IDENTITAS BUKU DASAR-DASAR MANAJEMEN. Penyusun: Tim Pokja lemdiklat Polri. Editor:

(1)

DASAR-DASAR MANAJEMEN

Penyusun:

Tim Pokja lemdiklat Polri Editor:

1. KOMBES POL Drs. MARKUM, M.Pd.

2. AKBP HENNY WURYANDARI, SH.

3. PENATA PURNOMO RISDIYANTO, S.Sos.

4. PENGATUR FITRIA YULI HAPSARI, A.Md.

Tahun 2016

Hanjar (Bahan Ajar Pendidikan Polri)

Pendidikan Alih Golongan dari Bintara ke Perwira Polri

Diterbitkan oleh:

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Polri

Hak cipta dilindungi Undang-Undang

Dilarang menggandakan sebagian atau seluruh isi Bahan Ajar (Hanjar) Pendidikan Polri ini, tanpa izin tertulis dari Kalemdiklat Polri.

(2)

DASAR-DASAR MANAJEMEN vii PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI

DAFTAR ISI

Cover ... i

Sambutan Kalemdiklat Polri ... iii

Keputusan Kalemdiklat Polri ... v

Lembar Identitas ... vi

Daftar Isi ... vii

Pendahuluan ... 1

Standar Kompetensi ... 1

MODUL I HAKIKAT MANAJEMEN ... 2

Pengantar ...2

Kompetensi Dasar ...2

Materi Pelajaran ...2

Metode Pembelajaran ... 3

Alat/Media Bahan, dan Sumber Belajar ...3

Kegiatan Pembelajaran ... 4

Tagihan/Tugas ...4

Lembar Kegiatan ...5

Bahan Bacaan ...5

1. Pengertian-pengertian yang berhubungan dengan manajemen ... 5

2. Manfaat serta hubungan administrasi organisasi dan manajemen ... 6

3. Filsafat Manajemen ... 7

4. Asas-asas manajemen ... 8

5. Unsur-unsur Manajemen ... 9

(3)

viii DASAR-DASAR MANAJEMEN

PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI

6. Fungsi-fungsi Manajemen ... 9

7. Sistem Manajemen ... 10

8. Proses Manajemen ... 11

Rangkuman ...12

Latihan ...13

MODUL II PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN PELAKSANAAN ...14

Pengantar ...14

Tagihan/Tugas ...17

Bahan Bacaan ...18

POKOK BAHASAN 1 PERENCANAAN (PLANNING) ...18

1. Pengertian Rencana dan Perencanaan ... 18

2. Asas-asas Perencanaan ... 19

3. Tujuan Perencanaan ... 20

4. Unsur-unsur Perencanaan ... 21

5. Proses Perencanaan ... 24

6. Syarat-syarat Perencanaan ... 24

7. Prosedur Perencanaan ... 25

8. Manfaat Perencanaan ... 25

(4)

DASAR-DASAR MANAJEMEN ix PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI

9. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan ... 26

10. Sifat-sifat Perencanaan ... 26

POKOM BAHASAN 2 PENGORGANISASIAN ...27

1. Pengertian Pengorganisasian dan organisasi ... 27

2. Proses Pengorganisasian ... 28

3. Struktur Organisasi ... 29

4. Macam-macam Organisasi ... 30

5. Departemenisasi ... 33

6. Rentang Kendali dan hasil Pengorganisasian ... 34

POKOK BAHASAN 3 PELAKSANAAN ...34

1. Pengertian pelaksanaan ...34

2. Fungsi-fungsi Penggerakkan ...35

3. Terminologi Penggerakkan ...35

4. Hubungan Manusia dalam Manejemen ... 36

5. Hubungan Manusiawi ...37

6. Komunikasi ...37

7. Unsur-unsur komunikasi ...38

8. Tipe-tipe komunikasi ...38

9. Metode komunikasi ... 38

Rangkuman ...39

Latihan ...40

MODUL III PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ...41

Pengantar ...41

(5)

DASAR-DASAR MANAJEMEN x PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI

Tagihan/Tugas ...44

Bahan Bacaan ...44

1. Pengertian Pengawasan ...44

2. Tujuan Pengawasan ...44

3. Proses Pengawasan ...45

4. Bentuk Pengawasan ...45

5. Karakteristik Pengawasan/Sifat dan Waktu Pengendalian ...45

6. Standar Pengawasan ...46

7. Fungsi Pengawasan ...46

8. Syarat-syarat Pengawasan ...46

9. Cara-cara Mengawasi ...46

10. Sifat-sifat Pengawasan ...47

11. Sistem Pengawasan ...47

12. Macam-macam Pengawasan ...47

Rangkuman ...48

Latihan ...48

(6)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 1 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI

MODUL

DASAR-DASAR MANAJEMEN

8 JP (360 Menit)

Pendahuluan

Keterbatasan kemampuan individu tidak bisa kita pungkiri, betapapun pintar dan jeniusnya seseorang, Ia tidak mungkin bisa menyelesaikan pekerjaan yang cakupannya sudah luas, sehingga Ia memerlukan kerjasama dan bantuan orang lain. Karena keterbatasan individu itulah maka banyak berdiri badan kerjasama entah itu berupa CV, Firma, PT, Instansi, Departemen maupun badan kerjasama yang lain.

Karena yang terlibat dalam kerjasama seperti tersebut di atas lebih dari satu orang maka diperlukan pembagian kerja yang jelas sehingga tidak terjadi tubrukan pekerjaan dan ada pekerjaan yang tidak dikerjakan.

Agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik maka diperlukan aturan pekerjaan yang berupa standar prosedur yang jelas serta pengawasan agar tujuan dapat tercapai sesuai yang direncanakan.

Efektivitas pencapaian tujuan tergantung beberapa faktor salah satu diantaranya adalah faktor manajemen yang secara garis besar didalamnya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan/pelaksanaan dan pengawasan.

Untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada orang yang melaksanakan tugas sebagai First Line Supervisor maka dalam bahan ajar ini akan diuraikan secara garis besar mengenai Dasar-dasar Manajemen. Sehingga diharapkan nantinya mampu menerapkan manajemen walaupun pada cakupan kerja yang masih kecil (setingkat unit).

Standar Kompetensi

Memahami dan menerapkan dasar-dasar Manajemen.

(7)

MODUL 01

HAKIKAT MANAJEMEN

2 JP (90 Menit)

Pengantar

Dalam modul ini membahas tentang dasar-dasar manajemen secara umum yang meliputi pengertian manfaat, hubungan, azas-azas, unsur, fungsi, sistem dan proses manajemen.

Tujuan diberikannya materi ini adalah agar peserta didik memahami manajemen secara umum sebagai bekal dalam pelaksanaan tugas.

Kompetensi Dasar

Memahami hakikat manajemen.

Indikator Hasil Belajar :

1. menjelaskan pengertian-pengertian yang berhubungan dengan manajemen;

2. menjelaskan secara umum manfaat manajemen;

3. menjelaskan hubungan administrasi organisasi dan manajemen;

4. menjelaskan azas-azas manajemen;

5. menjelaskan unsur manajemen;

6. menjelaskan fungsi manajemen;

7. menjelaskan sistem manajemen;

8. menjelaskan proses manajemen.

