Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Strategi Pencapaian Prodi Teknik Mesin UMY
3.2.1. Tata Pamong
Program Studi Teknik Mesin UMY memiliki sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodasi semua unsur, fungsi, dan peran dalam prodi.
Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tata cara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan, dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Agar tercipta sistem tata pamong yang baik input, proses, output, maupun outcome harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau, dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.
Dalam pengelolaan organisasi, Program Studi Teknik Mesin menggunakan prinsip kolegial, egaliter, dan transparan. Dengan prinsip tersebut, diharapkan tercapai pengelolaan program studi yang memiliki kredibilitas, transparan, akuntabilitas, bertanggung jawab, dan adil agar sarana pengambilan keputusan yang dilakukan dalam rapat-rapat sesuai dengan tingkatan kebutuhan masing-masing. Sistem pengambilan keputusan dan komunikasi Program Studi Teknik Mesin dirancang sebagai berikut:
1. Rapat Kerja Tahunan Program Studi Teknik Mesin yang dilakukan untuk melaksanakan pertanggungjawaban kegiatan program studi selama satu tahun dan menyusun rencana kegiatan tahunan untuk diusulkan dalam rapat tahunan universitas.
2. Rapat Bulanan Program Studi Teknik Mesin yang dilakukan rutin satu kali setiap Sabtu pada minggu pertama. Agenda tersebut meliputi evaluasi (membahas permasalahan dan mencari solusinya), merencanakan kegiatan satu bulan ke depan, dan sosialisasi informasi terkait dengan prodi.
3. Rapat Pleno Khusus Program Studi Teknik Mesin yang dilaksanakan untuk membahas dan memutuskan hal-hal tertentu seperti penyusunananggaran, program kerja, dan pemilihan pengurus Program Studi Teknik Mesin.
21 4. Rapat Pengurus Program Studi Teknik Mesin yang dilakukan untuk merencanakan dan mengevaluasi kegiatan rutin serta pekerjaan khusus pengurus seperti usulan anggota tim promosi, rencana pembiayaan akademik, sistem reward dan punishment untuk mahasiswa, dan lain sebagainya.
5. Rapat terbatas yang dilakukan secara insidental sesuai kebutuhan untuk membahas permasalahan tertentu termasuk teguran pertama yang dilakukan terhadap indisipliner kepada dosen, karyawan atau mahasiswa, atau menyusun rencana kegiatan berikutnya .
6. Rapat/diskusi yang dilakukan secara rutin setiap Sabtu untuk membahas sinkronisasi aktivitas kegiatan belajar mengajar (KBM), evaluasi, dan perbaikan KBM, serta evaluasi kurikulum by progress.
7. Penjaringan aspirasi mahasiswa yang dilakukan minimal dua kali dalam satu semester setelah ujian tengah dan akhir semester. Berisi penyampaian visi, misi, tujuan, sasaran, dan nilai-nilai Program Studi Teknik Mesin serta informasi yang relevan, menjaring aspirasi mahasiswa, dan diskusi.
Untuk mendukung pelaksanaan prosedur dan kebijakan secara bertanggungjawab setiap dosen, mahasiswa dan karyawan wajib mematuhi aturan dan kode etik yang telah ditetapkan dalam SK Rektor tentang kode etik karyawan dan mahasiswa. Setiap pelanggaran terhadap kode etik telah diatur mekanisme sanksi secara bertahap sesuai jenis dan tingkatan pelanggaran yang dilakukan mulai dari teguran lisan, teguran tertulis, skorsing, hingga dikeluarkan dari institusi.
Di samping penilaian etika, diatur pula penghargaan atas kinerja dan prestasi dosen, karyawan, dan mahasiswa yang memberikan kontribusi positif.
Program Studi Teknik Mesin akan memberikan penghargaan dalam bentuk sertifikat dan atau dana kepada setiap dosen, karyawan, dan mahasiswa atas kinerja yang baik dan prestasi yang diraih mencakup akademik, minat bakat, seni, dan wirausaha.
Untuk menjamin terlaksananya tata pamong secara berkelanjutan, dilakukan evaluasi rutin yang melekat dalam setiap kegiatan. Sebagai contoh, dalam setiap perkuliahan dilakukan dokumentasi kegiatan mengajar dosen untuk memantau
22 kecukupan dan kesesuaian dengan RPKPS (Rencana Program dan Kegiatan Perkuliahan Semester) yang telah disusun. Selain itu, menjelang semester baru prodi melakukan evaluasi kinerja mengajar dosen oleh mahasiswa melalui kuesioner yang mencakup aspek metode pembelajaran, kecukupan dan kesesuaian materi, etika dan internalisasi nilai-nilai ke-Islaman, dan implementasi softskill, serta evaluasi tertulis dari mahasiswa. Pengisian kuesioner dilakukan oleh mahasiswa ketika pendaftaran semester baru sebelum pengisian KRS (Kartu Rencana Studi). Hasil evaluasi dari mahasiswa tersebut menjadi dasar penilaian dan perbaikan kinerja dosen.
