BAB II TINJAUAN LITERATUR
C. Pengadaan Bahan Pustaka
2. Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Tahap kelanjutan dari seleksi bahan pustaka adalah pengadaan bahan pustaka. Pengadaan merupakan proses menghimpun koleksi yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.36 Istilah pengadaan adalah terjemahan dari acquisition yaitu kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih.37 Selain itu pengadaan bahan pustaka adalah mengusahakan bahan-bahan pustaka yang belum dimilki perpustakaan, dan menambah bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki perpustakaan tetapi jumlahnya masih kurang.38
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan pengadaan bahan pustaka adalah kegiatan untuk menambah koleksi perpustakaan yang sudah ada atau mengadakan koleksi yang belum ada di perpustakaan, dengan berbagai pertimbangan dari proses seleksi.
35Virginia Kay Williams, “Building and Evaluating Juvenile Collections in Academic Libraries,” College & Undergraduate Libraries, (2011): h.69-74.
36
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007), h. 15.
37
Yuyu Yulia dan Janti G. Sugana, Pengembangan Koleksi, h. 5.2.
38
b. Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka
Tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah untuk mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai masa kini dan masa mendatang.39
Sedangkan fungsi pengadaan bahan pustaka menurut Nurhayati, sebagai berikut:
1) Menerima dan mencari buku-buku pesanan dari fakultas
2) Meneliti tentang macam atau jenis bahan pustaka cetak maupun non cetak dan mengusahakan kelengkapannya
3) Mengadakan pengamatan langsung tentang buku-buku baru misalnya langsung menanyakan ke penerbit atau toko buku.40
c. Metode Pengadaan
Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka ada beberapa cara atau metode untuk memperoleh bahan pustaka yang dibutuhkan. Metode pengadaan yang umumnya dilakukan adalah melalui pembelian, hadiah, tukar menukar dan lain-lain.
1) Pengadaan melalui pembelian
Pelaksanaan pembelian bahan pustaka di Perpustakaan Umum dapat dilakukan langsung oleh perpustakaan. Pembelian bahan pustaka di kalangan instansi Pemerintah, terikat dengan
39
Janti G. Sugana dan Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka, h. 21.
40
ketentuan yang terdapat di dalam Keputusan Pemerintah/Presiden tentang pengadaan barang dan jasa.41
Pengadaan buku melalui metode pembelian juga dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
a) Pembelian melalui penerbit
Dalam melakukan pembelian melalui penerbit ada beberapa prosedur yang dilakukan oleh perpustakaan, antara lain:
1. Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit.
2. Mengirimkan daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaannya dan harga buku tersebut.
3. Menerima proforma invoice dar penerbit, yaitu daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaannya dan informasi cara pembayarannya.
4. Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam proforma invoice.
5. Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.
6. Membuat pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan yang berlaku.
41
Sukarman dan Rachmat Natadjumena, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, h. 24.
7. Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim.42
b) Pembelian melalui toko buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana yang relatif kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui tender. Selain itu pembelian melalui toko buku juga dapat dilakukan melalui toko buku online. Di Indonesia sudah tersedia toko buku yang bisa diakses melalui internet seperti Mizan dan Gramedia.43
c) Pembelian melalui agen
Cara pembelian yang sering juga dilakukan oleh perpustakaan adalah cara pembelian melalui agen. Agen buku memperoleh buku buku-buku dari berbagai penerbit baik penerbit dalam negeri maupun luar negeri dengan potongan harga dan menyimpannya, kemudian menjual ke toko buku dan perpustakaan. Beberapa agen buku yang ada di dalam negeri antara lain Jakarta Raya, Paramita Book Corner, Tropen, PF Book, Sagung Seto, dan lain-lain.44 2) Pengadaan melalui tukar menukar
Tidak semua bahan pustaka yang akan diadakan di perpustakaan bisa di peroleh di toko buku karena memang
42Yuyu Yulia dan Janti G. Sugana, Pengembangan Koleksi, h. 5.7 – 5.8.
43
Yuyu Yulia dan Janti G. Sugana, Pengembangan Koleksi, h. 5.12.
44
tidak diperjualbelikan. Bahan-bahan pustaka seperti ini biasanya diterbitkan ole perguruan tinggi atau lembaga penelitian dan lembaga-lembaga lain. Bahan pustaka seperti ini hanya dapat diperoleh dengan cara tukar menukar atau bahkan diminta secara gratis.45
Hal-hal yang perlu dilakukan oleh perpustakaan dalam pengadaan melalui tukar menukar adalah:
a) Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. b) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya,
misalnya biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya. c) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih
pemesan.
d) Mencatat alamat pemesanan.
e) Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.46
3) Pengadaan melalui hadiah
Selain dengan cara pembelian dan tukar menukar, perolehan bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui metode hadiah. Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah, swasta maupun pribadi. Ada beberapa cara mendapatkan hadiah, yaitu:
a) Hadiah atas permintaan. Hal yang perlu dilakukan adalah:
45
Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009),h. 3.10.
46
Luki Wijayanti, Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, (Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional, 2004), h. 55.
1. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan sebagainya).
2. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.
3. Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.
4. Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.
5. Memeriksa buku yang datang dan mencocokkannya dengan daftar pengantar.
6. Mengirimkan ucapan terima kasih.
7. Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur.
b) Hadiah tidak atas permintaan. Hal yang perlu dilakukan adalah:
1. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
2. Mengirimkan surat ucapan terima kasih.
3. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses.
4. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain.47