JENIS KEGIATAN
4. Pelatihan Internal
3. Menyampaikan hasil pelayanan, kritikdan saran dalam rapat pimpinan
Problem Solving Facilitator
1. Memediasi pemohon informasi jika terjadi suatu problem. Jika berlanjut kepada masalah sengketa informasi akan ditindak lanjuti oleh Komisi Informasi Pusat (KIP) dan Biro Hukum Kemkominfo
Methode of Communication
1. Mengatur tugas PPID dalam proses pelayanan di Kemkominfo
2. Memonitoring pelayanan yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pelayanan Informasi melalui laporan yang diberikan
3. Melakukan kerjasama dengan satuan kerja lain dalam memberikan pelayanan
4. Memberikan masukan, saran dan hasil pelayanan kepada pimpinan
5. Memberikan wewenang kepada Kasubbid Media Baru PIH untuk menjalankan
pelayanan melalui digital (web Kominfo)
State of Being
1. Posisi Humas senagai PPID implementasi dari UU KIP
2. Sebagian tugas pokok Humas dilakukan oleh satuan kerja lain sehingga Humas lebih kepada pemback up Kemkominfo
4. Pelatihan Internal
Expert Prescriber 1. Menjadi pengawas dalam pelatihan
Technician Communication
1. Membuat jadwala untuk staff PIH dalam melakukan pelatihan yang diadakan oleh Pusdiklat Kemkominfo dan Biro
Kepegawaian
media dan diserahkan kepada Sekjen 3. Membuat bahan atau materi dalam pelatihan untuk bidang Humas
4. Ikut serta dalam memberikan pelatihan kepada badan publik atau lembaga
pemerintah lain yang diselenggarakan oleh Ditjen IKP dan KIP
Communication Facilitator
1. Memberikan pengarahan kepada staff atau pegawai yang mengikuti pelatihan
2. Pelatihan dilakukan secara langsung pada saat pelayanan di PPID (in house training)
Methode of Communication
1. Menjadi pengawas di pelatihan
2. Bertanggung jawab atas kualitas pelayanan setelah mengikuti pelatihan
State of Being
1. Ikut serta dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh Ditjen-Ditjen dan satuan kerja lain
4.3 PEMBAHASAN
Dari hasil penelitian yang telah diuraikan dan dijelaskan pada sub bab hasil penelitian bahwa peran dan fungsi Humas Kemkominfo telah berperan sebaik mungkin sebagaimana peran dan fungsi seperti dua belah mata uang yang tidak bisa dipisahkan begitu saja. Secara umum Humas dapat dikatakan melakukan peran dan fungsinya apabila dalam proses komunikasi dari kegiatannya berjalan dengan baik pula.
Menurut Onong Uchyana peran adalah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan secara menonjol dalam suatu peristiwa. Dozier juga mengatakan peran humas merupakan salah satu kunci penting untuk pemahaman fungsi humas dan komunikasi organisasi.
Peran Humas sendiri menurut Cutlip, Center dan Broom umumnya dibagi menjadi 4 (empat) peran yaitu Communication Technician yaitu praktisi Humas dalam bidang ini biasanya ditekankan pada komunikasi jurnalistik, mengenai kemampuan menulis, pengeditan, produksi audio
visual, grafis dan produksi pesan yang digunakan dalam melaksanakan
program Humas. Expert Prescriber berfungsi sebagai ”ahli” dalam mendefinisikan masalah Humas, merencanakan, membuat program dan bertanggung jawab atas program tersebut. Problem Solving Process Facilitator merupakan praktisi Humas membantu manajemen untuk mencari solusi dari masalah komunikasi dan relasi organisasi. Communication Facilitator merupakan praktisi Humas berperan sebagai ”perantara” yang mempunyai tugas untuk menjaga kualitas dan kuantitas alur komunikasi dua arah antara organisasi dengan publiknya.138
Sedangkan Onong Uchyana dalam bukunya menuliskan fungsi Humas dibagi menjadi 2 (dua) sebagai methode of communication merupakan rangkaian atau sistem kegiatan (order or system of action), dari kegiatan berkomunikasi secara khas dan state of being yang merupakan perwujudan kegiatan komunikasi yang dilembagakan kedalam suatu bentuk bagian. 139
Untuk menganalisis peran dan fungsi Humas dalam konteks pelayanan informasi publik dapat dilihat dari unsur-unsur dalam proses komunikasi yang dilihat dari ciri seorang komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan yang dituju, dan efektifitas yang didapat. Dari unsur-unsur proses komunikasi tersebut dapat dilihat yang mana fungsi dan peran Humas yang lebih menonjol.
