PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT PADA
DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya Sains Informasi (A.MD, S.I) dalam Bidang
Perpustakaan
Oleh
MUHAMMAD YUSRAN IBRAHIM 172201034
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2020
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT karena atas KaruniaNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Orang tua tersayang yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi keluarga terbaik.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan.
Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini.
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan arahan, masukan, kritik dan saran kepada penulis untuk kesempurnaan kertas karya ilmiah ini.
3. Bapak Drs. Dirmansyah, selaku Sekretaris Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya, sekaligus sebagai dosen pembimbing penulis yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dan memberikan ilmu serta informasi dalam menyelesaikan kertas karya ini.
4. Seluruh Staf pengajar pada Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
5. Terima Kasih untuk Ibu Ilderina Saragih, S.Sos, dan Ibu Penny Flora Simamora, S.Sos Staf Deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yang telah
mengijinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Teristimewa kepada kedua orang tuaku, ayah tersayang Ishak, SS, M.hum dan ibu tercinta Nurbaiti yang selalu ada, yang selalu tulus ikhlas memberikan perhatian, cinta, kasih sayang, doa, dukungan moral dan materil selama ini. Terima kasih telah membesarkan dan mendidik serta mengiringi perjalanan hidupku dengan doa yang tiada henti-hentinya.
7. Untuk Abang dan adik-adik tercinta, terima kasih atas dukungan dan semangat serta kritik dan saran yang membangun dalam penulisan kertas karya ini.
8. Stambuk 017 terimakasih untuk kawan-kawan seperjuangan selama 3 tahun ini, aku sangat menyayangi kalian. Semoga kita menjadi orang sukses ya teman seperjuangan.
9. Penulis juga mengucapkan terima kasih banyak kepada teman-teman yaitu Zihan Fadilla Tanjung, Gets Fanny Yohanna Sinaga, Fahmi Fadilah Zebua, Kamarudin Sandi Saputra, Ardy Bernandus Sihite, Juanda Johanes Sijabat yang telah banyak menemani serta memberikan dukungan dan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Semoga kita menjadi orang yang sukses yang berguna untuk keluarga, masyarakat dan Negara. Amin
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dan semoga kertas karya ilmiah ini bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Medan, Agustus 2020
Muhammad Yusran Ibrahim 172201034
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 4
1.3 Manfaat Penulisan ... 4
1.4 Ruang Lingkup Penulisan ... 5
1.5 Metode Pengumpulan Data ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Koleksi Deposit ... 7
2.1.1 Pengertian Koleksi Deposit ... 7
2.1.2 Jenis Koleksi Deposit ... 8
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit ... 11
2.1.4 Layanan Online E-Deposit ... 13
2.2 Digitalisasi Koleksi ... 15
2.2.1 Pengertian Digitalisasi ... 15
2.2.2 Digitalisasi Koleksi ... 17
2.2.3 Manfaat dan Tujuan Digitalisasi Koleksi ... 19
2.2.4 Tahap Perencanaan Digitalisasi Koleksi ... 20
2.2.5 Proses Digitalisasi ... 24
BAB III PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA 3.1 Sejarah Ringkas Dinas Perpustakaan dan Arsip ...32
3.1.1 Tugas poko dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip ... 34
3.1.2 Struktur Organisasi ... 34
3.1.3 Visi dan Misi ... ... 36
3.1.4 Sumber Daya Perpustakaan... 37
3.2 Sumber Daya Manusia ... 39
3.3 Proses Digitalisasi Koleksi Deposit ... 39
3.3.1 Pengadaan Koleksi Deposit ... 39
3.3.2 Seleksi Koleksi Deposit ... 41
3.3.3 Pemindaian Koleksi Deposit ... 44
3.3.4 Editing Hasil Pemindaian ... 47 3.3.5 Publikasi Koleksi Deposit ... 52 3.4 Rangkuman Pembahasan ... 56 BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 60 4.2 Saran ... 60
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
1. PEDOMAN WAWANCARA
2. SURAT IZIN PENULISAN KERTAS KARYA 3. TRANSKRIP WAWANCARA
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1 Mekanisme Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam ... 14
Gambar-2 Automatic Docement Feeder (ADF) Scanner... 21
Gambar-3 Flatbed Scanner... 22
Gambar-4 Book Scanner Technology... 22
Gambar-5 Plotter Scanner... 23
Gambar-6 Tampilan software OCR Omnipage Pro... 25
Gambar-7 Flow chart Proses Digitalisasi Koleksi Perpustakaan... 30
Gambar-8 Gedung Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut... 32
Gambar-9 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut... 36
Gambar-10 Suasana Pelaksanaan Wawancara pada staf Deposit DPA Provs ... 41
Gambar-11 Susunan Koleksi Deposit berdasarkan Kabupaten/Kota... 43
Gambar-12 Contoh koleksi deposit hasil seleksi untuk proses pemindaian... 43
Gambar-13 Proses pemindaian koleksi deposit menggunakan Contex IQ Flex A2 Flatbed Scanner... 45 Gambar-14 Contoh Penyimpanan Hasil Pemindaian koleksi Deposit dalam format pdf... 45 Gambar-15 Pemeriksaan kelengkapan koleksi hasil pemindaian dalam format pdf 46 Gambar-16 Flow chart prosedur pemindaian koleksi Deposit DPA Provsu... 47
Gambar-17 Menu tampilan sistem Flip PDF Corporate Edition... 48
Gambar-18 Menu tampilan proses pembuatan Flip book... 49
Gambar-19 Proses import file pdf ke format flip book... 49
Gambar-20 Hasil import file pdf ke format flip book... 50
Gambar-21 Tampilan menu Utama Flip Book dengan Template Spread Blue .. 50
Gambar-22 Tampilan Menu Publish Flip PDF Corporate Edition... 51
Gambar-23 Hasil akhir Flip Book dalam format .exe 52 Gambar-24 Hasil konversi file pdf ke format Flip book disimpan berdasarkan judul dokumen... 52 Gambar-25 Menu Entri Data Koleksi Deposit pada Sistem Inlislite ver 3... 53
Gambar-26 Menu Unggah Konten Digital pada sistem Inlislite ver 3.0... 54
Gambar-27 Hasil penelusuran pada menu OPAC dan Layanan Koleksi Digital... 54 Gambar-28 Flow chart proses publikasi, entri data dan unggah file koleksi
deposit...
55 Gambar-29 Tampilan membaca online koleksi digital pada sistem INLISLITE
Ver 3.0...
56 Gambar-30 Flow chart prosedur digitalisasi koleksi Deposit DPA Provsu ... 59
DAFTAR TABEL
Tabel-1 Rincian Tindakan Kegiatan Proses Digitalisasi Koleksi... 28
Tabel-2 Rincian SDM Dinas Perpustakaan dan Arsip Prop. Sumut 2020... 38
Tabel-3 Spesifikasi Alat Pemindai... 44
Tabel-4 Rangkuman Pembahasan... 56
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Salah satu fungsi penyelenggaraan Perpustakaan Umum adalah fungsi deposit.
