BAB 1 PENDAHULUAN
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data untuk penyelesaian kertas karya yang penulis gunakan adalah :
a. Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan cara mempelajari literatur berupa buku, artikel jurnal, berbagai sumber online yang berhubungan dengan proses digitalisasi koleksi, konsep koleksi deposit serta masalah yang akan dibahan dalam penulisan kertas karya ini.
b. Studi Lapangan
Studi lapangan ini dilakukan melalui observasi dengan melakukan wawancara langsung kepada staf dan pustakawan Seksi Koleksi Deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara. Wawancara dilakukan dengan membuat indikator pertanyaan (berdasarkan teori proses digitalisasi koleksi) sebagai pedoman wawancara yang telah disusun sebelumnya sesuai dengan permasalahan yang akan diselesaiakan dalam penulisan kertas karya ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Koleksi Deposit
2.1.1 Pengertian Koleksi Deposit
Dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 tahun 2016 tentang Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Nasional, koleksi deposit adalah semua terbitan yang diserahkan oleh para penerbit ke perpustakaan sebagai hasil pelaksanaan Undang-Undang Deposit.
Pada perkembangannya Undang-Undang Deposit di Indonesia telah mengalami revisi dari Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di revisi menjadi Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
Dalam penjelasan Undang-undang tersebut, karya cetak dan karya rekam merupakan salah satu hasil budaya bangsa yang sangat penting dalam menunjang pembangunan nasional, khususnya sebagai tolok ukur kemajuan intelektual bangsa, referensi dalam bidang pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, penelitian dan penyebaran informasi, pelestarian kebudayaan nasional, serta merupakan alat telusur terhadap catatan sejarah, jejak perubahan dan perkembangan bangsa untuk pembangunan dan kepentingan nasional.
Kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam ini dimaksudkan untuk menumbuhkan kesadaran Penerbit dan Produsen Karya Rekam untuk menyerahkan Karya cetak dan Karya Rekam sehingga dapat menyelamatkan Karya Cetak dan Karya Rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia. Untuk lebih mendekatkan karya tersebut sebagai sumber informasi tentang budaya bangsa kepada masyarakat, pengelolaan Karya cetak dan Karya Rekam dilaksanakan melalui Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi serta peran serta masyarakat.
Dari penjelasan diatas dapat disebutkan bahwa koleksi deposit merupakan koleksi yang wajib diserahkan ke perpustakaan oleh setiap penerbit sebagai pelaksanaan
Undang-Undang dan sebagai pertanggungjawaban warisan budaya dan bukti intelektualitas bangsa.
2.1.2 Jenis Koleksi Deposit
Koleksi deposit yang diserahkan pada Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Porpinsi dapat dikelompokkan pada Karya Cetak dan Karya Rekam
a. Karya Cetak
Undang-undang Nomor 13 tahun 2018 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan karya cetak adalah setiap karya intelektual dan/atau artistik yang diterbitkan dalam bentuk cetak yang diperuntukkan bagi umum.
Sementara itu pada buku Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam (2019), jenis koleksi deposit karya cetak yang dikumpulkandan diserahkan ke perpustakaan dari para penerbit adalah:
1. Buku Fiksi 2. Buku Non Fiksi 3. Buku Rujukan 4. Karya Artistik
5. Karya Ilmiah yang dipublikasikan 6. Majalah
7. Surat kabar 8. Peta
9. Brosur 10. Buletin
11. Karya cetak lain yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional.
Karya cetak yang termasuk wajib diserahkan adalah edisi cetakan kedua dan seterusnya yang mengalami perubahan isi dan/atau bentuk.
