Judul Kert
Judul Kert
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinil dan belum pernah disajikan sebagai tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Mei 2011
“Dan Tuhanmu telah memerintahkan supaya kamu jangan menyembah
selain Dia dan hendaklah kamu berbuat baik pada ibu bapakmu dengan
sebaik-baiknya. Jika salah seorang di antara keduanya atau kedua-duanya
sampai berumur lanjut dalam pemeliharaanmu, maka sekali-kali janganlah
kamu mengatakan kepada keduanya perkataan "ah" dan janganlah kamu
membentak mereka dan ucapkanlah kepada mereka perkataan yang mulia.”
(Q.S. Al-Isra :23)
Dalam setiap irama tubuhmu kau selalu menyapa
Dalam kepenatan yang tak pernah terbisikkan kau selalu mendekap Dalam kerinduan yang sangat kau tak pernah ingin lepas dariku
Usiaku kini telah berubah, Aku bukan lagi balita kecil Kaulah yang telah membentuk jiwa mentah ini
Kaulah yang telah mengelola emosi labil ini Menjadi lokomotif kemajuan
Kala yang lain terlelap, Kutahu kau tak pernah terlena Kau selalu berpacu dengan waktu
Pikiran, hati, jiwa, dan emosimu selalu bekerja demi masa depanku Kaulah pengantar luasnya pengetahuanku
Kala wadah kosa kataku hanya bagai tetesan air Kaulah yang memenuhinya hingga menjadi lautan Andai aku bisa, Ayah
Andai aku mampu, Ibu
Kan kupersembahkan cahaya seterang kilauanmu
Sehangat dekapanmu, setulus kasihmu dan sebijak nasihatmu Kutahu, Ayah Ibu
Tanganmu tak pernah lepas berharap untukku Dalam setipa doa yang kau panjatkan
Kutahu, Ayah Ibu
Senyummu selalu menyapa dalam setiap kata cinta Yang keluar dari lisanmu
Kutahu Ayah Ibu mata hatimu selalu terjaga dalam derap langkahku
Ya Allah...
Kutengadahkan tanganku berharap
Kau membahagiakan mereka sepertiku kini Ya Rabbi...
Sejahterakanlah Ayah dan Ibu ku Karena beliaulah, pelangi matahariku
Hari ini kuhaturkan dengan tulus kepadamu
Karya tulis ini ini khusus penulis persembahkan
Teristimewa kepada kedua orangtua yang sangat penulis sayangi dan
cintai, Ibunda “Yuslinar Maru’ao” dan Ayahanda “Syaharwan Harefa”
dan ketiga orang adik penulis “Fandy Ahmad Harefa, Farida Ainun
Harefa, Herlina Sari Harefa” yang telah memberi doa, motivasi dan
dukungannya kepada penulis dalam menyelesaikan studi. I Love U all
By :
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Umum Kota Medan” yang merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan, dorongan dari berbagai pihak sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terimakasih yang tulus kepada semua pihak yang telah memberikan bimbingan, dukungan dan bantuan selama proses penyelesaian kertas karya ini. Secara khusus penulis tuturkan terimakasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Hotlan Siahaan,S.Sos, M.I.Kom, selaku Sekretaris Jurusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Ishak,SS,M.Hum, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, bimbingan, dorongan serta motivasi selama Penulis menuntut ilmu di D-III Perpustakaan dan dalam penyelesaian kertas karya ini.
6. Ibu Himma Dewiyana,ST,M.Hum, selaku Dosen Wali penulis selama mengikuti Pendidikan pada Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Staff Pengajar, Dosen, dan Pegawai Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan pengetahuan dan bantuannya selama Penulis menjadi Mahasiswa.
8. Bapak Zulkarnain, SH, selaku Kepala Kantor Perpustakaan Kota Medan yang telah memberikan izin bagi penulis untuk mengadakan observasi. 9. Ibu Rohani, Bu Mutia, Bu Puja, Bu Diana, Bu Nur, Bu Habibah, Bu Lina,
Pak Taufik, Pak Chairil, Pak Huller serta seluruh Staff Pegawai Perpustakaan Kota Medan yang telah banyak memberikan informasi dan bantuan kepada Penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
10.Kedua Orang Tua Penulis yang tercinta Ayahanda Syaharwan Harefa dan Ibunda Yuslinar Maru’ao yang selalu memberikan do’a dan kasih sayang yang tak terhingga kepada Penulis. Pa’ Ma’ kalian adalah sumber kekuatan dalam hidupku selama ini. Allah memberikan Ayah dan Ibu yang terbaik yang pernah ada dalam hidupku, ku letakkan rasa bangga di dalam dadaku. I Love U.
11.Adik-Adikku tercinta Fandy Ahmad Harefa, Farida Ainun Harefa, & Herlina Sari Harefa yang telah memberikan dukungan, motivasi, semangat dan kasih sayang bagi penulis dalam menyelesaikan pendidikan penulis. Ndy, Nun, Lin kakak sayang kalian semua.
12.Abang/Kakak Sepupu penulis yang bawel b’ Edy, b’ Emin, k’ Elfitah, k’ Vita, Midar dan Evi yang selalu mengingatkan penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini.
13.My BFF (Best Friend Forever) “d’Lamang” Rina (InoNg), Tika (Tik0ng), uLi (uLd0ng), Novia (Upik), Dedek (Kodek) yang mendukung dan memberikan semangat pada Penulis dalam menyelesaikan karya tulis ini. 14.Sahabat Penulis “SD 5 Comunity” Reza, Zhia, Hetty, Febry, Julianto,
15.Sahabat Penulis “Antipapat Smansasi” Tika, Icha, Andy Omen, Andy Lu, Frengky, Andreas, Tina, de-el-el yang gak bisa disebutin satu-satu terima kasih ma dukungannnya dan doanya.
16.Teman-teman keluarga besar “In d’Kozt Worship” yang selama hampir tiga tahun menemani penulis dalam suka maupun duka sebagai anak kost yang mandiri. Dayu Anisa, Dani (Mak Ucok), k’ Ros, k’ Medina, k’ Dheswita, Vina, Nelly, Kiky, Glora, k’ Nita, Siska, Hera, Siska “kocik”, Friska “UciL”, yaNti, Winda, Ely dan Tere. Gak lupa juga b’ Ube, b’ Bendry, b’ Hery “Cacing”, b’ Nardo, k’ Louis dan k’ Tika serta si imut-imut Marvel n Riris. Terima kasih atas senyum, tawa, sedih, amarah, tangis, benci dan senang yang telah kalian berikan padaku selama ini. I Love U aLL.