Sebagai fungsi deposit maka perpustakaan berkewajiban menyimpan dan melestarikan semua karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan di wilayah perpustakaan berada. Sesuai dengan amanah Undang-undang Nomor 13 tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Rekam, maka Perpustakaan Nasional Indonesia menghimpun, meyimpan, dan melestarikan serta mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. Sedangkan Perpustakaam Umum Propinsi menghimpun, meyimpan, dan melestarikan serta mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam di setiap ibukota Propinsi.
Perpustakaan Nasional Indonesia adalah lembaga yang berkewajiban melaksanakan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018. Pasal 4 dalam Undang-undang tersebut menyatakan bahwa setiap penerbit wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul karya Cetak kepada Perpustakaan Nasional dan 1 (satu) eksemplar kepada Perpustakaan Provinsi tempat domisili Penerbit. Ayat berikutnya menyatakan bahwa penerbit wajib menyerahkan salinan digital atas karya cetak untuk kepentingan penyandang disabilitas.
Penyerahan karya cetak sebagaimana dimaksud dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan. Dengan demikiann setiap penerbit “diwajibkan” menyerahkan karya yang diterbitkan ke perpustakaan Nasional dan Propinsi. Undang-undang tersebut juga mengatur sanksi kepada setiap penerbit yang tidak menyerahkan karya cetak ke perpustakaan.
Koleksi deposit yang dihimpun di perpustakaan Nasional dan Propinsi merupakan hasil karya budaya bangsa yang berharga serta merupakan sumber sejarah, pendidikan, penelitian, serta sebagai sumber informasi yang bermanfaat bagi masyarakat dan pemustaka.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perpustakaan umum berfungsi sebagai pusat deposit nasional dan daerah yang menghimpun dan mengelola hasil terbitan tingkat nasional dan daerah sebagai upaya pelestarian hasil budaya dan karya anak bangsa.
Tujuan pelestarian koleksi deposit merupakan upaya melestarikan bentuk fisik asli koleksi sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin dan melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dan dialihkan dalam bentuk lain. Salah satu upaya pelestarian kandungan informasi ilmiah koleksi deposit adalah melalui digitalisasi koleksi deposit.
Digitalisasi koleksi perpustakaan merupakan salah satu upaya pelestarian koleksi perpustakaan. Digitalisasi koleksi deposit bertujuan untuk memelihara, melindungi, serta menjaga koleksi (baik fisik maupun isi) agar tetap terpelihara dan tidak rusak.
Koleksi Deposit merupakan koleksi terbitan lokal baik karya cetak maupun karya rekam yang dimiliki oleh suatu daerah. Perpustakaan Propinsi, Kabupaten dan Kota berkewajiban menyimpan dan melestarikan koleksi tersebut. Dinas Perpustakaan dan Arsip (DPA) Propinsi Sumut (Propsu) memiliki koleksi deposit dalam bentuk karya cetak yang cukup banyak. Berdasarka data yang diperoleh dari data Profil DPA Propsu tahun 2019 jumlah koleksi Deposit sudah mencapai 9.508 judul Pengelolaan koleksi deposit karya cetak selain membutuhkan ruangan yang luas, juga pemeliharaan terhadap koleksi membutuhkan biaya yang relative besar. Digitalisasi terhadap koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam penyimpanan, pengelolaan dan pemanfaatannnya. Digitalisasi terhadap koleksi ini akan menghasilkan dokumen elektronik yang dapat dipastikan menambah kuantitas dan kualitas sumber daya informasi elektronik yang dimiliki oleh DPA Propsu.
DPA Propsu sebagai perpustakaan umum tingkat Propinsi memiliki peran strategis dalam menjalankan fungsi informasi, pendidikan, kebudayaan, rekreasi, penelitian serta fungsi deposit. Mengumpulkan dan menyelematkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa merupakan salah satu Misi dari DPA Propsu. Berdasarka data yang diperoleh dari Profile DPA Propsu tahun 2019 jenis koleksi deposit terdiri dari:
1. Koleksi buku langka tentang Sumatera Utara.
Deposit DPA-SU menyimpan buku-buku langka tentang Sumatera Utara, diantaranya tentang adat istiadat, budaya, silsilah marga, cerita rakyat, dan
sebagainya. Deposit juga memiliki kamus Bahasa Batak yang ditulis dengan aksara batak dalam Bahasa Belanda.
2. Koleksi buku, majalah, jurnal tentang Sumatera Utara atau yang diterbitkan di Sumatera Utara.
Setiap penerbit baik swasta, pemerintah maupun perguruan tinggi memiliki kewajiban untuk menyerahkan hasil terbitannya kepada DPA-SU dan hasil serah simpan tersebut dilayankan kepada masyarakat untuk dibaca di ruang Deposit.
3. Koleksi surat kabar terjilid.
Deposit DPA-SU juga memiliki koleksi surat kabar terbitan Sumatera Utara yang terbit dari tahun 1983 yang telah terjilid.
4. Silsilah marga batak
Diruang Deposit DPA-SU juga tersimpan silsilah marga Batak yang didisplay di dalam ruang Deposit.
5. Koleksi CD hasil digitalisasi buku-buku langka.
Alih bentuk dari media cetak ke dalam bentuk digital (CD) merupakan program yang rutin diselenggarakan Deposit DPA-SU.
Digitalisasi koleksi Deposit dibutuhkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumber daya informasi elektronik jauh lebih luas dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumber daya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh tanpa harus datang ke Perpustakaan secara fisik.
Pemanfaatan sumber daya informasi elektronik dapat digunakan bukan saja dari internal tapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari manca Negara, apabila sumber daya tersebut dipublikasikan secara terbuka lewat web situs perpustakaan. Untuk itu diperlukan sistem aplikasi yang baik agar pengelolaan pemanfaatan sumber daya informasi tersebut dapat berlangsung dengan baik.
Pada observasi awal sekitar awal Februari 2020, penulis melakukan wawancara singkat kepada petugas Layanan Deposit di DPA Propsu dan memperoleh informasi diantaranya, bahwa Seksi Deposit Daerah telah melakukan proses digitalisasi terhadap koleksi deposit DPA Propsu, tetapi belum seluruh jenis koleksi deposit dilakukan
digitalisasi, karena masih ada proses pemilihan dan prioritas utama koleksi yang akan digitalisasi, yaitu hanya terbatas untuk koleksi tercetak saja, untuk koleksi karya rekam belum dilakukan alih media. Untuk itu, penulis tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana proses digitalisasi koleksi deposit khusunya karya cetak yang dilakukan pada Seksi Layanan Deposit DPA Propsu dan pemilihan koleksi yang akan digitalisasi, proses digitalisasi sampai koleksi tersebut di publikasi dan bisa di akses pemustaka.
