BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2 Digitalisasi Koleksi
2.2.5 Proses Digitalisasi
2.2.5 Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi merupakan proses alih media dari format tercetak atau analog ke dalam format digital atau sering disebut dengan format elektronik. Hasil format digital atau elektronik ini harus melalui poses scaning, digital photograph atau teknik lainnya. Digitalisasi dokumen merupakan proses otomatisasi penyimpanan dokumen cetak menjadi sistem penyimpanan dokumen digital atau elektronik. Digitalisasi dilakukan untuk membuat koleksi tercetak dalam bentuk digital
Menurut Pendit (2007 ) proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
A. Scanning,
yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Scanner. Mesin scanner lain dapat digunakan sesuai dengan kebutuhsn dan kemampuan perpustakaan.
B. Editing,
adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu di edit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR, saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Contohnya software OMNIPAGE PRO, software ini mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98%. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan:
Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks.
Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar,
namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah-maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi di sini.
Gambar-6 Contoh tampilan software OCR Omnipage Pro
C. Uploading,
adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain .
Sementara itu menurut Husna (2013) ada beberapa tahapan proses digitalisasi koleksi yaitu:
a. Seleksi bahan perpustakaan, yaitu mengumpulkan dan menyeleksi sumber materi bahan perpustakaan yang akan dilakukan proses digitalisasi
b. Klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan, yaitu melakuka klarifikasi hak cipta dari sumber materi bahan perpustakaan yang akan diproses dalam digitalisasi koleksi.
c. Memeriksa kondisi fisik koleksi. Apabila terdapat kondisi buruk atau kerusakan maka akan dilakukan konversi terlebih dahulu
d. Mencatatan data bibliografi, yaitu setiap sumber koleksi yang sudah terkumpul di lakukan pencatatan data bibliografi agar mengetahui jumlah pasti dan statusnya,
e. Capturing data, yaitu pengambilan data dengan alat yang sesuai kebutuhan f. Uploading data hasil alih media digital, yaitu memindahkan dengan cara
memasukkan data hasil alih media ke komputer lain untuk di lakukan proses selanjutnya
g. Konversi file (RAW ke tiff). Konversi file prtama dilakukan jika pengambilan gambar dengan kamera digital yang menghasilkan file RAW.
h. Editing, yaitu proses mengolah suatu gambar dari alih media .
i. Konversi file (TIFF ke JPEG). Konversi selanjutnya adalah konversi dari TIFF ke JPEG dari resolusi diturunkan menjadi 72-100 dpi karena untuk kebutuhan kemasan akses , untuk ukuran dimensi tetap sama dari yang sebelumnya misalnya 19x32 cm.
j. Konfilasi file (PDF +Watermaerk). Setelah dari JPEG, file dikompilasi alam bentuk PDF dan dikumpulkan dalam folder kumpulan pdf.
k. Flipping Book( Executable/Exe file). Setelah proses pdf selesai , proses selanjutnya yaitu pembuatan flipping book (buku elektronik) yang menghasilkan file EXE.
l. Pengemasan file yang sudah dikompilasi dengan tampilan yang sesuai dengan kebutuhan dan siap untuk di akses secara offline(CD) maupun online( Web).
m. Selesai
Sugiharto (2010) menjelaskan tahapan proses digitalisasi ini diperlukan perencanaan yang matang diantaranya:
9. Kebijakan Digitalisasi
Harus membuat keputusan tentang program pelaksanaan digitalisasi untuk semua dokumen atau arsip dengan perencanaan jangka panjang.
2. Analisis dan Kajian Mengenai Gap (Kesenjangan) antara sistem yang sudah berjalan dan sistem yang dirancang.
Kajian analisis gap sangat diperlukan untuk membuat pemetaan terhadap kekurangan sistem yang ada dan sistem yang sedang berjalan. Kemudian dicari langkahlangkah strategis guna mengetahui dan membandingkan dengan standar yang sudah dirancang.
3. Pembuatan Master Plan
Setiap langkah digitalisasi harus dimulai dengan pembuatan master plan sebagai acuan utama dalam melaksanakan program. Master plan ini berisikan kebijakan, perencanaan, pendanaan, pedoman-pedoman operasional (SOP) dan hal teknis lainnya. Hal ini sangat membantu bila ada permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan perlu melihat kembali acuan utama tersebut.
4. Pendanaan
Program yang sudah disusun harus disertai anggaran yang dibutuhkan.
Anggaran digitalisasi harus disesuaikan dengan analis kebutuhan sistem, ketersediaan peralatan dan media penyimpanan. Peralatan sangat penting karena faktor utama penyedot terbanyak alokasi anggaran.
