BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.7 Sistem Layanan Perpustakaan
Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan koleksi dengan baik. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua jenis yaitu sistem layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (close access).
Menurut Yusuf (1995 : 135), “Sistem layanan perpustakaan dikenal dengan istilah sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup”.
Menurut Lasa (1994 : 6), untuk menetukan sistem pelayanan yang paling tepat digunakan maka perpustakaan harus memperhatikan :
1. Jumlah dan kualitas tenaga yaitu tenaga yang terampil dan terdidik telah tersedia demi kelancaran tugas-tugas kepustakawanan.
2. Faktor ruangan yaitu luas sempitnya ruangan yang dimiliki perpustakaan tersebut.
3. Jumlah koleksi yaitu besra kecilnya koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut apakah sebanding dengan jumlah pengguna, jumlah rata-rata peminjaman tiap hari, jangka waktu pinjam yang diperboleh.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa penentuan sistem yang akan digunakan didasarkan pada keadaan yang ada pada perpustakaan yang bersangkutan adalah penting, sebab menyangkut kesiapan dari perpustakaan itu sendiri untuk menerapkan sistem yang akan dijalankan.
2.7.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access)
Dalam sistem pelayanan terbuka perpustakaan memberi kebebasan kepada para pemakai untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan.
Menurut buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 79), “Sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengunjung untuk memilih dan mencari sendiri bahan pustaka yang ada di rak buku.”
Menurut Darmono (2001 : 139) pengertian sistem layanan terbuka adalah “sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendakinya dari jajaran koleksi perpustakaan”.
Pendapat-pendapat diatas menyatakan bahwa sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk memilih langsung bahan pustaka apa yang mereka butuhkan.
Sistem pelayanan terbuka ini mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan seperti:
a. Kelebihannya
Adapun kelebihan dari pelayanan terbuka adalah :
Pengguna bebas memilih bukunya sendiri, artinya pemakai dapat melakukan browsing atau pemilihan koleksi secara bebas di rak. Jika pemakai tersebut ingin mencari buku mengenai suatu topik tertentu (misalnya saja bertanam dengan cara hidroponik) maka dia dapat memilih- milih sendiri buku yang cocok dengan keinginannya di rak.
Kebebasan ini menimbulkan rangsangan untuk membaca. Ketika dia memilih-milih buku yang diinginkannya, mungkin dia menemukan buku lain yang menarik perhatiannya, dan karena tertarik dia akan melihat-lihat dan mungkin saja dia akan membacanya.
Kalau buku yang dikehendaki tidak ada, dapat memilih buku yang lain. Mungkin pada saat masuk perpustakaan seorang pemakai berniat untuk mencari buku dengan judul dan pengarang tertentu (misalnya saja Manajemen Perpustakaan karangan Sutarno NS). Pemakai tersebut dapat mencari judul buku yang dimaksudkannya tersebut langsung ke rak buku (jika dia tahu lokasi buku tersebut), atau mencari dulu di katalog. Pada saat mencari buku di rak, ternyata buku Manajemen Perpustakaan karangan Sutarno NS tidak ada, namun pemakai tersebut menemukan buku lain dengan judul kurang lebih sama misalnya Manajemen Perpustakaan yang dikarang oleh Lasa HS, dan isi buku tersebut cocok dengan kebutuhannya. Maka pemakai tersebut dapat menggunakan buku tersebut sebagai pengganti buku yang dicarinya karena topik dan isi buku tersebut sama dengan buku yang dicarinya.
Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan (Ramdan, 2009).
b. Kekurangannya
Adapun kekurangan dari pelayanan terbuka adalah :
Susunan buku dalam rak menjadi sulit teratur. Sebagai akibat dari kebebasan pemakai mengambil buku ke rak, maka susunan rak tersebut akan menjadi tidak teratur. Untuk mengurangi ketidak-teraturan susunan buku ini, maka perpustakaan harus memberikan peringatan bahwa pemakai tidak boleh menyimpan sendiri koleksi yang sudah digunakannya ke dalam rak. Juga perlu diingatkan bahwa hanya buku yang diperlukan saja yang diambil dari rak dan dibaca di meja baca yang sudah disediakan, bukan membacanya disela-sela rak. Pendidikan pemakai perlu dilakukan secara terus menerus agar pemakai mengetahui cara-cara mencari buku secara sistematis dan benar. Dengan demikian pemakai tidak akan mencari buku dengan cara mengacak-acak rak secara sembarangan.
Kemungkinan banyak buku yang hilang. Buku hilang juga merupakan salah satu resiko dari sistem pelayanan terbuka. Untuk itu perlu pengawasan yang baik terutama di pintu keluar. Untuk mengurangi penyobekan halaman buku, maka perlu dilakukan monitoring oleh petugas atau pustakawan. Beberapa perpustakaan besar sering menempatkan kamera pengontrol (atau cermin cembung sebagai cermin pengawas) pada tempat-tempat yang diperkirakan akan terjadi penyobekan. Penyediaan mesin fotokopi yang dekat dengan ruang koleksi juga perlu dipertimbangkan, khususnya apabila di perpustakaan tersebut banyak koleksi yang tidak dipinjamkan. Dengan penyediaan mesin fotokopi tersebut kemudahan mendapatkan salinan buku dapat diperoleh oleh pengguna sehingga mengurangi keinginan untuk melakukan penyobekan atau pencurian oleh pemakai perpustakaan.
Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa (Ramdan, 2009).
Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa, sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki dari jajaran koleksi. Namun sistem layanan terbuka membutuhkan keamanan yang lebih baik karena kemungkinan buku hilang relatif lebih besar.
2.7.2 Sistem Layanan Tertutup (Close Access)
Kebalikan dari sistem pelayanan terbuka adalah sistem pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas. Penelusuran/pencarian koleksi harus melalui katalog. Petugas selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak.
Menurut Soeatminah (1992 : 137), “ Sistem pelayanan tertutup adalahsuatu sistem yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi”.
Sedangkan menurut Lasa (1994 : 5) menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia koleksinya akan diambil oleh petugas”.
Dilihat dari kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa, pelayanan tertutup (Close Access) adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan
kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang ada di perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam harus dicari melalui katalog, kemudian pengguna mencatat data buku yang akan dipinjam dan diberikan kepada petugas layanan untuk diambil dari jajaran koleksi.
Sistem pelayanan tertutup ini mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan seperti:
a. Kelebihannya
Adapun kelebihan dari pelayanan tertutup adalah :
Susunan dan letak buku lebih teratur dan terpelihara. Hal ini karena hanya petugas (yang tentunya sudah terampil dalam menyusun buku) yang menyimpan dan mengambil buku ke rak.
Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna. Dengan demikian keamanan koleksi dapat terjaga dengan sendirinya (Ramdan, 2009).
b. Kekurangannya
Adapun kekurangan dari pelayanan tertutup adalah :
Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable).
Melihat dari katalog kadang - kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang.
Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pelayanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Kadang-kadang, jika petugas lelah dalam melayani, petugas cenderung kurang teliti dalam mencari koleksi yang dibutuhkan pengguna sehingga buku yang seharusnya ditemukan di rak dikatakan tidak ada kepada pengguna. Untuk menghindari hal ini pada perpustakaan yang jumlah pemakainya besar, perlu dilakukan pergiliran petugas (shift). Dengan demikian petugas bisa secara bergiliran beristirahat.
Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan (Ramdan, 2009).
Berdasarkan uaraian diatas, dapat disimpulkan bahwa, ada kemungkinan beberapa koleksi tidak dapat dimamfaatkan oleh pengguna karena pengguna katalog terbatas dan harus menggunakan antrian. Namun kerapian dan keamanan buku lebih terjamin.