17.Abang/Kakak Senior Prodi D-III Perpustakaan USU Bg Hafiz ’04, Bg Indra ’05, Bg Febry ’07, Bg Reza ’07, Bg FadLan ’07, Bg Dedy ’07, Bg Sandy ’07, k’ Dian CakiL ’07, k’ Nizwah ’06 yang telah banyak membantu penulis selama kuliah. Jasa kalian gak pernah hiLda lupakan. 18.Adek-Adek Junior Prodi D-III Perpustakaan stambuk 2009 Agus, Wendy,
Mardiah dan Icha Nadra serta stambuk 2010 Jati “HoLidAy”, IqbaL, Heru, Ario Pinem, Melati, Tanjung, Tika, Rina, Arum, Fahry, Usi, Zaid.
19.Teman-Teman Mahasiswa Stambuk 2008 Program Studi D-III Perpustakaan yang telah sama-sama berjuang dengan Penulis dalam menyelesaikan studi. Ema, Debora, Farida, Aini, Miftah (Bu Ketua), Anum (c0rr0), BeLLa, Yuni, Siti, Dayu, Dani, Elis, PoLtak, Afif, BerLi, ImeLda (MameL), de-el-el yang tak disebutkan satu-satu terima kasih atas senyum, tawa, sedih, amarah, tangis, benci dan senang selama ini. Dan tidak lupa juga untuk Nita dan Chia yang saat ini tiada persahabatan yang terjalin diantara kita, Esok beLum tentu.
20.Teman kampus b’ Surya, eLga, b’ riky, b’ Isva, suLa, apRi, 0sin, Lia, k’ Mike (Amc0r), uLin, b’ syaHriL, b’ Ricky Putra Pratama (BDP) makasih ma dukungan n doanya.
b’ aZmi, b’ Agus Rahmat, b’ icHsan Lohot, b’ deswan, b’ heNdry, Mr. Shanawas Kanuur, Junizah, k’ Nanda, iCha. Makacih atas dukungan dan semangatnya.
22.Serta semua pihak yang telah membuat warna-warni dalam hidup penulis dan dalam pengerjaan kertas karya ini. Menjadi seseorang yang perfect sangat tidak mudah dan tidak ada manusia yang sempurna di dunia ini. Mungkin lebih baik kalau berusaha menjadi realis dengan tetap berusaha berbuat baik lebih banyak lagi.
Akhir kata penulis menyadari masih terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penyajian maupun dalam penulisan. Untuk itu, Penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi perbaikan kertas karya ini. Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih atas segala bantuannya.
Medan, Mei 2011
Penulis
Hilda Syaf’aini Harefa NIM : 082201031
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1Latar Belakang Penulisan ... 1
1.2Tujuan Penulisan ... 3
1.3Manfaat Penulisan ... 3
1.4Ruang Lingkup Penulisan ... 3
1.5Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
2.1 Perpustakaan Umum ... 5
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 5
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum ... 6
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum ... 8
2.2 Struktur Organisasi ... 8
2.3 Koleksi Perpustakaan ... 10
2.3.1 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan ... 11
2.4 Pelayanan Pengguna Perpustakaan ... 12
2.4.1 Pengertian Pelayanan Pengguna Perpustakaan ... 12
2.4.2 Tujuan Pelayanan Pengguna Perpustakaan ... 12
2.5 Pengguna Perpustakaan Umum ... 13
2.6 Layanan Perpustakaan Umum ... 13
2.7.1 Sistem Layanan Terbuka (Open Access) ... 15
2.7.2 Sistem Layanan Tertutup (Close Access) ... 17
2.8 Jenis-Jenis Pelayanan Pengguna ... 19
2.8.1 Pelayanan Sirkulasi ... 20
2.8.1.1 Keanggotaan ... 22
2.8.1.2 Peminjaman ... 23
2.8.1.3 Pengembalian ... 27
2.8.1.4 Perpanjangan ... 27
2.8.1.5 Penagihan ... 28
2.8.1.6 Pemberian Sanksi ... 28
2.8.1.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka ... 29
2.8.1.8 Statistik Pengunjung ... 29
2.8.2 Pelayanan Referensi ... 30
2.8.2.1 Ragam Kegiatan Pelayanan Referensi ... 31
2.8.2.2 Koleksi Referensi ... 33
2.8.3 Pelayanan Pendidikan Pemakai ... 35
2.8.4 Pelayanan Terjemahan ... 36
2.8.5 Pelayanan Fotokopi ... 37
2.8.6 Pelayanan Anak ... 37
2.8.7 Pelayanan Remaja ... 38
2.8.8 Pelayanan Silang Layan ... 39
2.8.9 Pelayanan Audio-Visual... 39
2.8.10 Pelayanan Terbitan Berseri ... 40
2.8.11 Pelayanan Digital ... 40
BAB III PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN
UMUM KOTA MEDAN ... 43
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Umum Kota Medan ... 43
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan Umum Kota Medan ... 43
3.3 Tugas & Fungsi Perpustakaan Umum Kota Medan ... 44
3.4 Jam Buka Perpustakaan Umum Kota Medan ... 44
3.5 Sarana dan Prasarana Perpustakaan Umum Kota Medan ... 45
3.5.1 Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan Umum Kota Medan ... 45
3.5.2 Anggaran Perpustakaan Umum Kota Medan ... 45
3.6 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan ... 46
3.7 Peraturan & Tata Tertib Perpustakaan Umum Kota Medan ... 52
3.8 Pengguna Perpustakaan Umum Kota Medan ... 53
3.9 Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan ... 54
3.10 Sistem Layanan Perpustakaan Umum Kota Medan ... 56
3.11.Jenis Layanan Pengguna Pada Perpustakaan Umum Kota Medan ... 56
3.11.1 Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Umum Kota Medan ... 56
3.11.1.1 Keanggotaan ... 57
3.11.1.2 Peminjaman ... 61
3.11.1.3 Pengembalian ... 63
3.11.1.4 Perpanjangan ... 63
3.11.1.5 Penagihan ... 64
3.11.1.6 Pemberian Sanksi ... 64
3.11.2 Pelayanan Referensi ... 65
3.11.3 Pelayanan Digital ... 66
3.11.4 Pelayanan Terbitan Berseri ... 67
3.11.5 Pelayanan Pendidikan Pengguna... 67
3.11.6 Pelayanan Anak ... 68
3.11.7 Perpustakaan Keliling ... 68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 72
4.1 Kesimpulan ... 72
4.2 Saran ... 72
DAFTAR PUSTAKA ... 74
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Profil Kepegawaian Perpustakaan Umum Kota Medan ... 52
Tabel 2 Jumlah Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan Tahun 2010 ... 54
Tabel 3 Tabel Jumlah Anggota Perpustakaan Umum Kota Medan ... 57
Tabel 4 Statistik Pengunjung Perpustakaan Umum Kota Medan ... 65
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum ... 10
Gambar 2 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan ... 51
Gambar 3 Contoh Formulir Permohonan Untuk Menjadi Anggota... 60
Gambar 4 Contoh Kartu Anggota Perpustakaan Umum Kota Medan ... 61
Gambar 5 Kartu Buku Perpustakaan Umum Kota Medan ... 62
Gambar 6 Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan ... 78
Gambar 7 Ruang Bacaan Umum ... 78
Gambar 8 Jajaran Koleksi Perpustakaan ... 79
Gambar 9 Bagian Layanan Sirkulasi ... 79
Gambar 10 Ruang Layanan Referensi ... 80
Gambar 11 Ruang Pelayanan Anak ... 80
Gambar 12 Pelayanan digital (Layanan Wifi) ... 81
Gambar 13 Koleksi Deposit Perpustakaan Pemko Medan ... 81
Gambar 14 Koleksi Perpustakaan Keliling Pemko Medan ... 82
Gambar 15 Mobil Perpustakaan Keliling Pemko Medan ... 82
Gambar 16 Penelusuran Informasi ... 83
Gambar 17 Lemari Katalog Perpustakaan Pemko Medan ... 83
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Penulisan
Perpustakaan merupakan pusat informasi dimana bahan-bahan perpustakan dikumpul, diolah dan kemudian disebarluaskan agar dapat dimamfaatkan semaksimal mungkin oleh pengguna. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin berkembang pesat, perpustakaan sebagai pusat informasi tentu mendukung pengguna dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan .
Perpustakaan Umum (Public Libraries) merupakan salah satu pusat informasi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi utama yang menghimpun, memelihara, melestraikan,mengolah dan menyajikan informasi kepada seluruh lapisan masyarakat. Perpustakaan Umum mempunyai peran sebagai lembaga netral di dalam masyarakat. Perpustakaan Umum bagi masyarakat menjadi tempat bahan rujukan dalam mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing yang pada akhirnya masyarakat mendapat informasi yang baik dan berkualitas. Kegiatan utama di perpustakaan umum adalah melayani masyarakat sebagai pengguna perpustakaan. Perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa, karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang dapat diraih umum.
Perpustakaan Umum Kota Medan adalah salah satu perpustakaan yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai tempat rujukan mencari informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat kota Medan pada umumnya. Dimana semua pengguna perpustakaan bebas berkunjung dan para pengguna juga dapat melihat langsung koleksi-koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan tersebut.
Perkembangan suatu perpustakaan dapat dilihat dari kegiatan pelayanannya. Karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh suatu perpustakaan. Pelayanan pengguna merupakan salah satu tugas penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna merupakan suatu unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan, informasi, dan pengarahan sehingga pengguna dapat menelusur dan mempelajari informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan. Dapat dikatakan bahwa suatu perpustakaan dianggap bermutu apabila dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pengguna. Untuk melaksanakan tugas layanan dengan baik, pihak perpustakaan perlu mempelajari, memahami dan mengerti akan kebetuhan penggunanya. Dimana memberikan pelayanan perpustakaan harus mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga fungsi perpustakaan benar-benar terlaksana.
Secara umum pelayanan pengguna adalah salah satu kegiatan perpustakaan yang penting dan harus dilakukan secara baik. Pelayanan dilakukan pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan tugas pokok organisasi. Keberhasilan perpustakaan umum dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya tidak terlepas dari masyarakat dan pelayanan yang diberikan secara efektif dan efisien. Kebutuhan masyarakat akan informasi menjadi hal yang penting oleh perpustakaan umum. Apabila perpustakaan umum dapat memberikan pelayanan yang baik dan bermamfaat maka masyarakat akan mengerti pentingnya keberadaan perpustakaan bagi mereka.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan utama penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui dan menambah wawasan tentang Pelayanan Pengguna Perpustakaan dan memiliki tujuan khusus yaitu :
1. Untuk mengetahui jenis pelayanan pengguna yang tersedia pada Perpustakaan Umum Kota Medan.
2. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pelayanan pengguna pada Perpustakaan Umum Kota Medan dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.
3. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi Perpustakaan Umum Kota Medan dalam melakukan kegiatan pelayanan pengguna.
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang didapatkan dari penulisan kertas karya ini adalah :
1. Sebagai bahan masukan dan menambah pengetahuan para pembaca tentang Pelayanan Pengguna Perpustakaan.
2. Bagi Prodi Perpustakaan & Informasi D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ialah menambah jumlah dan variasi referensi tentang pembuatan Karya Tulis tentang Pelayanan Pengguna.
3. Bagi Perpustakaan Umum Kota Medan sebagai patokan dasar bagi mereka untuk lebih meningkatkan kinerja dalam Pelayanan Pengguna Perpustakaan.
4. Bagi penulis sendiri,menambah wawasan dan lebih memahami pengetahuan tentang Pelayanan Pengguna yang ada diperpustakaan.
1.4 Ruang Lingkup Penulisan
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode yang dilakukan oleh penulis dalam penyusunan kertas karya ini adalah :
1. Studi Kepustakaan (Library Research) yaitu penelitian terhadap bahan-bahan yang berupa buku, artikel majalah dan yang lainnya yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas.
2. Studi Lapangan (Field Research) yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung pada Perpustakaan Umum Kota medan dan wawancara kepada pegawai perpustakaan yang terkait.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Umum
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan Umum merupakan perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran yang terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia, jenis kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan tempat memperoleh informasi mengenai berbagai masalah, tempat rekreasi intelektual serta tempat belajar berkesinambungan.
Menurut Reitz yang dikutip oleh Hasugian (2009) yang dimaksud dengan perpustakaan umum adalah “ A library or library system that provides unrestricted access to library resources and services free of charge to all the
resident of a given community, district, or geograpich region, supported wholly or
in part by public funds”. Dalam pengertian sederhana definisi di atas menyatakan
bahwa Perpustakaan Umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 46), “Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”.
Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5) dijelaskan bahwa : Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan.
melayani segala informasi yang dibutuhkan oleh pengguna di suatu daerah tertentu tanpa membedakan penggunanya. Perpustakaan umum didanai oleh umum serta jasa yang diberikan pada dasarnya cuma-cuma sebagai media mencerdaskan kehidupan bangsa.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya penyelenggaraan Perpustakaan Umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuannya, perpustakaan umum biasanya mengelompokkan objeknya menjadi empat yaitu :
1. Pendidikan
Perpustakaan umum bertuggas memelihara dan menyediakan sarana untuk pengembangan perorangan/kelompok pada semua tingkat kemampuan pendidikan.
2. Informasi
Perpustakaan menyediakan kemudahan bagi pemakai berupa akses yang cepat terhadap informasi yang tepat mengenai seluruh pengetahuan manusia.
3. Kebudayaan
Perpustakaan merupakan pusat kehidupan, kebudayaan dan secara aktif mempromosikan partisipasi dan apresiasi semua bentuk seni.
4. Rekreasi
Perpustakaan memainkan peran penting dalam mendorong penggunaan secara aktif rekreasi dan waktu senggang dengan pnyediaan bahan bacaan (Sulistyo-Basuki, 1991 :48).
Dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 6) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum di rinci ke dalam 3 (tiga) jenis tujuan, antara lain :
1. Tujuan Umum
Tujuan umum dari perpustakaan umum adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup, serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada dalam jangkauan layanannya. Sehingga terkembang daya kreasi dan inovasi bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.
2. Tujuan Fungsional/Khusus
Tujuan fungsional atau tujuan khusus perpustakaan umum antara lain : a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca
b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, serta memanfaatkan informasi.
c. Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memamfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan hasil guna.
d. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri. e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
g. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggungjawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.
h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
3. Tujuan Operasional
Tujuan operasional perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus di capai, serta cara untuk mencapainya. Sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur, dan dievaluasi tingkat keberhasilannya.
Adapun Manifesto Perpustakaan Umum Unesco pada tahun 1972 (Sulistyo-Basuki, 1991) menyatakan bahwa perpustakan umum mempunyai 4 tujuan utama yaitu :
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik. 2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama, informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermamfaat bagi masyarkat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.
4. Bertindak selaku agen cultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum
Untuk mencapai tujuan di atas Perpustakaan Umum mempunyai beberapa fungsi yang harus dilaksanakan. Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Secara umum fungsi perpustakaan menurut Hasugian (2009 : 82) adalah :
1. Penyimpanan 2. Pendidikan 3. Penelitian 4. Informasi 5. Kultural 6. Fungsi rekreasi
Sedangkan dalam Buku Pedoman Perlengkapan Perpustakaan Umum (1992:5) adalah :
1. Menyediakan bahan pendidikan (Educating)
2. Menyediakan dan menyebarluaskan informasi (Informatif) 3. Menyediakan bahan-bahan yang berfungsi rekreasi (Rekreatif)
4. Menyediakan bahan yang berisi petunjuk, pedoman dan bahan-bahan rujukan bagi anggota masyarakat (Referensif)
5. Melestarikan bahan pustaka dan hasil budaya bangsa untuk dapat dimanfaatkan masyarakat umum (Dokumentari)
6. Menyediakan layanan penelitian (Riset kualitatif dan kuantitatif)
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal atau dengan istilah lain sebagai pusat deposit lokal.
2.2 Struktur Organisasi
Menurut Lasa (2005:275), “Pengorganisasian adalah penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga.”
Organisasi adalah suatu bentuk kerja sama antara sekelompok orang berdasarkan suatu keterikatan (perjanjian) untuk mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu (Sutarno NS, 2006 : 46).
Untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan dan koordinasi, perpustakaan umum harus melakukan pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab serta pengaturan hubungan antara bagian-bagian yang ada di perpustakaan. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 54) bahwa :
“Setiap perpustakaan perlu di atur dan di tata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Pengetahuan tentang seluk-beluk susunan, pelaksanaan, dan teknik kepustakawanan di sebut organisasi dan administrasi perpustakaan”.
Teori tentang struktur organisasi perpustakaan umum dewasa ini oleh para peneliti dapat dijadikan panduan dalam menyusun struktur organisasi perpustakaan secara baik, salah satunya yang dikemukakan oleh Taslimah Yusuf (1996 : 37) menyatakan bahwa :
Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya pada buku saja, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman. Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 19), dinyatakan bahwa : “Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, koleksi perpustakaan umum terdiri dari bahan pustaka tercetak, bahan pustaka terekam dan bahan pustaka elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi.
2.3.1 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan Umum
Perpustakaan harus memberikan ciri bagi jenis perpustakaan yang dibentuk. Jenis koleksi yang terdapat di Perpustakaan Umum harus sesuai dengan kebutuhan pengguna masyarakat. Karena koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama (pilar) sebuah perpustakaan. Koleksi perpustakaan umum harus mencakup semua disiplin ilmu dan dimaksudkan untuk dipakai oleh semua lapisan masyarakat, sehingga penekanannya terletak pada variasi jenis koleksi.
Menurut Taslimah Yusuf (1996 : 75) berbagai jenis bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Buku teks atau monografi. 2. Buku fiksi.
3. Majalah. 4. Surat kabar.
5. Brosur atau pamflet. 6. Buku referensi. 7. Bahan grafis. 8. Bahan kartografi.
9. Bentuk komputer atau nonbuku.
Selain pendapat di atas, menurut Sutarno (2006 : 71) pengelompokkan bahn pustaka diperpustakaan terdiri atas :
1. Kelompok bahan pustaka umum.
2. Kelompok bahan pustaka rujukan (referensi).
3. Kelompok bahan pustaka berkala (majalah dan surat kabar) 4. Kelompok bahan pustaka pandang dengar.
5. Kelompok bahan pustaka pandang dengar (audio visual).
7. Kelompok bahan pustaka yang disesuaikan dengan kelompok pembaca, misalnya untuk anaka-anak, remaja, dewasa, dan lain-lain.
8. Kelompok bahan pustaka tertentu, misalnya untuk penelitian dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa setiap perpustakaan harus memperhatikan koleksi guna mendukung, memperlancar, dan meningkatkan kualitas koleksi perpustakaan agar dapat memberikan informasi yang dapat disesuaikan dan dimanfaatkan dengan kebutuhan masyarakat.
2.4 Pelayanan Pengguna Perpustakaan
2.4.1 Pengertian Pelayanan Pengguna Perpustakaan
Pelayanan pengguna merupakan salah satu kegiatan yang utama di perpustakaan. Layanan ini merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan pengguna sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan. Citra perpustakaan terutama ditentukan oleh pendapat masyarakat pengguna. Reputasi perpustakaan didasarkan atas jasa yang diberikan kepada pengguna. Setiap perpustakaan yang besar atau yang kecil, harus memperhatikan benar hubungan dengan masyarakat pengguna.
Menurut Direktorat Jendral Perguruan Tinggi (2004:53) menyatakan bahwa : Pelayanan pengguna merupakan layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan sehubung dengan pemamfaatan koleksi tersebut. Pelayanan pengguna ini bertujuan agar perpustakaan dapat menggunakan bahan perpustakaan dengan mudah, cepat, dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna”.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan pelayanan pengguna merupakan kegiatan yang memberikan jasa kepada pengguna secara baik, benar dan tepat agar para pengguna merasakan kepuasan.
2.4.2 Tujuan Pelayanan Pengguna
Menurut Hidayat (2009:12), menyatakan bahwa, “Tujuan dari pelayanan perpustakaan adalah melayani pengguna untuk memperoleh bahan pustaka yang mereka perlukan, agar pengguna mengetahui apa yang ada diperpustakan maupun kegiatan-kegiatan perpustakaan yang lain, misalnya kegiatan promosi perpustakaan”.