Materi Pelajaran

Pokok bahasan:

Dasar-dasar manajemen secara umum.

Sub pokok bahasan:

1. Pengertian-pengertian yang berhubungan dengan manajemen;

2. Secara umum manfaat manajemen;

3. Hubungan administrasi organisasi dan manajemen;

4. Azas-azas manajemen;

5. Unsur manajemen;

(8)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 3 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 6. Fungsi manajemen;

7. Sistem manajemen;

8. Proses manajemen.

Metode Pembelajaran

Metode digunakan untuk menjelaskan materi tentang:

1. Metode Ceramah

Metode ini digunakan pendidik untuk digunakan untuk menjelaskan materi tentang dasar-dasar manajemen secara umum kepada peserta didik.

2. Metode Brainstorming/curah pendapat

Metode ini digunakan pendidik untuk mengeksplor pendapat peserta didik tentang dasar-dasar manajemen.

3. Metode tanya Jawab

Metode ini digunakan pendidik untuk bertanya dan menjawab kepada peserta didik dalam rangka mengetahui sejauh mana pemahaman peserta didik tentang materi yang telah disampaikan.

4. Metode penugasan

Metode ini digunakan pendidik untuk menugaskan peserta didik membuat resume tentang materi yang telah diberikan.

Alat/Media Bahan, dan Sumber Belajar

1. Alat/sarana:

a. White Board;

b. penghapus;

c. LCD/proyektor;

d. laptop.

2. Bahan:

a. alat tulis;

b. kertas flipchart/HVS.

3. sumber belajar:

Modul dasar-dasar manajemen.

(9)

Kegiatan Pembelajaran

1. Tahap awal : 10 menit

a. Pendidik memperkenalkan diri.

b. Pendidik menyampaikan apersepsi kepada peserta didik yang berisi pengantar mata pelajaran, kompetensi dan tugas yang harus dilakukan oleh peserta didik setelah mengikuti materi pelajaran ini.

c. Pendidik menyampaikan tujuan pembelajaran.

2. Tahap inti : 70 menit

a. Pendidik menjelaskan dan mengeksplor pendapat peserta tentang materi dasar-dasar manajemen, dan peserta memperhatikan, mencatat hal-hal yang penting.

b. Peserta didik bertanya tentang materi yang belum dipahami kepada pendidik.

c. Pendidik memberikan jawaban dan bertanya untuk mengetahui pemahaman peserta tentang materi yang diberikan.

d. Pendidik memberikan penguatan kepada peserta didik untuk memotivasi semangat belajar.

3. Tahap akhir : 10 menit a. Penguatan materi:

Pendidik memberikan ulasan secara umum terkait dengan proses pembelajaran.

b. Cek penguasaan materi:

Pendidik mengecek penguasaan materi pembelajaran dengan cara bertanya secara lisan dan acak kepada peserta didik.

Tagihan/Tugas

Peserta didik mengumpulkan hasil resume kepada pendidik.

(10)

Lembar Kegiatan

Peserta didik membuat resume materi yang telah diberikan.

Bahan Bacaan

DASAR-DASAR MANAJEMEN SECARA UMUM

1. Pengertian-pengertian yang berhubungan dengan manajemen a. Dalam Encylopedia of the Social Science

Manajemen ialah suatu proses dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

b. Haiman:

Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

c. John D. Miller:

Manajemen yaitu proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dan orang-orang terorganisir secara formal sebagai tujuan yang di inginkan.

d. Drs. Malayu S.P. Hasibuan :

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

e. Andrew F. Sikula :

Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas- aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk/jasa secara efisien efektif.

f. George R. Terry :

Manajemen adalah suatu proses khas terdiri dari tindakan- tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

(11)

pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

g. Sondang P. Siagian :

Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain.

Dari definisi-definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa, secara umum manajemen mengandung 3 pengertian :

a. Manajemen sebagai suatu proses mencapai tujuan tertentu b. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang

melakukan aktivitas manajerial.

c. Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni.

1) Ilmu merupakan kumpulan pengetahuan yang tertentu, seperti yang dinyatakan oleh peraturan-peraturan atau statement-statement umum dan dipertahankan oleh berbagai tingkat ujian-ujian dan penelitian-penelitian.

2) Sedangkan seni ialah pemakaian pengetahuan pada satu situasi tertentu, dengan pengalaman-pengalaman menjadi pembawaan sehingga menjadi keahlian yang bersifat intuisi.

2. Manfaat serta hubungan administrasi organisasi dan manajemen

Manajemen merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam suatu organisasi, agar organisasi dapat terkelola dengan baik dan dapat mencapai tujuan secara optimal.

Manajemen sangat diperlukan di setiap organisasi karena di dalam kegiatan organisasi dapat terlihat unsur-unsur manajemen dan fungsi-fungsi manajemen. Organisasi itu sendiri bersifat statis sehingga memerlukan proses yang bersifat dinamis yaitu manajemen sedangkan organisasi hanya merupakan wadah/alat dari administrasi.

Manajemen secara umum akan di lihat dari pelaksanaan fungsi- fungsinya dari yang sederhana, perencanaan pengorganisasian, penggerakan/pelaksanaan dan pengendalian atau lebih banyak lagi fungsi yang digunakan pada intinya ada 4 pokok kegiatan tersebut.

Manajemen berasal dari kata ‘To Manage’ yang artinya mengatur.

Pengaturan dilakui melalui proses yang berdasarkan urusan fungsi manajemen itu.

(12)

Administrasi ialah hubungan kerja sama dua orang/lebih dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan organisasi ialah wadah/alat sekelompok orang (hubungan kerjasama dua orang atau lebih) pembagian pekerjaan untuk mencapai satu tujuan.

Hubungan administrasi, organisasi dan manajemen bahwa administrasi merupakan proses penyelenggaraan kerja sama, organisasi merupakan wardahnya sedangkan manajemen merupakan perbuatan-perbuatan operatifnya (pengerjaannya).

Mengapa manajemen itu penting? Karena

a. Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga memerlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.

b. Perusahaan/organisasi akan dapat berhasil baik, jika manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

c. Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki

d. Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan- pemborosan.

e. Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan dengan memanfaatkan 7 M + I (Men, Money, Materials, Machines, Methods, Markets, Minutes, dan information) dalam proses manajemen.

f. Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan

g. Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan h. Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerjasama

sekelompok orang.

i. Manajemen mengakibatkan pencapai tujuan secara teratur.

3. Filsafat Manajemen

Filsafat Manajemen adalah kerjasama saling menguntungkan, bekerja efektif dan dengan metode kerja yang baik untuk mencapai hasil yang optimal.

Filsafat manajemen sebagai suatu cara pemikiran manajemen yang terdiri daripada sikap, keyakinan, dan konsepsi-konsepsi seorang individu/kelompok tentang manajemen. Apabila mengabaikan filsafat manajemen, berarti bahwa menyangkal pendapat bahwa watak, emosi serta nilai-nilai mempengaruhi ide- ide seorang manajer dan bahwa proses-proses mental dan psikologis seseorang mempengaruhi kelakuan manajemen.

Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

mengatakan bahwa “filsafat manajemen adalah kumpulan pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar/basis yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-

(13)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 8 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI masalah manajer”.

Seni merupakan suatu kekuatan pribadi yang kreatif ditambah dengan skill dalam pelaksanaan tugas.

Seni manajemen merupakan kemampuan untuk melihat totalitas bayak bagian-bagian yang terpisah dan berbeda untuk menciptakan suatu gambaran tentang visi, sehingga dengan demikian dapat di ciptakan keberatan dari hal yang kacau dengan skill efektif atau kepandaian.

4. Asas-asas manajemen

Asas-asas (prinsip-prinsip) merupakan suatu pernyataan fundamental/kebenaran umum yang dapat dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan, pelaksanaan yang fleksibel serta disesuaikan dengan situasi, kebutuhan dan keadaan.

a. Frederick Winslow Taylor (1856-1915) dari Amerika Serikat Mengemukakan asas-asas manajemen sebagai berikut : 1) Pengembangan metode kerja terbaik

2) Pemilihan serta pengembangan para pekerja

3) Usaha untuk menghubungkan dan mempersatukan metode kerja yang terbaik dan para pekerja yang terpilih dan yang terlatih.

4) Kerjasama erat yang harmonis antara manajer dan non manajer, meliputi pembagian kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.

b. Henry Fayol (1841 - 1925) dari Perancis

Di dalam Dasar-Dasar Manajemen terdapat unsur-unsur manajemen (7 M + I) dan fungsi-fungsi manajemen yaitu : planning (Perencanaan), organizing (pengorganisasian), coordinating (pengkoordinasian), commanding (pengarahan) dan controlling (pengawasan).

Untuk mendukung fungsi-fungsi manajemen Henry Fayol mengemukakan prinsip-prinsip/asas-asas manajemen sebagai berikut :

1) Asas pembagian kerja (division of work);

2) Asas wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility);

3) Asas disiplin (discipline);

4) Asas kesatuan perintah (unity of command);

5) Asas kesatuan jurusan/arah (unity of direction);

6) Asas kepentingan umum di atas kepentingan pribadi (subordination of individual interest into general interest);

(14)

7) Asas pembagian gaji yang wajar (renumeration of personal);

8) Asas pemusatan wewenang (centralization);

9) Asas hierarki/asas rantai berkala (scalar of chain);

10) Asas keteraturan (order);

11) Asas keadilan (equity);

12) Asas inisiatif (inisiative);

13) Asas kesatuan (esprit de corps);

14) Asas kestabilan masa jabatan (stability of turn over personnel).

5. Unsur-unsur Manajemen

George R. Terry mengemukakan bahwa unsur-unsur manajemen merupakan sumber daya/human resources yang diperlukan dalam fungsi-fungsi manajemen.

Unsur-unsur Manajemen, terdiri dari:

a Man, yaitu tenaga kerja manusia baik sebagai pimpinan maupun operasional / pelaksana;

b Money, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan;

c Materials, yaitu bahan yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan;

d Machines, yaitu mesin-mesin/alat-alat yang dipergunakan untuk mencapai tujuan;

e Methods, yaitu cara-cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan;

f Markets, yaitu pasar untuk menjual barang/jasa yang dihasilkan;

g Minutes, yaitu waktu yang diperlukan dalam proses pencapaian tujuan agar efektif dan efisien;

h Information, yaitu informasi yang diperlukan dalam pencapaian tujuan.

6. Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi Manajemen merupakan proses kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan.

a. George R. Terry

1) Planning; menjelaskan apa yang harus dilakukan, kapan, di mana dan bagaimana.

2) Organizing; menjelaskan dengan kewenangan seberapa banyak dan dengan sarana serta lingkungan kerja yang bagaimana?

3) Actuating, membuat para pekerja ingin melakukan tugas yang telah ditentukan dengan secara sukarela

(15)

dan bekerja sama.

4) Controlling; pengamatan agar tugas yang telah direncanakan dilaksanakan tepat sesuai dengan rencana dan bila terdapat penyimpangan diadakan tindakan perbaikan.

b. Henry Fayol; planning, organizing, commanding, coordinating, controlling.

c. William H. Newman; planning, organizing, assembling, resources, directing, controlling.

d. DR. SP. Siagian, MPA; planning, organizing, motivating, controlling.

e. Lynda F. Urwiek; forcasting, planning, organizing, commanding, coordinating, controlling.

f. Luther Gullich; planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting.

g. DR. Winardi, SE; planning, organizing, coordinating, actuating, leading, communication, improving.

h. The Liang Gie; planning, decision making, directing, coordinating, controlling, improving.

Berbagai teori dan pendapat di atas pada hakekatnya terdapat kesamaan yang fundamental, yaitu merupakan fungsi-fungsi manajemen dan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses manajemen.

7. Sistem Manajemen

Sistem manajemen yang diterapkan oleh manajer dalam memimpin suatu organisasi tergantung dari karakter seorang pemimpin dan organisasi yang dipimpinnya.

Ada beberapa sistem manajemen :

a. Manajemen Tradisional (Paternalistic Management)

Setiap usaha dan aktivitas organisasi para pengikut (bawahan) selalu mengikuti jejak pimpinan yang dianggap paling baik, paling pintar dan paling benar.

b. Manajemen Tertutup (Closed Management)

Proses pengambilan keputusan seorang manajer diambil tanpa melibatkan partisipasi para bawahannya.

c. Manajemen Terbuka (Open Management)

Bawahan diikut sertakan dalam pertemuan-pertemuan berdasarkan kedudukan pejabat dan tingkat kerahasiaan

(16)

permasalahan.

d. Manajemen Demokrasi (Democratic Management)

Biasanya organisasi yang bawahannya mempunyai hak yang sama dan ikut menetapkan keputusan.

Sedang manajemen terbuka bawahan tidak ikut menetapkan tapi hanya sumbang saran dan pemikiran.

8. Proses Manajemen

George R. Terry dalam bukunya "Principle of Management"

mengelompokkan rangkaian kegiatan manajemen sebagai berikut:

a. Menetapkan yang harus dilaksanakan oleh anggota organisasi pada phase ini kegiatan tersebut lazim dinamakan

"perencanaan" (planning).

b. Mendiskusikan/mengalokasikan tugas-tugas kepada anggota dan menetapkan hubungan kerja antar kelompok disebut

"pengorganisasian" (organizing).

c. Menggerakkan anggota kelompok secara efektif dan efisien ke arah pencapaian tujuan dengan menggunakan komunikasi, kepemimpinan, perundingan dan pemberian instruksi sehingga orang menjadi bergerak dinamakan

"penggerakan" (actuating).

d. Mengadakan pengawasan dan pengendalian agar orang benar-benar berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan disebut "pengawasan" (controlling).

e. Manajemen sangat diperlukan oleh organisasi, di dalam proses manajemen tersebut kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan merupakan satu kesatuan yang dikombinasikan dalam fungsi-fungsi manajemen.

Kombinasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Forecasting : Kegiatan meramalkan, memproyeksikan, serta mengadakan taksiran yang akan terjadi sebelum perencanaan dilakukan.

b. Planning termasuk Budgeting : Menetapkan tujuan dan peraturan serta pedoman pelaksanaan ikhtisar biaya yang diperlukan dan atau pemasukan uang dengan rangkaian tindakan.

c. Organizing : Pengelompokan orang dan barang serta menetapkan tugas, fungsi, wewenang, tanggung jawab agar tercipta, berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan.

(17)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 12 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI d. Staffing : Penyusunan personalia agar berdaya guna.

e. Directing : Pemberian bimbingan, saran, perintah, atau intruksi kepada bawahan untuk melaksanakan tugas.

f. Leading : Pemberian semangat atau dorongan sebagai inspirasi kepada bawahan agar semangat bekerja.

g. Coordinating : Kegiatan penghubungan, penyatuan dan penyelarasan pekerjaan bawahan sehingga tercapai kerja sama yang terarah.

h. Controlling : Pengadaan penilaian atau koreksi serta perbaikan terhadap bawahan agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Rangkuman

1. Manajemen merupakan hal yang tidak terpisahkan dam suatu organisasi, agar organisasi dapat terkelola dengan baik dan dapat menapai tujuan secara optimal.

2. Secara umum manajemen mengandung 3 pengertian :

a. Manajemen sebagai suatu proses mencapai tujuan tertentu b. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang

melakukan aktivitas manajerial.

c. Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni.

3. Hubungan administrasi, organisasi dan manajemen bahwa administrasi merupakan proses penyelenggaran kerja sama, organisasi merupakan wardahnya sedangkan manajemen merupakan perbuatan-perbuatan operatifnya (pengerjaannya).

4. Filsafat Manajemen adalah kerjasama saling menguntungkan, bekerja efektif dan dengan metode kerja yang baik untuk mencapai hasil yang optimal.

5. Asas-asas (prinsip-prinsip) merupakan suatu pernyataan fundamental/kebenaran umum yang dapat dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan, pelaksanaan yang fleksibel serta disesuaikan dengan situasi, kebutuhan dan keadaan.

6. Unsur-unsur Manajemen, terdiri dari Man, Money, Materials, Machines, Methods, Markets, Minutes dan Information.

7. Fungsi manajemen meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan/pengendalian (controlling).

(18)

Latihan

1. Jelaskan pengertian-pengertian yang berhubungan dengan manajemen!

2. Jelaskan secara umum manfaat manajemen!

3. Jelaskan azas-azas manajemen!

4. Jelaskan fungsi manajemen!

5. Jelaskan proses manajemen!

(19)

MODUL 02

PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN PELAKSANAAN

4 JP (180 menit)

Pengantar

Dalam modul ini dibahas tentang Perencanaan, Pengorganisasian dan pelaksanaan/penggerakan.

Tujuan diberikannya materi ini adalah agar peserta didik mampu memahami tujuan Perencanaan, Pengorganisasian dan pelaksanaan/

penggerakan.

Kompetensi Dasar

1. Memahami perencanaan.

a. Menjelaskan pengertian rencana dan perencanaan;

b. Menjelaskan azas-azas perencanaan;

c. Menjelaskan tujuan perencanaan;

d. Menjelaskan unsur perencanaan;

e. Menjelaskan proses perencanaan;

f. Menjelaskan syarat perencanaan;

g. Menjelaskan prosedur perencanaan;

h. Menjelaskan manfaat perencanaan;

i. Menjelaskan keuntungan dan kerugian perencanaan;

j. Menjelaskan sifat-sifat perencanaan.

2. Memahami pengorganisasian.

a. Menjelaskan pengertian pengorganisasian;

b. Menjelaskan proses pengorganisasian;

c. Menjelaskan struktur organisasi pemberian informasi;

d. Menjelaskan macam-macam organisasi;

e. Menjelaskan cara departemenisasi;

f. Menjelaskan tentang kendali dan arti hasil organisasi.

3. Memahami pelaksanaan/penggerakan.

(20)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 15 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI a. Menjelaskan pengertian pelaksanaan;

b. Menjelaskan fungsi pelaksanaan;

c. Menjelaskan terminologi pelaksanaan;

d. Menjelaskan hubungan manusia dalam manajemen.

e. Menjelaskan pengertian hubungan manusiawi;

f. Menjelaskan pengertian komunikasi;

g. Menjelaskan unsur-unsur komunikasi;

h. Menjelaskan tipe-tipe komunikasi;

i. Menjelaskan metode komunikasi.

Materi Pelajaran

1. Pokok bahasan Perencanaan.

a. Pengertian rencana dan perencanaan;

b. Azas-azas perencanaan;

c. Tujuan perencanaan;

d. Unsur perencanaan;

e. Proses perencanaan;

f. Syarat perencanaan;

g. Prosedur perencanaan;

h. Manfaat perencanaan;

i. Keuntungan dan kerugian perencanaan;

j. Sifat-sifat perencanaan.

2. Pokok bahasan Pengorganisasian.

a. Pengertian pengorganisasian;

b. Proses pengorganisasian;

c. Struktur organisasi pemberian informasi;

d. Macam-macam organisasi;

e. Cara departemenisasi;

f. Tentang kendali dan arti hasil organisasi.

3. Pokok bahasan

Pelaksanaan/penggerakan.

a. Pengertian pelaksanaan;

b. Fungsi pelaksanaan;

c. Terminologi pelaksanaan;

(21)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 16 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI d. Hubungan manusia dalam manajemen.

e. Pengertian hubungan manusiawi;

f. Pengertian komunikasi;

g. Unsur-unsur komunikasi;

h. Tipe-tipe komunikasi;

i. Metode komunikasi.

Metode Pembelajaran

1. Metode Ceramah

Metode ini digunakan pendidik untuk digunakan untuk menjelaskan materi tentang dasar-dasar manajemen secara umum kepada peserta didik.

2. Metode Brainstorming/curah pendapat

Metode ini digunakan pendidik untuk mengeksplor pendapat peserta didik tentang dasar-dasar manajemen.

3. Metode tanya Jawab

Metode ini digunakan pendidik untuk bertanya dan menjawab kepada peserta didik dalam rangka mengetahui sejauh mana pemahaman peserta didik tentang materi yang telah disampaikan.

4. Metode diskusi

Metode ini digunakan pendidik untuk menugaskan peserta didik agar mendiskusikan tentang materi yang telah diberikan.

Bahan dan Alat

1. Alat/sarana:

a. White Board;

b. penghapus;

c. LCD/proyektor;

d. laptop.

2. Bahan:

a. alat tulis;

b. kertas flipchart/HVS.

3. sumber belajar:

Modul dasar-dasar manajemen.

(22)

Kegiatan Pembelajaran

1. Tahap awal : 15 menit

Pendidik melaksanakan refleksi pelajaran yang telah dipelajari sebelumnya.

