BAB III PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT PADA DINAS
3.1.4 Sumber Daya Perpustakaan
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara terletak di Jl. Brigjen Katamso No.45 K Medan, mempunyai tanah seluas 5708 m2 dan merupakan tanah milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sedangkan khusus Bidang Arsip dan Dokumentasi terletak di Jl. Willem Iskandar No.9 Medan.
Bangunan gedung kantor untuk Sekretariat dan Bidang yang menangani Perpustakaan seluas + 4000 m2 dan pada saat sekarang ini dalam keadaan kondisi baik untuk melayani kegiatan administrasi dan pelayanan pemakai jasa perpustakaan.
Kendaraan Dinas/Perpustakaan Keliling
a. Kenderaan operasional Roda 4, sebanyak 6 (enam) unit
b. Kenderaan Perpustakaan Keliling, sebanyak 7 (tujuh) unit terdiri dari (2 unit bantuan dari Perpustakaan Nasional RI, 2 unit dari APBD 2009, 1 unit bantuan Pertamina dan 1 unit bantuan Bank Sumut, 1 unit bantuan Arsip Nasional RI yaitu mobil kendaraan layanan masyarakat sadar arsip).
c. Kenderaan Roda 2, sebanyak 5 (lima) unit
- 2. Sumber Daya Manusia
Jumlah Pegawai Negeri Sipil keadaan Tahun 2020 untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 120 orang dengan perincian :
Tabel-2 Rincian SDM Dinas Perpustakaan dan Arsip Prop. Sumut 2020 1 Berdasarkan Jabatan
2 Berdasarkan Strata Pendidikan
Pendidikan Jumlah
3 Berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah
Laki-laki 44
Perempuan 76
3.2 Sumber Daya Manusia
Dilihat dari struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara Seksi Deposit Daerah berada dibawah Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah. Salah satu tugas pokok Seksi Deposit adalah penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simpan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam hal ini ketentuan yang dimaksud adalah Undang -Undang Nomor13 tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Seksi Deposit dikoordinir oleh seorang Kepala Seksi dan 3 orang fungsional pustakawan.
Untuk proses publikasi hasil digitalisasi koleksi deposit, Seksi Deposit bekerjasama dengan seksi Teknologi Informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan diketahui bahwa, proses digitalisasi koleksi dari seleksi, pemindaian, editing dan publikasi dilakuan oleh staf yang ada di Seksi Deposit bekerjasama dengan seksi teknologi informasi. Kondisi staf yang ada saat ini belum memadai untuk melakukan proses digitalisasi koleksi deposit dan sulit mencapai target capaian pelaksanaan digitalisasi koleksi deposit. Karena staf yang ada juga harus melakukan pekerjaan lain yang bukan berkaitan dengan proses digitalisasi. Kendala ini diatas dengan melibatkan dan memberdayakan pegaai honor yang ada untuk melakukan digitalisasi koleksi.
Pelaksanaan digitalisasi koleksi deposit intensif dilakukan pada tiga tahun terakhri (2017, 2018 dan 2019) dengan hasil digitalisasi berjumlah 9.508 judul.
Dibandingkan dari jumlah koleksi deposit 684 judul, capaian ini baru13,90 % dari total keseluruhan koleksi deposit. Untuk tahun 2020 proses digitalisasi koleksi dihentikan sementara karena adanya pandemi Covid-19.
3.3 Proses Digitalisasi Koleksi Deposit 3.3.1 Pengadaan Koleksi Deposit
Pengadaan koleksi deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumut diperoleh melalui Undang-Undang No. 13 Tahun 2018 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam yang mewajibkan setiap penerbit dan pengusaha rekaman untuk memberikan 2 eksemplar karya mereka ke Perpustakaan.
Penerbit memegang peranan yang sangat penting dalam pengumpulan koleksi deposit. Penerbit yang ada di Sumatera Utara memberikan sebanyak 2 eksemplar dari tiap terbitannya ke DPA Provinsi Sumatera Utara.
Disamping pengumpulan koleksi deposit melalui peneribt DPA Provinsi Sumut juga melakukan hunting. Hunting yang dimaksud di sini adalah berusaha untuk melacak dan menemukan karya cetak karya rekam yang diterbitkan oleh penerbit yang ada di daerah Provinsi Sumatera Utara atau sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2018. Untuk melaksanakan tugas ini, diperlukan adanya tim Hunting Deposit yang dibentuk DPA Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk mengadakan pelacakan dan pengambilan paksa dari para penerbit dan pengusaha rekaman yang belum malaksanakan kewajibanya. Sebelum melaksanakan tugasnya, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh Tim Hunting Deposit yaitu:
a. Tim Hunting Deposit terlebih dahulu harus memiliki data/ Informasi mengenai para penerbit dan pengusaha rekaman yang ada di Sumatera Utara yang belum malakasanakan kewajibanya.
b. Setelah diperoleh maka harus diadakan Cek dan Ricek dengan maksud apakah data tersebut akurat atau tidak.
c. Mempersiapkan bahan atau data pendukung yang diperlukan d. Menyusun jadwal kegiatan.
e. Membuat denah untuk mempermudah pelaksanaan Hunting f. Menyiapkan kendaraan baik roda dua maupun roda empat.
g. Mendatangi penerbit dan pengusaha rekaman serta badan-badan pemerintah yang ada di Sumatera Utara
3.3.2 Seleksi Koleksi Deposit
Gambar- 10 Suasana Pelaksanaan Wawancara pada staf Deposit DPA Provsu
Berdasarkan hasil wawancara dan data laporan tahunan 2019 seksi deposit DPA Provsu, jumlah koleksi tercetak deposit saat ini adalah 9.508 judul. Koleksi deposit terdiri dari :
1. Koleksi buku langka tentang Sumatera Utara.
Deposit DPA-SU menyimpan buku-buku langka tentang Sumatera Utara, diantaranya tentang adat istiadat, budaya, silsilah marga, cerita rakyat, dan sebagainya. Deposit juga memiliki kamus Bahasa Batak yang ditulis dengan aksara batak dalam Bahasa Belanda.
2. Koleksi buku, majalah, jurnal tentang Sumatera Utara atau yang diterbitkan di Sumatera Utara.
Setiap penerbit baik swasta, pemerintah maupun perguruan tinggi memiliki kewajiban untuk menyerahkan hasil terbitannya kepada DPA-SU dan hasil serah simpan tersebut dilayankan kepada masyarakat untuk dibaca di ruang Deposit.
3. Koleksi surat kabar terjilid.
Deposit DPA-SU juga memiliki koleksi surat kabar terbitan Sumatera Utara yang terbit dari tahun 1983 yang telah terjilid.
4. Silsilah marga batak
Diruang Deposit DPA-SU juga tersimpan silsilah marga Batak yang didisplay di dalam ruang Deposit.
Proses digitalisasi koleksi pada seksi deposit dpa provsu baru pada jenis koleksi tercetak buku dan surat kabar lokal. Sesuai dengan rencana strategis (renstra) DPA dan dan program kerja seksi deposit, seluruh koleksi deposit direncanakan akan digitalisasi. Kebijakan ini berdasarkan dengan perkembangan teknologi informasi untuk perluasan layanan deposit serta pemanfaatan dan kemudahan akses.
Pemanfaatan dan akses terhadap sumber daya informasi elektronik jauh lebih luas dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumber daya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik.
Pada saat dilakukannya obeservasi dan wawancara ternyata tidak semua koleksi tercetak yang ada di ruang deposit dialihmediakan dalam format digital.
Proses seleksi untuk digitalisasi koleksi berdasarkan prioritas utama dan anggaran yang tersedia. Priotitas utama berdasarkan pada koleksi langka tentang Sumatera Utara diantaranya tentang adat istiadat, budaya, silsilah marga, cerita rakyat, yang ada di 34 Kabupaten/Kota. Penyimpanan dan penyusunan koleksi deposit tercetak di rak berdasarkan daerah kabupaten/kota asal koleksi.
Proses seleksi koleksi deposit berdasarkan kebijakan pada prioritas utama koleksi langka tentang Sumatera Utara. Seleksi masih berdasarkan keterwakilan koleksi langka dari setiap daerah kabupaten/kota di Sumatera Utara. Jumlah koleksi deposit yang sudah dilakukan digitalisasi dan dipublikasi sampai akhir Juni 2020 adalah 684 judul (daftar terlampir). Koleksi yang digitalisasi baru 13.90 % dari jumlah keseluruhan koleksi tercetak deposit sebanyak 9.508 judul. Berkenaan dengan hak cipta untuk melakukan digitalisasi koleksi, DPA PropSu membatasi
akses ke koleksi elektronik dengan memberi password pada setiap file elektronik hasil digitalisasi.