Menurut Nasution yang dikutip oleh Panjaitan (2008) koleksi deposit terbagi atas beberapa jenis yaitu:
1. Terbitan pemerintah daerah, seperti Peraturan Daerah, Surat Keputusan, Pidato resmi, Lembaran Negara, Statistik dan Laporan Tahunan
2. Hasil penelitian dari semua bidang ilmu yang dilaksanakan, hasil seminar, lokakarya, temu karya dan bahan lain yang serupa baik dari instansi pemerintah maupun swasta
3. Hasil terbitan perpustakaan daerah seperti laporan tahunan dan tengah tahunan, bibliografi, katalog induk, accession list dan majalah-yang di terbitkan di perpustakaan
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta, bahan kartograpis dan perjalanan
5.Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang kepariwisataan dan hal-hal yang berkaitan dengan turisme, tentang sejarah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa di suatu daerah, kemudian tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang kebudayaan, kesusastraan dan bahasa daerah
6. Rekaman musik tradisional dan ciptaan baru, rekaman penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide, film, video dan rekaman tarian serta permainan rakyat
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang organisasi atau swasta dalam ruang lingkup wilayah Indonesia
8. Direktori tentang : a. Rumah ibadah
b. Biro perjalanan umum
c. Kegiatan olahraga dan sarananya
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, pusat dagang dalam daerah badan penerangan masyarakat seperti TV, radio, kantor pos dan telekomunikasi e. Real estate, perkebunan dan pertambangan
e. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat rekreasi
f. Lembaga-lembaga pendidikan negeri dan swasta, formal dan informal
g. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian, angkatan bersenjata, rumah sakit dan puskesmas, apotik dan klinik.
b. Karya Rekam
Undang-undang Nomor 13 tahun 2018 menjelaskan yang dimaksud dengan karya rekam adalah setiap karya intelektual dan/atay artistik yang direkam, baik audio maupun visual dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang diperuntukkan untuk umum.
Menurut Yulia (2011) ada beberapa bentuk karya rekam antara lain, seperti:
1. Film
Film merupakan gambar hidup perkembangan dari gambar biasa. Film diproyeksikan secara mekanis melalui lensa proyektor, dan pada layar terlihat gambar hidup, yaitu film yang bersuara dan film bisu
2. Kaset
Dalam dunia perfilman, kaset diartikan sebagai kotak untuk melindungi bahan perekam gambar yang sekaligus berfungsi sebagai tempat penggulung bahan tersebut. Sedangkan dalam pengertian sehari-hari, kaset diartikan sebagai kotak penyimpan pita suara atau gambar (pada video kaset).
3. Rekaman Suara
Dalam Anglo American Cataloguing Rules2 (AACR2) yang termasuk ke dalam rekaman suara misalnya piringan hitam, pita (dalam bentuk gulungan, kaset, catridge), rekaman suara atas film. Maka, dengan perkembangan teknologi, saat ini rekaman suara banyak terdapat bentuk CD.
4. Rekaman Video
Rekaman video adalah istilah yang mencakup semua bentuk video
diantaranya yang berbentuk kaset, gulungan, dan cakram (disk). Alat bantu untuk melihatnya adalah VCR (Video Cassatte Recorder), televisi dan sekarang bias dilihat melalui monitor computer
Sementara pada buku Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam (2019), jenis koleksi deposit karya cetak yang dikumpulkan dan diserahkan ke perpustakaan dari para penerbit adalah:
1. Film
11. Open Reel Digital Audio Tape dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi
Dari penjelasan diatas jelas bahwa begitu beragammnya jenis karya cetak dan karya rekam yang harus disimpan dan dikelola di perpustakaan sebagai hasil budaya dan karya cipta manusia. Pada penulisan kertas karya ini yang menjadi fokus penulisan adalah digitalisasi koleksi cetak.