5. Pelatihan Kompetensi Staf
Pelatihan kompetensi staf sangat dibutuhkan untuk menjamin bahwa sebuah alat yang dengan sangat mahal mampu berfungsi dan dioperasikan, terutama pelatihan peralatan dan mesin, pelatihan archieve motivation, pelatihan keorganisasian, dan pelatihan religius. Kemudian dibuat pemetaan mengenai kompetensi dengan membuat matriks yang menerangkan kompetensi dan keahlian masing-masing staf.
6. Pembuatan Pedoman SOP
Pembuatan pedomann diperlakukan untuk mengawal dan mempermudah pengoperasian sistem maupun peralatan yang digunakan.
7. Pelaksanaan
Pelaksanaan proyek pelestarian dan digitalisasi dokumen atau arsip membutuhkan waktu lebih dari 10 atau 20 tahun, jelas penting untuk berpikir tentang keadaan yang mungkin akan berubah seiring waktu
Dari uraian dan penjelasan dari berbagai sumber mengenai proses digitalisasi koleksi diatas, dapat dikatakan bahwa umumnya proses digitalisasi koleksi dilakukan dalam 4 (empat) proses kegiatan, yaitu:
1. Proses seleksi koleksi yang akan di digitalisasi 2. Proses pemindaian (scanning)
3. Proses editing, dan 4. Proses publikasi
Adapun rincian tindakan kegiatan dari setiap proses digitalisasi koleksi dapat dilihat pada Tabel-1 berikut:
Tabel-1 Rincian Tindakan Kegiatan Proses Digitalisasi Koleksi
Proses Tindakan Alat Input Output
1. Seleksi a. Melakukan seleksi koleksi yang menjadi prioritas untuk dilakukan digitalisasi
b. Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi c. Memeriksa kelengkapan
dokumen (halaman judul sampai lampiran)
f. Prose mengubah gambar menjadi teks (optical character recognition),
g. Pembuatan flipping book
• Software OCR
4. Publikasi h. Proses input metadata i. Proses upload berkas
Proses kegiatan digitalisasi koleksi ini dapat digambarkan dalam bentuk gambar Bagan atau flow chart berikut:
Gambar-7 Flow chart Proses Digitalisasi Koleksi Perpustakaan Edit hasil pemindaian
Perbaiki OK
Publikasi
Selesai
Tidak
Ya Mulai
Seleksi Koleksi
Dikembalikan ke rak di proses
digitalisa Selesai
Proses Pemindaian/Scanning
Ya
Tidak
BAB III
PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT
PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Ringkas Dinas Perpustakaan dan Arsip
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara (DPA-SU) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan atau tepatnya di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota Medan.
Gambar-8 Gedung Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut
Pada awalnya bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No. 09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978. Pada saat itu Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah
dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.
Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23 Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 9 tahun 2008 bertambah fungsi untuk mengelola dokumentasi sehingga bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU).
Pada Bulan Januari Tahun 2017 berubah struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara menjadi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Perda No. 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi, dan Peraturan Gubernur No. 38 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara tanggal 27 Desember 2016.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi. Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Dinas Perpustakaan dan Arsip berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar dapat
berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.
Dinas Perpustakaan dan Arsip mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumber daya didasarkan pada rencana jangka panjang yang tertuang dalam rencana strategi berdasarkan azas kepastian hukum, azas tertib penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas proporsional, azas profesionalisme dan azas akuntabilitas serta visi/misi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
3.1.1 Tugas Pokok dan Fungsi DPA-Sumut
Untuk melaksanakan tugas tersebut Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi :
a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Sumatera Utara;
b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Sumatera Utara;
c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan kearsipan;
d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan Literatur Sekunder lainnya;
e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam;
f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait;
g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain;
h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
3.1.2 Struktur Organisasi DPA-Smut
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi. DPA-SU adalah unsur urusan wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Kepala Dinas (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu:
a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Program, Akuntabilitas dan Informasi Publik;
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Layanan Perpustakaan;
b. Seksi Teknologi Informasi;
c. Seksi Pengembangan Jejaring Layanan Perpustakaan
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka;
b. Seksi Deposit Daerah;
c. Seksi Pelestarian Bahan Pustaka
4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Pemberdayaan Sumber Daya Manusia;
b. Seksi Kelembagaan Perpustakaan;
c. Seksi Pembudayan Gemar Membaca
5. Bidang Arsip, membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Sistem Administrasi dan pembinaan Kearsipan;
b. Seksi Penyelamatan Arsip
c. Seksi Pelayanan Informasi Kearsipan;
Gambar-9 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut
3.1.3 Visi dan Misi DPA Sumut
VISI
“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan,
Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”
MISI Misi adalah:
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat
e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.