Sebagai judul kertas karya penulis mebahas “Proses Digitalisasi Koleksi Deposit Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara”.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui proses digitalisasi koleksi deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara.
1.3 Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan kertas karya ini adalah :
1. Bagi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara hasil kertas karya ini dapat menjadi masukan dalam proses digitalisasi koleksi deposit.
2. Bagi Pustakawan, hasil kertas karya ini dapat dijadikan sebagai salah satu rujukan khususnya tentang topik digitalisasi koleksi
1.4 Ruang Lingkup Penulisan
Ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah proses digitalisasi koleksi deposit tercetak, yaitu, proses seleksi koleksi, proses pemindaian (scanning), proses editing, dan proses publikasi. Observasi dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara pada bulan Februari hingga Juli 2020. Teori yang digunakan untuk mendukung penulisan Kertas Karya ini adalah pendapat dari berbagai pemerhati bidang digitalisasi bahan pustaka antara lain Arba’i (2010), Pendit (2007), Husna (2013), serta Sugiharto (2010).
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data untuk penyelesaian kertas karya yang penulis gunakan adalah :
a. Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan cara mempelajari literatur berupa buku, artikel jurnal, berbagai sumber online yang berhubungan dengan proses digitalisasi koleksi, konsep koleksi deposit serta masalah yang akan dibahan dalam penulisan kertas karya ini.
b. Studi Lapangan
Studi lapangan ini dilakukan melalui observasi dengan melakukan wawancara langsung kepada staf dan pustakawan Seksi Koleksi Deposit pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara. Wawancara dilakukan dengan membuat indikator pertanyaan (berdasarkan teori proses digitalisasi koleksi) sebagai pedoman wawancara yang telah disusun sebelumnya sesuai dengan permasalahan yang akan diselesaiakan dalam penulisan kertas karya ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Koleksi Deposit
2.1.1 Pengertian Koleksi Deposit
Dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 tahun 2016 tentang Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Nasional, koleksi deposit adalah semua terbitan yang diserahkan oleh para penerbit ke perpustakaan sebagai hasil pelaksanaan Undang-Undang Deposit.
Pada perkembangannya Undang-Undang Deposit di Indonesia telah mengalami revisi dari Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di revisi menjadi Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
Dalam penjelasan Undang-undang tersebut, karya cetak dan karya rekam merupakan salah satu hasil budaya bangsa yang sangat penting dalam menunjang pembangunan nasional, khususnya sebagai tolok ukur kemajuan intelektual bangsa, referensi dalam bidang pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, penelitian dan penyebaran informasi, pelestarian kebudayaan nasional, serta merupakan alat telusur terhadap catatan sejarah, jejak perubahan dan perkembangan bangsa untuk pembangunan dan kepentingan nasional.
Kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam ini dimaksudkan untuk menumbuhkan kesadaran Penerbit dan Produsen Karya Rekam untuk menyerahkan Karya cetak dan Karya Rekam sehingga dapat menyelamatkan Karya Cetak dan Karya Rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia. Untuk lebih mendekatkan karya tersebut sebagai sumber informasi tentang budaya bangsa kepada masyarakat, pengelolaan Karya cetak dan Karya Rekam dilaksanakan melalui Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi serta peran serta masyarakat.
Dari penjelasan diatas dapat disebutkan bahwa koleksi deposit merupakan koleksi yang wajib diserahkan ke perpustakaan oleh setiap penerbit sebagai pelaksanaan
Undang-Undang dan sebagai pertanggungjawaban warisan budaya dan bukti intelektualitas bangsa.
2.1.2 Jenis Koleksi Deposit
Koleksi deposit yang diserahkan pada Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Porpinsi dapat dikelompokkan pada Karya Cetak dan Karya Rekam
a. Karya Cetak
Undang-undang Nomor 13 tahun 2018 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan karya cetak adalah setiap karya intelektual dan/atau artistik yang diterbitkan dalam bentuk cetak yang diperuntukkan bagi umum.
Sementara itu pada buku Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam (2019), jenis koleksi deposit karya cetak yang dikumpulkandan diserahkan ke perpustakaan dari para penerbit adalah:
1. Buku Fiksi 2. Buku Non Fiksi 3. Buku Rujukan 4. Karya Artistik
5. Karya Ilmiah yang dipublikasikan 6. Majalah
7. Surat kabar 8. Peta
9. Brosur 10. Buletin
11. Karya cetak lain yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional.
Karya cetak yang termasuk wajib diserahkan adalah edisi cetakan kedua dan seterusnya yang mengalami perubahan isi dan/atau bentuk.
Menurut Nasution yang dikutip oleh Panjaitan (2008) koleksi deposit terbagi atas beberapa jenis yaitu:
1. Terbitan pemerintah daerah, seperti Peraturan Daerah, Surat Keputusan, Pidato resmi, Lembaran Negara, Statistik dan Laporan Tahunan
2. Hasil penelitian dari semua bidang ilmu yang dilaksanakan, hasil seminar, lokakarya, temu karya dan bahan lain yang serupa baik dari instansi pemerintah maupun swasta
3. Hasil terbitan perpustakaan daerah seperti laporan tahunan dan tengah tahunan, bibliografi, katalog induk, accession list dan majalah-yang di terbitkan di perpustakaan
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta, bahan kartograpis dan perjalanan
5.Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang kepariwisataan dan hal-hal yang berkaitan dengan turisme, tentang sejarah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa di suatu daerah, kemudian tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang kebudayaan, kesusastraan dan bahasa daerah
6. Rekaman musik tradisional dan ciptaan baru, rekaman penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide, film, video dan rekaman tarian serta permainan rakyat
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang organisasi atau swasta dalam ruang lingkup wilayah Indonesia
8. Direktori tentang : a. Rumah ibadah
b. Biro perjalanan umum
c. Kegiatan olahraga dan sarananya
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, pusat dagang dalam daerah badan penerangan masyarakat seperti TV, radio, kantor pos dan telekomunikasi e. Real estate, perkebunan dan pertambangan
e. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat rekreasi
f. Lembaga-lembaga pendidikan negeri dan swasta, formal dan informal
g. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian, angkatan bersenjata, rumah sakit dan puskesmas, apotik dan klinik.
b. Karya Rekam
Undang-undang Nomor 13 tahun 2018 menjelaskan yang dimaksud dengan karya rekam adalah setiap karya intelektual dan/atay artistik yang direkam, baik audio maupun visual dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang diperuntukkan untuk umum.
Menurut Yulia (2011) ada beberapa bentuk karya rekam antara lain, seperti:
1. Film
Film merupakan gambar hidup perkembangan dari gambar biasa. Film diproyeksikan secara mekanis melalui lensa proyektor, dan pada layar terlihat gambar hidup, yaitu film yang bersuara dan film bisu
2. Kaset
Dalam dunia perfilman, kaset diartikan sebagai kotak untuk melindungi bahan perekam gambar yang sekaligus berfungsi sebagai tempat penggulung bahan tersebut. Sedangkan dalam pengertian sehari-hari, kaset diartikan sebagai kotak penyimpan pita suara atau gambar (pada video kaset).