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit
Koleksi yang telah dihimpun di perpustakaan tentu memiliki fungsi dan tujuan sesuai visi dan misi dari setiap perpustakaan. Secara umum perpustakaan menghimpun koleksi adalah untuk melestarikan informasi, penyediaan informasi, menambah
wawasan serta pendidikan bagi pemustaka. Demikian juga halnya dengan koleksi deposit, memiliki fungsi dan tujuan bagi penyelenggara perpustakaan.
a. Fungsi Koleksi Deposit
Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018, menjelaskan bahwa fungsi penyerahan karya cetak dan karya rekam di perpustakaan adalah:
• Mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka menunjang pembangunan melalui pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
•
Menumbuhkan kesadaran penerbit karya cetak dan produsen karya rekam untuk menyerahkan karya cetak dan karya rekam sehingga dapat menyelamatkan karya cetak dan karya rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia.Sementara itu pada website Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (https://deposit.perpusnas.go.id/) menyatakan bahwa fungsi Deposit adalah
• Melaksanakan pengelolaan karya cetak dan karya rekam (KCKR)
• Melakukan penyusunan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI), Katalog Induk Nasional Indonesia (KIN) serta literatur sekundes lainnya.
b. Tujuan Koleksi Deposit
Panduan Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui website https://deposit.perpusnas.go.id/ menyatakan bahwa tujuan koleksi deposit adalah:
• Sebagai tempat menghimpun, mencatat, menyimpan, dan melestarikan hasil karya intelektual bangsa yang berupa sumber informasi, ilmu pengetahuan dan budaya.
• Memberikan fasilitas dan sumber belajar yang komprehensif, mudah dan dapat dipercaya.
3 Mendokumentasikan hasil karya budaya manusia dalam bentuk bibliografi nasional.
4 Menyediakan alat seleksi bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan maupun untuk kajian keperluan bahan pustaka bagi para peneliti, mahasiswa ataupun masyarakat pada umumnya dengan menggunakan bibliografis nasional yang lengkap dan mutakhir.
Sementara itu dalam buku Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam (2019), tujuan pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam adalah:
1. Agar semua karya cetak dan karya rekam dari berbagai jenis terbitan dan rekaman dapat dihimpun, diolah, disimpan, dipelihara, didayagunakan dan dilestarikan pada perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi
2. Agar para penerbit dan pengusaha rekaman secara sadar melaksanakan penyerahan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkannya kepada perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi
3. Untuk mengetahui apakah karya cetak dan karya rekam yang lalai melakukan kewajibannya, untuk selanjutnya diproses dan diberikan sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
2.1.4 Layanan Online E-Deposit
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dan perubahan akses informasi pemustaka, Perpustakaan Nasional Indonesia membuat layanan deposit berbasis web yang disebut dengan e-Deposit dengan alamat situs http://edeposit.perpusnas.go.id.
E-Deposit adalah sistem yang dikembangkan Perpustakaan Nasional Indonesia untuk memfasilitasi kegiatan pengumpulan dan pengelolaan bahan perpustakaan digital yang diterbitkan di Indonesia sebagai hasil dari implementasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Terima karya Cetak dan Karya Rekam.
Jenis-jenis koleksi yang dilayankan pada e-Deposit Peprustakaan Nasional Indonesia adalah:
a. E-Buku
E-Buku adalah versi buku digital. Jika buku umumnya terdiri dari kumpulan karya tulis yang dapat berisi teks atau gambar, maka buku elektronik berisi informasi digital yang juga bisa dalam bentuk teks atau gambar.
b. E-Serial
Publikasi digital yang terbit secara berkala seperti koran, majalah, buletin, tabloid, jurnal.
c. E-Partitur
Partitur adalah lembaran musik, representasi tertulis atau tercetak dari karya musik. Piano-vocal score, format penerbitan di mana bagian yang dinyanyikan diberikan secara penuh, tetapi instrumen orkestra digantikan oleh pengaturan keyboard
d. E-Musik
Musik digital adalah reproduksi suara dari sinyal digital yang telah diubah menjadi sinyal analog, rekaman suara digital dengan mengkode angka biner hasil dari perubahan sinyal suara analog dengan bantuan frekuensi sampling.
e. E-Peta
Peta digital adalah representasi dari fenomena geografis yang disimpan untuk ditampilkan dan dianalisis oleh komputer dan diformat menjadi gambar digital.
f. E-Film
Film digital adalah proses merekam gambar bergerak menggunakan sensor digital.