Pengelolaan Program Studi Teknik Mesin dipimpin oleh ketua program studi yang dibantu oleh sekretaris program studi dan kepala laboratorium. Untuk pelaksanaan teknis kegiatan, program studi membentuk tim atau panitia yang bersifat tidak tetap. Untuk menjaga kredibilitas para pemangku jabatan pengurus program studi, para calon pengurus yang akan menjadi pengurus program studi harus memiliki kriteria tertentu dan melalui proses pemilihan yang dilaksanakan secara transparan, akuntabel, dan adil dalam rapat khusus. Pemilihan pengurus program studi diatur dalam STATUTA dan SK Rektor UMY.
Pemilihan ketua Program Studi Teknik Mesin yang memiliki masa jabatan 4 tahun dilakukan melalui rapat khusus untuk pemilihan ketua program studi yang dihadiri oleh para dosen Program Studi Teknik Mesin dan dilaksanakan dengan mekanisme sebagai berikut:
1. Calon ketua program studi diusulkan oleh dosen dengan mengacu kepada kriteria yang telah ditetapkan dalam SK Rektor UMY.
2. Calon yang telah memenuhi kriteria kemudian dimusyawarahkan untuk dipilih menjadi ketua program studi periode selanjutnya berdasarkan kemufakatan.
3. Apabila diperoleh kemufakatan, ketua program studi langsung terpilih, namun jika tidak diperoleh kemufakatan, dilakukan pemilihan ketua program studi secara terbuka atau tertutup sesuai kesepakatan program studi.
4. Pengurus program studi lainnya dipilih dalam rapat pleno program studi yang dipimpin oleh ketua program studi terpilih secara musyawarah.
23 Setiap kebijakan dan prosedur akademik diupayakan agar diatur secara tertulis dan disosialisasikan kepada konstituen (mahasiswa, dosen, dan karyawan).
Kebijakan dan prosedur akademik tersebut mencakup:
1. Kebijakan dan prosedur pelayanan akademik, sarana prasarana pendukung akademik, tata tertib dibuat dan disampaikan dalam bentuk buku/CD panduan akademik yang dibagikan ketika penerimaan mahasiswa baru.
2. Kode etik dosen disampaikan dalam buku/CD panduan akademik yang dibagikan kepada dosen.
3. Standar mutu akademik disampaikan kepada dosen sebelum perkuliahan semester dimulai.
4. Aturan perkuliahan, silabus, RPKPS (Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester), dan metode penilaian disampaikan diawal perkuliahan.
5. Pelanggaran terhadap standar mutu akademik oleh dosen berakibat pada teguran lisan, penghilangan hak akademik tambahan pada periode terjadinya pelanggaran, hingga surat peringatan secara tertulis oleh program studi.
6. Pelanggaran terhadap tata tertib oleh mahasiswa berakibat pada teguran lisan, penghilangan hak akademik pada periode terjadinya pelanggaran, hingga surat peringatan secara tertulis oleh fakultas.
7. Setiap aktivitas akademik dosen, terutama kegiatan pengabdian pada masyarakat dan penelitian serta pembuatan produk akademik mendapat reward dari program studi, baik bagi dosen, maupun mahasiswa.
8. Setiap perubahan prosedur dan kebijakan disosialisasikan secara memadai dalam forum formal (rapat) atau sarana publikasi lainnya. Implementasi kebijakan dan prosedur dievaluasi secara rutin dalam rapat rutin bulanan program studi (setiap Sabtu pada minggu pertama) dan ditindaklanjuti dalam bentuk perbaikan implementasi dan sosialisasi atau dilakukan perbaikan kebijakan atau prosedur.
