4.3 Pengarahan dan motivasi
4.3.2 Pemahaman uraian tugas
Hal utama dalam pengarahan adalah penyampaian uraian tugas (deskripsi pekerjaan) kepada petugas pelaksana sesuai dengan kebutuhan jabatan yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi seperti dijelaskan di atas. Uraian tugas yang disampaikan oleh pimpinan / pihak manajemen kepada petugas pelaksana harus didiskusikan agar petugas pelaksana dapat memahami maksud pihak manajemen dalam kaitan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Pengarahan penugasan kepada petugas-tugas/karyawan, dalam hal ini lebih terorientasi pada proses yang dapat memotivasi petugas/karyawan untuk bekerja ke arah tujuan yang ingin dicapai.
Untuk keperluan pengarahan tersebut dibutuhkan komunikasi antara pimpinan / pihak manajemen dengan petugas pelaksana. Tiga macam komunikasi yang dapat dilaksanakan dalam kegiatan operasional suatu perusahaan yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (downward communication).
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Bentuk komunikasi ini bisa berupa instruksi atau petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran, atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (upward communication).
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan. Bentuk komunikasi ini bisa laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi horizontal (horisontal communication).
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh dan untuk para anggota perusahaan. Bentuk komunikasi ini bisa dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
Dalam fungsi menggerakkan karyawan/bawahan, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:
1. Memberitahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan.
2. Mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin. 3. Membimbing bawahan untuk mencapai standar operasional (pelaksanaan). 4. Mengembangkan bawahan guna merealisasikan kemungkinan sepenuhnya. 5. Memberikan orang hak untuk mendengarkan.
6. Memuji dan memberikan sanksi secara adil.
7. Memberi hadiah melalui penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan baik.
8. Memperbaiki usaha penggerakan dipandang dari sudut hasil pengendalian. 4.3.3 Penugasan
Tidak ada seorang manajer yang dapat menyelesaikan sendiri atau melakukan supervisi menyeluruh terhadap semua hal yang terjadi dalam perusahaan. Oleh karenanya, manajer harus memutuskan pekerjaan mana yang harus mereka lakukan sendiri dan yang mana yang dapat didelegasikan pada orang lain. Delegasi adalah memberikan kewenangan formal dan tanggungjawab kepada orang lain untuk melaksanakan aktivitas tertentu. Dalam pelaksanaan delegasi kewenangan, terdapat 3 aspek yang perlu dipahami, yaitu tangggung jawab, wewenang, dan pertanggungjawaban.
Setiap manajer memiliki kewenangan dalam mengatur dan memutuskan tindakan apa saja yang diperlukan. Kewenangan itu diperoleh dari manajemen puncak, sehingga dengan kewenangan tersebut manajer dapat memberikan perintah atau petunjuk kepada para karyawan di bawahnya. Wewenang mengacu pada hak untuk membuat keputusan tanpa persetujuan dari manajemen jenjang yang lebih tinggi. Berarti pelimpahan wewenang secara khusus menunjuk pada pengambilan keputusan, bukan melakukan keputusan. Sebaliknya, pendelegasian merupakan proses pengalihan dan pemberian wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari manajemen puncak kepada orang lain untuk dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaannya.
Pengertian di atas mengandung arti bahwa seseorang bisa memperoleh wewenang bila kewenangan tersebut telah didelegasikan oleh manajer di atasnya. Wewenang tidak akan pernah dimiliki bawahan jika tidak didelegasikan oleh manajer pada tingkat di atasnya. Hubungan ini mengharuskan seorang manajer untuk bersedia mendelegasikan kekuasaannya agar tugas-tugas berat yang dipikul akan lebih ringan dan memudahkan pengawasan pada tingkat yang lebih rendah.
Pendelegasian wewenang diperlukan agar manajer dapat memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara optimal. Dengan semakin besar dan luasnya pekerjaan yang harus dilakukan, maka semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan. Hal ini berarti diperlukan adanya pendelegasian kekuasaan. Pendelegasian wewenang selalu diikuti dengan pembebanan tugas dan tanggung jawab.
Tahapan dalam melakukan pendelegasian wewenang:
1. Tahap pertama: manajer menetapkan tanggung jawab. Manajer menjelaskan pekerjaan atau tugas yang harus dilakukan bawahan. Hal ini menimbulkan tanggung jawab dan sekaligus kewajiban orang lain untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
2. Tahap kedua: manajer memberi wewenang untuk membuat sesuatu. Bersama dengan tugas yang diberikan, hak untuk melaksanakan sesuatu yang penting diberikan kepada orang lain (bawahan). Hal ini disebut juga sebagai wewenang, yaitu hak melakukan sesuatu dengan berbagai cara dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
3. Tahap ketiga: manajer membuat suatu pertanggungjawaban dengan meminta laporan pelaksanaan penyelesaian tugas yang disepakati kepada yang menerima pendelegasian.
Terdapat beberapa alasan mengapa pendelegasian wewenang perlu dilakukan, yaitu: 1. Kemampuan pemimpin yang terbatas.
