BAB VI ASPEK MANAJEMEN PROYEK
6.1 Organisasi Proyek
Salah satu aspek yang diperlukan dalam manajemen proyek adalah adanya organisasi proyek. Organisasi proyek berfungsi untuk mengatur sumber daya manusia sesuai dengan keahlian dan pekerjaan yang akan dilaksanakan di dalam proyek tersebut.
Dalam proyek Pondok Indah Residences, pihak-pihak yang terlibat di dalam proyek tersebut antara lain :
Pemilik Proyek : PT. Metropolitan Kentjana Kontraktor Utama : PT. Total Bangun Persada Kontraktor Struktur : PT. Total Bangun Persada Konsultan Struktur : Beca Engineering, NZ LTD
PT. Bimatekno Karyatama Konsultan Konsultan Arsitektur : DP Architect, PTE LTD
PT. Anggara Architeam Konsultan MEP : Beca Engineering, NZ LTD Konsultan MK : PT. Jaya CM
Quantity Surveyor : WWI Sub-Kontraktor :
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
Tabel 6.1 Daftar Sub-Kontraktor
No. Nama Perusahaan Item Pekerjaan
A Pekerjaan Tanah Pondasi
1 PT. Multistran Engineering Ground Anchor
2 PT. Tarumanegara Dewatering
3 PT. BBK Indo Steel Stek Dowell
B Pekerjaan Struktur
1 PT. Total Pola Formwork Bekisting
2 PT. Sinar Naga Sakti Pembesian
3 PT. Mulia Inti Hasta Perkasa Pembesian
4 PT. Intra Maju Indonesia Water Proofing, Floor Hardener 5 PT. Prima Maju Jaya Galian dan Buang Tanah Keluar
6 PT. Fransa Ritirta Sewage Treatment Plant
7 PT. Beton Elemenindo Perkasa Tangga Precast
Dalam pengadaan kontraktor, PT. Metropolitan Kentjana tidak menggunakan regulasi yang biasa digunakan oleh pemerintah karena perusahaan swasta tidak memiliki kewajiban untuk melakukan prosedur pengadaan seperti pemerintah. Pada proyek ini hanya terdapat dua peserta yang dilibatkan dalam proses pelelangan, yaitu PT. Total Bangun Persada dan Leighton (Australia). Penunjukkan dua calon kontraktor tersebut didasarkan pada performance yang dimiliki oleh keduanya.
Untuk menentukan kontraktor terpilih, jajaran direksi PT. Metropolitan Kentjana mengadakan rapat evaluasi pelelangan yang bertujuan untuk melakukan penilaian keabsahan surat-surat penawaran yang dibuat setelah proses penunjukkan. Penawaran tersebut didasarkan pada standar yang telah ditentukan, meliputi segi administrasi, teknis, maupun finansial. Seperti yang telah diketahui, PT. Total Bangun Persada memiliki performance yang baik dalam bidang high rise building, sedangkan Leighton lebih terfokus pada bidang oil and gas. Dengan berbagai pertimbangan di atas, terpilih PT. Total Bangun Persada sebagai kontraktor utama proyek Pondok Indah Residences. Dalam pelaksanaan proyek Pondok Indah Residences, PT. Total Bangun Persada sebagai kontraktor utama membentuk struktur organisasi di lapangan. Struktur organisasi proyek Pondok Indah Residences adalah sebagai berikut:
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
Dengan adanya struktur organisasi tersebut akan memudahkan koordinasi dan kerja sama karena setiap bagian memiliki tugas dan wewenang masing-masing. Hal tersebut akan meningkatkan efisiensi dan kualitas pekerjaan.
Berikut ini akan diuraikan tanggung jawab, tugas dan wewenang pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi kontraktor proyek Pondok Indah Residences :
1. Project Manager
Project Manager adalah seseorang yang memiliki kekuasaan untuk memimpin semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek dan bertanggung jawab penuh terhadap tercapainya pelaksanaan proyek sesuai kontrak.
Tugas :
a. Mengkoordinasikan jalannya proyek.
b. Mengatur personil proyek dengan Project Director dan melaporkannya kepada HRD.
c. Memantau kegiatan dari beberapa Project Manager dalam memimpin pelaksanaan proyek sesuai dengan persyaratan kualitas, waktu dan anggaran yang telah disetujui.
d. Bersama dengan manajer konstruksi mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan pemilik, konsultan, subkontraktor dan pemasok.
e. Melakukan negosiasi dengan subkontraktor. f. Mengontrol kas proyek.
g. Mengevaluasi kualitas kerja karyawan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Tanggung Jawab :
a. Karyawan yang disfungsional. b. Biaya, waktu dan kualitas pekerjaan. c. Pelaporan yang benar.
d. Keselamatan kerja yang ditentukan saat proyek berjalan. Wewenang :
a. Memberikan informasi bagi tim.
