A. PERENCANAAN PENDAMPINGAN TATA KELOLA
KLINIS
Dalam bagian perencanaan kegiatan pendampingan akan dibahas mengenai rencana strategi dalam menyiapkan suatu program pendampingan tata kelola klinis. Hal ini diperlukan agar kegiatan pendampingan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Berikut ini dijelaskan tugas dan tanggung jawab setiap di setiap level pemangku kepentinngan dalam perencanaan pendampingan klinik.
Perencanaan Kegiatan Kunjungan 1
Pemangku kepentingan Tugas dan tanggung jawab Dinas Kesehatan Provinsi - Pemetaan kebutuhan pendampingan Dinas Kesehatan Kabupaten - Koordinasi dengan RS dan Puskesmas
- Menyiapkan RS dan Puskesmas pendamping
RS dan Puskesmas Pendamping
- Koordinasi dengan tim dan aktor
- Aktor mempersiapkan ruangan IGD, VK, OK, Nifas, Perinatologi
32 Pedoman Pendampingan Tata Kelola Klinis di Kabupaten/Kota
Pemangku kepentingan Tugas dan tanggung jawab - Menyiapkan materi presentasi
- Menyiapkan ruangan pertemuan (kapasitas min 50-80 org) di lengkapi dengan LCD, soundsystem, flipchart
RS dan Puskesmas terdamping
- Menentukan tim untuk kegiatan K1 Tim Pendamping - Penentuan ketua tim
- Pembagian tugas Perencanaan Kegiatan Pendampingan 1
Pemangku Kepentingan Tugas dan Tanggung Jawab
Dinas Kesehatan Provinsi Pemetaan kebutuhan pendampingan Budgeting
Pemetaan tim pendamping
Koordinasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten terdamping dan pendamping Menyiapkan surat tugas tim pendamping Menyiapkan akomodasi dan transportasi
bagi tim pendamping dan administratif ( fee dan local transport) Dana APBN dan APBD provinsi
Dinas Kesehatan Kabupaten Kota terdampingi
Pemetaan kebutuhan pendampingan di tingkat kabupaten
Koordinasi dengan pimpinan fasilitas calon terdampingi
Menyiapkan logistik pendampingan Menyiapkan akomodasi dan transportasi
bagi tim pendamping dan administratif ( fee dan local transport) APBD
Pemangku Kepentingan Tugas dan Tanggung Jawab
kepada pemangku kepentingan seperti Kepala Daerah, Bapedda, DPRD,
Organisasi profesi dan institusi terkait lainnya
Rumah Sakit Terdampingi Menyiapkan tim dan aktor maternal dan neonatal
Menyiapkan data kinerja maternal dan neonatal RS setahun terakhir (AKI, AKN, Penyebab kematian terbesar)
Self Assesment menggunakan Alat Pantau Standar Kinerja Klinis RS
Menyiapkan rekam medis untuk kasus- kasus sesuai ceklist persiapan
pendampingan RS dalam lampiran Menyiapkan pembahasan kasus nearmiss
dan kematian maternal dan neonatal Menyiapkan ruangan yang respresentatif
untuk kegiatan pertemuan dengan kapasitas 50 – 80 dilengkapi dengan LCD, soundsystem, flipchart
Puskesmas Terdampingi Menyiapkan tim dan aktor maternal dan neonatal
Menyiapkan data kinerja maternal dan neonatal Puskesmas setahun terakhir (AKI, AKN, Penyebab kematian terbesar) Self Assesment menggunakan Alat Pantau
Standar Kinerja Klinis Puskesmas
Menyiapkan pembahasan kasus rujukan maternal dan neonatal
Menyiapkan ruangan yang respresentatif untuk kegiatan pertemuan dengan kapasitas 20 – 30 dilengkapi dengan LCD, soundsystem, flipchart
34 Pedoman Pendampingan Tata Kelola Klinis di Kabupaten/Kota
Pemangku Kepentingan Tugas dan Tanggung Jawab Tim Pendamping Berkoordinasi dengan dinas kab
