3. PROFIL KANTOR AKUNTAN PUBLIK DAN KLIEN
4.4. Pelaksanaan Prosedur Audit atas Piutang Usaha PT XYZ
Berikut ini merupakan penjelasan mengenai langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam pemeriksaan akun piutang pada PT XYZ:
1. Melakukan evaluasi atas pengendalian internal.
Evaluasi pengendalian internal pada PT XYZ tidak dilakukan secara mendalam oleh penulis dan tim audit dikarenakan PT XYZ merupakan klien KAP pada tahun-tahun sebelumnya. Selain itu, keterbatasan waktu yang ada juga menjadi salah satu alasan mengapa tim audit tidak melakukan evaluasi
atas pengendalian internal PT XYZ. Hal ini sebenarnya penting dilakukan untuk mencegah kemungkinan terjadinya fraud dan salah saji dalam laporan keuangan dalam hal ini terkait piutang usaha. Tim audit menanyakan kepada klien mengenai apakah terdapat perubahan prosedur piutang selama satu tahun terakhir. Klien telah memberikan jawaban bahwa selama satu tahun terakhir tidak terdapat perubahan dalam prosedur piutang.
Dalam pelaksanaan audit, seharusnya prosedur evaluasi pengendalian internal ini selalu dilakukan walaupun klien merupakan klien lama bagi KAP. Hal ini dibutuhkan agar auditor benar-benar mengevaluasi perusahaan klien dengan risiko dan keadaan saat ini, tidak hanya mengandalkan risiko dan keadaan tahun sebelumnya, karena bukan tidak mungkin bahwa telah terjadi perubahan pada prosedur dan kebijakan perusahaan klien tetapi tidak dikomunikasikan kepada auditor.
Auditor melakukan evaluasi terhadap pengendalian internal dengan melakukan walkthrough alur dokumen serta melakukan wawancara dengan klien untuk lebih memastikan mekanisme dari alur tersebut. Adapun terkait dengan piutang usaha, maka walkthrough yang harus dilakukan yakni terkait dengan alur dokumen penjualan. Alur tersebut dapat dilihat melalui flowchart pada gambar 4.2.
Dari purchase order yang diterima maka kemudian sales admin akan mengajukan sales order untuk disetujui oleh direktur. Billing of lading harus dibubuhi tanda tangan dari kepala gudang serta bagian penerima barang ketika loading dari gudang selesai dilakukan. Dari flowchart yang ada dapat dinilai bahwa pengendalian internal PT XYZ cukup baik karena perusahaan memisahkan fungsi pegawai atau bagian yang menangani transaksi operasi penjualan dan fungsi akuntansi untuk piutang. Dengan demikian pegawai yang menangani akuntansi untuk piutang usaha tidak dilibatkan dengan aspek operasi. Selain itu, pegawai yang menangani akuntansi piutang juga terpisah dari fungsi penerimaan hasil tagihan piutang usaha karena pembayaran atas piutang selalu dilakukan melalui transfer antar bank. Otorisasi pun dilakukan oleh direktur mengingat besarnya setiap transaksi penjualan yang dilakukan PT XYZ dan untuk otorisasi
pengeluaran barang setiap dokumen dibubuhi tandatangan kepala gudang PT XYZ untuk menghindari pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan sales order yang telah disetujui.
Gambar 4.2. Flowchart Alur Dokumen Penjualan
2. Membuat lead schedule dan supporting schedule piutang per tanggal laporan posisi keuangan.
Lead schedule merupakan lembar utama dalam bagian dari sebuah working paper audit. Tujuannya adalah untuk menghubungkan angka ditampilkan dalam akun-akun dengan supporting schedule yang terdapat dalam working paper.
Dalam pembuatannya, auditor meminta kepada klien terkait rincian-rincian piutang usaha. Setiap rincian yang diperoleh dari klien harus dicantumkan tanggal auditor menerimanya serta dberikan tanda PBC (prepared by client).
