Dalam proses pengorganisasian dilakukan pembagian tugas dan spesialisasi dengan tujuan agar tugas dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Menurut Stoner dan Wankell (1986), struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan. Gibson dkk (1980) menekankan bahwa struktur organisasi bertalian dengan hubungan yang relatif pasti yang terdapat di antara pekerjaan dalam perusahaan.
Kebutuhan yang pasti timbul dari proses penyusunan struktur organisasi sebagai berikut:
1. Pembagian kerja (division of labor),
Permasalahan yang berhubungan dengan pembagian kerja bertalian dengan sampai seberapa jauh pekerjaan dispesialisasi.
2. Departementalisasi (departementalization),
Jumlah tugas organisasi dipecah ke dalam beberapa tugas yang lebih kecil. Selanjutnya, tugas-tugas tersebut digabungkan ke dalam kelompok. Proses
penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok dinamakan departementalisasi, dan permasalahan manajerial yang muncul adalah memilih dasar bagi penggabungan pekerjaan tersebut.
3. Rentang kendali pengawasan (span of control),
Permasalahan rentang kendali pengawasan akan sama dengan keputusan mengenai berapakah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan oleh seorang manajer. Artinya, apakah organisasi akan lebih efektif apabila rentang kendali tersebut relatif luas atau sempit?
4. Delegasi (delegation).
Permasalahan delegasi kekuasaan bertalian dengan keuntungan relatif dari desentralisasi, yaitu delegasi kekuasaan sampai pada tingkat paling rendah dalam hierarki manajerial.
Dalam struktur organisasi, tujuan utama pembagian kerja dan departementalisasi adalah untuk memudahkan (i) proses komunikasi, (ii) pengambilan keputusan, (iii) evaluasi hasil kerja, (iv) perhitungan imbalan, serta (v) sosialisasi dan karier. Stoner dan Wankell (1986) mengemukakan adanya lima elemen yang berguna untuk menganalisa struktur organisasi sebagai berikut:
1. Spesialisasi aktivitas (specialization of activities),
Mengacu pada spesifikasi tugas individual dan kelompok kerja di seluruh perusahaan (pembagian kerja) dan penyatuan tugas tersebut ke dalam unit kerja (departementalisasi).
2. Standarisasi aktivitas (standardization of activities),
Merupakan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas (coordination of activities),
Adalah prosedur yang memadukan fungsi subunit dalam perusahaan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan (centralization and
decentralization of decision making),
Mengacu pada lokasi otoritas pengambilan keputusan. 5. Ukuran unit kerja (size of the work unit),
Mengacu pada jumlah bawahan dalam suatu kelompok kerja.
Oleh karena itu, struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dan kelompok. Sebuah struktur organisasi hendaknya mengalokasikan pekerjaan melalui sebuah divisi pekerjaan dan
menyediakan koordinasi dari hasil-hasil kinerja sehingga sasaran perusahaan tercapai dengan baik. Bentuk pengalokasian pekerjaan dapat digambarkan ke dalam struktur organisasi atau bagan organisasi.
Dalam penyusunan struktur organisasi, manajer biasanya menyusun suatu bagan organisasi yang menggambarkan diagram fungsi, departemen, atau jabatan dalam perusahaan dan menunjukkan hubungannya satu dengan yang lain. Bagan organisasi tersebut menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama, yaitu:
1. Pembagian kerja (the division of work);
2. Manajer dan bawahan (managers and subordinates);
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan (the type of work being performed); 4. Pengelompokan bagian pekerjaan (the grouping of work segment); 5. Level manajemen (the level of management).
Fungsi dari adanya bagan organisasi:
• Bawahan memiliki gambaran bagaimana perusahaan distrukturkan (manajer, bawahan, dan tanggung jawab digambarkan).
• Bila diperlukan seseorang untuk menangani masalah spesifik, bagan tersebut menunjukkan tempat menemukan orang yang bersangkutan.
• Memungkinkan para manajer untuk mengidentifikasi kelemahan perusahaan. Misalnya sumber konflik atau tempat dimana terjadi duplikasi.
Beberapa faktor yang menentukan perancangan suatu struktur organisasi adalah: 1. Besar kecilnya organisasi/perusahaan. Besarnya organisasi secara keseluruhan
maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengatuhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, maka struktur organisasi akan semakin kompleks, dan sebaliknya.
2. Strategi organisasi. Struktur organisasi mengikuti strategi organisasi.
3. Teknologi. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang/jasa akan membedakan struktur organisasi. Perusahaan yang menggunakan teknologi modern akan memerlukan struktur yang lebih kompleks dibanding perusahaan dengan teknologi tradisional.
4. Karyawan. Tingkat kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh karyawan juga mempengaruhi bentuk struktur dari organisasi/perusahaan.
Di bawah ini diberikan beberapa bentuk-bentuk struktur organisasi yang mempengaruhi dalam pembagian tugas sebagaimana dijelaskan di atas:
1. Organisasi garis atau lini.
perusahaan yang sederhana dan kecil, dimana kompleksitas operasional belum tinggi, serta spesialisasi kerja masih belum tinggi. Hal ini dibutuhkan untuk mengambil tindakan dan keputusan yang cepat. Garis ke atas sebagai jalur pelaporan tanggung jawab, sedangkan ke bawah adalah sebagai jalur pendelegasian tugas dan wewenang. Jadi, fungsi yang di bawah adalah fungsi pertanggung jawaban langsung kepada atasan setingkat lebih tinggi, seperti ditunjukkan pada gambar 4.2.
Kelebihan struktur organisasi garis:
• Kesatuan komando dapat dengan mudah dilakukan karena di bawah satu komando.
• Pengambilan keputusan bisa lebih cepat.
• Solidaritas karyawan tinggi (jumlah karyawan rendah). Keburukan struktur organisasi garis:
• Kehidupan organisasi/perusahaan biasanya selalu tergantung pada seorang pemimpin sehingga jika pemimpin berhalangan maka organisasi dapat mengalami kemacetan.
• Dapat menimbulkan sifat otokrasi pada pimpinan.
• Tidak dapat menangani masalah kompleks. 2. Organisasi garis dan staf.
Bentuk dasar struktur organisasi garis dan staf hampir sama dengan struktur organisasi garis. Bagian lini melakukan kegiatan pencapaian tujuan, sedangkan tenaga staf berfungsi sebagai penasehat yang memberikan konsultasi mengenai kebijaksanaan dan langkah tertentu atau yang berfungsi sebagai pembantu pimpinan perusahaan dalam manajemen (gambar 4.3).
Direktur Utama Wakil Direktur Pemasaran Wakil Direktur Produksi Wakil Direktur Keuangan Manajer hublang Manajer iklan Manajer IPA 1 Manajer IPA 2 Manajer piutang Manajer akuntansi
Gambar 4.2 Struktur organisasi garis
Gambar 4.3 Struktur organisasi garis dan staf Kelebihan struktur organisasi garis dan staf:
• Dengan adanya staf ahli, keputusan yang tepat dapat dilakukan karena adanya pemikir.
• Keahlian dapat lebih dikembangkan.
• Penempatan karyawan dapat dilakukan lebih cepat.
• Bentuk struktur ini dapat dilakukan oleh organisasi yang lebih besar. Kekurangan struktur organisasi garis dan staf:
• Sering terjadi konflik antara staf dan bagian lini.
• Koordinasi pekerjaan agak sulit diadakan karena susunan organisasi ini lebih kompleks.
3. Organisasi fungsional.
Struktur organisasi fungsional adalah suatu bentuk susunan organisasi dimana pembagian tugas dan kewenangan disusun menurut fungsi-fungsi pekerjaan tertentu yang dibutuhkan. Pembagian fungsi-fungsi pekerjaan tersebut dijabarkan dan dialokasikan menurut kebutuhan dan ruang lingkup pekerjaan yang ada pada suatu perusahaan, misal teknik, keuangan, operasi, pemasaran, dan sebagainya seperti terdapat pada gambar 4.4.