3. Rekaman Suara
Dalam Anglo American Cataloguing Rules2 (AACR2) yang termasuk ke dalam rekaman suara misalnya piringan hitam, pita (dalam bentuk gulungan, kaset, catridge), rekaman suara atas film. Maka, dengan perkembangan teknologi, saat ini rekaman suara banyak terdapat bentuk CD.
4. Rekaman Video
Rekaman video adalah istilah yang mencakup semua bentuk video
diantaranya yang berbentuk kaset, gulungan, dan cakram (disk). Alat bantu untuk melihatnya adalah VCR (Video Cassatte Recorder), televisi dan sekarang bias dilihat melalui monitor computer
Sementara pada buku Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam (2019), jenis koleksi deposit karya cetak yang dikumpulkan dan diserahkan ke perpustakaan dari para penerbit adalah:
1. Film
2. Kaset Audio
3. Kaset Video, Video Disc 4. CD-ROM
5. Video Compatc Disc 6. Piringan Hitam 7. Disket
8. Laser Disc 9. Mikro Film 10. Mikrofis
11. Open Reel Digital Audio Tape dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi
Dari penjelasan diatas jelas bahwa begitu beragammnya jenis karya cetak dan karya rekam yang harus disimpan dan dikelola di perpustakaan sebagai hasil budaya dan karya cipta manusia. Pada penulisan kertas karya ini yang menjadi fokus penulisan adalah digitalisasi koleksi cetak.
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Koleksi Deposit
Koleksi yang telah dihimpun di perpustakaan tentu memiliki fungsi dan tujuan sesuai visi dan misi dari setiap perpustakaan. Secara umum perpustakaan menghimpun koleksi adalah untuk melestarikan informasi, penyediaan informasi, menambah
wawasan serta pendidikan bagi pemustaka. Demikian juga halnya dengan koleksi deposit, memiliki fungsi dan tujuan bagi penyelenggara perpustakaan.
a. Fungsi Koleksi Deposit
Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018, menjelaskan bahwa fungsi penyerahan karya cetak dan karya rekam di perpustakaan adalah:
• Mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka menunjang pembangunan melalui pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
•
Menumbuhkan kesadaran penerbit karya cetak dan produsen karya rekam untuk menyerahkan karya cetak dan karya rekam sehingga dapat menyelamatkan karya cetak dan karya rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia.Sementara itu pada website Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (https://deposit.perpusnas.go.id/) menyatakan bahwa fungsi Deposit adalah
• Melaksanakan pengelolaan karya cetak dan karya rekam (KCKR)
• Melakukan penyusunan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI), Katalog Induk Nasional Indonesia (KIN) serta literatur sekundes lainnya.
b. Tujuan Koleksi Deposit
Panduan Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui website https://deposit.perpusnas.go.id/ menyatakan bahwa tujuan koleksi deposit adalah:
• Sebagai tempat menghimpun, mencatat, menyimpan, dan melestarikan hasil karya intelektual bangsa yang berupa sumber informasi, ilmu pengetahuan dan budaya.
• Memberikan fasilitas dan sumber belajar yang komprehensif, mudah dan dapat dipercaya.
3 Mendokumentasikan hasil karya budaya manusia dalam bentuk bibliografi nasional.
4 Menyediakan alat seleksi bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan maupun untuk kajian keperluan bahan pustaka bagi para peneliti, mahasiswa ataupun masyarakat pada umumnya dengan menggunakan bibliografis nasional yang lengkap dan mutakhir.
Sementara itu dalam buku Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam (2019), tujuan pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam adalah:
1. Agar semua karya cetak dan karya rekam dari berbagai jenis terbitan dan rekaman dapat dihimpun, diolah, disimpan, dipelihara, didayagunakan dan dilestarikan pada perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi
2. Agar para penerbit dan pengusaha rekaman secara sadar melaksanakan penyerahan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkannya kepada perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi
3. Untuk mengetahui apakah karya cetak dan karya rekam yang lalai melakukan kewajibannya, untuk selanjutnya diproses dan diberikan sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
2.1.4 Layanan Online E-Deposit
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dan perubahan akses informasi pemustaka, Perpustakaan Nasional Indonesia membuat layanan deposit berbasis web yang disebut dengan e-Deposit dengan alamat situs http://edeposit.perpusnas.go.id.
E-Deposit adalah sistem yang dikembangkan Perpustakaan Nasional Indonesia untuk memfasilitasi kegiatan pengumpulan dan pengelolaan bahan perpustakaan digital yang diterbitkan di Indonesia sebagai hasil dari implementasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Terima karya Cetak dan Karya Rekam.
Jenis-jenis koleksi yang dilayankan pada e-Deposit Peprustakaan Nasional Indonesia adalah:
a. E-Buku
E-Buku adalah versi buku digital. Jika buku umumnya terdiri dari kumpulan karya tulis yang dapat berisi teks atau gambar, maka buku elektronik berisi informasi digital yang juga bisa dalam bentuk teks atau gambar.
b. E-Serial
Publikasi digital yang terbit secara berkala seperti koran, majalah, buletin, tabloid, jurnal.
c. E-Partitur
Partitur adalah lembaran musik, representasi tertulis atau tercetak dari karya musik. Piano-vocal score, format penerbitan di mana bagian yang dinyanyikan diberikan secara penuh, tetapi instrumen orkestra digantikan oleh pengaturan keyboard
d. E-Musik
Musik digital adalah reproduksi suara dari sinyal digital yang telah diubah menjadi sinyal analog, rekaman suara digital dengan mengkode angka biner hasil dari perubahan sinyal suara analog dengan bantuan frekuensi sampling.
e. E-Peta
Peta digital adalah representasi dari fenomena geografis yang disimpan untuk ditampilkan dan dianalisis oleh komputer dan diformat menjadi gambar digital.
f. E-Film
Film digital adalah proses merekam gambar bergerak menggunakan sensor digital.
Gambar-1 Mekanisme Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam (sumber Biro Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpusnas, 2019)
2.2 Digitalisasi Koleksi 2.2.1 Pengertian Digitalisasi
Digitalisasi merupakan salah satu cara perpustakaan untuk melakukan pemeliharaan dan pelestarian koleksi yang dimiliki, misalnya koleksi langka atau naskah kuno, koleksi yang dianggap penting dan berharga untuk digunakan dikemudian hari baik dalam bentuk karya cetak ataupun karya rekam.
Soemantri (2012) menyatakah bahwa:
Digitalisasi merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip media baru (terbaca oleh komputer). Kegiatan digitalisasi arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun unit kearsipan di lingkungan perkantoran maupun perusahaan, dalam rangka menghemat ruangan, menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk penyimpanan arsipnya.
Sementara itu menurut Kusumah (2001:15), menyatakan bahwa :
Digitalisasi ialah bagian dari pelestarian yang berupaya untuk menyelamatkan naskah-naskah kuno dengan memanfaatkan teknologi digital seperti soft file,foto digital, microform, serta mengupayakan baik naskah duplikasinya agar dapat bertahan dalam jangka waktu yang relatif lama.
Shekar (2015 ) mendefenisikan digitalisasi adalah:
Suatu proses untuk menangkap sinyal analog ke dalam bentuk digital dalam bentuk kertas. Istilah 'digitalisasi' adalah frase singkat yang menggambarkan proses pembuatan versi elektronik dari suatu objek atau peristiwa, memungkinkan objek untuk disimpan, ditampilkan dan dimanipulasi di sebuah komputer, dan disebarluaskan melalui jaringan dan atau web di seluruh dunia.
gambar dapat diambil menggunakan pemindai atau kamera digital dan untuk mengoptimalkan kejernihan, perangkat lunak OCR dapat digunakan untuk gambar elektronik.
Sementara itu menurut Putranto (2015) digitalisasi bahan pustaka merupakan salah satu upaya pelestarian (preservation) bahan pustaka. Preservasi pada bahan pustaka sudah lama dilakukan, untuk memelihara, melindungi, serta menjaga bahan pustaka tersebut agar tidak rusak.”
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) online https://kbbi.web.id/digitalisasi digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Dari beberapa defenisi digitalisasi di atas dapat dikatakan bahwa digitalisasi merupaka suatu proses alih media dari bentuk cetak ke dalam bentuk digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya dengan tujuan
untuk melindungi isi informasi dan fisik yang terdapat di dalam suatu koleksi agar tidak musnah.
2.2.2. Digitalisasi Koleksi
Menurut Surahman (2008) berapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitalisisi koleksi adalah:
a. Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital b. Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksi koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c. Prioritas bagi komunitas penggguna,
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk melakukan digitalisasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakan.
d. Kemampuan staf
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangan bagaimana kemampuan staff dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitalisasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital. Ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan.
Sementara itu Sulendra (2014) mengatakan hal yang melatarbelakangi perpustakaan melakukan digitalisasi koleksi adalah :
a. Mengatasi ruang penyimpanan koleksi tercetak.
Pertumbuhan dan perkembangan koleksi cetak mengakibatkan semakin dibutuhkannya penambahan rak penyimpanan koleksi sehingga berakibat pada penambahan ruang penyimpanan koleksi. Salah satu solusi untuk mengatasi penambahan koleksi adalah dengan cara melakukan digitalisasi terhadap koleksi cetak.
b. Mencegah kerusakan fisik koleksi
Kebanyakan bahan pustaka yang dikoleksi perpustakaan adalah bahan pustaka dalam bentuk tercetak . Tentunya bahan pustaka tersebut tidaklah dapat bertahan terlalu lama, seiring dengan bertambahnya usia fisik dokumen tersebut ada banyak hal yang menyebabkan kerusakan dari segi fisiknya, baik faktor internal maupun faktor eksternal. Dalam upaya menyelamatkan informasi yang terdapat dalam bahan pustaka tersebut maka perlu dilakukan kegiatan alih media.
c. Kelangkaan
Koleksi yang bernilai historis dan langka harus dilestarikan baik dari segi fisiknya maupun segi isi informasinya. Upaya pelestarian koleksi yang bernilai historis dan langka ini salah satunya adalah dengan melakukan kegiatan alih bentuk dari fisik ke bentuk digital
d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi informasi terutama komputer dan perangkat terkait lainnya membawa dampak yang sangat positif dalam kegiatan di perpustakaan.
Kehadiran teknologi informasi harus diterima dan dimanfaatkan diperpustakaan, karena: (1) Tuntutan terhadap mutu dan jumlah layanan. (2) Tuntutan terhadap penggunaan koleksi bersama. (3) Kebutuhan untuk mengefektifkan SDM. (4) Tuntutan terhadap efisiensi waktu. (5) Keragaman informasi yang dikelola. (6) Kebutuhan akan ketepatan dan kecepatan layanan informasi.
Berbagai macam faktor perlu diperhitungkan untuk menjalankan proses digitalisasi koleksi yang dilakukan perpustakaan dalam upaya melestarikan informasi dan meningkatkan mutu layanan bagi pemustaka. Menurut Lee (2001) alasan utama dari institusi untuk mendigitalisasikan koleksi perpustakaan adalah untuk :
a. Meningkatkan akses.
Koleksi perpustakaan yang dipilih untuk digitalisasi salah satunya karena koleksi tersebut tergolong langka atau unik. Sehingga koleksi tersebut akan disimpan secara hati-hati dan hal itu akan menyebabkan koleksi tersebut menjadi sesuatu yang spesial sehingga aksesnya terbatas. Dengan adanya digitalisasi pada koleksi tersebut, maka aksesnya akan menjadi lebih luas sehingga tidak terbatas pada kalangan tertentu saja.
b. Memelihara bahan asli.
Yaitu mengusahakan agar koleksi asli tidak mengalami kerusakan, untuk menjaga nilai yang terkandung dalam koleksi seperti nilai historis, koleksi langka, kuno dan
sebagainya. Jika suatu bahan pustaka dialih media dari bentuk analog menjadi bentuk digital dengan hasil yang berkualitas tinggi, maka dapat dikatakan kegiatan digitalisasi dapat memelihara bahan asli tersebut.
Dari beberapa uraian dan pendapat tentang digitalisasi koleksi diatas, dapat dikatakan bahwa digitalisasi koleksi di perpustakaan perlu dan sangat penting dilakukan untuk pelestarian koleksi dan perluasan layanan perpustakaan. Pelestarian koleksi melalui digitalisasi perlu dilakuan untuk menjaga keutuhan dan keaslian informasi sebagai bukti perkembangan budaya suatu bangsa. Perluasan layanan perpustakaan dapat dilakukan dengan menghasilkan koleksi elektronik dari hasil digitalisasi koleksi, sehingga perluasan layanan dan akses ke sumber informasi elektronik bagi pemustaka khususnya koleksi langka dapat dilakukan melalui publikasi berbasis internet.
2.2.3 Manfaat dan Tujuan Digitalisasi Koleksi
Digitalisasi koleksi selain sebagai sarana untuk mempermudah penyebarluasan informasi, juga berfungsi sebagai sarana preservasi terutama untuk koleksi yang sudah langka. Menurut Hartinah (2009:16) digitalilasi koleksi dimaksudkan untuk :
a. Melestarikan nilai/ kandungan informasi.
b. Meningkatkan akses pada informasi dan pengetahuan yang tersembunyi.
c. Mempromosikan sumberdaya yang pernah ada (sejarah, budaya, Pengetahuan, dll).
d.
Mempromosikan instansi /lembaga sumber dokumen.Sementara itu Erika (2011) menyatakan bahwa digitalisasi koleksi memiliki manfaat antara lain:
a. Mengamankan isi naskah dari kepunahan agar generasi seterusnya tetap mendapatkan informasi dari ilmu-ilmu yang terkandung dari naskah tersebut.
b. Mudah digandakan berkali-kali untuk dijadikan cadangan (back up data).
c. Mudah untuk digali informasinya oleh para peneliti jika di-upload ke sebuah alamat web.
d. Dapat dijadikan sebagi obyek promosi terhadap kekayaan bangsa.
Adapun tujuan dari digitalisasi kolekis menurut Fabumni dan Paris (2006) menyatakan bahwa :
Tujuan digitalisasi koleksi adalah untuk preservasi yang mudah oleh pengguna atau peneliti manapun. Digitalisasi meningkatkan akses ke sumber daya perpustakaan, dengan mendigitalkan proyek perpustakaan, informasi akan dapat di akses oleh semua kelompok peneliti.
Dari pernyataan dan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa manfaat dan tujuan dilakukannya digitalisasi koleksi adalah mengamankan isi karya cetak dan karya rekam dari kepunahan, dapat dijadikan sebagai dokumen cadangan, dan mempermudah pengguna dalam akses informasi yang dibutuhkan. Selain itu digitalisasi koleksi juga bertujuan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses koleksi.
2.2.4 Tahap Perencanaan Digitalisasi Koleksi
Sebelum di lakukan proses digitalisasi kolkesi terlebih dahulu ada tahapan yang harus di perhatikan.
Menurut Arba’i (2010) tahapan perencanaan digitalisasi adalah sebagai berikut:
A. Pra-digitalisasi
Pra-digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut:
• Menseleksi dokumen berupa laporan, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir)
• Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar).
• Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen.
• Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan kebagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran).
• Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya di kembalikan ke asal perolehannya.
B. Proses digitalisasi
Untuk memberikan gambaran proses digitalisasi koleksi di perpustakaan berikut penjelasan proses digitalisasi sebagai berikut:
a) Dokumen yang akan digitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi, dan kertas karya (tugas akhir).
b) Skripsi, Tesis dan Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran.
c) Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (fortable document format) sebagai jonis koleksi digitalnya, dan untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh di cetak (print) dan tidak bisa di edit.
d) Untuk tahap awal, di tetapkan bahwa koleksi tersebut dapat di akses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server.
C. Kebutuhan Sumber Daya Manusia.
Biasanya seorang staf yang melakukan pra-digitalisasi (pengumpulan, pembongkaran pemjilidan kembali) dapat selesainya rata-rata 10 dokumen perhari, demikian bisnis untuk kegiatan pemindaian seorang staf juga dapat menyelesaikan rata- rata 10 dokumen perhari. Sedangkan untuk kegiatan editing menggunakan seorang staf hanya mampu selesainya ratarata 5 dokumen perhari.
D. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software).
a) 1 (satu) satuan Komputer Server
b) 12 (dua belas) satuan Pribadi Komputer
c) 1 (satu) satuan Dokumen Scanner (Canon DR 7080C) d) Jaringan LAN dan Internet
e) Perangkat lunak Digital Library, Adobe Acrobat 9 Pro, dan Cpture perfect 3.0 Dalam proses digitalisasi bahan pustaka Alat yang digunakan harus juga di perhatikan .
Menurut Saleh (2010) untuk membuat dokumen digital beberapa persiapan perlu di lakukan agar dalam membuat dokumen digital tersebut lancar. Persiapan tersebut meliputi:
1) Perangkat keras
Perangkat keras yang perlu di siapkan antara lain seperti:
▪ Komputer
Perangkat keras komputer yang dapat digunakan tentunya sangat bervariasi dari komputer dengan spesifikasi yang sangat standar sampai kepada komputer dengan spesifikasi lebih baik.
• Alat pemindai (scanner)
Pilihan alat pemindai juga sangat bervariasi dengan kualitas dan harga yang bervariasi pula, alat pindai yang paling sederhana berbentuk flatbad scanner dengan kemampuan pindai yang sangat terbatas dengan harga yang cukup murah sehingga umumnya terjangkau bagi sebahagiaan besar perpustakaan.
Untuk memilih scanner dokumen yang tepat, perlu diperhatikan hal- hal berikut :
a. Apabila dokumen yang hendak didigitalisasi berbentuk kertas lembaran lepas maka dapat digunakan scanner Automatic Document Feeder atau ADF Scanner.
Gambar-2 Contoh Automatic Docement Feeder (ADF) Scanner b. Apabila dokumen yang hendak didigitalisasi sudah dijilid dan tidak boleh
dilepaskan maka kita dapat memilih scanner berjenis Flatbed yang bentuknya sudah umum dipasaran.
Gambar-3 Contoh Flatbed Scanner
c. Apabila melakukan scanning dengan gabungan kertas lepas dan dokumen jilid dengan jumlah dokumen lepas lebih banyak daripada dokumen jilid, maka dapat menggunakan scanner combi yaitu scanner ADF yang dilengkapi dengan Flatbed.
Gambar-4 Contoh book scanner technology
d. Ukuran dokumen, untuk menentukan papersize dari scanner dibutuhkan data ukuran kertas maximal dan minimal dari dokumen yang akan di scan juga serta ketebalan dan ketipisan kertas yang akan diproses.
Ukuran scanner yang ada dipasaran biasanya adalah A4 atau A3 dimana A4 dapat menjangkau ukuran folio. Ukuran A2 hingga A0 terdapat
juga dipasaran terutama untuk gambar-gambar teknik yang umumnya berbentuk seperti mesin plotter.
Gambar-5 Contoh plotter scanner
2) Perangkat lunak
Saat ini banyak pilihan perangkat lunak yang beredar di pasaran untuk mengelola dokumen digital atau elektronik. Pemilihan perangkat lunak harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran dan ekspertis dimiliki. Selain perangkat lunak berupa sistem operasi seperti Windows, beberapa perangkat lunak yang di perlukan antara lain seperti:
a. Vistascan atau Hpscan atau perangkat lunak pemindai yang lain (biasanya disertakan pada waktu membeli alat pemindai atau scanner)
b. Adobe Acrobat ( versi lengkap ) untuk menghasilkan dokumen dalam format PDF (Portable Document Format)
c. MSWord untuk menulis dokumen yang kemudian di simpan dalam format DOC, RTF ataupun PDF
2.2.5 Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi merupakan proses alih media dari format tercetak atau analog ke dalam format digital atau sering disebut dengan format elektronik. Hasil format digital atau elektronik ini harus melalui poses scaning, digital photograph atau teknik lainnya. Digitalisasi dokumen merupakan proses otomatisasi penyimpanan dokumen cetak menjadi sistem penyimpanan dokumen digital atau elektronik. Digitalisasi dilakukan untuk membuat koleksi tercetak dalam bentuk digital
Menurut Pendit (2007 ) proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
A. Scanning,
yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Scanner. Mesin scanner lain dapat digunakan sesuai dengan kebutuhsn dan kemampuan perpustakaan.
B. Editing,
adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu di edit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses Editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR, saat ini tersedia berbagai macam software yang mampu melakukan konversi tersebut dengan ketepatan yang berbeda-beda. Contohnya software OMNIPAGE PRO, software ini mampu melakukan proses OCR dengan tingkat ketepatan mencapai 98%. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan:
Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks.
Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar,
namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah-maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi di sini.
Gambar-6 Contoh tampilan software OCR Omnipage Pro
C. Uploading,
adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain .
Sementara itu menurut Husna (2013) ada beberapa tahapan proses digitalisasi koleksi yaitu:
a. Seleksi bahan perpustakaan, yaitu mengumpulkan dan menyeleksi sumber materi bahan perpustakaan yang akan dilakukan proses digitalisasi
b. Klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan, yaitu melakuka klarifikasi hak cipta dari sumber materi bahan perpustakaan yang akan diproses dalam digitalisasi koleksi.
c. Memeriksa kondisi fisik koleksi. Apabila terdapat kondisi buruk atau kerusakan maka akan dilakukan konversi terlebih dahulu
d. Mencatatan data bibliografi, yaitu setiap sumber koleksi yang sudah terkumpul di lakukan pencatatan data bibliografi agar mengetahui jumlah pasti dan statusnya,
e. Capturing data, yaitu pengambilan data dengan alat yang sesuai kebutuhan f. Uploading data hasil alih media digital, yaitu memindahkan dengan cara
memasukkan data hasil alih media ke komputer lain untuk di lakukan proses selanjutnya
g. Konversi file (RAW ke tiff). Konversi file prtama dilakukan jika pengambilan gambar dengan kamera digital yang menghasilkan file RAW.
h. Editing, yaitu proses mengolah suatu gambar dari alih media .
i. Konversi file (TIFF ke JPEG). Konversi selanjutnya adalah konversi dari TIFF ke JPEG dari resolusi diturunkan menjadi 72-100 dpi karena untuk kebutuhan kemasan akses , untuk ukuran dimensi tetap sama dari yang sebelumnya misalnya 19x32 cm.
j. Konfilasi file (PDF +Watermaerk). Setelah dari JPEG, file dikompilasi alam bentuk PDF dan dikumpulkan dalam folder kumpulan pdf.
k. Flipping Book( Executable/Exe file). Setelah proses pdf selesai , proses selanjutnya yaitu pembuatan flipping book (buku elektronik) yang menghasilkan file EXE.
l. Pengemasan file yang sudah dikompilasi dengan tampilan yang sesuai dengan kebutuhan dan siap untuk di akses secara offline(CD) maupun online( Web).
m. Selesai
Sugiharto (2010) menjelaskan tahapan proses digitalisasi ini diperlukan perencanaan yang matang diantaranya:
9. Kebijakan Digitalisasi
Harus membuat keputusan tentang program pelaksanaan digitalisasi untuk semua dokumen atau arsip dengan perencanaan jangka panjang.
2. Analisis dan Kajian Mengenai Gap (Kesenjangan) antara sistem yang sudah berjalan dan sistem yang dirancang.
Kajian analisis gap sangat diperlukan untuk membuat pemetaan terhadap kekurangan sistem yang ada dan sistem yang sedang berjalan. Kemudian dicari langkahlangkah strategis guna mengetahui dan membandingkan dengan standar yang sudah dirancang.
3. Pembuatan Master Plan
Setiap langkah digitalisasi harus dimulai dengan pembuatan master plan sebagai acuan utama dalam melaksanakan program. Master plan ini berisikan kebijakan, perencanaan, pendanaan, pedoman-pedoman operasional (SOP) dan hal teknis lainnya. Hal ini sangat membantu bila ada permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan perlu melihat kembali acuan utama tersebut.
4. Pendanaan
Program yang sudah disusun harus disertai anggaran yang dibutuhkan.
Anggaran digitalisasi harus disesuaikan dengan analis kebutuhan sistem, ketersediaan peralatan dan media penyimpanan. Peralatan sangat penting karena faktor utama penyedot terbanyak alokasi anggaran.
5. Pelatihan Kompetensi Staf
Pelatihan kompetensi staf sangat dibutuhkan untuk menjamin bahwa sebuah alat yang dengan sangat mahal mampu berfungsi dan dioperasikan, terutama pelatihan peralatan dan mesin, pelatihan archieve motivation, pelatihan keorganisasian, dan pelatihan religius. Kemudian dibuat pemetaan mengenai kompetensi dengan membuat matriks yang menerangkan kompetensi dan keahlian masing-masing staf.
6. Pembuatan Pedoman SOP
Pembuatan pedomann diperlakukan untuk mengawal dan mempermudah pengoperasian sistem maupun peralatan yang digunakan.
7. Pelaksanaan
Pelaksanaan proyek pelestarian dan digitalisasi dokumen atau arsip membutuhkan waktu lebih dari 10 atau 20 tahun, jelas penting untuk berpikir tentang keadaan yang mungkin akan berubah seiring waktu
Dari uraian dan penjelasan dari berbagai sumber mengenai proses digitalisasi koleksi diatas, dapat dikatakan bahwa umumnya proses digitalisasi koleksi dilakukan dalam 4 (empat) proses kegiatan, yaitu:
1. Proses seleksi koleksi yang akan di digitalisasi 2. Proses pemindaian (scanning)
3. Proses editing, dan 4. Proses publikasi
Adapun rincian tindakan kegiatan dari setiap proses digitalisasi koleksi dapat dilihat pada Tabel-1 berikut:
Tabel-1 Rincian Tindakan Kegiatan Proses Digitalisasi Koleksi
Proses Tindakan Alat Input Output
1. Seleksi a. Melakukan seleksi koleksi yang menjadi prioritas untuk dilakukan digitalisasi
b. Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi c. Memeriksa kelengkapan
dokumen (halaman judul sampai lampiran)
Pedoman seleksi koleksi untuk digitalisasi
• Seluruh koleksi deposit
• Dokumen hasil seleksi
Dokumen terseleksi yang akan diproses pemindaian
2. Pemindaian (scanning)
d. Melakukan proses pemindaian terhadap dokumen hasil seleksi
• Alat pemindai (scanner)
• Software
• Dokumen hasil seleksi
File elektronik (pdf)
3. Editing e. Melakukan proses pengolahan terhadap berkas pdf dengan memberikan password, watermark, hyperlink dan kelengkapan metadata
• Software editing dokumen
Dokumen hasil pemindaian
Dokumen elektronik hasil editing
f. Prose mengubah gambar menjadi teks (optical character recognition),
g. Pembuatan flipping book
• Software OCR
• Software Flipping book
Dokumen hasil pemindaian format gambar
File pdf dokumen
Teks elekctronik siap edit
Buku elektronik fromat .exe
4. Publikasi h. Proses input metadata i. Proses upload berkas
elektronik
j. Pengemasan file elektronik
Software database management
CD Writer CD Drive
Dokumen elektronik
File pdf dokumen
Publikasi elektronik Digital library
CD e-book
Proses kegiatan digitalisasi koleksi ini dapat digambarkan dalam bentuk gambar Bagan atau flow chart berikut:
Gambar-7 Flow chart Proses Digitalisasi Koleksi Perpustakaan Edit hasil pemindaian
Perbaiki OK
Publikasi
Selesai
Tidak
Ya Mulai
Seleksi Koleksi
Dikembalikan ke rak di proses
digitalisa Selesai
Proses Pemindaian/Scanning
Ya
Tidak
BAB III
PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT
PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Ringkas Dinas Perpustakaan dan Arsip
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara (DPA-SU) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan atau tepatnya di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota Medan.