Pelayanan perpustakaan ini bertujuan mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. Perkembangan dari pelayanan perpustakaan banyak dipengaruhi oleh kemampuan perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan dan kelengkapan koleksi yang dimiliki,semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan untuk dapat meningkatkan penggunaan koleksi.
2.5 Pengguna Perpustakaan Umum
Pengguna yang menjadi objek layanan adalah masyarakat pengguna perpustakaan. Adapun kelompok pengguna tersebut, adalah yang sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan, kecuali perpustakaan umum yang memang harus melayani pengguna dari semua lapisan masyarakat. Pengguna perpustakaan umum sangat beragam, hal ini sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan umum yang melayani masyarakat mulai dari tingkat persiapan sekolah hingga perguruan tinggi, peneliti dan umum. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992:92) bahwa “mengingat fungsinya sebagai perpustakaan umum, maka penggunanya terdiri dari berjenis-jenis lapisan masyarakat yang memiliki kebutuhan dan minat yang berbeda terhadap bahan pustaka yang diinginkan”.
Dengan keberagaman pengguna pada perpustakaan umum, maka dibutuhkan perbandingan yang proporsional antara jumlah koleksi dan ruangan dengan jumlah pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi.
2.6 Layanan Perpustakaan Umum
terbebas dari pekerjaan. Pustakawan di bagian pelayanan masih harus melakukan statistik perpustakaan, merapikan berkas peminjaman dan kartu buku (terutama bagi perpustakaan yang belum menerapkan otomasi perpustakaan), melakukan pengrakan (selving) dan lain-lain. Walaupun bagian pelayanan ini merupakan bagian yang secara langsung berhadapan dengan pemakai dan mungkin dianggap bagian yang paling penting, namun setiap perpustakaan harus menyadari bahwa kelancaran layanan perpustakaan juga tergantung kepada unit-unit lain di perpustakaan. Pelayanan perpustakaan bukan satu-satunya kegiatan perpustakaan, namun merupakan satu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain.
Menurut Sutarno (2006:90), “Pelayanan perpustakaan merupakan kegitan yang memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh pemakai dalam pemberian informasi”.
Sedangkan menurut Darmono (2001 : 134), “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang akan datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkan”.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa layanan perpustakaan adalah segala bentuk aktifitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaannya. Layanan perpustakaan juga merupakan tujuan akhir semua kegiatan yang dilakukan oleh semua pengelola perpustakaan yang diarahkan pada terciptanya suasana yang kondusif sehingga layanan perpustakaan dapat dilaksanakan dengan semaksimal dan seefisien mungkin.
2.7 Sistem Layanan Perpustakaan
Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan koleksi dengan baik. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua jenis yaitu sistem layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (close access).
Menurut Lasa (1994 : 6), untuk menetukan sistem pelayanan yang paling tepat digunakan maka perpustakaan harus memperhatikan :
1. Jumlah dan kualitas tenaga yaitu tenaga yang terampil dan terdidik telah tersedia demi kelancaran tugas-tugas kepustakawanan.
2. Faktor ruangan yaitu luas sempitnya ruangan yang dimiliki perpustakaan tersebut.
3. Jumlah koleksi yaitu besra kecilnya koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut apakah sebanding dengan jumlah pengguna, jumlah rata-rata peminjaman tiap hari, jangka waktu pinjam yang diperboleh.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa penentuan sistem yang akan digunakan didasarkan pada keadaan yang ada pada perpustakaan yang bersangkutan adalah penting, sebab menyangkut kesiapan dari perpustakaan itu sendiri untuk menerapkan sistem yang akan dijalankan.
2.7.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access)
Dalam sistem pelayanan terbuka perpustakaan memberi kebebasan kepada para pemakai untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan.
Menurut buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 79), “Sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengunjung untuk memilih dan mencari sendiri bahan pustaka yang ada di rak buku.”
Menurut Darmono (2001 : 139) pengertian sistem layanan terbuka adalah “sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendakinya dari jajaran koleksi perpustakaan”.
Sistem pelayanan terbuka ini mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan seperti:
a. Kelebihannya
Adapun kelebihan dari pelayanan terbuka adalah :
Pengguna bebas memilih bukunya sendiri, artinya pemakai dapat melakukan browsing atau pemilihan koleksi secara bebas di rak. Jika pemakai tersebut ingin mencari buku mengenai suatu topik tertentu (misalnya saja bertanam dengan cara hidroponik) maka dia dapat memilih-milih sendiri buku yang cocok dengan keinginannya di rak.
Kebebasan ini menimbulkan rangsangan untuk membaca. Ketika dia memilih-milih buku yang diinginkannya, mungkin dia menemukan buku lain yang menarik perhatiannya, dan karena tertarik dia akan melihat-lihat dan mungkin saja dia akan membacanya.
Kalau buku yang dikehendaki tidak ada, dapat memilih buku yang lain. Mungkin pada saat masuk perpustakaan seorang pemakai berniat untuk mencari buku dengan judul dan pengarang tertentu (misalnya saja Manajemen Perpustakaan karangan Sutarno NS). Pemakai tersebut dapat mencari judul buku yang dimaksudkannya tersebut langsung ke rak buku (jika dia tahu lokasi buku tersebut), atau mencari dulu di katalog. Pada saat mencari buku di rak, ternyata buku Manajemen Perpustakaan karangan Sutarno NS tidak ada, namun pemakai tersebut menemukan buku lain dengan judul kurang lebih sama misalnya Manajemen Perpustakaan yang dikarang oleh Lasa HS, dan isi buku tersebut cocok dengan kebutuhannya. Maka pemakai tersebut dapat menggunakan buku tersebut sebagai pengganti buku yang dicarinya karena topik dan isi buku tersebut sama dengan buku yang dicarinya.
Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan (Ramdan, 2009).
b. Kekurangannya
Adapun kekurangan dari pelayanan terbuka adalah :
Kemungkinan banyak buku yang hilang. Buku hilang juga merupakan salah satu resiko dari sistem pelayanan terbuka. Untuk itu perlu pengawasan yang baik terutama di pintu keluar. Untuk mengurangi penyobekan halaman buku, maka perlu dilakukan monitoring oleh petugas atau pustakawan. Beberapa perpustakaan besar sering menempatkan kamera pengontrol (atau cermin cembung sebagai cermin pengawas) pada tempat-tempat yang diperkirakan akan terjadi penyobekan. Penyediaan mesin fotokopi yang dekat dengan ruang koleksi juga perlu dipertimbangkan, khususnya apabila di perpustakaan tersebut banyak koleksi yang tidak dipinjamkan. Dengan penyediaan mesin fotokopi tersebut kemudahan mendapatkan salinan buku dapat diperoleh oleh pengguna sehingga mengurangi keinginan untuk melakukan penyobekan atau pencurian oleh pemakai perpustakaan.
Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa (Ramdan, 2009).
Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa, sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki dari jajaran koleksi. Namun sistem layanan terbuka membutuhkan keamanan yang lebih baik karena kemungkinan buku hilang relatif lebih besar.