2. Tahap inti : 165 menit

a. Pendidik mengeksplore pengetahuan peserta didik yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan/penggerakan;

b. Pendidik menjelaskan materi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan/penggerakan;

c. peserta didik mendiskusikan materi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan manajemen;

d. Peserta memperhatikan, mencatat hal-hal yang penting, bertanya jika ada materi yang belum dimengerti/dipahami.

3. Tahap akhir : 10 menit a. Penguatan materi :

Pendidik memberikan ulasan secara umum terkait dengan proses pembelajaran.

b. Cek penguasaan materi :

Pendidik mengecek penguasaan materi pembelajaran dengan cara bertanya secara lisan dan acak kepada peserta didik.

Tagihan/Tugas

Peserta didik mengumpulkan hasil diskusi materi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan manajemen.

Lembar Kegiatan

Peserta didik melaksanakan diskusi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan manajemen.

(23)

Bahan Bacaan

Pokok Bahasan 1

PERENCANAAN (PLANNING)

1. Pengertian Rencana dan Perencanaan

Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen karena organizing, staffing, directing dan controling pun harus terlebih dahulu direncanakan.

Perencanaan bersifat dinamis, dalam hal ini perencanaan ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian karena adanya perubahan situasi dan kondisi. Rencana bisa tertulis maupun tidak tertulis sebaiknyalah rencana dibuat secara tertulis.

Rencana (Plan) diproses oleh perencana (Planner) hasil menjadi perencanaan (Planning). Rencana adalah suatu proses untuk menentukan perencanaan sehingga produk dari Rencana adalah Perencanaan.

Mengapa Perencanaan dan Rencana sangat penting ? Karena : a. Tanpa Perencanaan dan Rencana berarti tidak ada tujuan

yang ingin dicapai.

b. Tanpa Perencanaan dan Rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.

c. Rencana adalah dasar pengendalian karena tanpa adanya rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.

d. Tanpa Perencanaan dan Rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemenpun tidak ada

Tahap rencana baru merupakan keinginan, timbulnya ide-ide tetapi perencanaan sudah merupakan permikiran.

a. Pengertian Rencana

1) The New Webster Dictionary

Rencana diartikan sebagai pernyataan dari segala sesuatu yang dikehendaki, digambarkan dalam suatu pola, peta, gambar atau pernyataan dari bagian- bagiannya sesuai dengan pola tertentu.

2) Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Jadi setiap rencana mengandung unsur “ tujuan dan

(24)

pedoman”.

b. Pengertian Perencanaan

Beberapa pendapat para pakar manajemen : 1) Harold Koontz and Cyril O'Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan- kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

2) G. R. Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungankan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

3) Louis A. Allen

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4) Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

Sehingga secara umum dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

2. Asas-asas Perencanaan

a. Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

b. Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya sekecil-kecilnya.

c. Principle of primary of planning

Asas pengutamaan perencanaan artinya bahwa perencanaan merupakan keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya seperti organizing, staffing, directing dan controlling.

(25)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 20 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI d. Principle of planning premise

Asas patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

e. Principle of timing

Asas waktu dalam perencanaan membutuhkan waktu yang relative singkat dan tepat.

f. Principle of planning communication

Asas tata hubungan perencanaan merupakan perencanaan yang dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik.

g. Principle of alternative

Asas alternatif ini ada pada setiap rangkaian perencanaan yang meliputi pemilihan alternatif tindakan.

h. The commitment principle

Asas keterikatan yang memperhitungkan jangka waktu keterikatan untuk pelaksanaan pekerjaan.

i. The principle of flexibility

Asas fleksibelitas membuat perencanaan efektif, tetapi tidak mengubah tujuan.

j. Principle of strategic planning

Asas perencanaan strategis sebagai pilihan tindakan- tindakan yang diperlukan agar tujuan tercapai dengan efektif.

Asas-asas perencanaan ini sangat dibutuhkan dalam manajemen karena menyangkut prosedur yang harus dilaksanakan, baik secara material maupun formal hirarki, yang merupakan tuntutan daripada langkah manajemen itu sendiri.

3. Tujuan Perencanaan

a. Untuk menentukan kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

b. Untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

c. Suatu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi.

d. Menyebabkan kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

e. Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

(26)

f. Membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

g. Menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

h. Merupakan usaha untuk menghidari Mismanagement dalam penempatan karyawan.

i. Membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

4. Unsur-unsur Perencanaan

Tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai apabila unsur-unsur perencanaan bisa menjamin kebenarannya, dimana perencanaan tersebut mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

a. Unsur Tujuan (Objective)

Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain.

1) G. R. Terry : Tujuan adalah suatu sasaran manajerial yakni tujuan yang diingini yang melukiskan skop yang jelas serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manajer. Sasaran atau goal skopnya lebih kecil daripada tujuan, titik tertentu yang dicapai.

2) Wilson : Tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana bidang-bidang atau pusat perhatian itu dapat direalisasikan pada waktu tertentu. Tujuan disebut suatu jenis rencana karena akan dicapai pada masa depan.

b. Unsur Kebijaksanaan (Policy)

Adalah suatu jenis rencana yang memberikan arah berpikir dalam pengambilan keputusan, karena dengan kebijaksanaan rencana akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir pengambil keputusan kearah tujuan yang diinginkan.

Kebijaksanaan sering diartikan dengan penyimpangan dari ketentuan yang ditetapkan. Padahal pengertian kebijaksanaan merupakan suatu batas dalam pengambilan keputusan yang tidak melanggar ketentuan akan tetapi memberikan bimbingan dan arah sesuai batasan umum yang diperbolehkan.George R. Terry

Kebijaksanaan adalah suatu pedoman yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan yang memberikan suatu batas umum dan arah tempat managerial action akan dilakukan.

(27)

1) Pentingnya kebijaksanaan?

a) Kebijaksanaan merupakan kerangka dasar pemikiran dalam membimbing tindakan yang akan diambil untuk mencapai tujuan.

b) Kebijaksanaan akan memberikan arti terhadap tujuan.

c) Kebijaksanaan dipergunakan untuk menempatkan tujuan organisasi yang sebenarnya .

d) Kebijaksanaan merupakan alat untuk mendapatkan wewenang.

2) Tingkat kebijaksanaan:

a) Kebijaksanaan pokok (Basic Policy) dibuat oleh

manajer puncak atau Pimpinan

perusahaan/organisasi.Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat membimbing kearah pemikiran untuk manajerial, yaitu memberikan petunjuk serta menggariskan secara umum, baik mengenal tujuan maupun caranya.

b) Kebijaksanaan Umum (General Policy) yang dibuat oleh manajer madya. Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat administratif, yaitu sudah lebih jelas menunjukan cara-cara bagaimana tujuan dan cara yang telah digariskan dalam perencanaan yang sifatnya directif dapat dilaksanakan dengan baik. General policy merupakan penjabaran Basic policy.

c) Kebijaksanaan Bagian (Departemental Policy) yang dibuat oleh manajer lini (Supervisor).