Penyelenggaraan tata pamong di Prodi Teknik Mesin diterapkan untuk menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, dan tercapainya tujuan. Tata pamong dilaksanakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab,
24 dan adil. Hal tersebut diimplementasikan dalam penyelenggaraan prodi, sebagai berikut:
1. Kredibel
Dosen Prodi Teknik Mesin telah memenuhi standar sebagai pendidik untuk program sarjana. Prodi Teknik Mesin memiliki 7 dosen bergelar doktor, 4 dosen kandidat doktor, dan 6 dosen berpendidikan S2. Tiga orang bergelar doktor di Prodi Teknik Mesin diperoleh dari Curtin University of Technology, Australia Barat. Dua orang doktor dari Keio University, Jepang, satu orang dari Kyushu University, Jepang, dan satu orang doktor dari Universitas Gadjah Mada. Dosen Prodi Teknik Mesin yang memiliki jabatan fungsional di antaranya 3 orang Lektor Kepala, 5 orang Lektor, 6 orang Asisten Ahli, dan 5 orang belum memiliki jabatan akademik. Sepuluh orang dosen telah memiliki sertifikat pendidik.
Beberapa dosen juga memiliki sertifikat keahlian tertentu dari lembaga luar yang kredibel (IRCA, ATAKI, PII, JWES, API, dan AUTODESK). Sertifikasi keahlian dari lembaga luar tersebut diikuti oleh beberapa dosen Prodi Teknik Mesin. Satu dosen Prodi Teknik Mesin mendapat sertifikat dari lembaga International Register of Certificated of Auditor (IRCA). Kemudian, satu orang dosen mendapat sertifikat dari lembaga Asosiasi Tenaga Ahli Konstruksi Indonesia (ATAKI).
Selain itu, satu orang dosen mendapat sertifikat dari Persatuan Insinyur Indonesia (PII) satu orang sebagai Insinyur Profesional Pratama. Tiga orang dosen mendapat sertifikat dari The Japan Welding Enginering Society (JWES) sebagai Associate Welding Engineer. Satu orang dosen mendapat sertifikat dari Asosiasi Pengelasan Indonesia (API). Tiga dosen mendapat sertifikat professional Inventor dari AUTODESK. Selain itu, Prodi Teknik Mesin juga memiliki fasilitas peralatan laboratorium yang sangat lengkap dan memadai. Mahasiswa juga dapat mengakses perkuliahan melalui e-learning secara mandiri dan sebagian mata kuliah (6 mata kuliah) sudah didaftarkan ke Pendidikan Jarak Jauh dari Kemenristek Dikti (kuliahdaring.dikti.go.id).
2. Transparan
Dalam penyusunan anggaran untuk kegiatan prodi selama satu tahun anggaran, prodi melibatkan seluruh dosen dan tenaga kependidikan melalui
25 mekanisme Rapat Kerja Tahunan (RKT). Hasil rancangan anggaran ini kemudian di-upload di dalam sistem keuangan universitas secara online (anggaran.umy.ac.id). Setelah itu, anggaran tersebut di-review di tingkat universitas untuk disahkan sebagai anggaran tahunan prodi. Semua pencairan dan pelaporan melalui sistem keuangan tersebut yang dapat diakses oleh pejabat yang berwenang di tingkat fakultas dan universitas. Untuk kebutuhan dokumentasi tertulis, pelaporan rancangan dan penggunaan anggaran juga dilampiri dengan bukti fisik (hardcopy) yang diserahkan ke fakultas untuk diteruskan ke tingkat universitas. Di samping itu, dalam penentuan SPP variabel dan biaya praktikum juga dilakukan hal yang sama dengan mekanisme tersebut.
Prodi Teknik Mesin menerapkan kriteria penilaian dan skala yang jelas dengan memasukkan unsur hardskill dan softskill dalam menentukan nilai akhir pada setiap mata kuliah. Nilai mahasiswa dapat diakses langsung secara online melalui KRS online. Kemudian, perincian nilai tiap uji kompetensi mahasiswa dapat melihat di learning dan papan pengumuman.
Penentuan kebijakan prodi dilakukan oleh pimpinan dengan memperhatikan masukan dari semua dosen dalam rapat rutin program studi. Setiap kebijakan yang bersifat akademik atau nonakademik yang dibuat oleh prodi disosialisasikan ke seluruh dosen dan staff kependidikan melalui surat pemberitahuan atau maillist.
3. Akuntabel
Secara internal, Prodi TM juga menyampaikan Laporan Kinerja Unit Kerja (LKUK). Laporan Kerja Unit Kerja merupakan laporan keterserapan anggaran dan ketercapaian program kerja prodi. Evaluasi bidang akademik dilakukan melalui Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM). Proses penilaian AMAI dimulai dengan penyusunan dokumen (borang) penilaian yang berisi unsur pengelolaan prodi dan tridharma perguruan tinggi (penelitian, pendidikan, dan pengabdian masyarakat). Borang tersebut diunggah secara online dan dinilai oleh tim asesor dari BPM UMY yang dilanjutkan dengan proses visitasi ke prodi. Hasil dari penilaian tersebut disampaikan secara tertulis ke prodi yang dijadikan sebagai acuan untuk perbaikan. Hasil audit AMAI dari
26 semua prodi disampaikan dalam Rapat Kerja Tahunan (RKT) universitas. Secara khusus, evaluasi proses pembelajaran KBK dilakukan melalui monitoring dari proses persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi kompetensi mahasiswa. Evaluasi tersebut dilakukan oleh BPM UMY.