138
Cutlip et al. Op.cit. hal 32
139
Selama penelitian dilakukan peneliti menemukan 2 (dua) gambaran tentang pelayanan informasi publik. Berdasarkan hasil wawancara, Kemkominfo memiliki pelayanan informasi publik yang terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu pelayanan informasi publik mikro hanya seputar ruang lingkup Kemkominfo yang dipimpin oleh Humas dan pelayanan informasi publik makro yang meliputi lingkungan Kemkominfo dan non Kemkominfo yang dipimpin oleh Direktur Informasi dan Komunikasi Publik (IKP).
Humas dalam menjalankan tugasnya dalam pelayanan informasi publik mikro bertanggung jawab atas jalannya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yaitu produk dari ketentuan Undang-Undang KIP yang digunakan sebagai sarana dan prasarana pelayanan informasi publik. PPID didirikan pada 5 Mei 2010 dan Humas ditunjuk langsung oleh Menteri untuk menjadi pimpinan PPID.
Dalam pelaksanaannya Humas hanya memback up dalam kegiatan eksternal seperti memonitoring pelayanan PPID melalui laporan mingguan, sosialisasi, pemberdayaan masyarakat melalui KIM, press
conference, maupun kegiatan internal seperti pelatihan bagi SDM Humas
atau in house traning. Dalam kegiatan tersebut Humas menjadi narasumber yang menjelaskan ruang lingkup pelayanan informasi Kemkominfo yang menjadi hak publik.
Namun selama penelitian dilakukan peneliti melihat tugas dan fungsi Humas terkait pelayanan informasi publik tidak sesuai dengan
mandat yang diberikan Menteri Kemkominfo dalam Kepmen No: 117/KEP/M.KOMINFO/03/2010 dimana didalamnya tertuang tanggung jawab Humas dalam merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pelayanan informasi publik, mengkoordinasikan dengan unit kerja lain, serta menyelesaikan sengketa di lingkungan Kemkominfo.
Dalam hasil wawancara yang dilakukan Humas dan Direktur Kemitraan Komunikasi, dan Kasubbid Media Baru mereka menyatakan bahwa setiap bagian dari pengelolaan informasi publik memiliki kewenangan berbeda-beda. Artinya Humas tidak sepenuhnya atau pure terlibat dalam proses pengelolaan hingga pelayanan infomasi. Ada unit kerja lain yang menangani hal-hal tersebut seperti Ditjen Pengelolaan dan Penyediaan Informasi, Ditjen Komunikasi Publik dan lainnya. Humas hanya tetap menjadi unsur pendukung dan pemback up dari kegiatan tersebut meskipun yang bertanggung jawab dalam pelayanan informasi publik Kemkominfo adalah Humas.
Jika dilihat fungsi humas secara konseptual berdasarkan Peraturan yang dibuat Menkominfo sangat terlukis jelas fungsi humas yang sangat strategis sebagai methode of communication dalam pelayanan publik. Meskipun Humas dapat menjadi methode of communication karena disetiap fungsi pokok Humas Kemkominfo memiliki Kepala Bidang (Kabid) untuk menanganinya namun Humas tidak dapat berwenang penuh untuk menjadi methode of communication.
Peneliti melihat hal ini disebabkan karena terlalu banyaknya sub bidang ataupun satuan kerja yang berada didalam struktur Kemkominfo sehingga pembagian tugas dan wewenang pun sering kali simpang siur. Selain itu ada faktor individu dari Humas yang melaksanakan pekerjaannya seorang diri, meskipun terdapat Kabid ataupun staff Humas yang dapat diberdayakan namun ia merasa membutuhkan tenaga “muda” untuk membantu dalam tugas-tugasnya.