2.7.2 Sistem Layanan Tertutup (Close Access)
Kebalikan dari sistem pelayanan terbuka adalah sistem pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas. Penelusuran/pencarian koleksi harus melalui katalog. Petugas selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak.
Menurut Soeatminah (1992 : 137), “ Sistem pelayanan tertutup adalahsuatu sistem yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi”.
Sedangkan menurut Lasa (1994 : 5) menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia koleksinya akan diambil oleh petugas”.
kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang ada di perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam harus dicari melalui katalog, kemudian pengguna mencatat data buku yang akan dipinjam dan diberikan kepada petugas layanan untuk diambil dari jajaran koleksi.
Sistem pelayanan tertutup ini mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan seperti:
a. Kelebihannya
Adapun kelebihan dari pelayanan tertutup adalah :
Susunan dan letak buku lebih teratur dan terpelihara. Hal ini karena hanya petugas (yang tentunya sudah terampil dalam menyusun buku) yang menyimpan dan mengambil buku ke rak.
Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna. Dengan demikian keamanan koleksi dapat terjaga dengan sendirinya (Ramdan, 2009).
b. Kekurangannya
Adapun kekurangan dari pelayanan tertutup adalah :
Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable).
Melihat dari katalog kadang - kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang.
Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pelayanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Kadang-kadang, jika petugas lelah dalam melayani, petugas cenderung kurang teliti dalam mencari koleksi yang dibutuhkan pengguna sehingga buku yang seharusnya ditemukan di rak dikatakan tidak ada kepada pengguna. Untuk menghindari hal ini pada perpustakaan yang jumlah pemakainya besar, perlu dilakukan pergiliran petugas (shift). Dengan demikian petugas bisa secara bergiliran beristirahat.
Berdasarkan uaraian diatas, dapat disimpulkan bahwa, ada kemungkinan beberapa koleksi tidak dapat dimamfaatkan oleh pengguna karena pengguna katalog terbatas dan harus menggunakan antrian. Namun kerapian dan keamanan buku lebih terjamin.
2.8 Jenis-Jenis Pelayanan Pengguna Perpustakaan
Seperti sudah dijelaskan bahwa jumlah jenis atau macam layanan pengguna di perpustakaan yang dapat diberikan kepada pengguna sesungguhnya cukup banyak variasinya. Namun semua layanan tersebut penyelenggaraannya haruslah disesuaikan dengan kondisi tenaga perpustakaan dan kebutuhan penggunanya. Perpustakaan menyediakan jenis layanan bagi pengguna untuk memperoleh kebutuhan akan informasinya.
Menurut Syahrial-Pamuntjak, dalam buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000 : 97) menyatakan bahwa, “Pekerjaan pelayanan dapat mencakup empat kegiatan yaitu :
1. Kegiatan pekerjaan peminjaman (pelayanan sirkulasi).
2. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi). 3. Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
perpustakaan.
4. Kegiatan menyebarluaskan informasi.
2.8.1 Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset CD, atau bahan pustaka lainnya.
Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers service yang bertugas memberikan service kepada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang.
Menurut Lasa (1994 : 1), “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemamfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97) menyatakan bahwa, “Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa ke luar perpustakaan. Kegiatan ini didukung oleh administrasi peminjaman yang diatur dengan efisien dan mudah untuk dijalankan”.
Sedangkan menurut Darmono (2001 : 141), ”Layanan sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan”.
Pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa layanan sirkulasi adalah layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam hal pelayanan perpustakaan.
Adapun tugas-tugas yang harus dilaksanakan pelayanan sirkulasi dinyatakan Sulistyo-Basuki (1991 : 257) yaitu sebagai berikut :
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
4. Menarik denda dengan buku yang terlambat di kembalikan.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. 8. Membuat statistik peminjaman.
9. Peminjaman antar perpustakaan.
10.Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
11.Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Sedangkan fungsi dari pelayanan sirkulasi menurut Noerhayati (1998 : 190) adalah :
1. Melayani pendaftaran anggota.
2. Melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku.
3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku pinjaman.
4. Penagihan buku-buku.
5. Memberi surat keterangan bebas pinjam. 6. Membuat laporan harian.
7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.
Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengatalogan.
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
d. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka. e. Melayani calon atau anggota perpustakaan.
f. Melayani pengguna perpustakaan. g. Melayani peminjaman dan penagihan. h. Mengenakan denda pada anggota.
i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya layanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Pelayanan layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai
berikut :
a. Keanggotaan b. Peminjaman c. Pengembalian d. Perpanjangan e. Penagihan
f. Pemberian sanksi
g. Surat Keterangan Bebas Pinjam h. Statistik pengunjung
2.8.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman. Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjung/pengguna perpustakaan dapat meminjam bahan perpustakaan untuk dibaca diruang baca atau juga dapat membawa pulang bahan perpustakaan tersebut, maka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tetib yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, pekerjaan dan tanggal permintaan diajukan.
2.8.1.2 Peminjaman
Seperti yang diketahui tidak semuanya pengguna perpustakaan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca diperpustakaan. Hal ini membuat pihak perpustakaan membuat kebijakan dengan memberikan kesempatan bagi pengguna untuk meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatarbelakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjamna buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”.
Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman seringkali disebut dengan sistem kendali sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, mulai dari sistem manual hingga ke sisitem komputer. Namun apapun sistem yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260 ), sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut :
1. Sistem Buku Besar
Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah pada satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir buku besar. Pada setiap halaman buku besar terdapat kolom nama peminjam, alamat, tanggal, pinjam, nomor buku, nomor panggil, pengarang, judul,edisi, tanda tangan peminjam, tanggal harus kembali, dan tanggal pengembalian sebenarnya. Setiap kali seorang peminjam meminjam buku maka biodata buku yang dipinjam beserta tanggal pinjam dan tanggal harus kembali dicatat dalam buku besar, kemudian ditandatangani. Bila peminjam mengembalikan buku maka petugas sirkulasi cukup mengetahui nama peminjam kemudian memeriksa buku besar.
2. Sistem Sulih (Dummy)
3. Bentuk NCR (No Carbon Required)
Pada sistem ini, peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir pinjaman. Karena jumlah formulir lebih daripada satu maka semua keterangan yang diisi anggota akan tertera pada lembaran lain. Hal ini terjadi karena formulir peminjaman menggunakan kertas khusus yang langsung membuat tembusan walaupun tidak menggunakan karbon. Karena itu, formulir tersebut NCR atau No Carbon Required. Jumlah kertas karbon tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan. Bila hanya menggunakan dua lembar maka lembar pertama dijajarkan pada tanggal kembali/pengarang dan nama peminjam. Label tanggal distempel tanggal kembali. Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan tinggi dalam rangka mendorong mahasiswa berpartisipasi dalam peminjaman. Biasanya perpustakaan senacam ini membatasi berapa banyak buku yang boleh dipinjam mahasiswa.