Kelebihan struktur organisasi fungsional:
• Pengelompokan tugas-tugas menjadi lebih jelas.
• Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan.
• Pembagian bidang-bidang tugas memungkinkan dijabat oleh orang-orang yang
Staff Ahli Staff Ahli
Bagian Pemeliharaan Bagian Personalia Bagian Penjualan Bagian Pemasaran Bagian Produksi Direktur
ahli dalam bidangnya.
• Ketajaman analisis untuk masing-masing bagian bisa sangat tinggi.
Gambar 4.4 Struktur organisasi fungsional
Kekurangan struktur organisasi fungsional:
• Tour of duty antara divisi sulit dilakukan karena spesialisasi pekerjaan.
• Koordinasi menjadi lebih sulit dilaksanakan karena karyawan mementingkan spesialisasi masing-masing.
4. Struktur organisasi divisi.
Dalam struktur organisasi divisi, pengelompokan berdasarkan produk akhir atau wilayah operasional, terdapat pada gambar 4.5.
Kelebihan struktur organisasi divisi:
• Masing-masing divisi dapat mandiri dalam menghasilkan produk maupun mencapai pasar.
• Tour of duty dalam pembinaan karier mudah dilakukan.
Kelemahan struktur organisasi divisi:
• Duplikasi sumber daya dapat mengakibatkan kebutuhan investasi maupun
overhead perusahaan menjadi tinggi.
5. Struktur organisasi fungsional dan staf
Dasar dari struktur organisasi ini adalah struktur organisasi fungsional sebagaimana disebutkan di muka, ditambah adanya staf ahli yang membantu pimpinan dalam
Proyek Jalan Tol Proyek Jembatan Proyek Listrik
= proses penerimaan perintah
Direktur Bagian Teknik Bagian Perencanaan Bagian Pengadaan Bagian Kepegawaian
usaha mengambil kebijaksanaan manajemen perusahaan. (gambar 4.6).
Gambar 4.5 Struktur organisasi divisi
Gambar 4.6 Struktur organisasi fungsional dan staf 5. Struktur organisasi matriks
Organisasi matriks adalah organisasi yang susunannya ditandai dengan adanya dua klasifikasi. Pertama, berlaku pada lini pertama dan kedua, dimana pelimpahan wewenang bersifat fungsional dan divisional. Alur wewenang dan pertanggung jawaban bersifat vertikal. Klasifikasi kedua, berlaku pada lini staf yang berada di
Bagian Kepegawaian Bagian Pengadaan Proyek Jalan Tol Proyek Jembatan Proyek Listrik Staff Ahli Direktur Bagian Teknik Bagian Perencanaan Direktur Utama
Wilayah I Wilayah II Wilayah III
Bagian teknik Bagian keuangan Bagian ...dst
bawah. Sifat dan alur wewenang serta tanggung jawab adalah vertikal dan horizontal. Artinya, para staf memiliki dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Terdapat pada gambar 4.7.
Kelebihan struktur organisasi matriks:
• Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dengan sumber daya yang tidak besar
• Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek.
• Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik.
• Menguntungkan bagi perusahaan yang banyak menangani proyek. Kekurangan organisasi matriks:
• Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan yang kontradiktif.
• Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical.
• Mendorong pertentangan kekuasaan dan mengarah pada konflik antar bagian.
... dst Manajer Dep. Administrasi Manajer Dep. SDM Manajer Dep. Produksi Manajer Dep. Teknis Staf Teknis Staf Produksi Staf Teknis Staf Teknis Staf Produksi Staf Produksi Staf Pembelian Staf Pembelian Staf Pembelian Staf Administrasi Staf Administrasi
Aliran wewenang vertikal dari manajer-manajer fungsional
Direktur Utama Staf Administrasi Manajer Proyek A Manajer Proyek B Manajer Proyek C
Gambar 4.7 Struktur organisasi matriks