Dari tugas-tugas yang dilakukan Humas terlihat dimana fungsi Humas sebagai state of being dan methode of communication. Pada saat Humas melakukan pelayanan melalui PPID dengan media baru, yang mengelola bukanlah Humas melainkan Pusat Data, kemudian dalam pengumpulan informasi dilakukan oleh Ditjen Pengelolaan dan Penyediaan Informasi, sosialisasi tentang pelayanan publik dilakukan oleh Ditjen Kemitraan Komunikasi. Sesungguhnya semua itu adalah ranah Humas, inilah yang menyebutkan Humas dalam implementasinya sebagai state of being. Humas hanya membantu dalam menyebaran informasi yang dilakukan oleh Ditjen lain melalui press release yang dimuatnya di website.
Menurut peneliti Humas kurang tepat menggunakan media website Kemkominfo dalam mempublikasikan informasi bagi publik karena tidak setiap waktu publik membuka website Kemkominfo. Meskipun informasi yang diuraikan dalam press release sangat lengkap dan didukung dengan data yang valid. Berbeda halnya jika informasi yang dipublish dimuat dalam link yang selalu diakses oleh publik seperti dalam detik.com,
vivanews, atau yahoonews. Disinilah diperlukan tugas Humas dalam
melakukan media relations.
Begitu pula dalam beberapa hal akan terlihat peran-peran yang digunakan Humas dalam melaksanakan fungsinya. Terkadang dalam menyelesaikan permasalahan dengan pemohon informasi yang belum merasa puas akan informasi yang didapatnya atau kepada media yang selalu up date mencari-cari berita, Humas bersedia turun tangan. Pada saat seperti ini Humas secara tidak sadar menggunakan perannya sebagai
communication facilitator.
Didukung pula oleh latar belakang pendidikan dan pengalaman
beliau sebelum menjadi Kepala Humas, dengan menguasai pendidikan dibidang komunikasi dan pengalaman didunia jurnalis membuatnya dapat berperan sebagai expert prescriber dalam melakukan tugas Humas yang memerlukan skill seperti menjadi narasumber atau membuat press release. Sama halnya dengan hal-hal teknis yang dilakukan Humas dalam memback up pelayanan melalui PPID, melakukan media relations,
conference press, press release dan monitoring internet, hal seperti ini
yang menuntut Humas sebagai technician communication. Namun berbeda halnya jika dalam pelayanan informasi publik terjadi suatu sengketa, dalam hal ini Humas hanya mencapai tugasnya untuk memediasi. Perannya sebagai problem solving process facilitator dipimpin oleh Komisi Informasi Pusat.
dominan yang digunakan Humas Kemkominfo maka dapat dilihat dari ciri-ciri proses komunikasi Humas dalam pelayanan informasi publik yaitu:
Berdasarkan ciri-ciri Humas seperti memback up apa yang dilakukan pelayanan publik misalnya dengan menjelaskan ranah pelayanan informasi Kemkominfo pada saat sosialisasi atau pemberdayaan masyarakat, menjadi jembatan antara Kemkominfo dengan publiknya, ikut terlibat dalam rapat pegawai ataupun rapat pimpinan dalam memberikan suara atau pendapatnya. Semua itu merupakan ciri seorang komunikator yang ideal dengan karakteristik yang dimilikinya berlatar belakang pendidikan S1 jurusan Hubungan International (HI) di UGM dan pengalaman yang cukup lama didunia jurnalis sebagai wartawan lepas, serta berbagai penghargaan hingga dinobatkannya selama 2 (dua) tahun berturut-turut sebagai The Best Government PR.
Dalam penyampaian informasi dilakukan melalui media konvensional dan media baru atau digital, Humas mengelolanya melalui PPID dan unit kerja lain sesuai anggaran yang ada dan target sasaran yang telah ditentukan yaitu lembaga pemerintah, LSM, dan masyarakat umum. Bukan tanpa alasan Humas Kemkominfo lebih menekankan pelatihan kepada lembaga pemerintah lainnya melainkan Humas Kemkominfo ingin membangun PPID-PPID lain di berbagai Badan Publik hingga pada akhinya publik dapat merasakan kualitas pelayanan dari berbagai bidang.
Berdasarkan ciri-ciri diatas yang telah diuraikan terlihat peran kombinasi Humas sebagai communication technician dan communication
facilitator. Namun lebih dominan kepada communication technician
karena Humas sebagai unsur pendukung dan tidak berwenang dalam beberapa hal terkait pelaksanaan pelayanan informasi publik. Sedangkan fungsi Humas Kemkominfo disimpulkan sebagai state of being dalam konteks pelayanan informasi publik.