Gambar-11 Susunan Koleksi Deposit berdasarkan Kabupaten/Kota
Tahap selanjutnya setelah proses seleksi koleksi deposit adalah persiapan pemindaian. Adapun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Koleksi hasil seleksi diperiksa kelengkapan isi dan kondisi fisik buku
2. Selanjutnya dilakukan pendataan dan dibuatkan daftar koleksi berdasarkan judul 3. Daftar judul dan koleksi diserahkan ke bagian pemindaian
4. Dibuat berita acara penyerahan koleksi deposit kepada petugas pemindaian
Gambar -12 Contoh koleksi deposit hasil seleksi untuk proses pemindaian
Gambar-13 Flow chart prosedur seleksi koleksi Deposit DPA Provsu
3.3.3 Pemindaian Koleksi Deposit
Proses pemindaian koleksi deposit dilakukan dengan menggunakan alat pemindai jenis Scanner Flatbed. Jumlah alat pemindai yang tersedia di ruang deposit berjumlah 2 unit, dengan spesifikasi sebagai berikut :
Tabel-3 Spesifikasi Alat Pemindai Tipe • Scanner Flatbed
Teknologi • CIS (contact image sensor)
Pembuatan berita acara serah terima koleksi ke bagian
pemindaian Mulai
Seleksi berdasarkan kebijakan prioritas utama koleksi langka
Sumatera Utara
Memeriksa kelengkapan isi dan kondisi fisik koleksi deposit
Pendataan dan pembuatan daftar koleksi berdasarkan
judul
Penyerahan koleksi hasil seleksi berikut daftar koleksi ke bagian
pemindaian
Selesai
Scan Area • 19.2” x 25.2” (487mm x 639.6mm)
Lain-lain • Q FLEX Unactivated Scanner
• License Key
• IQ FLEX
• Nextimage5 REPRO
• File formats: PDF, PDF/A, TIF and JPG
• Maximum Resolution: 9600 dpi
• Nextimage TWAIN: 64-bit TWAIN application driver included for use with EDM and other imaging software
• Optical Resolution:1200 dpi
• Technology: CIS Contex CleanScan+
• Touch panel / screen: 7” Multi Touch Screen. 800 x 480 pixels
Alat pemindai yang ada belum maksimal dan belum menggunakan jenis Automatic Document Feeder (ADF), sehingga dalam proses pemindaian tidak perlu melepas sampul dan jilidan buku.
Jumlah alat pemindai yang ada belum memadai untuk melakukan proses digitalisasi koleksi dengan target yang telah ditentukan. Kondisi ini membuat proses pemindaian menjadi terkendala, karena satu judul buku dengan jumlah halaman yang berbeda membutuhkan waktu ± 2 jam pekerjaan. Untuk penggunaan alat pemindai staf di ruang deposit tidak mengalami kesulitan, karena alat pemindai mudah digunakan dan terkoneksi langsung ke komputer dan bisa melihat langsung di monitor hasil dari pemindaian koleksi.
Seluruh hasil pemindaian koleksi deposit dalam format Fortabel Document Format (PDF). Selanjutnya setiap hasil pemindaian koleksi ditempatkan pada satu folder berdasarkan nama judul. Jadi setiap judul buku mendapat satu nama file berdasrkan judul dalam format pdf. Capaian perhari pemindaian koleksi deposit dengan memanfaatkan 2 (dua) alat pemindai ± 8 judul buku.
Gambar –14 Proses pemindaian koleksi deposit menggunakan Contex IQ Flex A2 Flatbed Scanner
Gambar-15 Contoh Penyimpanan Hasil Pemindaian koleksi Deposit dalam format pdf
Proses pemindaian dilakukan dengan alat pemindai Contex IQ Flex A2 Flatbed tanpa membuka jilidan buku yang ada. Alat pemindai dilengkapi dengan monitor touchscreen untuk memperlihatkan hasil pemindaian. Hasil pemindaian disimpan secara otomatis ke media penyimpanan flash disk yang tersedia di alat pemindai dalam format pdf. Hasil pemindaian di periksa kelengkapan dan kualitas menggunakan software Adobe Reader ver 9 Pro. Selanjutnya diserahkan kebagian editing untuk melengkapi metadata dan pembuatan flip book.
Gambar-16 Pemeriksaan kelengkapan koleksi hasil pemindaian dalam format pdf
Gambar 17 – Flow chart prosedur pemindaian koleksi Deposit DPA Provsu
3.3.4 Editing Hasil Pemindaian
Hasil wawancara yang dilakukan terhadap staf seksi koleksi deposit mengenai proses tahapan editing diperoleh hasil tahapan sebagai berikut :
Meyimpan hasil pemindaian pada flash disc dalam format pdf
Mulai
Menghidupkan alat pemindai Contex IQ Flex A2 Flatbed Scanner
Memastikan monitor touch screen aktif dan flash disc tersedia
Melakukan pemindaian koleksi deposit
Melihat hasil pemindaian pada monitor touch screen
Selesai
1. Memeriksa kembali setiap judul koleksi deposit hasil pemindaian dalam format pdf. Pemeriksaan dilakukan untuk melihat kelengkapan halaman dokumen dan kualitas hasil pemindaian.
2. Memberikan sistem keamanan kepada setiap dokumen hasil pemindaian berupa password. Dokumen hasil pemindaian tidak diberikan watermark, karena setiap dokumen telah dilengkapi stempel miliki Perpustakaan.
3. Pola pemberian nama hasil editing berdasarkan judul setiap koleksi deposit yang dilakukan digitalisasi.
4. Tahap selanjutnya dokumen hasil editing tersebut dilakukan proses pembuatan flip book. Proses flip book ini dilakukan agar tampilan dokumen koleksi deposit hasil digitalisasi lebih menarik serta memudahkan pencarian teks dalam dokumen.
Gambar – 18 Menu tampilan sistem Flip PDF Corporate Edition 5. Proses pembuatan flipbook menggunakan software Flip Pdf Corporate
Edition ver. 2.4.9.20.
Proses konversi dari file format pdf ke format Flip book adalah sebagai berikut :
1. Pastikan hasil pemindaian dokumen dalam format pdf.
2. Buka aplikasi Flip Book
3. Klik New Project, pilih file yang akan dibuat flip book, klik Open
Gambar – 19 Menu tampilan proses pembuatan Flip book 4. Selanjutnya klik Import
Gambar –20 Proses import file pdf ke format flip book 5. Hasil import file pdf ke flip book
Gambar –21 Hasil import file pdf ke format flip book
Selanjutnya pada menu yang ada dapat melakukan perubahan menu Template yang tersedia pada software sesuai dengan kebutuhan. Berikut contoh tampilan menu utama flip book menggunakan template Spread Blues
Gambar-22 Tampilan menu Utama Flip Book dengan Template Spread Blue
6. Tahap akhir proses pembuatan Flip book, klik menu Publish dan pilih menu berikut
Gambar –23 Tampilan Menu Publish Flip PDF Corporate Edition
a. Pilihan menu *.html apabila dokumen ingin dipubliskasi dalam format tampilan html
b. Pilihan menu *.exe apabila dokumen ingin dipublikasi dalam format tampilan exe (aplikasi)
c. Pilihan menu *.app apabila dokumen ingin dipublis dalam format tampilan menggunakan sistem android
Publikasi koleksi Deposit DPA Provsu memilih tampilan dalam format .exe untuk publikasi dokumen Flip Book
7. Selanjutnya pilih menu Output Folder, File Name dan menu Protection apabila dokumen Flib book ingin disertakan sistem pengamanan dengan meberikan Password.
8. Selanjutnya klik menu Convert
Gambar –24 Hasil akhir Flip Book dalam format .exe
Seluruh hasil conversi file pdf ke format Flip book koleksi deposit disimpan dalam satu Folder berdasarkan judul dokumen, untuk selanjutnya di serahkan ke bagian publikasi.
Gambar –25 Hasil konversi file pdf ke format Flip book disimpan berdasarkan judul dokumen
Gambar-26 Flow chart prosedur editing koleksi Deposit DPA Provsu
3.3.5 Publikasi Koleksi Deposit
Tahapan proses publikasi koleksi Deposit hasil digitalisasi dilakukan dengan cara berikut:
1. Seluruh file koleksi deposit baik dalam format pdf dan Flip Book dikemas dalam CD-ROM. Setiap judul koleksi deposit hasil digitalisasi dibuatkan masing-masing 1 copy CD-ROM.
2. Koleksi CD-ROM disusun berdasarkan judul pada rak koleksi dan selanjutnya dibuatkan database menggunakan sistem INLISLITE ver 3.0
Penyimpanan dalam harddisk eksternal dan format CD-ROM
Mulai
Memeriksa dan menyesuaikan koleksi hasil pemindaian dalam
format pdf
Pemberian kode keamanan terhadap dokumen
Pemberian nama file hasil digitalisasi koleksi
berdasarkan judul
Proses pembuatan flip book
Selesai
3. Pemustaka dapat melakukan penelusuran koleksi Deposit melalui sistem OPAC yang tersedia sebanyak 2 (dua) unit komputer di ruang koleksi Deposit
4. Proses entri data untuk koleksi hasil digititalisasi sesuai dengan standar metadata Machine-Readable Catalog (MARC) yang sudat terdapat pada sistem INLISLITE ver 3.0. Adapun proses nya sebagai berikut:
Gambar-27 Menu Entri Data Koleksi Deposit pada Sistem Inlislite ver 3
Entri data dilakukan sesuai standar Metadata MARC yang dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indomesia. Pada menu entri data pustakawan memilih jenis bahan pustaka sesuai dengan dokumen yang akan dientri. Data deskripsi bibliografi diisi sesuai dengan dokumen hasil digitalisasi koleksi deposit.
Apabila dokumen yang akan di entri judul dan datanya sudah pernah di entri maka langkah selanjutnya pustakawan memilih menu Konten Digital, Menu Konten Digital berfungsi untuk mengunggah atau menambahkan file elektronik (bisa file pdf, doc, atau flip book), sehingga pemustaka dapat membaca buku elektronik melalui sistem OPAC Perpustakaan.
Gambar-28 Menu Unggah Konten Digital pada sistem Inlislite ver 3.0
5. Selanjutnya setelah dilakukan proses entri data sesuai dengan data bibliografi dan file elektronik (flip book) sudah di unggah, data tersebut sudah dapat ditelusur pada menu OPAC dan Layanan Konten Digital pada sistem INLISLITE ver 3.0
Gambar-28 Hasil penelusuran pada menu OPAC dan Layanan Koleksi Digital
6. Untuk membaca koleksi deposit tersebut dalam konten digital, klik baca online pada menu yang tersedia.
7. Selanjutnya tunggu beberapa saat untuk proses mengunduh file flip book.
8. Setelah selesai silakan klik file hasil unduhan hingga tampil menu untuk membaca online dalam format flip book.
Gambar 30 – Flow chart proses publikasi, entri data dan unggah file koleksi deposit
Selesai Mulai
Buka Sistem Inlislite
Login ke Menu Inlislite
Pilih Entri Katalog
Entri Data sesuai standar MARC
Buka Menu Konten Digital
Unggah Konten Digital
Gambar- 31 Tampilan membaca online koleksi digital pada sistem INLISLITE Ver 3.0
3.4 Rangkuman Pembahasan
Dari hasil wawancara pada staf Deposit dan pembahasan diatas, maka rangkuman mengenai proses digitalisasi koleksi deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara, seperti terlihat pada Tabel berikut:
Tabel-4 Rangkuman Pembahasan
Sumber Daya Manusia
1. Jumlah SDM dalam melakukan proses digitalisasi koleksi deposit sebanyak 4 orang staf dengan latar belakang jabatan fungsional pustakawan dan memiliki kompetensi dibidang digitalisasi koleksi
2. Berdasarkan program kerja seksi Deposit, target digitalisasi koleksi adalah seluruh koleksi Deposit, tetapi pelaksanaannya diprioritaskan pada koleksi langka tentang Sumatera Utara
3. Kendala dalam pelaksanaan digitalisasi adalah kurangnya SDM pada seksi Deposit, sehingga proses pekerjaan digitalisasi belum maksimal
Proses Seleksi Koleksi
1. Koleksi deposit dalam bentuk buku tercetak saat ini berjumlah 9.508 judul, terdiri dari koleksi cetak terbitan dan pengarang lokal di Sumatera Utara.
2. Proses seleksi koleksi deposit yang akan di proses digitalisasi berdasarkan kebijakan pada prioritas utama koleksi langka tentang Sumatera Utara, antara lain adat istiadat, budaya, silsilah marga, cerita rakyat, adat perkawinan dan lainnya yang ada di 34 kabupaten dan kota di wilayah Sumatera Utara
3. Koleksi deposit hasil seleksi kemudian diperiksa kelengkapan halaman serta kondisi fisik buku
4. Koleksi yang akan dipindai dibuatkan daftar berdasarkan judul untuk kemudian diserahkan pada bagian pemindaian
Proses Pemindaian
1. Proses pemindaian koleksi deposit menggunakan alat pemindai jenis Flatbed Scanner sebanyak 2 unit.
2. Proses pemindaian tidak membuka penjilidan buku, proses dilakukan dengan cara manual membuka lembar demi lembar halaman buku
3. Hasil pemindaian langsung terlihat pada monitor alat pemindai dan penyimpanan hasil pindaian menggunakan flash disk.
4. Hasil pemindaian disimpan berdasarkan judul buku dalam format pdf, kemudian diserahkan ke bagian editing, untuk
diproses kelengkapan metadata dan membuat sistem keamanan file.
Proses Editing
Proses Editing
1. Melakukan pemeriksaan kelengkapan halaman serta kualitas hasil pindaian dokumen. Pemeriksaan hasil pindaian menggunakan sistem Adobe Reader ver. 9
2. Memberikan sistem keamanan kepada setiap file dokumen hasil pemindaian berupa password
3. Melakukan proses konversi dari format pdf ke dalam format flip book. Proses ini dilakukan agar tampilan dokumen koleksi deposit hasil digitalisasi lebih menarik serta memudahkan pencarian teks dalam dokumen.
4. Proses pembuatan flip book menggunakan software Flip Pdf Corporate Edition ver. 2.4.9.20
5. Pola penamaan file berdasarkan judul buku
Proses Publikasi
1. Koleksi Deposit hasil digitalisasi dipublikasi dengan pembuatan CD-ROM untuk setiap judul koleksi. Koleksi CD-ROM ini dapat diakses dan digunakan pemustaka di ruang koleksi Deposit
2. Selain dalam bentuk CD-ROM koleksi dipublikasi pada sistem Otomasi perpustakaan INLISLITE ver.3.0
3. Proses entri data koleksi digital sesuai dengan standar metadata MARC dari Perpustakaan Nasional
4. Hasil entri data dapat dilihat pada Layanan Koleksi Digital sistem INLISLITE ver. 3.0
5. Pemustaka dapat membaca secara online kelokesi deposit hasil proses digitalisasi
Gambar 32– Flow chart prosedur digitalisasi koleksi Deposit DPA Provsu
Mulai
Seleksi Koleksi Deposit
Pemindaian Koleksi
Editing hasil pemindaian
Proses konversi Pdf ke Flip book
Entri data dan unggah file ke sistem Inlislite
Selesai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari hasil tahapan wawancar, pembahasan dan rangkuman pembahasan pada Bab III, dapat dinyatakan bahwa:
1. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsu Sumatera Utara telah melakukan proses tahapan digitalisasi koleksi Deposit sesuai dengan standar dan konsep digitalisasi yaitu, proses seleksi, proses pemindaian, proses editing, serta proses publikasi.
2. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsu Sumatera Utara telah mengembangkan layanan deposit dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dengan melakukan proses digitalisasi koleksi deposit, sehingga pemustaka dengan mudah mengakses dan memperoleh informasi tentang Sumatera Utara.
3. Saat ini akses koleksi digital deposit masih dilakukan secara off line di lingkungan perpustakaan.
4. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsu Sumatera Utara telah melakukan upaya pelestarian koleksi deposit hasil karya penerbit dan pengarang lokal di Sumatera Utara.
5. Kendala dalam proses pelaksanaan digitalisasi pada seksi Deposit diantaranya, alat pemindai masih menggunakan jenis Flatbed scanner, jumlah staf yang ada belum memadai untuk melakukan digitalisasi koleksi deposit sehingga capaian hasil digitalisasi belum maksimal, hal ini berpengaruh kepada jumlah koleksi yang akan digitalisasi hanya pada koleksi prioritas utama saja.
4.2 Saran
Berdasarkan dari hasil observasi dan pembahasan pada penulisan kertas karya ini, maka saran untuk pengembangan proses digitalisasi koleksi deposit DPA Provsu adalah sebagai berikut:
1. Untuk mempercepat proses pemindaian koleksi deposit yang baru mencapai 13.90 % dari total keseluruhan koleksi tercetak deposit, maka pada proses pemindaian disarankan menggunakan jenis pemindai Automatic Document Feeder (ADF), karena alat pemindai yang ada saat ini masih jenis Flatbed Scanner dan dari ukuran lebih tepat digunakan untuk pemindaian jenis koleksi surat kabar.
2. Untuk meningkatkan jumlah digitalisasi koleksi deposit, perlu penambahan
2. Untuk meningkatkan jumlah digitalisasi koleksi deposit, perlu penambahan