A. Pengertian Monitoring dan Evaluasi
1. Monitoring adalah adalah upaya pengumpulan informasi berkelanjutan yang
ditujukan untuk memberikan informasi kepada pengelola program dan pemangku kepentingan tentang indikasi awal kemajuan dan kekuranganpelaksanaan program dalam rangka perbaikan untuk mencapai tujuan program.
2. Evaluasi adalah kegiatan terjadwal untuk menilai secara objektif kinerja dan
kesuksesan program yang sedang berjalan atau telah selesai, khususnya untuk menjawab pertanyaan tentang seberapa jauh kontribusi kegiatan program terhadap pencapaian hasil/dampak yang telah ditetapkan.
Kedua kegiatan ini dilakukan secara bersamaan karena dalam pelaksanaannya merupakan satu kesatuan yang utuh dan tidak dapat dipisahkan.
B. Tujuan Monitoring dan Evaluasi
Memberikan gambaran lengkap tentang implementasi program, terutama untuk mengetahui ketercapaian dari pelaksanaan program dan mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan hambatan yang terjadi sehingga Informasi ini berguna bagi pengambil keputusan untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan guna mencapai target yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
C. Manfaat Monitoring dan Evaluasi
1. Adanya data kuantitatif dan kualitatif serta berbagai informasi yang akurat tentang pelaksanaan program yaitu Sarana dan prasarana yang digunakan; Proses pembelajaran dan peserta didik; Kelembagaan dan kemitraan; Permasalahan yang dihadapi serta solusinya; Daya serap Fisik dan Keuangan; Sumber daya manusia; Faktor penunjang lainnya.
2. Diperoleh rekomendasi atas perkembangan program yang sedang dan telah
dilaksanakan.
3. Sebagai bahan untuk penyusunan kebijakan dan pengambilan keputusan guna
perbaikan program;
4. Sebagai bahan untuk merencanakan kegiatan bimbingan teknis
5. Sebagai bahan advokasi dan penguatan kelembagaan.\
D. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Prosedur Pelaksanaan Monev
1. Persiapan
a. Menetapkan aspek program, target dan indikator yang akan dicapai;
b. Menyusun instrumen monitoring dan evaluasi berdasarkan aspek dan indikator; c. Menyusun rencana kerja (termasuk jadwal);
63
2. Pelaksanaan
a. Pengumpulan data;
b. Editing data;
c. Pengolahan dan analisis data;
d. Review untuk mendapatkan pembelajaran dari hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan, kemudian dilanjutkan dengan pelaporan yang berisi tentang rekomendasi dan pembinaan kepada pengelola program dan lembaga; e. Diseminasi hasil monitoring dan evaluasi.
3. Tindak Lanjut
Pemanfaatan data untuk perbaikan program dan pengembangan di masa yang akan datang.
Tata Cara Monev
1. Petugas monev memeriksa dan membantu penyediaan administrasi pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat seperti :
a) Surat pemberitahuan kedatangan kepada Pemerintah (Kepala Desa/Lurah)
setempat.
b) Surat undangan untuk peserta (boleh disiapkan oleh Pemerintah setempat), tapi sebaiknya diarsipkan oleh Pengabdi.
c) Surat tugas pelaksana pengabdian dari LPM
d) SPPD
e) Daftar hadir peserta (masyarakat)
f) Daftar hadir petugas pengabdi yang turun ke lapangan. g) Daftar hadir mahasiswa yang dilibatkan.
h) dll.
2. Petugas monev mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada
masyarakat menggunakan kamera digital.
3. Petugas monev mengisi instrumen monev (terlampir) dan membuat catatan
singkat (yakni deskripsi tentang peristiwa yang berlangsung selama kegiatan yang
64
BAB III PENUTUP
Tingkat keberhasilan dan penjaminan mutu pelaksanaan program dapat diketahui melalui kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara teratur dan berkelanjutan. Petunjuk teknis Monitoring dan evaluasi ini diharapkan dapat dijadikan acuan oleh pelaksana monitoring evaluasi di Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat sehingga diperoleh data dan informasi akurat yang berguna sebagai alat ukur untuk mengetahui kemajuan program, proses pelaksanaan, hambatan/permasalahan yang terjadi, sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan penyusunan rencana strategis, serta bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) LPM Unimed pada tahun yang akan datang.
