan tujuan bisa tercapai.
2. Tujuan Pengawasan
a. Agar proses pelaksanaan dilakukan sesuai rencana.
b. Melakukan tindakan perbaikan (corrective), jika terdapat penyimpangan (deviasi).
c. Agar tujuan yang dicapai sesuai dengan rencana.
3. Macam-macam Pengawasan
a. Dilihat dari sudut subyek yang mengawasi yaitu Pengawasan internal dan eksternal, Pengawasan langsung dan tidak langsung serta Pengawasan manajerial dan staf.
b. Dilihat dari sudut obyek yang diawasi 1) Bidang material dan produk;
2) Bidang Anggaran;
3) Bidang waktu;
4) Bidang personalia.
Latihan
1. Jelaskan pengertian pengawasan tujuan proses dan bentuk pengawasan!
2. Jelaskan karakteristik/ sifat dan waktu pengendalian!
3. Jelaskan standar, fungsi dan syarat-syarat pengawasan!
4. Jelaskan cara-cara pengawasan!
5. Jelaskan sifat pengawasan, sistem dan macam-macam pengawasan!