3. Melakukan prosedur analitis.
Pada tahap awal, auditor melakukan prosedur analitis untuk melihat kewajaran dari akun piutang yang terjadi pada periode terkait. Dalam pelaksanaannya, auditor membandingkan piutang usaha periode saat ini dengan periode sebelumnya seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.6, serta membandingkan piutang usaha dengan penjualan yang terjadi pada periode saat ini dengan periode sebelumnya seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.7. Dari analisis yang dilakukan pada tabel 4.6, dapat diketahui bahwa piutang usaha PT XYZ mengalami peningkatan yang signifikan karena adanya peningkatan pada penjualan, khususnya pada penjualan lokal. Dari identifikasi auditor, diketahui bahwa hal ini terjadi karena PT XYZ memiliki pelanggan lokal baru.
Selain itu, dari tabel 4.7 terlihat bahwa persentase piutang usaha terhadap penjualan meningkat secara signifikan dari 27% menjadi 73%. Hal ini dikarenakan bahwa perbandingan dilakukan antara akhir periode 31 Desember 2011 dan 30 Juni 2012, sehingga pada tanggal 30 Juni 2012 banyak pelanggan yang belum melunasi utang-utangnya pada klien. Dengan analisis dan penjelasan dari klien, maka auditor dapat memiliki keyakinan bahwa jumlah transaksi terkait piutang usaha terjadi secara wajar.
Tabel 4.6. Analisis Piutang Usaha PT XYZ
30-Jun-12 31-Dec-11 Movement
Description
Amount % to Total
AR Amount
% to Total
AR Amount %
Trade Receivable - Export 21,495,162,306 4.08% 18,157,524,893 10.90% 3,337,637,413 18.38% Trade Receivable - Local 505,201,103,756 95.92% 148,407,826,282 89.10% 356,793,277,474 240.41% TOTAL A/R 526,696,266,062 100% 166,565,351,175 100% 360,130,914,887 216.21%
Tabel 4.7. Analisis Piutang Usaha terhadap Penjualan PT XYZ
30-Jun-12 31-Dec-11
Description Amount
Receivable Amount Sales %
Amount
Receivable Amount Sales % Trade Receivable – Export 21,495,162,306 115,568,663,746 18.60% 18,157,524,893 63,327,094,980 28.67% Trade Receivable – Local 505,201,103,756 609,121,188,098 82.94% 148,407,826,282 564,590,134,891 26.29% TOTAL A/R 526,696,266,062 724,689,851,844 73% 166,565,351,175 627,917,229,871 27%
Sumber: Working Paper Audit PT XYZ 30 Juni 2012 “telah diolah kembali”
4. Meminta klien untuk membuat daftar umur piutang (aging schedule) pada akhir tahun berjalan.
Daftar umur piutang mencantumkan nama pelanggan, saldo piutang, serta penggolongan saldo piutang ke dalam kategori-kategori umur piutang (kurang dari 3 bulan, 3 – 6 bulan, 6 – 9 bulan, 9 – 12 bulan, dan lebih dari 12 bulan), seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.8 dibawah ini. Daftar umur piutang yang diperoleh dari klien kemudian auditor bandingkan dengan daftar umur piutang yang dibuat oleh auditor. Hal ini dilakukan untuk mengecek apakah klien telah membuat daftar umur piutang secara tepat.
Tabel 4.8. Aging Schedule Piutang Usaha PT XYZ
2012 2011
Rp Rp
Umur Piutang Aging Schedule
kurang dari 3 bulan 358,134,356,545 166,556,553,921 less than 3 months
3 - 6 bulan 168,561,044,467 8,797,254 3 - 6 months
6 - 9 bulan 865,050 -- 6 - 9 months
9 - 12 bulan -- -- 9 - 12 months
lebih dari 12 bulan -- -- more than 12 months
Jumlah Piutang 526,696,266,062 166,565,351,175 Total Trade Receivables Sumber: Catatan atas Laporan Keuangan PT XYZ 30 Juni 2012 “telah diolah kembali”
Asersi dari pengetesan ini adalah accuracy. Dalam prosedur audit atas piutang KAP AAJ tertulis bahwa auditor harus melakukan re-age atau membuat aging schedule tersendiri dari daftar piutang yang diberikan klien. Dari hasil pemeriksaan, penulis menyimpulkan bahwa aging piutang yang dibuat klien telah memenuhi asersi keakuratan.
5. Memeriksa kebenaran penjumlahan piutang dan menelusurinya ke buku besar.
Rincian yang diperoleh auditor dari klien kemudian dicek kebenarannya dengan melakukan footing dan crossfooting dan kemudian dicocokkan saldonya masing-masing ke buku besar. Kemudian auditor akan mengambil beberapa transaksi untuk melakukan vouching untuk lebih memastikan bahwa piutang usaha yang tercatat benar-benar terjadi dan akurat.
6. Melakukan pengecekkan klasifikasi dari piutang.
Auditor melakukan pengecekan apakah piutang yang disajikan telah diklasifikasikan secara tepat. PT XYZ mengklasifikasikan piutang usahanya menjadi piutang usaha lokal dan piutang usaha ekspor berdasarkan dari penjualannya. Selain itu, auditor juga mengklasifikasikan piutang tersebut sesuai dengan PSAK 7 yaitu memisahkan piutang yang terkait pihak berelasi dengan piutang yang terkait dengan pihak ketiga.
7. Melakukan analisis atas piutang tak tertagih (Allowance For Doubtful Account)
PT XYZ tidak melakukan penyisihan atas piutang tak tertagihnya. PT XYZ berargumen bahwa mereka tidak melakukan penyisihan tersebut dikarenakan mereka yakin bahwa piutang-piutang tersebut pasti akan tertagih. Auditor kemudian melakukan analisis atas piutang-piutang PT XYZ dengan merujuk pada aging schedule yang telah dibuat. Dari aging schedule, terlihat bahwa mayoritas piutang usaha PT XYZ berumur di bawah 6 bulan, sehingga dengan melihat tidak adanya piutang yang berumur panjang yang mengindikasikan adanya kemungkinan tidak tertagih maka auditor menyetujui argumen PT XYZ.
8. Mengirimkan konfirmasi piutang kepada pelanggan.
Konfirmasi yang auditor buat adalah konfirmasi positif, dimana dalam konfirmasi tercantum saldo piutang pelanggan dan pihak pelanggan diharapkan dapat mengirim kembali bagian konfirmasi yang menerangkan
apakah saldo yang tercantum sudah sesuai atau belum. Konfirmasi piutang merupakan surat yang ditandatangani dan menggunakan kop surat PT XYZ dan ditujukan kepada masing-masing pelanggan untuk meminta penegasan/konfirmasi atas saldo piutang pelanggan tersebut pada tanggal neraca. Setiap konfirmasi di-fotokopi dan di-scan oleh auditor sebagai bukti bahwa auditor telah mengirimkan konfirmasi serta sebagai cadangan apabila auditor harus mengirimkan konfirmasi kedua.
Dasar penentuan sampel pelanggan yang dimintai konfirmasi yakni pelanggan yang memiliki saldo piutang yang auditor anggap besar. Untuk PT XYZ sendiri sampel yang diambil untuk dilakukan konfirmasi yaitu pelanggan dengan nilai piutang diatas 700 juta rupiah. Jumlah piutang yang dikonfirmasi sebesar 97% dari total saldo piutang, hal ini dikarenakan piutang PT XYZ terdiri dari jumlah pelanggan yang sedikit tetapi memiliki jumlah yang besar. Menurut penulis jumlah tersebut sangat kuat dalam merepresentasikan total saldo piutang yang dimiliki perusahaan. Hingga berakhir masa magang, dari delapan surat konfirmasi yang dikirim kepada pelanggan PT XYZ, terdapat lima surat yang kembali dan menunjukkan angka yang sama dengan catatan klien. Kelima surat tersebut mewakili 93% dari keseluruhan jumlah piutang usaha PT XYZ, sehingga representatif sebagai acuan penilaian bahwa piutang usaha PT XYZ yang telah dicatat benar-benar terjadi dan memenuhi asersi existence.
9. Membuat confirmation control atas semua konfirmasi yang auditor kirimkan. Confirmation control merupakan ringkasan dari semua konfirmasi yang auditor kirimkan untuk dapat mengetahui berapa banyak konfirmasi yang dijawab dan untuk mengetahui kesesuaian saldonya dengan catatan klien. Confirmation control mencantumkan nama dan alamat pelanggan, tanggal mengirimkan konfirmasi, tanggal menerima konfirmasi, saldo piutang per catatan perusahaan, dan saldo piutang per hasil konfirmasi.