65 Lampiran
Instrumen Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Tahun 2016
Data Umum Judul Tim Pengabdi yang Turun kelapangan 1. 3. 2. 4. Nama Kegiatan Waktu Pelaksanaan (hari dan tanggal) Lokasi Kegiatan Jarak PT kelokasi Mitra ... Km Sarana Transportasi Sarana Komunikasi Jumlah mahasiswa yang dilibatkan dalam kegiatan pengabdian
Penanggung Jawab Nama Ketua Tim :
Partisipan
Kegiatan Partisipan Jumlah Pria Jumlah Wanita Keterangan Nama Lembaga/Nama Desa Jml Peserta Fasilitator Narasumber Panitia Indikator Kegiatan
66
Output Keluaran yang diharapkan apa? Baik dalam hal produk maupun kemampuan/sistem
Mitra Kegiatan Tuliskan siapa saja yang menjadi mitra kegiatan?
Indikator keberhasilan
Apakah kegiatan dilaksanakan dan apakah ada alat yang diberikan?
Jumlah Mitra
Deskripsi singkat pelaksanaan Cerita singkat pelaksanaan kegiatan.
Metode Pelaksanaan Kegiatan :
Penyuluhan / Penyadaran Rancang Bangun
Pendampingan Pelatihan Produksi
Pendidikan ...
Progress berdasar Indikator Kegiatan
Ketepatan / ketersediaan dan
kelayakan alat verivikasi
Alat Verivikasi Keterangan
Apakah ada alat yang diberikan. Lampirkan foto alat (bisa diberikan dalam bentuk soft copi)
Alat yang diberikan dalam kondisi apa?
Hambatan
67
Hambatan Eksternal
Apakah pihak desa mengetahui kegiatan? Apakah ada tim LPM Unimed yang diikutkan dalam kegiatan? Apakah mitra terlibat dalam setiap kegiatan?
Saran – Saran
Saran pelaksanaan kegiatan
Saran bagi pengabdi :
Saran Untuk LPM :
Administrasi
Surat yang dikeluarkan
Apakah ada surat masuk kedesa dari LPM? Apakah dosen Pengabdi memiliki surat tugas dari LPM?
Tim Monitoring LPM Unimed
1. ... (...)
2. ... (...)
68
Instrumen Borang Monitoring Kegiatan IbM Tahun 2016
Judul Kegiatan :………..
………..
Ketua Tim Pelaksana : ………
NIDN : ………
Fakultas : ………
Program Studi : ………
Waktu Pelaksanaan : ………
1 Apakah nama mitra sesuai dengan diproposal?
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan kedua mitranya
1.………..
2.………..
2 Apakah semua tim pengusul datang melakukan
pembinaan
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan nama tim sesuai dengan surat tugas yang ada
1……… 2……… 3………
3 Apakah tim melibatkan mahasiswa dalam
pembinaan.
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan nama & prodi mahasiswanya 1………
2……… 3………
4 Apakah tim melibatkan pendamping dari LPM
Unimed
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan berapa kali pendamping ke lapangan dan siapa namanya
5 Berapa kali dilakukan pembinaan dan
pendampingan dalam proposalnya? ……… ………
Tuliskan tanggal kegiatan pembinaan sesuai dengan surat tugasnya
1……… 2……… 3……… 4……… 5……… 6………
6 Apakah pembinaan yang dilakukan sesuai
dengan permasalahan yang dihadapi mitra
a. Ya
b. Tidak
Jika tidak sesuai, tuliskan pembinaan apa yang dilakukan tim
……….. ……….. ……….. 7 Apa saja luaran kegiatan yang sudah dicapai
……… ……… ………....
Jika belum ada, jelaskan kendala yang dihadapi!
8 Apakah luaran yang dicapai sesuai dengan
proposal dan rencana keuangannya
Tuliskan luarannya
69 a. Ya b. Tidak ……….. ……….. ……….. 9 Apakah logbook telah diisi dan diupload
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan tanggal berapa diuploadnya
10 Apakah lokasi mitra sesuai dengan yang tertulis pada proposal
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan nama lokasi mitranya
11 Adakah indikator capaian yang ditetapkan
a. Ya
b. Tidak
Tuliskan indikator capaiannya
12 Berapa persen capaian indikatornya? Tuliskan berapa lama sisa target capaian
akan diselesaikan
13 Jelaskan saran anda untuk perbaikan kegiatan pengabdian dimasa yang akan datang, baik dari segi administrasi maupu pelaksanaannya.
Demikian intrumen ini kami isi sesuai dengan apa yang telah kami lakukan. Jika dikemudian hari ternyata tidak sesuai dengan yang kami lakukan maka seluruhnya merupakan tanggungjawab tim pengabdi.
Medan,………2016
Tim Monitoring Yang Menberikan Penjelasan
(………) (………)
70
LAPORAN AKUNTABILITAS DAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAHAN