BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3.11. Jenis Layanan Pengguna Pada Perpustakaan Umum Kota
3.11.1 Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Umum Kota
Kegiatan pelayanan sirkulasi yang dilakukan pada Perpustakaan Umum Kota Medan meliputi : keanggotaan, peminjaman, pengembalaian, perpanjangan, penagihan, dan pemberian sanksi.
3.11.1.1 Keanggotaan
Agar dapat meminjam bahan pustaka, pengguna perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota tersebut, pengguna harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi formulir yang disediakan. Adapun yang menjadi anggota Perpustakaan Umum Kota Medan adalah Pelajar, Mahasiswa, Pegawai/Karyawan serta Masyarakat Umum. Dari data yang didapat jumlah anggota Perpustakaan Umum Kota Medan dari tahun 2005-2008 sebanyak 37.838 orang.
Tabel-3 : Tabel Jumlah Anggota Perpustakaan Umum Kota Medan
TAHUN
ANGGOTA TOTAL
UMUM PNS MAHASISWA PELAJAR
2005-2006 3.557 840 6.798 7.322 18.131
2007 720 454 3.120 5.400 9.694
2008 791 462 3.345 5.415 10.013
JUMLAH ANGGOTA 37.838
Sumber : Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan, 2011
Untuk menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus mengisi surat permohonan menjadi anggota terlebih dahulu. Syarat untuk menjadi anggota Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Memenuhi peraturan-peraturan Perpustakaan kota Medan. b. Mengembalikan buku yang dipinjam tepat pada waktunya. c. Menjaga dan memelihara dengan baik buku yang dipinjam.
d. Membayar atau mengganti dengan buku yang sama apabila buku yang dipinjam rusak atau hilang.
e. Buku yang terlambat dikembalikan sipeminjam (anggota), sesuai dengan batas waktu yang ditentukan dikenakan sanksi dengan memberikan peringatan pertama, kedua dan ketiga dan apabila hal tersebut tidak diindahkan maka keanggotaannya dicabut dan dapat menjadi anggota Perpustakaan Kota Medan.
f. Jangka waktu peminjaman selama 14 (empat belas) hari dan dapat diperpanjang 7 (tujuh) hari lagi dengan terllebih dahulu memberi tahu petugas pelayanan umum sebelum masa pinjam berakhir.
g. Maksimal buku yang dipinjam sebanyak 2 (dua) lembar. h. Pas photo ukuran 2 x 3 sebanyak 3 (tiga) lembar.
i. KTP terlampir (KTP Kota Medan).
j. Formulir ini berlaku selama satu bulan sejak dikeluarkan.
Kartu tanda anggota digunakan apabila anggota perpustakaan ingin meminjam bahan pustaka di perpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainnya.
PEMERINTAH KOTA MEDAN
P E R P U S T A K A A N
JLN. ISKANDAR MUDA NO. 270 MEDANTELP. 4527921 KODE POS 20112
PERMOHONAN UNTUK MENJADI ANGGOTA Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Tempat/Tgl Lahir : Agama : Pekerjaan : Alamat Rumah/Telepon : Kelurahan/Kecamatan : Alamat Sekolah/Telepon :
Bermohon untuk dapat menjadi anggota Perpustakaan Kota Medan dengan persyaratan/perjanjian sebagai berikut :
1. Mematuhi peraturan-peraturan Perpustakaan Kota Medan 2. Mengembalikan buku yang dipinjam tepat pada waktunya 3. Menjaga dan memelihara dengan baik buku yang dipinjam 4. Membayar atau mengganti dengan buku yang sama apabila
buku yang dipinjam rusak atau hilang
5. Buku yang terlambat dikembalikan sipeminjam (anggota), sesuai dengan batas waktu yang ditentukan dikenakan sanksi dengan memberikan peringatan pertama, kedua dan ketiga dan apabila hal tersebut tidak diindahkan maka keanggotaannya dicabut dan dapat menjadi anggota Perpustakaan Kota Medan 6. Jangka waktu peminjaman selama 14 (empat belas) hari dan
dapat diperpanjang 7 hari lagi dengan terlebih dahulu memberitahu petugas pelayanan umum sebelum masa pinjam berakhir
7. Maksimal buku yang dapat dipinjam sebanyak 3 (tiga) eks. 8. Pas photo ukuran 2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar
9. KTP terlampir (KTP Kota Medan)
10.Formulir ini berlaku selama satu bulan sejak dikeluarkan. Demikian permohonan dan persyaratan ini saya perbuat dengan persetujuan orangtua saya, Kepala Sekolah, Kepala Jawatan, Dekan atau Pembantu Dekan, Ketua Jurusan dari Fakultas yang bersangkutan dan sipil (Umum) dari Kepala kelurahan setempat.
Medan,
Gambar- 3 : Formulir Permohonan Menjadi Anggota Perpustakaan Umum Kota Medan
Sumber : Perpustakaan Umum Kota Medan, 2011
A.DILIHAT DAN DISETUJUI OLEH C A T A T A N :
a.Kepala/Dekan :... Permohonan tersebut telah
b.Nama :... diterima menjadi anggota
Tanda tangan/Stempel Instansi Perpustakaan Kota Medan
dan telah terdaftar :
A. Mulai tanggal :... B. Dengan Nomor :... Dan telah berhak meminjam buku dan lain-lain dari Kantor Perpustakaan Kota Medan.
B.Nama Orangtua (Khusus Anak-anak) Medan,...
a.Nama : ... KEPALA KANTOR PERPUSTAKAN
b.Alamat :... KOTA MEDAN
Tanda Tangan
ZULKARNAIN, SH. PEMBINA
Dibawah ini contoh dari bentuk kartu anggota Perpustakaan Umum Kota Medan (Tampilan Depan)
(Tampilan Belakang)
Gambar- 4 : Kartu Anggota Perpustakaan Umum Kota Medan Sumber : Perpustakaan Umum Kota Medan,2011
3.11.1.2 Peminjaman
Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai/anggota perpustakaan meminjam bahan pustaka. Perpustakaan Umum Kota Medan menerapkan waktu peminjaman bahan pustaka adalah 14 (empat belas) hari. Maksimal buku yang yang dapat dipinjam sebanyak 3 (tiga) eksemplar. Sistem peminjaman sirkulasi yang digunakan pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah Sistem Buku Besar.
HANYA DAPAT MEMINJAM, JIKA MEMPERLIHATKAN
KARTU INI
NAMA :... ALAMAT :... ... ... PEKERJAAN :... Medan,...KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN UMUM KOTA MEDAN ZULKARNAIN, SH. NIP.19650114 199203 1 002 Pas Photo 2 x 3 Nomor :... Anggota yang nama dan gambarnya tercantum pada kartu ini dibenarkan meminjam buku ini :
Berlaku s/d :...
PERPUSTAKAAN UMUM
KOTA MEDAN
Adapun prosedur peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Peminjam mencari dan mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku. b. Buku yang sudah dipilih dan akan dipinjam diserahkan kepada petugas
perpustakaan, beserta kartu anggota.
c. Petugas melakukan pencatatan tanggal peminjaman dan pengembalian pada pada slip pengembalian yang ada dalam buku yang dipinjamkan. d. Petugas mengambil kartu buku tersebut disatukan dengan kartu anggota
peminjam dengan alat penjepit dan disusun menurut abjad nama peminjam.
e. Petugas menyerahkan buku kepada peminjam.
Dibawah ini contoh kartu buku Perpustakaan Umum Kota Medan
Gambar-5 : Kartu Buku Perpustakaan Umum Kota Medan Sumber : Perpustakaan Umum Kota Medan, 2011
3.11.1.3 Pengembalian
Pelayanan pengembalian bahan pustaka merupakan langkah berikutnya dari pelayanan peminjaman. Setelah habis masa peminjaman maka si peminjam wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya, jika tidak dikenakan denda/sanksi.
Adapun prosedur pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya kepada petugas sirkulasi beserta kartu anggota.
b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pada lembaran tanggal kembali (untuk melihat perlu dikenakan sanksi denda atau tidak). c. Petugas mengambil kartu anggota peminjam dari kotak kartu peminjaman. d. Petugas memberi tanda kembali pada kartu peminjaman.
e. Petugas mengembalikan kartu pada kantung buku. f. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam.
Menurut pantauan penulis, buku yang sudah dikembalikan oleh pengguna oleh petugas perpustakaan langsung disusun ke dalam rak, dengan terlebih dahulu mengelompokkan buku menurut nomor kalsifikasinya.
3.11.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjaman makdudnya adalah menambah batas waktu pengembalian bahan pustaka. Pada Perpustakaan Umum Kota Medan perpanjangan berlaku hanya satu kali selama 7 (tujuh) hari, setelah itu bahan perpustakaan harus dikembalikan.
Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Pengguna datang ke bagian sirkulasi dan membawa buku yang akan diperpanjang.
b. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku yang akan diperpanjang.
c. Petugas menyerahkan buku kepada pengguna yang memperpanjang masa pinjaman buku.
3.11.1.5 Penagihan
Penagihan merupakan kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Penagihan dilakukan apabila buku yang dipinjam pengguna telah lama melewati batas waktu pengembalian.
Proses penagihan peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Penagihan dilakukan apabila buku yang dipinjam pengguna telah lama melewati batas waktu pengembalian.