3.1.4 Sumber Daya Perpustakaan 1. Sarana Prasarana
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara terletak di Jl. Brigjen Katamso No.45 K Medan, mempunyai tanah seluas 5708 m2 dan merupakan tanah milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sedangkan khusus Bidang Arsip dan Dokumentasi terletak di Jl. Willem Iskandar No.9 Medan.
Bangunan gedung kantor untuk Sekretariat dan Bidang yang menangani Perpustakaan seluas + 4000 m2 dan pada saat sekarang ini dalam keadaan kondisi baik untuk melayani kegiatan administrasi dan pelayanan pemakai jasa perpustakaan.
Kendaraan Dinas/Perpustakaan Keliling
a. Kenderaan operasional Roda 4, sebanyak 6 (enam) unit
b. Kenderaan Perpustakaan Keliling, sebanyak 7 (tujuh) unit terdiri dari (2 unit bantuan dari Perpustakaan Nasional RI, 2 unit dari APBD 2009, 1 unit bantuan Pertamina dan 1 unit bantuan Bank Sumut, 1 unit bantuan Arsip Nasional RI yaitu mobil kendaraan layanan masyarakat sadar arsip).
c. Kenderaan Roda 2, sebanyak 5 (lima) unit
- 2. Sumber Daya Manusia
Jumlah Pegawai Negeri Sipil keadaan Tahun 2020 untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 120 orang dengan perincian :
Tabel-2 Rincian SDM Dinas Perpustakaan dan Arsip Prop. Sumut 2020 1 Berdasarkan Jabatan
2 Berdasarkan Strata Pendidikan
Pendidikan Jumlah
3 Berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah
Laki-laki 44
Perempuan 76
3.2 Sumber Daya Manusia
Dilihat dari struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara Seksi Deposit Daerah berada dibawah Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah. Salah satu tugas pokok Seksi Deposit adalah penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simpan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam hal ini ketentuan yang dimaksud adalah Undang -Undang Nomor13 tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Seksi Deposit dikoordinir oleh seorang Kepala Seksi dan 3 orang fungsional pustakawan.
Untuk proses publikasi hasil digitalisasi koleksi deposit, Seksi Deposit bekerjasama dengan seksi Teknologi Informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan diketahui bahwa, proses digitalisasi koleksi dari seleksi, pemindaian, editing dan publikasi dilakuan oleh staf yang ada di Seksi Deposit bekerjasama dengan seksi teknologi informasi. Kondisi staf yang ada saat ini belum memadai untuk melakukan proses digitalisasi koleksi deposit dan sulit mencapai target capaian pelaksanaan digitalisasi koleksi deposit. Karena staf yang ada juga harus melakukan pekerjaan lain yang bukan berkaitan dengan proses digitalisasi. Kendala ini diatas dengan melibatkan dan memberdayakan pegaai honor yang ada untuk melakukan digitalisasi koleksi.
Pelaksanaan digitalisasi koleksi deposit intensif dilakukan pada tiga tahun terakhri (2017, 2018 dan 2019) dengan hasil digitalisasi berjumlah 9.508 judul.
Dibandingkan dari jumlah koleksi deposit 684 judul, capaian ini baru13,90 % dari total keseluruhan koleksi deposit. Untuk tahun 2020 proses digitalisasi koleksi dihentikan sementara karena adanya pandemi Covid-19.
3.3 Proses Digitalisasi Koleksi Deposit 3.3.1 Pengadaan Koleksi Deposit
Pengadaan koleksi deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumut diperoleh melalui Undang-Undang No. 13 Tahun 2018 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam yang mewajibkan setiap penerbit dan pengusaha rekaman untuk memberikan 2 eksemplar karya mereka ke Perpustakaan.
Penerbit memegang peranan yang sangat penting dalam pengumpulan koleksi deposit. Penerbit yang ada di Sumatera Utara memberikan sebanyak 2 eksemplar dari tiap terbitannya ke DPA Provinsi Sumatera Utara.
Disamping pengumpulan koleksi deposit melalui peneribt DPA Provinsi Sumut juga melakukan hunting. Hunting yang dimaksud di sini adalah berusaha untuk melacak dan menemukan karya cetak karya rekam yang diterbitkan oleh penerbit yang ada di daerah Provinsi Sumatera Utara atau sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2018. Untuk melaksanakan tugas ini, diperlukan adanya tim Hunting Deposit yang dibentuk DPA Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk mengadakan pelacakan dan pengambilan paksa dari para penerbit dan pengusaha rekaman yang belum malaksanakan kewajibanya. Sebelum melaksanakan tugasnya, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh Tim Hunting Deposit yaitu:
a. Tim Hunting Deposit terlebih dahulu harus memiliki data/ Informasi mengenai para penerbit dan pengusaha rekaman yang ada di Sumatera Utara yang belum malakasanakan kewajibanya.
b. Setelah diperoleh maka harus diadakan Cek dan Ricek dengan maksud apakah data tersebut akurat atau tidak.
c. Mempersiapkan bahan atau data pendukung yang diperlukan d. Menyusun jadwal kegiatan.
e. Membuat denah untuk mempermudah pelaksanaan Hunting f. Menyiapkan kendaraan baik roda dua maupun roda empat.
g. Mendatangi penerbit dan pengusaha rekaman serta badan-badan pemerintah yang ada di Sumatera Utara
3.3.2 Seleksi Koleksi Deposit
Gambar- 10 Suasana Pelaksanaan Wawancara pada staf Deposit DPA Provsu
Berdasarkan hasil wawancara dan data laporan tahunan 2019 seksi deposit DPA Provsu, jumlah koleksi tercetak deposit saat ini adalah 9.508 judul. Koleksi deposit terdiri dari :
1. Koleksi buku langka tentang Sumatera Utara.
Deposit DPA-SU menyimpan buku-buku langka tentang Sumatera Utara, diantaranya tentang adat istiadat, budaya, silsilah marga, cerita rakyat, dan sebagainya. Deposit juga memiliki kamus Bahasa Batak yang ditulis dengan aksara batak dalam Bahasa Belanda.
2. Koleksi buku, majalah, jurnal tentang Sumatera Utara atau yang diterbitkan di Sumatera Utara.
Setiap penerbit baik swasta, pemerintah maupun perguruan tinggi memiliki kewajiban untuk menyerahkan hasil terbitannya kepada DPA-SU dan hasil serah simpan tersebut dilayankan kepada masyarakat untuk dibaca di ruang Deposit.
3. Koleksi surat kabar terjilid.
Deposit DPA-SU juga memiliki koleksi surat kabar terbitan Sumatera Utara yang terbit dari tahun 1983 yang telah terjilid.
4. Silsilah marga batak
Diruang Deposit DPA-SU juga tersimpan silsilah marga Batak yang didisplay di dalam ruang Deposit.
Proses digitalisasi koleksi pada seksi deposit dpa provsu baru pada jenis koleksi tercetak buku dan surat kabar lokal. Sesuai dengan rencana strategis (renstra) DPA dan dan program kerja seksi deposit, seluruh koleksi deposit direncanakan akan digitalisasi. Kebijakan ini berdasarkan dengan perkembangan teknologi informasi untuk perluasan layanan deposit serta pemanfaatan dan kemudahan akses.
Pemanfaatan dan akses terhadap sumber daya informasi elektronik jauh lebih luas dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumber daya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik.
Pada saat dilakukannya obeservasi dan wawancara ternyata tidak semua koleksi tercetak yang ada di ruang deposit dialihmediakan dalam format digital.
Proses seleksi untuk digitalisasi koleksi berdasarkan prioritas utama dan anggaran yang tersedia. Priotitas utama berdasarkan pada koleksi langka tentang Sumatera Utara diantaranya tentang adat istiadat, budaya, silsilah marga, cerita rakyat, yang ada di 34 Kabupaten/Kota. Penyimpanan dan penyusunan koleksi deposit tercetak di rak berdasarkan daerah kabupaten/kota asal koleksi.
Proses seleksi koleksi deposit berdasarkan kebijakan pada prioritas utama koleksi langka tentang Sumatera Utara. Seleksi masih berdasarkan keterwakilan koleksi langka dari setiap daerah kabupaten/kota di Sumatera Utara. Jumlah koleksi deposit yang sudah dilakukan digitalisasi dan dipublikasi sampai akhir Juni 2020 adalah 684 judul (daftar terlampir). Koleksi yang digitalisasi baru 13.90 % dari jumlah keseluruhan koleksi tercetak deposit sebanyak 9.508 judul. Berkenaan dengan hak cipta untuk melakukan digitalisasi koleksi, DPA PropSu membatasi
akses ke koleksi elektronik dengan memberi password pada setiap file elektronik hasil digitalisasi.
Gambar-11 Susunan Koleksi Deposit berdasarkan Kabupaten/Kota
Tahap selanjutnya setelah proses seleksi koleksi deposit adalah persiapan pemindaian. Adapun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Koleksi hasil seleksi diperiksa kelengkapan isi dan kondisi fisik buku
2. Selanjutnya dilakukan pendataan dan dibuatkan daftar koleksi berdasarkan judul 3. Daftar judul dan koleksi diserahkan ke bagian pemindaian
4. Dibuat berita acara penyerahan koleksi deposit kepada petugas pemindaian
4. Dibuat berita acara penyerahan koleksi deposit kepada petugas pemindaian