Setiap akhir semester Prodi TM selalu menyampaikan Laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) ke Kopertis Wilayah V. Laporan tersebut berisi capaian akademik dari mahasiswa dalam menempuh perkuliahan tiap semester. Pelaporan tersebut dikoordinasikan oleh fakultas dan dikirimkan ke kopertis oleh admin universitas setelah disahkan oleh pihak yang berwenang di universitas.
Setiap lima tahun sekali Prodi TM mengajukan Akreditasi ke Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Proses penyusunan borang diawali dengan mengumpulkan dokumen selama tiga tahun sebelum borang akreditas dikirimkan ke BAN PT. Penyusunan borang dilakukan oleh tim akreditasi dengan melibatkan semua dosen Prodi Teknik Mesin.
4. Bertanggung jawab
Prodi TM menyelenggarakan pembelajaran dengan kurikulum yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dunia industri dan stakeholder yang terkait.Sejak 2012 kurikulum yang digunakan oleh Prodi Teknik Mesin adalah Kurikulum Berbasis Kompetensi. Akan tetapi, mulai tahun ajaran 2015/2016 kurikulum yang digunakan oleh Prodi Teknik Mesin adalah Kurikulum Perguruan Tinggi Berbasis KKNI-SNPT (Kerangka Kompetensi Nasional Indonesia - Standar Nasional Perguruan Tinggi). Hal tersebut diperkuat dengan Program Sertifikasi Kompetensi yang dilakukan oleh pihak eksternal.
Prodi TM juga memberikan layanan prima untuk bidang administrasi sehingga mahasiswa tidak terkendala dalam masalah akademik dan nonakademik.
Selain itu, kemampuan softskill mahasiswa juga ditingkatkan dengan berbagai metode untuk menumbuhkan jiwa leadership, team-work, kemandirian, keberanian menyampaikan pendapat, dan kesadaran berwirausaha. Di samping itu,terdapat juga waktu khusus untuk konsultasi dengan dosen pembimbing akademik yang dijadwalkan sebanyak 2 kali dalam satu semester. Mahasiswa juga
27 dapat berkonsultasi untuk berbagai masalah baik akademik, maupun nonakademik dengan pengurus jurusan atau dosen.
5. Adil
Prodi memberikan hak, peluang, dan kesempatan yang sama kepada semua dosen untuk melanjutkan studi, mengikuti kompetisi hibah penelitian dan atau pengabdian kepada masyarakat yang dibiayai dari internal UMY atau dari luar UMY (dikti, kopertis, atau instansi lain). Sebaliknya, dosen yang tidak memenuhi performa standar yang diharapkan akan mendapatkan teguran dan peringatan yang sesuai baik lisan maupun tertulis dari pengurus prodi. Semua informasi yang berhubungan dengan kepentingan dosen didisposisikan dan didistribusikan oleh prodi dengan segera melalui media elektronik (email) atau cetak (surat).
3.2.2. Kepemimpinan
Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam prodi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi visi yang realistis, kredibel, serta mengkomunikasikan visi kedepan yang menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam perguruan tinggi.
Pola kepemimpinan di Prodi Teknik Mesin Fakultas Teknik UMY mencakup berbagai fungsi, baik fungsi kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi maupun kepemimpinan publik.
a. Dimensi kepemimpinan operasional tampak dari kemampuan pimpinan prodi untuk menjabarkan visi dan misi serta tujuan Prodi Teknik Mesin dalam berbagai bentuk kegiatan atau program kerja seperti penyusunan kurikulum pendidikan tinggi berdasarkan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI), pengiriman dosen dalam kegiatan pelatihan dan sertifikasi Inventor
28 Profesional yang merupakan kerjasama antara Badan Kerjasama Teknik Mesin (BKSTM) Indonesia dengan Autodesk yang dilaksanakan di Universitas Gunadharma dan pengiriman dosen dalam kegiatan sertifikasi Associate Welding Engineer yang dilaksanakan di INLASTEK Surakarta oleh Asosiasi Pengelasan Indonesia. Selain penyiapan sumberdaya manusia, Prodi TM juga menyiapkan Tempat UJi Kompetensi (TUK) bidang pengelasan dan Autodesk. Lembaga yang disebut terakhir telah melaksanakan kegiatan perdana pada pertengahan bulan Oktober 2015 dengan jumlah peserta sertifikasi inventor 17 mahasiswa dan tingkat kelulusan 82,35%. Kegiatan sertifikasi inventor ini akan dilaksakan rutin setiap 3 bulan sekali dengan target semua mahasiswa yang sudah mengambil mata kuliah gambar teknik akan memiliki sertifikasi Inventor Profesional.