Adapun proses penagihan peminjaman bahan pustaka kepada anggota Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Buku yang terlambat dikembalikan si peminjam (anggota), sesuai dengan batas waktu yang ditentukan petugas akan memberikan peringatan pertama, kedua dan ketiga.
b. Namun jika peminjam (anggota) tidak mengindahkan maka petugas perpustakaan akan mendatangi alamat anggota yang bersangkutan dan keanggotaannya dicabut dan tidak dapat lagi menjadi anggota perpustakaan.
c. Batas waktu dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah masa peminjaman berakhir.
Cara penagihan yang dilaksanakan Perpustakaan Umum Kota Medan cukup baik karena dapat mengingtakan peminjam akan kewajibannya mengembalikan bahan pustaka tepat waktu, sehingga petugas perpustakaan tidak perlu lagi memberikan peringatan kepada peminjam (anggota).
3.11.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan, misalnya terlambat dalam pengembalian bahan pustaka dan mengembalikan bahan pustaka yang rusak. Pemberian sanksi yang sering terjadi di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam pengguna.
Sanksi yang diberikan kepada pengguna/anggota Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka maka pengguna diberi sanksi berupa peringatan/peneguran.
b. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang atau rusak karena kelalaian peminjam maka sipeminjam wajib membayar atau mengganti dengan buku yang sama sesuai dengan judul buku yang hilang atau rusak.
3.11.1.7 Statistik Pengunjung
Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan suatu perpustakaan. Statistik Perpustakaan Umum Kota medan dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung sehingga dapat diketahui seberapa besar mamfaat koleksi yang dilayankan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.
Tabel- 4 : Statistik Pengunjung Perpustakaan Umum Kota Medan
Tahun Pengunjung Total
Umum PNS Mahasiswa Pelajar
2005- 2006 7.215 4.352 12.896 12.135 36.598 2007 748 560 1.266 1.378 3.952 2008 840 603 1.321 1.802 4.566 2009 22.532 2010 24.027 Jumlah 91.675 Sumber : Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan, 2011
3.11.2 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan kembali informasi melalui koleksi referensi.
Pelayanan referensi di Perpustakaan Umum kota Medan bersifat pelayanan sistem terbuka, dimana pengguna perpustakaan dapat mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak buku dan membacanya di ruangan yang telah disediakan, tetapi koleksi referensi tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang. Koleksi referensi penempatannya dipisahkan dari koleksi umum. Pelayanan referensi di Perpustakaan Umum Kota Medan juga melayani pembaca/anggota perpustakaan dalam bentuk pertanyaan dan melayani permintaan data atau informasi dengan menggunakan bahan-bahan referensi.
Jumlah koleksi referensi yang terdapat di Perpustakaan Umum Kota Medan berjumlah 1.201 judul dengan 3.470 eksemplar.
Koleksi referensi yang dimiliki Perpustakaan Umum Kota Medan berupa :
Kamus Bahasa Indonesia
Kamus Bahasa Inggris
Kamus Bahasa Jerman
Kamus Bahasa Perancis
Ensiklopedia
Peraturan/Undang-Undang
Koleksi Khusus/Daerah
Tafsir Al-Qur’an
DDC (Dewey Decimal Classification)
Direktori
3.11.3 Pelayanan Digital
Pelayanan digital adalah pelayanan informasi yang diberikan kepada pengguna dalam bentuk digital, yang disajikan kepada pengguna melalui internet. Melalui jaringan internet pengguna lebih muda untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tidak hanya dalam bentuk teks namun juga gambar.
Pelayanan digital yang terdapat di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah layanan sistem terbuka, dimana setiap pengguna bisa memakainya secara bebas. Tetapi pihak Perpustakaan Umum Kota Medan tidak menyediakan komputer bagi yang ingin menggunakan fasilitas ini. Sehingga pengguna yang mempunyai
laptop/notebook saja yang bisa menikmati fasilitas ini. Ini dikarenakan pelayanan digital yang diberikan Perpustakaan Umum Kota Medan adalah layanan jalur internet bebas (Wi-Fi). Layanan ini diberikan kepada pengguna perpustakaan tanpa dipungut biaya.
3.11.4 Pelayanan Terbitan Berseri
Pelayanan terbitan berseri adalah pelayanan yang memberikan terbitan berseri kepada pengguna. Pelayanan terbitan berseri yang diberikan Perpustakaan Umum Kota Medan kepada penggunanya merupakan sistem layanan terbuka. Dimana penggunanya langsung menuju rak tempat koleksi terbitan berseri berada. Koleksi terbitan berseri hanya dapat dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjamkan. Terbitan berseri yang terdapat di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut :
Jurnal : Arkeologi : Sangkhakala
Surat Kabar : Waspada, Analisa, Sinar Indonesia Baru.