terdamping terkait persiapan perlengkapan pendampingan
Mendapatkan data awal/ profil kabupaten/ profil faskes daerah dampingan dari dinas kesehatan kabupaten
Penentuan ketua tim Pembagian tugas
Mengatur jadwal dinas dan praktek tim pendamping
Menyiapkan Alat Bantu Audio Visual dan dokumentasi seperti Alat rekam, kamera, handicam, dll
Laptop
Menyiapkan alat bantu peraga seperti phantom bayi dan panggul ( koordinasi dengan daerah terdamping)
Buku pedoman /referensi standar terkini maternal dan neonatal
Perencanaan Kunjungan 2
Pemangku kepentingan Tugas dan tanggung jawab Dinas Kesehatan Provinsi - Pemetaan kebutuhan pendampingan Dinas Kesehatan Kabupaten - Koordinasi dengan RS dan Puskesmas
- Menyiapkan RS dan Puskesmas pendamping
RS dan Puskesmas Pendamping
- Koordinasi dengan tim dan aktor - Aktor mempersiapkan ruangan IGD, VK,
- Mempersiapkan narasumber
- Menyiapkan materi presentasi, kasus nearmiss / kematian maternal dan neonatal
- Menyiapkan ruangan pertemuan (kapasitas min 50-80 org) di lengkapi dengan LCD, soundsystem, flipchart RS dan Puskesmas
terdamping
- Menentukan aktor untuk kegiatan K2 - Mempersiapkan materi presentasi
progres RTL
Tim Pendamping - Penentuan ketua tim - Pembagian tugas Tim Pendamping
Tim pendamping yang akan bekerja hendaknya telah mempersiapkan kegiatan ini 1 (satu) bulan sebelumnya. Persiapan tersebut meliputi:
1. Membentuk Tim Pendamping. Tim Pendamping terdiri dari dokter
spesialis Obgyn, dokter spesialis Neonatologi/ dokter spesialis Anak, dokter Umum, bidan dan perawat Neonatologi/Bayi baru lahir.
2. Menentukan Ketua Tim dan Koordinator Lapangan. Ketua Tim atau
Team Leader akan menjadi pemimpin dan juru bicara resmi dari tim,
baik dengan pimpinan fasilitas kesehatan maupun dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau yang ditentukan sebagai fokal poin, dan berperan menentukan strategi dan dinamika selama kegiatan pendampingan berjalan. Ko-ordinator lapangan akan membantu tim dalam urusan logistik dan melakukan komunikasi yang erat dengan tim dan aktor di fasilitas kesehatan yang didampingi.
3. Mengatur jadwal dinas. Anggota Tim Pendamping yang terlibat dalam
kegiatan pendampingan adalah klinisi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab pelayanan di tempat kerjanya. Oleh sebab itu jika yang bersangkutan akan dilibatkan dalam tim pendamping yang akan pergi ke luar fasilitas kesehatan, maka pengganti di tempat kerja harus
36 Pedoman Pendampingan Tata Kelola Klinis di Kabupaten/Kota
dipersiapkan agar pelayanan tidak terganggu.
4. Menyiapkan strategi penyesuaian jaga dokter spesialis mengingat
akan ada dokter spesialis yang meninggalkan fasilitas kesehatan untuk beberapa hari.
5. Menyesuaikan jadwal praktek pribadi dan menyiapkan dokter
pengganti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Mendapatkan informasi dasar tentang fasilitas kesehatan yang akan
didampingi dan informasi tentang akomodasi bagi tim di daerah pendampingan, dengan dukungan dari Dinas Kesehatan Kabupaten. Logistik
Beberapa urusan logistik yang harus diperhatikan dalam kegiatan pendampingan:
Kelengkapan instrumen untuk pengumpulan data bersama tim dan aktor di faskes yang didampingi.