Dalam tingkat ini setiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan, sehingga tugas itu bersifat operatif, yaitu pekerjaan yang harus berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkrit.

3) Syarat-syarat Kebijaksanaan ?

a) Kejelasan (clearity), artinya kebijaksanaan yang diambil harus jelas maksud, tujuan dan arahnya supaya tidak salah ditafsirkan.

b) Luwes (Flexibility), artinya kebijaksanaan itu juga jangan kaku.

c) Berkepribadian (Individuality), artinya khas

(28)

tersendiri.

c. Unsur Prosedur

Meliputi pembagian tugas, urutan-urutan tindakan, menentukan jalan kearah tujuan, serta hubungan (vertikal &

horizontal) antara masing-masing anggota secara rinci.

d. Unsur Strategi

Menentukan tindakan berdasarkan atas pemanfaatan keunggulan agar memperoleh hasil yang optimal, efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang tepat.

Faktor-faktor yang penting diperhatikan dan diperhitungkan dalam menentukan strategi adalah:

1) Memperhitungkan keunggulan dan kelemahan yang dimiliki daripada pihak saingan;

2) Memanfaatkan keunggulan dan kelemahan pihak saingan;

3) Memperhitungkan keadaan lingkungan internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi;

4) Memperhitungkan faktor-faktor ekonomis sosial dan psikologis;

5) Memperhitungkan faktor-faktor sosio-kultural dan hukum;

6) Memehitungkan faktor ekologis geografis;

7) Menganalisa dengan cermat rencana-rencana pihak saingan.

e. Unsur Taktik

Menentukan langkah yang harus dilaksanakan dalam bentuk direktif dan masih harus diterjemahkan lagi secara teknis, sehingga dapat terealisasikan sesuai dengan keinginan.

f. Unsur Program

Merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan produksi, finansial, personalia dan pemasaran secara konkrit.

Dikatakan konkrit karena di dalam program tercantum sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggaran.

g. Unsur Metode

Hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-

(29)

fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang dan usaha.

h. Unsur Falsafah

Menentukan pandangan hidup dan dasar organisasi dalam mencapai tujuan.

i. Unsur Jadwal

Menentukan daftar saat dimulainya suatu pekerjaan sampai selesainya unsur aturan.

j. Unsur Aturan

Merupakan komitmen bersama tentang hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan.

k. Unsur Anggaran (budget)

Menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan secara rasional dalam bentuk kuantitatif atau angka sebagai dukungan operasional.

5. Proses Perencanaan

a. Menetapkan tugas dan tujuan;

b. Mengobservasi dan menganalisis data dan informasi;

c. Menenetapkan hambatan-hambatan serta kemungkinan- kemngkinan yang terjadi;

d. Menentukan beberapa alternatif dan memilih alternatif yang terbaik;

e. Menyusun rencana;

f. Pelaksanaan keputusan sesuai dengan rencana yang ditentukan.

6. Syarat-syarat Perencanaan

a. Tujuan dirumuskan dengan jelas, objektif, rasional;

b. Bersifat sederhana artinya ekonomis rasional sistematis, selektif prioritas, mudah dipahami, dan semua kegiatan tercakup;

c. Bersifat fleksibel, selalu dapat menyesuaikan diri dengan keadaaan tapi tidak mengubah tujuan;

d. Menunjukkan urutan-urutan dan waktu pekerjaan serta

(30)

berkesinambungan;

e. Adanya keseimbangan, baik keluar/kedalam organisasi, antara pemberian tugas & fasilitas;

f. Dilandasi partisipasi, sehingga menerima masukan;

g. Realistis, melihat kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki;

h. Berdasarkan alternatif, mempertimbangkan untung ruginya.

7. Prosedur Perencanaan

Agar dapat dilakukan dengan baik, sebagai berikut:

a. Menjelaskan dan merumuskan masalah, usaha dan tujuan yang akan dilaksanakan;

b. Mengumpulkan data dan informasi serta fakta yang diperlukan;

c. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informasi dan fakta serta hubungannya;

d. Menetapkan perencanaan, premis dan hambatan serta hal yang mendorongnya;

e. Menentukan beberepa alternatif;

f. Memilih rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada;

g. Menetapkan urutan-urutan serta waktu dengan terinci bagi rencana yang diusulkan;

h. Melaksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

8. Manfaat Perencanaan

a. Sebagai alat pengendali/pelaksanaan kegiatan;

b. Sebagai pedoman/petunjuk untuk mengarahkan dan memantau kegiatan;

c. Memilih dan menentukan prioritas, sehingga aktivitas terarah, teratur, ekonomis dan bermanfaat;

d. Untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian masa yang akan datang;

e. Untuk menjamin penggunaan sumber daya (human resources) dengan efektif efisien;

f. Memberikan gambaran seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap;

(31)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 26 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI g. Memperkecil resiko yang dihadapi organisasi.

9. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan a. Keuntungan

1) Tujuan menjadi jelas, obyektif dan rasional;

2) Dengan perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur dan ekonomis;

3) Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki;

4) Aktivitas menjadi teratur dan bermanfaat;

5) Dapat menggambarkan keseluruhan organisasi;

6) Dapat memperkecil resiko yang dihadapi organisasi;

7) Dapat memberikan landasan untuk pengendalian;

8) Dapat merangsang prestasi kerja;

9) Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap;

10) Dapat mengetahui tingkat keberhasilan karyawan.

b. Kerugian

1) Membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan karena harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan;

2) Dapat menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, yang memerlukan pengambilan keputusan dengan cepat;

3) Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa depan belum tentu tepat, sehingga manajer tidak dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang;

4) Biaya untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai;

5) Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang dari pada masa yang akan datang.

10. Sifat-sifat Perencanaan

a. Sederhana dan terang dalam penyusunan kata-katanya;

b. Fleksibel dan stabil;

c. Ada perimbangan;

(32)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 27 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI d. Meliputi tindakan yang diperlukan.

Pokok Bahasan 2 PENGORGANISASIAN

1. Pengertian Pengorganisasian dan organisasi a. Pengertian Pengorganisasian

1) Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Pengorganisasian adalah proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relative didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

2) George R. Terry

Pengorganisasian adalah tindakan mengusa-hakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

George R. Terry melihat pengorganisasian dari organisasi agar tujuan bersama dapat tercapai sesuai dengan keinginannya secara efektif dan efisien.

3) Drs. M. Manulang

Organisasi dalam arti dinamis berarti pengorganisasian adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas- tugas/tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerjasama seefektif mungkin untuk mencapai tujuan.

Definisi-definisi di atas merupakan pendapat para pakar manajemen yang dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat/wadah manajer melakukan aktivitas dalam

(33)

mencapai tujuan.

b. Pengertian Organisasi

1) Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dan sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu, jadi organisasi hanya merupakan alat/wadah.

2) Chester I. Barnard

(As a system of consciously activity or forces of two ormore persons).

Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang/lebih.

3) Prof. DR. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro

Organisasi adalah alat/wadah dari manajemen yang membentuk struktur tata pembagian kerja dan tata hubungan kerja antar sekelompok orang pemegang posisi bekerja sama secara tertentu untuk mencapai tujuan.

2. Proses Pengorganisasian

Proses pengorganisasian adalah rangkaian kegiatan yang diperlukan untuk :

a. Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai, memilih motivasi keuntungan (profit motive) atau motivasi pelayanan (service motive);

b. Penentuan kegiatan, dengan merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi serta menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan;

c. Pengelompokan kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama dan berkaitan erat dapat disatukan ke dalam satu departemen;

d. Pendelegasian kewenangan dengan menetapkan wewenang yang akan didelegasikan pada setiap departemen;

e. Rentang kendali, berupa penempatan sejumlah karyawan pada setiap departemen;

f. Peranan perorangan/individu pada setiap tingkatan dalam suatu departemen harus jelas, agar tumpang tindih tugas

(34)

dapat dihindarkan;

g. Tipe organisasi, menetapkan tipe organisasi yang akan digunakan antara lain memilih : organisasi lini (line organization), Lini dan Staff (line and staff organization) atau organisasi Fungsional (Function organization);

h. Struktur/bagan organisasi, menetapkan atau memilih:

segitiga vertikal, segitiga horizontal, berbentuk lingkaran, setengah lingkaran, kerucut vertikal/ horizontal ataukah berbentuk oval.

Jika proses pengorganisasian tersebut dilakukan dengan baik berdasarkan ilmiah, maka organisasi yang disusun akan efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam mencapai tujuan.

3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi memberi Informasi tentang :

a. Tipe organisasi antara lain : line organization, line and staff organization, atau functional organization;

b. Pendepartemenan organisasi antara lain : mengenai dasar departemen (bagian), berdasarkan fungsi manajemen, wilayah produksi dan shift;

c. Kedudukan, menunjukan seseorang pada kelompok manajerial ataukah karyawan operasional;

d. Jenis wewenang artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang (line authority);

e. Rentang kendali dapat memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen serta tugas dan tanggung jawabnya;

f. Manajer dan bawahan, artinya bahwa struktur organisasi memberikan informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab, siapa atasan dan siapa bawahan;

g. Tingkatan manajer, artinya bahwa struktur organisasi memberikan informasi tentang top manager (Pimpinan), middle manager (Manajer Penyelia) dan lower manager (Manajer Pelaksana);

h. Bidang pekerjaan, artinya setiap kotak dalam struktur organisasi memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang dilakukan pada masing-masing bagian;

i. Tingkat manajemen, artinya bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perorangan, tetapi juga hirarki

(35)

manajemen secara keseluruhan.

4. Macam-macam Organisasi

Macam-macam organisasi dapat diuraikan sebagai berikut : a. Berdasarkan proses pembentukan

1) Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan tertentu yang disadari dan diatur oleh ketentuan formal;

2) Organisasi informal adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya tidak jelas, tidak mempunyai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga, serta hubungannya terjalin secara pribadi.

b. Berdasarkan kaitan hubungannya dengan pemerintah

1) Organisasi resmi adalah organisasi yang dibentuk dan terdaftar pada lembaran negara;

2) Organisasi tak resmi adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan pemerintah dan tidak terdaftar pada lembaran negara.

c. Berdasarkan kompleksitas kegiatan

1) Organisasi besar, baik ruang lingkup, struktur, metode kerja, kewenangan dan jelajah operasionalnya;

2) Organisasi sedang, dibatasi oleh sesuatu kemampuan dan perilaku organisasi;

3) Organisasi kecil, sifatnya merupakan pilihan manajemen yang diterapkan.

d. Berdasarkan tujuan

1) Organisasi sosial (public organization), yaitu organisasi non profit, karena tujuan utama melayani kepentingan umum (public service);

2) Organisasi perusahaan (business organization) adalah organisasi dengan tujuan komersial dan tindakannya selalu bermotif profit (laba).

e. Berdasarkan organization chart (bagan organisasi) adalah bentuk diagram yang menunjukkan aspek-aspek penting suatu organisasi meliputi fungsi-fungsi utama dan hubungannya masing-masing saluran pengendalian, wewenang dan pendelegasian wewenang dari masing-

(36)

masing karyawan yang diserahi tugas.

1) Berbentuk segitiga vertikal (arrangement chart);

2) Berbentuk segitiga horizontal;

3) Berbentuk kerucut vertikal;

4) Berbentuk kerucut horizontal;

5) Berbentuk lingkaran;

6) Berbentuk setengah lingkaran;

7) Berbentuk telor (oval).

f. Berdasarkan bentuknya

1) Organisasi lini (line organization) a) Sifat-sifatnya:

(1) Organisasi kecil;

(2) Jumlah pegawainya masih sedikit;

(3) Pemilik biasanya menjadi pimpinan organisasi;

(4) Hubungan kerja pimpinan dan bawahan umumnya secara langsung;

(5) Tingkat spesialisasi masih rendah;

(6) Anggota organisasi saling menganal;

(7) Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana.

b) Kebaikannya Organisasi lini (line organization) (1) Proses pengambilan keputusan cepat;

(2) Rasa solidaritas anggota masih tinggi;

(3) Disiplinnya tinggi.

c) Keburukannya Organisasi lini (line organization) (1) Tujuan organisasi diwarnai tujuan pribadi

pimpinan;

(2) Ada kecenderungan pimpinan bertindak otoriter;

(3) Ketergantungan organisasi terhadap seseorang / pimpinan;

(4) Kesempatan karyawan kearah spesialisasi masih terbatas.

2) Organisasi lini dan staf (line and staff organization) a) Sifat-sifatnya:

(1) Organisasi kecil;

(2) Dibentuk sebagai suatu pelaksanaan dari

(37)

suatu program kerja organisasi yang telah ada, bisa semacam kelompok keahlian, gugus tugas, proyek-proyek, dsb;

(3) Lebih banyak pekerjaan yang bersifat teknis pelaksanaan spesialisasi;

(4) Target-targetnya yang jelas pasti;

(5) Pengawasan ketat.

b) Kebaikan-kebaikannya, antara lain:

(1) Proses kerja cepat, terarah dan lebih terprogram;

(2) Pemanfaatan anggaran, personil dan peralatan tepat;

(3) Kenaikan pangkat para pejabat fungsional bisa lebih cepat sesuai prestasinya;

(4) Disiplin dan moral anggota biasanya tinggi karena bakat dan keahlian anggoat tertampung.

c) Keburukan-keburukan antara lain :

(1) Para Pejabat fungsional sering bingung dalam mengikuti prosedur administrative;

(2) Suasana kerja kepala-kepala unit sangat berbeda dengan suasana kerja fungsional;

(3) Pangkat Pejabat fungsional sering lebih tinggi dari Kepala Unitnya, sehingga menyulitkan Kepala Unit untuk mengadakan pengawasan melekat.

3) Organisasi Tipe Panitia a) Sifat-sifatnya, antara lain:

(1) Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang;

(2) Semua anggota Pimpinan mempunyai hak dan wewenang serta tanggung jawab yang sama;

(3) Para pelaksana dikelompokan menurut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam bentuk “ Task Force “.

b) Kebaikan-kebaikannya antara lain :

(1) Keputusan yang diambil pada umumnya

(38)

tepat, karena dibicarakan secara koleklif;

(2) Kemungkinan bagi seseorang untuk bertindak diktatoris sangat kecil;

(3) Usaha yang kooperatif dikalangan bawahan lebih mudah dibina

c) Keburukan-keburukannya, antara lain :

(1) Proses pengambilan keputusan biasanya lambat, karena segala sesuatunya harus dibicarakan terlebih dahulu;

(2) Dalam hal timbulnya kemacetan, tidak ada satu orang pun orang yang dapat diminta pertanggungjawabannya lebih dari yang lain;

(3) Para pelaksana sering kebingungan karena perintah tidak datang dari satu orang saja;

(4) Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan pada kolektifitas.

5. Departemenisasi

Departemenisasi adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis dan berkaitan erat pada suatu unit kerja, atas dasar asas pembentukan organisasi agar fungsi yang ada dapat berjalan dengan baik.

a. Macam-macam Departemenisasi :

1) Berdasarkan fungsi (enterprise function);

2) Berdasarkan rangkaian kerja (processing product);

3) Berdasarkan Pelayanan Masyarakat (customer service);

4) Berdasarkan alat (tools);

5) Berdasarkan wilayah (territory;)

6) Berdasarkan manajemen (management function).

b. Pokok-pokok Departemenisasi : 1) Spesialisasi;

2) Mempermudah pengawasan;

3) Mempermudah koordinasi;

4) Mengefisiensikan biaya.

c. Bagian-bagian Departemenisasi : 1) Departemen pokok;

2) Departemen pendukung.

(39)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 34 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 6. Rentang Kendali dan hasil Pengorganisasian

Rentang kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer (Drs. H. Malayu SP Hasibuan).

a. Kenapa rentang kendali itu diperlukan suatu organisasi ? karena:

1) Keterbatasan waktu;

2) Keterbatasan pengetahuan;

3) Keterbatasan kemampuan;

4) Keterbatasan perhatian seorang Pemimpin/Manajer.

b. Faktor-faktor yang membatasi besar kecilnya rentang kendali, ialah:

1) Sifat dan terincinya rencana;

2) Latihan-latihan dalam organisasi;

3) Posisi pemimpin dalam struktur organisasi;

4) Dinamis/statisnya organisasi;

5) Kemampuan dan modernisasi komunikasi;

6) Tipe pekerjaan yang dilakukan;

7) Kecakapan dan pengalaman manajer.

c. Jenis-jenis wewenang (authority)

1) Line authority adalah fungsi-fungsi yang mempunyai tanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan suatu organisasi;

2) Staff authority adalah fungsi yang tidak terlibat secara langsung terhadap pencapaian tujuan suatu organisasi.

Hasil pengorganisasian adalah kinerja organisasi pada kesatuan yang utuh secara efektif dan efisien, sehingga berbagai kepentingan dan kemampuan yang ada dalam suatu kelompok dapat diharmonisasikan ke arah pencapaian tujuan tertentu.

Pokok Bahasan 3 PELAKSANAAN

1. Pengertian pelaksanaan/Penggerakan

Fungsi pelaksanaan/penggerakan adalah fungsi terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Untuk lebih jelasnya tentang pengertian penggerakan dalam manajemen, berikut ini dikemukakan pengertian tentang penggerakan sebagai berikut : a. George R. Terry

(40)

Penggerakan adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok mau bekerja sama secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.

b. Prof. DR. S.P. Siagian

Penggerakan merupakan keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mau bekerjasama dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.

c. Prof. DR. H. Arifin Abdurachman.

Penggerakkan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat orang lain suka dan dapat bekerja. Pengawas ialah kegiatan yang dilakukan pemimpin untuk membimbing, menggerakkan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas untuk melaksanakan sesuatu.

Perintah adalah instruksi resmi dari atasan terhadap bawahan untuk mengerjakan/untuk tidak melaksanakan sesuatu guna merealisasikan tujuan kepada tujuan organisasi.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan/penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, mengarahkan dan mengatur segala kegiatan yang telah diberikan untuk mencapai suatu tujuan.

2. Fungsi-fungsi Penggerakkan

a. Untuk mempengaruhi seseorang agar mengerjakan sesuai dengan kehendaknya.

b. Melunakkan dengan reistensi (bertahan, melawan dan menentang) kepada seseorang.

c. Membuat seseorang memelihara dan memupuk kesetiaan, kesayangan, kecintaan kepada pimpinan, tugas serta organisasi.

d. Menanamkan, memupuk rasa tanggung jawab secara penuh terhadap organisasi.

3. Terminologi Penggerakkan

a. Directing, menggerakkan orang lain dengan memberikan berbagai pengarahan.

b. Actuating, menggerakkan orang lain secara umum

c. Leading, menggerakkan orang lain dengan cara menempatkan diri dimuka orang yang digerakan, emnuju

(41)

suatu tujuan tertentu serta unsur paksaan.

d. Commanding, menggerakkan orang lain yang disertai unsur paksaan.

e. Motivating, menggerakkan orang lain dengan terlebih dahulu memberikan alasan hal tertentu agar dilaksanakan.

4. Hubungan Manusia dalam Manejemen

Pokok-pokok masalah yang dipelajari dalam penggerakkan adalah:

a. Tingkah laku manusia (Human behavior);

b. Hubungan manusia (Human relation);

c. Komunikasi;

d. Kepemimpinan.

Manajemen dalam mencapai tujuan melalui kegiatan orang lain berarti pimpinan menggerakan bawahannya untuk mengerjakan sebagian tugasnya, pimpinan dalam membina kerjasama mengerakkan dan mendorong gairah kerja bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia. Manusia dalam kelompok mempunyai banyak perbedaan sekaligus ada persamaan seperti kebutuhan dasar (Needs) yang dibutuhkan setiap orang.

Sedangkan keinginan (Wants) dikatakan sebagai yang ditentukan oleh cita – cita seseorang

a. F.W. Taylor dalam teori klasik ; Kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal/biologis saja yaitu gaji dan kesejahteraan (kompensasi) yang besar. Apabila kompensasi dinaikkan, maka produktivitas kerja meningkat.

b. Elton Manyo dan Fritz Roethlisberges dengan teori

"human science theory"; Kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan kompensasi saja, tetapi membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana kebutuhan. Pemahaman mental, sikap dan perasaannya, akan mendorong peningkatan efisiensi, semangat dan produktivitas kerja karyawan.

c. Douglas Me. Gregor dengan "Teori X dan Y"; pengendalian dan pengerahan diganti dengan integrasi, kerjasama dan partisipasi dalam proses pengambilan keputusan, sehingga didekasi, loyalitas dan partisipasi dapat menjamin organisasi mengenai tujuan.

d. D. Yung ; Sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari keturunan dan lingkungan:

1) Type introverse; egois, pendiam, menyendiri, kurang bergaul, mengutamakan kepentingan pribadi dari pada