Hal ini sesuai dengan sifat manusia yang memiliki keterbatasan. 2. Tugas yang terlalu banyak.
Jika tugas pemimpin yang terlalu banyak hanya ditangani sendiri oleh satu orang, maka dapat berakibat pekerjaan tidak dapat diselesaikan secara cepat, efektif dan efisien. Efektivitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan dapat diukur dengan nilai waktu, biaya, dan hasil yang dicapai. Jika pekerjaan-pekerjaan yang banyak hanya diselesaikan oleh satu atau dua orang saja, maka dapat dipastikan bahwa penyelesaian pekerjaan tersebut memerlukan waktu yang relatif lama. Penyelesaian pekerjaan yang terlalu lama mengandung resiko-resiko antara lain:
• Hilangnya kesempatan untuk melakukan pekerjaan penting lainnya.
• Perkembangan perusahaan dapat terhambat.
• Timbul kekecewaan pada pelanggan karena lamanya penyelesaian pekerjaan.
• Biaya-biaya yang relatif tinggi.
• Hasil pekerjaan relatif sedikit.
1. Semakin banyak tugas yang didelegasikan, semakin besar peluang para manajer untuk menerima tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi. Dan juga para manajer dapat berfungsi dengan lebih maksimal bagi perusahaan.
2. Membantu karyawan untuk menerima dan mempraktikkan tanggung jawab yang diberikan. Hal ini juga memberikan rasa kepercayaan diri dan kemauan mengambil inisiatif pada karyawan.
3. Diperoleh keputusan yang mungkin akan lebih baik dengan adanya pendelegasian, karena karyawan berada paling dekat dengan tempat pekerjaan dilakukan.
4. Pendelegasian akan mempercepat pengambilan keputusan. Hambatan dalam proses pelaksanaan pendelegasian wewenang: 1. Keengganan manajer memberikan delegasi, yang disebabkan oleh:
• Pimpinan kurang yakin akan kemampuan karyawan. Oleh karena manajer bertanggungjawab atas tugasnya, maka untuk memastikan pelaksanaan dan keberhasilan tugas tersebut maka ia lebih baik melaksanakannya sendiri.
• Pimpinan tidak mau menanggung resiko kegagalan bawahan.
• Manajer merasa mampu untuk mengerjakannya sendiri.
• Manajer kurang mampu mendidik kader.
• Manajer belum mampu mengatur tugasnya sehingga tidak bisa merencanakan tugas apa yang akan didelegasikan, kepada siapa, dan belum memiliki sistem pengawasan untuk pengendalian.
• Manajer takut kehilangan kekuasaan jika bawahan selalu berhasil melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya.
2. Keengganan bawahan menerima delegasi, yang disebabkan oleh:
• Perasaan ketidak pastian. Banyak bawahan takut membuat kesalahan, takut mengalami kegagalan, takut kecaman dan hukuman, sehingga cenderung menghindari tanggungjawab dan menyerahkan semua permasalahan ke atasan.
• Faktor motivator. Pemberian delegasi hanya menambah beban karyawan tanpa merasakan sesuatu benefit pribadi jika berhasil.
Pendelegasian wewenang yang efektif adalah pemberian wewenang dan memperbolehkan orang lain untuk melakukan tugas mereka dengan cara-cara terbaik yang mungkin dilakukan. Terdapat tiga prasyarat yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan efektif, yaitu:
1. Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawannya dalam penyelesaian tugas yang didelegasikan.
3. Kemampuan manajer untuk menganalisis faktor-faktor seperti sasaran perusahaan, persyaratan tugas, dan kemampuan laryawan.
Hal-hal yang perlu dilakukan oleh manajer dalam ‘membuat’ delegasi kewenangan berhasil:
1. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan. Keputusan kecil dan pekerjaan sehari-hari yang terjadi berulang-ulang harus didelegasikan. Tetapi keputusan membuat instalasi produksi baru tidak dapat didelegasikan.
2. Memutuskan siapa yang harus ditugaskan. Untuk melakukan tugas-tugas tertentu, perlu dipertimbangkan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Latar belakang pendidikan, pengalaman, kesiapan fisik, dapat digunakan sebagai dasar dalam memilih karyawan yang akan ditugaskan.
3. Dukungan sumber daya. Adalah ketersediaan keuangan untuk menggaji, ketersediaan karyawan yang mengerjakan tugas, dan ketersediaan waktu untuk melaksanakan tugas tersebut.
4. Informasi penting dan relevan harus diberikan manajer kepada bawahan agar tugas yang akan dikerjakan betul-betul dapat dipahami.
5. Memberikan motivasi dan kepercayaan.
6. Bila terjadi penolakan atau ketidakmampuan dalam menjalankan wewenang, maka manajer perlu ikut campur dalam meluruskan masalah yang dihadapi.
7. Umpan balik. Karyawan memerlukan laporan kemajuan dari hasil yang telah dicapai. Mereka juga memerlukan saran dan pertimbangan untuk perbaikan lebih lanjut.