Selain melayani pihak internal Prodi TM, TUK ini juga diproyeksikan untuk melayani pihak dari luar Prodi TM UMY.
b. Dimensi kepemimpinan organisasi tampak dari kemampuan pimpinan prodi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya (TUPOKSI) serta mengarahkan staf-staf di bawahnya untuk bekerja sesuai TUPOKSI masing-masing. Untuk keperluan tersebut, pimpinan prodi melakukan berbagai macam koordinasi baik koordinasi yang bersifat vertikal melalui forum Rapat Kerja Tahunan (RKT) dan Rapat Kerja Tengah Tahunan (RKTT) di Prodi dan Fakultas, serta Rapat Koordinasi Universitas (RKU), maupun koordinasi internal yang dilakukan melalui berbagai forum seperti: Rapat Pimpinan (RAPIM), Rapat Pleno dan Rapat Koordinasi dengan Karyawan.
c. Dimensi kepemimpinan publik tampak dari kemampuan pimpinan prodi untuk mengembangkan berbagai macam kerja sama baik pada skala regional, nasional maupun internasional. Berbagai kerja sama yang telah dijalin oleh Prodi TM memberi kontribusi positif dalam upaya pengembangan dan pemajuan Prodi TM. Salah satu bentuk kerja sama yang patut dibanggakan adalah pengiriman dosen Prodi TM sebagai narasumber dalam acara talkshow di Radio MQ FM dengan tema Teknik Menyapa yang dilaksanakan setiap hari Kamis pada bulan Januari – Juni 2015 yang lalu. Selain itu juga dilakukan pengiriman dosen dan mahasiswa sebagai pemateri dalam berbagai
29 seminar nasional dan internasional. Kepemimpinan publik juga tampak dari keterlibatan dosen-dosen Prodi TM dalam berbagai lembaga serta kegiatan berikut ini:
a. Tingkat universitas
(1) Dr. Sukamta, S.T., M.T. Direktur Program Vokasi UMY
(2) Aris Widyo Nugroho, S.T., M.T., Ph.D. Wakil Dekan Fakultas Teknik UMY
(3) Drs. Sudarisman, M.S. Eng., Ph.D. Kepala Divisi Penelitian LP3M UMY b. Lembaga/ instansi nonpemerintah
(1) Dr. Sukamta, S.T., M.T. Assesor ISO
(2) Bambang Riyanta, S.T., M.T. Sekretaris Dewan Pendidikan Propinsi DIY
(3) Bambang Riyanta, S.T., M.T. Anggota Majelis Pustaka dan Informasi PP. Muhammadiyah
(4) Novi Caroko, S.T., M.Eng, Wakil Ketua Masyarakat Biogas Indonesia.
c. Lembaga profesi
(1) Aris Widyo Nugroho, S.T., M.T., Ph.D. Anggota American Society for Metal (ASM) .
(2) Muh. Budi Nur Rahman, S.T., M.Eng. Anggota dewan pakar Asosiasi Pengelasan Indonesia (API) DIY-Jateng
(3) Totok Suwanda, S.T., M.T. Anggota bidang pelatihan Asosiasi Pengelasan Indonesia (API) DIY-Jateng
(4) Semua dosen Prodi TM sebagai Anggota Persatuan Insinyur Indonesia (PII).
Selain mekanisme pengambilan keputusan di atas, pengurus prodi juga membentuk tim/panitia ad hoc yang bersifat sementara untuk menangani kegiatan yang bersifat tidak rutin. Kegiatan tersebut seperti tim promosi program studi, panitia pelaksana kegiatan seminar nasional, workshop, pelatihan, matrikulasi, pengembangan diri, pendampingan kegiatan mahasiswa, dan lain sebagainya.
Kegiatan tersebut dilakukan agar pengambilan keputusan dan keterlibatan semua pihak dalam kegiatan program studi dapat efektif dan efisien.
30 Tugas dan tanggung jawab pengurus prodi telah diatur dan ditetapkan dalam SK Rektor tentang struktur organisasi UMY Nomor 118/SK-UMY/VI/2009.
Tugas dan tanggung jawab pengurus Prodi Teknik Mesin dideskripsikan sebagai berikut: