4. Membuat relasi aplikasi dengan platform teknologi
4.3.7 Fase Opportunities and Solution
Pada fase ini dilakukan identifikasi parameter strategis dengan cara evaluasi gap dari arsitektur enterprise yang meliputi arsitektur bisnis, data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk solusi. Adapun yang dilakukan pada fase ini antara lain:
4.3.7.1 Evaluasi Gap antara kondisi as is dan to be
Tahapan ini bertujuan ini mengidentifikasi parameter strategis.Pada fase
architecture vision dilakukan analisis terhadap kondisi saat ini (as-is).Dan pada
fase information system architecture dan technology architecture dilakukan pemodelan kebutuhan sistem informasi yang akan datang (to-be). Dari hasil analisis yang telah dilakukan terdapat kesenjangan (gap) antara kondisi saat ini dengan usulan untuk mencapai kondisi yang akan datang. Analisis kesenjangan dilakukan untuk melihat perbandingan kondisi saat ini dengan setelah penerapan arsitektur yang akan datang. Setelah itu dari hasil evaluasi kesenjangan dapat dibuat strategi untuk penyelesaian permasalahan.
4.3.7.2 Perbandingan data
Dari Tabel 15 yang merupakan entitas data dari kondisi saat ini terdapat 27 entitas data, dimana 5 entitas data nya mengalami pengulangan dalam penggunaanya dalam sistem. Sehingga hanya 22 entitas data yang digunakan. Pada Lampiran 14 dapat dilihat entitas data yang diusulkan untuk digunakan dalam sistem baru yang akan dibangun. Jumlah entitas yang diusulkan ada 36 entitas data untuk 7 fungsi bisnis di SMA Plus PGRI Cibinong.
Selanjutnya entitas data dari kondisi saat ini dibandingkan dengan entitas data yang diusulkan. Dari hasil perbandingan yang dilakukan dari 22 entitas data saat ini dan 36 entitas data yang diusulkan diperoleh menunjukan adanya data yang belum lengkap dalam menunjang fungsi bisnis penerapan SNP secara
82 menyeluruh. Hanya 6 dari 22 atau 28 % entitas saat ini saja yang sesuai dengan entitas data yang diusulkan yaitu entitas pendidik, peserta didik, mata pelajaran, kelas(ruangan), staff (tenaga kependidikan), dan nilai. Sedangkan untuk entitas data saat ini yang tidak terdapat dalam usulan nantinya tetap dapat dimanfaatkan untuk entitas data yang terkait.
4.3.7.3 Perbandingan Aplikasi
Berdasarkan matriks antara fungsi bisnis dan modul aplikasi pada Lampiran 13 diperoleh gambaran ideal tentang modul-modul aplikasi yang seharusnya ada untuk mendukung fungsi bisnis. Dari hasil perbandingan aplikasi yang ada saat ini dengan aplikasi yang diusulkan terlihat pada Lampiran 21. Terdapat 25 modul aplikasi atau 75% modul aplikasi yang belum tersedia. Dengan
gap analisis aplikasi dapat diketahui aplikasi apa saja yang perlu di pertahankan
dan dimodifikasi juga aplikasi apa saja yang perlu diganti secara keseluruhan. Dari hasil analisis didapatkan bahwa aplikasi SMS Gateaway dan e-learning yang ada saat ini harus diganti dengan aplikasi yang disusulkan karena belum mampu memenuhi fungsi bisnis yang berjalan pada saat ini.
4.3.7.4 Perbandingan Platform Teknologi
Dari hasil perbandingan platform teknologi yang ada saat ini dengan arsitektur ideal yang diusulkan pada Lampiran 22, diperoleh beberapa kesimpulan antara lain:
a. Dengan konsep client server maka seluruh distribusi data dan aplikasi akan berpusat pada server. Untuk itu perlu dilakukan penambahan satu buah server dengan mengoptimalkan server yang sudah ada sebelumnya. Kedua server ini akan berfungsi sebagai application server dan database server.
b. Penambahan PC dengan spec Core i3 2.5 GHz dilakukan pada laboratorium komputer 1 dan laboratorium komputer 2 serta warbelsera dikarenakan ditempat ini proses pembelajaran TIK kepada peserta didik dan pelatihan-pelatihan kepada pendidik dilakukan. Penambahan ini merupakan investasi untuk lima tahun kedepan. Untuk PC yang ada pada laboratorium ini sebelumnya di optimalkan untuk unit-unit organisasi lain yang membutuhkan lebih banyak PC untuk fungsi bisnis nya.
83 c. Satu penambahan teknologi baru yaitu mesin absensi fingerprint untuk pendidik, tenaga kependidikan, dan tenaga layanan khusus. Penempatan mesin ini ada di ruang guru, tata usaha, dan ruang research center.
d. Perlu dilakukan penggantian ukuran monitor untuk monitor 14" digantikan dengan monitor LCD 17" dengan pertimbangan resolusi gambar yang lebih baik.
e. Dilakukan penggantian perangkat lunak untuk bahasa pemrograman dari visual basic 6 ke PHP karena perangkat lunak ini opensource.
f. Penambahan perangkat lunak open source berbasis linux yaitu gimp, blender, dan bluefish direncanakan menjadi perangkat lunak untuk migrasi dari 3dmax
7, adobe photoshop CS3, dan adobe dreamweaver yang berbasis windo ws.
4.3.8 Migration Planning
Tujuan dari tahapan ini adalah merencanakan proses migrasi atau peralihan dari sistem yang lama ke yang baru agar penerapan sistem informasi yang akan dibangun menjadi terarah dan berjalan dengan baik. Proses migrasi meliputi penentuan prioritas project, resourcing dan biaya, dan meminimalisasi resiko.
4.3.8.1 Prioritas project
Salah satu tujuan penerapan arsitektur aplikasi adalah menentukan prioritas dan merumuskan urutan modul aplikasi yang harus dikerjakan. Salah satu pendekatan yang digunakan untuk menentukan urutan pengembangan modul aplikasi di SMA Plus PGRI Cibinong adalah berdasarkan kebijakan dari unsur pimpinan di sekolah. Untuk Tahun 2011/2012 kebijakan yang diambil oleh unsur pimpinan sekolah adalah menitik beratkan kepada pelayanan yang optimal, peningkatan kinerja pendidik dan staff, pengembangan infrastruktur, dan manajemen keuangan.
Pelayanan yang optimal ditujukan kepada peserta didik, orang tua, dan
masyarakat. Pelayanan yang dimaksud antara lain pelayanan didalam kegiatan belajar mengajar, pelayanan ketersediaan informasi kepada masyarakat, dan pelayanan laporan perkembangan peserta didik.
Peningkatan kinerja pendidik dan staff diperlukan untuk meningkatkan kemampuan serta menambah wawasan pendidik dan staff. Peningkatan kinerja
84 dilakukan dengan pemberian beasiswa untuk melanjutkan pendidikan, mengikuti
workshop, seminar, dan sertifikasi pendidik.
Pengembangan infrastruktur berupa penambahan gedung, kelengkapan kegiatan belajar mengajar, pengadaan lahan, dan pengembangan jaringan dan internet. Manajemen keuangan yang ada saat ini masih dilakukan secara manual dan membutuhkan tenaga administrasi yang cukup banyak, sering terjadi human
error dalam pencatatan transaksi keuangan hal tersebut menyebabkan manajemen
keuangan yang ada saat ini tidak sesuai dengan perkembangan sekolah. Untuk itu sekolah memerlukan modul aplikasi keuangan yang sesuai dengan proses bisnis yang terjadi di SMA Plus PGRI Cibinong.
Dari kebijakan yang diambil oleh unsur pimpinan diperoleh urutan aplikasi yang harus dikerjakan. Urutan penerapan modul aplikasi dapat dilihat pada Tabel 15 dibawah ini.
Tabel 15 Urutan penerapan modul aplikasi
Urutan Kebijakan sekolah Kandidat urutan modul aplikasi
1 Pelayanan yang
optimal
Aplikasi kalender akademik
Aplikasi penerimaan peserta didik baru Aplikasi penetapan rombongan belajar Aplikasi dokumen KTSP
Aplikasi jadwal pelajaran Aplikasi jadwal laboratorium Aplikasi bimbingan akademik Aplikasi pengelolaan student day Aplikasi rata-rata KKM peserta didik Aplikasi penilaian
Aplikasi program penilaian, remedial, dan pengayaan Aplikas jadwal ujian
Aplikasi evaluasi KBM Aplikasi pelaporan akademik Aplikasi pembuatan raport Aplikasi pengelolaan lulusan Aplikasi pelacakan alumni Aplikasi pengelolaan Kopasus IT
2 Peningkatan kinerja
pendidik dan staff Aplikasi beban kerja minimal pendidik
Aplikasi pembagian tugas pegawai Aplikasi kualifikasi pegawai Aplikasi rencana kerja Aplikasi angket pendidik
85
Urutan Kebijakan sekolah Kandidat urutan modul aplikasi
Aplikasi sistem penghargaan pegawai Aplikasi sertifikasi profesi
Aplikasi promosi Aplikasi mutasi pegawai
3 Pengembangan
infrastruktur
Aplikasi sarana prasarana Aplikasi kelengkapan TI
4 Manajemen Keuangan Aplikasi pembiayaan
Aplikasi pendanaan
Aplikasi pelaporan keuangan
4.3.8.2 Resourcing dan Biaya
Untuk pengembangan Sistem Informasi Penerapan SNP dibutuhkan sumber daya yang cukup. Terdapat tiga sumber daya yang terkait dengan pengembangan sistem, yaitu perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia. Untuk sumber daya perangkat lunak dan perangkat keras sudah teridentifikasi pada fase
technology architecture sedangkan untuk sumber daya manusia akan diidentifikasi
pada fase ini.
Sumber daya manusia merupakan faktor penting yang harus dipersiapkan dalam pengembangan sistem, karena manusia merupakan pengguna dan pengembang dari sistem informasi ini nantinya. Berkaitan dengan hal tersebut maka sumber daya manusia perlu dipilih dan ditentukan. Sumber daya manusia yang terlibat dalam pengembangan sistem dapat dibagi kedalam tujuh bagian berdasarkan tugasnya (Tabel 16), antara lain:
Tabel 16 Tugas dan jumlah sumber daya manusia
No Tugas Jumlah
1 Pimpinan proyek 1 orang
2 Desainer 2 orang
3 Sistem analis 2 orang
4 Programmer 5 orang
5 Data Base Administrator (DBA) 1 orang
6 Tester aplikasi 4 orang
7 Entry Data Processing (EDP) 2 orang
86 Untuk detail biaya pengadaan perangkat lunak, perangkat keras, dan sumberdaya manusia dapat dilihat pada Lampiran 23. Pada Lampiran 23 biaya untuk sumber daya manusia yang bertugas terhadap infrastruktur dan jaringan tidak dimasukkan, karena pekerjaan yang dilakukan sudah termasuk dalam operasional sehari-hari dan jumlah personilnya sudah cukup banyak yaitu tiga orang. Dari detail biaya ini migration planning dilaksanakan dalam 3 tahap melihat dari kemampuan sekolah saat ini (Lampiran 23). Tahap 1 dimulai dengan migrasi perangkat lunak dan keras. Untuk tahap 2 mulai dibuat aplikasi-aplikasi yang telah diusulkan, dan pada tahap 3 dilakukan dokumentasi, training, dan sosialisasi kepada semua stakeholder sekolah.
Sumber daya pimpinan proyek juga tidak dimasukkan dalam pengembangan sistem informasi, karena pimpinan proyek diambil dari internal SMA Plus PGRI Cibinong yaitu pimpinan Departemen IT dengan pertimbangan lebih memahami kondisi organisasi dengan baik dan memudahkan dalam pengontrolan pengembangan sistem informasi.
4.3.8.3 Meminimalisasi resiko
Dalam penerapan Sistem Informasi Penerapan SNP diharapkan seminimal mungkin terjadi resiko akibat penerapan sistem ini. Untuk meminimalisasi resiko, ada beberapa hal yang harus dilakukan:
1. Melakukan testing terhadap modul aplikasi yang akan dipenerapan kan kedalam sistem yang akan dibangun.
2. Mendokumnetasikan Sistem Informasi Penerapan SNP secara lengkap dan terstruktur sehingga bila terdapat kesalahan dapat dengan mudah di telusuri.
3. Penerapan Sistem Informasi dilakukan secara pararel dengan beberapa aplikasi yang sudah ada saat ini. Bila selama satu periode penerapan berjalan tanpa hambatan maka migrasi data mulai dilakukan.
4. Pelatihan dan training terhadap pengguna aplikasi
5. Melakukan sosialisasi untuk semua stakeholder di SMA Plus PGRI Cibinong
87