Gambar-1 Mekanisme Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam (sumber Biro Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpusnas, 2019)
2.2 Digitalisasi Koleksi 2.2.1 Pengertian Digitalisasi
Digitalisasi merupakan salah satu cara perpustakaan untuk melakukan pemeliharaan dan pelestarian koleksi yang dimiliki, misalnya koleksi langka atau naskah kuno, koleksi yang dianggap penting dan berharga untuk digunakan dikemudian hari baik dalam bentuk karya cetak ataupun karya rekam.
Soemantri (2012) menyatakah bahwa:
Digitalisasi merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip media baru (terbaca oleh komputer). Kegiatan digitalisasi arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun unit kearsipan di lingkungan perkantoran maupun perusahaan, dalam rangka menghemat ruangan, menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk penyimpanan arsipnya.
Sementara itu menurut Kusumah (2001:15), menyatakan bahwa :
Digitalisasi ialah bagian dari pelestarian yang berupaya untuk menyelamatkan naskah-naskah kuno dengan memanfaatkan teknologi digital seperti soft file,foto digital, microform, serta mengupayakan baik naskah duplikasinya agar dapat bertahan dalam jangka waktu yang relatif lama.
Shekar (2015 ) mendefenisikan digitalisasi adalah:
Suatu proses untuk menangkap sinyal analog ke dalam bentuk digital dalam bentuk kertas. Istilah 'digitalisasi' adalah frase singkat yang menggambarkan proses pembuatan versi elektronik dari suatu objek atau peristiwa, memungkinkan objek untuk disimpan, ditampilkan dan dimanipulasi di sebuah komputer, dan disebarluaskan melalui jaringan dan atau web di seluruh dunia.
gambar dapat diambil menggunakan pemindai atau kamera digital dan untuk mengoptimalkan kejernihan, perangkat lunak OCR dapat digunakan untuk gambar elektronik.
Sementara itu menurut Putranto (2015) digitalisasi bahan pustaka merupakan salah satu upaya pelestarian (preservation) bahan pustaka. Preservasi pada bahan pustaka sudah lama dilakukan, untuk memelihara, melindungi, serta menjaga bahan pustaka tersebut agar tidak rusak.”
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) online https://kbbi.web.id/digitalisasi digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Dari beberapa defenisi digitalisasi di atas dapat dikatakan bahwa digitalisasi merupaka suatu proses alih media dari bentuk cetak ke dalam bentuk digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya dengan tujuan
untuk melindungi isi informasi dan fisik yang terdapat di dalam suatu koleksi agar tidak musnah.
2.2.2. Digitalisasi Koleksi
Menurut Surahman (2008) berapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitalisisi koleksi adalah:
a. Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital b. Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksi koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c. Prioritas bagi komunitas penggguna,
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk melakukan digitalisasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakan.
d. Kemampuan staf
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangan bagaimana kemampuan staff dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitalisasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital. Ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan.
Sementara itu Sulendra (2014) mengatakan hal yang melatarbelakangi perpustakaan melakukan digitalisasi koleksi adalah :
a. Mengatasi ruang penyimpanan koleksi tercetak.
Pertumbuhan dan perkembangan koleksi cetak mengakibatkan semakin dibutuhkannya penambahan rak penyimpanan koleksi sehingga berakibat pada penambahan ruang penyimpanan koleksi. Salah satu solusi untuk mengatasi penambahan koleksi adalah dengan cara melakukan digitalisasi terhadap koleksi cetak.
b. Mencegah kerusakan fisik koleksi
Kebanyakan bahan pustaka yang dikoleksi perpustakaan adalah bahan pustaka dalam bentuk tercetak . Tentunya bahan pustaka tersebut tidaklah dapat bertahan terlalu lama, seiring dengan bertambahnya usia fisik dokumen tersebut ada banyak hal yang menyebabkan kerusakan dari segi fisiknya, baik faktor internal maupun faktor eksternal. Dalam upaya menyelamatkan informasi yang terdapat dalam bahan pustaka tersebut maka perlu dilakukan kegiatan alih media.
c. Kelangkaan
Koleksi yang bernilai historis dan langka harus dilestarikan baik dari segi fisiknya maupun segi isi informasinya. Upaya pelestarian koleksi yang bernilai historis dan langka ini salah satunya adalah dengan melakukan kegiatan alih bentuk dari fisik ke bentuk digital
d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi informasi terutama komputer dan perangkat terkait lainnya membawa dampak yang sangat positif dalam kegiatan di perpustakaan.