1. Peralatan Alat Bantu Pandang Dengar (Audio Visual Aid) termasuk kamera dan kamera video, serta perekam suara.
2. Alat tulis menulis
3. Akomodasi disesuaikan dengan area yang akan dikunjungi.
4. Kelengkapan set instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan pendampingan.
5. Model dan alat peraga, jika perlu. Koordinasi
Koordinasi dengan fasilitas serta penguasa daerah yang akan didampingi merupakan hal yang penting untuk dipersiapkan. Pemerintah Daerah, setelah menyepakati perluasan kegiatan pendampingan di wilayahnya, bersama-sama dengan Pokja atau forum komunikasi pemerhati kematian maternal dan neonatal (KIBBLA) dan seluruh Pihak Yang Berkepentingan atau pemangku kepentingan kemudian menguatkan dengan membuat surat keputusan dengan segala kelengkapannya agar program perluasan di kabupaten dapat berjalan dengan optimal. Dinas Kesehatan
Kabupaten melakukan fungsi koordinasi, dukungan, monitoring & evaluasi terhadap program perluasan. Selain itu koordinasi langsung dengan Pimpinan Faskes tempat Pendampingan juga akan sangat membantu berjalannya kegiatan pendampingan. Apabila daerah pendampingan berada diluar kabupaten maka diperlukan dukungan dan koordinasi dengan bantuan pemerintah Propinsi.
Pembiayaan
Pada prinsipnya, penguatan fasilitas kesehatan melalui kegiatan pendampingan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dari semua fasilitas kesehatan di suatu wilayah. Tanggung jawab utama pengorganisasian dan penyelenggaraan kegiatan pendampingan adalah tanggung jawab pemerintah daerah. Tim Pendamping akan memfasilitasi dengan memberikan dukungan agar perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan ini memberikan nilai tambah untuk peningkatan kualitas kesehatan maternal dan neonatal.
Organisasi Program Pendampingan secara selektif akan mendukung seluruh kegiatan sejak dari perencanaan, pelaksanaan sehingga monitoring dalam bentuk bantuan teknis dan sumberdaya lainnya. Dalam keadaan tertentu yang disepakati dimungkinkan bagi Program Pendampingan untuk mendukung penyediaan anggaran
Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan pendampingan klinik. Terutama pada prinsipnya bahwa setiap kegiatan yang tidak dapat dimonitor dan evaluasi adalah tidak boleh dilakukan. Dalam pendampingan klinik, bahwa kegiatan monitoring dan evaluasi adalah menjadi kepentingan banyak pihak. Pihak pertama yang berkepentingan adalah Tim Pendamping sendiri. Tim membutuhkan suatu metode untuk dapat memantau dan mengevaluasi jalannya pendampingan. Pendampingan yang berjalan baik bagi suatu Tim Pendamping menunjukkan bahwa hal yang sama dapat
38 Pedoman Pendampingan Tata Kelola Klinis di Kabupaten/Kota
Pihak kedua yang berkepentingan adalan faskes pendampingan. Pemantauan dan Evaluasi oleh faskes pendampingan meyakinkan bahwa telah terjadi perubahan pada hal-hal yang diinginkan untuk berubah, Semua kesenjangan yang dihadapi adalah sudah dipikirkan jalan keluarnya. Dan yang tidak kalah penting adalah kerangka waktu yang bisa diharapkan agar perubahan-perubahan yang terjadi dapat disesuaikan.
Pihak ketiga yang berkepentingan adalah Dinas Kesehatan di daerah yang didampingi. Masukan-masukan dari Tim Pendamping tentu merupakan masukan bagi peningkatan sistem pelayanan kesehatan setempat. Diharapkan pula Dinas Kesehatan Kabupaten terus berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan Propinsi terutama terkait kebijakan-kebijakan yang berskala nasional.