b. Menyediakan data proyek yang dibutuhkan.
c. Memberikan persetujuan kemajuan pembayaran subkontraktor. d. Memberikan peringatan kepada bawahan.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
2. Construction Manager
Tugas :
a. Membantu membuat pertemuan konstruksi dan menjelaskan atau mendeskripsikan proyek kepada stafproyek.
b. Memastikan pelaksanaan proyek dilakukan dengan metode yang benar.
c. Mengontrol biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana anggaran proyek. d. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerja sama dengan Owner, perencana
konsultan mengenai baik buruknya proyek yang dilakukan.
e. Melakukan komunikasi dan berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal untuk melaksanakan pekerjaan.
f. Mengartikan atau menerjemahkan hasil berkomunikasi dan berkoordinasi dengan Owner dan pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan proyek kepada tim proyek. g. Membuat laporan bulanan tentang kemajuan yang akan digunakan pada rapat
koordinasi bulanan mengenai manajemen yang berhubungan dengan aspek realisasi biaya, kemajuan dan pelanggaran.
h. Melakukan penerimaan bantuan dari Owner yang akan ditulis pada surat serah pernyataan.
i. Meminta persetujuan dari Project Manager dan Project Director mengenai penggunaan subkontraktor.
j. Memantau proses kegatan proyek di lapangan dan mengambl tindakan yang benar ketika terjadi pelanggaran yang sudah terjadi.
Tanggung Jawab :
a. Proses pelaksanaan pekerjaan yang baik.
b. Berkoordinasi dengan baik antara divisi organisasi proyek.
c. Mengontrol seluruh divisi organisasi proyek dalam menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien.
d. Keseluruhan proyek finishing, baik pada aspek biaya, waktu dan keselamatan kerja pelaksanaan proyek.
e. Menunjuk mandor untuk melaksanakan pekerjaan dalam proyek.
f. Membuat laporan bulanan dan laporan akhir proyek yang akan disampaikan kepada Project Director.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
a. Memberikan persetujuan atas permintaan penambahan, pengurangan, mutasi, pekerjaan pekerja yang ditunjuk jika diperlukan.
b. Membuat keputusan jika diperlukan pada proses pelaksanaan proyek.
c. Mengatur, mengelola, memantau dan menolak semua kebutuhan pada proyek yang sedang berjalan.
3. Project Admin
Tugas :
a. Menerima, mempelajari dan mendistribusikan serta mengumpulkan dokumen. b. Menerima, menyerahkan menginput dan memantau shop drawing.
c. Menginput data dan mengirim/menyerahkannya kepada klien.
d. Mengirimkan Permintaan Informasi, Permintaan Informasi, Permintaan Proposal Permintaan Perubahan Order.
e. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
Tanggung Jawab : a. Pengelolaan file. b. Kerahasiaan dokumen. 4. Quality Control
Tugas :
a. Memastikan bahwa pekerjaan dan bahan yang digunakan sesuai dengan rencana mutu yang sudah ditetapkan pada langkah kerja atau penerimaan material dan membuat pemeriksaan untuk langkah kerja dan material yang akan digunakan dalam proyek.
b. Membuat analisis hasil tes yang dilakukan dalam proyek dan memasukkannya dalam file dokumen penting.
c. Membantu persiapan dalam pendokumentasian dan pekerjaan proyek yang berlangsung untuk Owner.
d. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
Tanggung Jawab :
a. Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan sesuai dengan rencana mutu yang akan diserahkan kepada Owner.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
b. Membuat peringatan baik lisan maupun tulisan kepada pihak terkait yang berhubungan dengan kualitas kerja.
c. Menentukan bahwa suatu pekerjaan harus melanjutkan ke tingkat berikutnya. d. Memberikan peringatan kepada bawahan.
5. Engineering Manager
Tugas :
a. Meninjau dan mengkoordinasikan hubungan antara gambar teknik sipil (struktur), arsitektur dan ME.
b. Menyiapkan material yang dibutuhkan untuk digunakan dalam proyek. c. Melakukan koordinasi dengan Owner.
d. Membuat jadwal persetujuan pengiriman bahan material.
e. Menyiapkan material, shop drawing, dan metode pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasi.
f. Mendisitribusikan pembuatan shop drawing dari pihak yang terkait. g. Menyiapkan bahan tambahan yang dibutuhkan dalam proyek. Tanggung Jawab :
a. Menyetujui shop drawing yang akan digunakan. b. Menyetujui metode yang akan digunakan. c. Menyetujui subkontraktor yang akan bergabung. Wewenang :
a. Mengajukan material yang telah disetujui oleh Project Manager dengan spesifikasi yang diminta.
b. Memberi peringatan kepada bawahan.
6. Site Engineer
Tugas :
a. Melaksanakan metode pekerjaan yang diberikan oleh atasan yang sudah digambarkan oleh drafter.
b. Melaporkan dan mendiskusikan dengan engineering manager / site coordinator mengenai metode yang akan digunakan.
c. Memeriksa shop drawing yang berkaitan dengan struktur, arsitektur, dan MEP. d. Memeriksa metode yang sudah direncanakan dalam pelaksanaan proyek . e. Membuat jadwal shop drawing pekerjaan yang sudah direncanakan.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
Tanggung Jawab :
a. Gambar yang benar dan pelaksanaan pekerjaan yang tepat waktu sesuai dengan jadwal rencana.
b. Mencatat gambar yang sudah jadi pada sebuah dokumen.
c. Memastikan bahwa yang digambarkan sesuai dengan dokumen yang benar. 7. Drafter
Tugas :
a. Menerima data yang diperlukan untuk pembuatan gambar. b. Melaksanakan pembuatan gambar detail.
c. Mengirimkan hasil kerja ke site engineer. d. Memperbaiki gambar jika diperlukan .
e. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
Tanggung Jawab :
a. Memastikan gambar yang diminta benar. b. Tepat waktu dalam pembuatan gambar 8. Quantity Surveyor
Tugas :
a. Membuat analisis harga satuan untuk setiap pekerjaan.
b. Menghitung volume pekerjaan dan memantau setiap perubahan.
c. Membantu Project Manager membuat kemajuan pekerjaan yang akan diserahkan kepada Owner.
d. Membantu pembuatan laporan rutin bulanan.
e. Membuat laporan kemajuan rutin untuk disampaikan ke Owner.
f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
Tanggung Jawab :
a. Menjamin perhitungan volume pekerjaan yang benar dan menganalisis harga satuan.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
Wewenang :
a. Memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan pekerjaan. 9. Site Manager (SM)
Tugas :
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
b. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Kualitas Rencana, shop drawing, dan jadwal pelaksanaan.
c. Memastikan bawahan melaksanakan tugas mereka sesuai dengan job description yang diberikan.
d. Bekerja sama dengan pihak terkait untuk mendapatkan hasil kerja yang memuaskan.
e. Memastikan pelaksanaan pekerjaan mengikuti standar dan keselamatan kerja bersih yang ditetapkan pada proyek.
f. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan.
Tanggung Jawab :
a. Atas aliran baik dari proses pelaksanaan pekerjaan.
b. Atas efisiensi dan sumber daya yang dikelola secara efektif. c. Atas kualitas dan waktu kerja sesuai dengan anggaran. Wewenang :
a. Membuat keputusan dan memberikan ide-ide kepada atasan untuk menambah, mengurangi, dan menghapus sumber daya.
b. Memberikan peringatan kepada bawahan. 10.Chief Quality Supervisor (CQS)
Tugas :
a. Melakukan koordinasi dengan semua Supervisor pelaksanaan pekerjaan di lokasi. b. Memantau peralatan dan tenaga kerja yang dibutuhkan di lokasi.
c. Memantau jadwal kerja agar sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. d. Memantau kualitas kerja sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan. e. Membuat perkembangan harian untuk Site Coordinator.
f. Memantau dan mengkoordinasikan gambar yang diterima untuk diaplikasikan di lapangan.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
g. Mengatur tugas-tugas untuk Supervisor.
h. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dan diberikan secara langsung oleh atasan.
Tanggung Jawab :
a. Menjamin aliran baik dari pekerjaan pada jadwal yang ditentukan. b. Menjamin kualitas kerja sesuai dengan kualitas yang ditentukan. c. Menjamin keamanan dan kebersihan lingkungan tempat kerja.
d. Memastikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai dengan versi terakhir shop drawing.
Wewenang :
a. Mengatur Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan mereka.
b. Melakukan pertemuan dengan Supervisor, Subkontraktor, dan mandor. 11.Quality Supervisor (QS)
Tugas :
a. Mengatur rencana kerja harian di lokasi. b. Mengatur persiapan kerja di lapangan, seperti :
- Langkah kerja yang akan dilaksanakan. - Metode pelaksanaan pekerjaan.
- Menyediakan material, peralatan, dan tenaga kerja.
c. Memantau pekerjaan di lapangan selama pekerjaan sedang berlangsung, seperti : - Menyesuaikan pekerjaan dengan versi terakhir shop drawing dan spesifikasinya. - Metode Kerja semua pekerja harus sesuai dengan instruksi kerja yang sah. - Penggunaan material dan peralatan di lapangan.
- Kualitas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. - Keselamatan pekerja.
- Kebersihan lokasi proyek.
d. Menghitung kebutuhan material pendukung, peralatan, dan jumlah pekerja. e. Membuat laporan harian dan rencana eksekusi lapangan sesuai dengan aturan
yang sah di lokasi.
f. Membahas pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan pekerjaan dengan pihak terkait.
g. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
Tanggung Jawab :
a. Memastikan kualitas hasil kerja sesuai dengan kualitas yang direncanakan.
b. Menjamin keselamatan kerja dalam melaksanakan pekerjaan di daerah yang bertanggung jawab.
Wewenang :
a. Memberikan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan kepada atasan. 12.Chief Surveyor (CS)
Tugas :
a. Memimpin, mengarahkan, dan mengatur Surveyor di lokasi.
b. Membuat rencana kebutuhan alat ukur dan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan lapangan.
c. Memastikan perangkat pengukuran yang akan digunakan dalam kondisi baik (dikalibrasi).
d. Memeriksa hasil kerja Surveyor.
e. Mengawasi bersama dengan Kepala Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
f. Membuat laporan hasil survei untuk Koordinator Lapangan. Tanggung Jawab :
a. Terhadap kondisi alat ukur jaminan yang baik / benar (dikalibrasi). b. Memastikan hasil survey sesuai dengan gambar / kriteria.
Wewenang
a. Mengatur Surveyor pada pelaksanaan pekerjaan.
b. Kembali atau menolak menggunakan perangkat pengukuran mdan peralatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan lapangan.
13. General Affair (GA) Tugas :
a. Mengkoordinasikan hubungan dengan pihak lain. b. Melakukan koordinasi keamanan di lokasi kerja. c. Mengatur proyek operasional pemakaian kendaraan.
d. Memastikan lingkungan proyek telah mengikuti standar higienis dan keselamatan kerja yang ditetapkan di lokasi.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
e. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan.
Tanggung Jawab :
a. Atas keamanan lokasi proyek. b. Atas izin lebih.
Wewenang :
a. Memberikan peringatan kepada bawahan. 14.Purchasing
Tugas :
a. Menyediakan bahan dan peralatan seperti yang diminta.
b. Memantau kedatangan material dan peralatan sesuai dengan waktu dan spesifikasi yang ditentukan.
c. Memastikan bawahan melakukan tugas mereka sesuai dengan job description yang diberikan.
d. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan.
Tanggung Jawab :
a. Selama aliran baik dari bahan dan alat tersedia. Wewenang :
a. Dengan persetujuan dari Project Manager, memiliki kewenangan untuk membeli bahan atau alat jika mendesak.
15.Store Keeper (SK) Tugas :
a. Membuat permintaan alat dan bahan. b. Menyimpan alat dan bahan yang diminta. c. Mencatat alat dan bahan yang keluar.
d. Mencatat kebutuhan alat dan bahan di lokasi.
e. Memberikan laporan pengadaan alat dan bahan untuk Site Coordinators.
f. Mengembalikan alat dan bahan jika tidak diperlukan dalam proyek atas persetujuan Project Manager.
g. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan.
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
Tanggung Jawab :
a. Menjamin alat dan bahan yang keluar atau masuk terpantau dengan baik. Wewenang :
a. Menolak atau mengembalikan alat dan bahan yang tidak sesuai permintaan. b. Menolak permintaan penggunaan alat dan bahan yang tidak sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
16.Health, Safety, and Environmental Officer (HSE) Tugas :
a. Melakukan pertemuan keselamatan.
b. Memantau pelaksanaan kesehatan dan keselamtan terhadap pekerjaan. c. Menganalisis kesehatan dan keselamatan kerja.
d. Membuat petunjuk kesehatan dan keselamatan kerja.
e. Membuat laporan kesehatan dan keselamatan kerja serta menyampaikannya kepada Project Manager.
f. Memeriksa izin operasional alat dalam proyek.
g. Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan secara langsung oleh atasan.
Tanggung Jawab :
a. Kesehatan dan keselamatan kerja selama proyek berlangsung. Wewenang :
a. Menghentikan kerja yang tidak aman.
b. Memberikan peringatan kepada pekerja yang belum mematuhi HSE. c. Mengusir pekerja yang tidak taat terhadap HSE area kerja.
d. Menghentikan pekerja yang masih belum mematuhi HSE setelah 3 kali peringatan. 17.Security
Tugas :
a. Memeriksa seluruh catatan pengiriman dan cap keluar masuk dengan baik. b. Mengatur lalu lintas di luar lingkungan proyek.
c. Menjaga kendaraan dalam proyek.
d. Mengatur pengunjung dan memeriksa kartu pengunjung. Tanggung Jawab :
Wibi Afifatul Zahro 15012070 Ulfa Nabila 15012098
b. Menghindari pencurian barang. c. Atas aliran baik dari pekerjaan proyek. Wewenang :
a. Melaksanakan peraturan izin pengunjung dan pekerja.
b. Menghentikan kendaraan pengunjung atau material yang akan diperiksa.