Gambar-8 Gedung Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut
Pada awalnya bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No. 09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978. Pada saat itu Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah
dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.
Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23 Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 9 tahun 2008 bertambah fungsi untuk mengelola dokumentasi sehingga bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU).
Pada Bulan Januari Tahun 2017 berubah struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara menjadi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Perda No. 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi, dan Peraturan Gubernur No. 38 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara tanggal 27 Desember 2016.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi. Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Dinas Perpustakaan dan Arsip berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar dapat
berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.
Dinas Perpustakaan dan Arsip mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumber daya didasarkan pada rencana jangka panjang yang tertuang dalam rencana strategi berdasarkan azas kepastian hukum, azas tertib penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas proporsional, azas profesionalisme dan azas akuntabilitas serta visi/misi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
3.1.1 Tugas Pokok dan Fungsi DPA-Sumut
Untuk melaksanakan tugas tersebut Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi :
a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Sumatera Utara;
b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Sumatera Utara;
c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan kearsipan;
d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan Literatur Sekunder lainnya;
e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam;
f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait;
g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain;
h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
3.1.2 Struktur Organisasi DPA-Smut
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi. DPA-SU adalah unsur urusan wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Kepala Dinas (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu:
a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Program, Akuntabilitas dan Informasi Publik;
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Layanan Perpustakaan;
b. Seksi Teknologi Informasi;
c. Seksi Pengembangan Jejaring Layanan Perpustakaan
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka;
b. Seksi Deposit Daerah;
c. Seksi Pelestarian Bahan Pustaka
4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Pemberdayaan Sumber Daya Manusia;
b. Seksi Kelembagaan Perpustakaan;
c. Seksi Pembudayan Gemar Membaca
5. Bidang Arsip, membawahi 3 Seksi Bidang yaitu:
a. Seksi Sistem Administrasi dan pembinaan Kearsipan;
b. Seksi Penyelamatan Arsip
c. Seksi Pelayanan Informasi Kearsipan;
Gambar-9 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut
3.1.3 Visi dan Misi DPA Sumut
VISI
“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan,
Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”
MISI Misi adalah:
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat
e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.
3.1.4 Sumber Daya Perpustakaan 1. Sarana Prasarana
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara terletak di Jl. Brigjen Katamso No.45 K Medan, mempunyai tanah seluas 5708 m2 dan merupakan tanah milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sedangkan khusus Bidang Arsip dan Dokumentasi terletak di Jl. Willem Iskandar No.9 Medan.
Bangunan gedung kantor untuk Sekretariat dan Bidang yang menangani Perpustakaan seluas + 4000 m2 dan pada saat sekarang ini dalam keadaan kondisi baik untuk melayani kegiatan administrasi dan pelayanan pemakai jasa perpustakaan.
Kendaraan Dinas/Perpustakaan Keliling
a. Kenderaan operasional Roda 4, sebanyak 6 (enam) unit
b. Kenderaan Perpustakaan Keliling, sebanyak 7 (tujuh) unit terdiri dari (2 unit bantuan dari Perpustakaan Nasional RI, 2 unit dari APBD 2009, 1 unit bantuan Pertamina dan 1 unit bantuan Bank Sumut, 1 unit bantuan Arsip Nasional RI yaitu mobil kendaraan layanan masyarakat sadar arsip).
c. Kenderaan Roda 2, sebanyak 5 (lima) unit
- 2. Sumber Daya Manusia
Jumlah Pegawai Negeri Sipil keadaan Tahun 2020 untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 120 orang dengan perincian :
Tabel-2 Rincian SDM Dinas Perpustakaan dan Arsip Prop. Sumut 2020 1 Berdasarkan Jabatan
Jabatan Jumlah
Eselon II 1
Eselon III 5
Eselon IV 15
Fungsional Pustakawan 38
Fungsional Arsiparis 9
Analisis Kepegawaian 1
Pranata Komputer 2
Staf 49
2 Berdasarkan Strata Pendidikan
Pendidikan Jumlah
S2 15
S1 54
D3 15
SLTA 33
SLTP 3
3 Berdasarkan Gologan/Ruang
Golongan/Ruang Jumlah
IV 12
III 85
II 22
I 1
3 Berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah
Laki-laki 44
Perempuan 76
3.2 Sumber Daya Manusia
Dilihat dari struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Sumatera Utara Seksi Deposit Daerah berada dibawah Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah. Salah satu tugas pokok Seksi Deposit adalah penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simpan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam hal ini ketentuan yang dimaksud adalah Undang -Undang Nomor13 tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Seksi Deposit dikoordinir oleh seorang Kepala Seksi dan 3 orang fungsional pustakawan.
Untuk proses publikasi hasil digitalisasi koleksi deposit, Seksi Deposit bekerjasama dengan seksi Teknologi Informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan diketahui bahwa, proses digitalisasi koleksi dari seleksi, pemindaian, editing dan publikasi dilakuan oleh staf yang ada di Seksi Deposit bekerjasama dengan seksi teknologi informasi. Kondisi staf yang ada saat ini belum memadai untuk melakukan proses digitalisasi koleksi deposit dan sulit mencapai target capaian pelaksanaan digitalisasi koleksi deposit. Karena staf yang ada juga harus melakukan pekerjaan lain yang bukan berkaitan dengan proses digitalisasi. Kendala ini diatas dengan melibatkan dan memberdayakan pegaai honor yang ada untuk melakukan digitalisasi koleksi.
Pelaksanaan digitalisasi koleksi deposit intensif dilakukan pada tiga tahun terakhri (2017, 2018 dan 2019) dengan hasil digitalisasi berjumlah 9.508 judul.
Dibandingkan dari jumlah koleksi deposit 684 judul, capaian ini baru13,90 % dari total keseluruhan koleksi deposit. Untuk tahun 2020 proses digitalisasi koleksi dihentikan sementara karena adanya pandemi Covid-19.