Kehadiran teknologi informasi harus diterima dan dimanfaatkan diperpustakaan, karena: (1) Tuntutan terhadap mutu dan jumlah layanan. (2) Tuntutan terhadap penggunaan koleksi bersama. (3) Kebutuhan untuk mengefektifkan SDM. (4) Tuntutan terhadap efisiensi waktu. (5) Keragaman informasi yang dikelola. (6) Kebutuhan akan ketepatan dan kecepatan layanan informasi.
Berbagai macam faktor perlu diperhitungkan untuk menjalankan proses digitalisasi koleksi yang dilakukan perpustakaan dalam upaya melestarikan informasi dan meningkatkan mutu layanan bagi pemustaka. Menurut Lee (2001) alasan utama dari institusi untuk mendigitalisasikan koleksi perpustakaan adalah untuk :
a. Meningkatkan akses.
Koleksi perpustakaan yang dipilih untuk digitalisasi salah satunya karena koleksi tersebut tergolong langka atau unik. Sehingga koleksi tersebut akan disimpan secara hati-hati dan hal itu akan menyebabkan koleksi tersebut menjadi sesuatu yang spesial sehingga aksesnya terbatas. Dengan adanya digitalisasi pada koleksi tersebut, maka aksesnya akan menjadi lebih luas sehingga tidak terbatas pada kalangan tertentu saja.
b. Memelihara bahan asli.
Yaitu mengusahakan agar koleksi asli tidak mengalami kerusakan, untuk menjaga nilai yang terkandung dalam koleksi seperti nilai historis, koleksi langka, kuno dan
sebagainya. Jika suatu bahan pustaka dialih media dari bentuk analog menjadi bentuk digital dengan hasil yang berkualitas tinggi, maka dapat dikatakan kegiatan digitalisasi dapat memelihara bahan asli tersebut.
Dari beberapa uraian dan pendapat tentang digitalisasi koleksi diatas, dapat dikatakan bahwa digitalisasi koleksi di perpustakaan perlu dan sangat penting dilakukan untuk pelestarian koleksi dan perluasan layanan perpustakaan. Pelestarian koleksi melalui digitalisasi perlu dilakuan untuk menjaga keutuhan dan keaslian informasi sebagai bukti perkembangan budaya suatu bangsa. Perluasan layanan perpustakaan dapat dilakukan dengan menghasilkan koleksi elektronik dari hasil digitalisasi koleksi, sehingga perluasan layanan dan akses ke sumber informasi elektronik bagi pemustaka khususnya koleksi langka dapat dilakukan melalui publikasi berbasis internet.
2.2.3 Manfaat dan Tujuan Digitalisasi Koleksi
Digitalisasi koleksi selain sebagai sarana untuk mempermudah penyebarluasan informasi, juga berfungsi sebagai sarana preservasi terutama untuk koleksi yang sudah langka. Menurut Hartinah (2009:16) digitalilasi koleksi dimaksudkan untuk :
a. Melestarikan nilai/ kandungan informasi.
b. Meningkatkan akses pada informasi dan pengetahuan yang tersembunyi.
c. Mempromosikan sumberdaya yang pernah ada (sejarah, budaya, Pengetahuan, dll).
d.
Mempromosikan instansi /lembaga sumber dokumen.Sementara itu Erika (2011) menyatakan bahwa digitalisasi koleksi memiliki manfaat antara lain:
a. Mengamankan isi naskah dari kepunahan agar generasi seterusnya tetap mendapatkan informasi dari ilmu-ilmu yang terkandung dari naskah tersebut.
b. Mudah digandakan berkali-kali untuk dijadikan cadangan (back up data).
c. Mudah untuk digali informasinya oleh para peneliti jika di-upload ke sebuah alamat web.
d. Dapat dijadikan sebagi obyek promosi terhadap kekayaan bangsa.
Adapun tujuan dari digitalisasi kolekis menurut Fabumni dan Paris (2006) menyatakan bahwa :
Tujuan digitalisasi koleksi adalah untuk preservasi yang mudah oleh pengguna atau peneliti manapun. Digitalisasi meningkatkan akses ke sumber daya perpustakaan, dengan mendigitalkan proyek perpustakaan, informasi akan dapat di akses oleh semua kelompok peneliti.
Dari pernyataan dan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa manfaat dan tujuan dilakukannya digitalisasi koleksi adalah mengamankan isi karya cetak dan karya rekam dari kepunahan, dapat dijadikan sebagai dokumen cadangan, dan mempermudah pengguna dalam akses informasi yang dibutuhkan. Selain itu digitalisasi koleksi juga bertujuan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses koleksi.
2.2.4 Tahap Perencanaan Digitalisasi Koleksi
Sebelum di lakukan proses digitalisasi kolkesi terlebih dahulu ada tahapan yang harus di perhatikan.
Menurut Arba’i (2010) tahapan perencanaan digitalisasi adalah sebagai berikut:
A. Pra-digitalisasi
Pra-digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut:
• Menseleksi dokumen berupa laporan, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir)
• Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar).
• Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen.
• Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan kebagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran).
• Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya di kembalikan ke asal perolehannya.
B. Proses digitalisasi
Untuk memberikan gambaran proses digitalisasi koleksi di perpustakaan berikut penjelasan proses digitalisasi sebagai berikut:
a) Dokumen yang akan digitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi, dan kertas karya (tugas akhir).
b) Skripsi, Tesis dan Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran.
c) Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (fortable document format) sebagai jonis koleksi digitalnya, dan untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh di cetak (print) dan tidak bisa di edit.
d) Untuk tahap awal, di tetapkan bahwa koleksi tersebut dapat di akses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server.
C. Kebutuhan Sumber Daya Manusia.
Biasanya seorang staf yang melakukan pra-digitalisasi (pengumpulan, pembongkaran pemjilidan kembali) dapat selesainya rata-rata 10 dokumen perhari, demikian bisnis untuk kegiatan pemindaian seorang staf juga dapat menyelesaikan rata-rata 10 dokumen perhari. Sedangkan untuk kegiatan editing menggunakan seorang staf hanya mampu selesainya ratarata 5 dokumen perhari.
D. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software).
a) 1 (satu) satuan Komputer Server
b) 12 (dua belas) satuan Pribadi Komputer
c) 1 (satu) satuan Dokumen Scanner (Canon DR 7080C) d) Jaringan LAN dan Internet
e) Perangkat lunak Digital Library, Adobe Acrobat 9 Pro, dan Cpture perfect 3.0 Dalam proses digitalisasi bahan pustaka Alat yang digunakan harus juga di perhatikan .
Menurut Saleh (2010) untuk membuat dokumen digital beberapa persiapan perlu di lakukan agar dalam membuat dokumen digital tersebut lancar. Persiapan tersebut meliputi:
1) Perangkat keras
Perangkat keras yang perlu di siapkan antara lain seperti:
▪ Komputer
Perangkat keras komputer yang dapat digunakan tentunya sangat bervariasi dari komputer dengan spesifikasi yang sangat standar sampai kepada komputer dengan spesifikasi lebih baik.
• Alat pemindai (scanner)
Pilihan alat pemindai juga sangat bervariasi dengan kualitas dan harga yang bervariasi pula, alat pindai yang paling sederhana berbentuk flatbad scanner
Pilihan alat pemindai juga sangat bervariasi dengan kualitas dan harga yang bervariasi pula, alat pindai yang paling sederhana berbentuk flatbad scanner