4. Sistem “Book Issue Card” (BIC)
Sistem ini banyak digunakan diperpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,3 cm. Pada sistem pertama, pada bagian atas kartu tertulis kata “pengarang” dan “judul”. Pada bagian sebelah bawah “pengarang” dan “judul” ditulis kolom “tanggal” dan “peminjam”. Bila buku dipinjam maka kartu dicabut, kemudian pada kolom “tanggal” ditulis tanggal harus kembali sedangkan pada kolom “peminjam” ditulis nama peminjam ditulis nama peminjam. Label tanggal juga distempel tanggal harus kembali. Kartu BIC kemudian dijajar menurut tanggal kembali, baru menurut pengarang. Bila buku kembali, kartu dimasukkan ke kantong buku. Metode ini tidak memerlukan tenaga terampil, namun tidak membatasi berapa banyak buku yang boleh dipinjam oleh seorang anggota.
5. Sistem Browne
Sistem ini mula-mula digunakan di Inggris. Setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjamoleh anggota perpustakaan. Jumlah buku yang boleh dipinjam seorang anggota perpustakaan bervariasi, tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan.
Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, serta alamat diketik pada masing-masing tiket. Tiket pembaca berbentuk kantong. Untuk mendampingi tiket buku diperlukan kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit.
6. Sistem Islington (Variasi Browne)
Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, di bagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul. Proses peminjamannya sama dengan sistem Browne, hanya saja satu peminjaman harus menempelkan kartu anggota pada kartu buku dengan alat cetak khusus. Alat ini menekan kartu plastik pada kartu buku sehingga di karrtu buku tertera nama peminjam. 7. Sistem Newark
Anggota perpustakaan memperoleh kartu peminjaman. Kartu peminjaman berisi nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu anggota, tanda tangan anggota serta kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali.
Sistem Newark menggunakan kartu buku, kantong buku, serta slip tanggal. Kartu buku berisi keterangan mengenai buku, termasuk di dalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk beserta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam atau tanda tangan peminjam, kadang-kadang disertai nomor registrasi. Kantong buku merupakan kantong diletakkan di bagian akhir buku, pada fly leaf. Dikantong buku lazimnya diketikkan nama pengarang, judul, serta nomor induk. Slip tanggal diletakkan di bagian dalam buku pada bagian akhir buku, khususnya pada bagian yang berhadapan dengan halaman akhir buku. Bagian ini dikenal dengan nama fly leaf. Slip tanggal beerisi nomor panggil, nomor induk, dan kolom tanggal peminjaman, kadang-kadang pada slip tanggal terdapat peraturan mengenai denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
8. Token Charging
Untuk keperluan ini digunakan kartu anggota, satu kartu untuk seorang anggota dan mas berlaku 1 tahun, “Token” artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm ataupun lebih serta label tanggal pada masing-masing.
Ketika meminjam, anggota menyerahkan satu “Token” untuk setiap buku yang dipinjam dan label tanggal distempel tanggal kembali. Ketika mengembalikan buku, anggota menerima kembali “Token”nya. Pada akhir tahun anggota harus menyerahkan “Token” sesuai dengan jatahnya. Bilamana dia menghilangkan “Token” maka ia akan didenda.
9. Sistem Kartu Tebuk (Punched Card)
kapan buku harus dikembalikan karena tanggal harus kembali jelas tertera dikartu tebuk.
10.Photocharging atau Peminjaman Berbasis Sistem Foto
Alat yang diperlukan adalah mesin “Photocharging”, komputer, alat baca mikrofilm, kartu anggota (satu kartu per anggota), dan kartu transaksi. Lazimnya satu set terdiri dari beberapa warna, kantong buku serta label pada masing-masing buku. Label ini berisi keterangan mengenai nomor induk, pengarang, dan judul. Namun label ini tidak berisi kolom untuk tanggal.
Menurut jangka waktunya, prosedur peminjaman bahan pustaka dibedakan tiga macam :
Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu.
Peminjamna jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari.
Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai satu semester.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 100), prosedur dalam peminjaman ada 3 yaitu :
1. Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku, 2. Tanda buku dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu anggota,
3. Tanggal pengembalian dicatat pada buku. Untuk maksud ini pada halaman terakhir buku ditempel sepotong kertas untuk distempelkan tanggal pengembalian ini.
Biasanya prosedur peminjaman ini digunakan apabila perpustakaan yang dikelola menggunakan sistem kartu buku.
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Sjahrial-Pamuntjak, (2000 : 97) dinyatakan bahwa :
a. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat.
Peminjaman koleksi perpustakaan ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya bisa dibaca ditempat dimana koleksi tersebut ditempatkan. Oleh karena itu peminjaman bahan pustaka harus dicatat pada bagian pelayanan sirkulasi, agar bahan pustaka dapat terkontrol dengan baik.
2.8.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan pustaka telah habis maka si peminjam wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasanjumlah buku yang dimiliki perpustakaan.
Sjahrial-Pamuntjak, (2000 : 97), menyatakan prosedur pengembalian buku adalah “Pada waktu buku dikembalikan oleh peminjam, petugas memeriksa apakah buku masih dalam keadaan baik. Kalau keadaan baik, tidak rusak dan tidak ada halaman yang hilang, maka berdasarkan tanggal kembali yang tertera dalam buku, kartu buku diambil dari kotak kartu buku yang sedang dipinjam. Pada kartu buku itu dan kartu anggota distempel “kembali” atau tanda buku/nama anggota dicoret. Kartu buku dimasukkan ke dalam kantong buku, dan kartu anggota dikembalikan. Jika digunakan bon peminjaman, kedua bon (yang disusun pada tanggal kembali dan yang disusun pada nomor buku) dikeluarkan dan diberi tanda “kembali”. Buku sekarang dapat dikembalikan ke tempatnya di rak buku”.
2.8.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan pustaka adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjaman merupakan izin untuk memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya dengan ketentuan tidak ada pengguna lain yang ingin meminjam bahan pustaka tersebut. Biasanya perpanjangan dapat dilakukan hanya satu kali.
Pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian yaitu dengan stempel tanggal kembali menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
2.8.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas waktu. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantunkan identitas bahan perpustakaan yang akan ditagih, tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kepada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.
2.8.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi berupa denda, peringantan pergantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan biasanya bersifat mendidik agar para pengguna menyadari bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain.
Biasanya sansksi yang diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran seperti :
a. Terlambat mengembalikan bahan pustaka.
b. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. c. Menghilangkan bahan pustaka
2.8.1.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat Keterangan Bebas Pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindahkan ke lembaga lain atau bagi staf pengajar yanga akan pensiun diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Biasanya surat keterangan bebas pustka diperlukan untuk ujian akhir, Yudisium, penerimaan ijazah, pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Seperti halnya para mahasiswa yang akan meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa diharuskan untuk mengambil surat keterangan bebas pinjam dari tagihan perpustakaan. Surat keterangan bebas pustaka tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yanga akan menyelesaikan studinya. Setelah persyaratan bebas pinjaman perpustakaan terpenuhi, maka petugas mengubah status data anggota aktif menjadi alumni.
2.8.1.8 Statistik Pengunjung
Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan data statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersnagkutan. Untuk mendapatkan gambaran mengenai aktifitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung, perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan dibagian ini.
Pada setiap harinya jumlah pengunjung ruang bac, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.
Pada akhir tahun bagian ini memberikan laporan aktifitas tahunan yang mencakup informasi :
a. Jumlah anggota baru yang terdaftar tahun ini. b. Jumlah anggota seluruhnya.
Dengan adanya statistik ini maka akan diketahui berapa banyak pengunjung yang akan datang dan meminjam buku diperpustakaan tersebut. Bersama dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan Kepala Perpustakaan mengenai aktivitas selama tahun itu.
2.8.2 Pelayanan Referensi
Salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan referensi. Pelayanan ini merupakan suatu kegiatan yang membantu pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Kata referensi berasal dari bahasa Inggris “reference” yang berarti menunjuk kepada,menyebut dan sering diartikan pula dengan acuan atau rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi penjelasan dalam hal-hal tertentu. Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena ada komunikasi antar petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut memiliki kecakapan dan ketrampilan menganalisa pertanyaan.
Menurut Sumardji (1992 : 11), pelayanan referensi adalah :
1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan, yang khusus melayankan/menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan.
2. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan/mencari informasi dengan cara :
a. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi.
b. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan/mencari refrensi yang dibutuhkan oleh pemakai/pengunjung.
c. Memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan tentang bagaimana menggunkan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
Adapun yang menjadi tujuan referensi menurut Sumardji (1992 : 11) adalah sebagai berikut :
1. Mengarahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat.
2. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menelusur informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas. 3. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap
bahan pustaka koleksi referensi dengan lebih tepat guna.
Sedangkan fungsi dari pelayanan referensi menurut Sumardji (1992 : 12) adalah sebagai berikut :
1. Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan.
2. Bimbingan
Memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk mencari/menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunkannya untuk mencari/menemukan informasi yang dikehendaki.
3. Pemilihan/Penilaian
Memberikan petunjuk/pengertian tentang bagaimana cara memilih/ menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna maksimal.
2.8.2.1 Ragam Kegiatan Pelayanan Referensi
Ragam kegiatan pelayanan referensi menurut Sumardji (1992 : 13), dibagi menjadi dua jenis kelompok kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing seperti berikut :
1. Kegiatan Pokok Pelayanan Referensi
a. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai Unit Pelayanan referensi-nya.
b. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus, yang untuk itu diperlukan bahan pustaka koleksi referensi yang ada diperpustakaan yang bersangkutan dan bahkan diperpustakaan lain, atau berkonsultasi (minta informasi) kepada para pustakawan di perpustakaan-perpustakaan tersebut.
d. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi, komputer (kalau ada), dan alat-alat penelusur lainnya.
e. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetahuan yang terdapat di dalam bahan pustaka koleksi referensi.
f. Memberikan bimbingan (kalau perlu secara klasikal dan formal) kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara menggunakan masing-masing dan mengetahui cara memilih yang tepat untuk menemukan/ mencari informasi yang mereka masing-massing butuhkan.
2. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi
a. Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan lain atau lembaga pemberi pelayanan jasa informasi lain, dalam bidang kegiatan pemberian layanan jasa penggunaan informasi.
b. Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka koleksi referensi yang tepat dan berbobot ilmiah sesuai dengan kebutuhan, dan tentang bagaimana pula cara menggunakan untuk mencari/menemukan informasi yang dikehendaki.
c. Memperkenalkan koleksi perpustakaan kepada masyarakat umum dengan cara :
(1.)Menyelenggarakan pameran perpustakaan (kalau perlu bekerja sama dengan para penerbit dan para agen penyalur barang-barang/alat-alat yang bersangkutan dengan teknologi informasi)
(2.)Menerbitkan bibliografi perpustakaan yang berisi bahan koleksi apa saja yang dimiliki perpustakaan yang bersangkutan. Khusus para pemakai/pengunjung perpustakaan di samping dengan cara-cara tersebut diatas, juga dengan cara selalu men-display (memanjang) setiap bahan pustaka yang baru diterima pada almari display. d. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan statistik pelaksanaan
2.8.2.2 Koleksi Referensi
Koleksi referensi adalah kumpulan atau kelompok koleksi perpustakaan yang terdiri dari bahan-bahan pustaka berisi karya-karya yang bersifat memberitahu/menunjukkan (informatif/referensial) mengenai informasi-informasi tertentu, yang disusn secara sistematis (biasanya secara alfabetis) untuk digunakan sebagai alat petunjuk atas konsultasi (Sumardji, 1992 : 28). Secara umum, setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam dan informasi isinya. Koleksi referensi umumnya memberikan informasi berupa fakta, ada yang berupa data, ada yang memberikannya dalam bentuk uraian singkat, tetapi ada yang memberikannya berupa uraian panjang. Susunan koleksi referensi umumnya berdasarkan abjad.
Jenis-jenis koleksi referensi menurut Sumardji (1992 : 28), adalah sebagai berikut :
1. Menurut sifat informasi, koleksi referensi terdiri dari :
a. Koleksi referensi umum, yaitu koleksi referensi yang berisi/menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupnya tidak terbatas hanya mengenai subyek-subyek informasi tertentu atau batas lain yang dapat memberikan kekhususan/spesifikasi informasi. b. Koleksi referensi khusus, yaitu koleksi referensi yang berisi informasi
khusus mengenai subyek informasi atau pokok bahasan bidang pengetahuan tertentu.
2. Menurut macam dan isi informasi, koleksi referensi terdiri dari : a. Almanak
Pada mulanya almanak adalah penanggalan/kalender dalam setahun. Dalam perkembangan almanak menjadi suatu buku acuan yang berisi informasi mengenai daftar hari, minggu, bulan, peristiwa dan hari penting dalam setahun (penanggalan/kalender dalam setahun).
b. Buku Pegangan
Dalam judul bahasa asing (Inggris), buku pegangan sama dengan “manual” atau juga “handbook”. Buku ini merupakan buku acuan yang berisi :
- Iktisar pokok bahasan atau subjek tertentu mengenai suatu ilmu pengetahuan yang digunakan untuk petunjuk dalam penerapan prakteknya atau memberikan pelajaran (mengajar),
- Informasi atau petunjuk praktis mengenai suatu jenis pekerjaan/kegiatan cara kerja suatu alat/piranti tertentu.
c. Buku Tahunan
